COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN

Una de las cuatro funciones que debe realizar todo

administrador profesional es DIRECCIÖN, que
consiste básicamente en que es el trabajo que realiza
la supervisión para que el personal tome acciones
efectivas en el desarrollo de su trabajo. Dentro de
esta función se encuentra la acción, quizás la más
importante, que es la COMUNICACIÓN.
CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN:

Es un proceso de dos vías, en el cual se

envían y se reciben símbolos y señales, que
tienen como meta lograr un entendimiento
 Formas del Mensaje

• Lo que el supervisor quiere decir

• Lo que el supervisor realmente dice
• Lo que el trabajador escucha
• Lo que el trabajador cree que escucha
• Lo que el trabajador dice que escucho
• Lo que el supervisor cree que el trabajador dice
 PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN

I.-Un grupo de principios son:

Principio de la pérdida gradual de significado
La efectividad de la comunicación tiende a variar
en sentido inverso a su extensión.
Principio del llamado emocional
Los llamados a la emoción comunican más
rápidamente que los llamados a la razón.

Principio de la aplicación
Cuanto más se aplica una idea, se la entenderá y
recordará mejor.
II.-Principios conocidos como:

F : Frecuencia
I : Intensidad
D : Duración
O : Otra vez (Repetición)

Principio de la Frecuencia:
Cuanto más se repita un mensaje, más son las posibilidades de recordarlo.

Principio de la Intensidad:
Cuanto más entusiasta, personal y positiva sea la comunicación, mejor se la
recordará.

Principio de la Duración:
Cuanto más corto sea el mensaje, mayores son las posibilidades de lograr
atención, de que se lo entienda y de que se lo retenga.

Principio de Repetición:
El aprendizaje se aumenta y fortalece con la repetición

El supervisor necesita que su personal lo entienda, en sus

instrucciones, en sus órdenes o sus intenciones, etc.,
para ello es esencial que sepa comunicarse.
Para lograr una buena comunicación con las
personas existen tres palabras claves para el
proceso de comunicación: SENCILLEZ,
CLARIDAD Y ENTENDIMIENTO.

Si el supervisor desea que lo que trata de

transmitir sea entendido, es importante que la
idea se transmita en forma SENCILLA, al
hacerlo así será indudablemente CLARA y de
esta forma se la ENTENDERÁ mejor y con
mas facilidad.
 TECNICA PARA LA INSTRUCCIÓN DEL TRABAJO

NECESIDAD DE INSTRUCCIÓN:

 Contratación de personal nuevo

 Ascensos en puestos de trabajo
 Traslados de personal
 Modificación de productos
 Introducción de nuevos productos
 Cambios en las metodologías de trabajo
 Corrección de deficiencias en trabajadores, etc.
 COMO PREPARARSE
PARA LA INSTRUCCIÓN DEL TRABAJO

Para lograr que la instrucción personal en el trabajo sea

eficaz y contable, este tipo de comunicación debe ser
preparada cuidadosamente. Se recomienda seguir los
siguientes pasos:

 Seleccionar al trabajador
 Reunir información
 Fijar objetivos
 Preparar un esquema
 Planear el contacto
 METODO DE LOS CUATRO PASOS

1er. PASO.PREPARE AL TRABAJADOR

 Anímele, sea amable con él

 Defínale su trabajo y averigüe su experiencia
 Despierte su interés por aprender
 Colóquele en posición conveniente

2do. PASO.DEMUÉSTRELE EL TRABAJO

 Explique, muestre e ilustre una a una las fases

importantes
 Recalque cada punto clave
 Instruya clara, completa y pacientemente
 No más de lo que él pueda asimilar
 METODO DE LOS CUATRO PASOS

3er. PASO.COMPRUEBE QUE APRENDIÓ

 Hágale ejecutar la operación, corrija errores

 Hágale explicar los puntos clave, mientras repite la
operación
 Pregúntele hasta asegurarse que él aprendió
 Continúe hasta asegurarse que el sabe y felicítele

4to. PASO.OBSÉRVELO EN LA PRÁCTICA

 Póngale a trabajar independientemente

 Indíquele a quien debe recurrir si tiene dudas
 Revise su trabajo frecuentemente, invítele a hacer
preguntas
 Disminuya progresivamente la ayuda y vigilancia
 COMO PREPARARSE PARA INSTRUIR A GRUPOS

Para preparar una buena instrucción a un grupo, es

necesario que el supervisor siga ciertos pasos, como los
que se indican a continuación:

 Escoger el tema
 Fijar objetivos
 Reunir información
 Preparar un esquema
 Preparar las ayudas audiovisuales
 Planear el contacto
 TECNICA PARA INSTRUCCIÓN DE GRUPOS

Una de las oportunidades que tiene el supervisor para

aplicar la técnica de instrucción de grupos es cuando
dicta las charlas de control de pérdidas. Y para que
logre el interés, atención y comprensión de parte de los
trabajadores es importante que siga algún método para
prepararlas y presentarlas.

TECNICA DE LAS 5 P

• Preparar
 Precisar
 Personalizar
 Presentar
 Prescribir
 PREPARAR

Un supervisor se debe preparar con suficiente anticipación,

para que pueda dar una buena charla, aún cuando domine
la materia. Y debe evitar siempre la improvisación y la
preparación a última hora, para que pueda cuidar su
prestigio y su imagen frente a sus trabajadores. La mejor
forma de prepararse es:

* PENSAR * ESCUCHAR
* LEER * ORGANIZAR
* ESCRIBIR * PRACTICAR
 PRECISAR

Con el fin de facilitar la comprensión del tema, el supervisor

no debe abarcar demasiadas ideas en una charla. Si se habla
sobre muchas temas los trabajadores recordarán muy poco.
Por lo tanto el tiempo más adecuado para las charlas es entre
5 y 15 minutos como máximo.

Precisar es entonces concentrarse en:

UNA regla de seguridad

UN problema de orden y limpieza
UNA práctica insegura
UN análisis de accidente
UN problema con herramientas
UN equipo de protección personal
 PERSONALIZAR

Esto significa que hay que establecer una comunicación

directa con los trabajadores, despertarles el interés,
atraerlos, lograr que el tema sea importante para ellos.

Para lograr esto hay que relacionar el tema con los deseos,
intereses, aspiraciones y ambiciones de los trabajadores;
con su trabajo y sus antecedentes, teniendo presente sus
actitudes, habilidades, personalidades, etc.
 PRESENTAR

Tiene como objetivo crear una representación mental clara

en los trabajadores, para que exista una comunicación
efectiva.

Las presentaciones deberán ser verbales, visuales, usando

una combinación de:

* Demostraciones * Gráficos
* Muestras * Carteles
* Modelos * Dibujos
* Equipos * Herramientas
* Folletos * Ilustraciones
La instrucción a grupos es mucho más efectiva cuando se
usan medios audiovisuales, porque permiten crear una
imagen mental más clara. Se logra más atención y mejor
entendimiento, y la memoria se ejercita, cuando se usan
representaciones mentales = ver lo que se está diciendo.

El medio audiovisual ayuda a:

 ATENCIÓN
 INTERÉS
 ENTENDIMIENTO
 RETENCIÓN
 PRESCRIBIR

AL terminar una comunicación de grupo, hay que

responder a las preguntas que los trabajadores siempre
tienen en la mente....¿qué significa esto para mí?; ¿cómo
habrá de ayudarme?; ¿qué quieren que haga?.

Siempre hay que pensar que los trabajadores que asisten

a una comunicación de grupo tienen esas preguntas en la
mente y habrá que contestarlas. Hay que decirles que se
espera de ellos, indicarles las acciones específicas y
darles una recomendación.
 PREPARAR PRESENTAR

Un supervisor se debe preparar con suficiente anticipación, para
que pueda dar una buena charla, aún cuando domine la materia. Y
debe evitar siempre la improvisación y la preparación a última
hora, para que pueda cuidar su prestigio y su imagen frente a sus
trabajadores. La mejor forma de prepararse es:
Tiene como objetivo crear una representación mental clara en
los trabajadores, para que exista una comunicación efectiva.
Las presentaciones deberán ser verbales, visuales, usando una
combinación de:

* PENSAR * ESCUCHAR * Demostraciones * Gráficos

* LEER * ORGANIZAR * Muestras * Carteles
* ESCRIBIR * PRACTICAR * Modelos * Dibujos
PRECISAR * Equipos * Herramientas
* Folletos * Ilustraciones
Con el fin de facilitar la comprensión del tema, el supervisor no
debe abarcar demasiadas ideas en una charla. Si se habla sobre La instrucción a grupos es mucho más efectiva cuando se usan
muchas temas los trabajadores recordarán muy poco. Por lo tanto medios audiovisuales, porque permiten crear una imagen
el tiempo más adecuado para las charlas es entre 5 y 15 minutos mental más clara. Se logra más atención y mejor
como máximo. entendimiento, y la memoria se ejercita, cuando se usan
representaciones mentales = ver lo que se está diciendo.
Precisar es entonces concentrarse en:
El medio audiovisual ayuda a:
UNA regla de seguridad  ATENCIÓN
UN problema de orden y limpieza  INTERÉS
UNA práctica insegura  ENTENDIMIENTO
UN análisis de accidente  RETENCIÓN
UN problema con herramientas
UN equipo de protección personal PRESCRIBIR
PERSONALIZAR AL terminar una comunicación de grupo, hay que responder a
las preguntas que los trabajadores siempre tienen en la
Esto significa que hay que establecer una comunicación directa mente....¿qué significa esto para mí?; ¿cómo habrá de
con los trabajadores, despertarles el interés, atraerlos, lograr que ayudarme?; ¿qué quieren que haga?.
el tema sea importante para ellos.
Siempre hay que pensar que los trabajadores que asisten a una
Para lograr esto hay que relacionar el tema con los deseos, comunicación de grupo tienen esas preguntas en la mente y
intereses, aspiraciones y ambiciones de los trabajadores; con su habrá que contestarlas. Hay que decirles que se espera de ellos,
trabajo y sus antecedentes, teniendo presente sus actitudes, indicarles las acciones específicas y darles una recomendación.
habilidades, personalidades, etc.