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Diana Gómez
Fernando Padilla
¿Qué son?
AUDITORÍAS Objetivo
Clasificación
¿QUÉ ES AUDITORÍA?
■ Revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma en que fueron
planeados; que las políticas y lineamientos establecidos se hayan observado y
respetado; que se cumple con las obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias
en general.
■ Significa evaluar la forma en que se administra y opera con el fin de aprovechar los
recursos al máximo.
AUDITORÍA
■ En una auditoría se detectan "no conformidades", es decir discrepancias entre lo
que exige la Norma de referencia.
■ POR CLIENTES:
• Cuando hay contrato
• Da confianza al cliente en la organización suministradora.
■ Independencia
■ Establecida
■ Examinadora y evaluadora
■ Servicio
■ La Intervención de la organización
■ Mecanismo de control y prevención
CARACTERÍSTICAS DE LOS AUDITORES
La información que utilizaremos para llevar a cabo esta revisión será la siguiente:
■ resultados de auditorías comentando las desviaciones detectadas y cómo se subsanaron.
■ Retroalimentación del cliente, que puede incluir, por ejemplo, datos relacionados con
las reclamaciones y quejas, percepción del cliente del cumplimiento de requisitos de
la organización, etc.
■ Efectividad y desarrollo de los procesos y conformidad del producto. Esto es, analizar
Los indicadores y objetivos relacionados con la eficacia en el desempeño de los procesos
del sistema y con la conformidad del producto.
■ Situación de las acciones correctivas y preventivas, es decir, si se encuentran cerradas o
abiertas y por qué.
■ Evolución de las acciones emprendidas como consecuencia de revisiones anteriores.
■ Cambios que se han producido desde la última revisión y que podrían afectar al sistema.
Estos cambios pueden ser en el proceso productivo o de prestación de
servicio, administrativos, de gestión, inicio de nuevas actividades, etc.
■ Sugerencias para la mejora.
Las conclusiones elaboradas tras la revisión deben incluir todas las decisiones y acciones
que se emprenderán de cara a mejorar la eficacia del sistema y sus procesos y a mejorar el
producto para adaptarse a los requisitos. Asimismo se incluirán las decisiones relativas a
subsanar la necesidad de recursos, en caso de que las hubiera.
CONTROL DEL PRODUCTO
NO CONFORME
PRODUCTO NO
CONFORME
■ Todo aquel que no cumple
con algún requisito
determinado por el sistema
de gestión de calidad.
■ La empresa debe
cerciorarse de que el
producto no llegue a manos
del usuario para así prevenir
cualquier accidente debido
a su inconformidad.
PAUTAS A SEGUIR
■ Determinar qué unidades son clasificados como no conformes:
• Periodos, máquinas o involucrados.
■ Identificar las unidades para distinguirse de las conformes.
■ Documentar la existencia de las no conformidades
■ En qué unidades, máquinas o lotes de productos se han producido las
irregularidades.
■ Evaluar la naturaleza de la no conformidad.
■ Ejercer control físico de movimientos, almacenamientos y demás procesos.
■ Notificarlo a las áreas funcionales afectadas o involucradas.
■ Incluir al cliente.
NO CONFORMIDAD
■ La información que debe contener los documentos de una empresa:
a) Describir la conformidad.
b) Describir las acciones tomadas.
c) Describir todas las concesiones obtenidas.
d) Identificar la autoridad que ha sido la que ha decidido la acción con respecto a la no
conformidad.
■ La empresa tiene que conservar la información documentada como evidencia de la
naturaleza de las no conformidades, las acciones aplicadas y los resultados
obtenidos tras haber realizado la acción correctiva.
Análisis de datos
La mayoría de las normas de calidad exigen que se haga un análisis de datos.
El análisis de datos debe permitir a la empresa ser capaz de demostrar que su
sistema de gestión de calidad o ambiental o de seguridad alimentaria, es eficaz y
también eficiente.
El análisis de datos ayuda a determinar dónde se pueden hacer mejoras
específicas dentro del sistema y de la empresa. Los datos se deben recoger desde
la empresa pero también desde empresas externas pertinentes al tipo de datos.
Para tomar un ejemplo de cómo funciona el análisis de datos, revisaremos lo que
indica la norma ISO 9001.
Análisis de datos
Según esta norma, los datos que se deben recopilar son:
• Los niveles de satisfacción del cliente.
• Nivel de desempeño de los proveedores.
• Los resultados de seguimiento del producto o proceso.
• Las tasas de no conformidades.
• Tendencias y oportunidades de mejora para llevar a cabo acciones preventivas.
Análisis de datos
Si después de analizarse esos datos no se
está conforme con los resultados, se deben
establecer objetivos de calidad o acciones
correctivas/preventivas para que los
próximos datos estén dentro de nuestras
expectativas.
Los propósitos de analizar los datos son:
1. Evaluar desempeño de la actividad en
función de planes y objetivos de calidad
2. Identificar áreas de mejora
3. Determinar la causa de problemas
4. Proporcionar una guía para determinar
acciones correctivas o preventivas
Análisis de datos
IMPORTANTE -> Recopilar adecuadamente los datos = análisis sencillo.
Se aconseja editar una instrucción técnica de los datos a analizar, de dónde se
recopilarán, dónde se registrarán, cómo se analizarán, etc. Entonces, se recomienda
implementar un procedimiento que define los roles para el análisis de datos con el
fin de impulsar la mejora continua y facilitar un enfoque basado en hechos en la
toma de decisiones, donde se describe detalladamente:
La recolección de datos.
Análisis de los datos.
Información de salida.
Informes.
Toma de decisiones
El Sexto Principio de la Norma ISO 9001 nos da otra
herramienta para un sistema de gestión de calidad. Esta
herramienta propone sencillamente utilizar evidencias
científicamente objetivas en basa a las cuales tomar
decisiones.
Para estas evidencias deben de tomarse entonces la mayor
cantidad de información posible, en gestión se considera que
para esto existen cuatro fuentes de información:
1. La experiencia y posiciones que adoptan los profesionales.
2. Información o evidencia que brinda el contexto local
3. Análisis crítico de la evidencia, resultado de la
investigación
4. Visión que tienen las personas sujetas a las decisiones
tomadas
Toma de decisiones
Principios clave a la hora de tomar una decisión en base a
evidencias:
1. Si la evidencia indica que se debe tomar una decisión
difícil, hay que dar el paso. Con la misma rugosidad que le
pedimos a las fuentes y al análisis realizado, debemos
ejecutar la acción.
2. Como usaremos una evidencia para tomar una decisión,
debemos revisar que la evidencia sea recogida de manera
adecuada. El compromiso puesto en ello tendrá alcance
económico, actitudinal y disciplinario.
3. Debemos concebir a la organización como un prototipo, un
“algo” que no está completamente definido y en
permanente cambio. Se debe impulsar el aprendizaje
constante y la innovación, No dar nada por finalizado.
Toma de decisiones
Pasos para resolver efectivamente los problemas utilizando la
herramienta:
1. Definir claramente el problema.
2. Recoger los datos y la información interna que se convertirán
en los elementos de entrada para nuestro proceso de evaluación.
Hay que asegurarse que la información es fiel y segura.
3. En caso de la información externa, es imprescindible poder
trazar exactamente la fuente de esa información, para poder
acudir a ella cada vez que se requiera.
4. Recoger y valorar las opiniones provenientes de los grupos de
interés. Para ello, para cada problema hay que identificar cuál es
el grupo de interés, los que se ven afectados por la decisión y
pueden aportar una opinión importante al momento de decidir.
Toma de decisiones
Pasos para resolver efectivamente los problemas utilizando la
herramienta:
5. Analizar con un gran espíritu crítico toda la información
aportada por cada fuente. Puede servir listar todas las evidencias
y las posibles decisiones con sus respectivas ventajas y
desventajas. También, utilizando la lógica y cierto sentido común,
debemos preguntarnos si la evidencia aplica al problema en
cuestión y si nos ayudará para su solución
6. Analizar y evaluar detenidamente los resultados. Al tomar
decisiones debemos recurrir a la autoevaluación, para esto hay
que ser humilde y abierto a aceptar tanto errores como aciertos,
no tratar de esconderlos, sino aprender de ellos.
MEJORA CONTINUA
■ Mejora continua es el conjunto de acciones
dirigidas a obtener la mayor calidad posible de
los productos, servicios y procesos de una
empresa. La mayoría de las grandes empresas
disponen de un departamento dedicado
exclusivamente a mejorar continuamente sus
procesos de fabricación. Esto se traduce en
reducción de costes y tiempo, dos factores
básicos en cualquier estrategia de mejora
continua que persiga el crecimiento de una
organización.
■ El resultado de aplicar procesos de mejora
continua será un producto o servicio mejorado,
más competitivo y que responda mucho mejor
a las exigencias del cliente.
■ El objetivo de la Mejora Continua es mejorar la
competitividad de las empresas (en cualquiera
de sus áreas) a través de la productividad de
una manera permanente y sostenible en el
tiempo.
La calidad total y la mejora continua se
basa en el ciclo PHVA o ciclo de Deming,
que fue dado a conocer por Edwards
Deming en la década del 50, basándose
en los conceptos del estadounidense
Walter Shewhart. PHVA significa:
Planificar, hacer, verificar y actuar. En
inglés se conoce como
PDCA: Plan, Do, Check, Act.
Este ciclo constituye una de las principales
herramientas de mejoramiento
continuo en las organizaciones, utilizada
ampliamente por los Sistemas de Gestión
de la Calidad con el propósito de permitirle
a las empresas una mejora integral de la
competitividad y de los productos
ofrecidos.
También sirve para mejorar
permanentemente la calidad,
facilitando una mayor participación en el
mercado, una optimización en los costos y,
por supuesto, una mejor rentabilidad y
productividad de la organización.
BENEFICIOS ■ Incremento del rendimiento de tu equipo
DE LA
■ Empresas más productivas
■ Reducción de costes
MEJORA ■
■
Reducción de plazos de ejecución
Optimización de procesos
CONTINUA ■
■
Errores minimizados
Resultados cada vez más eficaces
han de tenerse deben tener asociada una acción correctiva, será necesario
analizar la gravedad o repetitividad de la misma.
en cuenta para
2. Resultados de auditoría. Todas las no conformidades
detectadas en los procesos de auditoría deben ser
solucionadas con la acción correctiva oportuna. Los
acciones 4.
negativa pueden generar acciones correctivas y preventivas.
Revisión del sistema por la dirección. Al menos una vez al
Símbolo de la
Primera Orden
pintado en el
sombrero
Pegar etiqueta:
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BIBLIOGRAFÍA
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