Asociación de Directivos Docentes

del Huila “ADIDOH”

PROCESO DE CONTRATACION EN EL
SECOP
 Consulta acerca del régimen contractual de instituciones educativas

Colombia Compra Eficiente, en cumplimiento del numeral 8°, artículo 11, del Decreto 4170
de 2011, es competente para absolver consultas de carácter general sobre la aplicación e
interpretación de las normas en materia del sistema de compras y contratación pública. Por
lo anterior da respuesta a su consulta.

1. Régimen de Contratación

Respecto de su régimen de contratación, la celebración de contratos con recursos del

Fondo del Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en la ley
80 de 1993, ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013, cuando supere la cuantía de veinte
(20) SMMLV. Si la cuantía es inferior se deben seguir los procedimientos establecidos en el
reglamento expedido por el consejo directivo, y en todo caso siguiendo los principios de
transparencia, economía, publicidad y responsabilidad, de conformidad con los postulados
de la función administrativa (Artículo 17 del Decreto 4791 de 2008).
En consecuencia, si las instituciones educativas estatales administran Fondos de Servicios
Educativos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 715 de 2001, cuando celebren contratos
por cuantía inferior a 20 SMLMV aplicarán lo dispuesto en el reglamento expedido por el
Consejo Directivo de cada establecimiento y para los contratos superiores a dicha cuantía, o
cuando no se utilicen Fondo de Servicios Educativos, el ente deberá ajustarse a la normativa
contenida en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
 2. Publicación en el SECOP

Colombia Compra Eficiente expidió la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013, en

donde recordó a todas las entidades del Estado su obligación de publicar de forma
oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –
SECOP–, independientemente del régimen jurídico aplicable, su naturaleza jurídica, o la
pertenencia a una u otra rama del poder público.

Lo anterior, teniendo en cuenta que el literal c) del artículo 3 de la ley 1150 de 2011
establece que el SECOP “contará con la información oficial de la contratación realizada
con dineros públicos”. Por tal motivo, las Entidades que no se encuentran sometidas al
régimen de contratación estatal pero que contratan utilizando dineros públicos, deben
publicar todos los contratos, las adiciones prórrogas, modificaciones o suspensiones,
cesiones y todos los demás documentos relacionados con la actividad contractual,
siempre y cuando utilice dineros públicos .

Por su parte, el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 señala que la Entidad Estatal está
obligada a publicar en el SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos
del Proceso de Contratación, dentro de los (3) tres días siguientes a su expedición .
Así las cosas, en el caso particular de las instituciones educativas tienen la obligación de
publicar su actividad en el SECOP. Igualmente deberán hacerlo cuando administren
fondos de servicios educativos, pero cuando la cuantía del contrato no supere los veinte
salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 smmlv), deberán publicar en el módulo
de “Régimen Especial” dentro del término establecido para tal efecto.

Colombia Compra Eficiente atiende esta consulta en cumplimiento del numeral 5° del
artículo 3° del Decreto 4170 de 2011, en los términos del artículo 28 del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, por lo cual la presente
comunicación no compromete la responsabilidad de ésta entidad.

Estaremos atentos a atender cualquier solicitud adicional sobre la materia.

Le agradecemos su pregunta. COLOMBIA COMPRA FICIENTE

 ETAPAS PREVIAS A LA PUBLICACION EN EL SECOP
1. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL-NECESIDAD: Consiste en revisar el acuerdo de
presupuesto junto con el control de ejecución presupuestal y verificar el saldo en
el rubro respectivo, para el cual usted requiere hacer el respectivo gasto y
COMPROBAR que se tienen los recursos disponibles en el banco para sufragar este
gasto y que por lógica corresponde a la satisfacción de una necesidad de la IE. (No
se sube nada al SECOP).

2. ESTUDIOS PREVIOS: Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos,

condiciones y el contrato. Su reglamentación y qué deben contener están
contemplados en el artículo 20 del decreto 1510 del 17 de julio de 2013. Deben
estar basados en cotizaciones, estudios de mercado, estudio de costos del sector,
estudio de la oferta y de la demanda. (Se suben la SECOP con plazo dos días
después de elaborados)

3. CDP Y REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la certificación de quien maneja el

presupuesto y la cuenta, en nuestro caso el PAGADOR, de que los dineros para
sufragar este gasto están DISPONIBLES en la cuenta bancaria, y se hace el
respectivo registro para saber qué saldo queda en ese artículo.(No se suben al
SECOP)
 ETAPAS PREVIAS A LA PUBLICACION EN EL SECOP

4. ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACION DE CONTRATACION DIRECTA: Es la

resolución rectoral en la cual usted como ordenador del gasto, amparado en las
normas legales y la necesidad manifiesta, JUSTIFICA que va a contratar
directamente con una persona natural o jurídica y expresa todos los detalles de la
contratación. (Se suben al SECOP con plazo dos días después de elaborados)

5. CONTRATO: El contrato, en definitiva, es un acuerdo de voluntades que se

manifiesta en común entre dos o más personas (físicas o jurídicas). Sus cláusulas
regulan las relaciones entre los firmantes en una determinada materia.
Generalmente en las IE son de dos clases: contrato de suministros( Compras,
dotaciones) y Contrato de prestación de servicios( Servicios o actividades como
mantenimiento, contador, transporte) (Se suben al SECOP con plazo dos días
después de elaborados)

2. ACTA DE INICIACION: Es un documento que certifica que se ha ordenado en

común acuerdo el inicio de las actividades del contrato. (No se sube nada al
SECOP).
 ETAPAS PREVIAS A LA PUBLICACION EN EL SECOP

7. ACTA DE LIQUIDACION Y RECIBO: Es la certificación de que se terminaron las

actividades del contrato y que se recibieron a satisfacción. (Se suben al SECOP con
plazo dos días después de elaborados)

8. CUENTA DE PAGO Y CHEQUE: Es el soporte en el que se relaciona la información

del contrato con relación al pago, la información del valor y de los descuentos, los
números y valor de los cheques o las formas de pago y las respectivas firmas de
entrega del pago y de recibo del mismo. . (No se sube nada al SECOP).
 PASO A PASO EN EL SECOP
1. INGRESE AL PORTAL DE COLOMBIA Con la barra de Google coloque la palabra
COMPRA EFICIENTE. SECOP e ingresa al portal de contratación
estatal.

Haciendo clic en la opción compradores

ingresa al portal para publicar proceso de
contratación. En este apartado encuentra tres
opciones:
2. INGRESE EN LA OPCION 1. Cargue de información en el secop.
COMPRADORES 2. Acuerdos comerciales y trato nal.
3. Instructivos
4. Videos
5. Información de interés.
3. ELIJA POR LA OPCION 1 CARGUE DE Por este apartado ingresas a la opción de
INFORMACION EN EL SECOP, EL cargue de información contractual EXCULIVA
APARTADO: para su IE. Luego debe digitar allí su:
Usuario:________________
 Procesos de contratación Contraseña:______________
 PASO A PASO EN EL SECOP
4. EN LA OPCION REGISTRE UN NUEVO Este apartado lo encuentra en la parte superior
PROCESO DE CONTRATACION ELIJA: izquierda de la pagina de contratación que se
abre cuando usted ingresa con su usuario y
• Régimen especial contraseña y este es el que debe elegir y NO
NINGUN otro.
Para diligenciar este formulario, tenga en cuenta
que nuestro régimen especial es: “
5. Diligencie el formulario que se abre Instituciones educativas decreto 4791 de 2008” y
cuando selecciona régimen especial. la demás información la toma de los estudios
previos, de la cotización o información del
contratista y del CDP.
Dentro de un tiempo no superior a dos (2) días
de haber elaborado los estudios previos, los sube
al SECOP: Al finalizar el formulario que diligencia
a la derecha encuentra una opción en mayúscula
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS y debajo en
6. Suba al SECOP los estudios previos minúscula, ahí hace clic y se le abre una ventana,
SOLO en pdf. para que usted le dé el nombre del documento y
lo suba como se hace con un adjunto en un
correo, NO OLVIDE a lo que se cargar GURADAR y
luego VOLVER y nuevamente GUARDAR.
 PASO A PASO EN EL SECOP
Elabore la resolución rectoral en la que
justifica la contratación directa, escanéela en
pdf y entre nuevamente al SECOP, siga la
misma ruta y cuando ingresa con su usuario y
contraseña visualiza el proceso con un número
a la izquierda, al frente el tipo de contrato y a
7. ACTO ADMINISTRATIVO DE la derecha tres opciones:
JUSTIFICACION DE CONTRATCION
DIRECTA.
1. Modificar estado.
2. Editar
3. Descartar

ingrese por editar, baje toda la pagina y

nuevamente con el mismo procedimiento, por
Administración de documentos sube la
Resolución en pdf por el nombre “
documentos del proceso”
 PASO A PASO EN EL SECOP
Elabore y firme el contrato, tenga en cuenta
los requisitos para contratar, que han sido
definidos por su estatuto contractual
aprobado por su consejo directivo y que
tienen que ser acordes con las normas de
contratación: Seguridad social, rut,
8. CONTRATO antecedentes, etc.

Ingrese nuevamente con su Usuario y

contraseña y cuando visualice el proceso,
ingrese por Modificar estado:

1. Modificar estado.
2. Editar
3. Descartar
Baje toda la hoja y al finalizar está a mano
izquierda Agregar contrato haga clic y
diligencia el formulario con la información del
contrato y por administración de documentos
SUBA EL CONTRATO en pdf.
 PASO A PASO EN EL SECOP
Elabore y firme junto con el contratista el acta de
liquidación y recibo del contrato.

Ingrese nuevamente con su Usuario y contraseña y

cuando visualice el proceso, ingrese por Modificar
estado:
9. ACTA DE LIQUIDACION Y RECIBO
1. Modificar estado.
2. Editar
3. Descartar
Baje toda la hoja y al finalizar está a mano izquierda
Agregar contrato haga clic y SUBA EL Acta de
liquidación y recibo en pdf.
10. ARCHIVO FISICO Y MAGNETICO Con todos los documentos del contrato organice
DEL CONTRATO por carpeta diferente cada uno de los contratos de
su IE, con identificación en la parte de encima y en
la parte posterior el resumen y archive con índice
todos los documentos, siguiendo la secuencia de las
fases del contrato e imprima el detalle del proceso.
De igual manera deja una carpeta electrónica por
cada contrato.
 SEÑORES RECTORES Y DIRECTORES DE INSTITUCIONES
EDUCATIVAS DEL HUILA:

LA LEY 734 DE 2002 O CODIGO DISCIPLINARIO UNICO ESTABLECE LA

VIOLACION A LAS NORMAS DE CONTRATACION COMO FALTA GRAVISIMA,
CUYA SANCION ES LA DESTITUCION O SUSPENSION DEL CARGO CON
SANCION FISCAL ($$$$$)

ADIDOH QUIERE QUE USTED HAGA LAS COSAS BIEN Y QUE TRABAJE
TRANQUILO, NO MANEJE LA IE COMO UNA TIENDA Y NO ECONOMICE LO
QUE NO ES DE NOSOTROS, QUE DESPUES LE SALE CARO.

MUCHAS GRACIAS

ALIRIO GUEVARA SANCHEZ

Suplente del Presidente ADIDOH