GESTÃO DE

DOCUMENTOS.
Objetivos. Características.
 Objetivos

• Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e

destinação dos documentos de modo eficiente;
• Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo,
fiscal, legal, histórico e/ou científico;
• Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer
necessária ao governo e aos cidadãos;
• Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.
 Características:
1. Suporte

• Diz respeito ao material sobre o qual as informações são

registradas.
• É a base física dos documentos.
• Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel.
BIBLIOTECA

É o conjunto de
material, em sua maioria
impresso, disposto
ordenadamente para
estudo, pesquisa e
consulta.
 MUSEU
É uma instituição de interesse
público, criada com a
finalidade de conservar,
estudar e colocar à
disposição do público
conjuntos de peças e
objetos de valor cultural.
Documento
Conceito. Classificação
DOCUMENTO
Registro de uma
informação
independente da
natureza do suporte
que a contém
Introdução ao Estudo
dos Arquivos
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros”. (Souza, 1950)
 Características Básicas

1. Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou

instituição;
2. Origem no curso das atividades: os arquivos devem servir de prova de
transações realizadas;
3. Caráter orgânico que ligo o documento aos outros do mesmo
conjunto: um documento destacado de seu conjunto , do todo a que
pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.
FINALIDADE FUNÇÃO
É servir à administração, É tornar disponível as
constituindo-se , como o informações contidas no
decorrer do tempo, em base do acervo documental sob sua
conhecimento da história. guarda.

CLASSIFICAÇÃO
1. Entidades Mantenedoras
2. Estágios de Evolução
3. Extensão de sua atuação
4. Natureza dos Documentos
 Classificação dos Arquivos
Entidades Mantenedoras. Estágios de Evolução. Extensão de sua atuação. Natureza dos Documentos.
 ENTIDADE MANTENEDORA
Central
Federal
Regional
PÚBLICOS Estadual

Municipal
FAMILIAIS OU PESSOAIS
Instituições educacionais
Igrejas
INSTITUCIONAIS
Corporações não-lucrativas
Sociedades, associações

Firmas
COMERCIAIS Corporações
Companhias
 ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO

Primeira Idade ou
Corrente
Documentos em curso ou
consultados frequentemente,
conservados nos escritórios ou nas
repartições que os receberam e os
produziram ou em dependências
próximas de fácil acesso.
 ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO

Segunda Idade ou
Intermediário
Constituídos de documentos que
deixaram de ser frequentemente
consultados, mas cujos órgãos que os
receberam e os produziram podem
ainda solicitá-los, para tratar de
assuntos idênticos ou retornar um
problema novamente focalizado. Não
há necessidade de serem conservados
próximos a escritórios. A permanência
dos documentos nesses arquivos é
transitória.
 ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO

Terceira Idade ou
Permanente
Constituídos de documentos que
perderam valor de natureza
administrativa, que se conservam
em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua
evolução. Estes são os arquivos
propriamente ditos.
 EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO

Arquivos Setoriais Arquivos Gerais ou Centrais

• Aqueles estabelecidos junto aos
órgãos operacionais, cumprindo
funções de arquivo corrente.
• Aqueles que se destinam a receber
os documentos correntes
provenientes dos diversos órgãos
que integram a estrutura de uma
instituição, centralizando, portanto,
as atividades de arquivo corrente.
 NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivo Especial
• Aquele que tem sob sua guarda
documentos de formas físicas
diversas- fotografias, discos, fitas,
clichês, slides, cd, pendrive e etc.
Arquivo Especializado
• Aquele que tem sob sua custódia os
documentos resultantes da
experiência humana num campo
específico. Ex: arquivos médicos,
arquivos de engenharia, arquivos de
imprensa e etc.
 Referências Bibliográficas

PAES, Marilene Leite. Arquivo: teoria e prática- 3.ed.rev. Ampl. –Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.