Sistema de Gestión Electrónica

de Documentos
 TEMAS A TRATAR

TEMA TIEMPO DE
DURACION
1. Presentación Capacitador
2. Generalidades y conceptos del sistema de 10 minutos
Gestión Electrónica de Documentos.
3. Explicación del sistema. 25 minutos

4. Workflow – Consultas Personalizadas 25 minutos

5. Solución de inquietudes. 10 minutos

1. PRESENTACION DE CAPACITADORES

Sistema De Gestión Electrónica

De Documentos - OnBase:
Francisco J. Bedoya
Ing. Sistemas
MCP – OnBase Certified (Workflow)
 2. GENERALIDADES - CONCEPTOS
El sistema de Gestión Electrónica de Documentos – ONBASE

OnBase® es una solución corporativa para la gestión electrónica de

documentos en forma integrada que combina varias tecnologías como la
administración documental, flujos de trabajo, imágenes y cualquier tipo
de documento electrónico en una sola aplicación basada en la web.

Flujo de Trabajo (Workflow)

Facilita el manejo de documentos para el trámite automático y funciona
conforme a procesos definidos. Incluye funciones de configuración
gráfica, lógica de envío alternativo, cálculo automático de criterios,
citas, notificaciones simultáneas entre otros.

Ciclo de Vida
Organización gráfica de procesos. Ej. Radicación de correspondencia.
 2. GENERALIDADES - CONCEPTOS

• Cola de Trabajo
– Area donde se realizan los trámites con los
documentos y el usuario interactua con el
sistema. Ej. Radicación Correspondencia
Recibida.
• Tareas
– Acciones de interacción con el usuario. Ej.
Re-asignar, Cargar Respuesta, Finalizar
proceso etc.
 Funcionalidades

• 1. Tramite y consulta de documentos

centralizados.
• 2. Trazabilidad del documento.
• 3. Integración del proceso desde el cargue
electrónico del documento hasta el
proceso de respuesta y trámite final.
• 4. Personalización de consultas y
búsquedas avanzadas.
• 5. Consulta relacionada de documentos.
 3. EXPLICACION DEL SISTEMA
Pantalla de ingreso

• http://vital1/onbase
 3. EXPLICACION DEL SISTEMA

• Ingrese usuario y contraseña

 3. EXPLICACION DEL SISTEMA

• Seleccione Documento>Workflow
3. EXPLICACION DEL SISTEMA
3. EXPLICACION DEL SISTEMA
 3. EXPLICACION DEL SISTEMA
• Selección de documentos relacionados
 3. EXPLICACION DEL SISTEMA

• Barra de Herramientas

– Imprimir Documento
– Adicionar Nota
– Ajustar visualización
– Rotar
– Enviar x correo Electrónico
4. WORKFLOW
 4. WORKFLOW

• Importar Respuesta
• Re-Asignar
• Finalizar proceso
• Importar Acuse de Recibido
 4. WORKFLOW

• Importar Respuesta
4. WORKFLOW
 4. WORKFLOW

• Re-asignar
 4. WORKFLOW

• Finalizar proceso
 4. WORKFLOW

• Importar Acuse de Recibido (No aplica para

casos)
 4. WORKFLOW

• Descripción forma electrónica

 4. WORKFLOW

• Crear Reportes
 4. WORKFLOW

• Consultas Personalizadas
4. WORKFLOW
 4. WORKFLOW

• Salir del sistema

4. Solución de Inquietudes