El lugar determina la calidad de la morada.

La profundidad determina la calidad del

pensamiento.
El autor determina la calidad del texto.
En el orden se manifiesta la calidad del
Gobierno.
El saber hacer determina la calidad de la
obra.
LAO TSE
Fondos acumulados
Los fondos acumulados son
documentos reunidos por
una entidad en el transcurso
de su vida institucional sin un
criterio archivístico
determinado de organización
y de conservación.
 Anteriormente: falta de
políticas estatales en materia
de archivos

 Desgreño administrativo

 Cambios administrativos:
Fusión, Liquidación,
Privatización
 Hacinamiento de archivos
 Altos niveles
desorganización
 Deficientes condiciones
medioambientales
 Deterioro físico de la
documentación
 Falta de una política
archivística
 Volumen documental
 Nivel de organización
 Insuficiente presupuesto
 Tiempo limitado (entidades
en liquidación)
 No se tiene claro el
proceso archivístico
 No se organizó la
documentación con los
parámetros del AGN.
 DIFERENCIAS ENTRE
TRD Y TVD
Tablas de Retención Tablas de Valoración
Documental Documental
Listado de series y subseries Listado de series o asuntos

Se aplica al Archivo de Gestión Se aplica al Fondo Acumulado

Análisis de funciones y estructura Organización del Fondo para la
orgánica para su elaboración elaboración TVD

Para hacer disposición final debe Para hacer disposición final se

valorar la documentación con debe organizar los documentos
base en normas vigentes que se encuentran en el Fondo
Acumulado
 DIFERENCIAS ENTRE
TRD Y TVD
Tablas de Retención Tablas de Valoración
Documental Documental
Resultado de un proceso de Resultado de un proceso de
conocimiento de la entidad, sus conocimiento de la
funciones, misión, proyecciones, documentación
estructura orgánica y visión.

Conocimiento de datos Conocimiento de datos

administrativos vigentes, normas y administrativos desde la creación
valores documentales de la entidad y de la historia
institucional

Aplica a documentos activos Aplica a documentos semiactivos

e inactivos
 1. COMPILACIÓN DE LA
INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
ANÁLISIS 2. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE
ARCHIVO
PLANEACIÓN 3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

4. CLASIFICACIÓN Y DEPURACIÓN
DE DOCUMENTOS.
EJECUCIÓN 5. ELABORACIÓN DE TVD Y
VALORACIÓN DOCUMENTAL
6. ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS Y PROCESOS
TÉCNICOS
EVALUACIÓN 7. VERIFICACIÓN DE INTERVENCIÓN
VALORACIÓN

Fase del Tratamiento

archivístico que consiste en
analizar y determinar los
valores primarios y
secundarios de las series
documentales, fijando los
plazos de transferencia,
acceso y conservación o
eliminación total o parcial.
 VALORACIÓN

• VALOR PRIMARIO
Aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual
el documento se ha producido por la institución de carácter
fiscal, judicial, jurídico administrativo, etc.

• VALOR SECUNDARIO
Aquel que obedece a otras motivaciones que no son
la propia finalidad del documento, tales como el
valor histórico e informativo
 Conocer el contexto histórico
de la institución productora,
reconstruir la historia
institucional.

 Identificar y conocer las

unidades administrativas que
produjeron la
documentación.
Es el documento en el que se
plantea el análisis de la situación
actual del sistema de archivo de
una empresa y/ o del manejo de
su gestión documental, con el
objetivo de presentar a los
directivos de la empresa una
propuesta que brinde soluciones
a la problemática de
administración documental
detectada.
 Superar debilidades
 Solucionar problemas de administración
documental
 Racionalizar recursos
 Sistematizar la información e implantar tecnologías.
 Mejorar la imagen institucional de la empresa o del
Archivo
 Implementar programas
 Reforzar áreas del manejo documental
 Capacitar y sensibilizar a los usuarios en el manejo
documental.
 CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN
 SEGURIDAD
 MANTENIMIENTO
 ADMINISTRACIÓN
 CONTROL DOCUMENTAL
 CONDICIONES
AMBIENTALES
 SERVICIOS
1. SOBRECARGA O
EXCESIVA
DUPLICACIÓN DE
DOCUMENTOS
 El lugar asignado al archivo no es el apropiado
 Duplicidad de documentos por falta de normalización
 No existe un depósito o políticas justificables
respecto al archivo inactivo.
 Utilización de elementos no apropiados que ocupan
mayor espacio
 Desconocimiento de la aplicación de tecnologías en
el manejo de la información
 No utilización de tablas de retención documental
 Ausencia de procesos de Selección documental que
permitan establecer valoración, expurgo y
eliminación de documentos
2. ALTOS COSTOS DE
MANTENIMIENTO
DEL ARCHIVO
 Adquisición continua de
muebles y elementos de
archivo sin la realización de una
planeación efectiva.
 Presupuestos mal planeados y
mal proyectados
 Proliferación de documentos ,
de áreas físicas, muebles y
recursos humano
3. DIFICULTAD PARA
ENCONTRAR LA
INFORMACIÓN Y/O
LOS DOCUMENTOS
 Aplicación de criterios
diferentes para archivar y
clasificar documentos.
 Sistemas de ordenamiento
no apropiados
 Préstamo de documentos
no controlados
 Sustracción, deterioro o robo de
documentos
 Ausencia de instrumentos de
recuperación de la información
 Bajo nivel de capacitación del
personal de archivo y/ o
desmotivación del mismo.
 Ausencia de normalización en
los procedimientos
 4. DETERIOR0 Y
PÉRDIDA DE LA
DOCUMENTACIÓN:
 Uso descuidado de los documentos durante su
circulación.
 Ausencia de medidas de protección y conservación
 Acceso variado y sin control de personas al sitio del
archivo.
 Mala calidad del papel impreso( papel ácido)
 Ubicación y condiciones inadecuadas del sitio del
archivo.
 Ausencia de unidades de conservación para la
protección de los documentos.
• Va de lo general a lo
particular

• Contempla aspectos
administrativos, de
infraestructura, del entorno
físico en el cual está la
documentación y de su
organización.
IDENTIFICACIÓN: Evaluación de la entidad y
del Archivo, en sus aspectos administrativos
(recursos financieros, humanos, ubicación en
la empresa, servicios, entre otros).
INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO:
Edificaciones, mobiliario, tecnología,
condiciones ambientales, limpieza, seguridad.
 CARACTERÍSTICAS DE LA
DOCUMENTACIÓN:
monitoreo de la
documentación en su estado
de conservación y deterioro.
Datos sobre:
 cantidades, formatos y
técnicas
 determinación de deterioros
físicos, químicos y biológicos
Informe que contenga:
 Objetivos
 Justificación
 Metodología
 Marco de referencia: teórico y
normativo
 Resultado: descripción
integral del archivo
 Conclusiones
 Recomendaciones o
prospectiva
 Anexos (instrumentos,
registro fotográfico)
 Resumen de diagnóstico
 Objetivos
 Metodología
 Técnicas e instrumentos
 Recurso Humano
 Presupuesto
 Cronograma
 Bibliografía
 Objetivos:
Verbo en infinitivo medible, objeto-
cosa, condición
 Metodología:
Participativa, constructivista.
Qué, cómo, dónde, por qué, dónde,
con quién, cuándo, cuánto.
 Técnicas e instrumentos:
Sistemas de clasificación, tecnología,
sistemas de ordenación, organización
documental, Preservación, limpieza de
documentos, adecuación de espacios,
adecuación de sitios de trabajo
generosos, logística, conservación
física.
 Recurso Humano:
Dirección Técnica, operación, etapa
de valoración personal
interdisciplinario para la intervención
de la documentación encontrada
 Presupuesto:
Definir todos los recursos a corto,
mediano y largo plazo
 Cronograma:
Definir actividades, tiempos, recursos
humanos y responsable.
 Bibliografía:
Apoyarse en documentos
bibliográficos archivísticos y normas
del país.
 4. EJECUCIÓN
• CLASIFICACIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
 5. ELABORACIÓN DE LA
PROPUESTA DE TVD

• Por cada etapa Vida Institucional (según

organigramas)

• Identificar fechas

• Diligenciar cada columna

• Anexar soportes de los cuadros de Etapas de la

Vida Institucional
 6. DISCUSIÓN Y AVAL DE LAS TVD

• Las TVD, se someterán a consideración y evaluación del

Comité de Archivo de la Entidad correspondiente.

• La aprobación será dada por el Comité Evaluador de

Documentos respectivo y serán de aplicación inmediata.

Art.4. Acuerdo AGN 002 de 2004

7. APLICACIÓN DE LAS TVD
Conservación Total Eliminación de Documentos

Microfilmación o Digitalización Selección Documental

 FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Entidad Productora:_______________________________ Hoja____de____
Unidad Administrativa:_____________________________
RETENCIÓN
CODIGO DISPOSICIÓN
ASUNTO O SERIE ARCHIVO CENTRAL PROCEDIMIENTOS
No. FINAL
CT E M S

CONVENCIONES
CT: Conservación Total M: Microfilmación Firma aprobación:____________
E: Eliminación S: Selección Fecha:_____________________