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DOCUMENTAÇÃO

ADMINISTRATIVA
DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA
Comunicação escrita
São inúmeros os documentos que entram e saem
diariamente de uma empresa e, de facto, grande parte
da actividade empresarial depende da comunicação
escrita.

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Comunicação escrita

O valor de um documento
Contendo qualquer tipo de informação escrita,
continua a ter um peso mais significativo do que uma
informação que seja transmitida oralmente, dado que
tudo fica registado num suporte, devidamente
identificado e passível de reconstituir qualquer situação
anterior ou acrescentar algo de novo a uma situação
em curso.

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Comunicação escrita
A documentação escrita constitui a história, a
memória da Instituição/empresa. Ela poderá ser
transmitida e ser do conhecimento de todos os que aí
exercem a sua actividade profissional.

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Comunicação escrita – requisitos para a
sua eficácia

No entanto, há requisitos que se devem ter em conta


antes de elaborar qualquer documento porque, para
além de grande concentração, actualmente a
comunicação escrita revela outros imperativos de uma
sociedade em mudança, pressionada por inúmeras
questões que exigem respostas cada vez mais rápidas
dos seus colaboradores.

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Comunicação escrita - requisitos
A informação a elaborar deverá seguir certos
requisitos e ser:

•Objectiva deve corresponder ao facto.


•Precisa deve ser possível conhecer as suas origens.
•Fiável estar correcta e merecer credibilidade.
•Oportuna estar disponível no momento certo.
•Relevante ser adequada à sua utilização.
•Segura impedir-se a sua utilização indevida.
•Rentável que possa gerar proveitos adicionais.

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Estilo a Utilizar

Considerando as características anteriormente referidas


como sendo imprescindíveis para uma maior eficácia
da comunicação escrita, também o estilo a utilizar
nessa deverá ser repensado, tornando qualquer
documento mais claro, mais correcto e
mais conciso.

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Exemplos...
Deste modo, sugere-se que se evitem algumas expressões
demasiado agressivas, tais como:
“... estamos de facto surpreendidos pela vossa falta de colaboração...”

... algumas frases exageradas que a nada conduzem:


“... esta empresa apresentou na última década o produto de maior qualidade,
já testado em todos os mercados...”

... saudações demasiado formais que não acrescentam qualquer


dado novo e fazem perder tempo:
“... antecipadamente gratos pela vossa atenção, subscrevemo-nos com a
nossa mais elevada estima e consideração...”

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O Estilo mais Aconselhado
Deve-se adoptar um estilo directo e coloquial, mais
adaptado aos nossos dias. Qualquer tipo de documento
escrito deverá seguir um plano lógico, completo e útil
que:
1. Chame a atenção.
2. Provoque interesse.
3. Suscite colaboração.
4. Incite à acção.

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Actualmente, esta preocupação com um outro tipo
de estilo prende-se com o facto de a maior parte
das empresas portuguesas terem de ser cada vez mais
competitivas, não só numa esfera nacional mas
também internacional e poderem articular-se mais
correctamente com todos os parceiros da União
Europeia ou outros, onde o inglês é, sem dúvida, a
língua mais utilizada.

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Estilo e Língua
Todos sabemos que a nossa língua é riquíssima em
vocábulos mas também de difícil compreensão ao
optar-se por uma construção frásica complicada. Deste
modo, pensamos que será mais correcto optar por uma
comunicação escrita que seja facilmente
compreendida por todos e atinja os seus
objectivos.

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A “imagem estética” final dos
documentos
É importante que a mensagem a transmitir esteja bem
apresentada e revele uma preocupação especial pela
qualidade final do documento, o que será também um
elemento revelador do interesse e consideração especial
pelo destinatário.

Nada mais desagradável do que alguém chamado à atenção


por ter enviado para o exterior um documento rasurado ou
com um simples erro, engano que poderá colocar em causa
uma determinada situação ou mesmo o seu
profissionalismo e até o da sua instituição.

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A “imagem estética” final dos
documentos
Para colmatar algumas falhas que são perfeitamente
evitáveis, mas passíveis de acontecer porque é tão
fácil...
•trocar um número;
•enganarmo-nos num nome;
•desconhecer um endereço;
designar incorrectamente um título,
cargo ou sexo;

erros que se cometem no exercício de qualquer


actividade.
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Documentação escrita
Deve-se aperceber de que a elaboração de qualquer
documento exigirá da sua parte uma grande
disponibilidade para melhor se concentrar nesta tarefa
e, ao mesmo tempo, “escudar-se”, apoiando-se num
determinado material de apoio informativo.

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Documentação escrita
Exemplos:
• um prontuário ortográfico
• dicionários da língua portuguesa, inglesa, francesa ou
outra
• um guia de códigos postais
• listas telefónicas das várias regiões do país
• roteiros e guias
• ficheiros de endereços e números de telefone
• normas internas...

e... todo um conjunto de informação, que se revelará de grande


utilidade no seu quotidiano.

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A normalização
Na comunicação escrita nada poderia ser deixado ao
acaso. Para além de cada empresa optar por um estilo
específico que corresponde a uma imagem que
pretende transmitir para o exterior, existem normas
que visam a optimização da informação escrita para
que esta resulte num benefício para todos os
intervenientes.

17
A normalização
Para isso, e numa tentativa de uniformizar a
comunicação escrita, um organismo internacional
(ISO) aprovou a normalização que define como
sendo uma

“... actividade própria para fornecer soluções de


aplicação repetitiva a questões que estão dependentes
essencialmente, das esferas da ciência, da técnica e da
economia e visando a obtenção de um grau óptimo de
ordem num determinado contexto”.
18
A normalização
Para além de estas normas estarem em vigor em cerca
de cem países, elas existem também em Portugal, na
tentativa de considerar a realidade envolvente e
encontrar soluções que uniformizem alguns aspectos
da comunicação escrita, tornando mais fácil a
elaboração do documento e a sua leitura por parte do
destinatário.

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A normalização
Assim, poderá dispor de Normas Portuguesas (NP)
emitidas e publicadas pela Imprensa Nacional – Casa da
Moeda para, sem qualquer margem de dúvida, saber:
• endereçar um sobrescrito;
• escrever um ofício ou uma carta;
• numerar as diferentes sessões de um documento;
• elaborar fichas e ficheiros;
• escrever um tipo de convite;
• conhecer as formalidades de uma acta.

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Resumindo...
• Antes de iniciarmos a redacção de uma mensagem
deveremos saber qual o seu objectivo – conhecer a
sua finalidade. Palavra a palavra, frase a frase,
parágrafo a parágrafo, tudo deverá ser estruturado
para ser convenientemente entendido pelo
receptor – optar pela clareza.

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Resumindo...
• Evitar repetições que não melhoram a comunicação
ou fazem perder tempo a quem tem de ler e
interpretar – considerar a concisão.

• Um texto deve transmitir uma mensagem que não


se contradiz em seguida – manter a coerência.

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Resumindo...
• Ir directo ao assunto, dado que é importante que o
destinatário actue o mais rápido possível – tentar a
objectividade.

• Evite mensagens já repetidas, temas já tratados,


frases feitas sem qualquer originalidade - optar
pela utilidade.

• E ainda conhecer... as Normas Portuguesas.

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Elaboração de documentos

A palavra documento vem do latim docere que


significa ensinar e, efectivamente, toda a
documentação escrita contém informação passível de
uma análise cuidada e de uma resposta bem estrutura
e elaborada.

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Comunicação Escrita Eficaz
Compreender o Texto

• Ler uma primeira vez o texto, ler uma


segunda vez;
• Assinalar ou sublinhar as palavras-chave,
para um melhor compreensão do texto;
• Sintetizar e fazer resumos;
• Identificar o assunto e factos apresentados
de forma imparcial.
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Comunicação Escrita Eficaz
Redigir o Texto
– Planear o que se vai escrever
– Formatar o texto:
– Timbre (Nome da Organização, morada, contactos)
– Destinatário (Duas linhas abaixo da data, do lado esquerdo da carta)
– Data (Parte superior direita)
– Registo ou Referência (Do lado Esquerdo)
– Assunto (Duas linhas abaixo da data, do lado esquerdo)
– Cabeçalho (Exmos Senhores)
– Texto (Dois espaços abaixo do cabeçalho centrado na folha e separado por
parágrafos curtos)
– Despedida (Dois espaços abaixo, com virgula, ex:”Com os nossos
cumprimentos,”)
– Frases curtas, completas e muito claras

s 26
Carta comercial
Este documento estabelece uma relação entre a empresa e o exterior, reveste-se, por isso, de uma
certa importância, dado que projecta uma determinada imagem e tem formalidades e regras que
deverão ser cumpridas. De acordo com a Norma Portuguesa 5, uma carta comercial deverá apresentar
os seguintes elementos:

• Cabeçalho – dados do remetente (logótipo, endereço, n.º de telefone e de telefax, etc.):


normalmente colocados a meio da folha;
• Destinatário – dados do destinatário (nome ou designação social, endereço): colocados do lado
direito, o que permite a utilização de envelopes com janela;
• S/Ref. ou V/Ref. – número ou cifra que permite ao destinatário identificar esta carta;
• N/Ref. – referência da carta a ser elaborada;
• Data;
• Assunto – resumo do tema a ser tratado;
• Vocativo – saudação inicial. A fórmula de cortesia correntemente utilizada é: “Exmo. Senhor” ou
“Exmos. Senhores”;
• Corpo da carta;
• Fecho da carta – com saudação final, utilizando-se actualmente “com os nossos cumprimentos,”;
• Assinatura;
• Cargo que ocupa na empresa;
• Anexos.
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Carta comercial
Uma carta comercial deve:

•Ser dirigida a quem a lê.


•Incluir apenas a informação necessária.
•Ser planeada antes de ser escrita.
•Utilizar uma linguagem simples mas cuidada sem erros de ortografia e
gramaticais.
•Ser clara e não ambígua.
•Evitar terminologias antiquadas.
•Prestar informações precisas e exactas.
•Conter os elementos mencionados – os anexos.

Nota: Os ofícios apresentam uma configuração semelhante às cartas sendo


elaborados pelo sistema normalizado embora a sua emissão seja da exclusiva
responsabilidade dos organismos públicos.
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E-mail

E-mail ou Correio Electrónico é um serviço disponível


na Internet que possibilita o envio e recebimento de
mensagens.

No entanto, apesar da sua rápida adesão por parte de


todos, a sua utilização depende das regras em vigor
da empresa e da sua cultura.

Esta mensagem deverá ser curta mas dirigida sempre a


alguém e com uma clara alusão ao assunto.
Fax
Este documento permite, através da rede telefónica, a transmissão de mensagens sob
a forma escrita, de um modo muito rápido. Ao elaborar este documento, a deverá
utilizar o impresso existente na empresa ou criar um que contemple os seguintes
campos:

• Logótipo do remetente
• Nome do destinatário
• Cargo que ocupa e/ou área funcional
• Nome do remetente
• Data
• Assunto
• Espaço para texto
• Utilizar uma linguagem clara e objectiva, para tornar a mensagem fácil de
compreensão.
• Definir o assunto.
• Omitir o vocativo.
• Optar por uma fórmula de despedida simples.
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Comunicações/informações
Tratam-se de documentos que expõem, de uma forma objectiva
uma determinada ocorrência. Deste modo, ao elaborar uma
comunicação ou uma informação, não deverá interpretar factos
ou propor soluções, mas limitar-se-á a relatar um facto passado,
a solicitar ou prestar alguma informação importante.
Para tal facto, poderá recorrer ao modelo em vigor na empresa
ou criar um novo que contemple os seguintes campos:
•N.º sequencial
•Data
•Nome do destinatário
•Cargo que ocupa e/ou área funcional
•Assunto
•Desenvolvimento
•Assinatura do emissor

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Actas
A acta tem o mesmo carácter de subjectividade que a
comunicação/informação e corresponde, na maioria
dos casos, a uma obrigação legal. Compete à secretária
elaborá-la a partir das suas notas tiradas no decorrer da
reunião em que participou e, após a sua aprovação por
parte de todos os intervenientes, passá-la para um livro
apropriado.

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Actas
A sua redacção obedece à seguinte ordem:

• Introdução – seguindo uma fórmula legal, onde se


mencionam os seguintes dados referentes à reunião: data,
hora, local, nome dos presentes, ordem de trabalhos e, por
vezes, nome do presidente e vice-presidente da reunião;
• Desenvolvimento – onde se transcrevem todos os assuntos
e/ou decisões tomadas, de acordo com a ordem de
trabalhos;
• Frase de conclusão – onde se indica a hora de conclusão da
reunião, a marcação de uma próxima e se referencia quem
assina este documento.

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Relatório
Trata-se de um documento que implica a responsabilidade
do seu autor, o qual formula juízos a partir de factos e faz
propostas e/ou sugestões, visando a tomada de uma
decisão. Deverá incluir os seguintes campos:

• Introdução – o autor apresenta o objectivo deste


documento e os seus limites;
• Desenvolvimento – o redactor de acordo com um plano
lógico destinado a convencer, deverá formular sugestões
ou propostas a partir de recolha de factos, observações e
informações;
• Conclusão – o autor deverá simplesmente repetir, de uma
forma clara, as suas intenções.
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A Necessidade de Arquivar

É por demais evidente a


necessidade de arquivar
algumas ou quase todas as
informações que chegam
diariamente à empresa e ainda
as respostas que partem,
abordando os mais variados
assuntos.
A Necessidade de Arquivar
Se na empresa não for dedicado um cuidado muito
especial a este assunto, há:

– Informação útil que nunca é utilizada


– Perda de tempo na procura da informação
– Extravios de documentação
– Desorganização total dos serviços administrativos.

O arquivo de documentos é uma tarefa fundamental


no trabalho administrativo.
Tratamento, difusão e conservação

Segundo um estudo americano, os executivos gastam


por dia 2 a 3 horas a ler e a responder ao correio que
lhes é endereçado – quase um terço do seu dia de
trabalho!

Apesar de a grande parte das empresas utilizarem o


correio electrónico, a eliminação do correio tradicional
em papel ainda está longe...

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Os 6 Mandamentos do Arquivo

1- Arquivar é uma actividade


essencial para todos os que
trabalham na empresa;

2- O Arquivo deve conter, de


forma sistematizada, todas as
informações que serão
necessárias ao bom
funcionamento da empresa;

3- Todas as informações
deverão ser arquivadas de
forma organizada;
Os 6 Mandamentos do Arquivo

4- A consulta de um arquivo
deverá ser uma operação
rápida e eficaz;

5- O tipo de arquivo deverá


adaptar-se à empresa e à sua
actividade;

6- As informações a preservar
deverão ser classificadas
previamente.
Tratamento, difusão e conservação
Tratamento e difusão de toda a informação/
documentação recebida

Existem dois imperativos a ter em conta quando a


informação chega, que consiste em definir que esta é:
• Prioritária
• Urgente
exigindo a sua atenção imediata.

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A Gestão Documental

Existem, hoje em dia, soluções empresariais de Gestão


Documental que promovem:
-a circulação de documentos através de workflows;
- a sua digitalização e o seu registo;
e
- ainda o seu envio para os respectivos destinatários,
através de circuitos documentais existentes.

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A Gestão Documental

O Registo de documentos recebidos e enviados é feito de


forma automática, o que permite a visualização de toda a
informação em circulação na empresa ou já devidamente
arquivada.

Permite ainda a constituição de processos com documentos


de natureza tanto interna como externa.

Todas as soluções são geridas com elevado grau de


confidencialidade no acesso à informação, desde que na
sua implementação, sejam tomadas as medidas
necessárias.
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Gestão Documental - Vantagens
Poder-se-ão apresentar ainda algumas vantagens com a
utilização desta solução:

- É uma solução multi-plataforma operativa;


- Funciona num ambiente de fácil instalação e com um elevado
grau de independência tecnológica;
- Opera em locais geograficamente dispersos;
- É uma solução dotada com um interface de utilização
acessível
- Permite o registo de correspondência multi-empres,a com
controlo de acesso aos documentos dos utilizadores
autorizados;
Gestão Documental - Vantagens
- Manuseia tanto textos como imagens;

- Permite a digitalização automática dos documentos;

- Diminuí consideravelmente os custos com


impressões/cópias, dado que a consulta da
informação poderá ser feita directamente no écran;

- Utiliza ainda uma linguagem procedimental muito


simples.
Conservação
A conservação da comunicação escrita terá de se adaptar
cada vez mais às novas tecnologias e exigências das
organizações. De acordo com o tipo de documentação a
conservar, existem três tipos de arquivos:
Activo – contendo informação com uma função operativa;
•Semi-activo – constituído por documentos com uma
função de controlo;
•Inactivo – contendo toda a documentação “histórica” da
empresa, com um carácter documentário e somente com
um índice de consulta não superior a 5%.

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Conservação
Existem diversos tipos de ordenação possível para
conservar a informação:

Alfabética
Numérica
Cronológica
Geográfica
Ideológica/por assuntos

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Sistemas de Classificação de Arquivo

Classificar documentos consiste em agrupá-los de


acordo com as suas características, estabelecendo
uma ordem lógica que permita uma fácil pesquisa.

–Não esquecer:
Escolhido e adoptado um critério de classificação,
ele terá obrigatoriamente de ser seguido.
Sistema Alfabético
Esta classificação tem por base a ordem e a sequência
das letras do alfabeto.

Nota: parecendo fácil de aplicar, apresenta na prática


algumas dificuldades uma vez que se deverão ser
seguidas algumas regras:

1- Os nomes das pessoas deverão ser clasificados pelo


apelido e as empresas pela sua designação:
Sistema Alfabético
2- os artigos definidos e indefinidos não deverão ser
considerados nesta classificação;

3- os nomes estrangeiros classificam-se segundo a


sequência das letras que os compôem;

4- os apelidos com palavras compostas lêem-se como


uma só palavra;

5- nesta clasificação não são considerados os títulos ou


graduações.
Sistema Numérico

Esta clasificação tem por base a ordem natural dos


números inteiros.

Por ser uma classificação completa e exacta e permitir


uma pesquisa rápida e segura é hoje uma das
soluções mais adoptadas num contexto empresarial
onde o fluxo de informações é cada vez maior.
Sistema Geográfico
Este sistema pressupõe uma selecção geográfica dos
documentos – por países, distritos, concelhos,
localidade, etc. – e, posteriormente, uma ordenação
alfabética dos documentos dentro das escalas
definidas.

A aplicação deste sistema torna-se extremamente útil


em empresas com diversas filiais ou com grande
número de clientes dispersos por diferentes
localidades.
Sistema Cronológico
Os documentos são ordenados tendo como base a data
de emissão, recepção, aquisição, vencimento, etc.

Utiliza-se frequentemente para o arquivo de


documentos no interior de um processo e também
na ordenação de documentos relativos a
pagamentos a efectuar (facturas, letras,
contribuições, etc.)
Sistema Ideológico
Baseia-se na classificação de toda a informação por
assuntos.

Assim cada área funcional vai criando temas pelos


quais vai arquivando toda a informação com vista às
necessidades dos futuros utilizadores, de modo a
serem criados processos que integrem um conjunto
total de dados.
Conservação
Numa primeira fase, deverão classificar-se os
documentos a arquivar, dividindo-os em categorias ou
classes, consoante:

• A sua proveniência (origem)


• O seu assunto
• Os seus destinarários
• O fim a que se destinam
• A frequência de consulta
• O tempo de conservação

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Conservação
Numa segunda fase e, antes de optar por qualquer
outra solução, deverão ser considerados outros
aspectos:

• Quais os assuntos que estão estritamente ligados


à minha área funcional?
• Quais os documentos mais prioritários?
• Quais os documentos mais consultados?
• Qual a solução mais pertinente para conservar a
informação?

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Conservação
Não existem “receitas” perfeitas para a conservação
dos documentos, dado que qualquer tipo de arquivo ou
de classificação escolhido, tem sempre as suas
vantagens e inconvenientes, no entanto, há que ter em
conta que:

• a eficiência de um arquivo é determinada pela


rapidez com que os documentos chegam a quem
deseja consultá-los e pela frequência dos períodos
efectuados;

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Conservação
é fundamental seleccionar os documentos a
preservar, pois um arquivo sobrecarregado com
informação inútil prejudica a sua funcionalidade;

• um arquivo eficaz deve ser facilmente consultado


por todos os que trabalham nessa área funcional
da empresa;

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Conservação
• a conservação dos documentos tem de ser
ordenada e deverá respeitar as disposições legais
em vigor, depois de efectuada a selecção,
classificação e codificação dos documentos,
enquanto se revelar útil e necessária a sua
consulta

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Conservação
A conservação dos documentos pode ser efectuada em
diversos suportes:

• papel,
 múltiplos suportes informáticos
 Microfilmagem
 outros.

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Conservação
A necessidade de uma boa organização e gestão dos
documentos é cada vez mais premente nas sociedades
modernas e, nesta óptica, o arquivo electrónico surge
como a forma perfeita de reorganizar o espaço, o
tempo e a qualidade.

Os arquivos activos, semi-activos ou alguns inactivos


futuramente serão substituídos até desaparecerem
completamente.

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Exemplos
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Dicionário Moderno ...

Alevantar
O acto de levantar com convicção, com o ar de 'a mim ninguém me come
por parvo!... alevantei-me e fui-me embora!'.

Amandar
O acto de atirar com força: 'O guarda-redes amandou a bola ...

Aspergic
Medicamento português que mistura Aspegic com Aspirina.

Assentar
O acto de sentar, só que com muita força, como fosse um tijolo a cair no
cimento.
Dicionário Moderno ...
Cápom
Porta de motor de carros que quando se fecha faz POM!
Destrocar
Trocar várias vezes a mesma nota até ficarmos com a mesma.
Disvorciada
Mulher que se diz por aí que se vai divorciar.
Assim...
Talvez a maior evolução da língua portuguesa. Termo que não quer dizer
nada e não serve para nada. Deve ser colocado no início de qualquer
frase. Muito utilizado por jornalistas e intelectuais.
Entropeçar
Tropeçar duas vezes seguidas....
Dicionário Moderno ...
Êros
Moeda alternativa ao Euro adoptada pelos portugueses.

Falastes, dissestes...
Articulação na 4ª pessoa do singular. Ex.: eu falei, tu falaste,
ele falou, TU FALASTES..
Dicionário Moderno ...
Fracturação
O resultado da soma do consumo de clientes em qualquer casa comercial.

Há-des
Verbo 'haver' na 2ª pessoa do singular: 'Eu hei-de cá vir um dia; tu há-des
cá vir um dia...'

Inclusiver
Forma de expressar que percebemos de um assunto. .


A forma mais prática de articular a palavra MEU e dar um ar afro à língua
portuguesa, como 'bué' ou 'maning'.
Dicionário Moderno ...
Nha
Assim como Mô, é a forma mais prática de articular a palavra MINHA. Para
quê perder tempo, não é?
Númaro
Também com a vertente "númbaro". Já está na Assembleia da República
uma proposta de lei para se deixar de utilizar a palavra NÚMERO, a qual
está em claro desuso.
Parteleira
Local ideal para guardar os livros de Protuguês do tempo da escola.
Perssunal
O contrário de amador. Muito utilizado por jogadores de futebol.
Dicionário Moderno ...

Pitaxio
Aperitivo da classe do 'mindoím'.

Prontus
Usar o mais possível. É só dar vontade e podemos sempre
soltar um 'prontus'! Fica sempre bem.

Quaise
Também é uma palavra muito apreciada pelos nossos pseudo-
intelectuais...
Dicionário Moderno ...
Stander
Local de venda. A forma mais famosa é, sem dúvida, o stander
de automóveis....

Tipo
Juntamente com o 'É assim', faz parte das grandes evoluções
da língua portuguesa. Também sem querer dizer nada, e não
servindo para nada, pode ser usado quando se quiser, porque
nunca está errado, nem certo.
È assim .... Tipo, tás a ver?