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INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.

Centro de Emprego e Formação Profissional de Coimbra

Estrutura das
Organizações - 5651
25H
CAR I N A F E R R AZ

FORMADORA: CARINA FERRAZ


ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Forma pela qual as atividades e recursos de uma organização são divididas, organizadas e
coordenadas

FORMADORA: CARINA FERRAZ


Funções básicas da estrutura
organizacional
Produzir produtos organizacionais e atingir as suas metas;
Minimizar as variações individuais sobre a organização
Estabelecer o contexto no qual o poder é exercido
Identificar as tarefas que devem ser executadas.
Disponibilizar recursos e informações aos funcionários.
Estabelecer medidas de desempenho e condições motivadoras.

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TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
FORMAL

Deliberadamente planeada e formalmente instituída com a intenção de organizar a


corporação, em aspectos relacionados a responsabilidade, autoridade, comunicação, e
atribuição das atividades.

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TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
INFORMAL

É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida por directrizes ou normas
Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas
se reúnem.

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ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
FORMAL

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CARACTERISTICAS
– Ênfase a posições e cargos em termos de autoridade e responsabilidade;
– É estável;
– Está sujeita a comando e controle;
– Baseia-se em padrões e critérios específicos;
– Líder formal é instituído e formalizado
– O poder é delegado
– Autoridade hierárquica. Vem de fora dos grupos
– Canais de Comunicação formais

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
INFORMAL
• Características
– Vinculada as pessoas;
– Autoridade flui, na maioria das vezes, de forma horizontal;
– Dinâmica e mais flexível;
– Não tem foco no controle;
– Trabalha com a inteligência emocional;
– Liderança informal pela influência e afinidade;
– Autoridade vem de dentro do grupo;
– É alicerçada por fluxos e canais informais;
– Pode motivar o trabalho;FORMADORA: CARINA FERRAZ
TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL
A estrutura formal pode ainda se dividir em 3 tipos:
– LINEAR (LINHA)
Simples e antiga, baseada na organização militar. Segue uma hierarquia única e vertical, significa
que quem está em um nível acima tem autoridade única e absoluta sobre os níveis inferiores,
com o direito de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas.

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TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL
– FUNCIONAL
Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. Cria-se o staff ou
assessoria. Não existe apenas um único supervisor ou nível superior, mas sim mais do que
um. Cada um ré esponsável apenas pela atividade/função a que é especialista.
– LINHA-STAFF
resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, isto é, constituída
pela combinação de características dos tipos de organização linear e funcional, criada
como intuito de unir as vantagens dos 2 estilos.

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LINEAR(OU LINHA)
CARACTERÍSTICAS:
– Autoridade única
– Linhas formais de comunicação
– Decisões centralizadas em um único ponto
– Aspecto piramidal
– Simples e de fácil compreensão
– Jurisdição precisa
– Facilidade de implantação, controle e disciplina
– Identificado mais facilmente em pequenas empresas

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ORGANOGRAMA LINEAR

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FUNCIONAL
CARACTERÍSTICAS:
– Autoridade por função ou especialidade
– Mais de um supervisor ou nível superior
– Linhas diretas de comunicação
– Decisões delegadas em vários pontos
– Responsabilidades divididas
– Proporciona foco na atividade desenvolvida
– Melhor supervisão técnica
– Identificado mais facilmente em empresas com processos mais complexos

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ORGANOGRAMA FUNCIONAL

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LINHA STAFF
CARACTERÍSTICAS:
– Maior relacionamento com os objetivos da organização
– Jurisdição de autoridade bem definida
– Decisões estão mais ligadas os objetivos e são formadas mediante apoio do staff
– Co-existência de hierarquia e especialização
– Mantém controlo e disciplina sem dividir autoridade
– Staff não tem autoridade, pode apenas apoiar
– Atividades de execução e apoio conjuntas
– Utilizado mais facilmente em médias e grandes empresas

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ORGANOGRAMA EM LINHA/STAFF

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COMPARAÇÃO DAS DIFERENTES
ESTRUTURAS

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Comunicação organizacional

Comunicação
É o processo de transferência de informações, ideias, conhecimentos ou
sentimentos entre as pessoas.

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Comunicação organizacional

A comunicação empresarial é a forma de comunicação que compreende


conteúdos relativos ao quotidiano da administração.

A comunicação empresarial centra-se na projeção da imagem que a


empresa quer transmitir aos vários públicos.

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Comunicação organizacional

Tipos de Comunicação:
-Oral: Facilita o esclarecimento e a adesão, mas é um processo com risco.
(Conversação cara a cara, telefone, rádio, televisão)

- Escrita: Facilita a difusão e o cuidado com o conteúdo e permite a utilização


de suportes e processos de informação ricos como quadros, gráficos, livros,
artigos, cartas, emails.

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Comunicação organizacional

- Áudio Visual: Vídeo, fotos, filmes.

-Corporal: Gestos, postura, olhar, rosto, linguagem, voz, respiração,


vestuário, etc.

Comunicação não verbal com gestos e expressões faciais, refletindo ideias,


sentimentos e emoções.

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Comunicação organizacional

Comunicação interna/Comunicação externa

Comunicação interna

Toda a atividade desenvolvida em contexto organizacional.

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Comunicação organizacional

Neste âmbito destacam-se sobretudo:

As atividades de seleção e distribuição de notícias,


A produção e gestão de conteúdos multimédia,
A organização de atividades de formação como seminários e workshops, e
ainda
A conceção e elaboração de propostas relacionadas com o desenvolvimento
cultural.

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Comunicação organizacional

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Comunicação organizacional

Sendo a “Gestão” o processo de obter resultados com o esforço de outros,


para os subordinados saberem exatamente o que deles se pretende, que tipo
de tarefas devem desempenhar para melhor serem atingidos os objetivos
globais da organização, deve existir comunicação eficaz.

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Comunicação organizacional

Caso contrário, os objetivos da organização não são perfeitamente


entendidos pelos membros que a constituem, e as decisões da Gestão
correm o risco de Insucesso.

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Comunicação organizacional

Os Gestores que obtêm Sucesso em grande parte devem-no à sua


capacidade para comunicar com as pessoas, e por essa via conseguir dar-lhes
a conhecer os objetivos e o que delas se espera para que sejam atingidos.

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Comunicação organizacional

Considera-se boa a comunicação numa empresa, quando se:

Define objetivos claros,


Procura recursos humanos adequados às tarefas a serem executadas,
Aposta na motivação das pessoas,
Sabe recorrer às estratégias mais adequadas para atingir os fins visados
Avalia e divide resultados.

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Comunicação organizacional

Comunicação externa

A comunicação externa compreende toda a informação que esteja


relacionada com as atividades que esta empresa desenvolve.

Essa informação vai no sentido de promover a imagem da empresa,


nomeadamente através da divulgação na imprensa dos acontecimentos
que esta realiza.

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Comunicação organizacional

-Canais de Comunicação:

Manuais Regulamentos Boletins


Relatórios Revistas Normas
Inquéritos Sugestões Comunicados

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Comunicação organizacional

Essas ações são desenvolvidas em torno da gestão da sua imagem


institucional e estão associadas às temáticas e aos conceitos que as
formalizam.

É a comunicação feita para o público em geral, normalmente para dar a


conhecer os produtos comercializados e atrair ou manter os clientes.

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Comunicação organizacional

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Comunicação organizacional

A política de comunicação externa de uma empresa deve ser norteada por


alguns princípios e o principal deles é a consciência do dever de informar a
sociedade sobre as suas atividades.

A organização precisa de respeitar o direito democrático e universal à


informação. Por isso, deve exercer a transparência.

A sociedade tem direito à informação e as ações de comunicação empresarial,


para o público interno ou externo, visam informar e esclarecer.

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Comunicação organizacional

Comunicação ascendente/Comunicação descendente

Comunicação descendente

Este tipo de comunicação inclui a informação pura e simples, tendo em vista


identificar o pessoal com determinada situação.
É a ordem de serviço, com carácter obrigatório com vista a disciplinar, corrigir ou
alterar determinado tipo de atuação.

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Comunicação organizacional

A linguagem deve ser simples, acessível, para ser compreendida.

a ordem não for compreendida por todos, não terá havido comunicação.

Se não houver comunicação, haverá uma interpretação errada da ordem


recebida e, consequentemente, mau cumprimento da mesma.

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Comunicação organizacional

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Comunicação organizacional

Comunicação ascendente
a iniciativa do comportamento de comunicação parte dos níveis hierárquicos
inferiores estabelecendo-se com os níveis hierárquicos superiores. É a partir da
comunicação para cima que os dirigentes obtêm informações, geralmente
através de relatórios, a respeito do desempenho de seus colaboradores, dados
de produção e controle de qualidade.

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Comunicação organizacional

As ideias e sugestões que os colaboradores possam apresentar


sobre a mesa de direção podem constituir uma ajuda direta à
gestão, dando ao diretor uma ideia de como as suas diretrizes estão a
ser implementadas.

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Comunicação organizacional

A elaboração de relatórios periódicos sobre estas sugestões permite:

avaliar o grau de apuramento das secções; e

tomar conhecimento das suas insuficiências e necessidades.

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Comunicação organizacional

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Comunicação Lateral/Diagonal: diz respeito a relações de
comunicação que se processam de forma não hierárquica:
comunicação entre departamentos, no mesmo
departamento ou em diferentes níveis hierárquicos
(diagonal).

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Comunicação organizacional
Comunicação formal/Comunicação informal

Informal - Relacionado a aspetos não planeados previamente, mas que são

importantes para o ajustamento das atividades da organização, ocorre

independentemente da estrutura e assume a forma oral.

Formal - Referente a processos que são estruturados de acordo com as

necessidades operacionais da organização, em que os indivíduos diretamente

executam as tarefas, funções ou cumprem o regulamento. Assume

normalmente a forma escrita.


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Comunicação organizacional

Nas organizações modernas, em que prevalece a definição de


objetivos coletivos, o trabalho em grupo, a polivalência e a
flexibilidade, há um peso cada vez maior das relações informais.

As organizações deverão conseguir o equilíbrio adequado entre a


rigidez do formal e a flexibilidade do informal.

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Comunicação organizacional

Circuitos formais

A comunicação formal acompanha a hierarquia da instituição. Compreende toda


a comunicação reconhecida pela organização.

Os canais formais são os instrumentos oficiais, pelos quais passam tanto as


informações descendentes como as ascendentes e que visam assegurar o
funcionamento ordenado e eficiente da empresa.

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Comunicação organizacional

Vantagens da comunicação formal:

Estabelece um diálogo da empresa com seu público interno e externo


Padroniza os processos da empresa
Influencia o comportamento dos colaboradores
Dá credibilidade aos discursos

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Comunicação organizacional

Desvantagens da comunicação formal:

Burocratização da informação dentro da organização


Pouco trabalho em equipa
Falhas na comunicação
Dificuldade em personalizar as mensagens para os diferentes níveis de
funcionários

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Comunicação organizacional

Circuitos informais

A comunicação informal não é pensada pela empresa.


Nos dias de hoje, adquiriu posição nas organizações devido ao motivo das redes
formais não abrirem espaço para esses tipos de meios, e isso é uma maneira que
o funcionário transmite a sua “satisfação”, a sua real opinião perante a empresa.

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Comunicação organizacional

Vantagens da comunicação informal:

Gera rapidez na transmissão das informações


Motiva e integra as pessoas da empresa
Reduz a carga de comunicações dos Gestores
Complementa a estrutura formal

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Comunicação organizacional

Desvantagens da comunicação informal:

É geradora de boatos, ruídos e atritos entre as pessoas.


Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelos gestores.
Dificuldade de controlo.

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Comunicação organizacional
Regras da Comunicação
Para que exista comunicação devemos garantir um conjunto de princípios que
nos garantam a qualidade da mesma. Assim, a comunicação deve ser:
Clara
coerente
adequada
oportuna
distribuível
adaptável
interessante
Simples

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Comunicação organizacional

A comunicação constitui, um processo contínuo, com objetivos de


longo prazo, pelo que tem necessidade de ser periodicamente
revista, no sentido de fazer uma adequação necessária às mudanças
significativas que possam surgir, motivadas pela concorrência e pelo
comportamento do consumidor.

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Comunicação organizacional

Uma organização que quer ser comunicativa deve:

Estar aberta à comunicação com o ambiente externo através da


receção e emissão de mensagens interativas;
Regular e equilibrar a comunicação formal e a comunicação
informal;

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Comunicação organizacional

Ser evolutiva, ou seja, não ser rotineira nem excessivamente


formalizada;

Ser enérgica para criar através da informação, da formação e da


comunicação, potencialidades internas e saber realizá-las.

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Comunicação organizacional

O processo de comunicação empresarial pode sintetizado em torno


de cinco perguntas simples:

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Comunicação organizacional

a) Quem comunica?

Que fontes? Podem ser muito numerosas. São principalmente a


publicidade, os produtos, os dirigentes e o pessoal da empresa, os
jornalistas, os distribuidores, as associações de consumidores…
Quais são as fontes que dominamos e quais as que não
dominamos?
Quais são as imagens destas fontes e qual o seu impacto na
comunicação?

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Comunicação organizacional

b) A quem?

Quais são os alvos?


Qual o alvo global?
Qual o centro do alvo? O centro do alvo, considerado à parte do alvo
global, tem um interesse essencial e é absolutamente necessário
“tocá-lo” com eficácia.

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Comunicação organizacional

A comunicação está suficientemente dirigida? Devemos proceder


em duas etapas, privilegiando, em primeiro lugar, os líderes que
farão repercutir a mensagem com maior credibilidade?
Quem são os líderes? Podemos identificá-los e determiná-los com
precisão?
O público “fora dos alvos” atingido pela nossa mensagem será
importante?

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Comunicação organizacional

c) O quê?

Que mensagem queríamos transmitir?


Que mensagem foi realmente compreendida?

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Comunicação organizacional

d) Como?

Através de que canal ou canais?


Estes canais transportam bem a mensagem até aos alvos? Valorizam a
mensagem?

e) Com que resultado?

Os objetivos da comunicação foram alcançados?


Como poderemos explicar os desvios?

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Comunicação organizacional

Uma comunicação organizada deve apresentar determinadas


características:

1 - Ser definida: estar dependente de um plano geral e de objetivos


específicos;
2 - Ser multidirecional: estabelece-se de cima para baixo, de baixo
para cima, transversalmente, interna e externamente;

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Comunicação organizacional

3 - Ser flexível: para poder integrar a comunicação informal, criando


estruturas que lhe sejam favoráveis;

5 - Ser adaptada e integrar sistemas de informação que possam ser


geridos e adaptados às necessidades específicas de cada área
organizacional.

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Comunicação organizacional

BARREIRAS À COMUNICAÇÃO

-O Tempo/Timing: a oportunidade na comunicação, é um dos aspetos mais


importantes no que se refere à eficácia da comunicação.

-Vocabulário usado pelos emissores das informações, nomeadamente os


gestores, devem ter em conta a audiência ou os destinatários, os quais nem
sempre constituem um grupo homogéneo.

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Comunicação organizacional

-Filtragem da Informação: a alteração sofrida pela informação à medida que


é transmitida de pessoa para pessoa.
Quanto mais “elos” tiver a cadeia de comunicação, maior é a distorção
verificada.

-Grau de Confiança e Abertura de Espírito entre Gestores e subordinados


pela influência que pode ter, nomeadamente, no feedback necessário a uma
comunicação eficaz.

-
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Comunicação organizacional

-Preocupação ou Stress, que, quando atinge níveis elevados, faz com que as
pessoas não “registem” a informação que lhes é transmitida.

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Comunicação organizacional

- Diferenças de Perceção, o que significa que pessoas diferentes, com


experiências diferentes, por exemplo, têm tendência para atribuir
interpretações diferentes às mesmas palavras, frases ou situações concretas.

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Cultura Organizacional

É o conjunto de pressupostos, valores e normas, dos membros da


organização, é o sistema que confere a personalidade da organização.

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Máximas aplicadas à Gestão

Quem tem o conhecimento tem o poder


O caminho para fazer muitas coisas é fazer uma de cada vez
Apenas os peixes mortos andam ao sabor da corrente
Se correres a concorrência morde-te; se parares engole-te
Se pensas que a formação é cara, avalia os custos da ignorância

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Máximas aplicadas à Gestão

A produtividade hoje chama-se motivação


A eficácia é a soma do esforço e do conhecimento
Ânimo é aquilo através do qual o chefe comanda
Confiar nos incultos e não se preparar, é o maior dos crimes
Tal como a água se adapta ao terreno também a guerra tem de ser-se
flexível

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Funções
Produção

A gestão da produção ou gestão de operações é a função administrativa


responsável pela produção de bens e serviços.

É uma atividade que atinge a todos os ramos de organizações (indústria,


comércio e serviços); ela está em todos os sectores da organização.

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Funções

A função produção preocupa-se principalmente com os seguintes assuntos:

Estratégia de produção: as diversas formas de organizar a produção para


atender a procura e ser competitivo;
Projeto de produtos e serviços: criação e melhora de produtos e serviços;

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Funções

Sistemas de produção: fluxos produtivos;


Arranjos produtivos: produção artesanal e produção em massa:
Ergonomia

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Funções

Estudo de tempos e movimentos;


Planeamento da produção: planeamento de capacidade, agregado, plano
mestre de produção e sequenciamento;
Planeamento e controlo de projetos.

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Comercial
Compreender o mercado, o que é conseguido através de estudos de mercado que lhe
darão indicações claras sobre aquilo que o cliente está disposto a aceitar por um
determinado preço em determinado preço em determinado momento;

Estudar e concretizar a forma de satisfazer o mercado, quer prevendo, da forma mais


exata possível, o volume de vendas por produto e zona geográfica, quer estudando o tipo
de clientes, os canais de distribuição e a comunicação adequada, etc.;

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Comercial
Satisfazer o mercado, executando antecipadamente as encomendas recebidas,
orientando a produção, de forma a conseguir uma criteriosa gestão de stocks, cuidando
das condições de embalagem de transporte, mantendo os clientes informados sobre os
novos produtos e preços, organizando serviços pós-venda, etc.

A grande diversidade da oferta disponível mostra-nos que não chega colocar no mercado
um bom produto, com preço competitivo e distribuído pelos canais corretos.

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Comercial

Esta função emprega um conjunto de profissionais designados de modo


diverso: diretor comercial, chefe de vendas, delegado comercial, promotor
comercial, gestor de marketing.

A área comercial em algumas empresas é também designado por área do


marketing.

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Comercial

O principal objetivo do Marketing é a satisfação dos desejos e necessidades


dos clientes potenciais.

É preciso que se transmita a imagem de que, através dos seus produtos ou


serviços da futura empresa, os clientes, ao transferirem as suas preferências,
verão os seus desejos e necessidades melhor satisfeitos.

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Pessoal

A gestão de recursos humanos é uma actividade exercida pelo Departamento de


Recursos Humanos de empresas.

Tem como papel principal desenvolver as seguintes atividades:


Recrutar,
Avaliar,
Escolher,
Manter o conjunto de funcionários ou colaboradores de uma empresa ou organização

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Pessoal

Na gestão de recursos humanos, além das questões contratuais e de direitos de


trabalho, há que ter em conta a formação, certificação e requalificação de profissionais.

A qualificação dos recursos humanos é um dos maiores garantes de sucesso do negócio.


É igualmente importante manter os trabalhadores motivados, com a formação o mais
atualizada e orientada possível para as necessidades.

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Financeira

A gestão financeira de uma organização envolve um conjunto de ações e


procedimentos administrativos que visam maximizar os resultados
económico-financeiros, através da eficiência operacional e do controlo das
atividades financeiras.

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Financeira

Esse conjunto de ações e procedimentos relaciona-se, por exemplo, com:

Conhecimento das disposições de natureza fiscal;


Cumprimento de obrigações perante os seus empregados, nomeadamente junto da
Segurança Social e das Finanças.

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Planeamento Estratégico

O Planeamento Estratégico é um processo que fixa as grandes orientações


que permitem à empresa modificar, melhorar ou consolidar a sua posição
face à concorrência, atribuindo responsabilidades a todos os níveis
hierárquicos envolvidos.

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Planeamento Estratégico
O Planeamento estratégico ajuda a tomar decisões, tais como:

Diversificação de produtos – Ex: a Coca-Cola, diversificou os seus


investimentos no ramo da fast-food.
Novos produtos – Ex: No sector farmacêutico, criar um produto eficaz no
combate a uma doença incurável.
Investimento/desinvestimento em equipamentos – Ex: automatizar todo
um sector que possui equipamento desatualizado.

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Planeamento Estratégico
O processo de Planeamento Estratégico pode resumir-se em:

Estabelecimento dos objetivos

Definir, de forma clara, os objetivos a alcançar.

Análise da situação

Identificar ameaças e oportunidades, e os pontos fortes e fracos da empresa.


Identificar os fatores críticos de sucesso.

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Planeamento Estratégico
Análise do meio ambiente

Ter em atenção: a economia, a política, a cultura, as mudanças, entre outros.

Avaliação da estratégia

Tendo em conta os pontos atrás enunciados, decidir qual a melhor alternativa de


estratégia a ser implementada, sem esquecer a concorrência, os clientes e a própria
empresa.

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Planeamento Estratégico

Implantação através dos outros tipos de planeamento

Utilizar toda a informação obtida para concretizar os objetivos propostos e


criar feedback para avaliação dos resultados.

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