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Tipos de documentos administrativos

1. Ofício
 O ofício é uma forma de correspondência que
se utiliza no serviço público.
 É por meio de ofício que: Uma repartição se
dirige a uma pessoa ou empresa; Uma
repartição se dirige a outra repartição.
 A redação de um ofício obedece a
determinadas normas. Além da correção,
deve-se observar:
 Simplicidade: uso da linguagem simples;
 Clareza: expressão clara e lógica do
pensamento;
 Objetividade: abordagem direta do assunto,
evitando-se palavras desnecessárias ou
expressões que nada acrescentam ao texto;
 Concisão: resumo do texto ao essencial,
evitando-se alongar muito o assunto.
2.Relatório
 Um relatório é uma forma de comunicação
organizada, fundamentada e comentada, sobre
um facto ou conjunto de factos ocorridos ou
ainda a decorrer.
 Funciona como elemento de informação,
consulta ou prova e tem grande valor na análise
e solução de problemas concretos, na
transmissão e apresentação de resultados de
ações de pesquisa, de inspeção e gestão, bem
como no apuramento de responsabilidades.
 Tipos de relatório
 Formal / Informal
 Interno / Externo
 De rotina/acontecimento específico
Situações em que se podem apresentar
relatórios
 Decorrer normal de um trabalho;
 Exercício de gestão;
 Estágios, estudos
 Infrações, acidentes;
 Vendas;
 Inspeções, revisões;
 Participações em congressos, conferências,
seminários;
 Anomalias, avarias;
 Estudos de mercado;
 Peritagem;
 Relatório de contas.
Estrutura
Nos relatórios mais simples:
 Introdução, desenvolvimento do tema e
conclusão.
Nos relatórios mais complexos:
 Capa ou página de título - título do relatório,
nome do autor, nome dos destinatários, data e
referência (nalguns casos);
 Índice - Deve conter todas as secções do
relatório com referência às páginas, incluindo
capítulos e subcapítulos;
 Resumo - Síntese para que o leitor tenha uma
ideia geral do que trata o relatório;
 Introdução - Introduzir o leitor para dentro do
relatório. Define-se o objetivo do relatório (para
que vai servir, o que deu origem).
 Corpo de desenvolvimento - Narração dos
factos, apresentação de toda a fundamentação
para as conclusões e recomendações;
 Conclusão - Resumo de todas as ideias
apresentadas.
 Recomendações - Sugerir alternativas à matéria
tratada. As recomendações devem estar
devidamente argumentadas e fundamentadas.
 Anexos / Apêndice - documentos que podem vir
a completar a informação do relatório.
 Glossário - Pode ser de termos técnicos, uma
listagem de abreviaturas.
 Agradecimentos - No fim. Podem também vir no
início a seguir ao índice.
 Referências - Lista de material não publicado
aos quais fomos recolher informação.
Bibliografia - Livros ou outras fontes de
pesquisa. Apelido, nome do autor, nome do
livro, nº de edição; local, editora, ano.
 Glossário - Quando se trata de um relatório
muito técnico deverá conter um glossário de
termos.
Linguagem
 A linguagem do relatório depende dos
objetivos e do destinatário.
 Deve ser precisa, exata - verificar se está a
usar a palavra certa no trabalho certo;
 Breve e concisa. Evitar construções complexas.
Quanto mais simples, mais eficaz è a
comunicação e maior é o seu alcance.
 Clareza - não deve deixar lugar a
ambiguidades e ideias erradas;
 Evitar palavras compridas;
 Usar a voz ativa, deve dar-se a informação pela
positiva porque agarra mais a atenção do
leitor;
 Deve ser feito na 1ª pessoa do singular. Quando
realizado por várias pessoas na 1ª pessoa do
plural
 Ser concreto - usar termos práticos, evitar
termos indefinidos (um certo, alguns...)Evitar a
gíria;
 Frases curtas - Parágrafos curtos e frequentes.
Cada nova ideia um novo parágrafo;
 O relatório deve ser completo e não deixar
espaço a dúvidas;
 Deve-se ter em conta a pontuação, bem como a
ortografia;
 Quando é criado por um grupo restrito,
utilizando palavras muito técnicas, no fim do
relatório deve-se criar um glossário.
3. Requerimento
 Dá-se o nome de requerimento a uma
petição geralmente escrita, segundo as
normas legais, dirigida a uma entidade
oficial, da justiça ou da administração.
 Intencionalidade comunicativa - Solicitar
algo a que se tem direito ou se julga ter:
 Obter informações sobre determinado
assunto; Solicitar providências;
 Convocar uma ou mais sessões; Obter
determinado documento;
O Requerimento obedece a uma estrutura
formal e linguística, normalizada por
formulários dos serviços competentes e deve:
 Ser preenchido com clareza e perfeição;
 Ser apresentado numa folha branca, ou
formulário fornecido para o efeito;
 Separar os diferentes pontos do texto por um
espaço em branco.
 Frequentemente obedece a um texto
designado por “minuta” (o modelo).
Estrutura
Abertura
 Vocativo ou destinatário/ entidade a quem se
dirige (parte superior direita da folha);
 Indicação do seu cargo ou função, com a forma de
tratamento adequada/ órgão a que se dirige;

Encadeamento (ou texto principal)


 Identificação o mais completa possível do
requerente: nome completo, nacionalidade,
profissão, endereço, nº de BI, nº de contribuinte;
 Assunto: pedido e sua justificação; pode ser
fundamentado recorrendo a leis, decretos,
portarias e outros documentos legais;
Fecho
 Pedido de deferimento; Local; Data;
 Assinatura do requerente ou seu
representante legal.
4. FAX
 Envia mensagens informais e urgentes. A
linguagem deve simplificar-se ao máximo. Em
princípio, não é necessário acusar a receção, que
é feita automaticamente. Não deve ser utilizado
para substituir as cartas.
 Se se tratar de uma correspondência formal ou
oficial pode-se, quanto muito, enviar por fax uma
cópia da carta que foi mandada nesse dia pelo
correio.
 Com o avanço das tecnologias de informações,
hoje é possível o envio e receção de FAX via
internet.
 O Fax tem um serviço de fax on-line que
elimina a necessidade de ter um aparelho
de fax, uma linha de telefone adicional e
todas as despesas associadas. O número de
FAX fica associado ao endereço de correio
eletrónico, permitindo enviar e receber
faxes como anexos de correio eletrónico.
 Quando alguém envia um fax para o seu
número, o fax é convertido num ficheiro
que lhe é enviado por correio eletrónico
como anexo. Basta fazer duplo clique no
ficheiro para o poder ler.
 Uma maneira de enviar faxes é anexar um
ou uma cópia digitalizada para um
endereço de correio eletrónico.
5.Ordem de serviço
 Tem uma redação mais formal e implica
uma responsabilização do recetor. Parte de
um superior hierárquico para os
subordinados. Muitas vezes é emitida em
duplicado, devolve-se o duplicado assinado
pelo recetor com a indicação da hora e dia
em que foi recebida. Obedece a uma:
 Numeração;
 Elementos;
 Assunto;
 De e para;
 Data;
 Assinaturas.
6. Memorando
 Na linguagem comercial, significa a nota ou
comunicação ligeira entre departamentos de
uma mesma empresa, ou entre matriz e suas
filiais e vice - versa, ou entre as filiais. É
conhecido também como comunicado
interno (CI).
 O memorando pode ainda indicar um livro de
apontamentos, ou notas, com a finalidade de
registar fatos ou lembretes.
 O Memorando na terminologia jurídica,
significa nota diplomática enviada por um país
a outro.
 Dispensa as formalidades exigidas em uma
carta. É uma comunicação rápida e objetiva,
assemelhando-se a um bilhete.
 O formato do memorando, em geral, é de 21
cm de largura por 15 cm de altura (ou 148
m.mx 210 m.m.). E ainda pode ser interno ou
externo. No 1º caso é dirigido a funcionários
de um mesmo órgão ou departamento. No 2º é
dirigido a pessoas alheias ao departamento.
Estrutura:
 1) Timbre
 2) Número
 3) Remetente
 4) Destinatário
 5) Súmula ou Ementa
 6) Local e Data
 7) Texto
 8) Fecho
 9) Assinatura e Cargo
7.Mensagens eletrónicas
 O correio eletrónico, mais conhecido por e-
mail, é um método de comunicação utilizado
para enviar e receber mensagens através de
sistemas eletrónicos de comunicação tal
como a Internet.
Estrutura de um e-mail Formal:
 Introdução, identificação, assunto,
agradecimento/cumprimentos e assinatura.
 Estrutura de um e-mail Informal:
 Saudações, assunto, despedida.
 Dada a grande divulgação do e-mail, já é
muito comum as organizações fornecerem,
alternativamente, um atendimento por e-mail.
 O atendimento por e-mail requer que no ato
de receção de uma mensagem seja gerada
uma resposta padrão automática, como
confirmação desse e-mail.
 No e-mail o teor dessa mensagem pode variar
segundo a instituição, mas poderá apresentar o
seguinte texto:
 Esta é uma mensagem automática de receção de
e-mail;
 Obrigado por nos ter contactado. Responderemos
ao assunto em causa no prazo de dois dias úteis;
 Se o seu assunto for de carácter urgente,
agradecemos que contacte o nosso serviço de
apoio ao cliente através do telefone (..), de
segunda a sexta-feira, entre as 09h00 e as 19h00.
Exemplo de mensagem de e-mail para
ausências prolongadas:
 Estimado/a cliente/ utente,
Estarei ausente entre (dia e mês) e (dia e
mês).
Para qualquer assunto urgente por favor
contactar(sector/ nome da pessoa) através do
e-mail (endereço de e-mail) ou através do
telefone (….)
As sete regras de ouro do e-mail
 Primeira regra: Identificação do remetente
Identifique-se claramente, principalmente, num
primeiro contacto. Inclua o seu nome, cargo e
quaisquer outros elementos de identificação que
lhe pareçam essenciais. Cabe, aqui, ressaltar a
importância de uma assinatura padronizada.
 Para ter certeza de que o procedimento está
correto, basta preencher o seu nome e e-mail de
retorno nas configurações do software e enviar
uma mensagem para si mesmo como forma de
teste.
 Segunda regra: Assunto
É preciso anunciar de maneira clara e objetiva o
assunto em questão no campo "Assunto"
preenchido corretamente, além de atrair a
atenção, ajuda o destinatário a catalogar melhor
as mensagens para futuras consultas.

 Terceira regra: Objetividade


 A objetividade deve ser uma preocupação
constante. Hoje, os profissionais têm pouco tempo
a perder.
 Textos longos, que necessitam de uma leitura
muito atenta, normalmente são ignorados. Evite
floreios, sem perder a cordialidade. Explique
apenas o que for necessário para o entendimento
do assunto.
Quarta Regra: Rever a redação
 Utilize um padrão visual e ortográfico adequado
para os e-mails profissionais. Nada pior que receber
uma mensagem contendo um fundo que dificulte
sua leitura.
 O melhor fundo é o branco, no entanto, várias
empresas costumam utilizar os logótipos que, não
apresentam problema algum, desde que tenham
tamanho adequado.
 Nada de mensagens utilizando:-), :-(, [ ]s ou outras
coisas do tipo, porque as pessoas não são obrigadas
a conhecer os seus significados, como também não
são apropriadas.
 Evitar o uso de LETRAS MAIÚSCULAS ou muitos
pontos de interrogação (!!) pois causam a
impressão de se estar a falar em voz alta.
 Evite caracteres rebuscados ou fantasiosos,
que tem sempre uma aparência, no mínimo,
questionável.
 Seja educado e cordial, se, por alguma razão,
estiver de “cabeça quente” escreva sua
mensagem, salve-a no rascunho e não a envie
imediatamente.
 Antes de enviar a mensagem reserve tempo
suficiente para revisar o texto.
 Jamais escreva alguma coisa que não gostaria
de ver publicado sobre si ou sobre a empresa.
 Além disso, este meio de comunicação não é
totalmente seguro e sempre existe, por menor
que seja, uma possibilidade da mensagem ser
intercetada por pessoas que não estejam
ligadas àquela correspondência.
Quinta regra: Arquivos e anexos
 Dependendo do destinatário, não envie
arquivos anexados, pois muitas empresas
proíbem a visualização de arquivos anexados
como medida preventiva contra vírus.
 Mas, se o destinatário já o conhece, envie em
anexo informações que não são prioritárias,
mas podem acrescentar algo, caso haja maior
interesse pelo assunto.
 Enviar arquivos contendo vírus a clientes ou
fornecedores é uma gafe imperdoável.
Portanto, mantenha o antivírus sempre
atualizado e tome cuidado ao abrir arquivos
desconhecidos.
Sexta regra: Cópias
 Ao enviar uma mensagem para múltiplos
usuários (geralmente avisos ou notícias de
interesse) há quatro maneiras de fazê-lo, três
das quais são, no mínimo, desaconselháveis.
 A primeira maneira é preenchendo todos os
usuários no campo "Para" do e-mail, porém se
um usuário clica na opção "responder a todos"
(o que é muito comum), todos da lista passam
a acompanhar a resposta e estabelece-se um
ciclo vicioso.
 Já na segunda maneira, envia-se a totalidade da
lista no campo "CC (Carbon Copy)", e nenhum, um
ou mais usuários no campo "To". A mensagem
funciona melhor, os usuários da lista "CC" não
recebem respostas.
 A terceira maneira é preenchendo todos os
usuários no campo "BCC (Blind Carbon Copy)".
Desta maneira evita-se a divulgação pública da
lista, mas ainda assim, se não houver ao menos um
usuário no campo "To" o e-mail corre o risco de
ser bloqueado por filtros Anti-Spam.
 A quarta maneira, e mais correta, é recorrer a um
utilitário de newsletter ou cadastro de visitantes.
Esta alternativa é indicada para empresas que
fazem do e-mail seu instrumento de comunicação.
Sétima regra: Prazo de resposta
 Os prazos de respostas para e-mails deverão
ser de até 24 horas, respeitando o calendário
de dias úteis.
 Ao receber um e-mail pertinente, não deixe
de dar uma resposta até o prazo acima
descrito, caso lhe seja solicitado. Se por
ventura a resposta depender de uma
pesquisa ou trabalho mais minucioso, é
recomendável que isto seja informado
conforme o exemplo a seguir: “necessito de
um prazo X para lhe enviar o solicitado”.
8.Comunicado/Comunicação/Nota
Informativa/Informação
As situações que dão origem a circulares/notas
informativas são:
 A abertura de uma sucursal; A renovação das
instalações;
 A introdução de novos serviços ou
acessibilidades;
 As mudanças de instalações; As alterações de
horário;
 A divulgação da situação financeira da empresa;
 O recrutamento de alguém; O despedimento
coletivo.
Estrutura:
 Enquadrar o acontecimento – se referir um
melhoramento do serviço da empresa, deve
valorizar o facto e realçar as vantagens para
os clientes e colaboradores;
 Informar pormenorizadamente em que
consiste a mudança;
 Encerrar com uma nota de otimismo, se
houver motivo para congratulações.
2.Normas Portuguesas aplicadas à doc.
administrativa
 Principais normas /NP 5; NP 6; NP 7; NP 9; NP
13; NP 950
 A normalização está em todo o lado e serve para
limitar a diversidade de critérios.
 A normalização tem a sua origem na palavra
norma. As normas são regras orientadoras,
adaptadas às necessidades, que disciplinam a
vida do homem em sociedade. A existência, a
observância e o cumprimento de normas
contribui de forma decisiva para uma melhor
vivência facilitando a comunicação, orientando
os comportamentos, etc.
Vantagens da Normalização
 Economia
 Facilidade de fabricação -> mais barato ->
mais qualidade

As Normas podem ser:


 Internacionais
 Nacionais
 Particulares
 O IPQ e as Normas Portuguesas - NP
 Ao IPQ – Instituto Português da Qualidade,
como organismo normalizador compete-lhe
promover a elaboração das normas
Portuguesas, atualizá-las e garantir o seu
ajustamento às normas da União Europeia.
Assegura a representação de Portugal em
entidades Europeias e internacionais relevantes
para a sua missão.
 A competência da elaboração de normas
pertence às Comissões Técnicas constituídas
por peritos de várias especialidades, sob a
responsabilidade do Instituto
 As normas portuguesas são identificadas
por um conjunto de letras e números:
 Se for uma norma portuguesa, designa-se
por NP, seguida de um número;
 Se for uma norma portuguesa que adotou
uma norma europeia, designa-se por NP
EN, seguida de um número;
 Se for uma norma portuguesa que resultou
de uma norma europeia que, por sua vez,
resultou de uma norma internacional,
designa-se por NP EN ISSO, também
seguida por um número.
 Exemplo de Normas Portuguesas de
documentação e informação:
 NP1 – “Normas Portuguesas – Designação e
Numeração”;
 NP4 –“Papel – Aplicação dos formatos da série A”;
 NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Primeira
Página);
 NP6 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Página de
Continuação);
 NP7 – “Sobrescritos e Bolsas – Formatos”;
 NP8 – “Ofício ou carta – Formato A5”;
 NP9 – “Escrita dos Números”;
 NP10 – “Fichas e Ficheiros – Formatos”;
 NP17 – “Formatos dos Papéis”;
 NP20 – “Sobrescrito – Carta – Formato A4”.
 NP24 – Caixas, Pastas e Capas de Arquivo”;
 NP37 – “Arredondamento dos valores numéricos”;
 NP72 – “Unidade de medida”;
 NP79 – “Arredondamento de Números Ligados”;
 NP112 – “Fotocópias – Formatos”;
 NP113 – “Numeração Progressiva das Secções de
um Documento”;
 NP139 – “publicações periódicas – Abreviaturas
dos Títulos”;
 NP 154 – “Símbolos das grandezas e das
Unidades de Medida”;
 NP303 – “Microcópias – Terminologia e
Definições”;
 NP950 – “Tratamento da Informação – Escrita
Numérica das datas”;
 NP951 – “Numeração das Semanas do Ano”.
Algumas Normas…
NP 7
 Sobrescritos e bolsas – formatos
 No fabrico de sobrescritos atende-se aos
formatos normalizados do papel que neles
vais ser inserido e também às exigências dos
CTT, tendo em vista o tratamento
mecanizado da correspondência.
 Os sobrescritos C6 e DL, sendo de utilização
mais frequente, merecem que se lhes
conceda o devido destaque.
 FORMATO C6 (tipo comercial)
 Este formato tem as dimensões 11,4 cm x
16,2 cm e é vulgarmente usado para
expedição da correspondência comercial.
 As empresas, ao optarem por este tipo de
sobrescrito, têm, de acordo com as suas
conveniências, a possibilidade de escolher
um entre os seguintes modelos:

- Com janela - Sem janela


O primeiro modelo evita ter de se repetir, no
sobrescrito, o endereço dos destinatários,
desde o momento que se cumpram
determinadas regras ao dobrar a carta.
FORMATO DL (tipo ofício)
 O formato DL tem as seguintes dimensões:
11 cm x 22 cm. É bastante utilizado pelas
empresas, mas a sua designação – tipo oficio
– deriva essencialmente do seu uso estar
associado à correspondência oficial.
Existem também os modelos:
 Com janela
 Sem janela
OUTROS FORMATOS
 Embora os formatos anteriormente referidos
sejam, sem dúvida, os vulgarmente
utilizados, não podemos deixar de mencionar
outros a que, por vezes, temos necessidade
de recorrer.
 Os formatos B4, B5 e B6 são utilizados para
conter remessas volumosas dos formatos A4,
A5 e A6, respetivamente.
 Os formatos C4, C5 e C6 utilizam-se para
conter remessas menos volumosas dos
formatos A4, A5, e A6, respetivamente.
NP 13
Sobrescritos e bolsas – sua impressão e utilização
 A mecanização introduzida pelos CTT no
tratamento do correio reflete uma prestação de
serviços com maior eficácia. Para se poder
usufruir dos benefícios ,terá de, no
preenchimento dos sobrescritos, cumprir as
normas definidas pelos CTT.
 Sendo importante o correto preenchimento dos
sobrescritos, respeitando as zonas de
endereçagem e colocando devidamente os
códigos postais.
É indispensável ainda cumprir normas sobre:
 Formatos, dimensões (comprimento, largura e
espessura), cor e peso;
 Estado de conservação (a correspondência não
deve estar amarrotada, nem rasgada)
 A cor deverá ser branca ou bastante clara.
 O peso nunca deve exceder os 20g.
As formas mais comuns de remeter documentos
dizem respeito ao envio Via CTT e aí temos:
Correio Normal
 Correio azul nacional – É entregue em 24 horas e
aplica-se a correspondência até 2 Kg.
 Correio registado – confirma o envio/destinatário.
 Com aviso de receção – confirmar a entrega ao
destinatário, com receção do comprovativo
respetivo.
 Correio azul internacional – É entregue até 3 dias
úteis na Europa e 5 dias no resto do Mundo e
aplica-se a correspondência até 2 Kg.
 Correio verde nacional ou internacional – O
envelope terá de ser pré-comprado, mas dispensa
pesagem ou selagem.
 Pessoalmente
 P.M.P. (por mão própria) – Entregue ao
destinatário por portador, quer este seja um
colaborador da organização ou um estafeta
externo (neste caso, em regra é preenchido um
formulário onde depois é recolhida a assinatura
do destinatário);
 Por protocolo – Entregue ao destinatário por
portador, que este seja um colaborador da
organização ou um estafeta externo. Em ambas
as situações, o destinatário terá que assinar um
livro, afirmando ter recebido a correspondência
em causa.
Via courrier– Serviço expresso porta a porta,
nacional ou internacional – ex: SEM (CTT), DHL,
Seur, Fedex, etc. Existem diversas situações em
termos de prazos de entrega, volumes, pesos,
modos de envio e, consequentemente, preços.
 Por encomenda – Correspondência entre 2 Kg
e 20 Kg, no caso dos CTT.
 Por camionagem – Os envios também poderão
ser despachados por este meio, podendo o peso
ser superior a 2 Kg por volume.
NP 17
Formato dos papéis
 As vantagens da normalização dos formatos
de papel tornam-se evidentes ao
apercebermo-nos dos benefícios que
proporcionam no fabrico padronizado de
pastas de arquivo e de mobiliário de escritório.
O fabrico deste tipo de materiais passou a ser
mais simplificado, tendo em atenção a
existência de formatos normalizados de papel.
 Todas as empresas, de uma maneira geral,
beneficiaram com os formatos normalizados de
papel, pois, para além das vantagens já
assinaladas, tornou-se mais fácil, mais rápida e
menos onerosa a impressão de documentos.
As tipografias possuem papel para impressão
de acordo com os formatos normalizados.
 Sucessivos cortes definem a série A de
tamanhos A1, A2, A3, A4…, cujas medidas
são arredondadas na ordem dos milímetros.
 Manter a mesma proporção entre diferentes
tamanhos, propriedade inexistente nos
formatos tradicionais de papel, facilita a
ampliação e redução de um tamanho para o
outro e a confeção de folhetos e brochuras
com duas páginas em cada folha, na qual o
tamanho do papel deve ser, na série, de uma
ordem acima do tamanho da página, p.ex.,
folhas A3 são dobradas para fazer brochuras
A4.
 Medidas standard para cada formato (em mm):
 Série A Série B Série C
 A0 841 X 1189 B0 1000 x 1414 C0 917 x 1297

 A1 594 x 841 B1 707 x 1000 C1 648 x 917

 A2 420 x 594 B2 500 x 707 C2 458 x 648

 A3 297 x 420 B3 353 x 500 C3 324 x 458

 A4 210 x 297 B4 250 x 353 C4 229 x 324

 A5 148 x 210 B5 176 x 250 C5 162 x 229

 A6 105 x 148 B6 125 x 176 C6 114 x 162

 A7 74 x 195 B7 88 x 125 C7 81 x 114

 A8 52 x 74 B8 62 x 88 C8 57 x 81
 NP 950
 Tratamento da informação – escrita numérica
das datas
 As datas devem ser escritas colocando os
elementos pela seguinte ordem.
 ANO – MÊS - DIA
 A representação de uma data sob forma
inteiramente numérica será feita em
algarismos. EX: 20080930
 Os elementos na representação numérica de
uma data devem separar-se por travessões,
por um espaço ou não serem separados.
Exemplos:
 1960-04-12
 1886 10 15
 19861015
Carta
 Estilo e tipos
A carta é uma conversa por escrito, dirigida a
uma pessoa ausente. É um meio de
comunicação antigo que tem sido, no mundo
moderno, substituído por meios mais rápidos.
Inicialmente pelo telefone, a rádio e o fax, mas
nos dias de hoje, o telemóvel e a Internet
pouco espaço deixam para a carta.
Há diferentes tipos de cartas:
Informal ou particular;
Formal: profissional, comercial, administrativa
Literária.
A sua linguagem pode ser diversa:
 Desde a familiar, menos elaborada, sem
fórmulas rígidas, subjetiva e expressiva;
 Até à que recorre a um estilo mais cuidado,
formal e rigoroso do ponto de vista
linguístico.
Tipos de cartas comerciais
 Carta de Encomenda
 A carta comercial serve para efetuar uma
encomenda de produtos ou ainda para
acompanhar a nota de encomenda/venda.
 A nota de encomenda é emitida pela empresa
compradora – em documento com o seu
timbre, especificando a quantidade, qualidade
e condições de transporte, de entrega e de
pagamento dos artigos a encomendar.
 A nota de venda é um documento emitido
pela empresa vendedora – no documento tem
o seu timbre - especificando quantidade,
qualidade e condições de transporte, de
entrega e de pagamento dos artigos a vender.
 O objetivo é o mesmo: registar a encomenda
de artigos – o que constitui o primeiro passo
de um contrato compra e venda.
Carta de envio, transporte e entrega de
mercadorias
 Estrutura:
 Especifique corretamente o assunto – refira a
que nota de encomenda/venda diz respeito
ao envio;
 Forneça detalhes sobre o envio:
 Informação sobre documentação anexa ao
envio: guia de remessa, fatura, conhecimento
de embarque, senha…
 Confirmação das condições de venda/
pagamento acordados;
 Encerramento.
Carta de Cobranças
 Aviso de rotina – nesta fase limite-se a
lembrar ao seu cliente que o prazo acordado
para efetuar o pagamento já foi ultrapassado.
 Incumprimento do prazo de pagamento – se
o cliente é habitualmente cumpridor, mas não
efetuou o pagamento no prazo acordado,
pode estar a passar dificuldades, pelo que,
em nome do seu comportamento passado, há
que delicadamente abordar a situação,
enviando uma carta onde se sugere ajuda e
não se pressiona demasiado.
 Incumprimento do prazo de pagamento – o
contencioso – quando o incumprimento do
prazo de pagamento já ultrapassou todas as
fases e não se obtiveram quaisquer
resultados, há que enviar uma carta em tom
mais duro, onde se pode chegar à ameaça de
cobrança por meios judiciais.
Carta de Reclamação
 Nesta situação específica da carta de
reclamação, pretende-se reclamar, ou seja,
apresentar queixa contra uma situação
incorreta.
 Estrutura:
 Identificação do remetente;
 Identificação do destinatário;
 Data;
 Resumo do assunto da carta (numa linha só e
em poucas palavras);
Corpo da carta:
 A Descrição da situação que levou ao envio
da carta;
 A Exposição clara do que se pretende.
 A Assinatura;
 A Referência a documentos em anexo (se for
necessário).
Cuidados a ter:
 Guarde cuidadosamente uma cópia (uma
fotocópia da carta já assinada) e, se a entregar
em mão, peça que o destinatário a assine,
com a menção “Recebi em ___/___/___”. Se se
tratar de uma empresa ou outra entidade,
também deverá ser carimbada.
Carta de Reserva
 Habitualmente, uma carta de reserva é
utilizada para confirmar uma reserva feita por
telefone, formalizando assim o contacto.
 Elementos estruturais:
 Data de entrada e saída ou, em alternativa, a
data de partida pretendida (reserva de hotel).
 Dados de identificação de quem reserva e
número de pessoas.
 Especificação do que se pretende reservar.
 Pedido de confirmação por escrito da reserva.
 A forma de pagamento – em especial se se
tratar de pagamentos a serem faturados a
empresas, devendo, nesse caso, indicar-se o
número de contribuinte da empresa que vai
efetuar o pagamento.
Elementos constituintes:
 1. O lugar e a data (o nome do mês e não o
número);
 2. A fórmula que introduz a comunicação
(variável com a relação que se mantém com o
destinatário):
 3. O corpo, tratamento do assunto, propriamente
dito. É a parte mais extensa. Dela fazem parte:
 3.1. Uma pequena introdução;
 3.2. O desenvolvimento do assunto
 3.2. A conclusão.
 4. A fórmula que termina a comunicação
 5. Assinatura manuscrita.
Estrutura
da carta
Informal ou
Particular…
Estrutura da Carta Formal
Fórmula inicial
 Vocativo
 É a forma de cortesia com a qual se inicia a carta.
 o Ex. mos Senhores;
 o V. Exª;
 o Ex.ª;
 o Senhor;
 o Caro

 O primeiro parágrafo da carta deve identificar


claramente:
 A receção de qualquer comunicação anterior
(com referência à data);
 Quem é o remetente;
 A razão porque escreve a carta.
Desenvolvimento
 O desenvolvimento é constituído por factos,
explicações, opiniões que desenvolvem o
assunto ordenados de forma lógica.
 A redação tem de ser clara e concisa, o que
resultará numa maior facilidade de
compreensão. Utilizar-se-ão frases de
comprimento reduzido e com um léxico
oportuno.
 Os parágrafos não deverão ser
excessivamente compridos, tal como não se
deve abusar das orações subordinadas.
Algumas vezes, para não se repetir frases ou
termos habituais, estes terão de ser
substituídos pelas respetivas abreviaturas.
 Por último, a linguagem utilizada manterá o
tom certo, adequado à seriedade que
qualquer
Conclusão
 A conclusão da carta tem como objetivo
concluir o assunto exposto, deixando em
aberto várias situações como uma
recomendação, informação ou solicitação e
mostrando disponibilidade para futuros
contactos e/ ou esclarecimentos.
Fórmula de despedida
 Qualquer carta termina com a frase de
despedida. Escreve-se a dois espaços por
baixo do texto e sem ponto final,
normalmente utiliza-se a vírgula. Tem de
estar alinhada com os parágrafos.
 A despedida utilizada estará de acordo com o
nível de relação que se tenha com o
destinatário e com a saudação utilizada. Não
se usam abreviaturas.
 A fórmula mais utilizada, se se conhecer
previamente o destinatário ou se se mantiver
uma relação de amizade com ele, será
Cordialmente ou então Saudações cordiais.
 …se, pelo contrário, não se conhecer o
interlocutor ou se este for uma pessoa
importante, utilizar-se-á, entre outras, as
expressões que se seguem: Atentamente;
Cumprimentos respeitosos de; Sem mais
assunto, cumprimentos de; Aproveitando a
ocasião para o cumprimentar atentamente;
Esperando resposta, cumprimenta-os; Com
os melhores cumprimentos.