ADMINISTRACIÒN DE PROYECTOS

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos puede definirse: “Como

la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas en actividades que son
desarrolladas por un conjunto de personas, para
generar un adecuado control y seguimiento de estas
actividades y los recursos de un proyecto, de manera
que se cumplan las expectativas, objetivos y metas
del mismo”. Es decir, el objetivo de la administración
de proyectos es que el trabajo sea hecho a tiempo
dentro del presupuesto asignado y dentro de las
especificaciones acordadas.
 IMPORTANCIA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

La administración representa una

herramienta vital en todos los cambios de la
vida moderna, sin embargo, en muchas
ocasiones no se le da la importancia
requerida. Desde tiempos prehistóricos
aparece la administración de grupos y
organizaciones. A medida que las sociedades
crecieron y adquirieron mayor complejidad,
se hizo más evidente la necesidad de
organizarse y administrarse.
 IMPORTANCIA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

Para el administrador de operaciones, la

programación de un proyecto implica un reto
difícil. Los riesgos de la administración de
proyecto son altos y están relacionados con la
complejidad de cada proyecto. Los costos
excedentes y las demoras innecesarias en un
proyecto ocurren debido a la programación y el
control deficientes, por lo tanto la importancia de
la administración de proyectos radica en el
manejo eficiente de todos los aspectos
relacionados con un proyecto.
 IMPORTANCIA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

Bechtel, Microsoft y Hard Rock son solo tres ejemplos

de empresas que enfrentan un fenómeno moderno: la
creciente complejidad de los proyectos y el colapso del
ciclo de vida de productos y servicios. Este cambio
surge del reconocimiento del valor estratégico de la
competencia sobre la base de tiempos y el mandato de
la mejora continua de la calidad. La introducción de
cada nuevo producto o servicio es un evento único –
un proyecto. Además, los proyectos son algo cotidiano
en nuestra vida. Podemos planear una boda, una fiesta
de cumpleaños sorpresa, la demolición de una casa o
preparar el proyecto del semestre para cierta clase.
 ¿CIENCIA O ARTE?

La administración de proyectos es una ciencia

por cuanto se desarrolla sobre la base de
procesos, herramientas y técnicas
suficientemente probadas para obtener los
resultados esperados. Y es un arte en tanto
que, como cualquier proyecto, involucra la
administración de recursos humanos que
requieren habilidades e intuición para
manejar la situación con cada persona. Esto
hace que siempre exista cierto grado de
incertidumbre, que no pueda ser totalmente
controlado.
ESQUEMA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Planeación
Organización
Programación
Ejecución
Dirección
Control
 PLANEACIÒN

Como proceso administrativo del proyecto, la planeación

es la labor de interpretar y señalar las mejores
alternativas de acción para conseguir los resultados
esperados por el proyecto, bajo principios de previsión,
continuidad, universalidad e inherencia. La planeación es
la más importante de las funciones administrativas ya que
trata de decidir sobre la base del acopio exhaustivo de
datos y elementos de juicio, lo que puede hacerse
(revisión) y el qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo,
quien lo va a hacer, porqué hacerlo y ¿cuándo hacerlo? La
planeación requiere de un diagnóstico, es decir, la
generación de un conjunto de datos que muestren la
situación de acuerdo al proyecto.
 ORGANIZACIÒN

Dentro de la parte estructural se tiene la organización;

que plantea las alternativas de estructura funcional,
coordinación, fijación de funciones y asignación de
labores por puestos. Queda también implícito dentro de
este proceso el principio de autoridad y responsabilidad.

Será fundamental establecer de la forma más clara la

estructura que tendrá la organización porque al
constituirse la empresa, los proyectistas dejarán su lugar a
los ejecutivos y administradores, siendo necesario que
exista claridad en las funciones, coordinación adecuada en
la línea de autoridad.
 PROGRAMACIÒN

La programación del proyecto implica que a todas

las actividades desglosadas les sea impuesta una
secuencia y se les asigne un tiempo de ejecución. En
esta etapa los gerentes deciden cuanto tiempo
llevará realizar cada actividad y calculan cuantas
personas y materiales serán necesarios para cada
etapa de la producción. También elaborarán gráficas
para programar por separado las necesidades de
personal por tipo de habilidad (por ejemplo,
administradores, ingenieros, arquitectos, etc.), Las
gráficas también pueden desarrollarse para la
programación de materiales.
 EJECUCIÒN

El proceso de ejecución corresponde a la parte

operativa de la empresa (función dinámica), en
la cual se da cumplimiento a las
determinaciones de la Planeación y
Programación. Es decir, obtener y articular los
elementos materiales y humanos, acciones
necesarias para el adecuado funcionamiento
de un organismo social. Por lo tanto, el hecho
de ejecutar un proyecto significará materializar
lo Planeado y Programado mediante las
siguientes actividades:
 DIRECCIÒN

La dirección se puede entender como la

capacidad para guiar y motivar a los
trabajadores para lograr los objetivos de la
empresa, mientras que, al mismo tiempo, se
establecen relaciones duraderas entre
empleados y la empresa. En esencia, la
dirección implica el logro de objetivos con y por
medio de personas. Por lo tanto, un gerente
deberá interesarse por el trabajo y por las
relaciones humanas.
 CONTROL

La función de control consiste en la medición y

corrección del rendimiento de los componentes
del proyecto, con el fin de asegurar que se
alcancen los objetivos establecidos. El control
tiene como fin señalar las debilidades y errores
con el propósito de rectificarlos e impedir su
repetición. Hay que especificar muy claramente
que la función de control va muy aparejada a la
función de planeación, ya que el control implica
la existencia de objetivos y metas.
 LA ADMINISTRACION EN LOS ESTADOS DE
PREINVERSIÓN, INVERSIÓN Y OPERACIÓN

Es muy difícil señalar donde se presentaron las fallas, es

posible afirmar con cierta certeza que fue en algún
momento del estado de Preinversiòn, o en la Inversión,
o en la Operación, donde se presentaron decisiones
administrativas inadecuadas que distorsionaron y
desviaron en alguna forma los objetivos del proyecto.
Esta situación, revela vacíos Gerenciales (deficiencias en
los estudios de Preinversiòn, incapacidad de Gestión y
liderazgo, falta de claridad en los procesos de
contratación, desorganización en la Operación, presencia
de corrupción, desconocimiento del entorno,
externalidades no controlables, etc.)
ADMINISTRACION DEL PROYECTO O GERENCIA DE
PROYECTOS

El término “gerencia de proyectos” o “administración

de proyectos”, hace referencia a todas las actividades
que se adelantan en los estados de Preinversiòn e
Inversión que por la magnitud de las inversiones, por la
participación de un número creciente de contratistas,
por la diversidad y complejidad de las acciones que se
realizan, determinan la generación permanente de
conflictos entre los diferentes actores, Esta situación
advierte la necesidad de instaurar un modelo gerencial
que garantice la entrega oportuna del proyecto dentro
de las especificaciones de costo y calidad.
 LA ADMINISTRACIÓN DE LA OPERACIÓN

Denominada “Administración de la Empresa” y se

considera una tarea permanente, será necesario un
estilo de organización que garantice el logro y óptima
utilización de los recursos, el manejo adecuado del
personal, las relaciones con los beneficiarios y
especialmente la generación de utilidades que
permitan la reinversión y su sostenibilidad. Para
clarificar mejor los aspectos administrativos de la
operación o Administración de la Empresa. Funciones
operativas: (Función Técnica, Función Financiera,
Procedimientos Administrativos, Función de Mercadeo,
Investigación y Desarrollo, etc.)
MARCO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

El marco de la Administración de Proyectos, propone la

estructura básica ordenada se distinta complejidad que
permita el manejo en forma sistemática de
metodologías, técnicas y herramientas, para una
adecuada Administración de un Proyecto. Estas áreas se
mencionan a continuación: 1. Administrar el alcance del
proyecto. 2. Administrar los tiempos del proyecto. 3.
Administrar los costos del proyecto. 4. Administrar la
calidad del proyecto. 5. Administrar los riesgos del
proyecto. 6. Administrar las comunicaciones del
proyecto. 7. Administrar los Recursos Humanos del
Proyecto. 8. Administrar la capacidad del proyecto. 9.
Administrar el logro del proyecto.
CONSTRUCCIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

El equipo multidisciplinario establecido para la

ejecución de los proyectos deberá planificar su
ejecución, definiendo las distintas actividades que
deberán realizarse desde su inicio hasta su
conclusión. Estas actividades presentan como
característica central, una fuente interrelación entre
ellas y el ser interdependientes. Esto implica una
constante coordinación de información entre las
actividades, en muchos casos, se puede realizar un
análisis independiente de las actividades, técnicas,
financieras, económicas, legales, administrativas e
institucionales, sin perder de vista su carácter
interdependiente.
TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL,
SEGUIMIENTO Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Los proyectos se dividen en dos etapas, una de

estructura y una operativa, es decir, dos etapas que se
vinculan mediante una función estática y otra dinámica
de la administración. En la etapa de estructura se
encuentran los procesos de planificación y
organización, y en la etapa operativa, la ejecución,
dirección y control.
El cronograma podrá calcularse utilizando diferentes
técnicas sustentadas en cálculos matemáticos que
permitirán conocer el “mejor calendario posible”. Las
técnicas más conocidas son las siguientes. La Gráfica
Gantt, CPM (Método de Ruta Crítica), PERT. (Técnica
de Revisión y Evaluación de Proyectos).
MUCHAS GRACIAS

POR SU ATENCIÒN