6225- Técnicas

normalização
documental
Catarina Mesquita

UFCD - 6225 Técnicas de

normalização documental - Teresa
Jorge 1
 O documento na empresa

O documento é um registo que reproduz

ou representa, uma coisa ou uma pessoa,

podendo servir de meio de prova ou de

confirmação de um acontecimento,

situação ou ocorrência.

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

A empresa apresenta através de
documentos os factos relativos à sua
atividade.

Os documentos constituem a memória da

empresa.

Habitualmente o documento é escrito, este

pode também ter outro suporte material
além do papel - registo em CD, pen,
UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa 3

microfilme, etc.
Jorge
 Funções do Documento

Representação de um facto ou situação;

Conservação (subsiste posteriormente ao

facto que lhe deu origem).

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

 Tipologia da documentação

• Interna (criado e aprovado pela

empresa segundo as normas internas
de documentação).

• Externa (não foi criado nem aprovado

pela empresa mas é necessário para o
funcionamento da mesma).
5

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

 Tipologia da documentação - Exemplos
• Interna
Actas, processos de clientes,
memorandos, ofício, sistema de
prevenção da empresa, etc.

• Externa

Catálogo de fornecedores, a norma ISO

9001, ofícios, curriculo, etc
6

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

Como classificar os documentos?

O conteúdo do documento, ou seja, o

assunto, deve ser o critério
classificador, possibilitando agrupar
espécies documentais (ofício,
memorando, recibo, etc.) que tratam do
mesmo assunto em um dossier,
processo ou pasta.
7

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

A classificação deve ser realizada por
funcionários que conheçam a estrutura
e o funcionamento da empresa ou do
órgão, responsáveis pela atividade de
arquivo dos documentos, e realiza-se
nos seguintes procedimentos:

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

- Análise do documento e pesquisa do código
correspondente ao grupo de assunto a que
pertence;
- Encaminhamento para o arquivo junto ao setor
competente;
- Quando o documento estiver acompanhado de
anexos, estes deverão receber um código
correspondente ao documento.



9

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

 Tipo de documentos

 Textos e Relatórios;
 Cartas/Ofícios;
 Sobrescritos;
 Nota de Serviço;
 Memorando;
 Comunicado/Comunicação;
 Nota informativa/Informação;
 E-mail;
 Fax


10
UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge
Textos

Conjunto ordenado de palavras ou frases escritas;

Redação original de uma obra escrita;

Palavras que se citam para demonstrar algum

a
coisa;

Qualquer escrito destinado a ser dito ou lido e

m voz alta.

11

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

Relatório

 Um relatório é um conjunto de
informações, utilizado para reportar
resultados parciais ou totais de uma
determinada atividade, projeto,
ação, pesquisa, ou outro evento.

12

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

A primeira página do relatório deve ser
constituída pelo título, nome do
destinatário, nome do autor, uma
imagem, a data e o local de realização
desse mesmo contacto.

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

13
 Características do relatório
Existem 3 tipos de relatório:

 Crítico - descreve e opina sobre a maneira

como uma atividade foi desenvolvida, a fim
de dar a conhecer.

 Síntese - menos elaborado, referente a

anteriores relatórios.

 Formação - mais ou menos pormenorizado,

apresentando atividades desenvolvidas
durante um curso e/ou estágio.

14

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

Cartas
A carta é uma modalidade livre, pois nela
podem aparecer a narração, a descrição, a
reflexão ou o parecer dissertativo. O que
determina a abordagem, a linguagem e os
aspetos formais de uma carta é o fim a que
ela se destina: um amigo, um negócio, um
interesse pessoal, um familiar, etc.

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge 15

Sobrescrito ou subscrito?

- O documento deve ser enviado

num sobrescrito/subscrito fechado.

Qual a forma correta?

Neste caso, a palavra correta é
sobrescrito, porque significa envelope.

16

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

Subscrito é o particípio passado do verbo
subscrever, que significa, “escrever por
baixo de”, “aprovar”, “assinar”.

Exemplos:

O documento deve ser enviado

num sobrescrito fechado.

O documento foi subscrito pela maioria

dos trabalhadores. 17

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

Ofícios
O ofício é um tipo de documento endereçado a
uma autoridade com o objetivo
de comunicar um facto ou realizar uma
solicitação em caráter oficial.

É necessário ser coerente e apresentar

argumentos necessários para que o
documento seja atendido.

18
UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge
Nota de Serviço/Ordem de Serviço

 Nota de serviço, é um documento

interno de uma empresa, dando ordem
para o colaborador executar tal
serviço, de acordo com as
especificações, constantes da nota de
serviço.
 Trata-se de uma correspondência
oficial interna ou interdepartamental,
com numeração própria.
19

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

 O Memorando

 Documento administrativo interno, de

circulação limitada ao âmbito da
empresa, que serve para lembrar algo,
através de mensagens curtas e
informações sucintas.
 Este tipo de documentação não deve
ser enviado para o exterior.
 1) Para : A quem se destina o mesmo;
 2) De: Nome de quem o emite;
20

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

 3) Data: Data em que é emitido o
documento;
 4) Assunto: Breve frase com o tema;
 5)
Explicação, com poucas linhas e o
mais concisa possível;
 6) Assinatura.

- Quando utilizado para o exterior, assume

a posição de carta ofício ou carta
comercial.

21

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

Comunicado

É um texto cativante, inédito,

verdadeiro, objetivo e denotativo, que
não espera obter uma resposta por
parte do receptor. Os comunicados são
escritos para anunciar alguma ideia ou
lei (comunicar algo a alguém).

22

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

Característica do Comunicado
 No 1º Parágrafo (introdução) é um

parágrafo-síntese da matéria que o

resto do texto desenvolve (data, hora,
local, entidade/s predominantemente
envolvida/s).

23

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

 Os restantes parágrafos têm tendência
a ser curtos, com uma linguagem
simples e muito clara e contêm as
informações ordenadas das mais
importantes para as menos
importantes.

24

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

E- Mail

 Forma de comunicação flexível e

rápida;

 Meioinformal de comunicação, não

deve ser utilizado para troca de
mensagens formais e confidenciais;

25

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

 Segundo a legislação em vigor, para
que uma mensagem enviada por e-mail
tenha valor documental, e possa ser
aceite como um documento original, é
necessário que a entidade que a emite
esteja certificada para esse fim.

26

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

E-mail
Como escrever um e-mail

 Assunto: Objetivo da mensagem, deve

facilitar a organização dos
documentos;
A saudação como Caro Senhor, é uma
confirmação de que a mensagem é para
ele;
 Frases
e parágrafos curtos, objetivos e
em sequência lógica;
- 27

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge

A mensagem que contém algum ficheiro
em anexo, deve trazer informações
mínimas sobre o seu conteúdo;
 Sempre que disponível deve recorrer-se
ao pedido de confirmação de leitura. Se
não for possível, deve constar da
mensagem o pedido de confirmação do
seu recebimento;
- Incluir saudações finais simples:
- Melhores cumprimentos

28

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - Teresa Jorge