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ArqMax 2008

Software Gerenciador de Documentos

Autores: Alessandro Aguiar da Silva


Renan Fretta

Orientadora: Márcia Cargnin Martins Giraldi


Co-orientadora: Vera Lúcia da Rosa
Problema

• Atualmente vivemos em um mercado competitivo, e


com uma concorrência cada vez mais forte e maior, por
este motivo, as organizações, principalmente aquelas
que possuem filiais, precisam organizar a
documentação de maneira integrada, utilizando um
único ambiente, é ai que entram os sistemas
responsáveis por gerenciar os documentos.
Solução Proposta

• O ArqMax 2008 é um sistema gerenciador de


documentos que foi criado pensando principalmente nas
pequenas e médias organizações, por este motivo ele
foi desenvolvido utilizando as tecnologias sem custo na
aquisição de licenças. As tecnologias adotadas foram
cuidadosamente analisadas, para que o sistema obtenha
grande desempenho, que é de fundamental importância
devido ao fato de ser uma solução que integra os
documentos em um único ambiente.
O que é o projeto?

• O projeto ArqMax é um sistema de informação que


disponibiliza meios, simples e práticos, de gerenciar,
com qualidade, os documentos produzidos na
organização, seguindo uma metodologia para
padronizar todo o processo de tratamento documental.
Objetivos

• Compreender os processos da área de negócio e os


principais problemas ocasionados pela falta de controle
dos documentos;
• Pesquisar os sistemas disponíveis no mercado,
identificando as soluções propostas para o problema;
• Estudar a legislação de documentos em suporte físico,
eletrônico e microfilme;
• Desenvolver um estudo de caso no Arquivo Central da
Universidade do Sul de Santa Catarina para validar o
sistema;
• Estudar tecnologias livres para criar uma solução
acessível a instituições pequenas.
Arquitetura do sistema

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Estação de trabalho Servidor Banco de Dados
provedor de serviços
Tecnologias utilizadas

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Processos identificados no estudo de caso

que são gerenciados pelo sistema


Processo de produção e localização
documental

Passo 1
Setor produtor
Documento físico

Passo 4
Passo 2

Passo 3

Arquivo
Inventário topográfico
Processo de transferência e eliminação
documental

ou

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário


ou
e
ou

Arquivo Permanente Eliminado


por fragmentação
Conclusão

• Esse sistema é uma opção acessível a pequenas e


médias empresas, em fase de expansão, interessadas
em abrir filiais em outros municípios, assim o sistema
torna-se uma ferramenta de trabalho padrão para
manter a documentação organizada, evitando o
acúmulo de grandes massas documentais
desorganizadas, fato que ocorre em várias empresas. Os
benefícios serão a grande satisfação dos clientes,
porque os gerentes terão informação disponível
instantaneamente na hora da tomada de decisão e a
eficiência dos processos organizacionais, devido à
padronização e a rapidez do trâmite documental.
Trabalhos futuros

• Desenvolvimento de um sistema de localização


documental utilizando técnicas de inteligência
artificial, como a implantação do recurso de OCR -
Optical Character Recognition, expandindo assim a base
de dados de índices para consulta;
• Inclusão de um módulo administrativo capaz de gerar
relatórios e gráficos, como por exemplo, relatório de
produção por usuário e gráfico contendo números reais
da quantidade de documentos consultados,
emprestados e transferidos;
• Integração com tecnologias de certificação digital.
Dúvidas