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ARQUIVO - Significado
O que é?
Conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente (BRASIL, 1991).
PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca
ARQUIVO CENTRAL
• Local onde são armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última
etapa do ciclo de arquivamento
•Acondicionamento: Caixas
•Evita duplicidade de documentos
•Mantém a padronização
•Reúne assuntos correlatos
CARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOS
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
SETORIAL
• Receber, registrar e controlar a
tramitação e a expedição dos
documentos de acordo com as normas
e procedimentos estabelecidos p/ o
gerenciamento corporativo dos
documentos.
• Organizar e manter os documentos
nos padrões estabelecidos
• Selecionar os documentos para
transferi-los ao Arquivo Central, de
CARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOS
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL
- Atender as pesquisas
- Realizar empréstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
CARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOS
• QUANTO ÀS ATIVIDADES
CENTRAL
Documentos
Informações
Conhecimento
DOCUMENTOS TÊM SUA
HISTÓRIA
DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
Gavetão
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
07
DDDDDDDHFAA
08
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DESCARTE
PARA QUÊ?
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
Regras de alfabetação
• João Barbosa Pedro Álvares Cabral
Barbosa, João Cabral, Pedro
Álvares
• Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda
• Artigos e preposições a, o, d’, da, um …
Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo
d’
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetação
Regras de alfabetação
• Documentos geográficos – principal elemento a ser
considerado é a procedência ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente
as pastas são guardadas em ordem alfabética pela
cidade.
• Documentos geográficos
- Nome do estado, cidade e correspondente
Fichas guias
Silva
AL
A
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivo Central
Padronização do Arquivamento
EMPRESA
0010
ACONDICIONAMENTO
1. Diagnóstico
2. Racionalização Levantamento e
Formação da TTD por Área
por Espécie Documenta
por Temporalidade
por Referência legal
Aprovação da TTD e
Triagem dos documentos
Conhecer 2 5 Planejament
Atividade
P e g u n t aN ã o A ç ã o
S im
o
Cultura A
3
ç ã o A
6
ç ã o
Gestão
4 7
A ç ã o P e g u n t a N ã o
S i m
8
I n i c i o
Informação G e s t ã o Tecnologia
Documento C
d o
o n h e c i m e n t o
Mídias
DIAGNÓSTICO
OBJETIVO:
- mapear, avaliar e descrever o cenário
- levantar e analisar dados referente ao
sistema de gerenciamento de documentos
possibilitanto a
elaboração do Plano de Ação o que, como,
onde, quando, quanto tempo, quem e quanto
custa.
RELATÓRIO:
Visa retratar a situação atual de
armazenamento, organização e recuperação de
informações, analisando a situação atual, suas
DIAGNÓSTICO
Coleta de dados:
- Observação
- Entrevista ou questionário sobre:
volume, forma de armazenamento,
organização, recuperação/acessibilidade,
como
Diagnóstico -
Modelo
Constatação
VOLUME DE DOCUMENTOS
Perdas
AÇÃO CORRETIVA:
1.1 Elaboração da Tabela Determinação dos prazos Dar consistência legal ao Através de consultas a CC
de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislação
Documental descarte do acervo documentos com
documental anuência do Cliente
Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental CC/
Coamo
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela Eliminar os
Descarte dos documentos Eliminar as não documentos obsoletos
4. Triagem da obsoletos conformidades
documentação
PLANO DE AÇÃO - Modelo
PLANO DE AÇÃO
O QUE É?
3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por área;
Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.
TTD – ELABORAÇÃO
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE
TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranhão
Resolução nº 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranhão.
ento
Classificação
him P
(aplicação da
TTD)
Recol
AVAL C
AVAL
Transferência
Controle:
-Entrada;
-Saída; • Fase Corrente / Intermediária
Gestão de Documentos
-Eliminação
•Fase Permanente Manutenção e
Guarda de Documentos
PARTE VII - PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:
• cadastar documentos
armazenados nos
Arquivos
• gerenciar informações de
texto e de imagens
•criar, editar, distribuir
informações via rede, disco
magnético ou Cd
•atualizar e compartilhar
informações
•desenvolver pesquisa
PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
O que é um sistema eletrônico
de gestão de documentos?
O GED é a somatória
das tecnologias e
produtos que objetivam
gerenciar informações -
em forma de voz, texto
ou imagem de maneira
eletrônica.
O sistema de GED – não é só gerenciamento
de arquivos. Ele implementa categorização
de documentos, tabelas de temporalidade,
ações de disposição e controla níveis de
segurança.
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO
DE DOCUMENTOS - GED
GED não é só escanear, através da
Digitalização
Consiste:
1. Preparação dos documentos
2. Indexação
3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices
GED X GDE
Gestão
Tradicional de
Arquivo
Todos os Arquivos Eletrônicos Gestão de
suportes, (somente documentos em Documentos
inclusive papel meio eletrônico)
Eletrônicos
MANUAL AUTOMATIZADO
PARTE VIII - NORMAS E
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
NORMAS
• ISAD (G) – Norma Geral Internacional
de Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• ISAAR (CPF) – Norma Internacional de
Controle de Autoridade para Corporações,
Pessoas e Famílias
• LEI 8.159/1991
Âmbito Federal
• DECRETO 4.553/2000