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UFCD1598 - Entrega e expedição


de mercadorias
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DOCUMENTAÇÃO - requisitos

• Cada uma das fases do contrato de compra e


venda origina o preenchimento de documentos
representativos das relações da empresa com o
exterior. Os documentos deverão respeitar os
seguintes requisitos:
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DOCUMENTAÇÃO - requisitos
▫Clareza – os documentos devem ser de leitura e
preenchimento fáceis;
▫Integridade – devem conter todas as informações e
condições da operação que representam;
▫Económico – devem ser pouco dispendiosos;
▫Conformidade – devem satisfazer as exigências
legais.
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DOCUMENTAÇÃO – funções

• O papel da documentação na actividade mercantil é


de enorme importância, desempenhando duas
funções:
▫ Constitui um meio de prova quando se verifica
litígio de carácter comercial;
▫ É a partir dos documentos que se efectuam os
lançamentos nos livros de escrituração.
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Documentos comerciais: ENCOMENDA

• A Encomenda pode dar origem à emissão dos


seguintes documentos:

▫ Nota de Encomenda
▫ Requisição
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Nota de encomenda

• Emissor – feito em duplicado pelo comprador, o


original fica para o vendedor;

• Utilizado no comércio por grosso. Dá origem ao


fornecimento dos produtos. O comprador dá a
conhecer ao vendedor as mercadorias que
pretende adquirir, bem como as condições em
que o deseja fazer (qualidade, quantidade, etc.).
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Requisição

• Emitido em duplicado pelo comprador, o


original fica para o vendedor;

• Utilizado no comércio retalhista e grossista. É


utilizado para levantar, de imediato, as
mercadorias no armazém do vendedor.
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Documentos comerciais: ENTREGA

• A fase de Entrega é aquela em que o vendedor


envia as mercadorias, dando assim execução à
encomenda efectuada pelo comprador.

• O documento utilizado nesta fase é a Guia de


remessa que poderá fazer as funções de um talão
de recepção.
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Guia de Remessa

• Emitido em triplicado pelo vendedor, o original


fica para o comprador e o duplicado, depois de
devidamente assinado pelo comprador,
comprova a recepção da mercadoria e deve ser
devolvido ao vendedor. Se existir talão de
recepção, este deve ser devolvido ao vendedor, o
triplicado fica na posse do vendedor;
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Guia de Remessa

• Documento que o vendedor remete ao


comprador, acompanhando as mercadorias
especificando as designações e as quantidades,
para efeito de conferência no acto da entrega.
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Documentos comerciais: LIQUIDAÇÃO

• Na fase da Liquidação o vendedor indica ao


comprador o montante em dívida, através da
Factura que explicita:
+ Valor das mercadorias
- Descontos e Abatimentos
+ Despesas de compra
+IVA
= Total da Dívida
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Factura

• A factura deve ser emitida até ao 5.º dia útil


seguinte da realização da transacção;
• É preenchida em duplicado, o original destina-se
ao comprador e o duplicado ao vendedor;
• Deve ser numerada sequencialmente e impressa
em tipografia ou em suporte informático;
• Pode ser emitida electronicamente.
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Documentos comerciais: LIQUIDAÇÃO


Após a emissão da factura, o vendedor pode ter de
rectificar o valor da mesma (descrição dos produtos,
quantidades, custos de embalagem, seguros,
transportes), por erro ou omissão:
• Nota de Débito – documento emitido pelo vendedor,
para rectificar, por acréscimo, o valor da factura. Deve
ser emitida em duplicado até ao 5.º dia útil da data do
acontecimento, ficando o original com o comprador.
Deve incluir a regularização de IVA;
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Documentos comerciais: LIQUIDAÇÃO


Nota de Crédito – emitida em duplicado pelo
vendedor, para rectificar, por redução do valor
da factura ou por erros cometidos por excesso.
Inclui a regularização de IVA.

Exemplos:
▫ Erros de soma, cometidos por excesso (o valor da
factura é superior ao valor real da transacção);
▫ Devoluções de mercadorias ou embalagens;
▫ Descontos concedidos pelo vendedor que não
constaram na factura.
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Nota de Débito
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Nota de crédito
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Documentos comerciais: PAGAMENTO


A fase do Pagamento encerra o contrato de compra e
venda, tendo como prova de que tal pagamento foi
efectuado o recibo.
Recibo
• O vendedor indica ao comprador o valor da sua
transacção. É uma prova de pagamento. É emitido em
duplicado pelo vendedor, ficando o original para o
comprador;
Factura-Recibo
• As “Facturas-Recibo” e as “Vendas-a-Dinheiro” são
utilizadas no comércio a retalho, quando a fase de
pagamento coincide com a fase de liquidação. São
documentos equivalentes às facturas.
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Funcionamento do IVA
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CIRCUITO DOCUMENTAL: Recepção de


documentos contabilísticos
Facturas e Notas de Débito de Fornecedores
• Na recepção de “facturas” e “notas de débito” aplica-se o
procedimento de recepção da correspondência em geral,
carimba-se os documentos com a designação "Recebido/Data".
Fica como recebido à data X.
• No caso de existir “guia de remessa” previamente conferida,
assinada pelo receptor da encomenda, deve ser apensa à
respectiva factura.
• As facturas deverão ser verificadas pelo responsável das
compras que, depois de conferir os preços e quantidades,
entrega-as à contabilidade.
• Devolvidas as facturas à contabilidade, esta lança-as na conta
corrente do fornecedor, coloca o carimbo "LANÇADO" e
arquiva-as na respectiva pasta.
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CIRCUITO DOCUMENTAL: Recepção de


documentos contabilísticos
Recibos dos Fornecedores
• Na recepção de recibos, coloca-se o carimbo
"Recebido/Data", junta-se o recibo ao duplicado da nota
de liquidação e arquiva -se na pasta correspondente.
Notas de Crédito Recebidas
• Recepção da Nota de Crédito (original e duplicado) e
carimbo de data de entrada.
• Entrega do original ao responsável pela instrução para
verificar eventuais devoluções ou correcções de preços
pendentes.
• Verificação, junção do duplicado da Nota de Devolução
antes de emitida, assinatura e devolução dos
documentos à contabilidade.
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CIRCUITO DOCUMENTAL: Emissão de


documentos para clientes
Emissão de Facturas
• A emissão da factura tem lugar na área
Administrativo-Financeira, o original da factura
segue para o cliente, o duplicado é lançado na
contabilidade (conta de clientes “cc”) e o triplicado
arquiva-se. Ou
• O original e o duplicado da factura seguem para o
cliente, o triplicado é lançado na contabilidade e o
quadruplicado arquiva-se…
Emissão de Recibos
• Após o recebimento, será enviado o original do
recibo ao cliente e o duplicado arquivado.
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CIRCUITO DOCUMENTAL: Emissão de


documentos para fornecedores
Pagamentos a Fornecedores
• No dia 15 de cada mês, tira-se extracto de
fornecedores conta corrente. (Exemplo)
• Enviar à Direcção o extracto com proposta de
pagamento a fornecedores para análise dos débitos e
decisão sobre os mesmos.
• Após a decisão relativamente ao pagamento, emite-
se a nota de liquidação, cheque e envia-se ao
fornecedor.
• Uma vez registado o pagamento, arquiva-se a nota
de liquidação juntamente com cópia ou canhoto do
cheque que serviu de pagamento.