UMA ANÁLISE DO USO DE FÓRUNS E COMUNIDADES

VIRTUAIS COLABORATIVAS NO INMETRO

Gil Eduardo Amorim Vieira
Divisão de Informação Tecnológica / Diretoria de Inovação e Tecnologia
ID18 gevieira@inmetro.gov.br

Resumo: Descreve e analisa a experiência do Inmetro na adoção de fóruns e comunidades virtuais, destacando os fatores críticos e as barreiras
encontradas na conclusão de que os resultados foram influenciados pelas opções tecnológicas institucionais da época e pelo desconhecimento da
complexidade dos processos sócio-culturais envolvidos. Finaliza com diretrizes de desenvolvimento, que possam garantir êxitos futuros.

1. Fóruns e comunidades virtuais

Fóruns virtuais são definidos como espaços para discutir, homogeneizar e compartilhar informações, idéias e experiências. As
Comunidades virtuais – que também se identificam como comunidades de prática ou de conhecimento – são grupos informais e
interdisciplinares de pessoas unidas em torno de um interesse comum.

No meio dos que discutem a utilização das tecnologias da informação e comunicação (TICs) nas práticas democráticas, o uso
destas ferramentas dá a convicção de que a participação ativa na governança das instituições e dos povos deve ir muito além do
simples acesso a bases de dados e ao voto eletrônico, com a passagem para outro nível de uso da TI: do nível informacional
(num só sentido) para o nível comunicacional (nos dois sentidos). Apenas isso poderá significar uma real mudança no grau de
abertura e receptividade dos poderes públicos em relação à seus funcionários, clientes e fornecedores diretos e a sociedade.

 O quadro a esquerda resume como os fóruns e as comunidades virtuais

SOBREVIVÊNCIA Utilidade para a sociedade aparecem fortemente associados ao conceito de gestão do conhecimento (GC),
–
CRESCIMENTO Competitividade
quando é entendido que a maneira mais eficiente de se transferir e ampliar o

conhecimento, dentro e entre organizações, é permitir que as pessoas se
INOVAÇÃO – Novo patamar de atuação
relacionem umas com as outras, propiciando a integração delas, a superação das

FÓRUNS Compartilhamento/criação
fronteiras entre as unidades de negócio e a criação de redes para
– compartilhamento do conhecimento.
E COMUNIDADES de conhecimento

CONHECIMENTO – Tácito / Explícito1 2. O caso do Inmetro

Ferramentas de suporte a aprendizagem A partir de 2005, diversos grupos 

e ao trabalho em rede Internos adotaram fóruns e
Tecnologias da Informação e Comunicação
comunidades virtuais, principalmente
como forma de superar as dificuldades
de espaço e tempo (agenda) que
envolviam as reuniões presenciais, mas também já se tinha a idéia de fomentar uma
inteligência coletiva capaz de suportar as demandas de conhecimento e
desenvolvimento dos processos internos, que vinham se ampliando. Entretanto,
como nos mostram os gráficos a direita, ao final de 2008, quase todas as iniciativas
estavam esvaziadas.

Foi, então, elaborado em 2009 um estudo para compreender o porquê da frustração

destes esforços. O trabalho teve a estrutura de um estudo de caso, representado
 na figura abaixo, onde uma forte revisão da literatura disponível confrontou as
observações
levantadas no
Inmetro.

3. Fatores-chaves validados

Foram identificadas, na literatura, dezesseis fatores que

contribuem para o desempenho de fóruns e comunidades
virtuais, sendo sete validados internamente, pelas
observações e entrevistas realizadas:

● Falta de tempo para participar da comunidade;

● Falta de suporte operacional à comunidade;
● Falta de moderação atuante na comunidade;
● Ceticismo com relação à iniciativa de comunidade;
● Falta de reconhecimento à participação dos membros na
comunidade;
● Falta de apoio da organização à comunidade; e
● Falta de validação dos conteúdos da comunidade e
divulgação dos resultados.

Nota 1: Conhecimento explícito é aquele que se encontra amplamente disseminado em textos, desenhos, diagramas, etc, assim como guardado em bases de dados ou
publicações. Conhecimento tácito é aquele que o indivíduo adquiriu ao longo da vida e que está apenas em sua cabeça. Geralmente é difícil de ser formalizado ou
explicado a outra pessoa, pois é subjetivo e inerente as habilidades individuais das pessoas. No Inmetro, o maior esforço de conversão de conhecimento tácito em explícito
é o Sistema de Gestão da Qualidade que tenta mapear o conhecimento operacional dos funcionários para convertê-lo em Normas e Documentos.
Para estes fatores, são recomendadas as seguintes ações, respectivamente:

● Efetivar um apoio organizacional explicito aos fóruns e comunidades virtuais, em palavras e ações gerenciais; ampliar os
domínios da informação dentro da organização, compartilhando com mais pessoas as informações estratégicas para a tomada
de decisão; e capacitar as pessoas a trabalharem e valorizarem as iniciativas provenientes do trabalho em conjunto/equipe2.
● Ambientar as pessoas nos sistemas (TI) que baseiam os fóruns e comunidades virtuais, assim como dispor de um suporte
operacional para socorrer os membros em circunstâncias de dificuldade, para melhorar a operação destes sistemas e reduzir a
resistência a eles.
● Todo grupo deve ter um moderador que tenha de 20 a 50% do seu tempo dedicados a manter a comunidade em movimento;
este deve ter (e ser formalmente preparado para) suas atividades3, cujo foco principal é o estabelecimento de conexões entre
os indivíduos.
● É preciso entregar valor para os membros, seja enquanto indivíduos, grupos ou organizações e, para isso, deve-se conhecer o
que é considerado, por eles, como valores; é preciso associar a comunidade a um desenvolvimento tanto no plano pessoal
quanto no profissional; deve-se evitar a demora de respostas às demandas dos membros.
● O participante colaborador (individualmente) e o grupo devem ser reconhecidos pelos seus esforços e contribuiçções; isso deve
ser feito por meio daquilo que os motiva (é preciso saber o que os motiva); os sucessos, as solução e as contribuições, devem
ser largamente anunciados na instituição; e é necessário desenvolver os meios e processos para este reconhecimento.
● As altas, intermediárias e imediatas gerências devem dar todo o apoio necessário para realizar os objetivo de compartilhar e
criar conhecimento; devem promover esforços de colaboração e criatividade; devem fazer com que a participação nos fóruns e
comunidades seja considerada como parte das atividades de trabalho, de modo que possam explorar as oportunidades
surgidas nestes ambientes e incentivar o compromisso da sua equipe; devem alocar tempo para a participação de seus
funcionários, quando da distribuição de tarefas.
● Investir na construção de uma base de conhecimentos próprios, através da investigação, consolidação, validação e divulgação
dos resultados das colaborações e discussões, de forma mais ampla possível; garantir a disponibilidade e localização destas
informações e soluções de forma rápida e precisa; facilitar o acesso a outros conteúdos de interesse; e manter sempre estas
bases atualizadas e com qualidade.

4. Condições capacitadoras (cultura para uma gestão de conhecimentos)

Nonaka e Takeuchi (1997), entretanto, atentam para a necessidade de um ambiente organizacional com "condições
capacitadoras" 4, sem as quais seria impossível o compartilhamento de conhecimentos tácitos para o desenvolvimento de ações
de gestão do conhecimento nas empresas.

Nota 2: Assim, reduzindo a sobrecarga de trabalho, a partir de uma divisão equilibrada de tarefa e de tempo, é permitido que todos possam, sem se sentirem
sobrecarregados, participar.
Nota 3: Identificar os assuntos importantes do domínio; planejar, efetuar e facilitar a realização de eventos da comunidade; conectar informalmente os membros da
comunidade, cruzando fronteiras entre as unidades organizacionais e intermediando ativos do conhecimento; promover o desenvolvimento dos membros da comunidade;
gerenciar a fronteira entre a comunidade e a organização formal, tais como equipes e outras unidades organizacionais; ajudar a construir a prática, incluindo a base de
conhecimento, lições aprendidas, melhores práticas, ferramentas, métodos e eventos de aprendizagem; e avaliar a saúde da comunidade e suas contribuições para os
membros e para a organização.
Nota 3: