GESTÃO DA

INFORMAÇÃO

O fluxo da Informação nas

Organizações

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 Representação do fluxo da
informação na organização

ORGANIZAÇÃO
Identificação de
Informação necessidades e
coletada requisitos
externamente
Obtenção Tratamento

Armazenamento
Informação
produzida Uso Distribuição
pela
organização
Informação
e destinada Descarte produzida
ao público
pela
interno
organização e
destinada aos
públicos
externos 2
Etapas do fluxo da informação na
organização

As atividades associadas a cada

uma das etapas do fluxo de
informação definem a qualidade
da gestão da informação em
uma organização.

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Etapas do fluxo da informação na
organização

1. Identificação das necessidades e requisitos

2. Obtenção
3. Tratamento
4. Distribuição
5. Uso
6. Armazenamento
7. Descarte

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1. Identificação de necessidades e
requisitos
•Identificaras necessidades de informação dos grupos
e indivíduos que integram a organização e de seus
públicos externos é um passo fundamental para que
possam ser desenvolvidos produtos informacionais.
• A avaliação das necessidades de informação deve ser
vista como um processo a ser repetido periodicamente,
pois o ambiente externo e interno estão sempre em
mutação.
•O esforço de descoberta de requisitos informacionais
a serem atendidos é recompensado quando a
informação se torna útil, e seus destinatários mais
receptivos a aplicá-la na melhoria de produtos e
processos (usuários internos) ou no fortalecimento dos
vínculos e relacionamentos com a organização
(usuários externos).

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1. Identificação de necessidades e
requisitos – Atividades relacionadas
•Observação das atividades gerenciais
• exige análises individuais e organizacionais sobre várias
perspectivas: política, psicológica, cultural, estratégica.
• os analistas de informações devem acompanhar de perto os
gerentes, todas as horas do dia, para entender desde o princípio as
tarefas administrativas e as necessidades informacionais.
• Identificação dos documentos mais importantes para a
gerência
•fácil definir o documento mais relevante para seu trabalho do
que identificar a informação (termo abstrato) de que precisa.
• documentos – maneira mais óbvia e útil de estruturar a
informação.
• tratar o documento como unidade de informação pode ser
bastante útil para o processo de identificação de necessidades e
requisitos de informação, ao permitir um maior controle sobre a
estrutura, o contexto e a quantidade de informação a ser
disponibilizada, armazenada e protegida.

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1. Identificação de necessidades e
requisitos – Atividades relacionadas
• Mapeamento da informação disponível
• Mapa da informação – descreve os tipos de recursos
informacionais existentes, suas fontes e localizações, as unidades
organizacionais responsáveis e os serviços e sistemas a eles
associados.
• Vantagens
• Aumento da percepção sobre as informações disponíveis
• identificação de escassez e redundância de informações
• economia de custos decorrente da possibilidade de classificação da
informação em diferentes categorias
• maior agilidade na localização das informações pelos usuários
As informações de uma organização provêm de diversas fontes, são
usadas para finalidades variadas e ficam armazenadas em uma
diversidade de meios e formatos, o que contribui para que o tempo
gasto na localização costume ser considerável na maioria das
organizações.

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1. Identificação de necessidades e
requisitos – Atividades relacionadas
• Mapeamento da informação disponível
• Mapa da informação evita disfunções como:
• informação dispersa: informação espalhada pela organização,
com diversos setores produzindo, processando e emitindo
informações sem nenhum tipo de integração, dificultando o
acesso e o controle pelos gestores.
• informações divergentes: a organização possui informações
discordantes sobre o mesmo assunto.
• informações excessivas: a organização produz uma quantidade
excessiva de informações, fazendo com que os usuários se
vejam às voltas com páginas e páginas de documentos,
relatórios e estatísticas que nem sempre podem ser consultados
ou agilizados.
• informações em duplicidade: a falta de organização da
informação acarreta a captura repetida dos mesmos dados
já coletados e disponíveis.

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1. Identificação de necessidades e
requisitos – Atividades relacionadas
• Mapeamento das necessidades de
informação
• Identificar as necessidades informacionais dos grupos e
indivíduos que integram a organização e de seus
públicos externos é fundamental para o desenvolvimento
de produtos informacionais orientados especificamente
para cada grupo e necessidade.
•Permite planejar com mais eficácia o desenvolvimento
de sistemas e os investimentos em tecnologia da
informação, ao assegurar uma compreensão mais clara
daquilo que é prioritário com relação às exigências e
expectativas de cada público alvo.

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2. Obtenção da Informação –
Atividades relacionadas
• Nesta etapa, as atividades estão relacionada a
criação, recepção ou captura de informação,
provenientes de fontes internas ou externas, em
qualquer mídia ou formato.
• Especificações feitas nesta etapa:
• Definição de fontes de informação e critérios de
aceitação
• Formatos de dados e de informações coletadas

• Convenções de nomes/identificações para a informação

criada ou recebida
• Critérios para atribuição de status para uma
informação que esteja sendo criada ou recebida
(ex:versão preliminar, final etc)
• Critérios usados para combinar ou separar registros
informacionais em um ou mais elementos, para dar
suporte a processos de conversão de dados.
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2. Obtenção da Informação –
Atividades relacionadas
• Definição das fontes informacionais
• Estabelecer estratégias para a escolha das
origens das informações a serem capturadas,
eliminando o ruído das informações e assegurando
a confiabilidade das fontes.
• as fontes informacionais podem ser:
• formais: como publicações, pareceres,
documentos oficiais etc.
•confiáveis: ou seja, indivíduos ou instituições que
ganharam credibilidade em determinado campo.
• informais: como boatos e quaisquer outras
informações não associadas a uma fonte formal ou
confiável.

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2. Obtenção da Informação –
Atividades relacionadas
• Monitoração Ambiental
• Está associada a atividades de coleta e
análise do ambiente externo de uma
organização, com o objetivo de fornecer
dados úteis à definição de suas estratégias
e à adaptação da organização às
mudanças ambientais.
• Pode ser informações relativas ao
mercado, concorrentes, de evolução
tecnológicas, tendências políticas e
socioeconômicas etc.

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2. Obtenção da Informação –
Atividades relacionadas
•Monitoração Ambiental – Caso: Análise ambiental leva a
estratégia de atuação bem sucedida
Uma organização sem fins lucrativos que atua na
facilitação da adoção de crianças com necessidades
especiais no EUA, realizou uma pesquisa e descobriu que
o principal motivo para a escassez de lares para as
crianças com problemas físicos ou mentais era a falta de
preparo das famílias para recebê-las. Com base na análise
do ambiente externo, a instituição desenvolveu uma
estratégia de serviços centrados na família, abrangendo
recrutamento de famílias, treinamento e aconselhamento
de pais, conscientizando a sociedade e serviços de pós-
adoção para o incentivo à adoção de crianças especiais.
O sucesso dessa iniciativa levou que outras organizações
replicasse esse modelo nos EUA, e a organização
conseguiu aumentar seu número de doações.

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3. Tratamento da Informação –
Atividades relacionadas
• Adaptação da informação aos requisitos do usuário

• busca da melhor forma para se apresentar a informação, assegura

que esta tenha o seu valor percebido pelos potenciais usuários
(dirigentes, funcionários, clientes, acionistas e parceiros).
• informações valiosas podem ser desperdiçadas caso estejam
encobertas pela falta de padronização de termos, pelo nível de
detalhamento inadequado ou por outras deficiências na
apresentação.
•estruturação e formatação podem influir no valor da informação
percebida pelo usuário.
• estilo e adaptação da linguagem melhoram a qualidade da
informação e potencializam seu uso junto a diversos segmentos de
usuários.

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3. Tratamento da Informação –
Atividades relacionadas
• Classificação temática da informação
• Classificar a informação por assunto permite estruturar os
bancos de dados, os documentos e os diretórios especializados
das organizações, otimizando o acesso e estimulando o uso da
informação disponível.
• O esquema para classificar baseia-se em categorias de
informação e conhecimento que façam sentido para o negócio.
Permitindo diferentes “caminhos” de acesso à informação para
o usuário. Por exemplo, a divisão pode ocorrer por área de
aplicação (clientes, produtos, processos etc) por categorias de
conhecimento (técnico-científica, comercial, financeira), por
forma de apresentação (resumos, análises, compilações de
dados) e assim por diante. O usuário pode ir filtrando as
informações de interesse, mediante a seleção das categorias
em que deseja fazer a pesquisa.

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3. Tratamento da Informação –
Atividades relacionadas
• Classificação da informação quanto ao requisito
segurança
• sigilo: proteção contra a divulgação indevida de
informações
• autenticidade: garantia de que a informação seja
proveniente da fonte à qual ela é atribuída
• integridade: proteção contra modificação não
autorizada de informação
• disponibilidade: garantia de que as informações e
serviços importantes estejam disponíveis para os
usuários quando requisitados

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3. Tratamento da Informação
• Considerações
• a classificação da informação é mutável
• os requisitos de segurança são independentes e
precisam ser analisados em separado para que se
classifique adequadamente os ativos
informacionais
• não existe um esquema único de classificação de
segurança que atenda às especificidades de todos
os tipos de organização: deve-se levar em conta as
reais necessidades do negócio, evitando-se um
número exagerado de classes distintas, que
poderiam tornar seu uso incômodo ou impraticável
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4. Distribuição da Informação –
Atividades relacionadas
•Levar a informação necessária a quem precisa pelo métodos
de divulgação ou de busca pelo usuário
• Combinação dos dois métodos (melhor sistema) – fornecem-se
determinados tipos de informação aos usuários e permite-se que
outros dados sejam acessados na medida de sua necessidade ou
interesse.
• Por exemplo, uma instituição bancária pode enviar para a caixa
postal de todos os funcionários de suas agências notificações a
cada mudança num procedimento ou regra que afete a rotina de
trabalho, e manter disponível na intranet da empresa uma série
de manuais de procedimento e outras informações (tais como
instruções para realizar transações raramente solicitadas pelos
clientes do banco), para serem pesquisadas apenas quando a
situação exigir.

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4. Distribuição da Informação –
Atividades relacionadas
• Gestão da distribuição
• contempla decisões e processos relacionados à divulgação de
informações para terceiros (clientes, investidores, fornecedores,
imprensa etc.)de modo a equacionar as necessidades de comunicação
e de intercâmbio de informações com os públicos externos.
• Busca e localização da informação
• informação mantida disponível para consulta, a qualidade da sua
distribuição está relacionada à qualidade da classificação temática da
informação e dos mecanismos de busca e localização. Por exemplo, se
um gerente souber onde encontrar dados sobre as melhores práticas
gerenciais nas bases de dados corporativas, ele provavelmente irá
interessar-se em pesquisá-los e utilizá-los para aprimorar sua atuação.
• ou sabendo como obter informações integradas sobre o
comportamento do mercado, executivos estarão aptos a usá-las para
tomar decisões mais bem preparadas para superar os desafios de
negócio.

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5. Uso da Informação
• Representa a etapa mais importante de todo o processo de
gestão da informação, permitindo às pessoas interagir melhor
com o ambiente que as cerca com base na informação adquirida.
• é pessoal: a maneira como um integrante da organização
procura, absorve e digere a informação antes de tomar uma
decisão depende de suas características psicológicas
particulares.
• Gestão do comportamento informacional:
• a forma como os usuários lidam com a informação (buscam, usam,
alteram, trocam, acumulam, ignoram) afeta profundamente a
qualidade do fluxo informacional.
• estimular comportamentos benéficos, como o compartilhamento das
informações úteis e o uso da informação relevante disponível durante o
processo decisório, e desencorajar atitudes indesejadas como a
distribuição excessiva de memorandos e informes internos, são
iniciativas que favorecem o aperfeiçoamento do fluxo.

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5. Uso da Informação
• Caso:
• Uma seguradora em que as fichas dos clientes eram
cadastradas no sistema de CRM( Gestão do relacionamento com
clientes) propositalmente com erro pelos corretores, que tinham
receio de passar adiante as informações de seus clientes,
demonstram que as ferramentas não resolvem
tudo.Investimentos caros em tecnologia de informação, se não
acompanhados de uma preocupação permanente em adequar a
dimensão comportamental e cultural dos indivíduos em relação
à informação, dificilmente trarão os retornos esperados.

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5. Uso da Informação
• Táticas para a administração do comportamento
informacional:
• comunicar que informação é valiosa
• tornar claras as estratégias e os objetivos da organização
• identificar as competências informacionais necessárias
•concentrar-se na administração de tipos específicos de conteúdos
de informação
• atribuir responsabilidades pelo comportamento informacional,
tornando-o parte da estrutura organizacional
•criar um comitê ou uma rede de trabalho para cuidar da questão
do comportamento informacional.
• instruir os funcionários a respeito do comportamento informacional
• apresentar a todos os problemas do gerenciamento das
informações

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6. Armazenamento
• Assegura a conservação dos dados e
informações, permitindo seu uso e reuso dentro da
organização.
• descentralização da guarda de informações nas
organizações é um complicador para o
armazenamento
• estabelecimento de uma estratégia de
armazenamento para consolidar as informações e
garantir a disponibilidade e integridade dos dados e
para a eficiência, eficácia e controle dos custos de
armazenamento

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6. Armazenamento
•Caso: Falta de estratégia de consolidação de informações
descentralizadas gera transtorno em entidade do setor
público
Em uma entidade governamental, o encarregado da Divisão
de Auditoria Interna mantinha em seu microcomputador todos
os registros relativos aos trabalhos de auditoria realizados.
Uma falha de hardware no equipamento acarretou sérias
dificuldades para a organização, que precisava das
informações tanto para o acompanhamento interno dos
problemas e falhas detectados quanto para a prestação de
contas aos órgãos de controle interno e externo aos quais a
instituição se reporta. Apesar da existência de áreas de
armazenamento de backup próprias para cada usuário nos
servidores da rede interna, a ausência de rotinas que
garantissem a transferência dos arquivos existentes em cada
estação de trabalho para esses servidores impediu que os
dados pudessem ser facilmente recuperados.

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7. Descarte
• Quando uma informação se torna obsoleta ou perde
a utilidade para a organização, ela deve ser objeto de
processos de descarte que obedeçam a normas
legais, políticas operacionais e exigências internas.
• Excluir dos repositórios de informação corporativos
os dados e informações inúteis melhora o processo
de gestão da informação de diversas formas:
economizando recursos de armazenamento,
aumentando a rapideze eficiência na localização da
informação necessária, melhorando a visibilidade dos
recursos informacionais importantes etc.
• Ex: Falta de controles no descarte leva à venda de
computadores usados com dados sigilosos

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7. Descarte
• Caso:
• Excluir dos repositórios de informação
corporativos os dados e informações inúteis
melhora o processo de gestão da informação
de diversas formas: economizando recursos
de armazenamento, aumentando a rapideze
eficiência na localização da informação
necessária, melhorando a visibilidade dos
recursos informacionais importantes etc

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BEAL, Adriana. Gestão Estratégica da
informação: como transformar a informação e a
tecnologia da informação em fatores de
crescimento e de alto desempenho nas
organizações. São Paulo: Atlas, 2004.

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