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Metodologia de
Análise Solução de
Problemas
Andrea Guedes
adm@faberconsultoria.com.br
MASP
Metodologia
Análise e
Solução de
Problemas
Definir as
metas
P
GERENCIAMENTO ATRAVÉS DO
PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO
PROBLEMA
Atuar corretivamente Definir
os métodos que Reconhecer a importância
permitirão atingir do Problema
as metas - Apresentação do
propostas histórico
- Mostrar perdas e
ganhos
- Usar - BRAISTORMING
Educar e E DIAGRAMA DE
Verificar os treinar
PARETO
resultados da tarefa
executada
Executar
a tarefa
(coletar
dados) D
C OBSERVAÇÃO
- Descobrir fatores que
causam o problema,
investigar sob vários
ângulos (tempo, local,
CONCLUSÃO tipo, efeito)
- Ir ao local e anotar
- Refletir sobre o que foi pistas
- Usar: 5W1H, DIAG.
feito. PARETO, FLUXOGRAMA
- Registrar todos os fatos
acontecidos
- Partir para novo
problema.
ANÁLISE
- Buscar causas
1 principais
- Estabelecer
8 hipóteses
- Verificar
2 hipóteses
- Usar: BRAINSTORMING,
DIAG. PARETO, GUT,
PADRONIZAÇÃO 3 DIAG. CAUSA E EFEITO
7
- Elaborar
procedimentos
-Treinar os
A P 4
-envolvidos
Comunicar
mudanças
- Definir 1
responsabilidades
- Usar: CDP
C D PLANO DE AÇÃO
- Traçar
estatégiasdiferentes
-Planejar
5 propostas
6 Certificar que não ocorrerão
efeitos
colaterais
- Usar: CDP
VERIFICAÇÃO AÇÃO
- Comparar dados (antes
e depois do
plano)
- Anotar efeitos (bons ou - Divulgar o Plano
ruins) - Treinar
- Se a ação de bloqueio envolvidos
- Executar o
nãofor efetiva, voltar a 2 Plano
(observação) e
recomeçar
- Usar: DIAG. PARETO,
GUT
Motivação do Problema
N
be
ão
Sa
Po
ão
de
N
Não Quer
Motivação do Problema
1. Identificação do Problema
2. Observação
3. Análise P Planejar,
Objetivos, Meios e
4. Plano de Ação Coletar Dados
5. Ação
D Executar plano
6. Verificação
7. Padronização
C Controlar,
Medir e Comparar
8. Conclusão
A Avaliar,
Corrigir, Melhorar e
Padronizar
1-Identificação do Problema
Escolha do Problema
Diretrizes gerais da área de trabalho
(Qualidade, Custo, Atendimento,
Moral, Segurança)
1-Identificação do Problema
N Obtenção de Aprovação do
É Gerente
chefe imediato
?
S S
N
É de avião Aprovad
? o
S S
N
Aprovad S N
Aprovad
o S o
Solicitar marcação da
viagem com
antecedência de sete
dias, obtendo assim Cancelar Viagem
melhor condição de
1 negociação.
Carro , Ônibus 1
1-Identificação do Problema
Histórico do Problema
• Gráficos
• Fotografias
• Planilhas
• Banco de Dados
• Análise de Falha
1-Identificação do Problema
Histórico do Problema
• Qual é a Freqüência do problema?
• Como ocorre o problema?
• Onde ocorre o problema?
• Quando ocorre o problema?
• Equipe/pessoas envolvidas no
problemas?
1-Identificação do Problema
Estratificação do Problema
Análise de Pareto, permite priorizar
temas e estabelecer metas numéricas
viáveis. Subtemas também podem ser
estabelecidos se necessários.
NOTA:Não se preocupe com as Causas.
Só resultados indesejáveis.
1-Identificação do Problema
Gráfico de Pareto
Grandes Gastos X Poucos Itens
Despesas Administrativas
CE664ral CE663ral
CE663ral
CE662ral
CE662ral CE662ral
CE661ral
CE661ral CE660ral
CE660ral CE660ral CE660ral
CE660ral
1-Identificação do Problema
EXERCÍCIO
Nomeação de um Responsável
Ferramentas
• Estratificação
• Lista de verificação (Planilha de Dados)
• Gráfico de Pareto
• Priorize – Escolha dos temas mais
importantes
2-Observação
Estratificação
Transformar um grande problema em Padronização
vários pequenos problemas Verificação
Ação
Despesas Administrativas
C E663ral
C E664ral
5W2H
C E663ral
C E662ral
CE662ral
C E662ral
C E661ral
C E661ral C E660ral
Causas
CE660ral CE660ral
C E660ral
C E660ral
Despesas Administrativas
CE664ral CE663ral
CE663ral
CE662ral
CE662ral
CE662ral
CE661ral
CE661ral CE660ral
CE660ral CE660ral CE660ral Despesas Administrativas
D espesas A dm inistr ativas
CE660ral CE6 63 ra l
CE6 6 4 ra l
CE663ral CE6 6 3 ra l
CE664ral CE6 6 2 ra l CE6 6 2 ra l
CE6 6 2 ra l
CE663ral CE6 6 1 ra l
De s p e s a s Ad m inis tra tiv a s
CE663r al
CE6 6 0 ra l
CE6 6 1 ra l
CE662ral CE6 6 0 ra l CE6 6 0 ra l
CE664r al
CE663r al
CE662ral CE6 6 0 ra l
CE662r al CE662r al
CE660r al
CE661ral CE660ral
CE660ral CE660ral
Telef one Viagens Ser viço Fr
s de T et es e car
Out r o
s
CE660ral erceir
os
r et os
CE660ral
2-Observação
Um Caso
Usando os dados do exercício anterior, faça a
estratificação do maior item.
2-Observação
Regras de um Brainstorming
• Não criticar as idéia
• Não interpretar as idéias do participante
• Não deve haver discussões
• Incentivar a liberdade
• Vale “carona”na idéia de um colega
G - Gravidade
U - Urgência
T - Tendência
GRAVIDADE
Representa o DANO ou o PREJUÍZO que a situação acarreta e responde pelo
nível desse dano ou prejuízo em cinco casos:
4 Muito Graves
3 Graves
2 Pouco Graves
1 Sem Gravidade
3-Análise
URGÊNCIA
Representa o TEMPO de que se dispõe para resolver a questão e
responde por duas categorias de tempo: QUANTIDADE E QUALIDADE.
A quantidade é a disponibilidade do tempo relacionada a PRAZO.
A qualidade é a disponibilidade do tempo relacionada à OPORTUNIDADE
do momento conjuntural.
A prioridade de tempo é pesada segundo cinco questões:
4 Muito Urgente
3 Urgente
2 Pouco Urgente
1 Sem Urgência
3-Análise
TENDÊNCIA
Representa o que poderá ac ontec er SE NADA FOR FEITO a respeito;
responde pelos aspec tos ou fatores mais desvantajosos da situação;
c arac teriza-se por cinc o perguntas:
Causa Terciária
CAUSA
SECUNDÁRIA
EFEITO
3-Análise
DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO
(A s s u n to ) Q u a l a o p e ra ç ã o ?
W hat O que Q u a l o A ss u n to ?
(R e s p o n s á v e l) Q u e m c o n d u z e sta
W ho Q uem o p e ra ç ã o ? Q u a l d e p a rta m e n to
re s p o n s á v e l?
5W W h e re O nde O n d e a o p e ra ç ã o s e rá c o n d u z id a ?
E m q u e lu g a r?
W hen Q uando Q u a n d o a o p e ra ç ã o s e rá c o n d u z id a ?
A q u e h o ra ? C o m q u e fre q ü ê n c ia ?
W hy Por Q ue P o r q u e a o p e ra ç ã o é n e c e s sá ria ?
1H H ow C om o
(M é to d o ) C o m o c o n d u z ir e s ta o p e ra ç ã o ?
D e q u e m a n e ira ?
5-Ação
Treinamento
Divulgar o plano de ação a todos
Certifique quais ações necessitam da ativa
cooperação de todos. Dê especial atenção a estas
ações.
Reuniões participativa
Apresente claramente as tarefas e a razão delas
Técnicas e treinamento
Certifique que todos entenderam e concordam com
as medidas propostas
5-Ação
Execução da Ação
Planos e Cronograma
Durante a execução verifique fisicamente e no local
em que as ações estão sendo efetuadas.
Todas as ações e os resultados bons ou ruins devem
ser registrados com a data em que foram tomados.
6-Verificação
Comparação dos resultados
Pareto, carta de controle, histograma
• Deve-se utilizar os dados coletados antes e após a
ação de bloqueio para verificar a efetividade da
ação e o grau de redução dos resultados
indesejáveis.
• Os formatos usados na comparação devem ser os
mesmos antes e depois da ação.
• Converta e compare os efeitos, também em termos
monetários.
6-Verificação
• Reuniões e palestras.
• Manuais de treinamento.
• Treinamento no trabalho.
7-Padronização
Educação e Treinamento
Garanta que as novas normas ou as alterações nas
existentes sejam transmitidas a todos os
envolvidos.
Não fique apenas na comunicação por meio de
documento. É preciso expor a razão da mudança e
apresentar com clareza os aspectos importantes
que mudou.
Certifique-se que os funcionários estão aptos a
executar as normas. Proceda o treinamento no
trabalho no próprio local.
Providencie documentos no local e na forma que
forem necessários.
7-Padronização
Acompanhamento da Utilização do
Padrão
Sistema de verificação do cumprimento do padrão.
• Evite que um problema resolvido reapareça
devido à degeneração no cumprimento dos
padrões.
• Estabeleça um sistema de verificações periódicas.
• Delegue o gerenciamento por etapas.
• O líder responsável pelo projeto, deve
acompanhar periodicamente sua turma para
verificar o cumprimento dos procedimentos
operacionais padrão.
8-Conclusão
Relação dos Problemas Remanescentes
• Análise de resultados.
• Demonstrações gráficas.
• Gestão avista.
Buscar a perfeição por um tempo muito longo pode
ser improdutivo. A situação ideal quase nunca existe,
portanto, delimite as atividades quando o limite de
tempo ideal for atingido.
Relacione o quê e quando não foi realizado.
Mostre também os resultados acima do esperado,
pois são indicadores importantes para aumentar a
eficiência nos futuros trabalhos.
8-Conclusão
Planejamento do Ataque aos
Problemas Remanescentes
• Aplicações do método de solução de problemas no
que forem importante.
Reavalie os itens pendentes, organizando-os para
uma futura aplicação do método de solução de
problemas .
Se houver problemas ligados à própria forma que a
solução de problemas foi tratada, isso pode se
transformar em temas para projetos futuros.
8-Conclusão
Reflexão
Reflexão cuidadosa sobre as próprias atividades da
solução de problemas.
Analise as etapas executadas do método de solução
de problemas nos aspectos:
1. Cronograma – houve atrasos significativos ou
prazos folgados demais? Quais os motivos?
2. Elaboração do diagrama causa-efeito – foi
superficial? Isso dará uma medida de maturidade
da equipe envolvida. Quanto mais completo o
diagrama, mais habilidosa é a equipe.
8-Conclusão
Reflexão
3. Houve Participação dos membros? O grupo era o
melhor para solucionar aquele problema? As
reuniões eram produtivas? O que melhorar?
4. As reuniões ocorreram sem problemas (faltas,
brigas, imposições de idéias?
5. A distribuição de tarefas foi bem realizadas?
6. O grupo ganhou conhecimento?
7. O grupo melhorou a técnica de solução de
problemas, usou todas as técnicas?