6225- Técnicas

normalização
documental
Catarina Mesquita

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 O documento na empresa

O documento é um registo que reproduz ou

representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo

servir de meio de prova ou de confirmação de um

acontecimento, situação ou ocorrência.

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Jorge
A empresa apresenta através de
documentos os factos relativos à sua
atividade.

Os documentos constituem a memória da

empresa.

Habitualmente o documento é escrito, este

pode também ter outro suporte material
além do papel - registo em CD, pen,
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microfilme, etc.
Teresa Jorge
 Funções do Documento

Representação de um facto ou situação;

Conservação (subsiste posteriormente ao

facto que lhe deu origem).

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Teresa Jorge
 Tipologia da documentação

• Interna (criado e aprovado pela

empresa segundo as normas internas
de documentação).

• Externa (não foi criado nem aprovado

pela empresa mas é necessário para o
funcionamento da mesma).
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Jorge
 Tipologia da documentação - Exemplos
• Interna
Actas, processos de clientes,
memorandos, ofício, sistema de
prevenção da empresa, etc.
• Externa

Catálogo de fornecedores, a norma ISO

9001, ofícios, curriculo, etc
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Jorge
Como classificar os documentos?

O conteúdo do documento, ou seja, o

assunto, deve ser o critério
classificador, possibilitando agrupar
espécies documentais (ofício,
memorando, recibo, etc.) que tratam do
mesmo assunto em um dossier,
processo ou pasta.
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Teresa Jorge
A classificação deve ser realizada por
funcionários que conheçam a estrutura
e o funcionamento da empresa ou do
órgão, responsáveis pela atividade de
arquivo dos documentos, e realiza-se
nos seguintes procedimentos:

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Teresa Jorge
 - Análise do documento e pesquisa do código
correspondente ao grupo de assunto a que
pertence;
- Encaminhamento para o arquivo junto ao setor
competente;
- Quando o documento estiver acompanhado de
anexos, estes deverão receber um código
correspondente ao documento.
 

 
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Teresa Jorge
 Tipo de documentos

 Textos e Relatórios;
 Cartas/Ofícios;
 Sobrescritos;
 Nota de Serviço;
 Memorando;
 Comunicado/Comunicação;
 Nota informativa/Informação;
 E-mail;
 Fax


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Jorge
Textos

Conjunto ordenado de palavras ou frases escritas;

Redação original de uma obra escrita;

Palavras  que  se  citam  para  demonstrar 

alguma 
coisa;

Qualquer  escrito  destinado  a  ser  dito 

ou lido em voz alta.

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Teresa Jorge
Relatório

Um relatório é um conjunto de
informações, utilizado para reportar
resultados parciais ou totais de uma
determinada atividade, projeto,
ação, pesquisa, ou outro evento.

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Jorge
A primeira página do relatório deve
ser constituída pelo título, nome do
destinatário, nome do autor, uma
imagem, a data e o local de realização
desse mesmo contacto.

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 Características do relatório
Existem 3 tipos de relatório:

Crítico - descreve e opina sobre a maneira

como uma atividade foi desenvolvida, a fim
de dar a conhecer.
Síntese - menos elaborado, referente a
anteriores relatórios.
Formação - mais ou menos pormenorizado,
apresentando atividades desenvolvidas
durante um curso e/ou estágio.

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Jorge
Cartas

A carta é uma modalidade livre, pois nela

podem aparecer a narração, a descrição, a
reflexão ou o parecer dissertativo. O que
determina a abordagem, a linguagem e os
aspetos formais de uma carta é o fim a que ela
se destina: um amigo, um negócio, um
interesse pessoal, um familiar, etc.

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Jorge 15
Sobrescrito ou subscrito?
 
- O documento deve ser enviado
num sobrescrito/subscrito fechado.
 
Qual a forma correta?
Neste caso, a palavra correta é
sobrescrito, porque significa envelope.

UFCD - 6225 Técnicas de normalização documental - 16

Teresa Jorge
Subscrito é o particípio passado do verbo
subscrever, que significa, “escrever por
baixo de”, “aprovar”, “assinar”.

Exemplos:

O documento deve ser enviado

num sobrescrito fechado.

O documento foi subscrito pela maioria

dos UFCD
trabalhadores .
- 6225 Técnicas de normalização documental -
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Teresa Jorge
Ofícios
O ofício é um tipo de documento endereçado a
uma autoridade com o objetivo
de comunicar um facto ou realizar uma
solicitação em caráter oficial.

É necessário ser coerente e apresentar

argumentos necessários para que o
documento seja atendido.
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Jorge
Nota de Serviço/Ordem de Serviço
Nota de serviço, é um documento
interno de uma empresa, dando ordem
para o colaborador executar tal
serviço, de acordo com as
especificações, constantes da nota de
serviço.
Trata-se de uma correspondência
oficial interna ou interdepartamental,
com numeração própria.
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 O Memorando

Documento administrativo interno, de

circulação limitada ao âmbito da
empresa, que serve para lembrar algo,
através de mensagens curtas e
informações sucintas.
Este tipo de documentação não deve
ser enviado para o exterior.
1) Para : A quem se destina o mesmo;
2) De: Nome de quem o emite;
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Jorge
3) Data:  Data  em  que  é  emitido  o 
documento;
4) Assunto: Breve frase com o tema;

5) Explicação, com poucas linhas e o mais

concisa possível;
6) Assinatura.

- Quando utilizado para o exterior, assume

a posição de carta ofício ou carta
comercial.


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Jorge
Comunicado

É um texto cativante, inédito,

verdadeiro, objetivo e denotativo, que
não espera obter uma resposta por
parte do receptor. Os comunicados são
escritos para anunciar alguma ideia ou
lei (comunicar algo a alguém).

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Jorge
Característica do Comunicado
No 1º Parágrafo (introdução) é um

parágrafo-síntese da matéria que o

resto do texto desenvolve (data, hora,
local, entidade/s predominantemente
envolvida/s).

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Jorge
Os restantes parágrafos têm
tendência a ser curtos, com uma
linguagem simples e muito clara e
contêm as informações ordenadas das
mais importantes para as menos
importantes.

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E- Mail

Forma de comunicação flexível e

rápida;

Meio informal de comunicação, não

deve ser utilizado para troca de
mensagens formais e confidenciais;

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Jorge
Segundo a legislação em vigor, para
que uma mensagem enviada por e-mail
tenha valor documental, e possa ser
aceite como um documento original, é
necessário que a entidade que a emite
esteja certificada para esse fim.

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Teresa Jorge
E-mail
Como escrever um e-mail

Assunto: Objetivo da mensagem, deve

facilitar a organização dos documentos;
A saudação como Caro Senhor, é uma
confirmação de que a mensagem é para
ele;
Frases e parágrafos curtos, objetivos e
em sequência lógica;
-

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Jorge
A mensagem que contém algum ficheiro
em anexo, deve trazer informações
mínimas sobre o seu conteúdo;
Sempre que disponível deve recorrer-se
ao pedido de confirmação de leitura. Se
não for possível, deve constar da
mensagem o pedido de confirmação do
seu recebimento;
- Incluir saudações finais simples:
- Melhores cumprimentos

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Jorge