UFCD 0626 – Organização do

Posto de trabalho
 Assistente Administrativo(a) – Principais funções e
características
•Gerir informações;

•Receber e enviar correspondência;

•Controlar as contas a pagar e a receber;

•Emitir faturas;

•Elaborar e enviar documentos;

•Tirar fotocópias;

•Coordenar a logística da empresa.

 Assistente Administrativo(a) – Principais funções e
características

•Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;

•Atender e efetuar chamadas telefónicas;
•Esclarecer dúvidas aos clientes;
•Apresentar relatórios financeiros;
•Manter os arquivos organizados.
competências e características profissionais, técnicas
e pessoais
Para um bom desempenho das funções acima mencionadas são exigidas
algumas, como por exemplo:

 Possuirconhecimentos de informática e atualizar esses

conhecimentos;

 Possuircompetências comunicativas (saber comunicar

corretamente e com educação);
competências e características profissionais, técnicas
e pessoais
 Para um bom desempenho das funções acima mencionadas
são exigidas algumas, como por exemplo:
  
 Saber lidar com números;
  

 Ter facilidade de redação de textos, cartas, atas, outros

documentos;
  

 Ter boa memória;

competências e características profissionais, técnicas
e pessoais
 Anotar sistematicamente informações importantes;

 Ser responsável e de confiança (Profissional sigiloso e

leal);

 Ser dinâmico;

 Ser assíduo e pontual;

competências e características profissionais, técnicas
e pessoais
 

 Ser assíduo e pontual;

 Saber gerir o seu tempo;

 Ser sociável e empático;

 Ser paciente;

 Ter uma boa imagem/apresentação

Onde é que o(a) assistente administrativo(a) desenvolve a
sua atividade?
 
 O escritório é o local onde o assistente administrativo vai desenvolver a sua atividade

 Será o seu posto de trabalho, isto é, o espaço que este profissional vai ocupar para
desempenhar as suas tarefas.
 Organização do Posto de Trabalho

 Para que o assistente administrativo desempenhe as suas funções com brio e

celeridade, sem que isso prejudique a sua saúde física e psicológica, é
necessário haver uma organização do posto de trabalho

 A) Planificação de tarefas

 B) Ergonomia
 Organização do Posto de Trabalho

 Para que o assistente administrativo desempenhe as suas funções com brio e

celeridade, sem que isso prejudique a sua saúde física e psicológica, é
necessário haver uma organização do posto de trabalho

 A) Planificação de tarefas

 B) Ergonomia
 Organização do Posto de Trabalho

PLANIFICAÇÃO DE TAREFAS

 Planificar é importante porquê?

Diariamente o assistente administrativo é confrontado com inúmeras situações

que tem de gerir.

 O método e o rigor, aliados a uma flexibilidade na avaliação de

prioridades são aspetos essenciais para a execução das tarefas.
 •Prioridades mal definidas;

Organização do Posto de Trabalho

Quando um trabalhador diz “Não realizei essa tarefa porque não tive
tempo.”, algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:

• Prioridades mal definidas;

 

• Falta ou excesso de controlo;

• Indecisões ou atitudes ineficazes;

• Dispersão na execução de tarefas;

• Energias mal canalizadas.

 •Prioridades mal definidas;

Organização do Posto de Trabalho

Quando um trabalhador diz “Não realizei essa tarefa porque não tive
tempo.”, algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:

• Prioridades mal definidas;

 

• Falta ou excesso de controlo;

• Indecisões ou atitudes ineficazes;

• Dispersão na execução de tarefas;

• Energias mal canalizadas.

 •Prioridades mal definidas;

Organização do Posto de Trabalho

 A organização de tarefas implica sempre:

 Planificação (saber estabelecer prioridades);

 Execução (com auxílio dos meios necessários para a sua sua realização);

 •
Controlo (verificar se os objetivos são atingidos nos prazos estabelecidos).
 Organização do Posto de Trabalho

O tempo é um recurso raro, estratégico e não renovável e a sua gestão é uma questão de vontade,
motivação, autodisciplina e de prática.

Alguns exemplos:

 Tarefas diárias, sem horário fixo (atendimento telefónico, esclarecimentos a clientes, arquivo…);
 Tarefas diárias com horário pré-estabelecido (verificar e expedir correspondência; reuniões…);
 Tarefas circunstanciais – que podem ser programadas com antecedência (preparação de eventos;
viagens…).
 Organização do Posto de Trabalho

Gerir bem o tempo é essencial para:

 Melhorar a eficácia;

 Aumentar a produtividade;

 Contribuir para o desenvolvimento pessoal;

 Ser ativo e não reativo

 Organização do Posto de Trabalho
Por fim, para uma boa organização do trabalho

•importante que este:

Não confie apenas na sua memória;

Anote tudo (é essencial ter uma agenda com os contactos e eventos

programados e tarefas a serem executadas);

Analise as tarefas e atribuir-lhes prioridade de execução;

Agrupar tarefas similares;

Eliminar o acessório;

Providenciar material necessário para a realização das tarefas.

 Horrores no escritório…
Pescoço virado para Monitor mal
olhar para o monitor posicionado

Candeeiro de secretária mal

posicionado

Teclado mal posicionado

Rato longe causando força no

Costas não apoiadas no ombro

encosto da cadeira

Pés não apoiados no

chão
03/01/2018
Almofadado a pressionar a zona
inferior da coxa
Ambiente de trabalho ideal…
Cabeça Monitor à altura dos olhos e braços distanciados
levantada Olhar em frente

Ombros relaxados

Mãos alinhadas com o

Costas erectas e
apoiadas antebraço

Material de referência bem

posicionado

Pés firmes no descanso

de pés
Pressão moderada do

almofadado da cadeira 03/01/2018

Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

 Qualquer organização procura a produtividade, logo a criação de condição de

favoráveis para os trabalhadores se sentirem bem física e psicologicamente
 Evitar acidentes de trabalho, são aspetos a ter em atenção:

 A diminuição da fadiga;
 A redução de riscos e doenças profissionais;
 O aumento da produtividade;
 O estímulo da criatividade;
 J A realização e motivação profissional.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

 Fatores a ter em conta na instalação de um escritório

 Ambientais

 Equipamento e gestão dos espaços

Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

 Fatores a ter em conta na instalação de um escritório

 Ambientais:

 A Iluminação;
 A cor;
 A temperatura;
 O arejamento;
 O ruído
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

Equipamento de Escritório e gestão dos espaços:

 O equipamento é constituído pelo:

 Máquinas e utensílios

 Mobiliário
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

Equipamento de Escritório e gestão dos espaços:

 O equipamento é constituído pelo:

 Máquinas e utensílios

 Mobiliário
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:
 Mesa

 A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às atividades a

desempenhar pelo profissional;

 As mesas deverão ter dimensões que permitam que um homem ou

mulher independentemente da sua estatura possam trabalhar à vontade
e possam
 alcançar e atingir qualquer ponto da secretária (sem esforço);

 O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm;

Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:
 A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois,
nesse caso, a sua utilização exige que o profissional se afaste da
mesa sempre que precisar de a utilizar. Uma profundidade de 20
cm parece ser a adequada.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:
Dimensões da secretária

As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e

secretárias auxiliares) devem ser estudadas de forma a permitir:

 A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente

utilização sem prejudicar a área de escrita e consulta de documentos;

 O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador;

Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:
Dimensões da secretária

 Dimensões aconselháveis de uma mesa de trabalho :

 Máxima: Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80 cm.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcance sem

esforço um documento A4 em qualquer parte da secretária.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcance sem

esforço um documento A4 em qualquer parte da secretária.
 Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

Fatores a ter em conta na construção do

local de trabalho:

Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

 Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

Fatores a ter em conta na construção do

local de trabalho:

Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

Estas dimensões permitem que um profissional de grande

estatura trabalhe à vontade sobre um documento de formato A4.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

Estas dimensões permitem que um profissional de grande

estatura trabalhe à vontade sobre um documento de formato A4.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

A cadeira
Para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:
 Um encosto regulável, adequado a um correto posicionamento da coluna
vertebral;
 Um assento regulável (altura), a fim de podermos nos sentar de forma a que
nossos cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;

 Um assento, cuja forma contribua para uma distribuição do nosso peso por
toda a superfície;
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

A cadeira
Para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:

 Apoio para os pés. Este dispositivo é muito útil para quem não apoia bem os
pés no chão. Deve ser estável para dar aos pés apoio sólido e evitar
escorregamentos. Deve ter a altura regulada de acordo com o nível da
cadeira.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

 Gestos e Posturas
 O mobiliário tem de estar adaptado ao trabalhador e à tarefa que desenvolve
noâmbito da sua atividade profissional (seja de pé, seja sentado).
 A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:
 Fadiga;
 Dores lombares;
 Cãibras;
 Problemas permanentes na coluna.
Fatores a ter em conta na construção do
local de trabalho:

 Estes problemas podem ser evitados com:

 Assentos mais adequados a cada tipo de função;
 Dimensões do assento adequadas ao utilizador, permitindo variações de
postura;
 Assento e mesa, num conjunto integrado.
O que é a Qualidade

 Qualidade baseada na manufatura:

“É o que está conforme com as especificações e os requisitos, além de não ter
nenhum defeito”.