Parte II - Organização de eventos

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Objectivos pedagógicos

 Conhecer os diferentes tipos de eventos

 Saber escolher o local do evento

 Conhecer os procedimentos organizativos de um evento

 Saber como agir durante o evento

 Conhecer procedimentos a levar a cabo após o evento

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1. Aspectos introdutórios

A organização pessoal e a gestão do tempo

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Aspectos a considerar
Gestão do Tempo

É importante planear, mas pouca gente o

faz.

PORQUÊ?

Porque muitas vezes não há tempo. Há

tanto coisa a fazer que planear acaba por
ficar para segundo plano
Portanto há que fazer uma boa gestão do
tempo
Teste
Avalie a sua semana de trabalho 4
Aspectos a considerar
Gestão do Tempo

 É importante que o negociador saiba gerir bem o seu tempo

 Planear é a melhor forma de gerir o tempo
 Uso da agenda (electrónica ou manual)
 Fazer diariamente uma lista das coisas a fazer
 Não fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo
 Manter o local de trabalho arrumado
 Voltar a colocar no lugar tudo o que retirou!

Vídeo - Gestão do Tempo 5

1. Organização de eventos - Introdução

1.1 Conceito de evento

1.2 Tipos de eventos
1.3 Organizadores de eventos

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 1. Organização de eventos - Introdução
1.1 Conceito

 Um evento é um acontecimentos com início e fim

definidos, que é concebido para responder a uma
necessidade específica numa determinada altura.
 Um evento é um projecto.

Um PROJECTO é…
 Um ambiente de gestão, temporário, criado para
atingir um objectivo específico, através da
coordenação e controlo de recursos, humanos,
logísticos e técnicos, ou

 Um grupo com actividades relacionadas,

organizado sob a orientação de um Gestor de
Projecto, que deverá atingir determinados
objectivos

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 1. Organização de eventos - Introdução
1.1 Conceito

 A equipa do evento
Uma EQUIPA é um grupo de pessoas :
- Liderado
- - Diversificado
- Culturas
- Valores
- Maturidade
- Estilos
- Conhecimentos
Que trabalham e se interajudam para atingir um
OBJECTIVO COMUM – a concretização do evento

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 1. Organização de eventos - Introdução
1.2 Tipos de eventos

 Com fins lucrativos

 Sem fins lucrativos

 Conferências reuniões e acções de formação

 Exposições / feiras
 Eventos de incentivo
 Outros eventos
 Espectáculos temáticos, festivais, concertos
 Eventos desportivos
 Eventos privados

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 1. Organização de eventos - Introdução
1.3 Organizadores de eventos

 Um organizador de um evento pode ser definido

como a pessoa responsável pela coordenação de
todas as acções e actividades necessárias para a
produção de um evento.
 Estes podem ser:
 Organizadores internos
 Organizadores externos

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2. O planeamento na organização de
eventos

Passos na organização de um eventos

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 2. O planeamento na org. de eventos
Passos na organização de um evento

Escolher o Tema do evento Consultar: Consultar:

Definir:Objectivos ANEXO : ANEXO:
Target Planeamento de Desenvolviment
Data e Local actividades o de conceitos
Programa para projectos
Actividades Consultar: de organização
Fazer um orçamento ANEXO : em eventos
Pesquisar financiamentos Organização de
Marcar o Evento eventos e
Publicitar o Evento preparação de
Cumprir com o planeamento (execução eviagens ao
monitorização) estrangeiro
O decorrer do evento.
O pós-evento.

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 2. O planeamento na org. de eventos
O Briefing

No dicionário de língua portuguesa, briefing significa

reunião breve durante a qual são dadas informações e
instruções consideradas indispensáveis á realização
de determinada tarefa.

É dar orientações sobre a linha de trabalhos a ser feita

O briefing deve ser resumido por escrito

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 2. O planeamento na org. de eventos
O Briefing

Para quê fazer um briefing? Trabalho prático

Para que qualquer elemento da empresa ou envolvido
no projecto o possa interpretar
Como documento escrito serve para verificar os
requisitos propostos e compará-los como os
resultados finais
O briefing serve como rampa de lançamento para a
organização do evento / trabalho

Como fazer um briefing?

Não há regras estabelecidas, contudo, é feito de forma
resumida e o importante é certificar-se que a equipa
do projecto está de acordo com o conteúdo.

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3. Aspectos organizativos

Participantes
O local
O programa
Inscrição
Acreditações
Informações enviadas para o local
Material do evento
Comunicados de imprensa
Acompanhantes

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 3. Aspectos organizativos
Participantes

 VIP’s Consultar:
 Equipa de apoio do VIP ANEXO 22:
 Participantes Elaboração de
programas
 Pessoas com deficiência
detalhados para
 Crianças e idosos eventos
 Acompanhantes

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 3. Aspectos organizativos
O local

 Condições do local e equipamento necessário Exercício de

 Capacidade reflexão:
 Climatização Para organizar
 Iluminação um jantar de
 Retroprojector aniversário do
 Existência de serviços de apoio Zoomarine que
 Fotocópias condições deve
 Telefones o local conter
 Facilidade de acessos
 Facilidade de parqueamento

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 3. Aspectos organizativos
O programa

 O programa do acontecimento é elaborado com

vista a apresentar os objectivos do eventos bem
como a sua sequência.

 Em eventos longos pode também ser organizado

um programa social

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3. Aspectos organizativos
Inscrição

 Alguns eventos precisam de um processo básico de

inscrição. A inscrição permite ter uma apreciação do
global do número de participantes que o seu
acontecimento irá ter.
 A concepção do boletim de inscrição é essencial para a
eficácia dos processos de inscrição.
 O preenchimento do boletim deve ser claro e simples.
 A sua manipulação pelo pessoal encarregue das
inscrições deve ser facilitada.
 Deve conter todas as informações necessárias para o
pessoal encarregue das inscrições.
 Deve ter um aspecto atraente.

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 3. Aspectos organizativos
Acreditações

 A acreditação dos delegados, do pessoal que presta

qualquer tipo de apoio que o obriga a estar presente nos
locais onde decorrem actos da reunião, dos
representantes dos media e das viaturas tem por
objectivo facilitar o controlo de segurança, garantir o
protocolo dos diferentes actos e proporcionar
tranquilidade e privacidade aos participantes.
 A acreditação proporciona ao acreditado a posse de um
cartão denominado passe, que identifica o seu portador
como participante da reunião.
 É feita com antecedência, mediante o preenchimento de
um formulário (pode ser a ficha de inscrição para os
participantes).

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 3. Aspectos organizativos
Informação enviada para o local

 É muito importante que o pessoal do local que

escolhemos seja muito bem informado de todos os
pormenores para, também eles, terem tempo de se
preparar devidamente para o acontecimento.
 Para as instalações onde o encontro vai decorrer é
necessário enviar o seguinte:
 Um programa detalhado
 Uma lista de participantes

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 3. Aspectos organizativos
Material do evento

 Geralmente, é sempre fornecido aos participantes

material de informação. Esse material poderá ser
constituído por:
 uma capa ou pasta para documentos
 papel e caneta ou lápis para apontamentos
 Programa e lista de participantes
 Planta do local
 Discursos dos oradores.
 As pastas são, geralmente, distribuídas aos delegados na
altura da sua chegada ao local, pelo secretariado.
Neste âmbito, o secretariado tem muita importância, pois,
exercendo o primeiro contacto com o participante, deve
tentar informá-lo de todo o processo da conferência:
locais, horários, programa, oradores, alojamentos...

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 3. Aspectos organizativos
Comunicados de imprensa

 No caso da imprensa ser convidada para o

acontecimento, são enviados comunicados de imprensa
aos media convidados, de maneira a haver um
“adiantamento” de informação.
 O envio de comunicados de imprensa pode trazer ao
acontecimento muita publicidade gratuita;
o comunicado de imprensa esclarece previamente os
jornalistas de alguns pormenores do acontecimento,
dando-lhes tempo para prepararem o seu trabalho.
 O conteúdo dos comunicados deve incidir sobre
informações concretas, confirmadas e exactas:
Anúncio da realização da reunião, com indicação da data,
local e oradores e Programa do acontecimento

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3. Aspectos organizativos
Acompanhantes

 Quando há participantes estrangeiros é comum

trazerem acompanhantes, pelo que que se deve
prever um programa turístico: :
 Visitas a locais de interesse turístico
 Almoços ou jantares típicos
 Visitas a museus
 Visita da cidade em autocarro panorâmico
 Também é comum solicitar ao Instituto de
Promoção Turística alguma documentação sobre o
nossos país e concretamente sobre a zona onde se
vai realizar o evento com vista a distribuir pelos
estrangeiros presentes.

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4. O decorrer do evento

4.1 Hora do início dos trabalhos

4.2 Duração e organização das sessões
4.3 Intervalos para refeições e movimentação
4.4 Período de descanso, divertimento e
acompanhantes

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4. O decorrer do evento
4.1 Hora de início do evento

 Esta é uma decisão que depende de numerosos

factores: a distância que os delegados têm que
percorrer para chegar ao local, o trânsito, a
facilidade de estacionamento...
 Não deve começar demasiado cedo: Atrasos
 Não deve começar demasiado tarde: Períodos
inúteis

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4. O decorrer do evento
4.2 Duração e organização das sessões

 Actividades ou assuntos que exigem mais atenção

e concentração, terão mais sucesso se se seguirem
a um intervalo.
 Pensar na atitude do público perante cada assunto
(cansaço, relação entre os assuntos do programa,
recursos necessários para as sessões e nos
métodos e tipos de sessão escolhidos).
 Não é prudente prolongar por tempo demasiado os
trabalhos: os delegados chegam ao fim do dia
cansados não se lembrando de metade da
informação transmitida.

27
4. O decorrer do evento
4.3 Intervalo para refeições e movimentação

 É importante conceder intervalos durante os quais

se possa desentorpecer as pernas, ir aos lavabos, e
utilizar o telefone para assuntos urgentes ou fazer
intervalos para cafés e refeições.
 As horas das refeições e os intervalos para café e
chá, os tipos de comida e bebidas servidas e a
eficiência do serviço afectam a disposição, prazer e
conforto dos participantes.

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 4. O decorrer do evento
4.4 Período de descanso e acompanhantes

 Eventos de maior extensão podem incluir descanso

e divertimentos no programa. Os delegados estão,
muitas vezes, fora de casa e podem não estar
familiarizados com a região – ou até mesmo com o
país.
 A decisão de convidar acompanhantes não deve
ser tomada de ânimo leve. A questão é que se
houver acompanhantes, estes devem também ter
um programa e ser tão bem tratados como os
próprios delegados da conferência.

29
5. Após o eventos

5.1 Conferência de imprensa

5.2 Procedimentos

30
 5. Após o evento
5.1 Conferência de imprensa

 No final de eventos como os que atrás referimos

poderá a comissão organizadora querer dar uma
conferência de imprensa para informar os
resultados ou conclusões ou tão somente para dar
a conhecer ao público, através dos jornalistas
convocados, os assuntos discutidos.
 Usualmente o secretariado colabora na
organização da conferência de imprensa, tendo a
seu cargo as seguintes tarefas:
 Fazer os convites
 Preparar a sala
 Preparar o texto a distribuir pelos jornalistas
 Organizar um cocktail (se for o caso)

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 5. Após o evento
5.2 Procedimentos

 Arquivar todos os documentos julgados de

interesse.
 Enviar a todos os participantes as conclusões e/ou
brochura contendo as intervenções e/ou trabalhos
apresentados.
 Escrever a todos os intervenientes na organização
a agradecer a colaboração.
 Arquivar todas as fotografias e recortes de
imprensa).

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