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UFCD 0622 - AUDITORIA E CONTROLO INTERNO

1.1. Definições
1.1.1. AUDITORIA

Etimologicamente a palavra “auditoria” tem a


sua origem no verbo latino audire, que significa
“ouvir”, e que conduziu à criação da palavra
“auditor” como sendo aquele que ouve.
Então, auditoria é…

Exame metodológico de uma situação, atividade, função,


programa ou sistema de uma determinada entidade; por
uma pessoa independente e competente; que se
assegure da validade material dos elementos que deve
controlar; que verifique a conformidade do tratamento
dos factos com as regras, as normas e os procedimentos
do sistema de controlo interno; tendo em vista exprimir
uma opinião sustentada sobre a conformidade global do
objeto da auditoria com determinados objetivos,
princípios, regras e normas; através de um relatório.
1.1.2. controlo Interno (CI)

Processo desenvolvido pela administração, órgão


de gestão e outros funcionários da entidade com
o intuito de proporcionar um grau de confiança
razoável na concretização dos seguintes objetivos:
– Eficácia e eficiência das operações;
– Fiabilidade das demonstrações financeiras;
– Cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis;

Controlo Confiança
processos Pessoas Objectivos
Interno Razoável
1.2. Objetivo
1.2.1. Auditoria

A auditoria tem como objectivo identificar deficiências no sistema de controlo


interno e no sistema financeiro, apresentando recomendações para melhorá-
los.

1.2.2. Controlo Interno

O controlo interno está assente em 3 categorias objectivos:


• OPERACIONAIS: estão relacionados com a eficácia e eficiência das operações
da entidade, inclusivamente com as metas de desempenho financeiro e
operacional e a salvaguarda de perdas de ativos.
• RELATO: estão relacionados com a fiabilidade da divulgação dos relatos
financeiros e não financeiros, internos e externos.
• CONFORMIDADE: estão associados ao cumprimentos de leis e regulamentos
a que a entidade está sujeita
A definição de controlo interno é composta pelos seguintes
termos:

• Processo: o CI é um conjunto de acções e procedimentos


que atuam como um meio para atingir um fim. Todas as
atividades, processos e tarefas da organização ficam
abrangidas por estas medidas, permitindo a função de
monitorização da sua conduta e relevância continuada.

• Pessoas: o CI não se resume a um manual composto por


politicas e documentos. O Sistema de controlo Interno (SCI)
é levado a cabo por pessoas, que o desenvolvem e colocam
em prática, provocando impactos no desenvolvimento das
diversas actividades desempenhadas por todos dentro da
empresa.
• Confiança razoável: um SCI não consegue proporcionar um
grau de confiança de 100% pois o mesmo é incapaz de
eliminar por completo todos os riscos, apenas os consegue
minimizar. Assim só é possível assegurar uma confiança
razoável;

• Objectivos: o CI permite o alcance dos objectivos gerais e


específicos nas diferentes áreas da organização. No momento
em que a entidade define a sua missão ficam estabelecidos
quais os seus objectivos e a estratégia a seguir para os
alcançar.
1.4. Tipos
1.4.1. Tipos de controlo Interno
O controlo interno é caracterizado por dois tipos:
• Controlo administrativo como um plano de organização, procedimentos e registos relacionados
com os processos de decisão que conduz à autorização das transacções pela gestão.
• Controlo contabilístico como um plano da organização, procedimentos e registos relacionados
com a salvaguarda dos ativos e a confiança nos registos financeiros que, consequente, são
elaborados no sentido de proporcionar um certeza razoável acerca de:
– As transacções executadas de acordo com uma autorização geral ou específica da gestão;
– As transacções são registadas de forma
•  1) a permitir a preparação das demonstrações financeiras em conformidade com os
princípios contabilísticos geralmente aceites;
• 2) a manterem o registo contabilístico dos activos.
– O acesso aos activos é apenas permitido através de autorização da gestão; e
– O registo contabilístico dos activos é comparado, em intervalos de tempos razoáveis, com os
activos existentes e medidas apropriadas são tomadas sempre que quaisquer diferenças sejam
verificadas
1.5. Objetivos do controlo interno

Os objetivos do controlo interno (CI) visam:

• A confiança e integridade da informação;


• A conformidade com as políticas, planos,
procedimentos, leis e regulamentos;
• A salvaguarda dos ativos;
• A utilização económica e eficiente dos recursos;
• A realização dos objetivos estabelecidos para as
operações ou programas
O controlo interno (CI) e o Sistema de Controlo Interno SCI)

correspondem ao plano de organização e aos métodos ou procedimentos


adotados pela Administração de uma entidade para auxiliar a atingir o
objetivo de gestão, e resultam do planeamento, organização e orientação da
gestão.
1.6. Componentes do Sistema de controlo interno

O controlo Interno é constituído por 5


componentes:

– Ambiente de controlo;
– Avaliação de risco;
– Atividades de controlo;
– Informação e comunicação;
– Atividades de monotorização.
 Ambiente de controlo: é um conjunto de normas, processos e
estruturas que são o pilar base que sustenta todas as outras
componentes do CI. O órgão de gestão estabelece uma diretriz
sobre a importância do CI, incluindo os padrões de conduta
esperados. Este órgão reforça as expetativas a todos os níveis
da organização.

O ambiente de controlo, segundo COSO (2013), compreende:


 A integridade e os valores éticos da organização;
 Os parâmetros que permitem o quadro de diretores executarem as
suas responsabilidades de supervisão;
 A estrutura organizacional e a atribuição de autoridades e
responsabilidades;
 O processo de atrair, desenvolver e reter competências individuais; e
 O rigor em torno de medidas, incentivos e recompensas por
desempenho.
 Avaliação do risco: envolve um processo
dinâmico para identificar e avaliar os riscos para o
alcance dos objetivos, desencadeado pelo órgão
de gestão. Assim, após ser feita a identificação
dos riscos, é crucial avaliar o seu significado, a
probabilidade da sua ocorrência e como devem
ser geridos.

As entidades estão sujeitas a vários riscos, tanto de


origem interna como externa, que são uma ameaça
à concretização dos seus objetivos.
Os riscos podem surgir ou alterar-se devido a situações como:

 Alterações no meio envolvente operacional;


 Novos trabalhadores;
 Novos ou reformulados sistemas de informação;
 Crescimento rápido;
 Nova tecnologia;
 Novos modelos de negócio;
 Novos produtos;
 Novas atividades;
 Restruturações na organização;
 Expansão de operações para o estrangeiro;
 Alterações a nível contabilísticos.
 Atividades de controlo: ações estabelecidas por
meio de políticas e procedimentos que ajudam a
garantir o cumprimento das diretrizes
determinadas pelo órgão de gestão para mitigar os
riscos à realização dos objetivos, através da
aplicação dos diversos tipos de CI. Estas atividades
são desenvolvidas a todos os níveis da organização
e nas diversas etapas dos processos corporativos e
no ambiente tecnológico. As atividades de controlo
são também aplicadas às demonstrações
financeiras, com o intuito de acautelar, identificar e
corrigir possíveis erros e fraudes que provoquem
distorções em tais demonstrações.
 Informação e comunicação: A informação tem um
papel fundamental para que a entidade cumpra as
suas responsabilidades de CI de modo a conseguir
realizar os seus objetivos. O órgão de gestão obtém
e utiliza essa mesma informação que pode ter
origem interna ou externa como forma de apoio ao
funcionamento do SCI. A comunicação é um
processo contínuo e interativo de partilha e
obtenção das informações necessárias. A
comunicação interna é o meio utilizado para
transmitir as informações por toda a organização. Já
a comunicação externa permite a entrada e saída de
informações com partes exteriores à entidade, que
afetam o funcionamento do SCI.
 Atividades de Monotorização: consiste na suprevisão
regular dos controlos, sendo este um processo que
avalia o desempenho do SCI com o decorrer do tempo,
através de avaliações contínuas, separadas, ou a
combinação das duas, para atestar a presença e o
funcionamento de cada uma das cinco componentes do
CI. As avaliações continuas, incorporadas nos processos
corporativos nos diferentes níveis da entidade,
fornecem informações oportunas. Pelo contrário, as
avaliações independentes, efetuadas de forma
períodica, terão âmbitos e frequências diferentes
dependendo da avaliação de riscos, da eficácia das
avaliações contínuas, entre outros.
A monitorização é importante não só para o órgão de
gestão mas também para todos os colaboradores.
1.7. Métodos de Controlo interno
Podem ser identificados cinco métodos de controlo interno:
– Controlos administrativos: exercício de autoridade, estrutura
orgânica, poder de decisão e descrição de tarefas.
– Controlos operacionais: planeamento, orçamento, contabilização
e sistemas de informação, documentação, autorização, políticas e
procedimentos, e métodos.
– Controlos para a gestão dos recursos humanos: recrutamento e
seleção, orientação, formação e desenvolvimento, e supervisão.
– Controlos de revisão e análise: avaliação do desempenho, análise
interna das operações e programas, revisões externas e outros.
– Controlo das instalações e equipamentos: inspeção das
instalações e equipamentos
 Acesso aos ativos – a empresa deve limitar o acesso dos
funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre eles.

 Imanusear o numerário recebido antes de ser depositado em conta bancária


 emissão de cheques dupla assinatura
 manusear cheques assinados
 manusear de envelopes de dinheiro de salários
 custódia de ativos; vi) local fechado para o caixa
 guarda de títulos em cofre;
 na saída dos funcionários ou terceiros com embrulhos e carros devem ser
revistados
1.8. Principios de Controlo interno
 Responsabilidade – atribuições dos funcionários ou setores da empresa
devem ser claramente definidas e limitadas, mediante a edição de
manuais internos de organização, afim possibilitar a detecção de erros e
irregularidades e apurar responsabilidades por eventuais omissões na
realização das transações da empresa instalações e equipamentos
 Rotinas internas – o manual de organização deve contemplar todas as
suas rotinas internas. Que compreendem:
 Formulários: Avisos , Fichas, Boletins, Mapas, Cartas,
 Relatórios;
 Procedimentos
 Verificações
 Autorizações
 Segregação de funções – Consiste em estabelecer que uma mesma pessoa
não pode ter acesso aos ativos e aos seus registros contábeis, devido ao
fato de essas funções s

 Confronto dos ativos com os registros – a empresa deve estabelecer


procedimentos para que ao ativos, sob a responsabilidade de alguns
funcionários, sejam periodicamente confrontados com os respectivos
registros da contabilidade serem incompatíveis dentro do sistema de
controle interno.

 Auditoria Interna – o empresa necessita que seja feitas verificações


periódicas para aferir se os funcionários estão cumprindo as
determinações da política administrativa e do sistema de controle interno.
E, se o Controle Interno carece de melhorias devido a existências de falhas
ou às novas circunstâncias
Relação Auditoria e controlo Interno
• O controlo interno tem uma perspetiva dinâmica na organização,
permitindo-lhe manter o domínio enquanto a auditoria avalia esse grau de
domínio atingido.

• A atividade de auditoria interna deve auxiliar a organização a manter os


controlos efetivos através da avaliação da sua eficácia e eficiência,
promovendo a melhoria contínua.
• Em suma, a auditoria assume uma função de supervisão do controlo
interno, enquanto este assume uma função com carácter preventivo.

• Assim, antes de elaborar o plano ou programa de auditoria, é necessário


observar como se encontram os controlos da entidade.

• A existência de um auditor eficiente e atuante, em qualquer organização, é


considerado como um ponto forte para efeitos de controlo interno.
• O auditor deve efetuar o levantamento do sistema contabilístico e do
controlo interno, avaliar o seu grau de confiança e com base na avaliação
efetuada, estabelecer a extensão dos procedimentos de auditoria e o
momento da sua aplicação.

• Conforme Almeida (1996) citado por Rodrigues (2013), não adianta a


organização implementar um ótimo SCI sem que alguém verifique se os
funcionários estão a cumprir o que foi determinado no sistema, ou se o
sistema deveria ser adaptado às novas circunstâncias, uma vez que os
objetivos gerais da auditoria consistem em verificar se as normas internas
estão a ser devidamente aplicadas e avaliar a necessidade de novas
normas ou de revisão das normas internas existentes.

• Pode-se assim afirmar, que o controlo interno fornece os meios


necessários à execução dos trabalhos de auditoria.

• Neste sentido, dada a relação de proximidade existente entre a auditoria


interna e o controlo interno, torna-se relevante abordar o tema “Controlo
Interno”, apresentado no capítulo seguinte.
2. Auditoria
Então, auditoria é…

Exame metodológico de uma situação, atividade, função,


programa ou sistema de uma determinada entidade; por
uma pessoa independente e competente; que se assegure
da validade material dos elementos que deve controlar;
que verifique a conformidade do tratamento dos factos
com as regras, as normas e os procedimentos do sistema
de controlo interno; tendo em vista exprimir uma opinião
sustentada sobre a conformidade global do objeto da
auditoria com determinados objetivos, princípios, regras e
normas; através de um relatório.
A auditoria é vista…

• Como um conjunto de espiões;


• Como uma fábrica de papel anto-ambiental;
• Como uns burocratas
• Como uns ortodoxos
• Como um “centro de custos”
• Como um conjunto de pessoas
“mal encaradas”
• Como uns “empatas”
A auditoria tem que ser vista…

• Como um “centro de resultados”, criando valor


• Como grandes “preventores do risco”;
• Como reforço da segurança para os acionistas;
• Como “conforto” para os administradores;
• Como reforço positivo da reputação
da empresa perante os seus stakholders;
• Como uma aliado estratégico da
organização
• Como uns antecipadores,
assegurando que o caminho
escolhido pelo estratega é seguro
2.1 Tipos de Auditoria

• Auditoria de Avaliação da Gestão;


• Auditoria de Acompanhamento da Gestão
• Auditoria Contabilistica
• Auditoria Operacional
• Auditoria Especial
• o objetivo da auditoria de gestão é verificar em que medida é
que os recursos postos à disposição dos gestores estão a ser
aplicados com a maior economicidade, eficiência e eficácia. A
auditoria de gestão pretende medir e dar opinião sobre o
Auditoria de Avaliação da Gestão desempenho dos gestores e sobre a rentabilidade da empresa,
ou seja, concluir sobre se os resultados por eles apresentados
não poderiam ou deveriam ser diferentes (para melhor). Por
esta razão, há pois muitos pontos de contato entre a auditoria
de gestão e o sistema de controle interno.

• É realizada ao longo dos processos de gestão, com o objectivo


de atuar em tempo real sobre as atividades realizadas e os
Auditoria de Acompanhamento efeitos potenciais positivos e negativos na empresa.
da Gestão • As auditorias de acompanhamento tem como objetivo
confirmar que a empresa continua a cumprir os requisitos
estabelecidos.
• A auditoria contabilistica compreende o exame de
documentos, registos, além de realização de inspecções e
obtenção de informações de fontes internas e externas, tudo
relacionado com o controlo do património da entidade
auditada.
• A auditoria têm por objetivo averiguar os registos contáveis e
Auditoria Contabilistica
as demonstração de resultados no que se refere aos eventos
que alteram o património e a representação desse
património. Para que possa ter uma segurança razoável
(segurança razoável na auditoria é uma segurança grande)
que naquelas demonstrações não existam distorções
materiais.

• A Auditoria Operacional é uma atividade especializada


exercida nas empresas, que compreende o levantamento de
dados e análise da produtividade e a rentabilidade das
Auditoria Operacional empresas; custos das operações, do equilíbrio e do
crescimento estrutural e patrimonial da empresa, incluindo a
situação financeira e a viabilidade económico financeira dos
projetos de ampliação dos negócios..
• Estas auditorias especiais decorrem muitas vezes de
identificação de falhas nos sistemas de controlos internos de
determinada área e um exame de maior profundidade é
Auditoria Especial
requerido. Ou seja é pela constatação de fraudes em
determinada área de atividade, o que requer, também exames
especiais, de maior extensão e profundidade.
2.3. Classificações de Auditoria

• Auditoria das demonstrações financeiras


• Auditoria de conformidade
• Auditoria operacional
Quanto ao conteúdo e finalidade • Auditoria de avaliação de gestão
• Auditoria fiscal
• Auditoria de sistemas
• Auditoria estratégica

• Auditoria geral
Quanto à amplitude • Auditoria parcial

• Auditoria permanente
Quanto à periodicidade • Auditoria ocasional
Quanto ao periodo temporal que • Auditoria de informação histórica
analisa • Auditoria da informação previsional

• Auditoria de fonte legal


Quanto à obrigatoriedade • Auditoria de fonte contratual

• Auditoria externa
Quanto ao sujeito que a realiza • Auditoria interna
2.3.1. Auditoria interna

Trata-se de “um processo de trabalho voltado para


a avaliação da rotina administrativa, com base na
verificação dos procedimentos operacionais”, isto é
deve-se lavar em consideração o conjunto de
normas e procedimentos da entidade, bem como
os controlos internos criados e implantados por
ela, visando certificar a avaliação do sistema de
controlo interno.
2.3.2. Âmbito e funções da auditoria interna:

• Até á poucos anos a auditoria interna era conhecida


como uma extensão da auditoria externa

• Como não tinha autoridade e autonomia da externa, a


sua utilidade era limitada

• Os industriais americanos foram entre os primeiros a


reconhecê-la como um importante e permanente meio
de controlo de gestão

• A alteração do conceito das funções da auditoria


interna não implica que ela deixou de ser complemento
da auditoria externa
2.3.3.funções da auditoria interna:
• Verificação preventiva e adequada contra erros,
fraudes e desvios

• Verificação dos activos e passivos da empresa

• O exame contínuo de todos os procedimentos


referentes a autorização de pagamentos

• Exame detalhado de receitas e despesas de forma a


assegurar a sua correcta classificação e imputação

• Colaboração com o auditor externo


2.3.4. Limites da auditoria interna:

• Não tem qualquer autoridade sobre o sistema de


controlo interno

• Apenas avalia a execução e aconselhar quaisquer


aperfeiçoamentos ao sistema

• Não tem controlo sobre qualquer departamento


se não de auditoria interna

• A auditoria interna não reduz qualquer


responsabilidade dos chefes departamentais na
eficiência operacional dos departamento
A auditoria interna compreende:

• Exames, análises, avaliações,


levantamentos e comprovações,
metodologicamente estruturados para
a avaliação da integridade, adequação,
eficácia, eficiência e economicidade
dos processos, dos sistemas de
informações e de controlos internos
integrados ao ambiente, e de gestão de
riscos, com vistas a assistir à
administração da entidade no
cumprimento dos seus objectivos.
2.3.5. Auditoria interna vs Auditoria externa
Auditoria interna Auditoria externa
É trabalhador da organização É um contratado e independente da organização
Serve os interesses da organização Serve terceiros que precisam de informação financeira
confiável da organização
Incide sobre eventos futuros, avaliando os controlos Incide sobre a exactidão e totalidade dos eventos
estabelecidos para assegurar o cumprimento dos históricos apresentados nas demonstranções
objectivos estabelecido financeiras
Preocupa-se com a prevenção de fraudes e erros Está incidentalmente preocupado com a prevenção e
detecção de erros e fraude em geral, mas está
directamente preocupado em saber se as
demonstrações financeiras não apresentam erros
materiais
É independente das áreas que audita, mas está É independente da administração e do conselho de
pronto para responder às necessidades e solicitações gestão de facto, em termos de atitude mental e ser
de todos os elementos da administração visto como tal
Faz a revisão das actividades numa base contínua Faz a revisão dos registos que suportam as
demonstrações financeiras periodicamente –
geralmente uma vez por ano
Auditoria interna vs Auditoria externa
Auditoria interna Auditoria externa
Deve ser competente e ter uma perspectiva objectiva idem
no desenvolvimento do seu trabalho
A metodolologia do trabalho consiste nas seguintes idem
fases: Planeamento, obtenção de evidência de
auditoria através de testes aos controlos e testes
substantivos e emissão do relatóri
O auditor externo pode utilizar o trabalho do auditor
interno como evidência de auditoria (reduzindo o
custo da auditoria externa)
2.4 Etapas da Auditoria

1. Planeamento da Auditoria

2. Preparação da Auditoria

3. Execução da Auditoria

4. Relatório da Auditoria
2.4.1. Planeamento da Auditoria
• Nesta etapa é definida a estratégia e a programação dos
trabalhos de auditoria, estabelecendo a natureza, a
oportunidade e a extensão dos exames, determinando
os prazos, as equipas de profissionais e outros recursos
necessários para que os trabalhos sejam eficientes,
eficazes e efetivos, e realizados com qualidade, no
menor tempo e com o menor custo possível.
• Todos os trabalhos de auditoria devem ser devidamente
planeados, com o objetivo de garantir que a sua
execução seja de alta qualidade e que sejam realizados
de forma económica, eficiente, eficaz, efetiva e
oportuna.
O planeamento organiza-se nas seguintes etapas:

• conhecimento do objeto;
• identificação das áreas/pontos potencialmente significantes;
• definição dos destinatários do Relatório de Auditoria;
• definição do objetivo geral da auditoria;
• definição dos objetivos específicos (questões de auditoria);
• delimitação do escopo;
• avaliação do controle interno;
• estabelecimento do Risco de Auditoria;
• definição do perfil da equipe;
• recursos necessários;
• elaboração da Matriz de Planeamento;
• definição do cronograma;
• elaboração do Plano de Auditoria.
PLANEAR A AUDITORIA

Definir o propósito da auditoria


Definir o escopo da auditoria
Alocar a equipa de auditores
Notificar o auditado sobre a realização da auditoria
Obter informações para entender os processos a serem auditados

Elaborar o Plano de Auditoria

Ver Doc:
Exemplo Plano de auditoria
O Plano de Auditoria é o produto final da etapa de planeamento da auditoria.
Deverá ser apresentado por escrito, contemplando as informações geradas em
cada uma das etapas descritas anteriormente.

O Plano de Auditoria deve observar a seguinte estrutura:


• 1. Apresentação
• 2. Identificação do objeto
• 3. Contextualização
• 4. Áreas/pontos potencialmente significantes
• 5. Destinatários do Relatório de Auditoria
• 6. Objetivo geral da auditoria
• 7. Objetivos específicos (Questões de Auditoria)
• 8. Escopo
• 9. Resultado da avaliação do controle interno
• 10. Estabelecimento do Risco de Auditoria
• 11. Perfil da equipe (se for o caso)
• 12. Recursos necessários (se for o caso)
• 13. Cronograma
O plano da auditoria estabelece, embora de uma forma
flexível, o programa a ser seguido durante a auditoria e
inclui aspectos como o do âmbito, o da identificação das
pessoas, dos departamentos e das funções a auditar,
calendário e locais previstos para cada actividade da
auditoria, bem como documentos de trabalho a utilizar
pela equipa auditora.

O plano da auditoria deve garantir que há uma cobertura


de todos os aspectos relevantes face ao objectivo da
auditoria.
2.4.2. Preparação da auditoria
• SOLICITAÇÃO DE
DOCUMENTOS
(CONFIDENCIALIDADE)
Contatos • CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME
com o TROS PLANEJADOS
auditado

• DISTRIBUIÇÃO DE Atividades
TAREFAS PELO LÍDER DA
EQUIPA DA AUDITORIA a Realizar
• Se necessário e
• ELABORAR A AGENDA DA viável
AUDITORIA
Equipa de Visitar a
• PREPARAÇÃO DOS auditoria instalações
DOCUMENTOS DE
TRABALHO
DISTRIBUIÇÃO DE
TAREFAS PELO LÍDER • Convém que o lider da equipa da auditoria designe
responsabilidades a cada membro da equipa para auditar
DE EQUIPE DA processos específicas, funções, locais , áreas de actividades

AUDITORIA

•Convém que os membros da equipa da auditoria


analisem criticamente as informações pertinentes, as suas
tarefas de auditoria e preparem-se, se necessário,
documentos de trabalho para referência e para Registo
dos progressos da auditoria.
• Os documentos podem incluir:
ELABORAR A AGENDA •lista de verificação
•Receber documentos solicitados
DA AUDITORIA •Análise da documentação
•Estabelecer/definir os arranjos logísticos (sala de
trabalho dos auditores)etc
•Verificação da estrutura, dos processos e dos
resultados
PREPARAR A AUDITORIA

ELABORAR lista de verificação/ Check-list


ELABORAR A AGENDA DA AUDITORIA
Estudar e analisar o material/documentação a ser utilizada
Estudo prévio dos processos e fluxos de trabalho
Estudo prévio dos processos e fluxos de trabalho

Definir missão e responsabilidades de cada Auditor

Definir as reuniões diárias de auditoria


Analisar possíveis interfaces organizacionais/administrativas;

Elaborar formulário para documentar não-conformidades;

Definir critérios e abordagens das entrevistas;


Planeamento da reunião de abertura;
Reunião preliminar com o auditado para apresentação da
metodologia de trabalho e o plano de auditoria
ELABORAÇÃO DE UMA LISTA DE VERIFICAÇÃO/
Check-list
1.Analisar o fluxograma do processo a
auditar

2.Escolher a primeira actividade

3.Desenvolver questões sim/não


relacionadas com métodos / recursos /
factores externos que afectem essa acção

4.Repetir a questão 3 para as actividades


seguintes
LISTA DE VERIFICAÇÃO/ CHECK-LIST

• PARA O AUDITOR TEM COMO OBJECTIVO


SERVIR COMO:
– um indicador de EVIDÊNCIAS OBJECTIVAS;

– um auxiliador de memória;

– um facilitador de continuidade;

– um meio de colecta e agrupamento de informações;

– um auxiliar para elaboração do relatório final.


Lista de Verificação / CHECK-LIST
Vantagem:
 Força o Auditor a pesquisar a área ou macro-processo.
 Possibilita que o Auditor pense com “os pés no chão”.
 Ajudam a controlar o transcorrer da Auditoria.

Características:
 Auxílio à memória - Concisas (úteis para novos Auditores)
 Permite assegurar a profundidade e a continuidade da Auditoria.
 Auxílio se emperrar - permite estruturar a entrevista.
 Específicas (área/processo) e/ou corporativas.
 Podem evoluir com o tempo.
 Mais profissional.
Objetivos da lista de verificação (Check list)

• Ajudar a memória;
• Assegurar / cobrir todos os temas e pontos de controle;
• Assegurar profundidade e continuidade da Auditoria;
• Ajudar na administração do tempo;
• Organizar as anotações;
• Prover meios de documentar as investigaçoes

As check-lists devem ser especificas para cada Sistema de Gestão;


As check-lists devem ser preparadas utilizando a documentação do SG;
Fazê-las de maneira que sejam de fácil uso, com formato lógico e que permitem
flexibilidade;
atividade:
Evitar check-list detalhada Criar check list
Listas de Verificação
RECOMENDAÇÕES PARA UMA LISTA DE
VERIFICAÇÃO EFICAZ:

• Lidar com cada questão da auditoria separadamente


• Requerer referência para o requisito específico e citar
onde o requisito é especificado]
• Estabelecer como a questão deve ser respondida
• Dizer como o requisito será verificado
• Requerer descrição das evidências objetivas
• Requerer uma explicação das observações feitas,
permitindo assim areconstrução da auditoria numa data
posterior, se necessário
• Permitir indicar o status do ítem
BENEFICIOS GERAIS:

• Economizam tempo valioso de auditoria uma vez que as questões


são desenvolvidas antes do início da auditoria
• Permitem que o auditor dependa menos da memória pra
desenvolver questões durante a auditoria; portanto, items
importantes não serão provavelmente esquecidos
• Podem ser modificadas e aperfeiçoadas baseado na experiência de
auditorias anteriores
• Permitem análise das questões para determinar se especialistas
são necessários para avaliar as respostas
• Podem ser colocadas em ordem lógica, permitindo que a auditoria
proceda mais suavemente
• Permitem consideração dos métodos de avaliação em áreas tais
como tamanhos de amostra e verificação
Exemplo de Registo
2.4.3. Execução da Auditoria
A execução consiste no desenvolvimento dos
trabalhos de campo, tendo por base os objetivos
e critérios estabelecidos no planeamento.

Nesta fase consiste o levantamento de provas e


de evidências suficientes ao juízo que se
pretende fazer, com base nos objetivos, nos
critérios e na metodologia selecionada durante o
planeamento.
ETAPAS NA EXECUÇÃO/CONDUÇÃO DE
AUDITORIAS

• Reunião de abertura
• Visita às instalações
• Condução da auditoria
• Reuniões parciais com o auditado
• Reunião de encerramento
Execução da Auditoria
1- Reunião com a gestão ou responsáveis pelas funções ou processos
a auditar: confirmar o plano, apresentar metodologia usada, confirmar 1- Condução da Reunião de Abertura
canais de comunicação, espaço para auditado colocar questões
-Registo de presenças; Apresentações; Confirmações…
2- A EA deve reunir periodicamente para trocar informações, avaliar 2- Comunicação durante a auditoria
progresso, redistribuir trabalho
O auditor coord. deve comunicar ao cliente o progresso da auditoria
Se for necessário interromper a auditoria…
3- Guias e observ. podem acompanhar a EA mas não fazem parte dela 3- Papeis e Responsabilidades de
Funções…. Guias e Observadores

4- Informação relevante para objectivos, âmbito e critérios


Recolha por amostragem e deve ser verificada e registada 4- Recolha e Verificação de Informação
Como recolher informação: entrevistas, observação, documentos,
registos, relatórios, bases de dados, webpage…
5- As constatações podem indicar conformidade, NC, oportunidade de
5- Elaboração das constatações da Auditoria
melhoria
As NC devem ser reconhecidas pelo auditado, resolução de opiniões
divergentes,…
6- A EA deve conferenciar antes da reunião de encerramento, rever
constatações, acordar conclusões, preparar recomendações, … 6- Preparação das conclusões da Auditoria

7- Apresentação das constatações, para que sejam entendidas e


reconhecidas pelo auditado… 7- Condução da Reunião de Encerramento
A fase da execução da auditoria compreende a realização de provas
e reunião de evidências em quantidade e qualidade, baseando-se
nos objetivos, critérios e na metodologia selecionada durante o
Planeamento.

A fase de execução dos trabalhos de auditoria ou exames é também


chamada de trabalho de campo e consiste na etapa de aplicação do
Plano/Programa de Auditoria e recolha de evidências,
compreendendo as seguintes etapas:

• Reunião de abertura dos trabalhos com o auditado;


• Estudo e avaliação dos controles internos;
• Aplicação dos programas de auditoria (exames e recolha de
evidências);
• Registro em papéis de trabalho;
• Elaboração do relatório de auditoria
REUNIÃO DE ABERTURA
A reunião de abertura é a oportunidade para auditor e a gerência:
• Se familiarizarem com os papéis e as expectativas de cada um
• Esclarecer dúvidas, resultados e alterações no Processo de Auditoria

A agenda deve :
• Apresentação das pessoas
• O auditor líder explicar o propósito e a forma da auditoria
• O auditado apresentar o contato
• Perguntas e respostas
• Tour pelo local

Recolha de evidência objetiva:


• A evidência objetiva é um fato observável ou um exemplo concreto que
substância informações que, de outro modo, seria subjetivas. O seu ponto de
vista subjetivo, ou de outra pessoa, não se constitui em evidência objetiva.
1. Reunião de abertura:

• Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável


• Confirmação do planeamento
» Escopo, objectivo e critérios de auditoria
• Confirmação da agenda
» Alterações devem ser feitas, se necessário
• Confirmação dos arranjos administrativos
» Transporte, almoço, sala de reunião e etc.
CONDUÇÃO DA AUDITORIA
• Visitar as instalações
– Se necessário, antes da condução da auditoria Apenas
observar.
– Interferir em situações de risco
• Recolher evidências por meio de
– Entrevistas, documentos, registros e observações de
atividades
• Realizar amostragem
– Aleatória e em quantidade “suficiente”
• Utilizar documentos de trabalho
– Listas de verificação (diretriz)
– Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não
conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)
• Utilizar técnicas de rastreamento
– Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”)
e/ou aleatório (“trace random)
• Interferir o mínimo possível
– Solicitar permissão
• Gerir o tempo da auditoria
– Alterar agenda, se necessário, em comum acordo
com o auditado
Recolha das evidências
• As evidências devem conter informações pertinentes,
suficientes e adequadas para permitir que a equipa opine
conclusivamente sobre as questões de auditoria apresentadas
e o objetivo geral. Podemos classificar as evidências como:
– física,
– documental,
– testemunhal
– analítica.

• A equipa deve estar segura de que terceiros alcançariam as


mesmas conclusões a partir das evidências recolhidas,
avaliando a cada momento a necessidade de provas adicionais
para garantir essa segurança.
Classificação das evidências quanto à forma:

• Evidências físicas - são as comprovações obtidas através da inspeção “in loco” realizada pelo auditor
e expressam a existência tangível, representada por anotações do auditor, cópias de documentos ou
mesmo fotografias.

• Evidências testemunhais - consiste nas provas obtidas pelo auditor através das respostas e
declarações, tanto de natureza oral, quanto escrita.

• Evidências documentais - trata-se das comprovações extraídas dos registos documentais internos
ou externos às unidades auditadas.

• Evidências analíticas - consiste nas provas obtidas através dos trabalhos de confrontações,
comparações, conferências e cálculos realizados pelo auditor. Ex.: conciliações bancárias

• Evidências e reexames - a conformidade das constatações de reexames com as constatações


originais é tipicamente utilizada para verificar a exactidão das medidas e avaliações. Conferência
de preços, extensões ou outros dados são exemplos de procedimentos usados nesse tipo de
prova.
Classificação das evidências quanto à fonte:

• Conhecimento profissional - conhecimentos pessoais diretos são normalmente derivados do exame


físico do auditor e da observação das atividades. Este tipo de evidência tende a ser a mais confiável,
desde que o auditor possa minimizar o risco de erros de observação.

• Evidência externa - é a evidência obtida de terceiros que são organizacionalmente independentes


do auditado. A confiabilidade deste tipo de evidência depende da avaliação do auditor quanto a sua
integridade, competência e objetividade. Onde estes fatores não são problema, a evidência
externa é tida como sendo mais persuasiva que a evidência criada dentro da organização auditada.

• Evidência interna - representa a evidência originada na entidade auditada. Tende também a ser a
menos confiável (com a evidência oral sendo menos confiável que a documental) das fontes de
evidências.

• Evidências justapostas - é a evidência derivada da consistência mútua entre diferentes partes de


uma informação pertencente a uma declaração de controle. A confiabilidade das evidências desta
fonte depende do grau de consistência encontrado entre partes separadas da informação, da
persuasão, da consistência e da habilidade do auditor em avaliar a relação entre partes distintas
da evidência.
Requisitos da evidência:

Uma evidência para ser considerada válida, do ponto de vista do trabalho de auditoria, deve preencher os
seguintes requisitos básicos:

Suficiência - Trata-se de informações que expressam dados factuais completos, adequados e convincentes,
conduzindo o auditor ou cliente às mesmas conclusões. Para ser suficiente a evidência deve ser convincente para
justificar os conteúdos dos relatórios de auditoria.

Pertinência - Uma evidência é pertinente quando diz respeito ao objetivo da auditoria realizada e tem uma
relação lógica com as constatações e conclusões do auditor.

Fidedignidade - está relacionada com o grau de confiabilidade, integridade e procedência - significa tratar-se
da melhor informação que se pode obter usando as técnicas apropriadas de auditoria. Diz-se que uma evidência
é fidedigna quando objetiva e livre de parcialidade.

Relevância - Diz respeito ao objeto dos exames e significa que a informação usada para fundamentar as
descobertas e recomendações de auditoria atinge os objetivos estabelecidos para o trabalho.

Utilidade - significa que a informação obtida auxilia tanto o auditor a alcançar suas conclusões. A Utilidade ou
Validade refere-se à força ou credibilidade da evidência em dar suporte às conclusões concernentes à
natureza da entidade sob exame.
Execução da Auditoria - Entrevistas

• Procurar saber o que é que o auditado está a fazer, evitando assim


perguntas tipo interrogatório, com respostas SIM/NÃO;

• Não deve responder pelos auditados;

• Formulam-se perguntas de forma a que se obtenha uma resposta


concisa, do tipo COMO? QUANDO? ONDE? QUEM é o responsável
por?

• Formulam-se perguntas directas para investigar respostas pouco


claras ou problemas aparentes;

• Mostrar compreensão por aquilo que o auditado está a fazer.


Execução da Auditoria - Entrevistas

• Manifestar ao auditado uma simpatia sincera;

• Considerar que um auditado jovem é merecedor de máxima


atenção;

• Deixar o auditado explicar-se completamente;

• Dar-lhe razão, pelo menos, num ponto de menor


Importância;

• Utilizar a objecção como um trampolim


REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
• Entrega dos relatórios individuais de não conformidade
– Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso
contrário, acordar prazo.

• Esclarecimento de dúvidas,
– Se existirem

• Características principais
– Coordenada pelo auditor líder
– Rápida e objetiva
– Confirmação de parâmetros
– Esclarecimento de dúvida
2.4.4. relatório da Auditoria
A quarta fase do processo de auditoria corresponde à
elaboração do Relatório, que consiste no registo e
comunicação dos resultados da auditoria ao auditado.

O relatório é o instrumento técnico pelo qual o


auditor comunica ou apresenta os resultados dos
trabalhos realizados, seus comentários, observações,
conclusões, opiniões e recomendações, além das
providências necessárias que devem ser tomadas pela
administração.
As informações contidas no Relatório devem reunir o seguinte conteúdo:

1. Contextualização do Trabalho – características do órgão ou entidade, motivação do trabalho,


objetivos geral e específicos;
2. Metodologia – atendimento às normas de auditoria, universo auditável, período auditado, técnicas
de auditoria utilizadas e demais procedimentos;
3. Constatações – relato das verificações significativas detectadas no desenvolvimento dos trabalhos,
a ser elaborado de forma concisa pelo auditor;
4. Recomendações – proposição de ações destinadas à correção das inconformidades apontadas no
Relatório de Auditoria;
5. Conclusão – síntese da avaliação procedida, sem repetir as inconformidades já apresentadas no
Relatório de Auditoria, se posicionando quanto ao atendimento do
objetivo geral do trabalho de auditoria executado.
6. Anexos – se necessários, os anexos tem o objetivo de detalhar constatações, inconformidades ou
recomendações constantes no Relatório de Auditoria. Os anexos
constituem em documentos originais, legislação, notas fiscais, e etc.
7. Apêndices – se necessários, os apêndices são documentos elaborados pelo próprio auditor para
auxiliar na análise de dados e embasar conclusões e recomendações
no Relatório de Auditoria.
• As constatações de auditoria

• De acordo com eventual classificação solicitada pelo cliente


• Redigidas em linguagem clara (aconselhada a utilização de
terminologia do referencial de suporte)
• Suportadas em evidência objectiva (aconselhado recurso a
terminologia utilizada pela entidade auditada)
• Claramente indexadas ao referencial de suporte utilizado
• Passíveis de serem analisadas e compreendidas por
pessoas que não participaram na auditoria
Formalização das constatações de auditorias A EVITAR:

• “…não é adequado” – subjectivo


• “…falhou” – incendiário
• “…não está totalmente implementado” – pouco preciso
• “…não está claramente definido” – subjectivo
• “Não há evidencia…” – será verdade?
• Justificar a conformidade apenas nos requisitos
normativos
As constatações, conclusões e recomendações
resultantes da auditoria são apresentadas num relatório
que terá como destinatária a Direcção da empresa
auditada.

O relatório deve reproduzir fielmente o espírito e o


conteúdo da auditoria.

O envio deste relatório marca a conclusão da


auditoria.
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº
Folha / Folha /
Organização Auditada: Pessoas Contatadas

 
Nome Função

Endereço:

Data da Auditoria:

Tipo de Auditoria:
Ensasios /Exames Auditados
Documentos de Referência: Título Norma/POP

Objetivos da Auditoria

Equipe Auditora:
Auditor Função Assinatura

Assinatura do Auditor_Líder Local/Data Assinatura do Auditor_Líder Local/Data


RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº
Folha / Folha /
Norma de Referência: Norma de Referência:
Elemento da Norma Evidência de Conformidade Item Não-Conformidade SAC

Rubrica Aud.-Líder Rubrica do Auditado Data Rubrica do Auditor Rubrica do Auditado Data
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº
Folha / Folha /
Observações/Comentários Reunião Data
Inicial
Final
Lista de Presença
Nome Organização Função Rubrica

Conclusões

Anexos

Assinatura do Auditor-Líder Local/Data


Preparação, aprovação e distribuição
do relatório da auditoria

1- O Auditor Chefe é o responsável pela


1- Preparação do relatório
preparação e conteúdos do relatório.
O relatório deve proporcionar um registo
completo, exacto, conciso e claro da auditoria
(formalização de constatações)
Deve referir: …….
Deve ser emitido no prazo acordado…

2- Deve ser datado, revisto e aprovado de


2- Aprovação do relatório acordo com o definido nos procedimentos do
programa de auditorias

3- Deve ser distribuído aos destinatários


designados pelo cliente
3- Distribuição do relatório O Relatório é propriedade do cliente da auditoria
A Equipa Auditora e os destinatários devem
respeitar a confidencialidade do relatório
RELATÓRIO DA AUDITORIA

1. Relatório Verbal:
• AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO
DA AUDITORIA
• AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO
• AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
2. Relatório Documentado:
• NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS
• CONCLUSÃO FINAL
• RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO
– INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS
– GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL

3. Características Principais
• CONFIDENCIALIDADE
• PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL
ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO

• ESTA FASE COMPREENDE:


– Análise da informação recolhida durante as entrevistas

– Classificação das constatações em Não Conformidades ou


Observações

– Registo dos resultados (Pedidos de Acção Correctiva)

Os resultados das auditorias podem indicar conformidade ou não


conformidade e/ou identificar oportunidades de melhoria
• NÃO CONFORMIDADE
Não satisfação de um requisito especificado
Nota: a definição abrange o desvio ou a ausência, relativamente aos requisitos especificados,
de uma ou mais características da qualidade ou de elementos do Sistema da Qualidade

CONSTATAÇÃO DE UM FACTO QUE NÃO ESTÁ DE


ACORDO COM:
– A norma de referência;
– A documentação do sistema da qualidade
– Requisitos regulamentares, legislativos,
contratuais, etc...
• OBSERVAÇÃO
Chamada de atenção a um requisito que pode ser melhorado ou que pode vir a
originar uma não conformidade.
Referência a boas práticas que podem beneficiar as áreas da organização.

ATENÇÃO:

– SE Não há requisito especificado

– ENTÃO Não há não conformidade


APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS
(REUNIÃO DE ENCERRAMENTO)

• NA REUNIÃO DE ENCERRAMENTO:

– Referir em termos gerais as principais conclusões da


auditoria, realçando os principais aspectos positivos
e negativos;
– Ler o Relatório (Pedidos de Acção Correctiva);
– Assegurar que as constatações foram claramente
compreendidas e interpretadas;
– Esclarecer eventuais dúvidas;
PÓS AUDITORIA INTERNA

Definição pela área auditada da Acção Correctiva para cada


uma das constatações registadas

A Acção Correctiva tem como objectivo eliminar as


causas das Não Conformidades de modo a evitar a
sua repetição
FASES DE UMA ACÇÃO CORRECTIVA

IDENTIFICAÇÃO DO
PROBLEMA

RESOLUÇÃO DO PROBLEMA

IDENTIFICAÇÃO DA CAUSA
DO PROBLEMA

RESOLUÇÃO DA CAUSA
DO PROBLEMA

VERIFICAÇÃO DE QUE AS
SOLUÇÕES IMPLEMENTADAS
FORAM EFICAZES
2.5.IMPORTÂNCIA DE UMA AUDITORIA

Auditar é uma função da gestão...

• O OBJECTIVO É AVALIAR, EM NOME DA GESTÃO DE TOPO, O NÍVEL DE


IMPLEMENTAÇÃO E EFICÁCIA DO SISTEMA DA QUALIDADE, NA PERSPECTIVA DA
MELHORIA CONTINUA;

• A QUALIFICAÇÃO DOS AUDITORES É FUNDAMENTAL;

• UMA AUDITORIA É EFECTUADA TENDO SEMPRE NORMAS/ PROCEDIMENTOS DE


REFERÊNCIA;

• NUMA AUDITORIA PROCURAM-SE EVIDÊNCIAS OBJECTIVAS E NÃO INFERÊNCIAS.


2.6.REQUISITOS DO AUDITOR
• Ter formação especializada no domínio das normas de referência;
• Ter conhecimentos dos requisitos, processos, procedimentos aplicáveis,
legislação e outros documentos como critérios de auditoria;
• Capacidade de aplicar princípios e técnicas de auditoria;
• Capacidade de planear e conduzir a auditoria de forma eficaz;
• Capacidade de discernir o que é crítico, do que é menor ou apenas
ocasional;Capacidade de observação objectiva e imparcial;
• Capacidade de análise da informação recolhida;
• Manter confidencialidade e segurança da informação;
• Capacidade de comunicação oral e escrita.
• Manter independência relativamente às áreas auditadas;
• Possuir conhecimentos na área a auditar;
• Ser cooperante em todos os assuntos relacionados com a auditoria;
• Actuar com descrição, ser preciso e objectivo;
Garantir um contexto favorável à comunicação

MÁ COMUNICAÇÃO

MAU CONHECIMENTO DOS FACTOS

MÁ ANÁLISE

MÁS CONCLUSÕES

MÁ AUDITORIA

MAU AUDITOR
CARACTERISTICAS POSITIVAS DO AUDITOR

Sistemático Tenaz Directo


Sistemático Tenaz Directo

Analítico Rápido Perceptivo


Analítico Rápido Perceptivo

Flexível
Flexível Honesto
Honesto Amistoso
Amistoso

Observador Assertivo Auto-Confiante


Observador Assertivo Auto-Confiante

Objectivo
Objectivo Paciente Persistente
Paciente Persistente

Ético Espírito Aberto Diplomata


Ético Espírito Aberto Diplomata
CARACTERISTICAS NEGATIVAS DO AUDITOR

Confrontativo Desonesto
Confrontativo Desonesto

Desorganizado
Desorganizado Insensível
Insensível

Nervoso
Nervoso Passivo
Passivo

Condescendente Arrogante
Condescendente Arrogante

Crédulo Argumentador
Crédulo Argumentador

Agressivo
Agressivo
RESPONSABILIDADES DO AUDITOR

 Identificar e analisar os documentos normativos e/ou outros


aplicáveis;
 Compilar e analisar informações sobre a área a auditar;

 Analisar os procedimentos aplicáveis;

 Preparar listas de verificação;

 Conduzir a auditoria de acordo com o planeado;

 Confirmar a adequação e suficiência das evidências da auditoria


para suportar as constatações e conclusões da auditoria;
 Preparar o relatório da auditoria
REQUISITOS DO COORDENADOR
• Possuir qualidades de liderança;

• Capacidade de facilitar a eficaz e eficiente


condução de auditorias;
RESPONSABILIDADES DO COORDENADOR

• Estabelecer o ritmo da auditoria;


• Coordenar o processo da auditoria;
• Ter capacidade de se adaptar rapidamente às alterações de
planeamento;
• Informar e orientar a equipa auditora;
• Representar a equipa auditora nos contactos com o auditado;
• Evitar e resolver conflitos;
Comportamento do auditado, em
auditoria
Não deve Deve
Falar muito, sem dizer nada, Responder, exclusivamente ao que
apenas para passar o tempo lhe é perguntado. Nem mais! Nem
menos!
Provocar o auditor Ser colaborante
Escolher o que deve ser auditado! Responder sem evasivas!
Fazer manobras de diversão, para Responder, frontalmente; sem
passar tempo! medo!
Responder sem ter percebido, Mostrar interesse pela auditoria !
completamente, a pergunta!
Estar/ser distraído enquanto está a Ser pontual
ser auditado !
Deixar transparecer que a Garantir os meios necessários para
Qualidade é, para si, “mais uma a realização da auditoria (ex.
actividade” e não “uma actividade Espaço físico, disponibilidade das
normal” do seu dia-a-dia ! pessoas)
COMPORTAMENTO AUDITOR - AUDITADO

• COOPERAÇÃO ENTRE AMBOS, DADO O OBJECTIVO SER


COMUM;
• ESPÍRITO DE ENTRE-AJUDA, EVITANDO COMENTAR OU
CRITICAR SITUAÇÕES QUE POSSAM ACONTECER DURANTE
A AUDITORIA;
• O DIÁLOGO DEVERÁ SER CLARO, PERMITINDO SEMPRE A
RESPOSTA DO AUDITADO, DEVENDO O AUDITOR UTILIZAR
PERGUNTAS, TAIS COMO:
· Mostre-me por favor…
· Posso ver…
· Desculpe mas não compreendo...
· Importa-se de explicar novamente…
ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

 LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA


 ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPODISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO
 PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA
 CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO
 RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS”
 FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO
 ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR

 AUDITOR
 ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO
 PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES
 SER IMPARCIAL E OBJETIVO
 ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS
 MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA
ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

 AUDITADO
 COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA
 COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR
 DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO
 FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES
 PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS

 CLIENTE DA AUDITORIA
 DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA
 DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA
 DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)
 RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS
O perfil do Auditor

Atributos pessoais:
 Perspicácia - capacidade de diagnosticar rapidamente um problema mas
sem conclusões precipitadas.
 Persistência - Capacidade de ultrapassar dificuldades e manter um
planeamento das acções a executar, mesmo em situações adversas.
 Visão Flexível - Capacidade de ver as coisas de diferentes pontos de vista e
adaptar-se a circunstâncias diferentes.
 Abordagem disciplinada - Capacidade para abordar um problema de forma
lógica e sistemática e, definir fronteiras de responsabilidade e área de
investigação.
 Relação Humana - Capacidade de comunicar e trabalhar com outros em
diferentes níveis hierárquicos, desde operários a director geral.
 Domínio Técnico - Capacidade para investigar e determinar o grau de
conformidade com o sistema e a norma em todas as áreas da empresa.
 Ético - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto
 Espírito aberto - Disposto a considerar ideias e pontos de vista
alternativos
 Diplomata - Usando de tacto no relacionamento com as pessoas
 Observador - Activamente consciente do meio físico envolvente e
actividades
 Perceptivo - Instintivamente atento e capaz de perceber situações
 Versátil - Ajustando-se prontamente a diferentes situações
 Tenaz - Persistente, focalizado a atingir objectivos
 Decidido - Alcançando conclusões oportunas baseadas em raciocínio
lógico e análise
 Auto-confiante - Agindo e funcionado de forma independente,
interagindo eficazmente em os outros
O perfil do Auditor

Os auditores não são!:

􀂅 Inquisidores
􀂅 Apontadores de erros
􀂅 Acusadores
􀂅 Policias
􀂅 Fiscais
􀂅 Vingadores
􀂅 Desonestos
􀂅 Hiperactivos
Comportamento Auditor

 Aprender tanto quanto possível acerca da entidade


auditada
 estudar previamente toda a documentação disponível
 Estar preparado - conhecer o que se vai avaliar
 Cumprimentar os interlocutores
 Manter a condução da entrevista
 Saber escutar
 Esclarecer quando ocorram erros de interpretação
 Referir conceitos normalizados e não propor planos
 Fazer perguntas curtas, dentro do assunto
 Escrever resumo das constatações logo após
auditoria
Comportamento Auditor

As perguntas na auditoria:

• Ser pertinentes e trazer valor acrescentado. Não colocar perguntas


ao acaso
• Ser claras e explicitas. As perguntas confusas só geram respostas
desadequadas
• Ser curtas e concisas. As perguntas longas levam à incompreensão
• Ser colocadas pela positiva
• Ser feitas uma de cada vez. Só assim se obtém uma resposta
a cada questão
• Evitar conter elementos afectivos. A razão deve prevalecer
• Ser formuladas com assertividade. Vendo o auditado ao
mesmo nível
• Ser reformuladas sempre que incompreendidas
Comportamentos a evitar pelo AUDITOR
• pronunciar mal as palavras;
• falar muito baixo ou muito alto;
• falar muito depressa ou muito devagar;
• respirar mal;
• usar vícios de linguagem como “tá?”, “né?”, “ok”, “certo?”, “percebe?”, “tipo
assim”, “a gente”, “acho que” e outros;
• falar como robô, em tom monocórdio;
• cometer erros gramaticais;
• engolir esses e erres;
• falar com estridência;
• usar termos técnicos para público leigo;
• contar piadas e usar chavões;
• usar argumentos inconsistentes;
• perder-se em detalhes;
• baixar a voz no final das frases;
Comportamentos a evitar pelo AUDITOR
• não destacar as ideias principais;
• não aliar a técnica à naturalidade na comunicação.
• Gestos que conotem nervosismo e inibição;
• Ajeitar a gravata;
• Manusear uma caneta excessivamente;
• Mexer excessivamente o cabelo ou os óculos, coçar-se, etc.
• Apoiar-se ora numa perna ora em outra;
• Fixar os olhos no chão, no teto ou numa só pessoa da plateia.
• Olhar através das pessoas;
• Ficar parado como uma estátua ou com as pernas abertas;
• Movimentar as mãos excessivamente;
• Roer unhas;
Comportamentos a evitar pelo AUDITOR
• Esfregar as mãos ansiosamente;
• Pôr as mãos nos bolsos ou na cintura
• Olhar para o vazio.
• Usar a comunicação como forma de poder;
• Esquecer o valor da empatia;
• Ser irónico e sarcástico;
• Apresentar-se sem estar preparado;
• Chegar atrasado;
• Ter gestos, actos e palavras incoerentes;
• Ser inflexível;
• Não saber administrar conflitos interpessoais
• Falar do que não conhece;
O AUDITOR DEVE:
• ter
ter aa competência
competência para
para auditar;
auditar;
• Cumprir
Cumprir o plano de auditoria;
• Observar
Observar relatórios
relatórios de auditorias anteriores e ações
abertas;
abertas;
• Ser
Ser imparcial;
imparcial;
• Buscar
Buscar evidencias objetivas;
• Desenvolver
Desenvolver relatório
relatório de
de auditoria;
auditoria;
• Ter
Ter uma
uma boa
boa capacidade
capacidade de
de avaliação;
avaliação;
• Ser
Ser atento;
atento;
• Saber
Saber reagir
reagir eficientemente
eficientemente em
em casos
casos de
de stress.
stress.
Gestão
Gestão do
do tempo
tempo
Atenção:
Atenção: oo tempo
tempo éé o inimigo
inimigo do
do Auditor.
Auditor. Por
Por ser
ser um
um recurso
recurso não
não renovável,
renovável, é
necessário saber aproveitá-lo bem.

• Algumas dicas:
dicas:
 Lista de verificação - ajuda a monitorar o andamento
 Refeições/café/cigarro
Refeições/café/cigarro -- evite
evite enrolações
enrolações
 Conversas
Conversas amigáveis - empatia
empatia sim,
sim, mas
mas cuidado
cuidado
 Pistas falsas/amostragem - cuidado com a obsessão por
detalhes
 Caminho mais demorado - planeje com antecedência
 Amnésia/absenteísmo - cuidado!
Táticas do Auditor

 Peça exemplos para ter certeza que entendeu a resposta;


 Use o poder das perguntas silenciosas,
 Seja sistemático:
 Não deixe de fazer perguntas;
 Coloque uma pergunta de cada vez;
 Não se esqueça de fazer perguntas óbvias;
 Pense cuidadosamente a respeito das perguntas;
Pergunte a quem realiza a tarefa, e não a seu superior;
 Não jogue conversa fora, seja preciso
 Utilize linguagem que o auditado compreenda;
 Fale com clareza e cuidado;
Táticas do Auditor
 Repita
Repita a pergunta,
pergunta, sese necessário;
necessário;
 Seja
Seja cortês
cortês ee educado,
educado, cumprimente
cumprimente
 Mostre
Mostre interesse,
interesse, saiba
saiba ouvir;
ouvir;
Relaxe e seja humano, não pratique atitude
atitude policial;
policial;
 Seja
Seja imparcial,
imparcial, impassivo
impassivo ee não
não se
se emocione;
 Volte
Volte ao
ao local
local da
da auditoria
auditoria sempre
sempre que
que necessário
necessário para
para complementar
complementar
informações não totalmente
totalmente esclarecidas;
esclarecidas;
 Busque
Busque aa rastreabilidade
rastreabilidade para
para frente
frente e para
para trás;
trás;
 Agradeça
Agradeça asas pessoas
pessoas quando
quando sair
sair do
do local
local auditado
auditado
Táticas do Auditado

1. Coisas que roubam tempo do auditor;


 Rodeios;
Rodeios;

 Explanações longas;

 Almoços ee paradas
paradas extensas
extensas para cafezinho;

 Demora no atendimento ao auditor;

 Interrupções planejadas;

 Esquecimento no atendimento às solicitações
solicitações do
do auditor;
auditor;

 Ausência de preparação;

 Perguntas buscando esclarecer dúvidas hipotéticas.

2. Atos planeados de intimidação;


Táticas do Auditado

3. Alegação de casos especiais para confundir o auditor;


4. Afirmações para testar a força e a firmeza do auditor;
5. Questionamento da competência do auditor;
6. Falsos elogios e admiração;
7. Utilização do comportamento de pessoas idosas e inválidas
para justificar faltas e sensibilizar o auditor;
8. Alegação de que o profissional responsável faltou ou foi
dispensado para impedir acesso às informações.
1.6. Código de ética
• 1.6.1 Deveres do auditor

• Exercer a profissão com zelo, diligência e honestidade, observada a


legislação vigente e resguardados os interesses da entidade, sem prejuízo da
dignidade e independência profissionais.
• Guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional lícito,
inclusive no âmbito do serviço público, ressalvados os casos previstos em lei
ou quando solicitado por autoridades competentes, entre estas os
Conselhos Regionais de Contabilidade.
• Zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a
seu cargo, esforçando-se, continuamente, para melhorar o seu nível de
conhecimento e eficácia de seu trabalho.
• Comunicar, desde logo, aos seus superiores, em documento reservado,
eventual circunstância adversa que possa influir na decisão daquele que lhe
formular consulta ou lhe confiar trabalho, estendendo-se a obrigação a
sócios e executores;
• Inteirar-se de todas as circunstâncias antes de emitir opinião sobre
qualquer caso
• Se substituído em suas funções, informar ao substituto sobre fatos
que devam chegar ao conhecimento desse, a fim de habilitá-lo para o
bom desempenho das funções a serem exercidas.
• Manifestar, a qualquer tempo, a existência de impedimento para o
exercício da profissão.
• Ser prudente ao usar informações obtidas no curso de seu trabalho,
não devendo divulgar informações confidenciais, muitos menos para
obter vantagens pessoais ou prejudicar alguém do órgão/entidade.
• Mencionar obrigatoriamente fatos que conheça e repute em
condições de exercer efeito sobre peças contábeis objeto de seu
trabalho.
• Observar os regulamentos internos.
• Manter aparência pessoal de forma discreta e que corresponda com
a expectativa do auditado.
• 1.6.2 Vedações ao auditor

• Assumir, direta ou indiretamente, serviços de qualquer natureza, com


prejuízo moral ou desprestígio para a classe.
• Assinar documentos e relatórios elaborados por outrem, alheios à sua
orientação, supervisão e fiscalização.
• Concorrer para a realização de ato contrário à legislação ou destinado a
fraudá-la ou praticar, no exercício da profissão, ato definido como crime ou
contravenção.
• Solicitar ou receber do auditado qualquer vantagem que saiba para aplicação
ilícita.
• Prejudicar, culposa ou dolosamente, interesse confiado a sua
responsabilidade profissional.
• Exercer atividade ou ligar o seu nome a empreendimentos com finalidades
ilícitas.
• Renunciar à liberdade profissional, devendo evitar quaisquer restrições ou
imposições que possam prejudicar a eficácia e a correção de seu trabalho.
• Dar parecer ou emitir opinião sem estar suficientemente informado e
munido de documentos
Bibliografia
• Último nome, Primeiro nome; “Titulo do
Artigo”; Local: Editor; Ano.

• Último Nome, Primeiro Nome; Título da


Página; Data em que encontrou o website;
<endereço do website>.
FICHA TÉCNICA
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