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Tipologia

Formação Modular Certificada

Curso/UFCD Formador
Gestão do Tempo e Organização do trabalho Olívia Resende

Código da UFCD (se aplicável) Horas


0382 25h

Data de Inicio Data de Fim

1
Mapa de estradas da Vida

Cada deve desenhar o mapa de estradas da sua vida, com vários


tipos de locais (nascimento, infância, Juventude, etc), com diferentes
tipos de estradas.

Assinalar os principais acontecimentos relacionados com o passado.

2
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS
Objetivo Geral
o Gerir o tempo e organizar o trabalho com qualidade.

Objetivos Específicos
o Aplicar técnicas de gestão do tempo no âmbito da atividade

profissional.
o Aplicar os princípios de organização do trabalho em equipa.

o Elaborar um plano de ação pessoal.

3
Conteúdos Programáticos
 Gestão do tempo
 Auto-avaliação na gestão do tempo

 Tempo como recurso

 Leis e princípios de gestão de tempo

 Identificação de características pessoais

 Análise de desperdiçadores de tempo

 Planeamento na gestão do tempo

 Determinar metas e objectivos

 Elaboração de planos detalhados, diários e semanais

 Utilização de check-lists

 Definição e gestão de prioridades

4
Conteúdos Programáticos
 Técnicas de gestão do tempo
 Organização do dia de trabalho

 Agrupamento de tarefas

 Controlo das interrupções e dos telefonemas

 Utilização da agenda como recurso estratégico

Optimização das novas tecnologias


 Organização do trabalho
 Trabalho em equipa

 Organização e condução de reuniões

 Produção de resultados através de reuniões

 Delegação de tarefas à equipa de apoio comercial

 Plano de ação pessoal

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A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

TEMPO – Conceito?

6
A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

“O tempo nasce da minha relação com as coisas”


Ponty

“O tempo não tem margens. Passa e nós passamos com ele.”


Lamartine

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O Tempo analisado ao longo da história

Atividade – Analise as frases que se seguem e comente?


• “Não temos falta de tempo , mas temos muito tempo de que não
sabemos tomar partido”
Senéca

• “De nada serve correr o que importa é partir a horas”


La Fontaine

• “Talvez os dias sejam iguais para um relógio, mas não o são para
o homem”
Marcel Proust
• “Melhora-se a gestão do tempo pela prática, à custa de esforços
constantes para evitar de novo a deriva”
Peter Drucker

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A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

TEMPO
• Conceito abstrato, e cujo desenvolvimento se encontra
estritamente relacionado com o conceito de adaptação à
realidade.

• O conceito de Tempo deve ser extensivo a qualquer duração


sucessiva de fenómenos (Fisicos, fisiológicos, psicológicos).

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A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

Atividade – o que entendem por


Competência Temporal?

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A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

Competência Temporal

Atitude resultante da tomada de consciência de que se


pode criar o futuro, de que os resultados a alcançar
dependem de cada uma das ações que se executam no
presente.

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A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

A gestão do tempo considera as duas dimensões em que


se inserem as nossas ações: procura de eficácia (médio e
longo prazo) e a procura de prazer (curta prazo),
equilibra-as e permite que se exprimam em conjunto.

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A IMPORTÂNCIA DE GERIR O TEMPO

Utilização eficaz das técnicas de gestão do tempo conduz ao


desenvolvimento de competências, tais como:
 
•Habilidade para clarear e estruturar
A clareza e a sensação de manter tudo sob controlo são
indispensáveis para manter altos os níveis de realização,
evitar o stress e utilizar plenamente a capacidade intelectual.
•Habilidade para criar resultados
O Homem necessita conseguir resultados, sentir êxito, saber
que aquilo que faz tem significado.

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo

MITOS
1. A vida é completamente controlada por acontecimentos externos.
2. Deve-se corresponder às expectativas das outras pessoas
3. Não se deve ter limites

Atividade – Analise os Mitos e comente.

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo
1. Lei dos Ritmos Biológicos
Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos, os quais
dependem das suas caraterísticas pessoais.
Princípios:
• O rendimento máximo normalmente é atingido de manhã, não
voltando a reproduzir-se durante dia.
• A tarde inicia com quebra de produtividade.
• Após uma fase intermédia de eficácia no fim da tarde, volta a descer no
inicio da noite para atingir o ponto mais baixo depois da meia noite.

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo
2. Lei de Parkinson

O tempo investido na realização de uma tarefa, varia em função do tempo


disponível e não do tempo necessário.

“O homem mais ocupado é o que tem mais tempo livre”


Parkinson

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo
2. Lei de Parkinson
Curva A
O colaborador recebe uma tarefa para
executar na semana 0. Familiariza-se com a
tarefa, reflecte sobre o que deve fazer, procura
compreender o problema. Solicita informações
e delega parte das tarefas. Executa o trabalho e
termina-o dentro do prazo. Bons resultados.
Curva B
O colaborador põe de lado o trabalho. Inicia a
tarefa já próximo do prazo estabelecido para a
sua conclusão. Procura informações à pressa e
trabalha sobre pressão. Termina com atraso.
Resultados medíocres.
Curva C
Trabalho iniciado tardiamente, como em B,
mas sem atingir o objectivo. Algum tempo de
trabalho inútil. Não há resultados concretos ou
são claramente insuficientes.
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Leis e Princípios de Gestão de Tempo
3. Lei das sequências homogéneas de trabalho
A interrupção de uma tarefa provoca perda de eficácia e
consumo de mais tempo, do que a sua execução de modo
contínuo.

Em duas horas de atividade ininterrupta de trabalho avança-se


rapidamente enquanto, com interrupções frequentes, para efectuar
o mesmo trabalho serão necessárias três ou mais horas.

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo
4. Lei de Pareto
A partir de um pequeno período de tempo atinge-se grande parte dos
resultados. Distinga o essencial do acessório.

80% dos resultados obtêm-


se com 20% de esforço.

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo

4. Lei de Pareto

Estabelecimento de prioridades permite:

• Agir rapidamente em situações de emergência;


• Responder imediatamente a uma oferta;
• Detetar e aproveitar uma oportunidade;
• Equilibrar melhor os investimentos do tempo;
• Dar um sentido aos acontecimentos.

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo
Critérios habituais na distribuição do tempo
Fazemos normalmente:
• O que gostamos o mais do que não gostamos
• O que é mais rápido do que demora mais tempo
• O que é mais fácil antes do que é mais difícil
• O que sabemos antes do que é novo
• O que é urgente antes do que é importante

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Leis e Princípios de Gestão de Tempo
3. Critérios habituais na distribuição do tempo
Fazemos normalmente:
• O que os outros nos impõem antes do que nós escolhemos
• O que está anotado na agenda antes do que não está
anotado
• O que provém dos outros antes das nossas prioridades
• O que está à nossa frente antes do que é importante
• Adiamos a execução de uma tarefa até ao limite máximo
• Executámos as atividades em função das suas
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Identificação de caraterísticas pessoais

Cada pessoa tem o seu próprio “relógio interno” que ajuda a definir o seu
ritmo de trabalho.
Atividade
Inicie uma análise as suas atividades e ao tempo despendido em cada uma
delas.

•Quais são as suas atividades principais e as secundarias?


•Quanto tempo despende com as atividades principais e com as secundarias?
•Quais são as situações que perturbam mais as suas atividades?

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Identificação de caraterísticas pessoais
Avaliação de pontos fortes e fracos
Pontos fortes
O que faço com prazer, o que me permite alcançar resultados e ser bem-sucedido,
O que me vale o reconhecimento dos outros, o que me causa sensação de bem-estar e
segurança.
 
Estratégia para desenvolver ainda mais estes pontos fortes
Explorar sistematicamente estas capacidade, procurar inovar e desenvolver áreas afins.
 
Pontos Fracos
O que faço com menos prazer ou me custa real mente fazer; o que faço com menos
rendimento, o que costuma ser apontado pelos outros como falhas, e geram sentimentos
de insegurança.
 
Estratégia para neutralizar ou diminuir estes pontos
Se possível, delegar essas funções; senão, reconhecer a sua existência perante si mesmo e os
outros e procurar ajuda em termos de formação técnica ou outra indicada para o efeito.

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Identificação de caraterísticas pessoais

Sabe Gerir o seu tempo?

TOTAL:
Atribua 2 para o “SIM”, 1 ponto para o “TALVEZ” e 0 pontos para o “NÃO”. Faça a
soma dos pontos obtidos na totalidade das respostas e veja o resultado.

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Identificação de caraterísticas pessoais
Sabe Gerir o seu tempo?
SOLUÇÕES DO TESTE:
De 0 a 30 pontos: Não se preocupe. Este resultado é frequente. Tem dificuldades
em gerir o seu tempo. Sabe porquê? Serão dificuldades de natureza profissional? Ou
pessoal?

De 31 a 70 pontos: Não está mal, a sua eficácia está na média. Mas porque não
começa a fazer com que os dias lhe rendam mais? Reveja o seu teste e medite nas
respostas “NÃO” que deu. Em relação a cada uma delas pergunte-se a si próprio
“Porquê?”

De 71 a 80 pontos: Você é sem dúvida uma pessoa que gere bem o seu tempo.
Parabéns! No entanto não se deve sentar à “sombra da bananeira”, convém
continuar a planear e a organizar o seu tempo. Delegue nos seus colaboradores as
tarefas que ainda pode e sugerimos-lhe que
de vez em quando repita este teste!

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Análise de Desperdiçadores do Tempo

Atividade – Identifique os principais


Desperdiçadores do tempo (Cronófagos)

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Análise de Desperdiçadores do Tempo
Desperdiçadores do tempo
• Perfecionismo
• Querer fazer tudo
• Executar várias tarefas em simultâneo
• Incumprimentos dos prazos estabelecidos
• Interrupções telefónicas frequentes
• Adiar a execução das tarefas menos agradáveis

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Análise de Desperdiçadores do Tempo
Desperdiçadores do tempo
• Trabalhar sem plano de ação, sem fixar prioridades
• Interrupções frequentes provocadas por visitas internas
• Fadiga e falta de autodisciplina
• Contatos/Reuniões sem preparação prévia e sem objetivos
definidos

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Análise de Desperdiçadores do Tempo
Desperdiçadores do tempo
• Trabalhar sem plano de ação, sem fixar prioridades
• Interrupções frequentes provocadas por visitas internas
• Fadiga e falta de autodisciplina
• Contatos/Reuniões sem preparação prévia e sem objetivos
definidos

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Análise de Desperdiçadores do Tempo
Exercício de análise e combate do tempo improdutivo
1. Causas
2. Consequências
3. Combate
4. Controle

Causas
•Analisá-las simultaneamente com as consequências.
•Procurar outros desperdiçadores específicos
•Analisar as causas pessoais e externas
•Assinalar as mais críticas
•Lembrar que alguns desperdiçadores externos podem ser encarados como internos .

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Análise de Desperdiçadores do Tempo

Consequências
•Analisar todos os desperdiçadores, mesmo aqueles já considerados nas causas.
•Ver as consequências de cada desperdiçador, enfatizando os problemas pessoais,
os problemas com os clientes internos no trabalho, com a chefia e os
colaboradores.
•Principais consequências: improdutividade, desmotivação, stress, má qualidade
do serviço e sobrecarga de trabalho.

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Análise de Desperdiçadores do Tempo

 
Controlo
•Estabelecer um acompanhamento do trabalho, comparando as mudanças
com os resultados, com o objetivo e o rendimento final.
•Analisar se alguma alternativa de combate não se enquadra no controlo.
•Listar estratégias específicas para cada alternativa de combate, prevenindo
as causas e evitando as consequências.

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Análise de Desperdiçadores do Tempo

Combate
•Estabelecer a prevenção ou eliminação das causas
(planos de ação com a equipa).
• Analisar simultaneamente a viabilidade de
implementação das medidas.

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Sintomas/Sinais de Gestão Incorreta do
Tempo

Atividade – Enumere os sintomas/factos que na


sua opinião interferem na gestão de tempo.

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Sintomas de Gestão Incorreta do Tempo

• Horários sobrecarregados
•Prazos não respeitados
•Referência constante ao passado
•Não admitir a iniciativa dos outros
•Não recusar tarefas
•Realizar as tarefas superficialmente
•Marcar reuniões a médio prazo (Ex: Só posso marcar reunião daqui a 2
meses)

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Sintomas de Gestão Incorreta do Tempo

•Anular compromissos em cima do prazo


•Decisões muito rápidas ou tomadas tardiamente
•Fadiga/Cansaço
•Falta de confiança
•Inseguranças/Medos
•Lamentações/Queixas
•Conflitos interpessoais

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Planeamento na gestão do Tempo

Como dominar a variável TEMPO?


Aplicando o SDT= Sistema do Domínio do Tempo

1º-ANÁLISE DO USO DO TEMPO - analisar o que acontece agora e o que


deverá ser mudado.
2º-CLARIFICAÇÃO DOS OBJECTIVOS - estabelecer bases de avaliação para
melhor uso do tempo.
3º -DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES - concentração das ações mais
importantes e válidas.
4º -PLANEAMENTO DO TEMPO – certificação de que as ações conduzem
aos objetivos.
5º -AVALIAÇÃO DO PROGRESSO/EVOLUÇÃO- verificação se tudo está a
andar bem; se não, uso de alternativas.

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Planeamento na gestão do Tempo
Fixar objetivos – uma inevitabilidade!

Os Objetivos visam orientar as nossas a condutas para a obtenção de


resultados, dentro dos prazos previamente estabelecidos.

Funções dos objetivos

•Clarificar a informação
•Orientar a ação
•Maior clareza no processo de avaliação
•Maior rentabilidade

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Planeamento na gestão do Tempo
Como definir objetivos
Há cinco requisitos básicos que convém não esquecer. Se respeitar a
sigla SMART, seguramente estará a formular bem os seus objetivos:

S Específicos
Mensuráveis
Atingíveis
Relevantes
Temporizáveis - Registáveis

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Planeamento na gestão do Tempo
Definir objetivos - exemplo
Exemplo correto Exemplo Incorreto
Relevantes) Aumentar o nível de Promover formação profissional
produtividade em (numa área desajustada
“x”%, a partir do próximo mês às necessidades)

Específicos Reduzir o tempo médio de Melhorar a qualidade


realização da tarefa “x” de vida
em 5 minutos
Mensuráveis Diminuir o nº de reclamações Melhorar, tanto quanto
em 15% a partir possível, as técnicas de
do próximo mês trabalho

Atingiveis Obter a certificação de Formar o pessoal de vendas


qualidade, de acordo em técnicas avançadas
com as Normas ISO de marketing, no
9000, no prazo de 1 ano prazo de 2 dias

Registáveis “Controlar a pontualidade Melhorar o clima social


Temporizáveis dos trabalhadores” da empresa (registar o
Exemplo: quê, onde e como?)
Entrada ao serviço 9.00h 

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Planeamento na gestão do Tempo
Um objetivo deve permitir dar resposta às seguintes questões:

• Para onde quero ir?


• O que quero realizar? O que devo evitar?
• Qual é o resultado final que quero alcançar?
• Em que prazo pretendo atingi-lo?
• Que condições tenho que respeitar?
• De que apoios necessito?

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Planeamento na gestão do Tempo

EXERCICIO – DEFINIR CORRETAMENTE OS


OBJETIVOS

43
Planeamento na gestão do Tempo
EXERCICIO – DEFINIR CORRETAMENTE OS OBJETIVOS

44
Planeamento na gestão do Tempo
EXERCICIO – DEFINIR CORRETAMENTE OS OBJETIVOS

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Planeamento na gestão do Tempo

Elaboração de um PLANO - Regras

• Considerar o dia, a semana, o mês e o ano.


• Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e
longo prazo.
• Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e para o
trabalho solitário.
• Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma
fácil leitura. Se lhe der jeito, use símbolos e cores.

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Planeamento na gestão do Tempo

PLANO diário - dicas


•Agrupar as actividades relacionadas.
• Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível ocupar o
tempo todo). Deverá planear apenas cerca de 60% do seu tempo de
trabalho, deixando os restantes 40% para os imprevistos.
• Tornar rentável o espaço entre acontecimentos.
• Centrar-se nos objectivos e resultados a atingir.
• Planear os assuntos mais importantes nos períodos do dia em que a sua
energia e concentração estão mais elevadas (reserve a parte da tarde
para as tarefas de rotina, período do dia em que um grande número de
pessoas já revela uma menor capacidade de concentração).
• Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia
seguinte, na medida em que tal lhe permitirá rever o dia que acaba.

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Planeamento na gestão do Tempo

Exercício – Elabore um exemplo


de um plano diário

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Planeamento na gestão do Tempo
Plano Semanal - Exemplo
Duração Decisão
Data Objetivos Atividades Importante Urgente Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     

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Planeamento na gestão do Tempo
Definição e Gestão de Prioridades
MEDIDAS são atividades de curto e médio prazo, com prazos rigorosos,
planos de execução, orçamentos e indicação de recursos.
A implementação de medidas pressupõe a inventariação e classificação
das atividades:
Atividades
Contribuem marcadamente para atingir os objetivos. Geralmente, são
Positivas importantes.
Relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem ser urgentes, mas muitas
Reactivas vezes não são importantes.
Contribuem eficazmente para os resultados. Tendem a repercutir-se a longo
Importantes prazo.
Podem ou não relacionar-se com os objetivos. Acarretam consequências a
Urgentes curto prazo.

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Planeamento na gestão do Tempo

Atividades URGENTES versus IMPORTANTES


Importante Não Importante

A C As atividades
Prioridade máxima. Pode delegar ou fazer urgentes podem ou
Urgentes
depois das tarefas
Trate já do assunto! prioritárias. não relacionar-se
com os objetivos e
têm consequências a
B curto prazo.
D
Tarefa a longo prazo.
Não perder tempo com
Não Urgentes
esta tarefa .
Marque para mais
Não faça!
tarde!

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Planeamento na gestão do Tempo

Atividades URGENTES versus IMPORTANTES

•As tarefas urgentes não implicam muito tempo para a


execução, devem ser logo concretizadas.
•É aconselhável dedicar mais tempo às tarefas
importantes.

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Planeamento na gestão do Tempo
EXERCICIO – Urgente versus Importante
Tarefa A – “Elaboração do relatório X para apresentação à administração.
Tarefa B – “O colaborador Y quer reunir-se com o Miguel para discutir o projeto que vai arrancar no próximo
trimestre.”
Tarefa C – “Resposta a telefonemas sobre questões não prioritárias”
Tarefa D – “Cafezinho com o ex-chefe”
Importante Não Importante

“Elaboração do relatório X para apresentação à “O colaborador Y quer reunir-se com o


administração” Miguel para discutir o projeto que vai
arrancar no próximo trimestre.”
Urgentes
OU
“Resposta a telefonemas sobre questões
não prioritárias”

“Resposta a telefonemas sobre questões não “Cafezinho com o ex-chefe”


prioritárias”
OU
Não Urgentes
“O colaborador Y quer reunir-se com o Miguel para
discutir o projeto que vai arrancar no próximo
trimestre.”

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Técnicas de gestão do Tempo

Organização do dia de trabalho


•Definir e clarificar os objetivos; escrevê-los e estabelecer prioridades
centrar-se nos objetivos e não nas atividades;
• Estabelecer, pelo menos, um objetivo por dia e atingi-lo;
• Registar regularmente o tempo;
• Eliminar, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana
•Planificar o tempo; elaborar planos de curto, médio e longo
prazo.
• Listar as tarefas diárias, incluindo objetivos, prioridades e tempos
estimados;
• Preconizar limites de tempo por tarefa;
• Eliminar as “crises repetitivas”; agir em vez de reagir;
• Não deixar tarefas inacabadas.

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Técnicas de gestão do Tempo
Organização e condução de reuniões
As reuniões de equipa são um método de comunicação, de
acordo com diferentes objetivos:

•Comunicar informação ou conselho;


•Transmitir instruções
•Resolver conflitos;
•Tomar ou implementar decisões;
•Gerir ideias criativas;
•Apresentar proposta par discussão e tomada de decisão.

55
Técnicas de gestão do Tempo
Organização e condução de reuniões

A eficácia de qualquer reunião depende de três processos:

• Preparação adequada;
• Liderança adequada;
• Avaliação do desenvolvimento da reunião.

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Técnicas de gestão do Tempo
Preparação da Reunião
O planeamento é fucral para a eficácia e eficiência da reunião. O tempo
despendido na preparação de uma reunião raramente é desperdiçado.

Uma boa preparação de uma reunião depende de um conjunto de princípios


básicos:
•Estabelecimento dos objetivos da reunião;
•Definição dos participantes na reunião;
•Definição da data, hora e local da Reunião;
•Duração da reunião (não deve ultrapassar os 90 minutos, tendo em
conta a curva normal dos níveis de atenção e concentração);
•Preparação da agenda da reunião que deve ser clara e detalhada e
encaminhada antecipadamente para os participantes

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Técnicas de gestão do Tempo
Pontos essenciais de uma agenda
Reunião do Departamento XPTO Data e Horário: é importante
não só definir uma hora para
Data: __/___/___
Local:_____________ iniciar, mas, sobretudo, uma
Objetivos: hora para terminar a reunião.
Participantes:
Local: em que sala/empresa a
Tema Responsabilidade Duração
reunião irá realizar-se.
Temas da Agenda
Responsabilidades: quem é o
Documentos necessários para a execução da reunião
Atas das reuniões responsável por cada tema?
Data, hora, local de uma próxima reunião Duração: quanto tempo
Outros assuntos
calendarizado para cada tema.

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Técnicas de gestão do Tempo
Realização da Reunião
Todas as reuniões necessitam de um lider para dirigir os procedimentos, o
qual deve:

• Ser firme na condução da reunião, no tempo aprazado e na resolução


de quaisquer problemas;
•Ter capacidade de síntese;
•Ter capacidade de flexibilidade no tratamento de diferentes tons e
estilos dos participantes;
•Ter abertura e recetividade para escutar as opiniões;
•Ser Imparcial no tratamento de todos os pontos de vista, garantindo
que todos tem oportunidade de se exprimirem equitativamente.

59
Técnicas de gestão do Tempo
Realização da Reunião

Controlar eficazmente uma reunião consiste em antecipar os


problemas antes que eles surjam.

Fundamental interpretar a linguagem corporal dos participantes , de


modo a encorajar o comportamento correto, a evitar problemas e a
obter um resultado positivo para a reunião.

60
Técnicas de gestão do Tempo
Delegação de tarefas à Equipa de apoio Comercial
O que é delegar?
Em termos simples, poder-se-á dizer que se delega quando
deliberadamente se confere autoridade a um colaborador para executar
uma tarefa que até então era desempenhada pela chefia.

Autoridade, responsabilidade e confiança são requisitos essenciais para a


compreensão do mecanismo de Delegação.

 Recusar-se a delegar é uma armadilha na gestão do tempo.


Lembre-se: é melhor pôr dez pessoas a trabalhar do que fazer o
trabalho de dez pessoas.

61
Técnicas de gestão do Tempo
Etapas da Delegação
Etapa 1 - Escolha as pessoas certas
Delegue nos subordinados que sabe que são responsáveis. Escolha-as
cuidadosamente e assegure-se de que são competentes, empreendedoras,
proactivas e organizadas.
Etapa 2 - Avalie as competências dos subordinados
Delegue em função das competências e interesse das pessoas,
adequando-as à tarefa.
Etapa 3 - Aproveite a curva de aprendizagem
A primeira tarefa delegada pode não correr da melhor forma. Não caia na
tentação de pegar no assunto por si antes de avaliar o tempo que pode
poupar a longo prazo se a pessoa aprender sozinha.

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Técnicas de gestão do Tempo
Etapas da Delegação
Etapa 4 - Comece por delegar tarefas menos importantes
Reduza os riscos delegando tarefas de menor importância: limita os
estragos em caso de fracasso e ajuda a construir a auto-estima da pessoa
que assumiu aquela responsabilidade.
Etapa 5 - Informe as pessoas das razões da tarefa
Não se limite a explicar apenas o que é que elas devem fazer.. Prepare-se
para receber novas ideias sobre as tarefas. Oiça as sugestões mesmo que
não tenha intenção de segui-las.
Etapa 6 - Comunique com clareza
Comunique de forma a ter a certeza que passou corretamente a
informação relativa ao que é preciso fazer. Pode mesmo pedir que lhe
repitam as instruções.

63
Técnicas de gestão do Tempo
Etapas da Delegação
Etapa 7 - Registe as tarefas que delegou e a quem
Faça uma lista de tudo o que delegou e a quem, e vá anotando os
progressos. Peça sugestões de prazos para o cumprimento das tarefas e
diga se tem urgência.
Etapa 8 - Dê importância a qualquer tarefa
Etapa 9 - Garanta as condições necessárias ao desempenho das tarefas
Forneça a formação necessária às pessoas para desempenharem as tarefas
que lhes foram confiadas ou conceda o tempo e recursos necessários para
que a pessoa aprenda.
Etapa 10 - Procure delegar uma tarefa completa
A margem de erros diminui drasticamente.

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Técnicas de gestão do Tempo
Vantagens da Delegação

•Permite-lhe concentrar-se em aspetos do trabalho que requerem a sua


experiência e as suas aptidões específicas, ou seja, deixa-lhe tempo e
espaço para se dedicar às ações de carácter mais estratégico que só a si
competem, enquanto responsável;
• Possibilita-lhe fazer antecipações, mediante um planeamento atempado;
•Melhora o espírito de equipa, gerando nos colaboradores maior espírito
de cooperação;
•Prepara os “delegados” para maiores responsabilidades, evitando a
admissão de novos colaboradores, por via da familiaridade resultante da
prática experimentada;

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PLANO DE AÇÃO PESSOAL

Planeamento antecede a ação.


Planear é :

•Estabelecer metas e fixar objetivos;


•Definir as atividades a executar;
•Definir a priorização das atividades;
•Definir os prazos de execução das atividades.
 
Permite prever e projetar as ações no futuro, reduzindo as
incertezas.

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PLANO DE AÇÃO PESSOAL
ETAPAS DO PLANO DE AÇÃO
•Elaborar uma listagem das tarefas a executar, nomeadamente,
informação necessária, meios de pesquisa e tempo necessários
para a mesma, recursos financeiros e humanos envolvidos.
•Determinar a sequência mais adequada para a sua execução e
o tempo necessário para cada etapa.
•Avaliação dos custos dos recursos e meios envolvidos no
plano.
•Monitorização de procedimentos que permitam controlar o
cumprimento do plano nas suas etapas.
•Qualquer plano deve ter subjacente os princípios da eficácia.

67
PLANO DE AÇÃO PESSOAL
Eficiência Eficácia
Execução (como fazer) Resultados (o que fazer)

Processos, normas, métodos Objectivos, resultados

Execução mais rápida com


Execução em função dos fins
menor esforço e menor custo
Desempenho interno Gerar alternativa
Solução de problemas Optimização dos recursos
Cumprimento de deveres Obtenção de resultados

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SÍNTESE – Gerir melhor o Tempo
• Definir claramente os objetivos a atingir e os
resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à
realização da atividade.
• Ter um plano de gestão do tempo, mensal,
semanal ou diário.
•Controlar as interrupções, minimizá-las.
•Delegar tarefas.
•Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o
acessório, entre o urgente e o importante.
•Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e
eficazes.

69

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