Treinamento GED

Fusion ECM Suite

www.neomind.com.br
 Introdução

Este treinamento tem como objetivo apresentar as

funcionalidades da gestão de documentos do
sistema Fusion 3.0. Iniciando com alguns conceitos
de negócio e após realizando a modelagem para
adquirir conhecimento praticando.
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
Gestão de Conteúdo

É a tecnologia que provê um meio de

facilmente armazenar, localizar e
recuperar informações existentes em
documentos e dados eletrônicos, durante
todo o seu
Ciclo de Vida.
Gartner Group
 GED

O Fusion Gerenciador
Eletrônico de Documentos
efetua o gerenciamento das
informações não
estruturadas, aquelas
contidas em documentos
texto, planilhas,
apresentações, arquivo
físicos, mídias sociais, entre
outras.
 Características
 Multi-plataforma;

 Suporte a qualquer tipo de arquivo;

 Mecanismo de pesquisa através de palavras-chave, números,
assuntos, etc;
 Notificações por e-mail;

 Políticas de acesso definidas por grupos de usuários e tipos de

documentos;
 Controle de versão e revisão dos documentos;
 Processo de aprovação de documentos;
 Características (cont.)

 Categorização de documentos;

 Redução de custos com papel, impressão e distribuição;

 Agilidade na recuperação de informações;

 Informações acessíveis com segurança;

 Controle de informações disponibilizadas;

 Garantia da autenticidade das informações.

Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Meta-dados

Sua finalidade é documentar e

organizar de forma estruturada os
dados da organização. Com o
objetivo de minimizar duplicação
de esforços e facilitar a
manutenção dos dados.

São fundamentais para o aumento

das chances de sobrevivência da
informação digital.
Taxonomia

Pode ser definida como uma

forma de classificação de
uma estrutura baseada em
uma hierarquia.

A Taxonomia é utilizada dentro

do produto Fusion na função
de Pastas.
 Tipologia

Trata-se da distinção entre

as variadas formas e
conteúdos dos documentos
existentes.

A Tipologia é utilizada dentro

do produto Fusion na função
Tipos de Documentos.
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Estrutura de Pastas
Para criar uma nova pasta, clica-se em Documentos ->
Navegar. Seleciona-se o nível da estrutura desejada e clica-se
em Nova Pasta.
 Estrutura de Pastas (cont.)
A seguinte tela é visualizada:

Insere-se o nome da pasta e definem-se quais os Tipos de Documentos que

serão permitidos publicar no item Tipos Permitidos.
Ao clicar em Adicionar é visualizada a lista dos tipos de documentos cadastrados
no Fusion:
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Tipos de Documento
Para criar um novo Tipo de Documento, clica-se em: Documentos ->
Configurar -> Tipos de Documento.
Clica-se em Novo e a seguinte tela é visualizada:
 Tipos de Documento (cont.)
São necessárias as seguintes configurações:

• Nome: Nome do tipo de documento

• Título: Informar o título do tipo de documento. Este título será mostrado na lista de documentos
• Permitir inserção manual: Este campo deve ser assinalado para indicar se o tipo de documento
permitirá que os dados sejam cadastrados manualmente
• Ícone (16x16): Possibilita selecionar um ícone para identificar o tipo de documento
• Campos: Lista em que se cadastra, altera e exclui os campos que irão compor o tipo de documento
 Tipos de Documento (cont.)

• Abstrato: Indica que o tipo de documento é abstrato, servindo apenas como

um conjunto de definições. Caso seja abstrato, este tipo terá que ser pai de
outro para ser utilizado;
• Adapter de Customização: Permite referenciar algum programa específico
para ser executado no momento de criação de um novo documento.

• Pastas: Permite selecionar em quais das pastas este tipo de documento

poderá ser criado.
 Tipos de Documento (cont.)

• Versionado: Se marcado sim, os documentos publicados no tipo

documental em questão terão controle de versão. Sendo gerado histórico
das versões anteriores.

• Permitir Manter Versão Corrente: Caso seja habilitado Sim é possível ao

alterar um documento, manter o mesmo número de versão da versão
corrente.
 Tipos de Documento (cont.)
• Aprovação: Se marcado Sim, são habilitadas as configurações de
aprovação. Neste caso os documentos quando publicados serão
remetidos a um fluxo de aprovação para deliberação quanto a publicação.
 Tipos de Documento (cont.)
• Tipo de Aprovação:
• Padrão: Utiliza o processo padrão de Aprovação de Documentos do
Fusion. Os aprovadores serão os informados na lista de usuários
Aprovadores.
• Customizado: Deve ser criado um processo específico para controle
das aprovações de documentos.

• Tipo de Atribuição:
• Consenso: As tarefas de aprovação serão geradas em paralelo
quando existir mais de um aprovador. Ou seja, todos os usuários
informados como aprovadores receberão as atividades de aprovação
assim que o documento for submetido a análise. Através das
configurações de consenso é possível configurar um valor ou um
percentual de aprovação necessário para liberar o documento.
• Alçada: As tarefas de aprovação serão geradas de acordo com a
sequência de usuários informada. O primeiro usuário recebe a tarefa
e caso este aprove o segundo é acionado. Caso o primeiro usuário
reprove, os demais não são acionados.
 Tipos de Documento (cont.)

• Configurações do Visualizador Universal: Permite configurar

características do visualizador quando necessário a utilização do mesmo.

• Visualizador CAD: Se marcado Sim no momento de abertura do

documento será instalado o visualizador de arquivos do CAD.

• Gerar Cache ao Publicar: Se marcado Sim no momento da

publicação o Fusion já converterá o documento para uma imagem e
deixará o documento pronto para uso. Caso seja informado, este
procedimento será realizado no primeiro acesso ao documento.
 Tipos de Documento (cont.)

• Notificar ao Publicar: Se marcado Sim, serão enviados e-mails aos

usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como
assunto de interesse.

• Expiração: Se marcado Sim, deverá ser configurado o prazo de validade

do documento a partir da publicação do mesmo.
 Tipos de Documento (cont.)

• Permitir edição da data de expiração: Se marcado Sim permite informar

um prazo de validade no momento da publicação.

• Notificar Aviso de Expiração: Se marcado Sim permite configurar um

período antes da expiração para notificação do prazo de expiração.
 Tipos de Documento (cont.)

• Tipo de Cópia: Permite selecionar se o documento será impresso

somente como cópia controlada, cópia não controlada ou ambas;
• Orientação do Texto Cópia Controlada: configuração da marca
d’água que será impressa no documento (topo, base ou diagonal);
• Texto da Cópia Controlada: texto que será impresso no
documento como marca d’água;
• Tipo de Impressão: Permite selecionar se o documento poderá
ser impresso somente em impressora física, impressora PDF ou
ambas.
 Tipos de Documento (cont.)

• Modelo Padrão: Permite selecionar o modelo (caso aplicável) para este

tipo de documento, assim cada novo documento deste tipo já virá com o
modelo sugerido

• Tipo Pai: Permite escolher um tipo de documento pai, de onde este tipo irá
herdar as propriedades e atributos
 Tipos de Documento (cont.)
• Controle de Acesso por Tipo: Define as permissões de acesso a nível de
usuários, grupos e papéis para o tipo.

• Permissão Padrão: Define a permissão que deve ser aplicada para todos os
usuários, papéis e grupos que não tiverem alguma regra definida na lista de
exceções.

Nota: As opções Permitir ou Herdar se referem a todas as operações que

podem ser realizadas com o objeto.

• Exceções: Permite cadastrar regras específicas para determinado grupo,

papel ou usuário que deve ter um tratamento diferente da permissão padrão
 Tipos de Documento (cont.)
• Ao clicar em Adicionar são demonstradas as informações solicitadas ao
cadastrar uma exceção:

• As exceções podem ser criadas para um Usuário, Papel ou Grupo.

Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Criação de Documento
Para criar um documento, deve clicar em Documentos -> Navegar. Selecionar
a pasta desejada, escolher o tipo de documento e clicar em Novo.
A seguinte tela será visualizada:
 Criação de Documento (cont.)

• Código: Código de identificação do documento;

• Título: Informar o título do documento;

• Arquivo: Arquivo do documento, exemplo: "teste.doc“;

• Palavras-chave: Informar uma palavra-chave para o documento a

ser criado;

• Controle de Acesso: Define as permissões de acesso a nível de

usuários, grupos e papéis para o documento conforme detalhado
anteriormente.
 Criação de Documento (cont.)

• Assuntos:
Para inserir Assuntos clique em Adicionar acima da grid. Abrirá a
tela com a lista de assuntos disponíveis e as opções: Pesquisar,
Exportar para Excel, Adicionar e Retornar.
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Assuntos
Todo Tipo de Documento criado é também um Assunto.

Para criar um novo Assunto, clica-se em: Documentos ->

Configurar -> Assuntos. Clica-se em Novo e a seguinte tela é
visualizada:
 Assuntos de Interesse
Para marcar os Assuntos de Interesse clica-se em:
Documentos -> Marcar Assuntos, e a seguinte tela é
visualizada:

Após selecionar os assuntos de interesse deve-se clicar em Salvar.

Desta forma, quando houver publicação de documentos dentro dos
assuntos selecionados o usuário receberá uma notificação por e-mail.
Importante: O usuário não será notificado caso não possua permissão
de leitura no documento publicado.
Exercício de Fixação
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Modelos
Para criar um novo Modelo, navegue até Documentos ->
Configurar -> Modelos e clica-se em Novo, então a seguinte
tela é visualizada:
 Modelos (cont.)
• Código: Informar o código do modelo. Vem preenchido como uma sugestão
sendo possível alterar;

• Título: Informar um título ao modelo;

• Descrição: Informar uma descrição ao modelo;

• Arquivo de Modelo: Caso seja informado Não o campo Arquivo é desabilitado

e é habilitado o campo Adapter para chamada de uma Classe Java que fará a
criação do modelo;

• Arquivo: Campo para vincular o arquivo que servirá de modelo;

• Tipo de Documento: Campo para vincular o modelo a algum Tipo de

Documento já criado;

• Controle de Acesso: Possível configurar uma permissão de acesso ao modelo

em questão.
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Mala Direta
Para criar um novo Modelo com mala direta, navegue até
Documentos -> Configurar -> Modelos e clica-se em Novo,
então a seguinte tela é visualizada:
 Mala Direta (cont.)
Preencha os campos, selecione um arquivo e clique em Aplicar,
para que o modelo possa ser editado.
Ao clicar no arquivo o Microsoft Word será aberto.

Posicione o cursor do mouse onde deseja inserir o campo.

 Mala Direta (cont.)
Clica-se em Inserir -> Partes Rápidas -> Campo, será exibida
a seguinte tela:
 Mala Direta (cont.)
Deve-se escolher o item DocProperty em “Nome de campos:” e
na área “Propriedade” serão exibidos todos os campos
alimentados pelo Fusion com o prefixo Neomind.
 Mala Direta (cont.)
Após selecionar um campo deverá aparecer no documento
como mostra a figura abaixo:

O procedimento pode ser repetido quantas vezes desejar e após

finalizar, deve salvar o documento no Word (será salvo
diretamente dentro do Fusion) e depois clicar em “OK” no
modelo.
 Mala Direta (cont.)
Após criar o modelo e relacionar a um tipo de documento, deve-se
publicar um novo documento utilizando o modelo criado.

Ao visualizar o documento, as propriedades incluídas serão

atualizadas e exibidas no documento, conforme imagem a seguir:
Agenda
Conceitos
Introdução ao GED

Conceitos de Negócio

Modelagem
Estrutura de Pastas

Tipos de Documentos

Criação de Documentos

Assuntos

Modelos

Mala Direta

Cópia Controlada
 Cópia Controlada
Para imprimir uma cópia controlada do documento é necessário
realizar algumas configurações:
• Cadastro de Impressora
• Cadastro de Área
• Posto de Cópia / Distribuição
• Protocolo

Para cadastrar uma Impressora, deve-se acessar

Administração -> Impressoras e clicar em Novo. A
seguinte tela será exibida:
 Cópia Controlada (cont.)
Para criar uma área, deve-se acessar Administração -> Áreas
e clicar em Novo. A seguinte tela é exibida:
 Cópia Controlada (cont.)
Cada Área terá um posto de cópia relacionado, ou seja, será o ponto
responsável pela distribuição e controle das cópias. Ao clicar em Novo
no Posto de Cópia será exibida a seguinte tela:

Um posto pode ser de Cópia ou Distribuição. Os postos de cópias serão

responsáveis por impressões físicas e os postos de distribuição serão
responsáveis por impressões em PDF.
 Cópia Controlada (cont.)
As cópias controladas podem conter um protocolo anexo no momento da
impressão. Este arquivo protocolo podem conter informações do documento,
como por exemplo: Remetente, Área Destino, Data de Expiração, etc.

O Fusion disponibiliza um modelo de protocolo para impressão, porém pode

ser criados outros modelos. Para criar, deve-se acessar Documentos ->
Configurar -> Modelos de Protocolo e clicar em Novo. Será exibida a tela
semelhante ao cadastro de Modelos de Documentos.
 Cópia Controlada (cont.)
Após realizada essas configurações é possível, imprimir um documento.
Para imprimir deve-se navegar até a pasta em que se encontra,
selecioná-lo e clicar em Cópia Controlada. Exibirá a seguinte tela:
Exercício de Fixação
Dúvidas
 Márcia Peixoto Pereira
marcia.pereira@neomind.com.br

www.neomind.com.br