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PROJETOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

A EMPRESA
QUEM SOMOS?
Somos uma empresa que atua desde 1.991
no segmento de gestão documental e de
processos, oferecendo serviços e soluções
inovadoras, completas, econômicas e com
metodologia, melhores práticas e
tecnologia de ponta.

Nossa missão é melhorar os processos e a


forma de manuseio da documentação nas
empresas, permitindo padronização de
trabalhos, atendimento a aspectos legais,
regulatórios, judiciários e o mais
importante, redução de espaços, tempos e
custos desnecessários.
ON DEMAND

O QUE FAZEMOS?
CONSULTORIA

ORGANIZAÇÃO
DE ARQUIVOS EDUCAÇÃO
EXECUTIVA

DIGITALIZAÇÃO / GUARDA DE
MICROFILMAGEM DOCUMENTOS

SOFTWARE DE
ECM/ BPMS
ON DEMAND

COMO FAZEMOS?

Não direcionamos a solução do problema


para Produtos e Serviços específicos.

Ao invés disso, analisamos todos os aspectos da


documentação para estruturar a melhor
solução, garantindo uma DECISÃO ACERTADA
sobre o tratamento a ser dado à documentação
e o MELHOR RETORNO SOBRE OS
INVESTIMENTOS.
ON DEMAND

DIFERENCIAIS
 One-Stop-Shop – fornecemos a solução
completa de ponta a ponta

 Visão Global do Assunto - pessoal


qualificado e com vivência prática em
documentação, legislação, processos,
soluções tecnológicas e de tratamento da
documentação (digitalização, guarda,
etc.)

 Metodologia de trabalho consolidada –


trabalhos padronizados, maior controle e
menor prazo de entrega

 Independência de provedor de solução -


fornecemos a melhor solução que você
precisa, não a produtos/serviços
específicos
ON DEMAND

DIFERENCIAIS
 Foco

 Entusiasmo

 Respeito pelos nossos clientes e


colaboradores

 Dedicação

 Motivação
ON DEMAND

ALGUNS CLIENTES

Bancos Seguradoras Construtoras Diversos Governo

 Itaú-Unibanco  Bradesco  Klabin Segall  Liquigás  TRT-SP


 Bradesco Previdência  Construcap  Tenaris Confab  TRF-SP
 Rodobens  Porto Seguro  Lúcio Engenharia  Novartis  Sefaz-SP
 Rabobank  Azul Seguros  Pfizer  Daer-RS
 Aliança do Brasil  Vivo  Imesc-SP
 TSL – Engenharia  SPDR-SP
Ambiental
 Unidas Rent a Car
ON DEMAND

PARCEIROS

Guarda de
Digitalização Microfilmagem
Documentos

Software Integradores
Scanners
ECM/BPM de Sistemas
ON DEMAND

EDUCAÇÃO EXECUTIVA
 Desde 2.006

 Treinamentos inéditos e exclusivos

 Conteúdo prático – aplicável a situações


reais das empresas

 Abordagem completa do contexto

 Resultados:

 Mais de 200 turmas


 Mais de 1.000 empresas
 Mais de 3.300 participantes
ON DEMAND

EDUCAÇÃO EXECUTIVA
 Alguns temas abordados nos
treinamentos:

 Organização de Documentos – Do
Armazém de Documentos à Inteligência
Documental

 Como Estruturar o Tratamento de


Documentos Eletrônicos e E-mails

 Gestor Documental – A Evolução do


Arquivista / Bibliotecário

 Projetos de GED/ECM
ON DEMAND

CALENDÁRIO DE
TREINAMENTOS
OBJETIVOS DO TREINAMENTO
OBJETIVOS
 Apresentar todos os aspectos da
Implantação de Projetos de Gestão
Documental - GED/ECM/BPM e
Digitalizacao

 Propiciar um ambiente de trabalho


que permita:

 Assimilar os conhecimentos
práticos e conceituais
 Trocar experiências e novos
conhecimentos
 Relacionamento pessoal
 Inspirar-se para novos Projetos
MATERIAL DO TREINAMENTO
MATERIAL
 Material em formato eletrônico contendo:

Apresentações do curso
Papéis de Trabalho
Planilhas de Cálculo
Tabelas de Temporalidade
Livros sobre o assunto
Legislação
Vídeos
METODOLOGIA
METODOLOGIA

TÉCNICO COMERCIAL

PROBLEMA

PROC.
PROCESSO PROJETO PROPOSTA PEDIDO
COMPRAS

PRODUTO
METODOLOGIA
Situação
Atual

O que
fazer

Solução

Retorno

Como
Implantar
METODOLOGIA
Situação Organizar
Atual

O que
Guardar
fazer

Solução Mídia de
Suporte

Retorno Tecnologia

Como Melhorar
Implantar
METODOLOGIA Arquivística

Técnicas de
Gestão Legislação
Documental

Tecnologia
Processos
da
de Negócios
Informação

Apoio aos Processos


de Negócio
AGENDA DO TREINAMENTO
AGENDA
 Exercício de Início

 A Situação Atual
 Pontos a Melhorar
 O que fazer

 Organizar
 Guardar
 Mídia de Suporte
 Tecnologia de Gestão Documental
AGENDA
 O que é Gestão Documental

 Que tecnologias fazem Gestão Documental


 Tecnologias TOP do momento

 Por que utilizá-las


 Quem está usando
 Que áreas de negócio se beneficiam dessas
tecnologias

 A Visão do Gartner Group


 Produtos de Mercado
 Implantar na sua Empresa (On premises) ou
na Nuvem (Cloud)

 Quanto custa isso


 O que diz a lei
AGENDA
 Por onde começar

 Metodologia de Projetos

• Levantamento das informações


• Definição do Escopo da Solucao
• Definição dos Requisitos Funcionais
• Definição dos Requisitos Técnicos
• Procedimentos de Implantação
• Treinamento dos Usuários
• Treinamento do Pessoal de TI

• Dimensionamento dos Recursos


 Seleção do Software mais adequado
 Tratamento dos Documentos
 Cálculo do Retorno do Investimento
 Gestão da Mudança
 Estudo de Caso
EXERCÍCIO DE INÍCIO
EXERCÍCIO

Uma empresa possui, na área de RH, 200 mil


prontuários com 10 páginas cada, de
funcionários ativos e inativos.

Os prontuários são consultados em papel


pelo RH, que tem 10 funcionários e por 05
diretores localizados em SBC, Porto Alegre,
Palmas, Curitiba e Brasília.

Você foi procurado para conhecer essa


documentação e identificar:

 Qual o problema da situação atual?


 Que pontos podem ser melhorados?
SITUAÇÃO ATUAL
METODOLOGIA
Situação
Atual

O que
fazer

Solução

Retorno

Como
Implantar
ARQUIVO REMOTO

 Local distante do usuário

 Maior tempo de acesso

 Tratamento não uniforme

 Segurança é o acesso ao arquivo

 Localização por tentativa e erro

 Armazém de documentos
ARQUIVO LOCAL

 Local próximo ao usuário

 Menor tempo de acesso

 Tratamento não uniforme

 Segurança é o acesso à sala

 % da área de trabalho dedicado a


armazenar documentos

 Localização visual
ARQUIVO LOCAL

 Local próximo ao usuário

 Menor tempo de acesso

 Tratamento não uniforme

 Segurança é o acesso ao armário

 % da área de trabalho dedicado a


armazenar documentos

 Localização pessoal
ARQUIVO CENTRAL
 Local distante do usuário

 Maior tempo de acesso

 Tratamento uniforme

 Segurança é o acesso ao Arquivo Central

 % da empresa dedicado a armazenar


documentos

 Eliminação de redundâncias
 Controle da Localização
 Controle da movimentação
 Controle da temporalidade

 Início de Gestão Documental


CEDOC
 Local distante do usuário
 Maior tempo de acesso
 Tratamento uniforme:

 Registro
 Classificação
 Indexação

 Segurança é o acesso ao CEDOC


 % da empresa dedicado a armazenar
documentos

 Controle da Localização
 Temporalidade
 Controle da movimentação
 Atendimento
 Expurgo
CEDOC

CEDOC Áreas de Negócio

Recepção Registro

Relatórios de
Atendimento
Produção

 Cada um por si
Guarda Guarda  Falta de padrões e políticas
Interna Externa  Maior tempo de acesso
 Maior custo de manuseio
DOCUMENTO ELETRÔNICO
 Local próximo ao usuário

 Menor tempo de acesso

 Tratamento não uniforme

 Segurança é o acesso ao equipamento:

 Computador
 Tablet
 Celular
 Pen drive
 Drive da rede
 Nuvem

 Espaço ocupado - digital

 Localização pessoal
DOCUMENTO ELETRÔNICO
 Em geral – não tem padrão de:

 Criação
 Registro e nomeação
 Classificação
 Indexação
 Armazenamento e localização
 Temporalidade
 Tratamento da movimentação do documento
 Expurgo

 Quem cuida é T.I. ou o usuário


 E-mails é uma história a parte
 Redundância de documentos
 Falta de políticas e regras

 Armazém de documentos eletrônicos


PONTOS PARA
REFLEXÃO
 Controlar:

 Que documentos existem


 Onde estão localizados
 Por quanto tempo guardar
 Controle da movimentação
 Expurgo

 Visão quantitativa

 Documentos da área de documentação

 Atendimento a solicitações (postura


receptiva)
PONTOS PARA
REFLEXÃO
 Planejamento, Controle e Melhoria

 Estratégias, políticas e padrões


 Definir o tratamento dos documentos
 Gerenciar custos
 Analisar riscos e impacto para o negócio

 Visão qualitativa e financeira

 Documentos da empresa

 Consultoria nas áreas usuárias (postura


proativa)
PONTOS PARA
REFLEXÃO
 Padronização do tratamento:

 Em papel
 Eletrônico

 Políticas para documentos:

 Pessoais / da empresa
 Eletrônicos
 E-mails e anexos
 Vias e cópias
 Expurgo

 Definição de formatos padrão

 Gestão do espaço físico e digital


PONTOS A MELHORAR
PONTOS A
MELHORAR
 Reduzir riscos de não atendimento a
aspectos legais, fiscalizatórios, regulatórios
e judiciários

 Reduzir custos desnecessários:

 Espaço físico
 Mão de obra
 Tempos de manuseio e consulta
 Guarda interna, externa e digital
 Impressão e cópias
 Malote / logística

 Melhorar os processos
 Gerar diferencial competitivo
COMO DEFINIR
 Levantar a situação atual:

 Tipos de documentos
 Volumes
 Espaço físico
 Guarda interna, externa e digital
 Tempo de retenção
 Tempo de manuseio e consulta
 Impressão e cópias
 Malote e logística de distribuição (e-mail, etc.)
 % de espaço físico ocupado com papel

 Definir:

 Quanto gasta hoje


 Custos desnecessários
 Onde pode melhorar
MÉTRICAS
CUSTO DO MINUTO DO PROFISSIONAL

Valor Valor Valor


Dia Hora Minuto
Salário 500,00
Encargos 500,00
Total 1.000,00 45,45 5,68 0,09
22 dias 8 horas 60 minutos
CUSTO PARA ACESSAR UM DOCUMENTO
Em papel

Tempo gasto
Salário – R$ em minutos    
1 5 10
R$
R$ 500,00 R$ 0,09 0,47 R$ 0,95
R$
R$ 1.000,00 R$ 0,19 0,95 R$ 1,89
R$
R$ 2.500,00 R$ 0,47 2,37 R$ 4,73
(*) 22 dias úteis
R$
R$ 5.000,00 R$ 0,95 4,73 R$ 9,47
CUSTO PARA ACESSAR UM DOCUMENTO
Digital / Eletrônico

Tempo gasto
Salário – R$ em minutos
0,1
R$ 500,00 R$ 0,009
R$ 1.000,00 R$ 0,019
R$ 2.500,00 R$ 0,047
R$ 5.000,00 R$ 0,095
EXERCÍCIO

Uma empresa possui, na área de RH, 200 mil


prontuários com 10 páginas cada, de
funcionários ativos e inativos.

Os prontuários são consultados em papel


pelo RH, que tem 10 funcionários e por 05
diretores localizados em SBC, Porto Alegre,
Palmas, Curitiba e Brasília.

Você foi procurado para conhecer essa


documentação e identificar:

 Que pontos podem ser melhorados?


EXERCÍCIO
Premissas:

 Cada m2 – 50 mil páginas de documentos


 Preço do m2 de aluguel - R$ 200/mês

 10 consultas por dia, por Diretor


 Cada consulta leva:

 10 minutos de 1 funcionário
 02 minutos de 1 Diretor

 Salário de cada funcionário - R$ 2 mil/mês


 Salário de cada Diretor - R$ 10 mil/mês

 Cada dia são 2 malotes – ida e volta


 Custo de cada malote – R$ 50/ malote
EXERCÍCIO
Quantidade Conversor Total m2 Preço do Valor Mês Valor Ano
1 - Espaço Físico - No Escritório
m2/mês - Em R$ - Em R$
Armários - 0,50 - - -
Páginas 2.000.000 50.000 40,0 200,00 8.000,00 96.000,00
Metros Lineares - 0,50 - - -
Total de M2- Escritório 200
Totais - Escritório 2.000.000 40,00 8.000,00 96.000,00
% Espaço Ocupado com Documentos 20,00%
EXERCÍCIO

Caixas Conversor Total m2 Valor por Valor Mês Valor Ano


2 - Espaço Físico - na Guarda Externa
Caixa/mês - Em R$ - Em R$
Quantidade de caixas - 10 Kg 0,049 - 0,50 - -
Quantidade de caixas - 20 Kg 0,147 - 0,70 - -
Totais - Guarda Externa - - -
% Espaço Ocupado com Documentos 0,00%
EXERCÍCIO

quantidade/mês Salário Encargos Custo Minutos/ Custo Unitário Valor Mês Valor Ano
3 - Custo de Consulta aos Documentos Unitário / Consulta da Consulta - Em R$ - Em R$
minuto
Consulta - Diretores 1000 10000 100% 2,08 5 10,42 10.416,67 125.000,00
Consulta - Funcionários 1000 2000 100% 0,42 10 4,17 4.166,67 50.000,00
Totais - Consulta 2.000,00 14.583,33 175.000,00
EXERCÍCIO

quantidade/mês custo Valor Mês Valor Ano


4 - Custo de Impressão, Cópias e Malote
unitário
Impressões - páginas 0,07 - -
Cópias - páginas 0,10 - -
Malotes 200 50,00 10.000,00 120.000,00
Totais - Hardcopy 10.000,00 120.000,00
Valor Mês Valor Ano
Custo Atual de Manuseio da Documentação Quantidade
- Em R$ - Em R$
EXERCÍCIO 1 - Armazenagem
No Escritório 40 8.000,00 96.000,00
Na Guarda Externa - - -
Total 40 8.000,00 96.000,00
2 - Consulta
Consulta - Diretores 1.000 10.416,67 125.000,00
 Espaço físico - guarda interna
 Consulta - Funcionários 1.000 4.166,67 50.000,00
Guarda externa
 Total 2.000 14.583,33 175.000,00
Consulta
 Impressão 3 - Hardcopy
 Cópias Impressão 0 - -
 Malote Cópias 0 - -
Malote 200 10.000,00 120.000,00
Total 200 10.000,00 120.000,00

TOTAL GERAL - ANO 1 - 32.583,33 391.000,00


TOTAL GERAL - ANO 2 - 391.000,00
TOTAL - 782.000,00
O QUE FAZER
METODOLOGIA
Situação
Atual

O que
fazer

Solução

Retorno

Como
Implantar
METODOLOGIA
Situação Organizar
Atual

O que
Guardar
fazer

Solução Mídia de
Suporte

Retorno Tecnologia

Como Melhorar
Implantar
ORGANIZAR OS DOCUMENTOS
ORGANIZAR
 O que é:

 Serviço que consiste em identificar os


documentos, registrá-los, expurgar os
documentos com temporalidade vencida e
armazená-los em caixas novamente

 Para que serve:

 Identificar que documentos existem


 Definir sua localização física
 Eliminar documentos antigos
 Eliminar redundâncias
 Reduzir espaços físicos
 Preparar os documentos para a
digitalização e/ou microfilmagem
ORGANIZAR
 Como funciona:

 Definir os parâmetros:

 Organizar os documentos:

 Expurgar documentos com


temporalidade vencida
ORGANIZAR
 Definir os parâmetros:

 Tipos de Documentos

 Classificação - PCD

 Indexação

 Ordenação

 Localização do Documento

 Temporalidade Documental - TTD

 Tratamento dos documentos


ORGANIZAR
 Definir os parâmetros:
ORGANIZAR
 Classificação Documental:

 É a identificação e ordenação dos


documentos de acordo com a função,
subfunção e atividade funcional

 Plano de Classificação Documental – PCD –


apresenta os documentos classificados
ORGANIZAR
 Plano de Classificação Documental:

 É o instrumento de gestão documental que


identifica e ordena hierarquicamente os
tipos documentais produzidos e/ou recebidos
pela empresa, conforme a estrutura
organizacional, função, subfunção e
atividade.

 Funciona como um inventário organizado dos


tipos documentais da empresa

 Serve de base para a elaboração da tabela de


temporalidade documental
ORGANIZAR
 Plano de Classificação Documental
ORGANIZAR
 Plano de Classificação Documental
ORGANIZAR
 Plano de Classificação Documental
ORGANIZAR
 Plano de Classificação Documental
ORGANIZAR
 Plano de Classificação Documental
ORGANIZAR
 Plano de Classificação Documental
ORGANIZAR
 Indexação

 É o identificador do documento

 A forma como o documento será consultado

 Metadados do documento
ORGANIZAR
 Indexação

 Um ou vários índices de identificação:

 Prontuário de RH – RE do funcionário,
Tipo de Documento
 Prontuário Médico – Número do Paciente
 Contrato – CNPJ do fornecedor, Data,
Número SAP
 Processo Jurídico – Tipo de Processo,
Número, Reclamante, Reclamado,
Advogado responsável
 Cadastro de Fornecedores – Tipo de
Fornecedor, CNPJ, Nome, Tipo de
Documento
 Nota Fiscal – CNPJ, Número da Nota, Data
ORGANIZAR
 Indexação

Área Documento Metadados


Nome do Funcionário
Prontuário de Funcionários
RE do Funcionário
Nome do Funcionário
RH RE do Funcionário
Obrigações dos Expatriados
Tipo de documento
Data emissão (dd/mm/aaaa)
Prontuário de Expatriados Nome do Funcionário
ORGANIZAR
 Indexação

Área Documento Metadados


Ano
Número do Processo de Compras
Número do Contrato
Nome do Fornecedor
CNPJ
Compras Processo de Compras
Linha de Produto
Período de Contratação:
Data início
Data Fim
Tipo de Documento
ORGANIZAR
 Indexação

Área Documento Metadados


Número do Processo
Processos
Ano
Número da Emissão
Nome do Favorecido/Fornecedor
Pagamentos
Data de Emissão (dd/mm/aaaa)
Número do Pedido
Jurídico Razão Social
Contratos CNPJ
Tipo de Documento
Número do R.E. do Solicitante
Reembolso de Nome do Funcionário
Despesas Data da solicitação (dd/mm/aaaa)
Número da Viagem (viagem = solicitação)
ORGANIZAR
 Indexação

Área Documento Metadados


Ano
Mês
Dia
Fatura
Nº da nota fiscal
Contas a
Nº documento SAP
Pagar
CNPJ/CPF do Fornecedor
Ano
Fatura Interna Mês
Dia
ORGANIZAR
 Ordenação

 É a disposição dos documentos dentro


das pastas e destas dentro do
Arquivo. Depende da natureza dos
documentos

 Pode ser:

 Alfabética
 Geográfica
 Numérica
 Cronológica
 Assunto
ORGANIZAR
 Localização do Documento

 É a informação que indica onde o


documento está localizado
fisicamente no arquivo

 Pode ser:

 Um local físico (sala, armário)


 Um código de uma caixa

 Caixa-box (10 Kg)


 Caixa-bank (20 Kg)

 Um local na rede ou no software


de gestão documental
ORGANIZAR
 Temporalidade Documental:

 Indica os tempos que o documento


deverá ser mantido para guarda
conforme a legislação vigente e/ou
prazo de precaução

 Inclui:

 Tempos de retenção
 Destinação Final

 Arquivo corrente, intermediário e


permanente
 Prazo de decadência, prescrição e precaução
 Transferência e recolhimento
ORGANIZAR
 Tabela de Temporalidade Documental -
TTD

 É o instrumento de gestão documental


que instrumento/meio com o qual se
determina o prazo de permanência de
um documento em um arquivo e sua
destinação após este prazo

 Além disso, a TTD estabelece critérios


para a migração de mídia de suporte
(microfilme, digitalização) e para a
eliminação e ou recolhimento dos
documentos para o arquivo permanente
ORGANIZAR
ORGANIZAR
 Trabalhista / Previdenciário

(1) Como tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço (art. 603 CLT c/c art. 19, Decreto
3048/99), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado.
ORGANIZAR
 Tributário / Fiscal

(2) Apesar dos artigos. 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o Supremo Tribunal Federal declarou tais
dispositivos inconstitucionais e editou a súmula vinculante nº 8: “São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do
Decreto-lei 1569/77 e os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário”.
ORGANIZAR
 Organizar os documentos:

 Identificar os documentos
 Registrar / Indexar
 Planilhar
 Ordenar (opcional)
 Definir a localização física
 Aplicar o tratamento e a temporalidade
 Armazenar
ORGANIZAR
 Planilhar

PLANILHA DE ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

EMPRESA: ACME Lt da DATA: __/__/____


ÁREA: Con t abi l i dade ELABORADO POR:
CÓDIGO DA CAIXA: XYZ -12 3 PÁG.

INDEXADORES TRATAMENTO
Tipo de Documento
Número Data de Emissão CNPJ Valor Guardar Microfilmar Digitalizar Expurgar
NF Mesa Sala Diretoria - Tok Stok 123 10/01/2012 020.190.527/0001-01 10.000,00 X X
NF Prestação de Serviços - XYZ 478 15/01/2012 012.333.490/0001-02 5.500,00 X
NF Conserto Veículo - Caltabiano 248 17/01/2012 001.271.115/0001-01 3.900,00 X
NF Pintura - José da Silva Ltda 589 17/01/2012 030.090.127/0001-01 1.000,00 X
ORGANIZAR
 Expurgar

 Identificar os documentos a serem


descartados
 Elaborar a Ata de Descarte
 Obter aprovações

 Usuário
 Arquivo
 Jurídico
 Comitê de Gestão Documental

 Descartar os documentos

 Os documentos descartados devem


ser destruídos por fragmentação
e/ou incineração
ORGANIZAR
PONTOS PARA
REFLEXÃO
 Organizar gera maior conhecimento da
documentação existente:

 Visão quantitativa
 Visão qualitativa
 Ocupação de espaço físico
 Estrutura o tratamento documental

 Permite obter redução de custos e


espaços sem muito investimento

 Útil quando da aquisição/fusão de


empresas
EXERCÍCIO
Como fica o exercício com a organização
física dos documentos?
EXERCÍCIO

Sem organização

Quantidade Conversor Total m2 Preço do Valor Mês Valor Ano


1 - Espaço Físico - No Escritório
m2/mês - Em R$ - Em R$
Armários - 0,50 - - -
Páginas 2.000.000 50.000 40,0 200,00 8.000,00 96.000,00
Metros Lineares - 0,50 - - -
Total de M2- Escritório 200
Totais - Escritório 2.000.000 40,00 8.000,00 96.000,00
% Espaço Ocupado com Documentos 20,00%
EXERCÍCIO

Custo da Organização

Quantidade Preço Preço


1 - ORGANIZAR Ano 1 Ano 2 Total
de Caixas Unitário Total

Custo 2.000 15,00 30.000,00 30.000,00 - 30.000,00


Benefício:

Redução de Espaço Físico 10% 10.000,00 10.000,00 20.000,00


Redução de Espaço Físico 20% 20.000,00 20.000,00 40.000,00
Redução de Espaço Físico 30% 30.000,00 30.000,00 60.000,00
GUARDAR OS DOCUMENTOS
GUARDAR
 O que é:

 Serviço que consiste em receber os


documentos em local específico para a
guarda dos documentos, catalogá-los,
armazená-los e atender às solicitações de
consulta dos documentos

 Para que serve:

 Armazenar os documentos em local específico


 Aumentar a segurança da documentação
 Dedicar profissionais qualificados ao
manuseio da documentação
 Eliminar redundâncias
 Reduzir o custo do espaço físico
GUARDAR
 Tipos de guarda de documento existentes:

 Guarda interna
 Guarda interna – terceirizada
 Guarda externa
 BPO
 Guarda de mídias
GUARDA INTERNA
Arquivo
 Como funciona:
Guarda
Usuário Interna

Apoio
Usuário Atendimento Operacional

 Envia/solicita documento  Recebe documento/ solicitação


 Classificação
 Indexação  Processa o documento/solicitação:
 Temporalidade
 Registro do documento
 Gestão da localização
 Gestão da movimentação do documento
 Gestão da temporalidade
 Relatórios de produção
GUARDA INTERNA
 Local distante do usuário
 Maior tempo de acesso
 Tratamento uniforme:

 Registro
 Classificação / Indexação

 Segurança é o acesso ao local da guarda

 Gestão da tipologia documental


 Eliminação da redundância
 Controle da Localização
 Temporalidade
 Controle da movimentação
 Atendimento
 Expurgo
GUARDA INTERNA - TERCEIRIZADA
 É o mesmo que guarda interna, só que os
profissionais são terceirizados

 Opção para reduzir custos e flexibilizar a


quantidade de profissionais alocados à área
de documentação, especialmente em
épocas de auditoria e/ou fiscalização
GUARDA EXTERNA
Arquivo
 Como funciona:
Guarda
Usuário Externa

Apoio
Usuário Atendimento Operacional

 Envia/solicita documento  Recebe documento/ solicitação

 Registro  Processa o documento/solicitação:


 Classificação
 Indexação  Gestão da localização
  Gestão da movimentação do documento
Localização - caixa
 Temporalidade
GUARDA EXTERNA
 Como funciona:

 Na contratação:

 Transporte das caixas


 Caixas para guardar os documentos
 Acondicionamento nas caixas
 Descrição do conteúdo
 Banco de dados
GUARDA EXTERNA
 Como funciona:

 Durante o Contrato:

 Movimentação da documentação
 Logística de solicitação das caixas
 Gestão dos documentos
 Expurgo
GUARDA EXTERNA
 Como funciona:

 No término do Contrato:

 Retirada da documentação
 Banco de dados
 Volume de retirada de caixas
GUARDA EXTERNA
 Local distante do usuário
 Maior tempo de acesso
 Tratamento depende do usuário
 Segurança da empresa de guarda

 Controle da Localização - caixa


 Temporalidade – depende do Contrato
 Controle da movimentação
 Atendimento
 Expurgo – depende do Contrato
PONTOS PARA

REFLEXÃO
Guardar fora o que não é muito
consultado e guardar dentro o que é mais
consultado. O custo de consulta em geral
é muito maior do que o custo de guarda

 Gerir a movimentação dos documentos.


Pode ser interessante migrar de mídia de
suporte dependendo da quantidade de
consultas e do prazo de retenção do
documento

 Analisar bem os tipos de documentos, sua


temporalidade de guarda e
principalmente a quantidade de
consultas, antes de optar pela alternativa
de guarda
EXERCÍCIO
Como fica o exercício com a guarda dos
documentos?
EXERCÍCIO

Guarda interna

Quantidade Conversor Total m2 Preço do Valor Mês Valor Ano


1 - Espaço Físico - No Escritório
m2/mês - Em R$ - Em R$
Armários - 0,50 - - -
Páginas 2.000.000 50.000 40,0 200,00 8.000,00 96.000,00
Metros Lineares - 0,50 - - -
Total de M2- Escritório 200
Totais - Escritório 2.000.000 40,00 8.000,00 96.000,00
% Espaço Ocupado com Documentos 20,00%
EXERCÍCIO

Guarda externa

Quantidade Preço Preço


2 - GUARDA EXTERNA Ano 1 Ano 2 Total
de Caixas Unitário Total
Mensal Mensal
Custo - Guarda Externa 2.000 0,50 1.000,00 12.000,00 12.000,00 24.000,00
Custo - Consulta - Guarda Externa 30.000,00 360.000,00 360.000,00 720.000,00
Benefício:

Redução de Espaço Físico 100% 96.000,00 96.000,00 192.000,00


Custo - Consulta Interna 14.583,33 175.000,00 175.000,00 350.000,00
MÍDIA DE SUPORTE
MÍDIA DE SUPORTE
 O que é:

 É a base física sobre a qual a informação é


registrada

 Para que serve:

 Durabilidade
 Acessibilidade
 Eficácia probatória
 Reduzir custos de manuseio do documento
 Reduzir risco de perda da informação
MÍDIA DE SUPORTE
 Eficácia Probatória

Acordo Verbal Com Testemunha Acordo Gravado Contrato Assinado Com Fé Pública

(-) (+)
Eficácia Probatória
MÍDIA DE SUPORTE
 Tipos de mídia de suporte:

 Papel
 Documento eletrônico
 Microfilme
 Documento digitalizado
PAPEL
 Alta durabilidade
 Não tem obsolescência tecnológica
 Não requer infraestrutura
 Boa aceitação probatória

 Maior tempo de acesso


 Maior espaço físico para guarda
 Compartilhamento através de cópias
 Maior risco de destruição
DOCUMENTO
ELETRÔNICO
 Boa durabilidade
 Tem obsolescência tecnológica
 Requer infraestrutura
 Aceitação probatória – MP 2.200/02

 Menor tempo de acesso


 Menor espaço físico para guarda
 Compartilhamento via rede, e-mail, web,
mobile
 Menor risco de destruição

 PDF/A
GUARDA
MICROFILME
 O que é:

 Mídia de suporte obtida através conversão


de documentos físicos em papel para o
formato de microfilme, através de
captação por processo fotográfico.

 Para que serve:

 Armazenar os documentos por longo prazo


com eficácia probatória garantida por lei
 Reduzir custos e espaço físico

 Aceitação probatória – Lei 5.433 de


08.05.1968 regulamentada pelo Decreto
1.799 de 30.01.1.996
MICROFILME
 Como funciona:
MICROFILME
 Consulta aos documentos:
MICROFILME
 Ótima durabilidade
 Não tem obsolescência tecnológica
 Requer infraestrutura
 Requer indexação para localizar
 Aceitação probatória – Lei 5.433 de
08.05.1968 regulamentada pelo Decreto
1.799 de 30.01.1.996

 Maior tempo de acesso


 Menor espaço físico para guarda
 Compartilhamento através de cópias
 Menor risco de destruição
DOCUMENTO DIGITALIZADO
 O que é:

 Mídia de suporte obtida através conversão


de documentos físicos em papel, para o
formato digital, através da utilização de
scanners, tablets, máquina fotográfica
e/ou celulares.

 Para que serve:

 Armazenar e compartilhar os documentos


 Reduzir custos, prazos e espaço físico

 Aceitação probatória – Lei 6.015 de


31.12.1973 – Artigo 142
DOCUMENTO DIGITALIZADO
 Como funciona:

 Digitalização Tradicional

 Cópia Autenticada Digital

 Digitalização com Registro em Cartório


DOCUMENTO DIGITALIZADO
 Digitalização Tradicional

Preparação Digitalização Indexação Controle de Armazenamento Consulta


Qualidade

Físico Digital
DOCUMENTO DIGITALIZADO
 Consulta aos documentos
DOCUMENTO DIGITALIZADO

 Boa durabilidade
 Tem obsolescência tecnológica
 Requer infraestrutura
 Baixa aceitação probatória

 Menor tempo de acesso


 Menor espaço físico para guarda
 Compartilhamento via rede, e-mail, web,
mobile
 Menor risco de destruição

 PDF/A
DOCUMENTO DIGITALIZADO
 Cópia autenticada digital

Documento em Digitalização + Cópia digital + ECM


papel Assinatura Digital Assinatura Digital

Cartório
de Notas
DOCUMENTO DIGITALIZADO
 Digitalização com registro em cartório

Documento em Digitalização + Registro Mídia + ECM


papel Assinatura Digital no RTD Certidão

Cartório RTD guarda 1 via Usuário recebe


de RTD das imagens 1 via
DOCUMENTO DIGITALIZADO

 Boa durabilidade
 Tem obsolescência tecnológica
 Requer infraestrutura
 Aceitação probatória – Lei 6.015 de
31.12.1973 – Artigo 142

 Menor tempo de acesso


 Menor espaço físico para guarda
 Compartilhamento via rede, e-mail, web,
mobile
 Menor risco de destruição

 PDF/A
MÍDIA DE SUPORTE
 Resumo

 A escolha da mídia de suporte mais


adequada depende de:

 Acessibilidade
 Durabilidade
 Eficácia probatória

 Vocação da mídia
 Da quantidade de consultas aos
documentos
 Custo
MÍDIA DE SUPORTE
Eficácia
Probatória
Digitalização com
Registro em Cartório
Sim Microfilmagem
Microfilmagem
+ Digitalização
Convencional

Guarda GEDOC
Digitalização
Externa Interno
Não Convencional

Quantidade
Baixa Alta de Consultas
MÍDIA DE SUPORTE

Assinatura com:
 Microfilmagem
 Digitalização PASSADO NOVOS
 Biometria
 Certificado Digital

Papel Eletrônicos – PDF/A


EXERCÍCIO
Como fica o exercício com a mídia de
suporte?
MÍDIA DE SUPORTE
Valor Mês Valor Ano
Custo Atual de Manuseio da Documentação Quantidade
- Em R$ - Em R$
EXERCÍCIO 1 - Armazenagem
No Escritório 40 8.000,00 96.000,00
Na Guarda Externa - - -
 Mídia papel
Total 40 8.000,00 96.000,00
2 - Consulta
Consulta - Diretores 1.000 10.416,67 125.000,00
Consulta - Funcionários 1.000 4.166,67 50.000,00
Total 2.000 14.583,33 175.000,00
3 - Hardcopy
Impressão 0 - -
Cópias 0 - -
Malote 200 10.000,00 120.000,00
Total 200 10.000,00 120.000,00

TOTAL GERAL - ANO 1 - 32.583,33 391.000,00


TOTAL GERAL - ANO 2 - 391.000,00
TOTAL - 782.000,00
EXERCÍCIO
 Conversão para outras mídias
Quantidade Preço Preço
3 - MÍDIA DE SUPORTE Ano 1 Ano 2 Total
de Páginas Unitário Total

Custo - Microfilmar 2.000.000 0,10 200.000,00 200.000,00 - 200.000,00


Custo - Digitalizar - Tradicional 2.000.000 0,15 300.000,00 300.000,00 - 300.000,00
Custo - Digitalizar - Registro em Cartório 2.000.000 0,30 600.000,00 600.000,00 - 600.000,00

Benefício:

Redução de Espaço Físico 100% 100.000,00 100.000,00 200.000,00


Custo - Consulta Interna 18.750,00 225.000,00 225.000,00 450.000,00
PONTOS PARA
REFLEXÃO
 É possível descartar o documento original
em papel?

 O que diz a legislação

 Analisar a mídia de suporte em função de:

 Quantidade de consultas
 Temporalidade dos documentos
 Logística de distribuição dos documentos
 Vocação da mídia
 Custo X Benefício
 Risco
 Legislação
TECNOLOGIAS DE GESTÃO DOCUMENTAL
GESTÃO DOCUMENTAL
 O que é Gestão Documental:

 é um conjunto de atividades para controlar


e melhorar a forma de manuseio dos
documentos durante sua produção,
tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente -
art. 3º, da Lei nº 8.159, 8 de janeiro de
1991 - Lei de Arquivos.

 Instrumentos de Gestão Documental:

 Avaliação Documental
 PCD – Plano de Classificação
 TTD – Tabela de Temporalidade
GESTÃO DOCUMENTAL
 Para que serve:

 Reduzir riscos de não atendimento a


aspectos legais, fiscalizatórios,
regulatórios e judiciários

 Reduzir custos desnecessários:

 Espaço físico
 Mão de obra
 Tempos de manuseio e consulta
 Impressão e cópias
 Malote / logística

 Melhorar os processos
 Gerar diferencial competitivo
 Para preservar as informações
GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental Gestão Documental – Apoio aos Processos de Negócios
– Arquivística

Mídia de Tecnologia Melhorar


Organizar Guardar
Suporte

 Avaliar  Guarda Interna  Papel  Transformação digital  Estratégia


 Classificar  Guarda Externa  Eletrônico  Desmaterialização  Plano de Gestão
 Registrar  Microfilme  Biometria,  Política
 Localizar  Ciclo de Vida:  Digitalização:  Certificado Digital  Análise
 Temporalizar  E-social  Inteligência
 Emprestar  Arquivo Corrente  Sem Validade Legal  ECM/BPM
 Relatórios  Arquivo Intermediário  Com Validade Legal  Blockchain
 Expurgar  Arquivo Permanente
GESTÃO DOCUMENTAL
 Gestão Documental, NÃO é:

 Imprimir tudo e guardar em papel


 Guardar tudo fora da empresa
 Digitalizar todos os documentos
 Microfilmar todos os documentos
 Utilizar um software de ECM
 Guardar tudo para sempre
 Guardar tudo na GEDOC – Gerência de
Documentação
GESTÃO DOCUMENTAL
 Para este curso, gestão documental será o
conjunto de políticas, procedimentos e
tecnologias que permitam saber:

 Que documentos existem


 Onde estão localizados
 Por quanto tempo precisa guardar
 Sua movimentação
 Expurgo

 E que utilizem as mídias de suporte mais


adequadas para garantir a:

 Acessibilidade
 Durabilidade
 Eficácia probatória
 Segurança da informação
TECNOLOGIA
TECNOLOGIA
 O que é:

 Utilização de software específico para


fazer as atividades de gestão documental:

 Controlar documentos em papel,


eletrônicos, digitalizados e/ou
microfilmados
 Automatizar documentos e processos
 Assinar documentos digitalmente
 Extrair dados e fazer data entry

 Para que serve:

 Agilizar a consulta
 Reduzir riscos
 Reduzir custos
 Melhorar os processos
 Gerar diferencial competitivo
IIM – Inteligent Information
2020
TECNOLOGIA 2018
Management
EIM – Enterprise
Information Management
I.
T. 2014 Big Data
de
IBM-Microsoft-Oracle compram/ a
tur 2013
aprimoram produtos de ECM u
s tr
Big Players compram software
r ae 2010
de captura f
In 2007 Software Livre – ECM – chega ao Brasil
n a
co
Fo 2005 1º Software Livre - ECM

GED c io 2002 ECM – Enterprise Content Management



Ne 1999
no WCM – Web Content Management
co
Fo
1995 CM – Content Management

asil 1993 EDMS – Electronic Document Management System


Br
No
1991 DM – Document Management

1989 DI – Document Imaging


TECNOLOGIA
 Que tecnologias fazem gestão documental:

 Digitalização de Documentos

 GED/ECM/EIM – Gestão do Conteúdo


Empresarial
 RM – Gestão de Registros

 BPM – Gestão dos Processos de Negócios

 BI – Inteligência de Negócios
 BAM – Monitoramento das Atividades de
Negócios
DIGITALIZAÇÃO
 O que é:

 É a tecnologia que permite converter


documentos em papel e/ou microfilme
em documentos digitais

 Permite também extrair dados dos


documentos e exportá-los para
sistemas aplicativos e/ou utilizá-los na
indexação dos documentos

 Permite importar documentos para o


software de ECM

 Permite indexar os documentos por


várias formas, para sua pesquisa
DIGITALIZAÇÃO
 Para que serve:

 Para converter documentos da mídia papel


para digital

 Para importar documentos digitalizados pelo


MFP e/ou documentos eletrônicos ou e-mails

 Para extrair dados dos documentos e inserí-


los nos campos de indexação e/ou nos
sistemas legados

 Para permitir a consulta dos documentos

 Para inserir os documentos no software de


ECM
DIGITALIZAÇÃO
 Como funciona:

 Scanners
 Multifuncionais
 Tablets
 Celulares
DIGITALIZAÇÃO
 Pode ser:

 Documento a documento
 Em lote – linha de produção

 Separadores de documentos:

 Número fixo de páginas por documento


 Páginas em branco
 Etiqueta de código de barras
 Etiqueta de RFID
DIGITALIZAÇÃO
 Etapas – com scanner

PREPARAÇÃO DIGITALIZAÇÃO INDEXAÇÃO ARMAZENA- CONSULTA


MENTO

 LOCAL, REMOTA  AUTOMÁTICA  CENTRALIZADO


 IMPORTAÇÃO  SEMI-AUTOMÁTICA  DESCENTRALIZADO
 FAX,  MANUAL
 E-MAIL,
DIGITALIZAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
 Etapas – com multifuncional - MFP

PREPARAÇÃO DIGITALIZAÇÃO IMPORTAÇÃO ARMAZENA- CONSULTA


INDEXAÇÃO MENTO
DIGITALIZAÇÃO
 Etapas – com multifuncional – MFP

 Com tecnologia embarcada:

 Integração do software de captura


com o multifuncional

 Acesso ao software de captura na tela


do multifuncional

 Permite digitalizar, indexar e salvar a


imagem direto no software de ECM, a
partir da tela do multifuncional

 Gerencia direitos de acesso no


software de ECM
DIGITALIZAÇÃO
 Local de Captura:

 Local
 Centralizada
 Descentralizada/Remota
DIGITALIZAÇÃO
 Tipo de scanner / multifuncional:

 Simplex – Duplex

 Alimentador de Documentos:

 Flatbed
 ADF – Automatic Document Feeder
DIGITALIZAÇÃO
 Velocidade do scanner / multifuncional:

 PPM – Páginas por minuto


 IPM – Imagens por minuto

 Throughput:

 Velocidade Nominal
 Velocidade Real
 Maximum duty cycle
DIGITALIZAÇÃO
 Tipos de Scanner:

 Scanner local
 Scanner ligado na rede
 MFP – Multifuncional
 Scanners específicos:

 Grandes formatos
 Microfilme
 Cartões de negócios
 Livros
 Raio X
 Leitor de código de barras
 Biométricos – face, dedo, assinatura
cursiva
 Planetários
DIGITALIZAÇÃO
 Tipos de Scanner:

 Scanner de canhoto de NF
DIGITALIZAÇÃO
 Tipos de Scanner:

 Scanner de canhoto de NF
DIGITALIZAÇÃO
 Formato da Imagem:

 TIFF, TIFF Colorido


 PDF, PDF/A
 PNG
DIGITALIZAÇÃO
 Cor:

 Preto e branco
 Escala de cinza
 Colorido

 08 bits
 32 bits
DIGITALIZAÇÃO
 Resolução da Imagem:

 200 dpi´s
 300 dpi´s
 Acima de 300 dpi´s

 DPI – dots per inch – pontos por polegada


DIGITALIZAÇÃO
 Compressão da Imagem:

 CCITT Grupo 3 e 4
 Lossy
 Lossless
 LZW
 JBIG2
 JPEG2000
DIGITALIZAÇÃO
 Recursos de Melhoria de Imagem:

 Deskiew - Inclinar
 Despeckle – Limpar pontos
 Crop - Cortar
 Drop out color – Remover linhas
 Blank page removal – Remover páginas
 Border removal – Remover bordas
DIGITALIZAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
 Indexação:

 Manual
 Semiautomática
 Automática:

 OCR – Reconhecimento do texto impresso


 Zone OCR – OCR por coordenada
 ICR – Reconhecimento de letras de forma
escritas à mão
 BCR – Reconhecimento do código de barras
 MICR – Reconhecimento do CMC7 de
cheques
 OMR – Reconhecimento de marcas óticas
 Look up – busca de dados em sistemas
 Screen scrap – captura da tela do sistema
GED/ECM/EIM
O que é:

 ECM – Gestão do Conteúdo Empresarial

 É a tecnologia que permite capturar,


indexar, armazenar, gerenciar, distribuir,
pesquisar e visualizar documentos

 Possui funcionalidades das outras


tecnologias:

 Digitalização
 Gestão dos documentos
 Gestão de processos
 Gestão de registros
 Inteligência de negócios

 Existem também softwares específicos de


Digitalização, BPM e BI
GED/ECM/EIM
Para que serve:

 Para fazer gestão documental de forma


automática e de acordo com os
instrumentos de gestão documental –
PCD e TTD

 Para agilizar o manuseio e consulta aos


documentos, com mobilidade e
autosserviço

 Para reduzir custos desnecessários,


tempos, espaço físico e principalmente
riscos
GED/ECM/EIM
Tipos de Aplicações:

 Armazenamento e recuperação

 Image-enable

 Tramitação de documentos
GED/ECM/EIM
 Armazenamento e Recuperação

 Aplicações que funcionam como um


arquivo digital, para armazenar
documentos, pesquisar e visualizar na
tela do micro, com perfil de acesso e
recursos de impressão e envio por e-
mail.
GED/ECM/EIM
GED/ECM/EIM
GED/ECM/EIM
GED/ECM/EIM
 Image-enable

 Aplicações que permitem a uma


aplicação existente acessar e visualizar
documentos armazenados no software de
ECM de forma contextual à transação
apresentada na aplicação existente e,
sem necessitar sair da aplicação.
GED/ECM/EIM
GED/ECM/EIM
GED/ECM/EIM
 Tramitação de documentos

 Aplicações que permitem armazenar,


pesquisar, consultar e rotear documentos
através de um fluxo de trabalho simples
incluído no software de ECM e/ou de um
fluxo mais elaborado, no software de
BPM.
GED/ECM/EIM
GED/ECM/EIM
 Principais Funcionalidades

 Inserção de documentos
 Digitalização / Importação
 Indexação
 Pesquisa
 Visualização
 Controle de Versão
 Check-in / Check-out
 Edição
 Deleção
 Gerenciamento de Perfis – permissões
 Envio por e-mail
 Impressão
 Colaboração
 Exportação
GED/ECM/EIM
 Indexação

 Manual
 Semiautomática
 Automática

 OCR - Optical Character Recognition


 ICR – Inteligent Character Recognition
 BCR – Bar Code Recognition
 OMR – Optical Mark Recognition
 Look up
 MICR – Magnetic Ink Character
Recognition
GED/ECM/EIM
 Pesquisa

 Área Funcional
 Tipo de Documento
 Nome do Documento
 Campos de Indexação
 Palavra

 Pasta, subpasta
 Pesquisa salva
 Perfil de Acesso
GED/ECM/EIM
 Visualização

 Navegar por páginas


 Dar zoom
 Rotacionar
 Navegar por miniaturas
 Através de image-enable
RECORDS MANAGEMENT
 O que é:

 Gestão de Registros

 É a tecnologia que gerencia o ciclo de


vida dos documentos em papel e
eletrônicos, desde sua criação até a
guarda permanente ou expurgo

 Permite também, dependendo do


software, controlar o acervo físico de
documentos incluindo sua localização,
movimentação, geração de etiquetas e
até custos

 Alguns softwares já trazem regras de


retenção e disposição final de indústrias
específicas como Sarbanes-Oxley, HIPAA,
USA PATRIOT Act, SEC, FINRA e outros
RECORDS MANAGEMENT
 Para que serve:

 Controlar o acervo físico – localização,


movimentação, expurgo

 Controlar a temporalidade dos


documentos e sua destinação final
RECORDS MANAGEMENT
 Como funciona:

 Controle do acervo físico


RECORDS MANAGEMENT
 Como funciona:

 Retenção e disposição final


BPM
 O que é:

 BPM – Gestão dos Processos de Negócio

 É a tecnologia que permite automatizar


e monitorar as atividades de negócio de
um departamento e/ou da empresa 

 Permite desenhar os fluxos de processos,


formulários eletrônicos, definir regras
de negócios, rotas, tempos, alertas e
painéis de monitoramento das atividades
do fluxo

 Tipicamente softwares de ECM já


possuem algumas dessas funcionalidades,
mas há softwares específicos de BPMS
BPM
 Para que serve:

 Automatizar rotinas manuais e


automatizadas

 Integrar processos entre


sistemas e empresas
BPM
 Como funciona:

 Modelagem do Processo

 Simulação do Processo

 Desenho das telas, codificação

 Utilização pelo usuário


BPM
BPM
BPM
BPM
BPM
BPM
BPM
BI
 O que é:

 BI – Inteligência de Negócios

 É a tecnologia que permite capturar,


extrair, analisar e transformar dados
guardados nos sistemas em Informação
(ERP, CRM, ECM, BPM)
BI
 Para que serve:

 Para interpretar uma grande quantidade


de dados históricos, gerando painéis e
gráficos evolutivos, analíticos, gerenciais
e de apoio à decisão

 Tipicamente softwares de ECM/BPMS já


possuem algumas dessas funcionalidades,
mas há softwares específicos de BI
BI
 Como funciona:

 Parametriza o BI – dados de entrada,


transformações, tipos de relatórios

 Extrai os dados

 Dá carga no BI

 O BI processa as transformações e gera os


gráficos e relatórios parametrizados
BI
BAM
 O que é:

 BAM – Monitoramento das Atividades de


Negócios

 É a tecnologia que permite capturar,


extrair, analisar e transformar dados
online, dos sistemas em Informação
(ERP, CRM, ECM, BPM)
BAM
 Para que serve:

 Para interpretar uma grande quantidade


de dados online, gerando painéis e
gráficos evolutivos, analíticos, gerenciais
e de apoio à decisão
BAM
 Como funciona:

 Quase da mesma forma que o B.I.. O que


muda é a captura online das informações

 Parametriza o BAM – dados de entrada,


transformações, tipos de relatórios

 Parametriza a rotina de extração

 Dá carga online no BAM

 O BAM processa as transformações e gera


os gráficos e relatórios parametrizados
BAM
TECNOLOGIA
 Resumo

 Digitalização de Documentos

 GED/ECM/EIM – Gestão do Conteúdo


Empresarial

 RM – Gestão de Registros

 BPM – Gestão dos Processos de Negócios

 BI – Inteligência de Negócios

 BAM – Monitoramento das Atividades de


Negócios
EXERCÍCIO
Como fica o exercício com a tecnologia?
Valor Mês Valor Ano
Custo Atual de Manuseio da Documentação Quantidade
- Em R$ - Em R$
EXERCÍCIO 1 - Armazenagem
No Escritório 40 8.000,00 96.000,00
Na Guarda Externa - - -
Sem tecnologia
Total 40 8.000,00 96.000,00
2 - Consulta
Consulta - Diretores 1.000 10.416,67 125.000,00
Consulta - Funcionários 1.000 4.166,67 50.000,00
Total 2.000 14.583,33 175.000,00
3 - Hardcopy
Impressão 0 - -
Cópias 0 - -
Malote 200 10.000,00 120.000,00
Total 200 10.000,00 120.000,00

TOTAL GERAL - ANO 1 - 32.583,33 391.000,00


TOTAL GERAL - ANO 2 - 391.000,00
TOTAL - 782.000,00
Valor Mês Valor Ano
Custo Atual de Manuseio da Documentação Quantidade
- Em R$ - Em R$
EXERCÍCIO 1 - Armazenagem
No Escritório 40 8.000,00 96.000,00
Na Guarda Externa - - -
Com tecnologia
Total 40 8.000,00 96.000,00
2 - Consulta
Consulta - Diretores 1.000 10.416,67 125.000,00
Consulta - Funcionários 1.000 4.166,67 50.000,00
Total 2.000 14.583,33 175.000,00
3 - Hardcopy
Impressão 0 - -
Cópias 0 - -
Malote 200 10.000,00 120.000,00
Total 200 10.000,00 120.000,00

TOTAL GERAL - ANO 1 - 32.583,33 391.000,00


TOTAL GERAL - ANO 2 - 391.000,00
TOTAL - 782.000,00
TECNOLOGIAS TOP DO MOMENTO
TECNOLOGIAS TOP
 O que é:

 São as tecnologias mais recentes utilizadas


para fazer gestão documental, no momento,
no Brasil.

 Quais são essas tecnologias:

 Assinatura com biometria


 Scanner Planetário
 Etiquetas de RFID
 Captura pelo Celular / Tablet
 Blockchain
 Aprendizado de Maquina
ASSINATURA COM
BIOMETRIA
 O que é:

 É a tecnologia que permite assinar um


documento eletrônico no desktop, tablet
e/ou celular e permite através da captura e
comparação de padrões, verificar a
autenticidade da assinatura biométrica
utilizada:

 Biometria de assinaturas
 Biometria de íris
 Biometria de retina
 Biometria digital
 Biometria de geometria da mão
 Biometria de voz
ASSINATURA COM
BIOMETRIA
 Para que serve:

 Assinar e validar documentos digitais


 Reduzir custos, tempos e espaço físico
 Mobilidade
 Aumentar a garantia de autoria
 Reduzir riscos de perda e extravio
ASSINATURA COM
BIOMETRIA
 Como funciona:
ASSINATURA COM
BIOMETRIA
 Como funciona:
SCANNER PLANETÁRIO
 O que é:

 É um tipo de scanner para fazer digitalização


de livros, jornais, revistas, e outros
documentos facilmente danificáveis e
documentos maiores que A4

 Para que serve:

 Para digitalizar esses documentos sem


precisar cortá-los e/ou danificá-los
SCANNER PLANETÁRIO
 Como funciona:

 Semelhante a um scanner Flatbed


 Ver vídeo abaixo:

https://youtu.be/EZn5ttuxyxw

Fujitsu ScanSnap SV600


ETIQUETAS COM
RFID
 O que é:

 É uma etiqueta com um microchip acoplado a


uma antena, com identificador único e capaz
de armazenar informações.

 Todos os objetos etiquetados com RFID,


podem ser lidos, rastreados e monitorados
em tempo real através de equipamentos
específicos integrados a um software.

 Para que serve:

 para identificar, rastrear e gerenciar docume
ntos e caixas de documentos, sem contato e
sem a necessidade de um campo visual
ETIQUETAS COM
RFID
 Como funciona

 As informações dos documentos / caixas


são armazenadas nas etiquetas de RFID.

 Posteriormente, estas informações podem ser


lidas por um leitor, através do
posicionamento físico dele sobre a etiqueta.

 Também é possível identificar a localização


física do documento / caixa, através de som
emitido pelo leitor de etiquetas RFID
ETIQUETAS COM
RFID
 Como funciona
CAPTURA ATRAVÉS DE CELULARES
 O que é:

 É a tecnologia que permite digitalizar


documentos utilizando celulares e/ou
tablets.

 Para que serve:

 Para escanear documentos sem precisar


levar um scanner
 Para enviar um documento por e-mail
 Para salvar o documento digitalizado na
nuvem
 Para compartilhar com pessoas
CAPTURA ATRAVÉS DE CELULARES
 O que é:

 É a tecnologia que permite digitalizar


documentos utilizando celulares e/ou
tablets.

 Para que serve:

 Para escanear documentos sem precisar


levar um scanner
 Para enviar um documento por e-mail
 Para salvar o documento digitalizado na
nuvem
 Para compartilhar com pessoas
CAPTURA ATRAVÉS DE CELULARES
 Como funciona:

 Tira uma foto do documento e/ou


seleciona uma imagem já digitalizada na
galeria do celular

 Faz ajustes na imagem do documento –


brilho, contraste, tamanho do
documento, zoom, rotacionar.

 Processa recursos do software – OCR,


OCR por coordenada, reconhecimento de
formulários

 Salva o documento no celular, na nuvem,


envia por e-mail
BLOCKCHAIN
 Blockchain
 É um tipo de base de dados distribuída que
guarda um registro de transações
permanente e à prova de violação.

 A base de dados blockchain consiste em


dois tipos de registros: transações
individuais e blocos.

 Blockchain é visto como a principal inovação


tecnológica do bitcoin e tem servido de
inspiração para o surgimento de
novas criptomoedas e de bancos de dados
distribuídos.

https://www.youtube.com/watch?v=wgAMF3zITck
APRENDIZADO DE MÁQUINA
 Aprendizado de máquina – Machine learning

 É um método de análise de dados que


automatiza o desenvolvimento de modelos
analíticos.

 Usando algoritmos que aprendem


interativamente a partir de dados, o
aprendizado de máquinas permite que os
computadores encontrem insights ocultos
sem serem explicitamente programados
para procurar algo específico

https://www.youtube.com/watch?v=Z1YHbl0lh88
TECNOLOGIAS TOP
 Resumo

 Assinatura com biometria


 Scanner Planetário
 Etiquetas de RFID
 Captura pelo Celular / Tablet
 Blockchain
 Aprendizado de Maquina
EXERCÍCIO
Como fica o exercício com as
tecnologias TOP?

 Assinatura com biometria


 Scanner Planetário
 Etiquetas de RFID
 Captura pelo Celular / Tablet
 Blockchain
 Aprendizado de Maquina
POR QUE UTILIZÁ-LAS
POR QUE UTILIZÁ-LAS
 Para não correr riscos de não atendimento
aos aspectos legais, fiscalizatórios,
regulatórios e judiciários

 Para reduzir custos desnecessários

 Espaço Físico
 Mão de Obra
 Logística – malote, motoboy, etc.
 Cópias, impressões, autenticações
 Recursos de T.I.

 Para melhorar seus processos


 Para gerar um diferencial competitivo
para seus clientes

 Para preservar as informações históricas


POR QUE UTILIZÁ-LAS

Arquivo Áreas de Negócio

Recepção Registro

Relatórios de
Atendimento
Produção

 Cada um por si
Guarda Guarda  Falta de padrões e políticas
Interna Externa  Maior tempo de acesso
 Maior custo de manuseio
POR QUE UTILIZÁ-LAS
 Prover aos documentos e processos:

 Acessibilidade
 Durabilidade
 Eficácia probatória
 Segurança da informação

 Controle e Melhoria
QUEM ESTÁ USANDO
QUEM ESTÁ USANDO
 Fornecedores

 Empresas
QUEM ESTÁ USANDO
 Fornecedores

Outsourcing GED ECM BPM BI


de Impressão

Organização de
Documentos

Digitalização Gestão Processos Gestão do


Guarda de Negócio
Documental
Documentos
QUEM ESTÁ USANDO
 Empresas (início)

Escritórios de
Bancos Seguradoras Tribunais Advocacia Construtoras

Crédito Sinistros Acórdãos Peças Processuais Contratos


Câmbio Apólice Cópias de Processos Contas a Pagar
Previdência
Cheques
Jurídico
QUEM ESTÁ USANDO
 Empresas (hoje)

 Bancos

 Hospitais
 Planos de Saúde
 Indústrias
 Escritórios de Contabilidade

 Consórcios
 Telecomunicações
 Varejo
 Concessionárias de veículos
 Etc.
QUE ÁREAS DE NEGÓCIO
QUE ÁREAS DE NEGÓCIO
 Áreas onde é possível:

 Gerar receita e/ou agilizar o processo


de entrada da receita
 Reduzir custos desnecessários:

 Reduzir riscos de não atendimento a


aspectos legais, fiscalizatórios,
regulatórios e judiciários

 Melhorar o controle dos processos


 Melhorar o relacionamento com
clientes e/ou fornecedores
 Gerar diferencial competitivo

 Preservar as informações
QUE ÁREAS DE NEGÓCIO
QUE ÁREAS DE NEGÓCIO
QUE ÁREAS DE NEGÓCIO
A VISÃO DO GARTNER GROUP
VISÃO DO
GARTNER
 Quem é

 Gartner é uma empresa americana de


consultoria, pesquisa e eventos
fundada em 1979 por Gideon Gartner.

 Elabora estudos e análises anuais


sobre todas as tecnologias e suas
tendências

 Influencia a tomada de decisões de


executivos de TI
VISÃO DO
GARTNER
 Definição de ECM

 CSP – Content Services Platform -


Plataforma de Serviços de Conteúdo

 São um conjunto de serviços e


microsserviços, na forma de um
produto integrado e aplicativos que
compartilham APIs e repositórios
comuns, para tratar diversos tipos de
conteúdo e para atender a vários
grupos e casos de uso.

 Suportam todos os tipos e formatos de


conteúdo em todo o ciclo de vida do
conteúdo.
VISÃO DO
GARTNER
 Os CSPs permitem o seguinte:

 Captura e ingestão de conteúdo em


formatos de arquivo digitalizados
- incluindo varredura e reconhecimento
óptico de caracteres (OCR), migração,
geração automática de conteúdo ou
arquivos gerados pelo usuário.

 Gerenciamento e retenção de arquivos de


conteúdo digitalizados e metadados
associados - Declarar e gerenciar sistemas
de registro, controle de informações, ciclo
de vida de conteúdo e gerenciamento de
metadados.
VISÃO DO
GARTNER
 Os CSPs permitem o seguinte:

 Processamento de negócios de conteúdo


digital - Desenvolvimento e criação de fluxo
de trabalho, integração com sistemas e dados
corporativos, processo de linha de negócios
(LOB) e aplicativos com foco em propósito.

 Produtividade do usuário trabalhando com


conteúdo digital - por meio de acesso e
navegação eficazes, pesquisa e recuperação
ou interfaces para arquivos de conteúdo.
VISÃO DO
GARTNER
• Os CSPs permitem o seguinte:

 Serviços de plataforma para conteúdo


digital - Serviços relacionados a conteúdo
integrado, microsserviços (consulte a Nota 1
para uma definição) e repositórios, com
suporte para integração com aplicativos,
serviços e repositórios externos por meio de
conectores ou interfaces customizadas
usando APIs.

 Administração de conteúdo digital e


plataformas - Através de ferramentas
administrativas, painéis ou visualização para
suportar a operação e gerenciamento do CSP.
VISÃO DO
GARTNER
 Quadrante do Gartner 2018

 Pesquisa com 28 fornecedores e 31


produtos para o relatório

 Para ser incluído, um fornecedor deve


atender aos cinco critérios a seguir:

 Oferta - o fornecedor tem uma oferta


de CSP corporativa oferecida e faturada
como um produto distinto. O produto
deve estar disponível antes de 1 de
abril de 2018.
VISÃO DO
GARTNER
 Quadrante do Gartner 2018

 Receita - Pelo menos US$ 20 milhões em


receita de vendas em 2017, ou ter uma taxa
de crescimento de receita de 40% de 2016 a
2017.

 A receita deve ser derivada da venda de:

 Licenças
 Serviços baseados em nuvem
 Assinaturas
 Suporte técnico e taxas de manutenção

 A receita total do CSP exclui receitas de


serviços profissionais e a venda de produtos
fabricados por outros fornecedores
VISÃO DO
GARTNER
 Quadrante do Gartner 2018

• Total de usuários - Deve haver pelo menos


200.000 usuários ativos pagos entre todas as
organizações licenciadas para usar o produto.

• Base instalada -  A atual base instalada a


partir de 1 de abril de 2018 deve atender aos
seguintes critérios:

 O número total de organizações de


clientes deve ser maior que 200
 20% das implantações devem ter mais de
1.000 assentos
VISÃO DO
GARTNER
 Quadrante do Gartner 2018

 Geografia - O fornecedor comercializa


ativamente seus produtos e tem uma base de
clientes estabelecida com suporte localizado
(direto ou via parceiros) em pelo menos duas
grandes regiões: 

 América do Norte
 Europa
 Oriente Médio e África
 Ásia / Pacífico
 América Latina.
VISÃO DO
GARTNER
 Quadrante:

 O quadrante é uma representação gráfica


do mercado tecnológico por um
determinado período.

 Define forças dentro de um segmento


empresarial, fazendo com que fiquem
nítidas as qualidades e possíveis falhas das
empresas mais significativas da área de
tecnologia.

 Não endossa nenhum fornecedor, produto


ou serviço

 Ferramenta de pesquisa para embasar


decisões a partir de necessidades
específicas de cada negócio.
VISÃO DO
GARTNER
 Quadrante:

 Líderes - Empresas tecnologicamente


mais avançadas. Ditam as regras dentro
do seu segmento por ter uma melhor
visão de mercado e capacidade de levar
adiante as suas promessas.

 Desafiadores - Empresas logo atrás dos


líderes. Têm capacidade de execução
plena. Possuem parcela do mercado.
 Visionários - Empresas mais fortes em
pesquisa e desenvolvimento, visionárias.
Não possuem a tecnologia – ou
simplesmente não são capazes – para
executar o que é prometido.
 Nicho - Focam em determinadas
características de um mercado
VISÃO DO
GARTNER
 Quadrante:

 Eixo X – Completude de Visão


 Eixo Y – Habilidade de Executar
VISÃO DO
GARTNER
 Análise dos Softwares

 Strengths – Pontos Fortes


 Cautions – Pontos Fracos
VISÃO DO
GARTNER
 Resumo

 O quadrante do Gartner não abrange


todos os produtos do mercado

 Existem outros estudos de mercado:

 Forrester
 IDC

 Pode ser utilizado como referência


PRODUTOS DE MERCADO
PRODUTOS DE MERCADO
 Classificação em:

 Ambiente Operacional
 Completo X Especialista

 Rapidez de Implantação
 Suporte a Altos Volumes

 Origem do Software
 Valor do Software

 Vocação do Software
 Forma de Comercialização

 Foco do Fabricante
PRODUTOS DE MERCADO
 Ambiente Operacional

Softwares nacionais
MS- Windows Maioria dos softwares

IBM EMC Nuxeo


Unix / Linux Oracle Alfresco
Open Text

Mobius
Mainframe IBM
PRODUTOS DE MERCADO
 Completo X Especialista

Captura Gestão Documental Portal

T.I.S. ABBY
maioria dos Vignette
Kofax Readsoft Oracle
softwares
Prodimage MS-SPP
PRODUTOS DE MERCADO
 Rapidez de Implantação

Kofax
SoftExpert
Plug-and-play
Laserfiche

IBM EMC Nuxeo

Semi-pronto Oracle Alfresco


MS-SPP
Open Text

desenvolvido
Sob demanda internamente
PRODUTOS DE MERCADO
 Suporte a Altos Volumes

IBM Open Text


Robusto EMC Laserfiche
Oracle Kofax

Não Robusto
PRODUTOS DE MERCADO
 Origem do Software

Americano

Nacional Europeu

IBM EMC Nuxeo


Oracle Alfresco
Open Text ABBY
SoftExpert Fluig Poseidon Siav
,,,,,,,,,,,,,
Agiles Converge BlueCielo
T.I.S.
Invesdoc
Prodimage
PRODUTOS DE MERCADO
 Valor do Software

Pago Variável

Livre
maioria dos Kofax
softwares Alfresco
Nuxeo
Alfresco
PRODUTOS DE MERCADO
 Forma de Comercialização

 Venda de Licenças
 Software como Serviço – On Premises
 Na nuvem - Cloud

 Estratégia:

 Entry-level
 Começar Pequeno e Crescer
 Começar Grande
PRODUTOS DE MERCADO
 Vocação do Software

 Portal
 Aspectos Regulatórios
 Visualização de Documentos
 Complementação do ERP
 Gestão Documental
 Colaboração
 Automação de Processos
PRODUTOS DE MERCADO
 Foco do Fabricante

 Grandes Contas
 Empresas do Governo
 Empresas com ERP´s
 Empresas de um nicho de mercado:

 Saúde
 Montadoras de Automóveis
 Seguradoras
 Escritórios de Advocacia
 Prefeituras

 Sem foco
 Nuvem
PRODUTOS DE MERCADO
 Principais Softwares Estrangeiros

 Open Text
 On Base
 Sharepoint
 FileNET
 Laserfiche
 Alfresco
 Nuxeo
 M-Files
 Docuware
 Oracle
 Poseidon
PRODUTOS DE MERCADO
 Softwares Nacionais

 Docsystem  SafeDoc
 Interfy  Holmes
 SoftExpert  Eikon
 Lab 245  IBSGED
 Prodimage  Liquid
 Contexpress  Ged – Arquivar
 Agiles  PGD – Sinax
 Totus ECM  Facility GED
 Fluig  eDoc Share
 Orquestra ECM  ByeBye Paper
RESUMO
 Resumo:

 Existem muitos produtos de mercado –


nacionais, estrangeiros, para captura de
imagem e dados, para integração com
ERP´s

 A pressão das grandes marcas é muito


grande, e pode ser que não sejam
sempre as melhores soluções

 O software é uma parte da solução

 Especifique bem o que quer antes de


prospectar o software de ECM
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Onde Implantar

 Na sua empresa – On Premises

 Na nuvem – Cloud

 Pontos para reflexão


NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 On Premises – Na sua Empresa

 O que é:

 É o processamento de sistemas
instalados na sua empresa, com
infraestrutura de equipamentos,
software básico, aplicativos, rede,
situadas na sua área de T.I., e
suportada por uma equipe própria
de TI da empresa
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 On Premises – Na sua Empresa

 Como funciona:

 Os usuários internos acessam os


sistemas através da rede

 Os usuários externos acessam


através de uma VPN – rede virtual
e/ou através da web
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 On Premises – Na sua Empresa

 Vantagens:

 Dono da tecnologia
 Resiliente e com alta disponibilidade
 Independência de conectividade externa
 Responsabilidade de integração
 Responsabilidade de gestão
 Infraestrutura não é compartilhada
 Serviços não são compartilhados
 Indicado para informações sensíveis a
latência e soberania dos dados e à
indústrias sujeitas à legislação sobre
privacidade dos dados dos clientes
 Aproveitamento de investimentos já
realizados
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 On Premises – Na sua Empresa

 Vantagens:

 A segurança dos dados está nas mãos da


organização
 Maior capacidade de personalizar
 A organização tem mais controle sobre
o processo de implementação
 Time interno que precisa gerenciar
a disponibilidade da aplicação e sua
evolução
 Operações como atualização de versão,
backup e gerenciamento de
disponibilidade, necessitam ser bem
gerenciados
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 On Premises – Na sua Empresa

 Desvantagens:

 gastos menos previsíveis


 necessidade de investir em pessoal
 customizações feitas pela equipe
interna
 segurança fica a cargo da própria
empresa que comprou o produto
 maiores dificuldades na atualização
do software
 maiores custos iniciais de servidor e
outros itens necessários para o bom
funcionamento dos softwares.
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Cloud – Na Nuvem

 O que é:

 É o processamento de sistemas instalados


em um data center terceirizado e
suportados por uma equipe de TI interna
do data center terceirizado e pago como
um serviço de assinatura.

 IaaS – Infraestrutura como Serviço


 PaaS – Plataforma como Serviço
 SaaS –Software como Serviço
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Cloud – Na Nuvem

 Tipos:

• Privada - construída para uma única


empresa. A infraestrutura pertence à
empresa, e, ela possui total controle
sobre como as aplicações são
implementadas na nuvem. Uma nuvem
privada é, em geral, construída sobre
um data center privado
• Pública - os serviços são apresentados por
meio de uma rede que é aberta para uso
público. Ex: Amazon AWS, Google,
Microsoft
• Híbrida - composição dos modelos de
nuvens públicas e privadas.
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Cloud – Na Nuvem

 Tipos:

• Comunitária
• HPC – High Perfomance Computing Cloud
• Multi cloud
• Nuvem de Big Data
• Nuvem Distribuída
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Cloud – Na Nuvem

 Como funciona:

• Os usuários internos acessam os


sistemas através da internet

• Os usuários externos também


acessam através da internet

• Os serviços são pagos como uma


assinatura de uso
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Cloud – Na Nuvem

 Vantagens:

 Custos mais previsíveis ao longo do


tempo

 Investimento inicial mais barato

 Não há investimentos adicionais de


hardware (por exemplo, infraestrutura
de servidor)

 A segurança dos dados está nas mãos


do fornecedor da nuvem

 Oferece maior estabilidade e
atualizações contínuas de fornecedor,
como resultado de menos customização
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Cloud – Na Nuvem

 Vantagens:

 Normalmente, levam menos tempo para


implementar
 Todo suporte e evolução do sistema já
está contemplado na mensalidade

 Atualizações são feitas com maior


frequência e geram menor impacto
 Atividades críticas como backup, gestão
de disponibilidade e capacidade do
servidor, são gerenciados pelo
fornecedor da nuvem

 O software na nuvem é mais facilmente


atualizado para novas versões
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Cloud – Na Nuvem

 Desvantagens:

 Pode acabar gastando mais dinheiro


ao longo do ciclo de vida do sistema

 A segurança dos dados está nas mãos


do fornecedor da nuvem

 Menos personalizável em geral

 Tempos de implementação mais
curtos são em grande parte um
resultado de menos customização

 Riscos de uma atividade crítica não


ser executada corretamente
NA SUA EMPRESA OU NA NUVEM
 Pontos para reflexão

 Nem sempre a nuvem é mais barata do


que on premises

 Avaliar cuidadosamente o ambiente atual,


levando em conta os investimentos já
realizados em TI

 Observar o ciclo de vida das aplicações. Se


existem muitas aplicações legadas,
proprietárias, desenhadas para rodar em um
ambiente cliente-servidor, elas precisarão
ser adaptadas ao modelo de cloud. Nesse
casos, talvez o custo de se "remendar" as
aplicações para funcionar em cloud não valha
a pena

 Empresas do governo são outro capítulo


QUANTO CUSTA ISSO
QUANTO CUSTA
ISSO
 Categoria de Software

 Open Source – Alfresco, Nuxeo, Knowledge


Tree, Maarch, Exo DMS, Freedom, Jahia Wise,
Quotero

 Mais baratos – normalmente nacionais

 Intermediários – Laserfiche, Docuware

 Mais caros – Oracle, IBM, Microsoft, Open Text


QUANTO CUSTA
ISSO
 Custos – On Premises

ON PREMISES Ano 1 Ano 2

Licenças do Software
Manutenção Anual
Servidores e Software Básico
Storage
Instalação
Treinamento do Usuário
Suporte Técnico Local
Parametrização do Software
QUANTO CUSTA
ISSO
 Custos – Cloud

CLOUD Ano 1 Ano 2

Licenças do Software
Manutenção Anual
Servidores e Software Básico
Storage
Set up - Instalação
Treinamento do Usuário
Suporte Técnico Local - -
Parametrização do Software
QUANTO CUSTA
ISSO
 Software de ECM – Cloud
QUANTO CUSTA
ISSO
 Software de ECM – Cloud
O QUE DIZ A LEI
O QUE DIZ A LEI
 Legislação sobre Cloud Computing

 Atualmente não há nenhuma lei


sancionada no Brasil que trate o tema de
cloud computing diretamente.

 Em 2013 foi criado o projeto de lei (PL) no


5.344 (Brasil, 2013b), contudo, foi
arquivado sem que houvesse votação.

 Em janeiro de 2016 passou a vigorar a


norma ABNT NBR ISO/IEC 17788:2015,
ABNT (2015), a qual apresenta uma visão
geral sobre computação em nuvem, além
de estabelecer um conjunto de termos e
definições sobre o tema
O QUE DIZ A LEI
 A Norma Complementar nº 14/
IN01/DSIC/GSIPR estabelece as
“diretrizes para a utilização de
tecnologias de Computação em Nuvem,
nos aspectos relacionados à Segurança da
Informação e Comunicações (SIC) ”

 Já a Norma Complementar nº 19/


IN01/DSIC/GSIPR estabelece “padrões
mínimos para a segurança da informação
e comunicações dos sistemas
estruturantes nos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal”
O QUE DIZ A LEI
 Legislação Documental

 O documento tem de seguir os


prazos legais independentemente da
mídia de suporte – papel, digital,
eletrônico, microfilme
O QUE DIZ A LEI
 CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

 Legislação Federal

 Legislação Estadual

 Legislação Setorial

 ABNT – Associação Brasileira de Normas


Técnicas
 CRB – Conselho Federal de Biblioteconomia
 AAB – Associação dos Arquivistas do Brasil
O QUE DIZ A LEI
 CONARQ

 Res. 31/2010 – Recomendações para


digitalização de documentos arquivísticos
permanentes
 Res. 36/2012 – E-mails
 Res. 37/2012 - Diretrizes para a
Presunção de Autenticidade de
Documentos Arquivísticos Digitais
 Res. 40/2014 – Procedimentos para
eliminação de documentos
 Res. 43/2015 – RDC-Arq
 Ata 86/2016 – PDF/A
 E-Arq Brasil - 2011
O QUE DIZ A LEI
 Legislação Federal:

 Código de Processo Civil - Art. 430 a 436


 Código Civil - Artigo 217
 Código Tributário Nacional - Art. 173

 Instruções Normativas da Rec. Federal

 Lei de Acesso à Informação - nº 12.527/2011


 Lei 12.682/2012 - elaboração e arquivamento
de documentos em meios eletromagnéticos
 Lei 8.159/1991 – é crime descartar
documentos permanentes
O QUE DIZ A LEI
 Legislação Federal:

 Lei N° 9.674, de 26 de junho de 1998 – dispõe


sobre o exercício da profissão do
bibliotecário

 Lei 6546/78 | Lei nº 6.546, de 4 de julho de


1978 - regulamenta as profissões de
Arquivista e de Técnico de Arquivo.
 Decreto n° 82.590, de 06 de novembro de
1978, que regulamenta a Lei 6546/78

 Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção


de Dados Pessoais (LGPD)

 Lei nº 13.787/2018 – Digitalização de


Prontuários de Pacientes
O QUE DIZ A LEI
 Legislação Federal:

 Lei do Microfilme:

 Lei 5.433 de 08.05.1968 regulamentada


pelo Decreto 1.799 de 30.01.1.996

 Lei dos Cartórios:

 Lei 6.015, 31.12.73 - Artigo 127 § VII


 Artigo 41 – Lei 8935/94

 Lei da Certificação Digital –

 MP 2.200/02
O QUE DIZ A LEI
 Legislação Estadual - SP:

 Decreto nº 22.789/84 – Cria o SAESP


 Decreto Lei 29.838/89 – CADA
 Decreto Lei 48.897/2.004 – PCD/TTD
 Decreto 55479/2010 - SPDOC
O QUE DIZ A LEI
 Legislação Setorial:

 Resolução 1224 do MEC


 Resolução CFM nº 1.821/2007
 Resolução BACEN nº 4.474/2016
 Circular BACEN nº 3.789/2016
 Provimento CNJ nº 50/2015
O QUE DIZ A LEI
 ABNT

 NBR ISO 30300:2016 - Sistema de


gestão de documentos de arquivo

 NBR ISO 30301:2016 - Sistemas de


gestão de documentos de arquivo –
Requisitos

 NBR ISO 30302:2017 - Informação e


documentação - Sistema de gestão de
documentos de arquivo - Diretrizes
para implementação
O QUE DIZ A LEI
 CPC – Seção VII
O QUE DIZ A LEI
 CPC – Seção VII
O QUE DIZ A LEI
 CPC – Seção VII
O QUE DIZ A LEI
 Lei 6.015, 31.12.73 - Artigo 142

 O registro integral dos documentos consistirá


na sua TRASLADAÇÃO com a mesma
ortografia e pontuação, com referência às
entrelinhas ou quaisquer acréscimos,
alterações, defeitos ou vícios que tiver o
original apresentado, e, bem assim, com
menção precisa aos seus característicos
exteriores e às formalidades legais, podendo
a transcrição dos documentos mercantis,
quando levados a registro, ser feita na
mesma disposição gráfica em que estiverem
escritos, se o interessado o desejar
O QUE DIZ A LEI
 CPC – Seção VII
O QUE DIZ A LEI
 Lei nº 8.935/94 de 18.11.1994

 Artigo 41 – Incumbe aos notários e aos


oficiais de registro praticar,
independentemente de autorização,
todos os atos previstos em lei,
necessários à organização e execução
dos serviços, podendo ainda adotar
sistemas de computação,
microfilmagem, disco ótico e outros
meios de reprodução
O QUE DIZ A LEI
 Lei 6.015, 31.12.73 – Artigo 127

 No registro de títulos e documentos,


será feita a transcrição:

 VII – Facultativo, de quaisquer


documentos, para sua conservação
O QUE DIZ A LEI
 MP nº 2.200/2002

 Artigo 10 – Consideram-se documentos


públicos ou particulares, para todos os
fins legais, os documentos eletrônicos de
que trata esta medida provisória.

 § 1º - As declarações constantes dos


documentos em forma eletrônica
produzidos com a utilização de processo de
certificação disponibilizado pela ICP-Brasil
presumem-se verdadeiras em relação aos
signatários.

 A assinatura digital tem o mesmo valor


legal que a assinatura de próprio punho
O QUE DIZ A LEI
 MP nº 2.200/2002

 Artigo 10 - § 2º

 O disposto nesta medida provisória não


obsta a utilização de outro meio de
comprovação de AUTORIA e INTEGRIDADE
de documentos em forma eletrônica,
inclusive os que utilizem certificados não
emitidos pela ICP-Brasil, desde que
admitido pelas partes como válido ou
aceito pela pessoa a quem for oposto o
documento
O QUE DIZ A LEI
 Código Tributário Nacional - Lei 5.172
de 25/10/1966
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública
constituir o crédito tributário extingue-se após
5 (cinco) anos, contados:

I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele


em que o lançamento poderia ter sido
efetuado;

II - da data em que se tornar definitiva a


decisão que houver anulado, por vício formal,
o lançamento anteriormente efetuado.
O QUE DIZ A LEI
 Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de
Proteção de Dados Pessoais (LGPD)

 Sancionada em agosto de 2018


 Entrará em vigor em fevereiro de 2020

 Estabelece regras sobre coleta,


armazenamento, tratamento e
compartilhamento de dados pessoais,
impondo mais proteção e penalidades
para o não cumprimento

 objetivo de aumentar a privacidade de


dados pessoais e o poder das entidades
reguladoras para fiscalizar
organizações.

https://resultadosdigitais.com.br/blog/lgpd/
O QUE DIZ A LEI
Lei nº 13.787 de 27/12/2018 –
Digitalização de Prontuários de Pacientes

 Dispõe sobre a digitalização e a


utilização de sistemas informatizados
para a guarda, o armazenamento e o
manuseio de prontuário de paciente

 Complementa a Lei nº 13.709, de 14


de agosto de 2018 – LGPD

 Art. 3º  Os documentos originais


poderão ser destruídos após a sua
digitalização.
O QUE DIZ A LEI
 Resolução BACEN nº 4.474/2016
de 31.03.2016

 Dispõe sobre a digitalização e a gestão


de documentos digitalizados relativos às
operações e às transações realizadas
pelas instituições financeiras e pelas
demais instituições autorizadas a
funcionar pelo Banco Central do Brasil,
bem como sobre o procedimento de
descarte das matrizes físicas dos
documentos digitalizados e armazenados
eletronicamente
O QUE DIZ A LEI
 Provimento nº 50/2015 CNJ
de 28.09.2015

 Dispõe sobre a conservação


de documentos nos Cartórios
POR ONDE COMEÇAR
POR ONDE COMEÇAR
 Demanda

 Já existe uma demanda / problema

 Ainda não existe uma demanda


POR ONDE COMEÇAR
 Já existe uma demanda

 Entender a demanda / problema


 Motivos para implantação
 Origem da demanda
 As necessidades de negócio do projeto
 Benefícios esperados
 Visão da solução esperada
 Verba do Projeto
 Timing da implantação
POR ONDE COMEÇAR
USUÁRIO
PAGTOS.

SOLICITAÇÃO
DE PAGTO.
INÍCIO

 MALOTE,
 E-MAIL - DOC. DIGITAL

CONTAS A
PAGAR PAGTOS.

RECEBER CONFERIR
SOLICITAÇÃO DOCUMENTAÇÃO CADASTRAR EFETUAR ARQUIVAR
DE PAGTO. DE PAGTO. PAGAMENTOS PAGAMENTOS DOCUMENTOS FIM

 NF/FATURAS  SAP  CHEQUE


 BOLETOS  ORDEM DE PAGTO.
 REEMBOLSOS  PAGTO. ELETRÔNICO
 ADIANTAMENTOS
 CONTRATOS

PAGTOS.
TI
SOLICITAÇÃO
DE PAGTO.
INÍCIO
POR ONDE COMEÇAR
 Ainda não existe uma demanda

 Conhecimento do negócio da empresa


 Como ela ganha dinheiro
 Por onde sai o dinheiro
 Aspectos legais, regulatórios e judiciários

 Onde estão as prioridades este ano


 Onde as tecnologias de ECM/BPM se
encaixam nessas prioridades
 Benefícios esperados
 Cases de sucesso no mercado
 Verba do projeto

 Definir uma demanda


POR ONDE COMEÇAR
CLIENTE NÃO CONTEMPLADO CLIENTE CONTEMPLADO
• VENDAS – GERA A PASTA CREDOR DEVEDOR
GRUPO PASTA PASTA
CRIAÇÃO VENDA ASSEM CONTEM ANÁLISE PAGTO.
CADASTRO
DO GRUPO DA COTA BLÉIA PLAÇÃO CRÉDITO DO BEM
• TABELAS • 1a. PARCELA • AUTO
PASTA • MOTO
NOVOS • FILIAIS • CAMINHÃO
IMÓVEIS
PRODUTOS • REVENDAS • ÔNIBUS
• RPA’S
• BANCOS
• WEB BOLETOS E PAGTO. PARCELAS QUITAÇÃO

PASTA PASTA
PASTA PASTA
RECUP. RISCOS E
RETENÇÃO COBRANÇA JURÍDICO
DE COTA APREENSÃO
• CARTA FURO • RISCOS PROC.
• ALTERAÇÃO DE MODELO • APREENSÃO
• CARTA DE PRORROGAÇÃO CONT. GRUPO
• TRANSFERÊNCIA FINAN- ENC. DO
CEIRO GRUPO

PASTA
ATENDIMENTO E CENTRAL DE RELACIONAMENTO

ARQUIVO / GEDOC PASTA PASTA PASTA PASTA


POR ONDE COMEÇAR
 Demanda

 Demanda corporativa
 Por projeto
 Complementação de uma solução
existente
METODOLOGIA DE PROJETOS
METODOLOGIA
 Itens

 O que é

 Para que serve

 Etapas

 Planejamento do Projeto
 Administração do Projeto
 Reunião de Início do Projeto
 Situação Atual
 Solução Proposta
 Implantação
 Reunião de Término do Projeto

 Resumo
METODOLOGIA
 O que é

 É um conjunto de procedimentos e
papéis de trabalho padronizados que
permitem o planejamento, implantação
e gerenciamento de soluções de
ECM/BPM

 Para efeito deste treinamento


abordaremos somente as atividades
específicas do ECM/BPM, não incluindo
os aspectos de gerenciamento custo,
prazo, RH, compras, riscos, etc.,
abordados pelas metodologias de
mercado – PMI, Scrum, Agile, etc.
METODOLOGIA
 Para que serve :

 Padronizar os procedimentos de
implantação de uma solução de
ECM/BPM
METODOLOGIA
 Etapas do Projeto

PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO PROJETO

SITUAÇÃO ATUAL SOLUÇÃO PROPOSTA IMPLANTAÇÃO

HARDWARE
SITUAÇÃO E
ATUAL SOFTWARE
REUNIÃO DE DESCRIÇÃO ESTIMATIVA REUNIÃO DE
DE
INÍCIO DO DA
INVESTIM.
IMPLANTAÇÃO TÉRMINO
APLICAÇÃO
PROJETO DO PROJETO
NECESSIDADES REQUISITOS
DOS USUÁRIOS DO
SOFTWARE

TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS


METODOLOGIA
 Planejamento do Projeto:

 Atividades:

 Detalhamento das atividades


 Cronograma de atividades
 Reunião de início do projeto
 Definição dos usuários / áreas de
negócio a serem entrevistadas

 Definição do local de trabalho,


usuário facilitador, infraestrutura de
TI para o projeto
METODOLOGIA
 Administração do Projeto:

 Atividades:

 Reuniões de acompanhamento
 Reuniões de validação
 Atas das Reuniões
 Relatório de tempo
 Relatório de status do projeto
 Cronograma atualizado

 Reunião de Término do Projeto


METODOLOGIA
 Reunião de início do Projeto:

 Termo de Início do Projeto


METODOLOGIA
 Etapas do Projeto

PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO PROJETO

SITUAÇÃO ATUAL SOLUÇÃO PROPOSTA IMPLANTAÇÃO

HARDWARE
SITUAÇÃO E
ATUAL SOFTWARE
REUNIÃO DE DESCRIÇÃO ESTIMATIVA REUNIÃO DE
DE
INÍCIO DO DA
INVESTIM.
IMPLANTAÇÃO TÉRMINO
APLICAÇÃO
PROJETO DO PROJETO
NECESSIDADES REQUISITOS
DOS USUÁRIOS DO
SOFTWARE

TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS


METODOLOGIA
 Situação Atual:

 Atividades:

 Levantamento de Informações
 Visão Geral do Processo
 Levantamento da Situação Atual:

 Volumes e tipos documentais


 Espaço físico
 Quantidade de pessoas
 Cópias, impressões, malotes,
correios
 Custos

 Definição do Problema
METODOLOGIA
 Situação Atual:

 Levantamento de Informações:

 Entrevistas, questionários, visitas


in-loco
 Coleta de modelos de documentos
 Validação nos arquivos
 Fotografia dos arquivos

 Levantamento dos Usuários


 Levantamento de TI
METODOLOGIA
 Situação Atual:

 Levantamento de Informações:

 Levantamento dos usuários


METODOLOGIA
 Situação Atual:

 Levantamento de Informações:

 Levantamento dos usuários


METODOLOGIA
 Situação Atual:

 Levantamento de Informações:

 Levantamento de TI
METODOLOGIA
 Situação Atual:

 Levantamento de Informações:

 Documentação da situação atual


– “as is”
METODOLOGIA
 Situação Atual:

 Definição do Problema:

 Impacto do processo atual no


negócio da empresa em termos de:

 Geração de receita
 Redução de custos
 Atendimento a aspectos
regulatórios
 Relacionamento com clientes e
fornecedores
 Controle
 Preservação da informação
METODOLOGIA
 Etapas do Projeto

PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO PROJETO

SITUAÇÃO ATUAL SOLUÇÃO PROPOSTA IMPLANTAÇÃO

HARDWARE
SITUAÇÃO E
ATUAL SOFTWARE
REUNIÃO DE DESCRIÇÃO ESTIMATIVA REUNIÃO DE
DE
INÍCIO DO DA
INVESTIM.
IMPLANTAÇÃO TÉRMINO
APLICAÇÃO
PROJETO DO PROJETO
NECESSIDADES REQUISITOS
DOS USUÁRIOS DO
SOFTWARE

TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS


METODOLOGIA
 Solução Proposta:

 Escopo da Solução

 Componentes da Solução

 Dimensionamento dos Recursos

 Plano de Implantação

 Estimativa de Investimentos

 Retorno do Investimento
METODOLOGIA
 Escopo da Solução:

 Especificação Funcional
 Especificação Técnica
 Tratamento da documentação
METODOLOGIA
 Especificação funcional

 Descrição da solução do ponto de


vista do usuário final:
 A solução deverá permitir efetuar a
venda de forma totalmente digital
 O cliente acessará o app no celular
ou na web e preencherá os dados da
compra
 Os documentos serão fotografados
e/ou digitalizados e inseridos no
sistema junto com as informações da
compra
 Ao concluir a compra o cliente
receberá um e-mail confirmando a
transação e o ERP será atualizado
para o status de pedido em
andamento.
METODOLOGIA
 Especificação Técnica:

 Descrição Técnica

 Arquitetura técnica da solução

 Componentes de hardware e
software necessários

 Especificação das funcionalidades do


software de ECM e/ou BPM
METODOLOGIA
 Descrição Técnica:

 Descrição da solução do ponto de vista


das funcionalidades do software:

 A solução deverá rodar na nuvem


 Permitirá iniciar um fluxo automatizado
de vendas pela web ou no app do celular
 Permitirá digitalizar e/ou importar
documentos do cliente
 Terá integração com o módulo de pedidos
do ERP atualizando as informações
 Permitirá enviar e-mails para os
participantes do processo em
determinadas etapas da venda
METODOLOGIA
 Arquitetura Técnica:

SISTEMA LEGADO

SOA – ENTERPRISE SERVICE BUS

ECM - REPOSITÓRIO ASSINATURA / CAPTURA /


CORPORATIVO – CERTIFICADO DIGITAL DIGITALIZAÇÃO

DOCUMENTOS –
BANCO DE DADOS FILE SYSTEM
METODOLOGIA
 Componentes de Hardware e Software:
METODOLOGIA
 Solução Proposta:

 Especificação das funcionalidades:

 Requisitos do Ambiente Tecnológico

 Captura / Digitalização
 Indexação
 Pesquisa / Consulta
 Visualização
 Armazenamento
 Gerenciamento dos Registros
 Automação dos Processos

 Modelagem dos processos


 Execução dos processos
 Monitoramento dos processos
METODOLOGIA
 Requisitos Gerais
METODOLOGIA
 Digitalização
METODOLOGIA
 Indexação, Pesquise e consulta aos documentos
METODOLOGIA
 Visualização
METODOLOGIA
 Armazenamento e Gerenciamento
METODOLOGIA
 Gestão dos Registros
METODOLOGIA
 Gestão dos Registros
METODOLOGIA
 Automação dos Processos
METODOLOGIA
 Solução Proposta:

 Tratamento da documentação
METODOLOGIA
 Solução Proposta

 Dimensionamento dos Recursos :

 Licenciamento do Software
 Captura das Imagens
 Storage
 Banda de Rede
METODOLOGIA
 Solução Proposta

 Plano de Implantação:

 Define:

 Atividades necessárias para


implantar a solução

 Plano de Trabalho – Equipe e


horas alocadas por perfil
profissional

 Cronograma de Implantação
METODOLOGIA
 Solução Proposta

 Estimativa de Investimentos:

 Licenças de Software
 Hardware / Software Adicional
 Parametrização e Customização
 Treinamento – Usuários e TI
 Suporte Técnico / Manutenção

 Tratamento da Documentação

361
METODOLOGIA
 Relatório do Projeto:

 Situação Atual
 Pontos a Melhorar
 Solução Proposta
 Descrição Funcional
 Componentes da Solução
 Especificação técnica dos componentes:

 Software de ECM/BPM
 Hardware adicional
 Serviços (instalação, treinamento, etc.)

 Tratamento documental
 Plano de implantação
 Estimativa de investimentos
 Retorno do investimento
METODOLOGIA
 Etapas do Projeto

PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO PROJETO

SITUAÇÃO ATUAL SOLUÇÃO PROPOSTA IMPLANTAÇÃO

HARDWARE
SITUAÇÃO E
ATUAL SOFTWARE
REUNIÃO DE DESCRIÇÃO ESTIMATIVA REUNIÃO DE
DE
INÍCIO DO DA
INVESTIM.
IMPLANTAÇÃO TÉRMINO
APLICAÇÃO
PROJETO DO PROJETO
NECESSIDADES REQUISITOS
DOS USUÁRIOS DO
SOFTWARE

TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS


METODOLOGIA
 Implantação:

 Atividades:

 Plano de implantação

 On Premises
 Cloud
METODOLOGIA
 Implantação:

 Atividades:

 Plano de implantação – On Premises

 Check list de instalação


 Instalação
 Parametrização / Customização
 Integração
 Plano de teste
 Teste
 Termo de Aceite
 Início da operação
METODOLOGIA
 Implantação:

 Atividades:

 Plano de implantação – Cloud

 Liberação das licenças


 Parametrização
 Início da operação
METODOLOGIA
 Implantação:

 Atividades:

 Treinamento de TI
 Treinamento dos usuários
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO
 Reunião de Término do Projeto:

 Atividades:

 Preparação da reunião
 Condução da reunião
 Termo de Conclusão do Projeto
METODOLOGIA
 Resumo

 O que é

 Para que serve

 Etapas

 Planejamento do Projeto
 Administração do Projeto
 Reunião de Início do Projeto
 Situação Atual
 Solução Proposta
 Implantação
 Reunião de Término do Projeto

 Resumo
DIMENSIONAMENTO DOS RECURSOS
DIMENSIONAMENTO
 Itens:

 Licenciamento do Software

 Captura

 Necessidade de Storage

 Necessidade de Banda de Rede


DIMENSIONAMENTO
 Licenciamento do Software:

 Varia de acordo com o fornecedor:

 Por usuário nomeado


 Por usuário simultâneo
 Por processador
 Por núcleo de processador
 Número mínimo de licenças

 Ambientes de Processamento:

 Desenvolvimento
 Teste / Homologação
 Produção
DIMENSIONAMENTO
 Captura:

 Varia de acordo com:

 Preparação do documento
 Tamanho do documento
 Se é frente/verso ou só frente
 Resolução a ser escaneado

 Indexação
 Controle de qualidade
 Modo de alimentação no scanner
 Quantidade de páginas no ADF
DIMENSIONAMENTO
 Necessidade de Storage:

 Varia de acordo com:

 Quantidade de imagens
 Resolução das imagens

 Tamanho do documento digital


DIMENSIONAMENTO
 Necessidade de Banda de Rede:

 Varia de acordo com:

 Quantidade de documentos
simultâneos trafegando

 Tempo de resposta desejado

 Banda de rede livre


EXERCÍCIO

Uma empresa possui, na área de RH, 200 mil


prontuários com 10 páginas cada, de
funcionários ativos e inativos.

Os prontuários são consultados em papel


pelo RH, que tem 10 funcionários e por 05
diretores localizados em SBC, Porto Alegre,
Palmas, Curitiba e Brasília.

 Como será a captura das imagens


 Quantas licenças de software
 Qual o storage necessário
 Qual a banda de rede necessária
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo das licenças de digitalização:

CÁLCULO DA DIGITALIZAÇÃO

CÁLCULO DA ACERVO PROD PROD PROD PROD


DIGITALIZAÇÃO PASSADO MÊS DIA HORA MIN
NUMERO DE DOCS 200.000 1.000 docs
PÁGS. POR DOCS 10 10 págs
TOTAL PÁGINAS 2.000.000 10.000 págs
PRAZO EM MESES 12 1 meses
TOTAL DE PÁGS/MÊS 166.667 10.000 págs
TOTAL MÊS 176.667 págs
TOTAL MÊS COM 5% 185.500 185.500 9.275 1.546 31 págs
VELOCIDADE REAL DO SCANNER 32 ppm
QUANTIDADE DE SCANNERS 1,0 scanners
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo das licenças de digitalização:

(*) salário + encargos / mês - em R$ 2.000


valor do micro com monitor - em R$ 1.500
valor do scanner de produção - em R$ 6.000
valor do scanner de C.Q. - em R$ 400
valor da licença de digitalização - em R$ 2.000
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo das licenças de digitalização:

ETAPAS DO PROCESSO QUANTIDADE CUSTO CUSTO CUSTO TOTAL POR


DE PESSOAS MÊS (*) HW SW ANO 1 PÁGINA
PREPARAÇÃO 1 2.000
DIGITALIZAÇÃO 1 2.000
INDEXAÇÃO 2 4.000
CONTROLE DE QUALIDADE 1 2.000
SUPERVISÃO 1 2.000

TOTAL DE PESSOAS 6 12.000


TOTAL DE MICROS 4 6.000
TOTAL DE SCANNERS DE PRODUÇÃO 1 6.000
TOTAL DE SCANNERS DE C.Q. 1 400
TOTAL DE LICENÇAS DE SW 4 8.000 Custo Risco Margem Impostos
15% 30% 22%
CUSTO TOTAL 12.000 12.400 8.000 188.400 0,089 0,09 0,11 0,15 0,19
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo das licenças de consulta:

 05 diretores
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo das licenças de T.I.:

 Ambientes de T.I.:

 Desenvolvimento
 Teste e Homologação
 Produção
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo do storage:

 Cálculo do tamanho do arquivo


 Cálculo do storage
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo do tamanho do arquivo:
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo do tamanho do arquivo:
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo do tamanho do arquivo:

 Preto e branco
 Escala de cinza
 Colorido

 08 bits
 32 bits
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo do Storage:

CÁLCULO DO STORAGE

ACERVO DOCS/MÊS DOCS/ANO DOCS/ANO


PASSADO 1 1+2
Número de Documentos 200.000 1.000 12.000 24.000
Páginas por Documento 10 10 10 10
Kb por página 50 50 50 50
Número de Páginas 2.000.000 10.000 2.120.000 2.240.000
Espaço em disco - Kb 100.000.000 500.000 106.000.000 112.000.000
Espaço em disco - Gb 100 1 106 112
DIMENSIONAMENTO
 Cálculo da Banda de Rede:

CÁLCULO DA BANDA DE REDE TOTAL PÁGINAS KBYTES BITS KBITS TEMPO KBITS MBITS GBITS
POR POR POR POR DE POR POR POR
DOCUMENTO PÁGINA BYTE CONSULTA RESPOSTA SEG SEG SEG
EM SEG. (*)

BANDA DISPONIVEL PARA O GED/ECM 100%


DOCUMENTOS CONSULTADOS SIMULTÂNEAMENTE 5 10 50 8 20.000 5 4.000 4,00 0,00
PONTOS PARA
REFLEXÃO
 Seja conservador – sempre deixe uma
margem de segurança para o
dimensionamento dos recursos

 Ajuste as estimativas em função de dados


históricos e/ou variações nas premissas

 Faça acompanhamentos periódicos para


avaliar o desempenho dos recursos
alocados

 Considere que os recursos, na captura,


terão uma curva de aprendizado
SELEÇÃO DO SOFTWARE
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Fases:

 Levantamento das Necessidades


 Definição dos Requisitos do SW
 Definição dos Requisitos do fornecedor

 Elaboração da RFI/RFQ/RFP

 Seleção das Empresas a enviar o RFP


 Envio do RFP
 Análise do RFP

 Tomada de Decisão
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Levantamento das Necessidades

 Necessidades dos Usuários


 Benefícios Esperados
 Ambiente Tecnológico Existente
 Necessidade de Integração com
Sistemas Legados
 Perfil dos Usuários a Mudanças
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Definição dos Requisitos do Software

 Escopo da Solução
 Requisitos Gerais
 Requisitos do Ambiente Tecnológico
 Requisitos do Software
 Customizações/Integrações
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Definição dos Requisitos do Software
Nome da solução de ECM:
Nome do Fabricante da Solução:
País de Origem:
Quantidade de Empresas Clientes no mundo:
Quantidade de Empresas Clientes no Brasil:
Alguns clientes no Brasil: 




Forma de Comercialização do Produto: [ ] On Premises [ ] Cloud
Forma de Licenciamento do Produto:
SELEÇÃO DO SOFTWARE Requisitos do Ambiente Tecnológico:
Roda em servidores windows 2.008
Roda em servidores Unix – AIX
[ ] sim
[ ] sim
[ ] não
[ ] não
Roda em estações Windows 10 [ ] sim [ ] não
Suporta Scanners [ ] TWAIN [ ] ISIS
Suporta banco de dados [ ] Oracle [ ] MS-SQL
Possui interface em português do Brasil: [ ] sim [ ] não
 Definição dos Requisitos do Software Possui interface web: [ ] sim [ ] não
Possui interface responsiva para dispositivos móveis: [ ] sim [ ] não
Permite single logon através de LDAP/AD [ ] sim [ ] não
Possui módulos integrados de: [ ] Digitalização de Documentos
[ ] ECM
[ ] BPM
[ ] BI
[ ] OCR em português do Brasil
[ ] outros:
Suporta documentos em formato: [ ] TIFF G3 e 4
[ ] PDF/A
[ ] PDF
[ ] MS-OFFICE
[ ] Auto-Cad
[ ] MS-outlook / NOTES
[ ] fotos (JPEG ou Tiff colorido)
[ ] vídeos
[ ] som (wave)
[ ] outros:
Os documentos eletrônicos são guardados no formato [ ] original [ ] proprietário
original ou em formato proprietário:
As licenças de usuário são: [ ] dedicadas
[ ] simultâneas/concorrentes
[ ] nomeadas
[ ] por CPU
Possui toolkit de integração? [ ] sim [ ] não
Possui help-on line : [ ] sim [ ] não
Possui assistente de instalação : [ ] sim [ ] não
Permite exportar os documentos e os índices guardados na solução [ ] sim [ ] não
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Definição dos Requisitos do Software

 Captura / Digitalização
 Indexação
 Pesquisa / Consulta
 Visualização
 Armazenamento
 Gerenciamento dos Registros
 Automação dos Processos

 Modelagem dos processos


 Execução dos processos
 Monitoramento dos processos
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Definição dos Requisitos do Fornecedor

 Nome do Produto
 É o fabricante ou revenda
 Experiência no segmento
 Quantidade de Clientes no segmento
 Quantidade de Profissionais Certificados
 Serviços que fornece
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Definição dos Requisitos do Fornecedor
Nome do Software de ECM:
Nome do Software de BPM:
Fabricante ou Parceiro [ ] Fabricante [ ] Parceiro
Principais atividades de negócio:
Anos de mercado:
Número de funcionários:
Locais onde possui escritórios no Brasil:
Tempo de atuação no segmento de ECM:
Tempo de atuação no segmento de BPM:
Tempo que representa o produto - ECM:
Tempo que representa o produto – BPM:
Quantidade de profissionais certificados:
Quantidade de Clientes de digitalização:
Fornece serviços de : Observações:
 instalação da solução [ ] sim [ ] não
 parametrização da solução [ ] sim [ ] não
 treinamento técnico (instalação/admin.) [ ] sim [ ] não
 treinamento de usuário (uso da solução) [ ] sim [ ] não
 suporte técnico e manutenção [ ] sim [ ] não
 integração com sistemas legados [ ] sim [ ] não
 digitalização de documentos [ ] sim [ ] não
 consultoria em mapeamento de processos [ ] sim [ ] não
 consultoria em organização de arquivos [ ] sim [ ] não
 consultoria na implantação da solução [ ] sim [ ] não
 outros serviços. descreva: [ ] sim [ ] não
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Definição das Informações Comerciais
Preços do software:

Preços dos serviços:


 Manutenção Anual do Software – com atualização de versão – em %
 Instalação do Produto
 Treinamento do pessoal de TI
 Treinamento dos usuários
 Hora/homem de suporte técnico – por chamado
 Outros – especificar:
 Hora/homem de integração - com sistemas existentes
 Hora/homem de consultoria – na implantação da solução
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Elaboração da Solicitação ao Fornecedor

 RFI – Solicitação de Informação

 RFQ – Solicitação de Cotação

 RFP – Solicitação de Proposta


SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Conteúdo do RFP

 Apresentação da Empresa
 Objeto do RFP
 Instruções para Preenchimento do RFP
 Cenário para Implantação da Solução

 Escopo da Solução
 Premissas
 Benefícios esperados

 Request For Proposal

 Requisitos do Fornecedor
 Requisitos do Software
 Informações Comerciais
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Seleção das Empresas a Enviar o RFP

 Quadrante do Gartner
 Softwares ofertados pelos fornecedores
de Nuvem
 Softwares do Fabricante do ERP
 Softwares Globais
 Softwares Nacionais
 Fornecedores Atuais da sua empresa
 Casos de Sucesso no Segmento
 Fornecedores “paraquedistas”
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Envio do RFP

 E-mail
 Reunião de Apresentação do RFP
 E-mail de contato para resposta às
perguntas
 Data de execução de cada etapa:

 Recebimento das Respostas


 Análise do RFP
 Comunicado da Solução Proposta
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Análise do RFP

 Critérios de Análise:

 Capacidade Técnica do Fornecedor


 Requisitos Técnicos do Software

 Quadro Comparativo
 Pontuação
 Nota Técnica

Ptotal = 60% x Pcapacidade técnica + 40% Patendimento aos requisitos técnicos


----------------------------------------------------------------
1120
SELEÇÃO DO SOFTWARE
 Tomada de Decisão

 Nota Técnica
 Preço
 Projeção Financeira

 Outros Aspectos:

 Rapidez de implantação
 Case de Sucesso
 Metodologia de Implantação
TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS
TRATAMENTO DOS
DOCUMENTOS
 O que fazer com os documentos em papel:

 Organização dos Documentos


 Guarda dos Documentos

 Interna
 Interna com Equipe Terceirizada
 Externa

 Microfilmagem
 Digitalização:

 Tradicional
 Cópia Autenticada Digital
 Digitalização com Registro em
Cartório
RETORNO DA SOLUÇÃO
RETORNO
 Objetivos:

 Definir os objetivos e benefícios a


serem obtidos com a solução de
ECM/BPM

 Gerar parâmetros para avaliação dos


benefícios reais obtidos com a
solução

 Analisar a viabilidade financeira do


investimento a ser feito na solução
de ECM/BPM
RETORNO
 Como se calcula:

 Identificam-se:

 Custos do projeto
 Benefícios tangíveis
 Benefícios intangíveis
 Período de 12 a 24 meses

 Pode-se trazer ao valor presente


 Aplicam-se as fórmulas de cálculo

409
RETORNO
 Custos do Projeto:

 Licenças de Software
 Hardware e Software adicional
 Desenvolvimento e customização
 Treinamento – Usuários e TI
 Suporte técnico e manutenção
 Tratamento da documentação

410
RETORNO
 Benefícios Tangíveis:

 Redução do custo de :

 Espaço físico
 Mão de obra
 Tempo de manuseio documental
 Uso da estrutura de TI
 Impressão / Cópias
 Malote, Correios

 Float financeiro

411
RETORNO
 Benefícios Intangíveis:

 Redução de risco de não atendimento


a aspectos regulatórios,
fiscalizatórios e/ou judiciários

 Aumento de produtividade
 Aumento de controle
 Melhoria operacional

 Diferencial de mercado
 Vantagem competitiva
 Menor “time to market”

412
RETORNO
 Como calcular:

 Cria-se uma planilha


 Investimentos
 Benefícios tangíveis

 Aplica-se as fórmulas de cálculo do


retorno:

 ROI
 Payback
 TIR

413
RETORNO
 ROI – Return on investment:

 Indicador financeiro utilizado para se


medir a remuneração dos recursos
financeiros investidos em uma
atividade

(BENEFÍCIOS - INVESTIMENTOS)
---------------------------------
INVESTIMENTO

414
RETORNO
 Payback:

 Indicador financeiro utilizado para se


medir o tempo que o Projeto se paga

 Payback simples
 Payback descontado

INVESTIMENTO
--------------------------------
BENEFÍCIO
RETORNO
 TIR – Taxa Interna de Retorno:

 Indicador financeiro utilizado para se


medir qual a taxa de desconto que
teria um determinado fluxo de caixa
para igualar a zero seu Valor
Presente Líquido

Σ FC n
--------------------------- =0
(1+ IRR)n

FC = Fluxo de Caixa Esperado


RETORNO
 Exemplo:

 Investimentos – em Reais (R$)

DESCRIÇÃO ANO 1 ANO 2 TOTAL

HARDWARE 36.724,00 - 36.724,00


SOFTWARE 288.395,00 - 288.395,00
MANUT. ANUAL DO SW – 20% - 57.679,00 57.679,00
INSTALAÇÃO E TREINAMENTO 18.300,00 - 18.300,00
DIGITALIZAÇÃO 206.580,00 206.580,00 413.160,00

TOTAL 549.999,00 264.259,00 814.258,00


RETORNO

 Exemplo:

 Investimentos – em Reais (R$)

DESCRIÇÃO ANO 1 ANO 2 TOTAL

REDUÇÃO DO ESPAÇO FÍSICO 277.500,00 - 277.500,00


REDUÇÃO DE CÓPIAS/IMPRESSÕES 142.325,00 142.325,00 284.650,00
REDUÇÃO DE MALOTES E CORREIOS 29.988,00 29.988,00 59.976,00
REDUÇÃO DO CUSTO DA GUARDA 5.608,20 5.608,20 11.216,40
REDUÇÃO DO CUSTO DE CONSULTA 95.341,00 152.546,94 247.887,94

TOTAL 550.762,20 330.468,14 881.230,34


RETORNO
 ROI = (benefício – investimento)
investimento

 ROI = 881.230-814.258 = 8,22%


814.258

 Payback = (investimento/benefício)

 Payback = (814.258/881.230) = 0,9240

 Payback = 22,17 meses ou 1,8 anos


PONTOS PARA
REFLEXÃO
 Use premissas que tenham critérios bem
definidos para que não sejam derrubadas
no primeiro questionamento

 Tenha o hábito de calcular o retorno


sempre, sendo analista, arquivista,
vendedor ou comprador

 Apresente o cálculo do retorno junto com


a solução e os benefícios. Isto facilita
muito o processo de convencimento
GESTÃO DA MUDANÇA
GESTÃOGUARDA
DA MUDANÇA
 O que é:

 É um conjunto de atividades voltadas à


preparar o ambiente organizacional e os
usuários da nova solução de ECM/BPM para
a implantação e operação da solução,
superando suas dificuldades pessoais,
funcionais, culturais, emocionais e técnicas

 Para que serve:

 Para reduzir os riscos e resistências à


utilização bem sucedida da nova solução de
ECM/BPM
GESTÃOGUARDA
DA MUDANÇA
 Aspectos mais críticos:

 Falta de comunicação
 Não participação no processo

 Receios dos funcionários

 Não saber usar o sistema


 Perder o emprego
 Perder o status quo
 Do novo/desconhecido
 De fazer errado
 De falar que não sabe fazer

 Incapacidade para operar o sistema


GESTÃOGUARDA
DA MUDANÇA
 Como evitar:

 Informação
 Treinamento
 Motivação
 Monitoramento
 Mais Treinamento

 Comunicação Aberta
EXERCÍCIO DE CONCLUSÃO
EXERCÍCIO
Uma empresa possui, na área de
Contratos, 20 mil contratos com 10 páginas
cada.

Os prontuários são consultados em papel


pela área, que tem 2 funcionários e por 05
diretores localizados em Osasco, RJ,
Curitiba, Belo Horizonte e Brasília.

Você foi procurado para propor uma solução


que permita:

 Aumentar o controle
 Reduzir o custo do processo
 Gerenciar os prazos de renovação dos
contratos
EXERCÍCIO
Premissas:

 Cada m2 – 50 mil páginas de documentos


 Preço do m2 de aluguel - R$ 100/mês

 10 consultas por dia, por Diretor


 Cada consulta leva:

 05 minutos de 1 funcionário
 02 minutos de 1 Diretor

 Salário de cada funcionário - R$ 2 mil/mês


 Salário de cada Diretor - R$ 10 mil/mês

 Cada dia são 2 malotes – ida e volta


 Custo de cada malote – R$ 20/ malote
 Licença de software – R$ 60/mês
EXERCÍCIO
Premissas:

 Organizar – R$ 15/caixa
 Guardar dentro – R$ 100/m2
 Guardar fora – R$ 0,50/caixa/mês

 Digitalizar – tradicional – R$ 0,18/página


 Digitalizar – com registro – R$ 0,30/página

 Microfilmar – R$ 0,17/ página

 Cada caixa-box – 1.000 páginas


 Impressão – R$ 0,10/ página
 Consulta ao microfilme – R$ 9,375/documento
EXERCÍCIO
Perguntas:

 Qual o problema atual?


 Qual a solução proposta?

 Escopo
 Quantidade de licenças
 Storage
 Banda de rede

 O que fazer com a documentação em


papel
 Quais os benefícios esperados

 Qual o retorno do investimento


EXERCÍCIO Custo Atual de Manuseio da Documentação Quantidade
Valor Mês
- Em R$
Valor Ano
- Em R$
1 - Armazenagem
No Escritório 4 400,00 4.800,00
Problema:
Na Guarda Externa - - -
Total 4 400,00 4.800,00
2 - Consulta
Consulta - Diretores 1.000 2.083,33 25.000,00
Consulta - Funcionários 1.000 2.083,33 25.000,00
Total 2.000 4.166,67 50.000,00
3 - Hardcopy
Impressão 0 - -
Cópias 0 - -
Malote 200 4.000,00 48.000,00
Total 200 4.000,00 48.000,00

TOTAL GERAL - ANO 1 - 8.566,67 102.800,00


TOTAL GERAL - ANO 2 - 102.800,00
TOTAL - 205.600,00
EXERCÍCIO Descrição
Quantidade
Valor
Unitário
Valor
Mês
Valor
Ano
1 - Guarda Externa
Guarda 200 1 100 1.200
Consulta 1.000 40 40.000 480.000
Solução Proposta:
Total 40.100 481.200
2 - Digitalização
Digitalização Convencional 200.000 0,18 36.000 36.000
Software de Consulta 7 60 420 5.040
Guarda 4 100 400 4.800
Total 36.820 45.840

Digitalização com Registro em Cartório 200.000 0,3 60.000 60.000


Software de Consulta 7 60 420 5.040
Guarda - - - -
Total 60.420 65.040
3 - Microfilmagem
Microfilmagem 200000 0,17 34.000 34.000
Cópias 1000 0,1 100 1.200
Consulta 1000 9,375 9.375 112.500
Malote 200 20 4.000 48.000
Guarda 1 100 100 1.200
Total 47.575 570.900
EXERCÍCIO
Retorno da Solução - Payback:

INVESTIMENTO
--------------------------------X PRAZO
BENEFÍCIO

432
RESUMO
 O que é Gestão Documental

 Que tecnologias fazem Gestão Documental


 Tecnologias TOP do momento

 Por que utilizá-las


 Quem está usando
 Que áreas de negócio se beneficiam dessas
tecnologias

 A Visão do Gartner Group


 Produtos de Mercado
 Implantar na sua Empresa (On premises) ou
na Nuvem (Cloud)

 Quanto custa isso


 O que diz a lei
RESUMO
 Por onde começar

 Metodologia de Projetos

• Levantamento das informações


• Definição do Escopo da Solucao
• Definição dos Requisitos Funcionais
• Definição dos Requisitos Técnicos
• Procedimentos de Implantação
• Treinamento dos Usuários
• Treinamento do Pessoal de TI

• Dimensionamento dos Recursos


 Seleção do Software mais adequado
 Tratamento dos Documentos
 Cálculo do Retorno do Investimento
 Gestão da Mudança
 Estudo de Caso
PERGUNTAS
CONTATO

CONTATO

Mario Gabriel de Salles


C.E.O.
Fone: 11-3276-2419
Celular: 11-9-5057-7080
r
E-mail: mario@odc.srv.b
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Skype: mario_gabriel_de
PROJETOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

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