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Fases do Projeto

Concepção:

Segundo Matias (2007): Antes de 1. Reconhecimento das 6.Estimativas de exequibilidade


organizar um evento, é necessidades do evento; econômica e técnica (o que se
importante que a ideia seja pode ser realizado, desenvolvido
2. Elaboração de alternativas
incorporado por alguns ou feito).
para suprir as suas
empreendedores que começarão a
necessidades; 7. Estimativa de tempo e recursos
lhe dar forma mediante o
necessários;
levantamento do maior número 3. Identificação dos objetivos
possível de elementos, tais como: específicos; 8. Estabelecimento de diretrizes;
4. Coleta de informações sobre 9. Elaboração dos contornos do
os participantes, projeto.
patrocinadores, entidades e
outras instituições em
potencial;
5. Listagem dos resultados
desejados;
Estas ações correspondem à fase de concepção do evento, e estão inseridas no planejamento do evento como um
todo. Sem este planejamento ficará fácil a tarefa de organizar e reconhecer os objetivos propostos na realização
do evento.

Pré- evento Realização do evento


 Estabelecido o objetivo serão definidos o  É a organização de um evento. Ela
público alvo e as estratégias. O público acontece de modo paralelo ao
alvo é representado pelas pessoas que planejamento, pois não há como planejar
irão participar do evento, enquanto que as sem organizar.
estratégias dizem respeito às ações
1. Identificar quais órgãos terão interesse no
desenvolvidas e executadas, para se
evento e poderão patrociná-lo;
alcançar os objetivos propostos e atingir
os resultados desejados com a 2. Levantar nomes de convidados, palestras,
sensibilização dos diversos públicos no autoridades, e outros.
que diz respeito à organização. 3. Definir as responsabilidades que caberão
aos funcionários envolvidos.
Fases do projeto: pré evento, realização do evento (trans evento)
e pós evento

Pós evento Pontos fundamentais:


 Esta é a fase do fechamento do evento  Vale ressaltar que um evento compreende
onde se deve: basicamente três pontos fundamentais:
1. Avaliar junto ao público alvo a 1. Planejamento.
programação, palestras, organização,
2. Organização e
infraestrutura e recursos técnicos
utilizados; 3. Execução.
2. Avaliar a contabilidade do evento
(orçamento previsto e realizado);
3. Efetuar os pagamentos necessários;
4. Elaborar os agradecimentos necessários.
Planejamento
1. O que se pretende com o evento, e o 1. Quais os resultados que se
1. Definir o objetivo:
por quê dessa realização? pretende obter com a realização
2. Definir uma data: do evento?
2. Procurando não coincidir com
3. Elaborar diretrizes: outros eventos importantes para 2. Importante verificar o calendário
garantir a participação do público. de evento.
4. Coletar informações:
3. Quais os subsídios que serão 3. Busca de parcerias: prefeituras,
5. Levantar planilhas: utilizados para a obtenção dos empreendedores - lojas, lei
6. Avaliar: resultados esperados; rouanet entre outros.

7. Implantação: 4. Sobre o público alvo, possíveis 4. Pesquisar possíveis


patrocinadores, e outros. patrocinadores e apoiadores.
5. Viabilidade econômica e estrutural 5. Importância em sempre utilizar
de todo o evento as planilhas orçamentárias;
6. Recursos físicos, humanos e 6. Montagem das planilhas receita e
materiais que serão necessários. custo.
7. Desde a aprovação do projeto até o 7. Logística do evento tomar as
seu término. devidas providências.
Planejamento

8. Acompanhamento e controle: 8. É a determinação de quem e como 8. Montagem da planilha check list.


será feita a coordenação de todo o
9. Orçamento previsto: processo da organização do evento. 9. Planilha orçamentária.
10. Avaliação 9. Quanto será necessário para cada 10. Opinário (questionário de
aspecto em particular tais como: avaliação dos serviços).
R.H. , brindes, coffee break, almoço e Podemos utilizar em 2 situações:
outros.
1. Dono da empresa: interessado na
10. Como será feita a avaliação do avaliação dos seu staff.
evento em sua totalidade?
2. Promotor do evento: interessado
na avaliação do seu evento –
buscando a melhoria do mesmo.
Organização dos serviços iniciais

É preciso que seja designado um secretário (a) para o pré- evento. Ela será responsável por executar,
antecipadamente, alguns serviços e atividades que compõem a estrutura administrativa e institucional do evento.
Vejamos algumas atividades:
1. Preparação de correspondências preliminar;
2. Expedição da correspondência para as entidades, empresas e pessoas que possam colaborar com o evento
(carta de parceiras);
3. Tomada de preços e confecção de matérias administrativos que serão utilizados no dia do evento;
4. Controle de arquivo da correspondência recebida e expedida;
5. Remessa e circulares e cartas informativas para os participantes e outros..
6. Recebimento, controle e classificação dos trabalhos enviados pelos participantes e convidados.
7. Recebimento controle e confirmação da adesão.
8. Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se inscrever como participantes.
9. Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços necessários .
Execução

1. Elaborar um check list, lista de checagem, para verificar todos os itens importantes que deverão ser executados
no evento;
2. Fechar a lista de presença dos convidados e palestrantes confirmados;
3. Fechar a verificação da infraestrutura do evento tais como: limpeza e arrumação do local, decoração e
montagem de equipamentos de apoio;
4. Fechar a preparação do material de apoio: pastas, programação, blocos, canetas, certificados e outros.
5. Fechar todos os itens de alimentação: café, lanches, almoço e ou jantar;
6. Fechar as providências para o receptivo: convidados, palestrantes e autoridades.
7. Fechar o roteiro do cerimonial.
Espaço físico

Todos os itens acima merecem atenção, mas consideramos um deles vital para o sucesso do evento, é o espaço físico
onde o evento irá acontecer. Vamos as dicas:
1. O espaço tem que, necessariamente, comportar todos os convidados confortavelmente;
2. Verificar a capacidade das salas nas diversas configurações (número de cadeiras, iluminação, recursos
audiovisuais e outros).
3. O ambiente tem que ser limpo e atrativo;
4. Ter uma recepção de fácil acesso;
5. Estar atento aos recursos audiovisuais (microfones, projetor, multimídia, telas de projeção);
6. Quando da utilização de diferentes salas concomitantemente, observar a questão da acústica para não haver
interferência de som entre elas;
7. Controle de som, luz e ar condicionado ou aquecedor;
8. Verificar se há necessidade de divisória nos espaços;
9. Sinalização de espaços por exemplo: sanitários, saídas de emergência, secretárias entre outros.
Espaço físico

10. Estabelecer locais de entrada e saída e de entrega de materiais;


11. Caso tenha feira localizar os locais para a montagem dos estandes;
12. Definir os locais para a montagem do almoxarifado e das secretarias onde serão atendidos os participantes.
13. Contratar pessoal suficiente com relação ao número de participantes do evento (pessoal capacitado).
O que é o check list?

 É uma forma de ACOMPANHAMENTO


que deve ORIENTAR o organizador do
evento, para que TODAS as
PROVIDÊNCIAS , sejam devidamente
efetivadas nas distintas fases de
planejamento do evento: pré, trans e pós.
 Modelo de CHECK LIST na fase PRÉ
EVENTO.
Check List

 Modelo de CHECK LIST na fase TRANS


EVENTO ou REALIZAÇÂO DO
EVENTO.
Check list

 CHECK LIST no PÓS EVENTO: Após a 1. Check list;


realização do evento inicia-se o processo
2. Relatório diário das atividades;
de encerramento que consiste na
AVALIAÇÃO TÉCNICA, 3. Atas de reuniões;
ADMINISTRATIVA e dos 4. Formulários de avaliação dos
PARTICIPANTES. Isto é, ocorre a participantes;
confrontação dos resultados esperados,
com os obtidos, POSSIBILITANDO 5. Preparação do noticiário geral;
IDENTIFICAR os pontos (+) e (-) do 6. Apresentação dos relatórios financeiros
evento. entre outros..
 Para que essa fase seja efetiva é preciso
alguns procedimentos que foram
utilizados durante o evento, tais como:
Modelo para avaliação do evento

 Ao lado tem um Modelo de Avaliação do


evento este, deve ser entregue no dia do
evento mas a sua avalição ocorre no pós
evento. Como forma de medir até que
ponto os objetivos foram alcançados, o
que precisa ser modificado, o que pode
ser mantido entre outros..
Modelo para avaliação dos serviços

A partir das planilhas de check list e opinário. Podemos


avaliar quantitativamente ou qualitativamente os
resultados adquiridos e definir as novas diretrizes a
serem definidas no próximo evento.
Press Release

É uma ferramenta de assessoria de imprensa - utilizado para atender a demanda dos jornalista serve para
qualquer tipo de evento de médio a grande porte pode ser pessoa física ou jurídica (empresa). O texto
possui um formato específico, ele é moldado para ter uma leitura rápida e jornalística.
Portanto não é indicado para o público geral.
É importante trabalhar o título do assunto, tudo que for importante deve ficar no título e no primeiro
parágrafo.
Tem um formato de pirâmide invertida, onde os tópicos mais importantes se encontram logo no primeiro
paragráfo.

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