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A FUNÇÃO /ESTRATÉGIA

DE APROVISIONAMENTO

UEM, Docente: Miguel Massingue


OBJECTIVOS
• Caracterizar a função
Aprovisionamento
• Dar noção de stock
• Distinguir as diferentes fases de gestão
de stocks
• Determinar o lote económico de
compra
• Interpretar a curva ABC
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Definição de aprovisionamento
Aprovisionamento é uma das funções em que se pode dividir a
actividade de uma empresa.

O Aprovisionamento tem em vista o abastecimento atempado de


todos os bens e serviços necessários ao seu eficaz funcionamento,
em quantidade e qualidade desejadas e sempre ao menor custo.

As classes de bens e serviços necessários ao normal


funcionamento duma empresa são, em regra:
Mercadorias
Matérias primas
Materiais diversos
Material de expediente
Artigos de higiene
Imobilizado
Assistência Técnica

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Definição de aprovisionamento
Uma gestão racional do aprovisionamento
evita:
Investimentos desnecessários em stocks
Rupturas de stocks
Elevados custos de encomendas
Grandes áreas para armazenagem
Excesso de meios humanos e materiais para
controlo do (s) armazém (s).
A função Aprovisionamento abrange as áreas
de compras e de gestão de stocks
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COMPRAS
O departamento de compras numa empresa tem
como objectivos:
Criar um sistema simples e eficaz , com base em
documentos normalizados, que permita que as
encomendas:
Sejam feitas em tempo oportuno
Sejam precisas, indicando correctamente quantidades,
qualidades e demais especificações relativas ao (s)
produto (s) encomendado (s)
Referenciem prazos, locais de entrega, transporte,
acondicionamento, preços e outras condições de compra

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COMPRAS
O departamento de compras numa
empresa tem como objectivos:

Implementar um sistema de informação para


cada produto ou grupo de produtos, sobre os
fornecedores, qualidades dos seus produtos,
condições de venda, preços, prazos de
aprovisionamento, etc.

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COMPRAS
Para que se realize uma compra é necessário que:
Seja feita uma requisição de materiais, assinada pelo
chefe de departamento requisitante, ao departamento
de compras, especificando a quantidade e qualidade
do (s) produto (s) a adquirir
(pode haver outro procedimento de acordo com a hierarquia e
procedimentos de cada empresa. P. Ex. Passar pela ratificação
do chefe imediato do requisitante)
O departamento de compras proceda à consulta do
seu ficheiro de fornecedores ou à prospecção do
mercado, de modo a encontrar o (s) produto (s)
necessário (s) nas melhores condições de qualidade
e preço.
O departamento de compras realiza a encomenda,
preenchendo a nota de encomenda, (ordem de
compra) que é enviada ao fornecedor escolhido,
devendo especificar as condições de compra
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COMPRAS

A nota de encomenda deve ser


em quadruplicado, sendo:
Original: fornecedor
1ªCópia: departamento de recepção para
confrontar com a guia de remessa
2ª Cópia: departamento de compras
3ª Cópia: departamento de contabilidade

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COMPRAS
A recepção e controlo das encomendas é efectuada
por três departamentos
Departamento de recepção
Confere os bens recebidos e verifica se estão em
conformidade com a guia de remessa e nota de encomenda.
As discrepâncias devem de imediato ser comunicadas ao
departamento de compras
Departamento de compras
Recebe a guia de remessa do departamento de recepção,
junta-a à cópia da nota de encomenda e, logo que chegue a
factura, verifica se os três documentos estão conformes;
seguidamente envia-os ao departamento de contabilidade.
Departamento de contabilidade
Procede aoUEM,registo da
Docente: Miguel compra
Massingue e respectivo
pagamento (tesouraria)
GESTÃO DE STOCKS*
Stock é todo o bem que se encontra armazenado
com vista a uma utilização futura.
Os stocks têm como objectivos:
Anular ou minimizar as variações imprevisíveis da
procura, do consumo, dos prazos de entrega e da
qualidade dos materiais recebidos (explique cada aspecto deste objectivo)
Conseguir uma certa autonomia entre a produção, as
vendas e as compras, não fazendo reflectir na
produção, e consequentemente nas vendas, as
variações sazonais.
Permitir a compra a custos mais favoráveis e
consequentemente, a produção de bens a custos
inferiores UEM, Docente: Miguel Massingue
* Existências, Remanescente ou “Estoques”
GESTÃO DE STOCKS
A Gestão de Stocks tem como objectivos:
Estudar a localização dos materiais e os
equipamentos de arrumação, tendo em
vista:
Minimizar os custos de armazenagem
Evitar a deterioração dos materiais ou produtos
armazenados,
Facilitar a correcta identificação de cada material
ou produto,
Racionalizar as movimentações dentro dos
armazéns, tanto nas operações de recepção como
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de fornecimento aos serviços requisitantes,
GESTÃO DE STOCKS
A Gestão de Stocks tem como objectivos:
Implementar e gerir um sistema
administrativo que permita:
Fazer o correcto e oportuno registo de qualquer
movimentação de materiais nos armazéns,
Controlar as quantidades existentes em cada
momento, dos produtos em armazém,
Conhecer as quantidades de materiais ainda em
armazém mas já comprometidas,
Previsionar as entradas de novos materiais e
produtos, ventiladas em quantidades e datas
previstas UEM, Docente: Miguel Massingue
GESTÃO DE STOCKS
A Gestão de Stocks tem como objectivos:
Estudar as quantidades a manter em
stock, com vista a controlar:
O custo financeiro incluído em stocks
O custo de posse em armazém
Os stocks obsoletos
A ruptura de stocks

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GESTÃO DE STOCKS
A gestão de stocks pode dividir-se em três
funções de acordo com os objectivos por
ela prosseguidos:

– Gestão Material
– Gestão Administrativa
– Gestão Económica

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GESTÃO MATERIAL
A gestão material de stocks tem como
objectivos:
– Facilitar a recepção, conferência, arrumação e expedição dos
bens
– Dispor as quantidades armazenadas no mínimo espaço,
devidamente referenciado, com fácil acesso e permitindo as
convenientes movimentações
– Proteger os bens da deterioração e roubo
– Planear cada armazém por forma a adaptar-se fácil e
economicamente a futuras necessidades diferentes, no que
respeita a tipos de bens, volumes de armazenagem e
quantidades de recepção e/ou expedição
– Racionalizar as tarefas dos trabalhadores que operam em
armazéns e minimizar a probabilidade de acidentes
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GESTÃO MATERIAL
Para uma gestão eficaz são necessárias:
– Armazéns apropriados,
– Equipamentos para arrumação de materiais
– Pessoal competente

Na escolha dos armazéns deve-se ter em


atenção os seguintes princípios:
Os armazéns devem encontrar-se instalados o mais próximo
possível dos utilizadores dos bens, com o objectivo de
minimizar custos (transporte, deslocações, etc.)
A dimensão e a configuração do armazém devem ser
devidamente estudadas, tendo em atenção a natureza dos
bens a armazenar, as quantidades, as condições de
armazenagem, a dimensão da zona administrativa e da zona
de embalagem.UEM, Docente: Miguel Massingue
GESTÃO ADMINISTRATIVA
A gestão administrativa de stock tem como
objectivos:
– Registar, atempadamente, a entrada e saída dos bens
– Conhecer as quantidades dos diversos bens, existentes em
armazém
– Planear a entrega das encomendas dos clientes
– Manter actualizadas as previsões de recepção de
encomendas dos fornecedores
– Analisar desvios entre as quantidades existentes e as que
deveriam existir
A gestão administrativa dos stocks desenvolve-se, em
regra, a dois níveis:
No armazém
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No departamento administrativo
NO ARMAZÉM
Preenchendo guias de saída e guias de
entrada e fichas de armazém
A guia de entrada é normalmente
preenchida em quadruplicado, para
distribuir pelos seguintes serviços:
Gestão de stocks
Compras
Contabilidade
Armazém

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NO ARMAZÉM
Preenchendo guias de saída e de entrada e
fichas de armazém
A guia de saída é igualmente preenchida em
quadruplicado, e destina-se a:
Serviço requisitante
Gestão de stocks
Contabilidade
Armazém
As fichas de armazém (uma para cada artigo
existente em armazém) registam as
quantidades entradas, as saídas e os stocks.
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GUIA DE ENTRADA
ENCOMENDA Nº_________ GUIA DE ENTRADA Nº________

Completa Data: _____ / _____ / ______


Não completa
DESIGNAÇÃO QUANTIDADE
CÓDIGO DOS EXISTÊNCIA
DOS RECEBIDA ACEITE
MATERIAIS
MATERIAIS

RECEPÇÃO ARMAZÉM COMPRAS


GESTÃO DE CONTABILIDADE
QUALITATIVA
STOCKS
Rubrica Rubrica
Rubrica Rubrica Rubrica ___ / ___ / ___
___ / ___ / ___
___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___
UEM, Docente: Miguel Massingue
GUIA DE SAÍDA
REQUISIÇÃO Nº_________ GUIA DE SAÍDA Nº________

Completa Data: _____ / _____ / ______


Não completa
DESIGNAÇÃO QUANTIDADE
CÓDIGO DOS EXISTÊNCIA
DOS REQUISITADA RECEBIDA
MATERIAIS
MATERIAIS

SERVIÇO ARMAZÉM
GESTÃO DE CONTABILIDADE
REQUISITANTE
STOCKS
Rubrica Rubrica
Rubrica Rubrica ___ / ___ / ___
___ / ___ / ___
___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___
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FICHA DE ARMAZÉM
DESIGNAÇÃO DE MATERIAL:
CÓDIGO: UNIDADE DE UTILIZAÇÃO:
LOCAL DE ARRUMAÇÃO:

ENTRADA SAÍDA EXISTÊNCIA


DATA REFERÊNCIA

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NO ARMAZÉM
Periodicamente deve-se verificar se há igualdade entre
as quantidades referidas nas fichas e as existências
reais em armazém
Caso não se verifique tal igualdade deverão analisar-se
os desvios
Com o uso de computadores e programa de gestão de
stocks, a tarefa de preenchimento das fichas de
armazém fica bastante simplificada
Não há guias de entrada, de saída e fichas de armazém
normalizadas, pelo que a configuração desses
documentos varia de empresa para empresa

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NO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

A gestão administrativa desenvolve a sua acção:


• Controlando os stocks, comparando as
existências reais com os saldos das fichas
• Analisando os desvios verificados em
existências
• Comparando as existências e as previsões de
novas entradas com as próximas saídas, com o
objectivo de oportunamente desencadear a
compra

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GESTÃO ECONÓMICA DE STOCKS

A gestão económica de stocks visa racionalizar o


aprovisionamento com o fim de minimizar o
custo do bem à saída de armazém.
O custo do produto à saída de armazém é
composto por:

• Custo de aquisição (de compra +de transporte)


• Custo de efectivação da encomenda
• Custo de posse
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GESTÃO ECONÓMICA DE STOCKS

A gestão económica de stocks baseia-se em:


• Previsões de consumo em cada período
• Prazos de aprovisionamento
• Variações de preços por níveis de encomenda
• Custo de efectivação das encomendas
• Custos de transporte
• Custos de armazenagem
• Custos provocados por uma ruptura de stocks

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BIBLIOGRAFIA
Hélder Viegas da Silva e Maria Adelaide
Matos, Técnicas de Organização
Empresarial, Ed. Texto Editora Lda,
Lisboa, 1996

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