NOÇÕES DE

PLANEJAMENTO DE
EVENTOS
Profª Karen Moraes
Curso de Hotelaria UFMA
Conceitos

 “Acontecimento planejado que ocorre num dado tempo e lugar que visa promover a
relação organização anfitriã e público de interesse, com vista ao alcance de
determinados objetivos”

 “Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas" (ANDRADE, 1999, p.
117).

 “qualquer acontecimento que foge à rotina, sempre programado para reunir um

grupo de pessoas” (SENAC, 2000, pág.11),
 Expectativa em relação ao evento :

a) PARA O PARTICIPANTE

 • Experiência única

 • Momento de felicidade, alegria, C) PARA O PATROCINADOR

convívio, descontração
 • Atingir o público-alvo
 • Desperta interesse e causa
impacto  • Divulgar a marca/empresa/produto
 • Potencializar vendas
b) PARA O GESTOR DE EVENTOS  • Conquistar novos mercados
 • Requer um planeamento
cuidadoso

 • Elevado grau de risco

 • Deve ser recordado como algo

positivo
 Objetivos dos Eventos

CONVIVER
APRESENTAR
FIDELIZAR
INAUGURAR
CELEBRAR PROMOVER
FESTEJAR ENVOLVER
PARTILHAR
AGRADECER
EXPERIMENTAR
DIVULGAR
 Classificação

Quanto a periodicidade: Quanto a dimensão/ quantidade de

pessoas:
Periódicos Pequeno até 200 pax
Esporádicos Médio 200 a 600 pax
De oportunidade Grande + 600 pessoas
Mega (milhares de pessoas)

Quanto a abrangência: Quanto a finalidade:

Local Culturais
Regional Comerciais
Nacional Institucionais
Internacional/ mundial Desportivos/de Competição
Científicos/Educação
Entretenimento/Lazer
Políticos/De Estado
Sociais/Particulares
Tipos de eventos

 TÉCNICOS OU CIENTÍFICOS

Meeting Conferência
Mesa Redonda Congresso
Painel Convenção
Palestra ou Colóquio Debate
Seminário Forum
Simpósio Jornada
Workshop
Tipos de eventos

Eventos desportivos
 Campeonato
 Encontro
 Festival
 Gincana
 Olimpíadas
 Torneio
Tipos de eventos

Eventos institucionais/ Corporativos//Comerciais

 Exposição
 Feira
 Lançamento de livro
 Mostra
 Salão
 Programa de visitas
Tipos de Eventos

Sociais
 Casamentos
 Bodas
 Aniversários
 Formaturas
 Chás de baby, de panela...
 Batizados
Staff / Equipe de Eventos

 Cerimonialista;
 Coordenador de Eventos;
 Mestre de cerimônias
 Seguranças
 Recepcionista de eventos
 Tradutores
 Técnicos de audiovisual
PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS:

 Simpatia
 Facilidade em comunicar-se
 Educação
 Boa apresentação pessoal
 Sensibilidade
 Percepção
 Boa vontade
 Conhecimentos gerais (informações turísticas, município, estado, país, noções de cerimonial e protocolo,
etiqueta )
 Criatividade
 Excelente atendimento
 Como relacionar-se bem durante os eventos?
 

 Saber quem é o seu cliente

 Profissionalismo
 Seriedade
 Competência
 Excelente apresentação pessoal (roupas discretas, maquiagem leve, cabelos bem cuidados)
 Conhecimento profundo de sua função, ou do produto ou empresa que está representando;
 Simpatia;
 Saber sair de situações difíceis (criatividade e jogo de cintura)
Planejamento e Organização de eventos

 Concepção: incorporação da ideia

 Pré-evento: planejamento e organização

 Transevento: realização

 Pós- evento: encerramento e avaliação

Fase 1: Concepção

Levantamento das informações:

 Reconhecimento da necessidade desse  Estimativa de exequibilidade econômica
evento; e técnica;
 Elaboração de alternativas para suprir  Estimativa de tempo e recursos
essas necessidades; necessários;
 Identificação dos objetivos específicos;
 Coleta de informações sobre
participantes, patrocinadores, entidades
e outras instituições em potencial;
 Listagem de resultados desejados;
Fase 2: Pré-evento

Planejamento e organização.
 Serviços iniciais
 Serviços de secretaria
 Detalhamento do projeto
 Controle financeiro
 Coordenação executiva
Serviços Iniciais

• Identificação de órgãos governamentais, entidades e empresas com interesse em

patrocinar, doar ou apoiar o evento;
• Levantamento de nomes e confirmação de convidados, conferencistas e autoridades;
• Definição de responsabilidade de todos os profissionais e prestadores de serviços
envolvidos em todas as fases;
• Abertura de conta bancária especial para o evento;
Serviços de secretaria
Responsável por executar serviços e  Recebimento, controle e confirmação de
atividades para a estrutura administrativa inscrições(participantes e convidados)
e institucional do evento.
• Preparação e expedição de  Obtenção de cadastros de pessoas que
correspondências preliminar; poderão se inscrever como
participantes(mailing list)
• Tomada de preço e confecção de
material administrativo( papel timbrado,  Criação e execução do fluxograma de
envelopes, impressos em geral etc);
informações
• Controle e arquivo de correspondência
enviada e recebida;  Identificação, seleção e contratação de
• Remessa de circulares e cartas
prestadores de serviços. Empresas
informativas para participantes; especializadas.
• Recebimento e controle e classificação
de trabalhos a serem apresentados(sob
supervisão de comissão técnica)
Detalhamento do projeto
Projeto do evento: estrutura organizacional  Programação social cultural e turística
• Definição do produto(objetivos, tipologia,
justificativa)  Agencia de viagem oficial
• Definição do local
 Recursos financeiros
• Definição da data
• Elaboração do temário(clareza, antecedência  Cronograma básico
e atualidade) e calendário
• Identificação e análise dos participantes;
• Estratégia de comunicação e marketing
• Infraestrutura de recursos audiovisuais,
materiais, e serviços;
• Serviço de transporte para participantes e
convidados;
• Hospedagem para participantes e
convidados;
Estratégia de comunicação e Marketing
A estratégia de comunicação consiste na
definição e na adequação dos meios e
mensagens a serem utilizados, na busca
de informar, sensibilizar e motivar o
público-alvo.
 Jornais, revistas, rádios e tv
 Cartazes
 Folhetos
 Mala-direta
 Outddoors e busdoor
 Press-release
 Internet – criação de site próprio do
evento, blogs, e redes sociais
Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e de serviços

Recursos Recursos
audivisuais materiais Serviços Serviços
Serviços de
Serviço de
som e Material de Decoração e
segurança e
iluminação, expediente ambientação
vigilancia
palco

Tradução Serviço de
Material para
Video e tv montagem de
participantes
instalações
Serviço de
sinalização
Computadores
Serviço de
e projetores, equipamentos
seguro
telas
Assessoria de
imprensa
Flip chart,
quadro brancos
Recursos financeiros

 Previsão financeira: receitas e despesas

 Organização e controle: busca harmonizar dentro do determinado período de tempo, as
entradas e saídas do caixa do evento.
 Recursos pré-existentes
 Taxa de inscrição/ingresso
 Doações
 Patrocínio;
 Auxilio governamentais;
 Eventos paralelos;
 Venda de espaço dentro do evento
 Merchandising
Cronograma
Estabelece a distribuição ordenada das atividades, providências a serem tomadas, espaço de tempo de
execução, responsabilidades de execução, início e término de cada tarefa.

Evento____________________________
Cliente______________________________
Local______________________________
Data ___/____/____
Profissional Responsável___________________________________

Atividade Data inicio Data limite Data final Responsável Observação

Planejamento
Programação
visual
Divulgação
Mailing list
Recursos
humanos
Recursos
materiais
Instrumentos auxiliares de controle do planejamento

 Cronograma Discriminação Unidade/set Responsável situação

or
 Briefing
Reserva do local Coordenação do Carla Ok
evento
 Check list
Reunião para montagem Coord. Geral Sandra Em andamento
da comissão de
trabalho
Definir tema e Comissão
programação organizadora
Buscar patrocínio e apoio Comissão
cultural financeira e
marketing
Fazer listagem de Secretaria do
convidados e evento
participantes
Enviar carta convite Secretaria do
evento
Fazer reserva de Secretaria do
equipamentos evento
Fase 3: Transevento
 Execução-

fase decisiva onde todos os envolvidos e contratados deverão se

harmonizar dentro do que foi estabelecido na fase anterior de pré-
evento e acompanhar todos os setores ou áreas do evento para o seu
desenrolar perfeito com check list específico de tarefas.
 SECRETARIA DO EVENTO: composta de equipe de recepção que terá a orientação de
um coordenador
 Recepcionar os conferencistas e participantes;
 Auxiliar os conferencistas no que for necessário
 Servir como elo entre os conferencistas e participantes
 Credenciamento
 Inscrições
 Fornecimento de informações e auxílio
 Elaboração e controle de lista de presença
 Entrega de certificados
 INSCRIÇÕES
 Controlar o caixa
 Saber valores por categoria para inscrição
 Saber se é possível receber cheque ou cartões de crédito
 Providenciar dinheiro trocado para facilitar troco
 Anotar saídas de dinheiro
 Providenciar local seguro para o dinheiro
 Saber quem são as pessoas autorizadas a movimentar o caixa
 Fechar o caixa ao final dos trabalho e repassar para o coordenador do evento
 Receber a ficha de inscrição do participante, emitir recibo, passar para o digitador para que
possa ser credenciado.
 CREDENCIAMENTO
 Organizar material por ordem alfabética
 Providenciar placas com divisão de letras para
facilitar a formação de filas
 Preparar relações dos inscritos em ordem
alfabética
para controle de entrega de material
 Entregar material mediante comprovantes de
inscrição
 Agilizar confecção de inscrições de ultima hora
 Saber o dia da entrega dos certificados
 AUDITÓRIOS/ SALAS DE REUNIÃO
 Entregar crachá de palestrante
 Organizar prisma de mesa
 Providenciar ficha de apresentação
 Operar equipamentos áudio visuais
 Providenciar água para os palestrantes
 Saber qual o equipamento que será utilizado em cada palestra
 Manter o ambiente limpo e organizado
 SALA DE CONVIDADOS/VIP
 Ter a programação do evento
 Providenciar serviços de água e café
 Ter listas de pessoas que terão acesso à sala (autoridades,
imprensa, etc.).
 Prestar auxílio no que for necessário
 Controle de temperatura, serviços de a&b, decoração e limpeza
 SOLENIDADE DE ABERTURA/ENCERRAMENTO
 Ter a programação da noite;
 Reservar as primeiras filas para autoridades;
 Recepcionar os convidados;
 Apoio de palco ou mesa diretora;
 Informar ao coordenador a chegada de autoridades;
 Supervisionar e acompanhar o trabalho da equipe de A&B;
 Controlar horário/tempo de apresentações culturais
Sala de imprensa

 Mesa de reunião e cadeiras

 Xerox
 Linhas telefônicas disponíveis
 Computadores
 Material de expediente disponível
 Press kit
 Material de divulgação
 Água e café
Infra estrutura de apoio operacional durante o evento e
Conferencias de equipamentos

 Audiovisuais
 Material de expediente
 Equipamentos da secretaria
 Instalações físicas
 Apoio logístico
Apoio externo

 AEROPORTO/ HOTEL/ PROGRAMAÇÃO TURISTICA E CULTURAL

 RECEPTIVO
 Noções de informações turísticas
 Ter planilha com horários de vôos, os hotéis e números dos apartamentos em que
os palestrantes irão se hospedar;
 Ter lista de telefones úteis: nº do coordenador do evento, nº do motorista da van
ou do ônibus...
 Saber programação cultural da cidade
 Informações sobre restaurante, comidas típicas etc
 SERVIÇO DE TRANSPORTE EXCLUSIVO PARA O EVENTO
Pesquisa de opinião

 Ao final do evento aplicar um questionário de avaliação para verificar pontos a

corrigir. Deve ser aplicado pelo organizador. Os resultados devem ser tabulados e
analisados para concluir o trabalho e buscar a melhoria continua na prestação de
serviços em eventos.
Pós- evento
Avaliação técnica, administrativa e
financeira

Confrontação dos resultados

esperados no pré-evento com os
resultados obtidos

Alguns instrumentos de controle:

• Formulários de procedimentos

• Relatório das atividades

• Atas das reuniões

• Questionários de avaliação

• Prestação de contas do
financeiro
Pós-evento
Secretaria executará as
atividades finais
Divulgação do pós evento-
noticias em geral, compilação
de tudo que foi realizado em
mídia. Clipping
Desmontar as instalações
Liquidar qualquer pendência
sobre recursos humanos,
empresas e serviços
contratados
Devolver material que sobrar
Reuniões com todos os
envolvidos para avaliação