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Praxisbeispiele im Kontext des

e-Business & Projektmanagements

Franziska-Juliette Klebôn Building Competence. Crossing Borders.


kleo@zhaw.ch
franziska-juliette.klebon@ufk.ch
Wer bin ich…?

Franziska-Juliette Klebôn
 Dozentin für Wirtschaftsinformatik, Zurich University of Applied Sciences
Fächer: Wirtschaftsinformatik I & II
Geschäftsprozessdesign (insb. BPMN, UML, EPK)
Enterprise Solutions (insb. CRM, SCM, ERP)
MAS Wirtschaftsinformatik
MAS Business Analysis
Kolloquium Wirtschaftsinformatik

 Management Consultant, Kunz & Partner


Themen: Business Transformation Global
Business Requirements Engineering (TQM, SixSigma, BPMN)
Go-To-Market Strategies
ICT Management (IT Strategy, IT Organization, IT Assessments)
Banking Operations

 Franziska-Juliette Klebôn, lic.oec; MBA


Studium: Freiberg University of Technology and Economics,
Budapest University of Technology and Economics

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...und wer sind Sie?

• ...Betriebswirtschaftler oder Informatiker?

• ...Anwender oder Hersteller?

• ...Praktiker oder Theoretiker?

• ... haben Sie bereits Erfahrungen in der Prozessmodellierung gemacht?

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AGENDA
Wiederholung & Aufrischung Notationen, Anwendungen, Best Practices und Projektstudie

Business Process Business Process


Verbindung BPM und PM Projektstudie
Management (BPM) Modelling

BPM Geschäftsprozessmodellierung Projektmanagement Enterprise Solutions


 Definition, BPM Life-Cycle,  Einführung ins Thema  Bekannte Methoden und  ERP Systeme
strategische Ziele, Vor- und Konzepte (Prince 2) - CRM
- Gemeinsame Definition von
Nachteile
Kern- und Unterstützungs-  Phasen des
- DM
 Geläufige Anwendungen Prozessen Projektmanagement
(Projekt-Life-Cycle) - SCM
BPMN - Gemeinsame Definition von
Zielen und strategischen  Akquise
 Definition und
Stoßrichtungen ERP Evaluation
Entstehungsgeschichte BPMN Repeater
- Wettbewerbs- und  Best Practice Ansätze
 Business Process Diagrams  Standardisierung
Marktbeurteilungen
 Notationselemente (Reports, Tools und  Best Practice Ansätze  Marktführer
Methoden)
 Geläufige Anwendungen  Ausblick und Zukunft

Praxisteil I Praxisteil II Praxisteil III Praxisteil IV


 Modellierung  Modellierung  Akquise: Sie begeben sich  CasaMia & RepAG
selbst in die Rolle des
- Stellenanzeige 1-4 - Bewerbungsprozess
Consultants sowie in die
- SB Vertrieb - Rechnungsverarbeitung des Unternehmens-
vertreters
Dateiname_Datum 4
Business Process Management (BPM)

Dateiname_Datum 5
Was ist ein Prozess?

Gespräch

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Prozessdefinition

Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel
und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Der
Prozess hat einen definierten Input und Output und dient dazu, einen Wert für Kunden
zu schaffen.
Vorstand

Vertrieb Kredit

SB Post Leiter Kredit


t
Inpu
Kunde SB Vertrieb PKF
Out
put
Berater BauFi SB BauFi Bew.

Berater … SB BauFi Abw.

Dateiname_Datum 7
Was bedeutet BPM?

Gespräch

Dateiname_Datum 8
Definition und Anspruch von BPM

„Business Process Management (BPM), dt. Geschäftsprozessmanagement, ist ein


ganzheitliches Rahmenkonzept, das alle Methoden verbindet, die darauf ausgerichtet
sind, Prozesse konsequent mit der Unternehmensstrategie abzustimmen sowie
einzelne Prozesse effizient zu gestalten, einzuführen und kontinuierlich zu optimieren.“

Quelle: BPM Body of Knowlegde der Gesellschaft für Organisation e.V.

1 Rahmenkonzept für eine Reihe von Methoden

2 Prozesse mit Unternehmensstrategie abstimmen

3 Prozesse effizient gestalten, einführen, optimieren

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Leichtgewichtiges BPM im LifeCycle

Strategisches Prozessmanagement

Unternehmensstrategie als Grundlage
 Prozessorientierung etablieren
 Verbesserungsfähige Prozesse identifizieren
 BPM-Projekte planen und priorisieren

Prozessentwurf Prozesscontrolling
 Projektziele als Grundlage  Gemessene Kennzahlen als Grundlage (BAM)
 Ist-Prozesse erheben und modellieren  Abgleich mit Prozesszielen, Feedback zur StrategieKVP
 Ist-Prozesse analysieren, Prozessziele definieren  Absicherung der Prozesse (Monitoring, Eskalation)
 Soll-Prozesse entwerfen  Kontinuierliche Verbesserung (KVP)

Prozessimplementierung
 Fachliche Prozessmodelle als Grundlage
 Change Management
 Human Workflow Management
 Systemintegration mit EAI und SOA

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Fazit: Mit BPM erreichen wir…

 Geschäftsprozesse, die der Unternehmensstrategie entsprechen

 Schlanke, standardisierte Geschäftsprozesse

 Transparente, beherrschbare Geschäftsprozesse

 Abgesicherte Geschäftsprozesse

 Bewertbare Geschäftsprozesse

 … eine effektive Gestaltung von SOA

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Motivation & Methodik

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Motivation fachliche Modellierung

 Was?
• Ablauforganisation

• Aufbauorganisation

• Datenorganisation

• IT-Organisation

 Warum?
• Traditionell: QM, Optimierung, Planung, …

• BPM-Sicht: Grundlage für IT-gestützte Umsetzung, Ausführung und Monitoring

 Wie?
• Traditionell: Visio, Word, Excel, (ARIS)

• BPM-Sicht: Integriert mit Ausführung und Monitoring

  Alle “traditionellen” Punkte werden auch durch eine BPM-Suite unterstützt!

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Prozessmodelle…

 … sind das Ergebnis von IST-Erhebungen oder SOLL-Konzeptionen


 … bilden die Realität ab oder beschreiben die angestrebte Realität
 … arbeiten als Bindeglied zwischen strategisch determinierten Projektzielen
und operativer Umsetzung
 … bilden einen Orientierungsrahmen für die Definition von Kennzahlen für
das Prozesscontrolling
 … existieren für verschiedene Zielgruppen (z.B. Management, fachliche
Mitarbeiter, IT-Mitarbeiter, Partner)

… sind ein kritischer Erfolgsfaktor für BPM !

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Methoden der Prozesserhebung
Unstrukturiertes Wissen über betriebliche Abläufe

Eigene
Existierende Fragebögen Workshops Interviews
Beobachtungen
Dokumente

Strukturierung anhand der fünf „W“s


WAS: Was ist zu tun? Nicht wie!
WANN: Zu welchem Zeitpunkt?
WER: Welche Stellen/Parteien führen aus?
(WOMIT: Welche Daten, Systeme?)
WEITERES: Dokumente, Zeiten, Kosten, …

Ablauforganisation Aufbauorganisation Datenorganisation IT-Organisation

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Prozesserhebung: Workshops

Keine Detailerfassung
Prozess im Fokus, nicht Tagesablauf
Kein Abdriften in Diskussionen
Nicht werten – Mängel nur notieren

Mind-Mapping-Diagramme
Ursache-Wirkungs-Diagramme
Listen
Formlose Flussdiagramme

Welche Kunden erwarten welche Leistungen vom Prozess?


Welche Qualitätsmerkmale sind relevant für die Zufriedenheit der Kunden?
Welche Aufgaben sind in welcher Reihenfolge wahrzunehmen?
Wer trägt für einzelne Aufgaben die Verantwortung bzw. führt sie durch?
Welche Instrumente werden verwendet, welche Medienbrüche sind vorhanden?
Wo herrscht Uneinigkeit bzw. Klärungsbedarf?

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Prozesserhebung: Interviews

Vertrauen bilden
Nicht anzweifeln oder werten
Mehrere Perspektiven einholen
Prozess im Fokus, nicht Tagesablauf
Unbewusste Tätigkeiten abfragen

Gesprächsleitfaden
Geschlossene und Offene Fragen
Interviewer und Protokollant

Welche Kunden erwarten welche Leistungen vom Prozess?


Welche Qualitätsmerkmale sind relevant für die Zufriedenheit der Kunden?
Welche Aufgaben sind in welcher Reihenfolge wahrzunehmen?
Wer trägt für einzelne Aufgaben die Verantwortung bzw. führt sie durch?
Welche Instrumente werden verwendet, welche Medienbrüche sind vorhanden?
Wo herrscht Uneinigkeit bzw. Klärungsbedarf?

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Risiko: Modelle werden nicht gelebt

Schrank-
ware

Mangelnde
Akzeptanz

Veraltete Falsche Ungenaue Unklare Unbekannte


Modelle Modelle Modelle Modelle Modelle

Schwer
Daily Doing Fehler in der „Prozess-
Verfügbare
ändert sich Erhebung Tapeten“
Modelle

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Grundlagen

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Aufbaumodellierung
Die Aufbaustruktur eines Unternehmens wird in der inubit BPM-Suite
mittels Organigrammen dargestellt

Organisationseinheit: Steht z.B. für eine Abteilung, wie Vertrieb oder


Forschung, oder für eine Zweigstelle, wie
„Niederlassung in Stadt ABC“, oder für den Vorstand

Rolle: Zusammenfassung der Aufgaben einer Person,


z. B. „Entwickler“

Rolle Vorgesetzter : Zum Darstellen von Leitungsfunktionen,


z. B. „Entwicklungsleiter“

Person: Repräsentiert konkrete Mitarbeiter einer


Organisationseinheit, z. B. „Erika Mustermann“

Stellvertreter: Ist ein konkreter Mitarbeiter, der zusätzlich


Stellvertreter für eine Rolle ist

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Aufbaumodellierung

 Organisationseinheiten verweisen auf

• Organisationseinheiten

• Rollen

• Vorgesetzte

 Rollen/Vorgesetzte verweisen auf

• Personen

• Stellvertreter

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Aufbaumodellierung (Beispiel 1)

Dateiname_Datum 22
Aufbaumodellierung (Beispiel 2)

Dateiname_Datum 23
Organigramm-Verlinkungen

 Pools und Bahnen können mit Organigrammen per Drag & Drop verlinkt werden
• Pool: Organisationseinheit; Bahn: Rolle

 Tabulator “Verlinkung” am rechten Rand

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Einfache Prozessmodellierung

 Bei der einfachen Prozessmodellierung werden (ausgewählte) interne


Abläufe einer Organisationseinheit dargestellt

 Zielgruppen:
• Geschäftsführung
• Fachabteilung
• Qualitätsmanagement

 Notation:
• Business Process Modeling Notation (BPMN, OMG Standard)
• Stark eingeschränkte Menge der Elemente
• Flow Chart - ähnlich

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Business Process Modeling Notation
(BPMN)

Dateiname_Datum 26
Zwei Welten – Zwei Sprachen

IT
Wir brauchen die
maximale awareness
über visible benefits
in der business agility.

Ohne loosely coupled


layers und services ist
das einfach nicht
Business straight forward!

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Aber wieso eine neue Modellierungsnotation?

Requirements für eine erfolgreiche Prozessmodellierungssprache:


• Spezifisch entworfen für die Modellierung von Geschäftsprozessen
• Intuitive Verständlichkeit für Business-User (dadurch hohe Akzeptanz)
• Choreographien gleichermaßen wie Orchestrierungen darstellbar
• Große Ausdrucksfähigkeit durch spezifische Elemente (Prozess-Kontext)
• Basiskonstrukte zur Modellierung sind dennoch leicht erlernbar
• Standardisierung um Nachhaltigkeit zu sichern
• Zusätzlich: Optisch ansprechende Diagramme

BPMN (Business Process Modeling Notation)

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Die Entwicklung von BPMN

 Die Historie:

• Entwicklung 2002 durch Steven A. White (IBM)

• Veröffentlichung durch Business Process Management Initiative (BPMI)

• 2005 Übernahme der BPMI durch die Object Management Group (OMG)

• Seit 2006 offizieller Standard der OMG (BPMN 1.0)

• Februar 2008: Release von BPMN 1.1

• März 2009: Release von BPMN 1.2


• Januar 2010: Release von BPMN 2.0

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Wachsender Support

Prozesslandkarten

EPK

BPMN

Tabellen

UML Aktivitätsdiagramme

Sonstige Darstellung

0 20 40 60 80 100 120 140

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BPMN – ein Hype-Thema?

400

350

300

250

200

150

100

50

0
EPK Swimlane UML 1 UML 2 BPMN BPEL 1 BPEL 2 XPDL

Interesse Kenntnisse Praxiserfahrung

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Kernelemente der BPMN

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Aufgaben

 Eine Aufgabe ist ein atomarer Arbeitsschritt in einem Prozess

 Muss genau einer Bahn zugeordnet werden (Wer führt die Aufgabe
aus?)

 Beschriftung: Verb + Substantiv (Was soll womit getan werden?)

• z.B. erstellen, prüfen, bearbeiten, veröffentlichen, …

• z.B. Rechnung, Anfrage, Antwortschreiben, Quartalsbericht

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Ereignisse

Ein Ereignis ist etwas, das während der Ausführung eines Prozesses
geschieht
• Ist im Unterschied zu Aufgaben nicht aktiv, d.h. erfordert keine Arbeit
Beeinflußt den Ablauf eines Prozesses
• Startereignis: Startet einen Prozess
• Zwischenereignis: Hält einen Prozess an, bis das Ereignis eintritt
• Endereignis: Beendet einen Prozess
Beschriftung: Substantiv + Verb
Jeder Prozess sollte genau ein Start- und mindestens ein Endereignis
haben

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Weitere Ereignisse

Häufige Ereignistypen

• Nachrichtenereignis

• Timer-Ereignis

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Gateways

 Gateways entscheiden den Sequenzfluss


• Ein bestimmter Pfad wird ausgewählt (XOR-Gateway)

• Alle Pfade werden ausgewählt (AND-Gateway)

 Entscheidungen müssen an den ausgehenden Kanten beschrieben


werden
 Gateways sollten immer paarweise (öffnend und schließend) verwendet
werden
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Verbreitung im Tool Markt

Dateiname_Datum 37
Basis-Notationselemente

Dateiname_Datum 38
BPMN – einfacher Task

Dateiname_Datum 39
BPMN – Prinzip interagierender Prozesse

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BPMN – Mehrstufige Eskalation
Nachrichten, Timer und Unterprozesse

Dateiname_Datum 41
Fehlerbehandlung und Terminierung

Dateiname_Datum 42
Typischen Integrationsszenario
BPMN und EAI / SOA

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Prozessmodelle und Geschäftsregeln

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BPMN Repeater

 Verwendungszweck: Geschäftsprozessmodellierung
 BPMI Idee veröffentlicht
 Standardisierung
 einfache und komplexe Prozesse
 Notation, die von allen Teilnehmern verstanden wird
 Verständnisbrücke zwischen Prozessentwurf und der
technischen Ausführung
 einfacher Kommunikationsaustausch zwischen
„business actors“

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Business Prozess Diagramme (BPD)

 Diagramme in der BPMN heißen Business


Process Diagrams (BPD)

 unterstützen die Abbildung oder Entwicklung


von Prozessen unter menschlichen Experten

 dienen der Veranschaulichung


von Prozessabläufen

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3 prinzipielle Business Prozess Diagramme

 Private (internal)

 Abstract (public)

 Collaboration (global)

Dateiname_Datum 47
Private (internal) Process

[Vgl. Inubit 5.0: Manual]

 innerhalb einer organisatorischen Einheit

 am ehesten mit einem „Workflow“ vergleichbar

 einzelner private Process könnte einem BPEL Document entsprechen

Dateiname_Datum 48
Abstract (public) Process

[Vgl. Inubit 5.0: Manual]

 stellt die Interaktion zwischen einem private Process und einem


externen, nicht näher spezifizierten Prozess (bzw. Akteur) dar

 lediglich die Reihenfolge des Nachrichtenaustausches wird dargestellt

Dateiname_Datum 49
Collaboration (global) Process

[Vgl. Inubit 5.0: Manual]

 konkrete Darstellung der Interaktion zwischen zwei Abstract Processes

 es werden lediglich die zur Interaktion notwendigen Aktivitäten angezeigt

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Praxisteil I

Dateiname_Datum 51
Software

Bitte laden Sie sich den Bizagi Process Modeler


unter www.bizagi.com herunter und installieren
Sie dieses Programm auf Ihrem PC

Dateiname_Datum 52
Beispiel 1: Prozessmodellierung

Aufgabe: Stelle ausschreiben

Es ist ein Unternehmen mit einer Fachabteilung und der Personalabteilung


dargestellt.

Der Prozess "Stelle ausschreiben" beginnt, wenn ein Mitarbeiter benötigt wird. Die
Fachabteilung meldet diesen aufgetretenen Mitarbeiterbedarf der
Personalabteilung. Daraufhin verfasst die Personalabteilung eine
Stellenausschreibung. Die Fachabteilung prüft diese Stellenausschreibung.
Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Stellenausschreibung ist okay
oder sie ist nicht okay. Ist sie nicht okay, wird sie von der Personalabteilung
überarbeitet. Hierauf folgt erneut die Prüfung durch die Fachabteilung, wobei das
das Ergebnis wiederum okay oder nicht okay sein kann. Es kann also vorkommen,
dass die Stellenausschreibung mehrfach überarbeitet werden muss. Ist die
Stellenausschreibung okay, so wird sie von der Personalabteilung veröffentlicht.
Damit ist die Stelle ausgeschrieben, womit das Ende des Prozesses erreicht ist.

Dateiname_Datum 53
Beispiel 2: Prozessmodellierung

Aufgabe: Stelle ausschreiben

Es soll ein Business Process Diagramm erstellt werden, in welchem zuerst eine
Stellenausschreibung verfasst wird. Anschliessend soll die Stelle sowohl intern als
auch extern ausgeschrieben werden. Die Aktivitäten "Stelle intern ausschreiben"
und "Stelle extern ausschreiben" müssen also beide durch geführt werden.
Allerdings gibt es keine bestimmte Reihenfolge, d.h. es kann erst die interne und
dann die externe Ausschreibung erfolgen, oder umgekehrt - oder aber die die
beiden Aktivitäten werden zeitgleich durchgeführt.

• Aufgabe 1: Stellen Sie diesen Prozess in einem BPMN- Diagramm dar.


• Aufgabe 2: Erläutern Sie wie die "Token" (Marken) verschiedener Instanzen durch
den Sequenzfluss geleitet werden.

Dateiname_Datum 54
Beispiel 3: Prozessmodellierung

Aufgabe: Medienauswahl für Stellenanzeige

In einem BPMN - Business Process Diagramm soll ein Sequenzfluss dargestellt


werden, bei welchem darum geht, die Medien auszuwählen, in denen eine
Stellenanzeige erscheinen soll. Zur Auswahl stehen die Homepage des
Unternehmens, die Zeitung und eine Internet-Stellenbörse. Es können beliebig viele
dieser Optionen gewählt werden, mindestens aber eine, denn sonst würde die
Stellenanzeige überhaupt nicht veröffentlicht.

Dateiname_Datum 55
Beispiel 4: Prozessmodellierung

Öffnen Sie das das Business Process Diagramm "Kollaborationsprozess bei einer
Bewerbung".

Besprechen Sie in Kleingruppen das Diagramm.

Dateiname_Datum 56
Vergleich EPK & BPMN

Dateiname_Datum 57
Beispiel 5: Prozessmodellierung

Der SB Vertrieb erfasst den Auftrag mit Hilfe der Bestelldaten. Der erfasste Auftrag
wird durch den Leiter Produktion gesichert, um den voraussichtlichen Liefertermin zu
schätzen. Der SB Vertrieb avisiert darauf dem Kunden die Lieferung. In einzelnen
Fällen kann der Termin zum jetzigen Zeitpunkt jedoch noch nicht abgeschätzt werden,
in diesen Fällen unterbleibt die Avisierung vorerst.

Modellieren Sie diesen Prozess mit Hilfe von Aktivitäten, Sequenzflüssen, Gateways,
Ereignissen, Datenobjekten, Assoziationen, Pools und Lanes im Tool Bizagi. Stellen
Sie dabei die Interaktion zwischen Kunde, Vertrieb und Produktion dar! Speichern Sie
Ihr Ergebnis in der Gruppe: Aufgabe 5_Kürzel.

Dateiname_Datum 58
Fortgeschrittene Modellierung

Dateiname_Datum 59
Fortgeschrittene Modellierung

 Die fortgeschrittene Modellierung führt die folgenden Themen ein:


 Wiederholungen (Schleifen)

 Verschiedene Aufgabentypen

 Unterprozesse

 Signale

 Ausnahme-/Fehlerbehandlung

 Datenmodellierung (Resource-Diagramm und Datenobjekte)

 Metadaten

 Prozessviewer

 Prozesshandbuch

 Zielgruppen:
 Vorgaben für Anwendungsentwicklung

 QM-Handbucherstellung

Dateiname_Datum 60
Wiederholungen

 Falls Aufgaben mehrfach ausgeführt werden müssen, so gibt es drei


verschiedene Varianten:

 Mehrfache sequentielle Ausführung

 Mehrfache parallele Ausführung

 Sequentielle Ausführung
einer Aufgabengruppe

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Aufgabentypen

 Die BPMN unterscheidet verschiedene Typen von


Aufgaben

 Dienst: Die Aufgabe wird als Dienst (z.B. Web-


Service) realisiert
 Empfangen: Eine Nachricht wird empfangen
 Senden: Eine Nachricht wird gesendet
 Benutzer: Die Aufgabe wird über eine Taskliste mit
Formularunterstützung bereitgestellt
 Skript: Die Aufgabe wird als Skript realisiert
 Manuell: Die Aufgabe wird extern
realisiert

 Die Aufgabentypen können auch durch das


Kontextmenü geändert werden

Dateiname_Datum 62
Unterprozesse
Teile eines Prozesses können zu Unterprozessen zusammengefasst werden

• Kapselung von Funktionalität

• Definition von Gültigkeitsbereichen (Scopes)

• Modularisierung und Wiederverwendung

Drei verschiedene Typen

• Eingebunden: Ein eingebundener


Unterprozess enthält eine Prozessdefinition
• Wiederverwendbar: Ein wiederverwendbarer
Unterprozess verweisst auf einen Prozess in
einem anderen Diagramm
• Referenz: Ein referenzierter
Unterprozess verweisst auf einen
eingebundenen Unterprozess
in einem anderen Diagramm

Dateiname_Datum 63
Unterprozess-Verlinkungen
 Unterprozesse können per Drag & Drop verlinkt werden

 Tabulator “Verlinkung” am rechten Rand

Dateiname_Datum 64
Signal-Ereignisse
Signal-Ereignisse synchronisieren verschiedene Punkte in parallelen Prozessen

• Signal-Startereignis: Startet einen Prozess beim Eintreten eines Signals

• Signal-Zwischenereignis (einfangend/auslösend): Wartet auf oder generiert ein Signal

• Signal-Endereignis: Beendet einen Prozess mit einem Signal

Signale synchronisieren sich über gleiche Namen

Dateiname_Datum 65
Ausnahmebehandlung
Ausnahmen werden in BPMN durch angeheftete Zwischenereignisse dargestellt

• Sobald eine Ausnahme auftritt wird die aktuelle Aktivität abgebrochen

• Sowohl an Aufgaben als auch an Unterprozessen

• Möglich für unspezifizierte, Nachrichten-, Timer-, und Signal-Zwischenereignisse (einfangend)

• Anheftbare Zwischenereignisse werden per Drag & Drop auf Aufgaben oder Teilprozesse gezogen –
sobald ein blauer Rahmen erscheint kann das Ereignis angeheftet werden

Dateiname_Datum 66
Fehlerbehandlung
 Die Fehlerbehandlung in BPMN ist eine Sonderform der Ausnahmebehandlung

 Zwei verschiedene Ereignisse:

• Fehler-Endereignis (erzeugt einen neuen Fehler)

• Fehler-Zwischenereignis (fängt einen Fehler ein)

Dateiname_Datum 67
Datenmodellierung
 Datentypen werden in Ressource-
Diagrammen beschrieben

Klasse: Datentyp

Generalisierung: Spezialisierung zwischen


Klassen

Assoziation: Beziehung zwischen zwei


Klassen

Aggreation: Enthalten-sein Beziehung


zwischen zwei Klassen

Komposition: Besteht-aus Beziehung


zwischen zwei
Klassen

Dateiname_Datum 68
Multiplizitäten
 Assoziationen, Aggregationen und Kompositionen können Multiplizitäten enthalten
 Bezieht sich auf Anfang oder Ende
 Name: Bezeichner
 Multiplizität:
 1: Genau einmal
 1..*: Mindestens einmal
 0..1: Maximal einmal
 *: Beliebig
 Navigability:
 Stellt eine explizite Navigierbarkeit
dar (die Klasse am Anfang kennt die
Klasse am Ende)

Dateiname_Datum 69
Datenattribute
 Klassen können Attribute enthalten
 Diese enthalten:
 Name: Bezeichnung
 Typ: Frei definierbar oder XML-Schema
(über Bearbeiten/Typen aus Schemadatei
importieren)
 Multiplizitäten

Dateiname_Datum 70
Beispiel Datenmodellierung

Dateiname_Datum 71
Datenobjekte und -Verlinkungen
 Klassen aus Ressource-Diagrammen können mit BPMN-
Datenobjekten per Drag & Drop verlinkt werden
 Ein BPMN-Datenobjekt repräsentiert einen Datentyp, z.B. Beleg

 Eine eingehende BPMN Assoziation bedeutet, dass die Daten geschrieben werden
 Eine ausgehende BPMN Assoziation bedeutet, dass die Daten gelesen werden

Dateiname_Datum 72
Metadaten
 Organigramm und BPMN-Elemente können mit Metadaten angereichert
werden
 z.B. Texte, Zahlen, Datum, externe Dokumente (Word, Excel, etc.)
 Die Konfiguration der Metadaten erfolgt im Metadaten Manager (unter
Configuration)
 Die Zuweisung der Metadaten erfolgt in den Eigenschaftsdialogen der
Elemente
 Die Ablage externer Dokumente sollte in einem Web-basierten Repository
erfolgen (URL)

Dateiname_Datum 73
Prozessviewer
 Über das Kontextmenü im Designerbaum können Zugriffsrechte
zum Einsehen der Prozesse im Portal vergeben werden
 Diese Prozesse können über das Portlet “Process Viewer”
unternehmensweit bereitgestellt werden (inkl. Metadaten)

Dateiname_Datum 74
Prozesshandbuch

 Über Datei/Prozessmodell-Report erstellen kann ein Prozesshandbuch

erzeugt werden

 Auswahl der enthaltenen Diagramme

 Eingabe eines Titels

 Konfiguration der Elementeliste

 Erstellung als PDF

Dateiname_Datum 75
Interaktionsmodellierung

Dateiname_Datum 76
Interaktionsmodellierung

Die Interaktionsmodellierung führt die folgenden Themen ein:


• Schnittstellendefinitionen (IT-Organisation)
• Modellierung mehrerer Organisationseinheiten und Systeme in
verschiedenen Pools
• Nachrichtenfluß zwischen Organisationseinheiten und Systemen
• Abstraktionsstufen
• Ereignis-gesteuerte Entscheidungen

Zielgruppen:
• Fachabteilungen
• Kunden
• Partner
• Vorgaben für Anwendungsentwicklung (Schnittstellen)

Dateiname_Datum 77
IT-Organisation

Die IT-Organisation wird in der inubit


BPM-Suite mittels Systemdiagrammen
erfasst

Wichtige Elemente:

• IS: inubit Integration Server

• Externes System

• Benutzerinteraktion

• Kommunikationswolke:
Partnermanagement

• Firewall

Dateiname_Datum 78
Beispiel IT-Organisation

Dateiname_Datum 79
Mehrere Pools
Die BPMN ermöglicht die Darstellung von Interaktionen zwischen verschiedenen Teilnehmern,
so genannte Choreographien
Ein Teilnehmer kann dabei eine Organisationseinheit oder ein System sein
Jeder Teilnehmer wird in einem eigenen Pool dargestellt
Kommunikation zwischen den Pools wird als Nachrichtenfluß dargestellt:

• Quelle: Aufgabe (Senden), Nachrichten-Zwischenereignis (auslösend) oder Nachrichten-

Endereignis, Poolgrenze

• Ziel: Aufgabe (Empfangen), Nachrichten-Startereignis oder Nachrichten-Zwischenereignis

(einfangend) , Poolgrenze

Dateiname_Datum 80
Choreographie-Beispiel

Dateiname_Datum 81
Ereignis-gesteuerte Entscheidung
Entscheidungen in Prozessen können auf zwei Arten getroffen werden:

Daten-basiert (intern; dargestellt als XOR-Gateway)

Ereignis-basiert (extern; dargestellt als Ereignis-basiertes Gateway)


Wenn auf verschiedene Ereignisse
(Nachrichten, Timer) gewartet
wird, jedoch nur eines eintreten
kann, dann muss das
Ereignis-gesteuerte Gateway
verwendet werden!

Dateiname_Datum 82
Praxisteil II

Dateiname_Datum 83
Beispiel 1: Bewerbungsprozess

„Unser Personalvermittler sammelt eingehende Bewerbungen


aus dem Hauptprozess Bewerbungsverfahren und stellt eine
Liste der möglichen Kandidaten in Excel bereit, die er uns per
Email zukommen lässt. Für jeden Kandidaten wird automatisch
ein gesonderter Vorgang angelegt. Es muss durch den
Sachbearbeiter HR (ManfredMeier) geprüft werden, ob der
Kandidat für uns grundsätzlich in Frage kommt. Wenn ja (i.d.R. in
20% der Fälle), soll eine Email verschickt werden, die den
Kandidaten zum Gespräch einlädt. Wenn nein (80%), muss er
eine freundliche Ablehnung erhalten.

Wir gehen davon aus, dass die Prüfung des Kandidaten ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit in Anspruch nimmt. Eine
Ablehnung nimmt zusätzlich 10 Minuten in Anspruch, da sie kurz begründet werden soll“

Dateiname_Datum 84
Beispiel 1: Bewerbungsprozess

• Überführen Sie die verbale Beschreibung des Prozesses


„Kandidatenprüfung“ in ein Business Prozess Diagramm
• Modellieren Sie die relevante Aufbauorganisation der Musterfirma GmbH,
und ordnen Sie die Stelle „Sachbearbeiter HR“ den entsprechenden
Aktivitäten im Business Workflow zu
• Erstellen Sie ein Systemdiagramm, das das Zusammenspiel der
technischen Systeme im Prozess beschreibt
• Verknüpfen Sie die drei Diagramme sinnvoll miteinander

Dateiname_Datum 85
Dateiname_Datum 86
Beispiel 2: Rechnungsverarbeitung

Aufgabe: Rechnungen verarbeiten

Dateiname_Datum 87
Evaluation & Akquise

Dateiname_Datum 88
Lernziele

 Wir unterscheiden mindestens drei Ziele eines ERP-Projektes

 Wir identifizieren die ERP-Anforderungen mit fünf Methoden

 Wir analysieren eine Auftragserfassung und konstruieren dazu ein stellenorientiertes


Ablaufdiagramm.

 Wir verschaffen uns eine Marktübersicht durch eine Online Grobevaluation.

 Wir bestimmen die Zukunftssicherheit eines ERP-Anbieters aus:

• Gewinn zu Eigenkapitalquote

• Gewinnwachstum zu Umsatzwachstum

Dateiname_Datum 89
Folgen einer „schlechten Evaluation“ ?!

Snap-On verliert $50 Millionen Umsatz


Das neue Auftragserfassungssystem von Baan verzögert Bestellungen,
inventarisiert die Lager falsch, und führt zu 40% höheren Kosten.

FoxMeyer geht Konkurs.


Klagen von $1 Milliarde sind hängig.
FoyMeyer klagt, dass eine schlechte SAP Installation mitgeholfen habe, die
Firma in den Konkurs zu treiben, nun klagt FoxMeyer gegen sie SAP AG, SAP
America und Anderson Consulting.

Dateiname_Datum 90
Spektakuläre Fälle fehlgeschlagener Projekte…

 Das PKW-Zulassungsprojekt des Staates Kalifornien mit einem Verlust von 54


Millionen Dollar nach 6 Jahren

 Das Autovermietungs- und Hotelvermittlungsprojekt der American Airlines mit


165 Millionen Dollar Verlust nach 7 Jahren

 Das Gepäckverteilungssystem auf dem Flughafen Denver, das nie fertig


wurde und der Stadt Denver einen täglichen Verlust von 1,1 Millionen Dollar
bescherte

 Das zentrale Steuerverwaltungssystem der U.S. Internal Revenue Service,


das schon seit 8 Jahren entwickelt wird, mehr als 200 Millionen Dollar
gekostet hat und immer noch nicht funktioniert.

Dateiname_Datum 91
ERP-Projekt

Darstellung
Investitionsrechnung
Anforderungen
Feinevaluation
Grobevaluation
Beurteilung der Anforderungen

Dateiname_Datum 92
Ziele eines ERP-Projektes

Beschaffung des „optimalen Systems“ gemessen an den Anforderungen

Kostenziele (Budget)
• Einführungskosten
• Unterhaltskosten
• Kosteneinsparungen

Organisatorische Ziele Terminziele


• Reduktion manuelle Abläufe • Evaluation 6 Monate
• Optimierung der Prozesse • Einführung 9 Monate
• Beschleunigung der Durchlaufzeit • Tests & Schulung 3 Monate
• Sicherstellung der Wartung • Gesamtdauer 18 Monate

Dateiname_Datum 93
Methoden zu Identifikation von Anforderungen

 Beobachtung

 Dokumente analysieren

 Interviews

 Umfrage

 Workshops

Dateiname_Datum 94
Methoden zu Identifikation von Anforderungen:
Beobachtung

• Wie?
 Rundgang durch das Unternehmen

 Sachbearbeiter bei der Auftragseingabe beobachten

 Produktion beobachten

Nachteile:
 Aussenstehenden fallen wichtige Details nicht auf.

 Die aufwändigen Ausnahmefälle treten in der Beobachtungszeit


nicht auf.

Dateiname_Datum 95
Methoden zu Identifikation von Anforderungen:
Dokumentanalysen

• QS-Handbuch (ISO-9000)
 Prozessdokumentation

 Verantwortlichkeiten

 Dokumente

 Bestellunterlagen, Produktionspapiere, Rechnungen, …

Nachteile:

 Oft veraltet

 Anderer Fokus

Dateiname_Datum 96
Methoden zu Identifikation von Anforderungen:
Workshops

• Vorbereitung

 Leitfaden für Interviews

 Getesteter Fragebogen und Auswertungskonzept für Umfragen

Resultat:
 Persönliche, gegenteilige Meinungen

 Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen

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Methoden zu Identifikation von Anforderungen:
Workshops

Vorteile:

 Ermöglicht Diskussion

 Gemeinsame Lösungsfindung

Nachteile:

 aufwändig

 gute Moderation wichtig!

Dateiname_Datum 98
Darstellung von Anforderungen

 Funktionen, Checklisten
 Stellenorientiertes Ablaufdiagramm

Dateiname_Datum 99
Darstellung von Anforderungen
Funktionen  Checklisten

• Häufig
• Unübersichtlich, Lange
• Begriffe unbekannt, unklar
• Zu viel wird angekreuzt (im Zweifelsfall "ja")

Dateiname_Datum 100
Anforderungen an die Grobevaluation:
Killerkriterien
• Wichtige Module / Funktionen
• Integrationsmöglichkeiten
• Betriebssysteme / technische Anforderungen
• Manchmal Preisobergrenze
• …

Lösungen, welche die


Killer-Kriterien
nicht erfüllen, werden
nicht weiter
berücksichtigt !!!

Dateiname_Datum 101
Anforderungen an die Grobevaluation:
KANN Kriterien
• Oft gewichtet
• Oft auch nicht-direkt greifbare Kriterien wie
Beziehung zum Hersteller
• Werden in die Nutzwertanalyse übernommen
• Keine Preis-Elemente (Investitionsbeurteilung ist separat)

Dateiname_Datum 102
Beurteilung: Nutzwertanalyse
 NUR KANN Kriterien

Beziehung zum
Verbreitung in
Funktionalität

Seriosität der
Stabilität des

Deutschland
Technologie
(Preistendenz)

Herstellers
 Beurteilungskriterien

Anbieter
Produkt

Summe
Offerte
Preis
 Gewichte Gewicht 3 2 3 2 2 1 1 1
Navision - IntusData 1 3 3 3 3 1 3 31
Kosten-Nutzwert Diagramm
IFAS V4 2 +1 2 2 3 0 3 27
500 SAP EasyFertiger 0 3 3 3 3 3 27
SAP SOMA Navision - Dialcom 0 3 3 3 3 3 27
Navision - KCS
Navision - Abacus 2 2 2 3 1 3 26
400 P2plus Dialcom SAP SOMA -1 +1 3 3 3 3 3 26
PSI avista.ERP 3 -1 1 2 3 3 2 25
SageKHK Baan
SAP EasyFertiger Baan 1 +1 1 3 3 3 2 25
AXIS (BSOFT)
300
OfficeLine MMS MMS 1 2 3 2 3 3 25
AXIS (DUSTRY)
P2plus 1 2 3 2 3 3 25
Preis (t CHF.)

b2 IFAS V4 Navision -
Brain Abacus IntusData SageKHK OfficeLine 2 -1 2 2 2 3 3 24
IN:ERP
IN:ERP 2 1 2 3 1 3 23
200
b2 2 1 3 1 3 3 23
europa3000 avista.ERP
PSI 1 2 3 1 3 3 23
AXIS (DUSTRY) 2 1 2 3 1 3 23
100
AXIS (BSOFT) 2 1 2 3 0 3 22
Winware Navision - KCS -1 +1 3 3 2 3 1 22
europa3000 3 -1 1 2 2 0 3 21
0 Winware 3 1 1 2 0 1 19
10 15 20 25
Nutzw ert
Brain 2 -1 0 3 3 3 0 19
TOSCA 2 1 1 1 0 1 14

Dateiname_Datum 103
Beurteilungskriterien:
Zukunftssicherheit

• Firmengrösse (Umsatz, Mitarbeiter)


• Firmenkennzahlen (Börsenkotierte Firmen sind transparenter)
• Zukünftige Anforderungen

• Gewicht Hoch

Dateiname_Datum 104
Beurteilungskriterien: Bedienung

Bedienung
 Wichtig für die Akzeptanz der Benutzer
 Intuitive Bedienung spart Schulungskosten.

Gewicht: Mittel

Dateiname_Datum 105
Beurteilungskriterien: Technologie

Hat Auswirkungen auf…


Zukunftssicherheit
• Nächster Technologiewechsel
• Proprietäre Datenbank
Kosten
• Webclient, Citrix, Normale Clients, Fat Client
• Kosten für unterstützte Plattformen
Bedienung
• Benutzerspezifische Anpassungen

Dateiname_Datum 106
Feinevaluation

• Präsentation
• Workshop
• Testinstallation

Dateiname_Datum 107
Feinevaluation: Präsentationen

Vorteil:
 Einfach
 Kostenlos
 Geringer Aufwand
Nachteil:
 Verkäufer zeigt nur die Positiven Seiten
 Mit zunehmendem Wissen wird man kritischer.
Vorbereitung
 Drehbuch
 Beurteilungskriterien
Dateiname_Datum 108
Feinevaluation: Workshops mit Herstellern

Vorteil:
 Pflichtenheft wird zusammen mit dem Hersteller erarbeitet.
PH kann sicher weiterverwendet werden.
 Gegenseitiges kennenlernen
Nachteil:
 meist kostenpflichtig
 Bindung an den Hersteller vor Endauswahl

Dateiname_Datum 109
Feinevaluation: Testinstallation

Vorteil:
 in Ruhe testen, ohne dass Hersteller beeinflusst.
 Reale Situationen können nachgespielt werden.
 Mehr Personen können am Test beteiligt werden.
Nachteil:
 Kann nicht mit allen Produkten gemacht werden.
 Aufwand nötig, um Testsystem einzurichten.

Dateiname_Datum 110
Investitionsbeurteilung: Übersicht

Kosten
Nutzenelemente (vor allem quantifizierbarer Nutzen)
TCO (alle Kosten)

Dateiname_Datum 111
Investitionsbeurteilung: Nutzenanalyse

 Qualitativ
 Grössere Ausfallsicherheit
 Besserer Kundendienst
 Bessere Informationen
 Kürzere Lieferfristen

Dateiname_Datum 112
Investitionsbeurteilung: Kosten

SW
HW
Dienstleistungen
 (Beratung, Installation, Schulung, …)
Unterhalt (Intern, Extern)
Interne Kosten bei Einführung werden meist nicht
berücksichtig, weil das Tagesgeschäft normal weiterläuft
und keine zusätzlichen Ausgaben getätigt werden.

Dateiname_Datum 113
Projektarbeit: “CasaMia RepAG”

Dateiname_Datum 114
REP AG

• Die REP AG liefert und repariert Grosshaushaltsgeräte


(Kühlschränke, Geschirrspülmaschinen, Waschmaschinen,
Wäschetrockner, etc.). Seit den Sechzigerjahren vertreibt sie das
gesamte Waschmi-Sortiment.

Dateiname_Datum 115
Kunden

 Fachhandel: Hier fungiert die REP AG als Zwischenhändler für Waschmi


Haushaltgeräte.

 Endverbraucher: Die REP AG beliefert diese Kunden direkt und


übernimmt den Unterhalt der Geräte.

 Immobilienverwaltungen: Auch hier werden die Geräte geliefert bzw.


unterhalten (Reparaturen, Ersatzteile), wobei nicht nur das Waschmi-
Sortiment angeboten wird, sondern sämtliche Geräte von A wie AEG bis
Z wie Zug. Es wird ein Komplettservice unabhängig vom Hersteller
angeboten.

 Objektbereich: Architekten, Bauherren werden speziell im Neubau- und


Sanierungsbereich durch die REP AG in Form von Beratung, Planung
und Verkauf betreut.
Dateiname_Datum 116
Marktsituation

 Durch die konsequente Ausrichtung auf die Marke Waschmi (die REP AG
ist der zweitgrösste Waschmi-Händler in der Schweiz) besteht für die
REP AG eine Abhängigkeit von diesem Lieferanten.

 Die gesamte Branche befindet sich in einem ausgeprägten


Verdrängungswettbewerb.
• Andere Hersteller, aber auch der Fachhandel, der für die REP AG sowohl
Kunde als auch Mitbewerber ist, prägen diese Konkurrenzsituation.

Dateiname_Datum 117
Marktsituation

 Der Markt ist weitestgehend gesättigt, da der grösste Teil der Haushalte
bereits über die angebotenen Haushaltsgeräte verfügt.
• Kostenstruktur von RepAG sehr wichtig!

 Sowohl Wachstum als auch Konsolidierung wird in erster Linie über


Verdrängung erreicht.
• Meistens über Preis unter der Voraussetzung, dass Qualität stimmt.

 Insbesondere um Wachstum zu generieren, ist REP AG auf neue,


innovative Produkte der Hersteller angewiesen.

 Integration mit Grosskunden (bspw Immobilienverwaltungen) als Garant


für die Haltung von Marktanteilen.

Dateiname_Datum 118
Dienstleistung

 Das Sortiment der REP AG umfasst circa 2'000 verschiedene


Modelltypen aller Hersteller sowie sehr viele Ersatzteile
• allein bei Waschmi Geräten existieren ca. 50'000 Ersatzteile

 Der Kunde erwartet eine Vorort-Reparatur spätestens innerhalb von 48


Stunden (abhängig vom Haushaltgerät).

Dateiname_Datum 119
Auftragsabwicklung bei REP AG

Auftragsabwicklung
Auftragsabwicklung
Erfassung Störungsmeldung per Telefon, Fax, Mail, etc
Erfassung

Prüfung
Prüfung Techniker

Verrechnung
Verrechnung Reparaturrapport in Papierform

Rechnungsstellung
Rechnungsstellung Übermittlung als Briefpost

Zahlungseingang
Zahlungseingang
Geldüberweisung

Dateiname_Datum 120
CasaMia AG

Die CasaMia AG verwaltet viele Liegenschaften in der Schweiz und hat einen
Rahmenvertrag für den Unterhalt von Haushaltgeräten mit der REP AG.

Um die Abwicklung von Reparaturen zu vereinfachen, verlangt die CasaMia AG


von der REP AG eine Automatisierung des Dienstleistungsprozesses.

Immobilienunterhalt

Störungs-
Störungs- Störungs-
Störungs- Rapport
Rapport Zahlungs-
Zahlungs-
Meldung
Meldung Meldung
Meldung und
und auslösung
auslösung
Mieter
Mieter an
anREP
REP Rechnung
Rechnung

Dateiname_Datum 121
Zahlen zum Unterhalt

 Anzahl Störungsmeldungen pro Jahr: ~3500

 Administrativer Aufwand

• Störungsmeldung empfangen und weiterleiten an REP AG: 45‘/Meldung

• Prüfung Rapport und Rechnung: 30‘/Fall

• Auslösung Zahlung: 10‘/Fall

 Durchlaufzeit bis Zahlungsauslösung: 45 Tage

 Fehlerrate: 5% (Folgekosten = 5x Normalkosten)

 Personalkosten Sachbearbeiterin: 110‘000CHF/Jahr

Dateiname_Datum 122
Auftrag 1: Business Prozess Modellierung

 Zeichnen sie den Auftragsabwicklungsprozess in BPMN von der REP AG!

 Zeichnen Sie einen unternehmensübergreifenden Prozess in BPMN mit inubit!

 Welche organisatorischen Einheiten berücksichtigen sie? Zeichnen Sie ein


entsprechendes Organigramm!

 Welche Schnittstellen ergeben sich hierbei auf

• organisatorischer Ebene?

• applikatorischer Ebene (zeichnen Sie ein Systemdiagramm)?

 Welche zusätzlichen Angaben brauchen sie für die vollständige Beantwortung


der obigen Fragestellungen?

 Verlinken Sie die erstellten Elemente entsprechend miteinander?

Dateiname_Datum 123
Auftrag 2: Fragestellung

 Welche finanziellen Randbedingungen muss ein Business Integration


Projekt aufweisen, um eine PayBack-Dauer von 2 Jahren aufzweisen.

 Welche Annahmen müssen sie treffen bzw welche zusätzlichen


Informationen brauchen sie?

 Mit welchem Scope soll das BI-Projekt ausgeführt werden?

 Welche Unsicherheiten sind zu berücksichtigen?

Verwenden sie die Gestaltungsobjekte zur systematischen


Beantwortung der obigen Fragen.

Dateiname_Datum 124
Auftrag 3: Inhalte

 Basierend auf den definierten Schnittstellen von Aufgabe 2 definieren


sie
• die semantische Ebene

• die syntaktische Ebene

• die technische (protokollarische) Ebene

 Resultat:

• XML-Schema Dateien mit semantischen Annotationen

Dateiname_Datum 125
Auftrag 4: Schnittstellen

 Die technischen Schnittstellen basieren auf Webservices.

 Ergänzen sie das vorhandene Systemdiagramm um weitere


Schnittstellen gemäss ihrer Architektur.

 Erstellen sie die nötigen System-Konnektoren.

 Verlinken sie die System-Konnektoren mit dem Systemdiagramm.

Dateiname_Datum 126
Auftrag 5: Ableitung der techn. Workflows

 Basierend auf den Business Prozessen müssen nun die technischen


Workflows abgeleitet werden.

 Vorgehensweise:

• Gemäss Business Prozess, d.h.

• Eingabemaske für Mieter als Task definieren

• Störungsfall generieren und weiterleiten

• …

 Dieser Auftrag ist komplex und braucht einige Zeit!

Dateiname_Datum 127
Auftrag 6: Präsentation des Prototypen

1. Business Challenge
1. Ist-Situation und Leidensdruck / Motivation
2. Marktsituation
3. Partner / Stakeholder
4. Skizzierung der Lösung, Vorgehensplan
5. Finanzzahlen
2. Realisierung / Lösung
1. Business Prozesse, Verantwortlichkeiten, Organisation
2. Systemlandschaft, Architektur der Lösung
3. Technische Umsetzung in Workflows
4. Demonstration
3. Rückblende / Lessons Learned
Dateiname_Datum 128
Kontakt

Franziska-Juliette Klebôn, lic.oec. MBA


(Dozentin ZHAW)

Stadthausstrasse 14
Büro SC 03.43
8401 Winterthur
kleo@zhaw.ch
058/934 68 39

Dateiname_Datum 129
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!

Building Competence. Crossing Borders.

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