ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

O QUE É A GESTÃO DE
TEMPO?
G e s t ã o d o Te m p o o u G e r e n c i a m e n t o d o Te m p o é o
processo de priorização e organização do trabalho
para otimizar o tempo que o profissional gasta para
realizar cada tarefa. 
Essa gestão envolve o planejamento e a execução
para melhorar e aproveitar o tempo, o que resulta em
uma maior produtividade e eficiência no trabalho. 
Em outras palavras, é uma técnica de organizar a rotina
de um profissional de acordo com a prioridade das tarefas
e o tempo que deve ser levado para realizá-las. Mas
preciso te alertar que o bom gerenciamento do tempo
requer uma mudança de foco e de comportamento.
 POR QUE A GESTÃO DO
T E M P O É I M P O R TA N T E ?

Considerando o total de tarefas da rotina, além das

cobranças p o r   r e s u l t a d o s  e das responsabilidades
envolvidas, há uma exigência interna e externa por mais
produtividade e agilidade.
Há uma constante pressão para dar conta de tudo.
Mas não apenas isso, como atender aos compromissos
diários sem prejuízo à qualidade naquilo que se faz.
No âmbito pessoal, se um colaborador não gerencia
bem seu tempo, pode viver sob a permanente
sensação de sobrecarga. Sem falar no receio de ser
substituído por um profissional mais ágil e produtivo.
Já no âmbito corporativo, temos um mercado que
costuma devorar empresas que ficam para trás, como
é o c a s o d e f o r n e c e d o r e s q u e n ã o   c u m p r e m p r a z o s  e
de estabelecimentos que acumulam reclamações, mas
não dão vazão a elas.
Nos dois cenários, muitas vezes, a rotina é feita de
apagar incêndios, reagindo a demandas que poderiam
ser melhor executadas quando planejadas.
E é aí que entra a grande contribuição de uma
ferramenta como a gestão do tempo.
 PARA QUE SERVE O
GERENCIAMENTO DE TEMPO
Aprender sobre gerenciamento de tempo impacta diretamente na sua
vida. Isto é, afeta positivamente a forma com a qual você vai vivê-la daqui
para frente e se comportar no ambiente de trabalho e ao longo da carreira.

Com um melhor aproveitamento do tempo disponível para cada atividade,

os retrabalhos, as surpresas e até mesmo os conflitos decorrentes de
tarefas atrasadas são reduzidos.

Perde-se menos tempo e ganha-se satisfação e autoconfiança em relação

às próprias capacidades e habilidades que dispõe.
 COMO SE RELACIONA COM A GESTÃO
DA PRODUTIVIDADE?
Vo c ê d e v e e s t a r p e n s a n d o : e o q u e p r o d u t i v i d a d e t e m a v e r
com gestão do tempo? 

Te m t u d o a v e r , a f i n a l v o c ê s a b e a d i f e r e n c i a r u m a t a r e f a
urgente de uma tarefa importante?

A tarefa urgente é aquela na qual o prazo para realizá-la

geralmente é mais curto.
Esse é o tipo de tarefa que faz com que você pare
tudo o que está fazendo para ser prioridade.
Geralmente são tarefas que caso vocẽ perca o prazo,
pode prejudicar um processo ou levar a empresa a ter
prejuízos. 

Já a tarefa importante, além de ter um prazo maior

para ser realizada, é o tipo de tarefa que se
necessário você poderá estender o prazo sem causar
prejuízos ou prejudicar os processos da empresa.
Nesse caso a produtividade não está relacionada a quantidade
de tarefas realizadas, mas ao cumprimento dos prazos e
planejamento necessários para que os processos nunca parem.  

A gestão de tempo e a produtividade, portanto, não significam

encontrar maneiras de trabalhar mais, mas de fazer o uso
correto do tempo que se tem disponível. Siga essas 3 dicas
p a r a s e t e r u m   b o m g e r e n c i a m e n t o d o s e u t e m p o.  

• Gestão de tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos

lugares certos para fazer as tarefas certas;
• Gestão do tempo está relacionada ao reconhecimento das
prioridades, obrigações e sua agenda;
• G e r e n c i a r o t e m p o  é b e n e f i c i a r t a m b é m t o d a s a s á r e a s d a s u a
vida.
 Q U A I S S Ã O A S H A B I L I D A D E S PA R A FA Z E R U M A B O A
GESTÃO DE TEMPO

São competências especialmente comportamentais e que se revelam úteis tanto na

condução individual de suas ações quanto para fins de liderança, na gestão de pessoas.

• Capacidade de definir objetivos

Entenda que você não vai modificar o tempo, mas gerenciar a forma como o utiliza.
E a melhor maneira de fazer isso é organizar tudo o que tem para realizar em ordem de
importância e urgência.
Daí a necessidade de definir objetivos e prioridades.
• Saber priorizar as tarefas mais importantes.

N a m e s m a l i n h a d o q u e a c a b a m o s d e d e s t a c a r, a b o a
gestão do tempo exige saber separar as atividades
entre as mais e menos importantes.
Geralmente, temos tendência em priorizar tarefas
inesperadas, como “incêndios” de última hora.
Mas como uma bola de neve, essa prática só gera mais
desgaste, desorganização e sobrecarga de trabalho.
Afinal, as pendências ficam acumuladas.
Por isso, priorizar é habilidade fundamental para
gerenciar sua rotina.
• Te r a u t o c o n h e c i m e n t o

To d o p r o c e s s o d e m u d a n ç a e x i g e , p r i m e i r o , e n t e n d e r o q u e é
p r e c i s o m u d a r.

E você não consegue controlar melhor o tempo se não

identificar onde vem falhando nessa tarefa.

É disso que se trata a habilidade do autoconhecimento, de

identificar seus pontos fortes e fracos para alcançar um
objetivo – o qual, neste caso, é o de fazer a correta gestão do
tempo.
• Planejamento

Na rotina de empresas organizadas, uma tarefa dá sequência

a outra, que não é iniciada até que a primeira seja concluída.

Parece algo básico, mas faz toda a diferença para que a

produtividade esperada se confirme.

Te r u m a a g e n d a p a r a v i s u a l i z a r o s c o m p r o m i s s o s d o d i a , d a
semana e do mês pode facilitar muito na organização das
tarefas e do prazo que têm para concluí-las.
• Foco

O principal desafio, aqui, não é alcançar, mas manter o foco.

Para tanto, todas as distrações precisam ser eliminadas,

reconhecendo aquelas que mais roubam a sua atenção e
concentração das tarefas.

Exercite novamente o autoconhecimento e você será capaz de

identificar onde o seu foco vem se perdendo.

Em resposta, estabeleça ações para corrigir o problema e, como

resultado, encontrará uma rotina muito mais organizada, com
controle sobre o tempo disponível.
 Q U A I S O S P R I N C I PA I S B E N E F Í C I O S
D E U M B O M G E R E N C I A M E N TO D E
TEMPO?

• A reputação melhora, pois mais pessoas passam a perceber seu nível de

responsabilidade e comprometimento ao fazer o que precisa ser feito dentro do prazo
estipulado
• Aumenta a produtividade para que possa prosseguir com a execução de outras
tarefas dentro do mesmo dia
• Diminui problemas e retrabalhos como aqueles causados por atividades realizadas às
pressas, na corrida contra o relógio
• Evita surpresas como a não realização de uma tarefa
prevista devido ao surgimento de um evento urgente de
última hora;
• Novas oportunidades podem se abrir;
• O tempo é melhor aproveitado;
• Reduz os níveis de ansiedade, estresse e até mesmo
frustração por não conseguir dar conta de tudo o que deve
ser feito;
• Te m m a i s t e m p o l i v r e p a r a d e s e m p e n h a r o u t r a s t a r e f a s
• Vo c ê g a n h a t e m p o p a r a s e d e d i c a r m a i s a o q u e r e a l m e n t e
importa, inclusive, fora do trabalho.
Métodos e técnicas de gestão do
tempo
• Método Como fazer as coisas (GTD): A metodologia GTD ensina por meio de
5 etapas a usar o tempo de maneira mais eficiente. Em outras palavras, ela
ajuda a colar umas horas a mais no dia a dia. 
Essa técnica parte do princípio de que quanto mais controle se tem sobre as coisa,
é possível obter melhores resultados. 

• Capturar: essa etapa consiste em coletar tudo que merece sua atenção, ou seja, é
necessário listar todas as tarefas que precisam ser realizadas, e essa primeira
lista será chamada de caixa de entrada; 
• Esclarecer: nessa etapa o objetivo é analisar cada informação que foi inserida
na etapa de coleta, e é nessa hora que você precisará decidir se precisa “tomar
uma ação” ou “nao fazer nada”;
• Organizar: já na etapa de organização, você deve separar
as tarefas de acordo com o contexto ou projeto que ela
pertence;

• Revisar: faça uma revisão periódica, de preferência

diária ou 1x por semana, de todas as suas tarefas,
compromissos e projetos organizados;

• E x e c u t a r : E s s a e t a p a é o m o m e n t o d e e x e c u t a r, a f i n a l , d e
n a d a a d i a n t a o r g a n i z a r a s t a r e f a s s e v o c ê n ã o a s f i z e r.
• Método Pomodoro: A metodologia Pomodoro (tomate, em
italiano) é uma técnica muito conhecida no mundo dos
negócios, uma vez que ela se baseia na ideia de que fluxos
de trabalho que, divididos em blocos, melhoram a agilidade
do cérebro e estimulam o foco dos profissionais. 
Essa técnica foi criada em 1980 pelo italiano Francesco
Cirillo, e se baseia na metodologia onde os fluxos de trabalho
são divididos em intervalos, cada qual de 25 minutos. Essa
técnica também é dividida por etapas, sendo elas:
• Listar: Criar uma lista de tarefas a serem realizadas;

• Cronometrar: medir e programar pausas a cada 25 minutos de trabalho;

• Trabalhar sem pausas: Separar as tarefas da lista que devem ser

realizadas sem interrupções (é essencial que essa tarefa seja feita sem
interrupções durante o período);
• Pausar: assim que o cronômetro indicar que houve 25 minutos de
trabalho ininterruptos, é essencial que o funcionário realize uma pausa
de 5 minutos aproveitando esse tempo para fazer algo que o relaxe;

• Retomada: após o intervalo, o profissional deve retomar as atividades

para mais um período pomodoro;

• Pausa longa: após quatro períodos pomodoros, é essencial que o

funcionário faça uma pausa longa, de 30 minutos, para depois retomar
as atividade;

• Tarefa concluída: apenas comece uma atividade após o término de

tarefa que está sendo realizada, e após cada atividade finalizada, risque
a tarefa da lista inicial. 
• Método Kanban: O método Kanban é uma técnica de gerenciamento
que visa a eficiência da produção e otimização dos processos. A
metodologia Kanban consiste em agrupar tarefas em quadros, as
dividindo por listas. Ele pode ser feito manualmente ou por meio de
softwares, que auxiliam na organização e descrição de cada tarefa que
deve ser realizada e transferida conforme o andamento do seu
processo. 
 COMO ORGANIZAR MELHOR TEMPO DOS
COLABORADORES NO TRABALHO?

• Planeje-se

O primeiro passo para você se organizar e otimizar o seu tempo no

trabalho é organizar e planejar todas as tarefas e atividades que
precisam ser feitas, assim como o tempo necessário para cada uma. De
preferência, isso pode ser feito logo no começo da semana.
•U t i l i z e o t e m p o c o m i n t e l i g ê n c i a

A segunda dica que eu quero te dar é classifique as tarefas que precisam ser
feitas por ordem de importância. Quando fizer a lista, coloque as tarefas por
ordem de prioridade, o que possui mais urgência e as que não precisam ser
feitas necessariamente naquele dia. Se você possui dúvida de como
classificar as tarefas, separe elas em três grupos. 

•U r g e n t e s :   A q u e l a s tarefas que possuem um curto prazo para serem

entregues;
•I m p o r t a n t e s :   A s tarefas que demandam mais tempo para serem
desenvolvidas;
•C i r c u n s t â n c i a s :   S ã o t a r e f a s q u e d e m a n d a m p o u c o t e m p o o u que possuem
prazos maiores para serem desenvolvidas. 
•E v i t e d i s t r a ç õ e s
Uma das coisas mais comuns que roubam boa parte da nossa produtividade no
trabalho são as distrações, sejam elas redes sociais, conversas paralelas, ou
u so do cel ula r. Tudo isso aca ba atrap alh and o e fa ze nd o co m q ue perca mos
tempo.

•F a ç a P a u s a s
Você provavelmente está achando essa dica estranha e um tanto
contraditória, afinal, no tópico acima eu falei justamente sobre evitar
distrações. Mas não se engane, isso não quer dizer que você precisa
trabalhar por horas ininterruptas.

Fazer pequenas pausas é tão importante quando se manter focado em uma

tarefa.
• Aplicativos que ajudam a organizar tarefas

Trello: site onde você pode gerenciar suas tarefas em cartões

e organizá-las por colunas conforme a prioridade e
andamento;

O google agenda: é outra ferramenta que pode ajudar na

organização do tempo. Essa solução trata-se de uma agenda
online integrada ao celular ou email cadastrado, onde você
pode organizar todos os compromissos, reuniões e atividades.