UFCD3505

Sintese Organizativa e pontos Animação desportiva

comuns nas organização do evento

• Formadora: Helena Gonçalves

• A velocidade das transformações sociais faz com que a
experiencia e o conhecimento de há vintes anos estejam, hoje,
profundamente desatualizados, sobretudo quando as pessoas não
foram, pelas mais diversas razões capazes de evoluir…
O planeamento antecipado é A elaboração de planos
essencial para o sucesso de estratégicos de intervenção
um evento. permite minimizar os riscos
de falhas na organização de
eventos.
O planeamento é um O planeamento deverá ser
processo imprescindível, faseado no tempo, sendo a
planear cuidadosa e realização do evento a fase
meticulosamente todos os mais curta de todo este
passos a serem dados para a processo.
realização de um grande
evento.
Organização de um evento

CONCEÇÃO – IDEIA DA PREPARAÇÃO – DA OPERACIONALIZAÇÃO/ ENCERRAMENTO – É A

ORGANIZAÇÃO DE UM FUNDAÇÃO DO COMITÉ EXPLORAÇÃO DO FASE ONDE SE AVALIA A
EVENTO QUE REQUER DA ORGANIZAÇÃO ATÉ EVENTO – DESDE FASE ANTERIOR
UMA OFERTA. CRIAR O EVENTO. ABERTURA DA
CERIMÓNIA ATÉ AO
ENCERRAMENTO –
DURAÇÃO DO EVENTO;
Outro autor:
Criação, com a origem da ideia - criar uma base sólida e consciente em que
se possa trabalhar;

Gestão do evento – define-se como o momento em que se decide para

avançar para a realização do mesmo.

Desenvolvimento ou implementação da definição de procedimentos e

infraestruturas para a realização do evento. Nesta fase divide-se as áreas de
intervenção .

Avaliar – onde percebemos se o evento foi um sucesso ou não. São avaliados

os pontos fortes e fracos.
A avaliação é um instrumento
de melhoria na organização,
pode ser considerado o
melhor aliado de um sucesso
de um evento.

Na organização do evento é
necessário identificar os
principais participantes: os
participantes, as pessoas, as
organizações afectas .
O papel do líder

Este deve colocar os colaboradores/ Este deve ir ao encontro faz suas Deve encontrar formas e canais de
recursos humanos dispostos a necessidades e desejos do seu grupo. comunicação e de entendimento, que
enfrentar o desafio, ajustar os seus proporcione o sucesso das suas
valores. acções
 • Os eventos distinguem-se pelo número de
recursos humanos necessários á sua
Os voluntários
realização, desta forma a utilização de
voluntários é uma medida utilizada
permitindo criar relações de maior
proximidade com a população,
envolvendo a comunidade,
proporcionando e envolvendo os
diferentes grupos na dinâmica.
Os voluntários constituem uma parte importantes dos recursos
humanos para muitas organizações.
Dossiê do evento -
procedimento
Tem como objetivo a descrição das tarefas a

executar e por quem, sendo definidas as

pessoas que são responsáveis por cada área

de intervenção, tal como as funções a

desempenhar nesse cargo.

Conceção
• Conceção

• Brainstorming

• Análise do relatório final da edição anterior

• Análise de propostas
• A conceção é a altura em que nasce a
ideia, sendo necessário alcançar as
premissas do evento e ser realizável, com
apoio, ou sem ele.

• Os aspetos da natureza humana, financeira

e os conhecimentos que dispõem sobre os
temas são também alvos de análise nesta
fase.

• A elaboração de um plano de trabalho

contempla os preparativos iniciais, de
encerramento, assim como todos os que
poderão ocorre durante o evento,
assumindo a mesma importância .
 • Execução de uma série de procedimentos
infraestruturas, que tem que ser executadas
para que o evento de possa realizar, assim
como, a inventariação das necessidades de
Planeamento e
operacionalização
implementação do evento nos seus diversos
níveis (alimentação, alojamento,
acolhimento, vigilância, segurança, saúde
pública, recursos humanos, seguros,
licenças, transportes, intervenções no
espaço, equipamentos, cortes, luz,
orçamento previsional, definição de
estruturas operacionais e estratégia de
marketing.
• A organização é tanto mais capaz de determinar

o que falhou no caminho para o destino final,

quanto mais percetíveis forem os passos, a

estrutura e a orientação que presidiu a esse

caminho
Em resumo
• Definição da missão
• Escolha dos valores centrais
• A determinação dos objetivos e os programas de acção
• Análise da envolvência interna e externa
• A formulação de estratégia
• A sua implementação e por fim o posterior controlo.
Elaboração de orçamento
previsional

O orçamento visa comparar custo e O orçamento pode ser subdivido em

receitas reais com os custos e receitas suborçamentos das diferenças áreas,
previsionais.
elaboração

Inventariação das Elaboração do orçamento Submeter á aprovação com a

necessidades da ficha do projeto.
implementação do evento
 Elaboração do
descritivo das
Elaboração da
funções por cada
estrutura funcional
área de
responsabilidade
Definição das
estruturas
Monotorização da operacionais
execução das
Constituição das
atividades
equipas de
calendarizadas por
trabalho
cada área de
trabalho.
Estratégia de
marketing
• O marketing é a função da gestão
dos eventos de estabelecer o
contacto com os participantes e
visitantes, perceber as suas
necessidades e motivações,
desenvolvendo produtos que
atendam as mesmas, elaborando
um programa de comunicação,
expressando o propósito e os
objetivos do evento
Estratégias de marketing
Definição das
necessidades de Definição do público-alvo
comunicação do evento

Preenchimento de pedido Elaboraçao de palno de

de intervenção meios

Aprovação de plano de Elaboração de suporte de

meios comunicação.
Avaliação
É a fase onde se avalia todas as etapas. É um instrumento de
observação, mensuração e monitorização, critica de um evento,
permitindo efectuar melhorias em edições seguintes, tanto a nível
interno como externo.

Nesta fase podemos verificar as virtudes e fragilidades da gestão.

É um processo fundamental pois permite compara os resultados

esperados com os obtidos e assim identificar os pontos positivos e
negativos.
Avaliação:
• Interna
• Elaboração de relatórios parcelares
• Externa
• Estudo de impacto de projecto
Elaboração de relatório final

Objetivos iniciais do Prazos definidos Balanço financeiro Padrões de qualidade

projeto

Afluência do publico Desempenho das Oportunidades de

equipas de trabalho melhoria
• Reunião de balanço
 Documentos
obrigatórios:
Planeamento:

Ficha de projeto

Orçamento previsional

Fase da avaliação

Relatório financeiro

Relatório parcelar e
relatório final