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* Leia o documento para determinar o assunto;

* Identifique o assunto principal;

* Anote o assunto definido no canto superior


direito do documento para facilitar o
arquivamento na pasta específica;

* Antes de abrir uma pasta com o


assunto, verifique se já existe pasta
aberta para evitar duplicidade;
* Inclua o assunto no índice de arquivo;

* Saber o que arquivar, onde arquivar e


como fazê-lo;

* Padronização dos títulos de documentos;

* Definição e atenção ao tempo de


arquivamento de cada documento;
     

 
  


         

  

    
 

* Redução do espaço Físico, Proporcionando uma
utilização mais otimizada;

* Padronização do envio de documentos para o


³Arquivo Morto´, através de Guia de Remessa de
Documentos;

* Localização mais rápida do documento,


utilizando algum sistema informatizado para a
Organização;
* Eliminação de documentos, com aplicação do
Prazo de Prescrição de documentos;

* Treinamento aos usuários do novo sistema de


implantação e conscientização da necessidade de
manutenção do mesmo;

* Elaboração de um manual de procedimento de


arquivo.
GED
Gerenciamento Eletrônico
de Documentos
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Gestão Documental na Era da Tecnologia

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as razões para a mudança são relativamente simples:

D ¢vita e previne quanto à perda de documentos.

D Diminui, drasticamente o espaço de armazenagem de


documentos.

D Facilita o gerenciamento dos documentos.

D Os documentos são encontrados instantaneamente.

D As imagens dos documentos são disponibilizadas a todos.

D Os arquivos de aço desaparecem como em um passe de


mágica.
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n° 5433, de 8 de maio de 1968, 

 

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D Poeira, mofo, umidade, altas e baixas
temperaturas, iluminação inadequada e
insetos.
D Acúmulo dos documentos em mobiliário
de madeira;
D Limpeza dos móveis, pastas ou caixas
com panos úmidos e detergentes.
D Tapetes, cortinas e carpetes.
D Salas abafadas ou muito úmidas.
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* Determinação do que guardar e por quanto
tempo guardar;

* Eliminação imediata da papelada desnecessária;

* Conhecimento da legislação específica para


cada tipo de documento, evitando eliminar
documentos antes do tempo permitido por lei.
* Aumento do espaço do arquivo, com
redução do volume de documentos;

* Prazo de Prescrição de Documentos, passa


a ser um procedimento interno da empresa,
podendo ser aplicado nas filiais e outras
empresas do grupo, com adaptações,
dependendo do ramo de atividade.
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