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ANÁLISE E

DESENHO DE
FORMULÁRIOS
Sistemas e Métodos Administrativos
DANILO M FELIPE
XXXXX
GRUPO 02
XXXXXX
XXXXXXXX
A IMPORTÂNCIA DA ANÁLISE
ORGANIZACIONAL DE UMA
EMPRESA
Com o uso de ferramentas de apoio no mecanismo de melhoria dos
processos e eficiência das empresas: organogramas, fluxogramas e
FORMULÁRIOS
MAS O QUE É
UM ■ Um veículo que transporta
informações de uma
FORMULÁRI pessoa para outra, de uma
unidade para outra, ou de
O? uma empresa para
outra; [Araújo, 2001] 
■ Materialização do dado, da
E QUAL SUA informação, armazenada ou di
IMPORTÂNCIA sseminada, veiculada por
pouco período de tempo ou
E não. [Marques e Oda, 2012]

NECESSIDADE?
IMPORTÂNCIA E APLICAÇÃO

■ Fundamental para a sobrevivência de Requisição de


uma empresa, para coleta de dados e Serviços
posterior acesso à estes, bem como a
fim de  cumprir exigências legais, além Avaliação
de propiciar padronização interna,
Formulário
auxiliando no controle de processos e
Comunicação
tarefas dentro dos fluxos Interna
organizacionais. Roldan (2010)
...
TIPOS DE FORMULÁRIOS
FORMULÁRIOS
PLANOS
■ Possuem campos desenhados e
pré impressos em papel
padronizado. Esse tipo de
formulário, cujo desenho define
campos para dados e
informações, são, usualmente,
estocados para preenchimento
manual. Esta prática é ainda
bastante difundida, por razões
diversas como a praticidade de
uso; 
TIPOS DE FORMULÁRIOS
FORMULÁRIOS
CONTÍNUOS
■ Preenchidos por impressoras e,
geralmente, em grande escala. Seu
desenho, embora fuja a determinados
padrões estabelecidos por normas,
obedece ao espacejamento de uma
impressora, o que permite dimensionar
os campos e tamanhos para dados e
informações a serem dispostos. Há,
portanto, uma facilidade em atender às
necessidades, em organizar um arquivo,
assim como o acesso a dados arquivados.
TIPOS DE FORMULÁRIOS
FORMULÁRIOS
ELETRÔNICOS 
Elaborados por softwares, sites e por
aplicativos que, por meio de redes, estão à
disposição de todos. 
Tendência irreversível trazendo:
■ Agilidade e Facilidade de preenchimento
■ Redução no volume de papel
utilizado na organização 
■ Redução de custos diretos em
longo prazo e custos indiretos de
forma imediata;
■ Facilidade de controle devido a
conectividade
CRITÉRIOS PARA
CRIAÇÃO DE
FORMULÁRIOS

Um formulário deverá ser


criado quando possuir uma
finalidade que justifique seu
uso, podendo ser elemento
chave para sanar deficiências
no processo administrativo. A
organização deve avaliar a
extensão e a necessidade de
determinados campos em seus
formulários, utilizando de
artifícios como fusão de
formulários ou supressão de
campos, a fim de aperfeiçoar o
processo. Roldan (2010)
ANÁLISE DE TRATA DA NECESSIDA
DE CRÍTICA E CRITERI
OSA
FORMULÁRI DA EXISTÊNCIA, DO
FORMATO E DA VIDA 

OS DE UMA INFORMAÇÃ
O
OBJETIVOS
■ UNIFORMIZAR PROCEDIMENTOS DE REGISTRO E
MANUTENÇÃO DE INFORMAÇÕES.
■ OFICIALIZAR E LEGALIZAR OS ATOS, FATOS E
DA ANÁLISE PROCEDIMENTOS EMPRESARIAIS.
■ REDUZIR O CUSTO E O ESFORÇO DE PRODUÇÃO

DE ASSOCIADO AO FLUXO DE INFORMAÇÕES.


■ FACILITAR A EXECUÇÃO DE CONTROLES SOBRE AS

FORMULÁRI OPERAÇÕES DAS ÁREAS E DA EMPRESA COMO UM


TODO.

OS
■ DEFINIR QUAIS AS INFORMAÇÕES DEVEM OU NÃO
SER REGISTRADAS, QUAIS INFORMAÇÕES DEVEM OU
NÃO SER ARMAZENADAS.
■ MINIMIZAR O NÍVEL DE REPETIÇÃO DAS
INFORMÇÕES.
■ ESTABELECER PADRÕES PARA O RELACIONAMENTO
ENTRE OS DADOS EXISTENTES E AS FORMAS
ALTERNATIVAS DE SINTETIZAÇÃO OU
CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS.
■ PROPORCIONAR UM FLUXO DE INFORMAÇÕES
RACIONAIS, ADEQUADO E DINÂMICO.
■ FACILITAR O PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE
DADOS.
ITENS A SEREM VERIFICADOS INDICADORES DE DESEMPENHO
NA AVALIAÇÃO DE FORMULÁRIOS: DE FORMULÁRIOS:

■ NECESSIDADE ATUAL DO
FORMULÁRIO; ■ CONTÍNUA DIFICULDADE NA
■ IDENTIFICAÇÃO DO FORMULÁRIO; COMPREENSÃO E
PREENCHIMENTO;
■ CONDIÇÕES DE PREENCHIMENTO;
■ FORMAÇÃO DE FILA;
■ CONTROLE E AVALIAÇÃO
(FORMA/RESPONSABILIDADE); ■ PERMANÊNCIA DE PROBLEMAS
■ CONSUMO; APÓS A RACIONALIZAÇÃO DO
TRABALHO;
■ FORMATO E MATERIAL;
■ DEMORAS NA UTILIZAÇÃO.
■ FORMA DE ARQUIVAMENTO;
■ CUSTO;
■ BENEFÍCIOS/PROBLEMAS.
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APLICAÇÃO DE DESENHO E ANÁLISE
DE FORMULÁRIOS:
O USO DE UM FORMULÁRIO É POSSÍVEL SEMPRE
QUE O FORMATO DE UMA INFORMAÇÃO
RELEVANTE POSSA SER DEFINIDO.

A CRIAÇÃO DE UM FORMULÁRIO É NECESSÁRIA


SEMPRE QUE O USO DA INFORMAÇÃO OCORRA
APÓS SUA EXISTÊNCIA E SEJA NECESSÁRIO O
ARMAZENAMENTO PARA EVITAR A PERDA.
IDENTIFICAÇÃO DO FORMULÁRIO
QUESTÕES ANÁLISE
■ VERIFICAR SE O NOME DO FORMULÁRIO
■ QUAL O NOME REAL DO FORNECE A IDEIA CLARA E EXATA DE SEU USO OU
FORMULÁRIO? FUNÇÃO
■ COMO O FORMULÁRIO É ■ VERIFICAR SE O NOME É CARACTERIZADOR OU
CONHECIDO? AMBÍGUO
■ VERIFICAR SE A CODIFICAÇÃO É ADEQUADA OU
■ QUAIS OS OBJETIVOS REAIS DO NÃO
FORMULÁRIO?
■ VERIFICAR SE OS OBJETIVOS SÃO CLAROS E
■ QUAIS OS OBJETIVOS REALÍSTICOS
PROPOSTOS PELO ■ VERIFICAR SE OS OBJETIVOS SÃO NECESSÁRIOS E
FORMULÁRIO? ATINGÍVEIS
■ VERIFICAR SE AS FECISÕES SÃO TOMADAS COM
BASE NAS INFORMAÇÕES QUE ESTÃO CONTIDAS
NO FORMULÁRIO
EMISSÃO DO FORMULÁRIO
QUESTÕES ANÁLISE VERIFICAR OS
NÍVEIS DE
SEGURANÇA
EXISTENTES
NA EMISSÃO.

■ QUAIS SÃO AS CONDIÇÕES DE


PREENCHIMENTO?
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■ QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE C
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■ QUEM É A PESSOA OU ÁREA QUE
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FLUXO DO FORMULÁRIO
QUESTÕES ANÁLISE
■ EM QUANTAS VIAS O FORMULÁRIO É ■ VERIFICAR SE A QUANTIDADE DE VIAS É ADEQUADA
PRODUZIDO? AS NECESSIDADES DA ÁREA, DO SISTEMA, DA
ROTINA.
■ TODAS AS VIAS PRODUZIDAS SÃO
NECESSÁRIAS? ■ VERIFICAR SE TODAS AS CÓPIAS OU VIAS DO
FORMULÁRIO SÃO REALMENTE NECESSÁRIAS.
■ QUAIS OS DIVERSOS DESTINOS DAS VIAS?
■ IDENTIFICAR O SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO DAS VIAS
■ TODAS AS VIAS PRODUZIDAS SÃO IGUAIS? E VERIFICAR SE SUA EXECUÇÃO É RAPIDA E
ADEQUADA.
■ O FORMULÁRIO NÃO PODE SER
CANCELADO? ■ VERIFICAR SE A VELOCIDADE DE TRAMITAÇÃO É
ADEQUADA.
■ HÁ QUANTO TEMPO ESTE FORMULÁRIO É
USADO? ■ VERIFICAR SE AS CORES SÃO USADAS
ADEQUADAMENTE.
■ QUEM SOLICITOU ORIGINALMENTE A
CRIAÇÃO? ■ VERIFICAR SE TODOS OS FORMULÁRIOS USADOS NO
PROCESSO FORMAM UM JOGO COERENTE QUANDO
■ QUAL A PARTICIPAÇÃO DESTE ANALISADOS JUNTOS.
FORMULÁRIO NO SISTEMA?
■ VERIFICAR SE A FORMA DE EXPEDIÇÃO ESTÁ DE
■ ESTE FORMULÁRIO PARTICIPARÁ DE ACORDO COM O SIGILO E SEGURANÇA DAS
OUTROS SISTEMAS? INFORMAÇÕES QUE ESTÃO SENDO VEICULADAS.
CONTROLE DO FORMULÁRIO
QUESTÕES ANÁLISE
■ QUEM CONTROLA O USO DO ■ VERIFICAR SE HÁ PROBLEMA NO
FORMULÁRIO? PROCESSO DE REGISTRO.
■ COMO É FEITO O CONTROLE DE ESTOQUE? ■ VERIFICAR SE É ADEQUADO O CRITÉRIO
DE CONFERÊNCIA.
■ QUAIS OS CRITÉRIOS USADOS NO
CONTROLE? ■ VERIFICAR QUAIS SÃO OS NÍVEIS DE
ESTOQUES MANTIDOS PELO USUÁRIO,
■ QUAL O TIPO DE NUMERAÇÃO, ALMOXARIFADO E DEMAIS ÁREAS.
CODIFICAÇÃO, PRÉ IMPRESSÃO (SE
HOUVER)?  ■ VERIFICAR QUAL É A ESTRUTURA DA
NUMERAÇAO, SE É AUTOMÁTICA OU É
■ QUEM ELABOROU A DEFINIÇÃO E ATRIBUÍDA PELO PRÓPRIO USUÁRIO.
ATRIBUIÇÃO?
■ A ADOÇÃO DO FORMULÁRIO FOI
DECORRENTE DE NORMA, CIRCULAR, LEI
OU REGULAMENTAÇÃO ESPECIAL?
FORMA DE ARQUIVAMENTO
QUESTÕES ANÁLISE 
■ QUAL O PROCESSO ATUA DE ■ VERIFIAR OS NÍVEIS DE ACESSO AOS ARQUIVOS
ARQUIVAMENTO? PELOS USUÁRIOS.
■ POR QUANTO TEMPO O FORMULÁRIO É ■ VERIFICAR SE OS ARQUIVOS NECESSÁRIOS ESTÃO
ARQUIVADO? DISPONÍVEIS.
■ QUAIS AS CONDIÇÕES NECESSARIAS DE ■ VERIFICAR QUAL É O AMBIENTE DOS ARQUIVOS E
ARQUIVAMENTO? SUAS CARACTERÍSTICAS BÁSICAS.
■ QUAIS OS PROCESSOS ATUAIS DE ■ VERIFICAR O SISTEMA DE BUSCA E LOCALIZAÇÃO
RETIRADA E COM QUE FREQUÊNCIA? EMPREGADO E SEU NÍVEL DE ADEQUAÇÃO ÀS
NECESSIDADES DOS USUÁRIOS.
■ QUAIS OS PROCESSOS USUAIS PARA O
REARQUIVAMENTO? ■ VERIFICAR O NÍVEL DE PRATICIDADE DO SISTEMA
DE ARQUIVAMENTO QUE É EMPREGADO.
■ EXISTEM LEIS QUE ESTABELEÇAM OS
PRAZOS? QUAIS? ■ VERIFICAR QUAIS SÃO AS CARACTERÍSTICAS
FÍSICAS DOS ARQUIVOS EM ESPECIAL A RELAÇÃO
■ COMO É O PROCESSO DE DESTRUIÇÃO OU ARQUIVO VERSUS FORMULÁRIO E O INVERSO.
ELIMINAÇÃO?
ASPECTOS FÍSICOS DO FORMULÁRIO
QUESTÕES ANÁLISE
■ QUAL O FORMATO E O TAMANHO DE ■ VERIFICAR SE O TAMANHO EMPREGADO É
CADA VIA? PADRONIZADO.

■ QUAL O TIPO DE SUPORTE USADO PARA ■ VERIFICAR SE O TAMANHO É ADEQUADO AO


CADA VIA? ARQUIVAMENTO.

■ QUAL FOI A FORMA DE JUNÇÃO DAS VIAS ■ VERIFICAR SE O TAMANHO ATENDE A SEGURANÇA
QUE FOI USADA? NECESSÁRIA.
■ VERIFICAR QUAIS SÃO OS NÍVEIS DE LEGIBILIDADE
■ FOI USADA A COMPOSIÇÃO DE CORES?
APURADO EM CADA UMA DAS VIAS VERSUS
POR QUE?
NECESSÁRIO.
■ QUAL É A COR DA IMPRESSÃO DE CADA ■ VERIFICAR O TIPO E QUALIDADE DO CARBONO
VIA? EMPREGADO.
■ É NECESSÁRIO CARBONAGEM ENTRE AS ■ VERIFICAR QUAL PE A FORMA DE EXTRAÇÃO DE
VIAS? CARBONO SE FOR O CASO.
■ QUAL O TIPO DE CARBONO QUE É USADO? ■ VERIFICAR SE O PAPEL EMPREGADO É O ADEQUADO EM
TIPO, COR E QUALIDADE.
■ VERIFICAR QUAL É A FORMA DE UTILIZAÇÃO DAS
CORES.
■ VERIFICAR QUAIS OS CURSOS ESTÃO ASSOCIADOS AO
ASPECTOS OPERACIONAIS DO FORMULÁRIO
QUESTÕES  ANÁLISE
■ QUAIS OS PRINCIPAIS PROBLEMAS ■ VERIFICAR SE A SEQUÊNCIA DE PREENCHIMENTO É
APRESENTADOS? LÓGICA.
■ EXISTEM BENEFÍCIOS QUE DEVEM SER ■ VERIFICAR SE A TRANSCRIÇÃO DOS DADOS É MÍNIMA E
MANTIDOS? SEMPRE IGUAL.
■ QUAIS OS ASPECTOS POSITIVOS EXISTENTES? ■ VERIFICAR SE OS ESPAÇOS DISPONÍVEIS SÃO ADEQUADOS.
■ QUAL O TEMPO TOTAL GASTO EM SUA EMISSÃO? ■ VERIFICAR SE A DIAGRAMAÇÃO É LÓGICA E RACIONAL.
■ QUAL O CUSTO ATUAL DE PRODUÇÃO DO ■ VERIFICAR SE EXISTE UM MÍNIMO DE DADOS
FORMULÁRIO? REPETITIVOS.
■ QUAIS OS NÍVEIS DE CONSUMO DO ■ VERIFICAR A FORMA E PREENCHIMENTO EMPREGADO.
FORMULÁRIO?
■ VERIFICAR SE OS CAMPOS SÃO AUTO-EXPLICATIVOS,
■ QUAIS AS CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO CLAROS E COM TÍTULOS OBJETIVOS.
CONSUMO DO FORMULÁRIO?
■ VERIFICAR SE NÃO É POSSÍVEL DIVIDIR O FORMULÁRIO
■ QUAIS OS CUSTOS ASSOCIADOS À EXPEDIÇÃO E EM OUTROS.
AO ARQUIVAMENTO DO FORMULÁRIO?
■ VERIFICAR SE O FORMULÁRIO NÃO PODE SER INCLUÍDO
■ COMO PODEM SER MINIMIZADOS OS EM OUTRO JÁ EXISTENTE.
PROBLEMAS OU ASPECTOS NEGATIVOS
ASSOCIADOS AO FORMULÁRIO? ■ VERIFICAR SE A RELAÇÃO DE CUSTO VERSUS BENEFÍCIO É
ADEQUADA À EXISTÊNCIA DO FORMULÁRIO.
CONCLUSÃ OS FORMULÁRIOS, QUANDO
O ADEQUADAMENTE CRIADOS
ELABORADOS, CONSTITUEM UMA DAS
E

MAIS IMPORTANTES FORMAS DE


MANIPULAR, DIVULGAR E MANTER
DADOS E INFORMAÇÕES. NO ENTANDO,
TODOS NÓS SABEMOS QUE SEMPRE
ESTAMOS A UM PASSO DA
BUROCRATIZAÇÃO DOS PROCESSOS, POIS
A IMPRESSÃO QUE TEMOS É QUE OS
FORMULARIOS ACABAM POR SE
MULTIPLICAR CASO NÃO SE SIGA AS
ANÁLISES PERTINENTES AO DESENHO DE
FORMULÁRIOS.
■ ARAUJO, Luis Cesar. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas
de gestão organizacional: arquitetura organizacional, benchmarking,
empowerment, gestão pela qualidade total, reengenharia. São Paulo: Atlas, 2001.

■ CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas S.A,


2012.
REFERÊNCIA
■ CURTO JUNIOR, Renato Mendes. Organização, Sistemas e Métodos. Rede E-
S
Tec Brasil. Instituto Federal Paraná. Curitiba: 2011.

■ Filho Chianelato, João. O&M integrado à informática. Rio


deJaneiro: Livros Técnicos e Científicos Editora, 8º ed, 1998.

■ MARQUES, Cícero; ODA, Cícero Marques Érico. Organização, Sistemas e Métodos. 1.


ed.  Curitiba: IESDE Brasil, 2012.

■ OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, organizações e métodos. [s. I.: s. n]: [19--]. Cap.


15, Manuais.

■ ROCHA, Luis O. L. Organizações e métodos: uma abordagem prática. 4 ed. São


Paulo: Atlas, 1985.

■ ROLDAN, Lucas Baldisseroto. Caderno de Organização, Sistemas e Métodos. Santa


Cruz do Sul: Faculdade Dom Alberto, 2010.

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