O inventário físico de estoque é o processo de contagem física de todas
as mercadorias que a empresa possui para que então, após essa contagem, seja feita uma comparação entre a quantidade dos produtos existentes na empresa e a quantidade que está cadastrada no sistema de controle de estoque utilizado. É neste momento de verificação que podem ser encontradas diferenças entre o estoque real e o estoque do sistema interno da empresa. QUAL OBJETIVO DE REALIZAR UM INVENTÁRIO FÍSICO?
A elaboração de um inventário físico tem dois objetivos predominantes. O
primeiro objetivo diz respeito ao levantamento real da atual situação (do momento) do estoque para, finalmente, ser encaminhado para o balanço geral da empresa. Com este encaminhamento, consequentemente, evitamos custos desnecessários e teremos uma melhoria contínua da rentabilidade. O segundo objetivo é ter maior controle dos produtos analisando os registros já existentes e a quantidade real de produtos, para que exista uma organização e, em casos mais sérios, realiza-se uma auditoria da situação do estoque. PARA QUE SERVE O INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?
Existem muitas razões para que o inventário físico de estoque seja realizado periodicamente. Um dos principais motivos é poder monitorar a disponibilidade ou a falta de um produto. É com base nos dados dos relatórios gerados ao final do inventário que o gestor da área sabe o que precisa ser comprado para reposição ou, no caso de uma fábrica, por exemplo, é possível saber quais matérias-primas precisam ser adquiridas nos próximos meses. Em outras palavras, fazer um bom controle de estoque é fundamental para evitar pausas na produção ou perdas financeiras por falta de produtos para vender. Descobrir irregularidades é outro motivo para que a realização do inventário físico de estoque seja frequente. Digamos que, por exemplo, em uma loja de perfumes o inventário físico aponte que existam 50 unidades do perfume A, 70 unidades do perfume B e 20 unidades do perfume C. Porém, ao realizar a comparação com o estoque do sistema, percebe-se que estão registradas 48 unidades do perfume A, 70 unidades do perfume B e 23 unidades do perfume C. Inventário Físico Sistema Interno da Diferença empresa
Perfume A 50 48 2
Perfume B 70 70 0
Perfume C 20 23 -3
A partir do confrontamento dos dados, foi possível perceber as diferenças entre as mercadorias que realmente estavam disponíveis e as que estavam cadastradas no sistema. Isso permite que a empresa melhore os seus processos de segurança, corrija as quantidades dos produtos no sistema de controle de estoque e ajuste o planejamento de compras de novos produtos para reposição. QUAL A IMPORTÂNCIA DO INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?
Conforme a empresa vai realizando inventários periódicos, vai construindo uma base de dados sólida e confiável para entender quais produtos vendem mais e com que frequência, em quais períodos aumentam as vendas de determinados itens e que atitudes a empresa pode tomar em relação às mercadorias que não estão vendendo bem. Os resultados do inventário físico de estoque exercem uma grande influência na tomada de decisões que envolvem toda a empresa.
Com resultados fiéis à realidade, é possível criar ações de marketing para aquele produto que em determinado período do ano já não tem uma boa venda, pensar em promoções para limpar o estoque de um item parado ou buscar caminhos para escoar mercadorias que estejam com prazo de validade mais próximo, por exemplo. A frequência na realização do inventário físico de estoque tem impactos significativos no bom andamento da empresa. Por isso, o recomendado é que este processo seja realizado no mínimo a cada três meses. Além disso, existem tipos diferentes de inventários físicos e cada negócio pode realizar aquele com o qual se adapte melhor. Confira quais são eles:
Inventário geral: normalmente é realizado uma vez por ano, ao final do período contábil da empresa. A principal desvantagem desse tipo de inventário é o espaço de tempo que há entre um inventário geral e outro, o que pode aumentar a ocorrência de divergências entre o estoque real e o sistema de controle de estoque interno, já que levaria um ano para se realizar outro. Uma vez feito, este tipo de inventário gera um relatório que é conhecido também como balanço da empresa. Inventário cíclico ou rotativo: é o inventário realizado em um espaço menor de tempo, como se o inventário geral fosse repartido em várias vezes durante o ano. Pode ser realizado diariamente, semanalmente ou mensalmente. Empresas que realizam este tipo de inventário físico de estoque conseguem identificar mais facilmente os motivos de divergências e conseguem corrigi-las com mais rapidez. Outra vantagem é a redução do tempo para sua realização, podendo ser feito após o expediente.
Seja qual for o tipo de inventário escolhido, sua importância é mais do que clara para o andamento e a saúde de qualquer negócio. A função do inventário físico de estoque vai muito além de encontrar irregularidades. Ele identifica também suas causas e permite entender o seu negócio e o comportamento de compra dos seus clientes, realizar o planejamento de ações futuras em todos os setores da empresa e potencializar seus resultados de forma constante. INVENTÁRIO FÍSICO, COMO FAZER?
1ª Escolha o tipo de inventário mais adequado para o seu negócio:
Essa escolha deve levar em consideração alguns pontos importantes, como: a importância da movimentação do estoque para o crescimento do negócio, o volume de vendas da empresa, a logística e o tamanho da empresa. 2ª Estabeleça as categorias dos produtos
As classificações estão diretamente relacionadas com os tipos de mercadorias armazenadas. É
importante que antes de tudo os produtos sejam definidos de maneira prévia, para assegurar que a contagem do inventário seja eficiente. 3ª Separe e classifique os produtos De acordo com as categorias definidas na etapa anterior, essa é a hora de reunir fisicamente os objetos do estoque. Neste momento é que ocorre a especificação de cada um dos produtos em estoque, como se fosse uma cartilha de inscrição para cada produto onde se deve constar os seguintes dados: tamanho, peso, cor, preço de custo e venda, entre outros.
4ª Faça a contagem de cada item!
Depois de definido o método que será utilizado para realizar o inventário físico, depois de definir as categorias, depois de separar e classificar os produtos, agora chegou a hora de fazer a contagem de cada item, um por vez. Esse é considerado o momento mais trabalhoso deste processo. É importante ter atenção e instruir os colaboradores da forma correta, pois contagens erradas prejudicam todo o processo, por isso, seja cauteloso! 5ª Mantenha sempre o inventário atualizado! Em ambos os tipos de inventários (periódico e permanente) é importante manter os números em dia. No primeiro, as informações precisam seguir um cronograma estabelecido anteriormente, a fim de manter a idoneidade dos números. No segundo, as atualizações precisam ser constantes, nesse caso é recomendado o auxílio de uma solução tecnológica, que a partir dos filtros inicialmente definidos, faz todo o trabalho, otimizando deste jeito o tempo de trabalho das equipes. E a SISPRO tem uma das soluções mais completas do mercado para te oferecer!
