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Inventário Físico

 O QUE É INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?

O inventário físico de estoque é o processo de contagem física de todas


as mercadorias que a empresa possui para que então, após essa contagem,
seja feita uma comparação entre a quantidade dos produtos existentes na
empresa e a quantidade que está cadastrada no sistema de controle de
estoque utilizado. É neste momento de verificação que podem ser
encontradas diferenças entre o estoque real e o estoque do sistema interno
da empresa.
 QUAL OBJETIVO DE REALIZAR UM INVENTÁRIO FÍSICO?

A elaboração de um inventário físico tem dois objetivos predominantes. O


primeiro objetivo diz respeito ao levantamento real da atual situação (do
momento) do estoque para, finalmente, ser encaminhado para o balanço geral
da empresa. Com este encaminhamento, consequentemente, evitamos custos
desnecessários e teremos uma melhoria contínua da rentabilidade. O segundo
objetivo é ter maior controle dos produtos analisando os registros já
existentes e a quantidade real de produtos, para que exista uma organização
e, em casos mais sérios, realiza-se uma auditoria da situação do estoque.
 PARA QUE SERVE O INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?

Existem muitas razões para que o inventário físico de estoque seja realizado
periodicamente. Um dos principais motivos é poder monitorar a disponibilidade ou a falta
de um produto. É com base nos dados dos relatórios gerados ao final do inventário que o
gestor da área sabe o que precisa ser comprado para reposição ou, no caso de uma fábrica,
por exemplo, é possível saber quais matérias-primas precisam ser adquiridas nos próximos
meses.
Em outras palavras, fazer um bom controle de estoque é fundamental para evitar
pausas na produção ou perdas financeiras por falta de produtos para vender.
Descobrir irregularidades é outro motivo para que a realização do inventário físico de estoque seja
frequente. Digamos que, por exemplo, em uma loja de perfumes o inventário físico aponte que existam 50
unidades do perfume A, 70 unidades do perfume B e 20 unidades do perfume C. Porém, ao realizar a
comparação com o estoque do sistema, percebe-se que estão registradas 48 unidades do perfume A, 70
unidades do perfume B e 23 unidades do perfume C.
Inventário Físico Sistema Interno da Diferença
empresa

Perfume A 50 48 2

Perfume B 70 70 0

Perfume C 20 23 -3

A partir do confrontamento dos dados, foi possível perceber as diferenças entre as mercadorias que realmente
estavam disponíveis e as que estavam cadastradas no sistema. Isso permite que a empresa melhore os seus processos de
segurança, corrija as quantidades dos produtos no sistema de controle de estoque e ajuste o planejamento de compras de
novos produtos para reposição.
 QUAL A IMPORTÂNCIA DO INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUE?

Conforme a empresa vai realizando inventários periódicos, vai construindo uma base de dados sólida e
confiável para entender quais produtos vendem mais e com que frequência, em quais períodos aumentam as
vendas de determinados itens e que atitudes a empresa pode tomar em relação às mercadorias que não estão
vendendo bem.
Os resultados do inventário físico de estoque exercem uma grande influência na tomada de decisões que
envolvem toda a empresa.

Com resultados fiéis à realidade, é possível criar ações de marketing para aquele produto que em
determinado período do ano já não tem uma boa venda, pensar em promoções para limpar o estoque de um
item parado ou buscar caminhos para escoar mercadorias que estejam com prazo de validade mais próximo,
por exemplo.
A frequência na realização do inventário físico de estoque tem impactos significativos no bom
andamento da empresa. Por isso, o recomendado é que este processo seja realizado no mínimo a
cada três meses.
Além disso, existem tipos diferentes de inventários físicos e cada negócio pode realizar aquele
com o qual se adapte melhor. Confira quais são eles:

Inventário geral: normalmente é realizado uma vez por ano, ao final do período contábil da
empresa. A principal desvantagem desse tipo de inventário é o espaço de tempo que há entre um
inventário geral e outro, o que pode aumentar a ocorrência de divergências entre o estoque real e
o sistema de controle de estoque interno, já que levaria um ano para se realizar outro. Uma vez
feito, este tipo de inventário gera um relatório que é conhecido também como balanço da
empresa.
Inventário cíclico ou rotativo: é o inventário realizado em um espaço menor de tempo, como se o
inventário geral fosse repartido em várias vezes durante o ano. Pode ser realizado diariamente,
semanalmente ou mensalmente. Empresas que realizam este tipo de inventário físico de estoque
conseguem identificar mais facilmente os motivos de divergências e conseguem corrigi-las com mais
rapidez. Outra vantagem é a redução do tempo para sua realização, podendo ser feito após o
expediente.

Seja qual for o tipo de inventário escolhido, sua importância é mais do que clara para o
andamento e a saúde de qualquer negócio. A função do inventário físico de estoque vai muito além
de encontrar irregularidades. Ele identifica também suas causas e permite entender o seu negócio e
o comportamento de compra dos seus clientes, realizar o planejamento de ações futuras em todos
os setores da empresa e potencializar seus resultados de forma constante.
 INVENTÁRIO FÍSICO, COMO FAZER?

1ª Escolha o tipo de inventário mais adequado para o seu negócio:

Essa escolha deve levar em consideração alguns pontos importantes, como: a importância da
movimentação do estoque para o crescimento do negócio, o volume de vendas da empresa, a
logística e o tamanho da empresa.
2ª Estabeleça as categorias dos produtos

As classificações estão diretamente relacionadas com os tipos de mercadorias armazenadas. É


importante que antes de tudo os produtos sejam definidos de maneira prévia, para assegurar que a
contagem do inventário seja eficiente.
3ª Separe e classifique os produtos
De acordo com as categorias definidas na etapa anterior, essa é a hora de reunir fisicamente os objetos
do estoque. Neste momento é que ocorre a especificação de cada um dos produtos em estoque, como se
fosse uma cartilha de inscrição para cada produto onde se deve constar os seguintes dados: tamanho, peso,
cor, preço de custo e venda, entre outros.

4ª Faça a contagem de cada item!


Depois de definido o método que será utilizado para realizar o inventário físico, depois de definir as
categorias, depois de separar e classificar os produtos, agora chegou a hora de fazer a contagem de cada item,
um por vez. Esse é considerado o momento mais trabalhoso deste processo. É importante ter atenção e
instruir os colaboradores da forma correta, pois contagens erradas prejudicam todo o processo, por isso, seja
cauteloso!
5ª Mantenha sempre o inventário atualizado!
Em ambos os tipos de inventários (periódico e permanente) é importante manter os números em dia. No
primeiro, as informações precisam seguir um cronograma estabelecido anteriormente, a fim de manter a
idoneidade dos números. No segundo, as atualizações precisam ser constantes, nesse caso é recomendado o
auxílio de uma solução tecnológica, que a partir dos filtros inicialmente definidos, faz todo o trabalho,
otimizando deste jeito o tempo de trabalho das equipes. E a SISPRO tem uma das soluções mais completas do
mercado para te oferecer!

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