COMPRAS E LOGÍSTICA

CIA - 2011

1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO
‡ A gestão da aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje devido ao volume de recursos, principalmente financeiros, e pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização quando é adequadamente entendida e executada.

1. GESTÃO DE AQUISIÇÃO
Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais: ‡ Assegurar descrição completa das necessidades; ‡ Selecionar fontes de suprimentos; ‡ Conseguir informações de preço; ‡ Colocar os pedidos (ordens de compra); ‡ Acompanhar (follow up) os pedidos; ‡ Verificar notas fiscais; ‡ Manter registros e arquivos; ‡ Manter relacionamento com vendedores.

auxiliando também o departamento de compras na negociação dos preços. GESTÃO DE AQUISIÇÃO O departamento de materiais tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços.1. . O insumo vindo de outros departamentos é necessário para a busca e a avaliação das fontes de suprimento.

custos de produção e qualidade de produtos/serviços. entregas no tempo certo. elementos chaves na estratégia de operações.2. Ele pode afetar a rápida entrega de produtos e serviços. todos. . Administração de Compras O departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos estratégicos da empresa.

principalmente de pagamento. Controle de estoque. No momento preciso. Relacionamento com fornecedores. na qualidade desejada. Administração de Compras Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção (materiais diretos ou produtivos).2. Entender as especificações do solicitante. obedecendo a padrões de quantidade e qualidade Procurar sempre as melhores condições para empresa. Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa Comprar materiais e insumos aos menores preços. Ou para o restante da organização (materiais indiretos ou improdutivos ou auxiliares). Rastreamento do pedido. Período de recebimento .

produtos /serviços de alta qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de compra para cada produto/serviço importante que sejam coerentes com as estratégias de operações. Administração de Compras ‡ A missão do departamento de compras é perceber as prioridades competitivas necessárias para cada produto/serviço importante (baixos custos de produção.2. entregas rápidas e no tempo certo. .

Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. Desenvolver serviços e produtos que dão a uma empresa uma vantagem competitiva. Melhorar o desempenho nos relacionamentos com clientes e fornecedores. ou seja. Por isso muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos Esta função pode ser dividida em sete categorias: 1 2 3 4 5 6 7 Obter o produto certo. no lugar certo. Aumentar a eficiência. na quantidade e qualidade certas e com o menor custo. e Ampliar os lucros. parte integrante da cadeia de suprimentos (suplly chain). . Reduzir custos. Manter o menor estoque possível Melhorar os tempos de ciclos da cadeia de fornecimento.2.1 .A FUNÇÃO DE COMPRAS A função compras é vista hoje como uma parte do processo de logística das empresas.

2.A FUNÇÃO DE COMPRAS O departamento de compras envolve-se nestas atividades quando compra materiais: a) b) c) d) Manter um banco de dados de fornecedores disponíveis Selecionar fornecedores para suprir cada material Negociar contratos de suprimento com fornecedores Agir como intermediário entre a empresa e seus fornecedores .1 .

2. Centralizar ou Descentralizar O volume de operações de compras pode alcançar quantidades apreciáveis e peculiaridades operacionais que recomendem avaliar se todas as compras devam ser feitas em um ponto centralizado.2. ou estabelecer-se em seções de compras separadas para cada unidade de negócios. .

‡ Redução dos custos de transporte ao combinar pedidos e despachar quantidade maior. ‡ Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos. ‡ Evita a concorrência danosa ente os compradores regionais e as disparidades de preços de aquisição de um mesmo material por compradores diversos. ‡ Comprar em quantidades maiores. Centralizar ou Descentralizar Vantagens da centralização em Compras ‡ Permite manter um melhor controle global de materiais e de estoques e coerência das transações financeiras.2. ‡ Combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicação de pedidos. o que pode reduzir os custos.2. . o que pode significar condições e preços melhores.

‡ Maior autonomia funcional das unidades regionais.2. ‡ Permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial. além de permitir um melhor controle das funções e necessidades. pelo conhecimento abrangente do problema pela regional interessada. ‡ Permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução de problemas regionais. . meios de transporte e armazenamento mais próximo da região. assim como melhor conhecimento das fontes de suprimento.2. Centralizar ou Descentralizar Vantagens da descentralização ‡ Exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas necessidades.

‡ Receber mercadoria e verificar se o que foi entregue está de acordo com o pedido. receber e analisar cotações e selecionar o fornecedor correto (mínimo de três cotações). ‡ Aprovar a fatura para o pagamento do fornecedor e ‡ Avaliar a performance do fornecedor. ‡ Emitir pedidos de compra.3. ‡ Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos. emitir solicitações para cotações. Encontrar fornecedores potenciais. . ‡ Determinar o preço correto. ‡ Armazenar e controlar o estoque. ‡ Selecionar fornecedores. O Ciclo de Compras O ciclo de compras consiste em seguir os seguintes passos: ‡ Receber e analisar as requisições de compras.

3. O Ciclo de Compras .

3. vários fatores estão incluídos.1. podem ser divididos em três categorias:. Especificação da Compra A decisão de comprar deve ser considerada de que forma o produto será utilizado. Na compra de um item ou serviço de um fornecedor. devem ser considerados quando as especificações estão sendo desenvolvidas. com que freqüência e quanto estarão dispostos a pagar. .

Especificação da Compra ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Exigência de Qualidade Exigência de quantidade Exigência de preço Época de comprar Exigências funcionais .3.1.

6.3. 4. Burocracia excessiva.2. Especificações incorretas. . Ingerências. Compras de emergências: 2. Falhas dos fornecedores. 3. Execução da atividade em outras áreas. 5. Principais Dificuldades de Compras 1.

garante a qualidade. na análise e melhorias do processo produtivo de seu cliente. em contrapartida.4. abre sua planilha de formatação de custos e preços e. Fornecedores ‡ O fornecedor ajuda no desenvolvimento do projeto do produto. . recebe um contrato de fornecimento por um período normalmente igual ao da vida do produto para o qual foi escolhido o fornecedor. um depende do outro.

o cadastro de material são fichas em une se identificam os fornecedores aprovados dos quais se pode adquirir A necessidade desses dois cadastros é devida a situação em que o comprador desconhece o fornecedor de determinado produto. ou que representam. Fornecedores ‡ O setor de Compras deve possuir dois tipos de cadastro. especificando o material que fabricam. nesse ele deve consultar o cadastro de material. O cadastro de fornecedor reúne fichas de diversos fornecedores.4. um para cada fornecedor e outro para cada tipo de insumo. .

os cancelamentos e as alterações de prazos de entrega. as alterações de preço e condições de pagamento. tendo como finalidade registrar as compras efetuadas. os recebimentos. as devoluções. Fornecedores ‡ Uma excelente fonte de informação sobre a performance do fornecedor e também acompanhar as suas entregas. .4.

3. Quando existem múltiplos pontos de carregamento.4. a proximidade geográfica dos mesmos pode atuar nas oportunidades de consolidação de fretes e na diminuição dos custos de transporte. Seleção de Fornecedores ‡ A sua escolha depende do preço. qualidade. continuidade de fornecimento e localização. .

‡ Fonte múltipla: são utilizados mais de um fornecedor. matéria-prima. visa à criação de uma parceria a longo prazo. ‡ Fonte simples: esta é uma decisão mais elaborada. .4. localização. Seleção de Fornecedores ‡ Fonte única: fornecedor que atenda de forma exclusiva devido ao tipo de produto patenteado. este tipo de fonte oferece concorrência que ocasionam preços mais acessíveis ou melhores serviços.3. ou seja. especificações técnicas. sendo planejada pela organização com o intuito de selecionar um fornecedor para um item quanto existem vários fornecedores.

5. pedidos de cotações e ordens de compra. . Esses instrumentos são fundamentais para os processos de compra. Instrumentos Básicos de Compras ‡ O material de trabalho diário dos departamentos de compra consiste em especificações de materiais. requisições de compra.

Elas autorizam o departamento de compras a comprar os produtos e serviços.5. . o departamento de compras deve ter uma descrição detalhada desse material.Originam-se com os departamentos que usarão os materiais.Para todo bem a ser comprado. Requisições de Compras . Instrumentos Básicos de Compras Especificação de Material .

Data ou programa de entrega. Quaisquer condições especiais do fornecedor. Descontos para pagamento à vista e outros termos de pagamento. e planificação dos departamentos solicitantes. Instrumentos Básicos de Compras ‡ Pedidos de Cotação . Os pedidos de cotações geralmente solicitam o seguinte de cada fornecedor em perspectiva: Preço por unidade e preço total. qualidade. Informações sobre se o fornecedor pagará os encargos de frete. .São preparados pelos departamentos de compras e enviados a fornecedores capazes de cumprir os requisitos de custo.5.

São os mais importantes instrumentos de compra. e representam a obrigação dos compradores de pagar pelos itens .5. Elas são a base da autoridade dos fornecedores para produzirem os produtos ou serviços. Instrumentos Básicos de Compras Ordens de Compra .

6. relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. Ética em Compras ‡ No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. prevalecendo ai interesses outros. são extremamente difíceis. onde prevaleçam os interesses da empresa. . Saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico. ou se a barreira ética foi quebrada.

Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador. A Negociação ‡ Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. . Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo ela é bem mais do que isso.7. Quando numa negociação ambas as partes saem ganhando podemos então afirmar que houve uma boa negociação.

7. A Negociação Basicamente qualquer processo de negociação obedece a seis etapas que precisam ser cumpridas com igual cuidado para que o resultado final seja positivo. dificuldades não superadas em qualquer delas podem comprometer os Objetivos estabelecidos são as seguintes: .

a negociação não deve prosseguir. destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. serviços ou idéias. satisfazer uma necessidade. Esta fase é muito importante. antes de detalharmos nossos produtos. ao contrário. Esse processo estabelece uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são tratadas. . E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se consiga transmitir essa expectativa. ajuda a reduzir a tensão. pois. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade. permitindo que o outro se predisponha a responder às perguntas que fará. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto. A Negociação 1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. Para isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele estará pensando a seu respeito. com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de negociação. teremos alcançado 50% da ação final. 2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão. Uma conversa descontraída. Se. Depois. 3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso só pode se obtido por meio de perguntas objetivas. deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver um problema. não houver concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro.7. mas jamais ameaçadoras. uma vez obtida à anuência do outro.

antes de detalharmos nossos produtos. uma vez obtida à anuência do outro. teremos alcançado 50% da ação final. destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. Uma conversa descontraída. Será melhor deixar a porta aberta para nova oportunidade. não houver concordância nessa fase ou o que tivermos para oferecer não resolver o problema do outro. ajuda a reduzir a tensão. A Negociação 1 Preparação Onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir. Para isso é importante que se reflita a respeito do comportamento presumível do outro negociador e do que ele estará pensando a seu respeito. pois. serviços ou idéias. 3 Exploração É o momento de verificar se a necessidade detectada durante a etapa da preparação é verdadeira e isso só pode se obtido por meio de perguntas objetivas. . 2 Abertura Esta etapa serve para reduzir a tensão. a negociação não deve prosseguir. permitindo que o outro se predisponha a responder às perguntas que fará. deve se esclarecer muito bem que se está ali para resolver um problema. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto. com observações sobre o próprio local e perguntas sobre o companheiro de negociação. Esse processo estabelece uma reciprocidade psicológica em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são tratadas. Se. E muito importante que sempre se espere resultados positivo e que se consiga transmitir essa expectativa. ao contrário. satisfazer uma necessidade.7. Esta fase é muito importante. mas jamais ameaçadoras. Depois.

yEstar alerta para suas necessidades pessoais e do seu negócio.7. yTer mente aberta. da mesma forma que não se descuida das necessidades de seu oponente. para estimular as duas partes a serem mais eficientes na procura de benefícios mútuos desejados. fazer contribuições significativas para alcançar as metas da organização.1. . ySer flexível e capaz de rapidamente definir metas e interesses mútuos. ySer competitivo porque isso pode contribuir. yNão tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado. yAtingir os próprios objetivos e. mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato. Características As características gerais de um bom negociador são: yVer a negociação como um processo contínuo. ao mesmo tempo. yDesenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente.

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