DMS

Processo de Controle de CAPEX

1
DMS
OBJETIVOS:

-Melhorar a comunicação nos projetos de CAPEX

-Evitar desvios de escopo e cronograma

-Padronizar documentação dos projetos

-Garantir o envolvimento de todas as áreas afetadas pelos projetos

2
DMS
Cenário Atual:

-O Módulo DMS já é utilizado na LDC Brasil para controle de projetos;

-O processo implementado para a empresa Brasil não contempla a criação e aprovação de

Documentos antes que o a S.I. e os Elementos PEP estejam criados nos módulos IM e PS;

-Todos os documentos de projeto são anexados a um único documento DMS;

-O Workflow de Aprovação criado para o cenário LDC Brasil realiza a busca de

aprovadores dos documentos através da empresa e centro do Elemento PEP;

3
DMS
Fluxo Processo Atual:

Necessidades do
negócio das
unidades,
business plan

Criação da
SI e Elementos PEP
no SAP

Criação do
Documento de Projeto
no DMS

Aprovação do
Documento de Projeto
via Workflow

4
DMS
Exemplo Cenário Atual:

Atribuição ao Elemento PEP:

Elemento PEP contém Empresa e Centro:

5
DMS
Cenário Proposto:

-Criação de 3 tipos de Documentos novos para controle de Projetos CAPEX:

- Projeto CAPEX;
- Doc. Preliminares;
- Doc. Acompanhamento.

-Os documentos Preliminares e de Acompanhamento serão associados ao documento de

Projeto CAPEX através do campo documento superior;

-Será utilizado o campo Lab./escr. - Laboratório/escritório de engenharia para identificar a

unidade empresarial a qual o projeto CAPEX se refere;

-Sempre quando houver uma modificação em um documento já aprovado, será gerada uma
nova versão do documento e o fluxo de aprovação irá ser iniciado novamente.

-Serão criadas características mestres na classe de Administração de Documentos para

armazenar informações relevantes aos projetos da Biosev que estão contidas apenas nos
arquivos anexos ao documento DMS;

-Será criado um novo Workflow de Aprovação que irá realizar a busca de aprovadores dos
documentos através do campo Lab./escr.;
6
DMS
Fluxo Processo Proposto:

Necessidades do Aprovação dos

negócio das Documentos de
unidades, Acompanhamento no
business plan DMS

Criação do Criação dos

Documento de Projeto Documentos de
CAPEX no DMS Acompanhamento no
DMS

Aprovação do Criação da
Documento de Projeto SI e Elementos PEP
via Workflow no SAP

Criação dos Aprovação dos

Documentos Documentos
Preliminares no DMS Preliminares no DMS

7
DMS
Fluxo Detalhado Processo Proposto:
Necessidades do Construção e Relatório de
SC - Termo Anexo SHE acompanhamento
negócio das montagem
de abertura Emissão da
unidades,
business plan proposta
Cronograma
S.I./S.R Treinamento Operação,
preliminar
Manutenção, Manuais.
Estudos / Ante-projeto
Não Proposta
Aprovada?
D.E Projeto Checklist pré
Projeto CAPEX Sim Pré-comissionamento
básico comissionamento
Business
Não
Case Projeto
Projeto
* Sim Mudou
Executivo

Compras (Suprimentos)
Memorial
* Não
Escopo?

Sim Descritivo
Checklist
Estimativa de custos Comissionamento comissionamento
e prazos
Cronograma Cronogram
Detalhado a detalhado Sim Mudou

Gerenciamento de
Matriz de
Há desvios de
* Escopo?
Não

*
criticidade Sim
mudanças Escopo? Checklist
Entrega entrega
Não
Análise de riscos Checklist
Riscos Inspeção e testes
nos fabricantes Data book: atualização
documentos
DMS Projeto CAPEX
DMS Doc. Preliminares Encerramento
Encerramento de Capex
DMS Doc. Acompanhamento CAPEX

8
DMS
PONTOS IMPORTANTES:

-Como serão criados novos tipos de documento DMS e novo Workflow de aprovação, o
processo existente na LDC Brasil não será impactado;

-Os projetos CAPEX serão criados no DMS sem qualquer vínculo aos projetos do módulo
do PS. Este vínculo deverá ser atualizado manualmente após a criação dos Elementos PEP
no detalhe do documento DMS;

-Não está previsto nenhum desenvolvimento para criação automática de SI ou PEP no SAP
com base nas informações do DMS;

-Documentos de Acompanhamento do Projeto CAPEX após a criação do PEP poderão ser

anexados ao DMS a qualquer momento, porém a real situação do projeto deverá ser
acompanhada no módulo PS;