GESTÃO FARMACÊUTICA

AULA 1: Organização de Farmácias e Drogarias

Você faz ideia de como organizar uma farmácia ou drogaria? Sabe por
onde começar? Quais os detalhes olhar primeiro? Para te ajudar nessa
tarefa preparamos um Guia Completo com absolutamente todos os
passos que você precisa seguir (e fazer) para saber como organizar uma
farmácia e assim ter uma loja muito bem organizada e lucrativa! Continue
a leitura para conferir!

Como organizar uma farmácia do lado de fora

Sem sombra de dúvidas o principal erros dos donos e gestores é começar
organizando a farmácia do lado de dentro. Isso é compreensível pois é no
lado de dentro que os colaboradores estão trabalhando. Mas do ponto de
vista do cliente o lado de fora da farmácia faz total diferença na decisão
de entrar ou não.

Por isso é imprescindível cuidar muito bem da aparência, imagem,

impressão que sua farmácia está passando para as pessoas que estão do
lado de fora! Então comece a como organizar uma farmácia pela
fachada!

O nome da atual da sua farmácia é

mesmo adequado?
Comece analisando o nome da sua farmácia. Existem muitos pontos que
devem ser observados que fazem diferença na percepção que o
consumidor faz da farmácia, apenas pelo nome.
Quando inadequado, além de afugentar potenciais clientes, pode estar em
desconformidade com sua estratégia de marketing (vendas). É
importante organizar uma farmácia também pelo aspecto da sua imagem
aos clientes.

Seja cuidadoso com a imagem que sua

farmácia passa no logotipo!
Ainda falando sobre a imagem da farmácia, mesmo que você tenha um
bom nome para seu estabelecimento, nada vai adiantar se o logo que o
acompanha está inapropriado. Muito além de saber como organizar
uma farmácia, é preciso cuidado com a imagem que a farmácia passa.

Tanto o nome quanto o logo da farmácia precisam passar a mesma

mensagem para o consumidor: estabelecimento de saúde! Felizmente
existem técnicas simples que você mesmo pode aplicar para saber se o
seu atual logo é apropriado para a imagem da sua loja.

Como organizar uma farmácia começando

pela vitrine
Muitas farmácias não costumam ter vitrines para expor os produtos, mas
aquelas que tem devem se preocupar com a estética e a forma de
organizar e expor os produtos.

Isso porquê captar a atenção de quem está passando na rua é o primeiro

passo para fazer o potencial consumidor entrar para “dar aquela
olhadinha” e consequentemente fechar uma venda.

E para potencializar ainda mais o efeito da vitrine causada em quem

está passando pela rua, você pode utilizar estratégias de layout que
visam a criatividade, de forma a ganhar destaque dos demais
estabelecimentos farmacêuticos da sua região.

Como organizar uma farmácia do lado

de dentro?
Agora que já temos um nome e logotipo adequados em conjunto com uma
vitrine organizada que chame bastante a atenção, podemos aprender como
organizar uma farmácia do lado de dentro. Nesse ponto você precisa
cuidar dos seguintes detalhes:

A farmácia está sendo bem iluminada?

A título de curiosidade, você sabia que a visão é um dos principais fatores
que estimulam as pessoas a comprarem? Já notou como as embalagens
são pensadas de forma estratégica para fisgar o olhar dos consumidores?

Pois é, e para que os produtos sejam bem vistos você precisa fornecer
uma boa iluminação no local! Esse é um ponto fundamental de como
organizar uma farmácia, que passa desapercebido.

Escolha a cor da parece certa para

o estabelecimento farmacêutico!
Igualmente importante ao acerto da iluminação é a escolha das
tonalidades para o ambiente de como organizar uma farmácia. A cor das
paredes e também a cor dos uniformes dos colaboradores podem
transmitirem ao consumidor uma sensação de saúde, limpeza, clareza e
conforto.

Tudo isso, além de impactar no aspecto estético, também influencia na

experiência de compra dos consumidores. Então muita atenção na
escolha das cores da sua farmácia!

Compre os móveis certos para expor os

produtos!
Outra preocupação que o dono e gestor de como organizar uma farmácia,
é em relação ao mobiliário. Ele é um dos protagonistas que vão fazer a
diferença nas vendas, afinal de contas, são os móveis responsáveis por
expor os itens que serão comercializados.

Antes de sair comprando qualquer tipo de mobília, é preciso pesquisar os

modelos existentes no mercado, buscando saber quais aqueles se
adequam melhor no espaço que você tem disponível para que possam ser
bem organizados na farmácia.
O som ambiente contribui para uma
boa experiência de compras!
Você deixa ligado o dia inteiro qualquer estação de rádio dentro da
farmácia? Qual a “altura” do volume? Ou ainda, você tem locutores
que fazem o anúncio das ofertas para quem está passando na calçada?

Cuidado com essas ações, pois o som, assim como o cheiro, também tem
o poder de afastar ou atrair os consumidores. Pensando nisso, a farmácia
pode sim usar as estratégias sonoras, mas é preciso conhecer como fazer
isso de forma adequada na hora de saber como organizar uma farmácia.

Como organizar uma farmácia: exposição

dos produtos
Você tem um mix de produto adequado?
Como organizar uma farmácia também está relacionado com os produtos
vendidos! Um sortimento de produtos muito amplo pode acarretar
perdas por vencimento e inchaço do estoque, mas por outro lado um
sortimento muito enxuto pode causar ruptura de estoque e perda de
potenciais nichos de clientes.

Então o que fazer? O ideal é identificar o perfil de compra dos

seus consumidores para compor um mix de produtos equilibrado.

E claro, você precisa conhecer quais são os itens de maior e menor saída
para que eles sempre sejam repostos em tempo hábil, evitando os furos
de estoque. Para isso você pode usar técnicas e metodologias de
classificação de estoque para obter essas informações.

Tenha uma boa gestão de categorias!

Assim que você definir quais produtos vão ser vendidos na farmácia,
eles precisam ser gerenciados, ou melhor dizendo, você precisa fazer
uma Gestão de Categorias.

Já imaginou empilhar todos os produtos sem o menor cuidado com

tamanho, cor, tarja, masculino, feminino, seção, grupo, enfim… como
os consumidores vão encontrar aquilo querem comprar? Por isso é
preciso saber como organizar os produtos na farmácia.
Faça uma exposição adequada para os produtos
Um ponto fundamental para a boa lucratividade na farmácia está na
forma de expor os produtos. E não é para menos, quando um item é mal
trabalhado visualmente sua venda fica comprometida.

Veja só um exemplo: você coloca os produtos líderes de mercado no

“ponto de pega” (altura dos olhos)? Você sabe qual é essa altura? Isso
pode

Como organizar uma farmácia:

processos internos

Tenha uma organização na entrada e na saída

de todos os produtos
Quando os produtos do pedido de compra chegam na farmácia é
necessário ter um Procedimento Operacional Padrão (POP) para fazer o
recebimento, armazenagem e controle de vencimento. E para isso usar o
check-in e o check-out é uma ótima ferramenta para sempre manter a
organização e controle dos itens.

Evite a perda por vencimento através do

controle de lote
Quando não se tem uma organização e controle de lote fica muito fácil
perder medicamentos por prazo de validade. Isso pode ser corrigido
simplesmente ao utilizar um sistema de controle de lote, que pode ser
feito de forma manual ou mesmo automática pelo próprio sistema da
farmácia.

Faça balanço de estoque regularmente

Não existe dúvida sobre a importância do balanço de estoque para manter
o estoque da farmácia sempre organizado.

Entretanto o balanço costuma ser negligenciado por se tratar de um

processo que demanda tempo e recursos, mas quando bem aplicado torna
o estoque físico íntegro ao estoque declarado no software da farmácia.
Então
nunca deixe esse processo fora da sua lista de como organizar
uma farmácia!

Como organizar uma farmácia:

Controle Financeiro
Crie e siga uma rotina financeira organizada
e estruturada
Você mistura as contas da sua empresa com suas contas pessoais? Faz
retiradas do caixa sem qualquer critério? Sabe exatamente o quanto
entrou e o quanto ainda tem para receber? E quais contas devem ser
pagas?

Essas são só algumas perguntas clichês que determinam o sucesso de

uma farmácia ou drogaria. Como organizar uma farmácia está ligado
diretamente com um controle financeiro, sendo o alicerce de qualquer
estabelecimento que visa permanecer e ter sucesso no mercado.

O caixa da farmácia precisa ter uma

rotina organizada para sempre bater!
Na hora de fechar o caixa da sua farmácia sempre costuma acontecer
inconsistências nos valores? Por mais que sejam valores insignificantes
(centavos), ao final do mês essas cifras vão ganhando notoriedades e
podem fazer a diferença no financeiro. Então comece a cumprir uma
rotina de auditoria mais rígida na abertura e fechamento de caixa.

Mantenha os preços dos produtos

sempre atualizado!
O preço de venda dos medicamentos no Brasil é regulado por órgãos
governamentais, por isso você precisa se organizar e sempre seguir os
preços sugeridos pelas Revistas de Preços especializadas, para
conseguir boa margem de lucro sem que isso ultrapasse o teto de preço
estipulado pelo governo.
Faça sempre uma correta precificação
para blindar a margem de lucro
A farmácia precisa saber colocar um preço de venda adequado, sempre
respeitando os produtos monitorados e ao mesmo tempo garantindo
um preço competitivo perante os concorrentes.

E isso pode ser conseguido por meio de uma organização financeira, com
o auxílio das ferramentas de precificação do próprio sistema da farmácia
que auxiliam no processo de como organizar uma farmácia.

Cumpra as obrigações fiscais para evitar multas

e penalidades
Um tema que sempre é “deixado para escanteio” são as obrigações com o
fisco. Não ter uma organização fiscal pode acarretar no pagamento de
mais impostos do que a farmácia deveria fazer.

Já existem soluções integradas ao próprio sistema da farmácia que fazem

a apuração e auditoria da alíquota correta dos tributos que a farmácia
deveria pagar, ajustando os valores corretamente.

Tenha uma política organizada de contas

a receber (cobranças)
Não é comum, mas existem farmácias que oferecem crediários próprios
como estratégia de fidelização para clientes específicos. Nesse contexto é
preciso estabelecer uma organização de contas a receber, e indo mais
além, é também necessário ter uma política de cobranças para evitar uma
taxa crescente de inadimplência.

Como organizar uma farmácia: balcão de Vendas

Tenha um bom sistema para fazer as vendas
Agilidade no atendimento é algo essencial para evitar filas,
conquistar clientes e manter um bom nível de produtividade na
farmácia. Nesse aspecto contar com um adequado software para
farmácia, que ofereça ferramentas e recursos para o atendente
pesquisar preços, consultar
histórico de vendas, perfil do cliente e usar várias telas de vendas,
são exemplos que fazem a diferença na dispensação dos produtos.

Organize sua estratégia de vendas:

ofereça opções de benefícios
Como organizar uma farmácia também passa pelos aspectos que
diferenciam seu estabelecimento da concorrência, como por exemplo os
programas de desconto em medicamentos, que são uma ótima
oportunidade de vendas.

Mantenha uma rígida organização na

dispensação dos medicamentos
controlados
Ao trabalhar com medicamentos controlados a farmácia precisa ter a
ciência que esse tipo de medicamento vai demandar cuidados
especiais. Então seguir uma rotina e ter uma forte padronização no
envio das movimentações de entrada e saída é indispensável para
manter uma organização da farmácia.

Além de que, ao descumprir as rígidas normas sanitárias da ANVISA

a farmácia corre o risco de sofrer duras penalidades.

Ofereça entrega a domicílio rápida e

organizada
Muito além de saber como organizar uma farmácia, é preciso também
organizar as formas de entregas à domicílio. Por exemplo: no seu atual
modelo de negócio, é mais viável oferecer entrega programada ou
entrega imediata? Responder essa pergunta é o começo para saber como
organizar a farmácia para realizar delivery de medicamentos.

Mantenha o cliente fidelizados através de

cartões fidelidade
Ao final de toda primeira venda é sempre o começo de uma relação do
consumidor com a sua farmácia. Manter essa relação duradoura
depende dos benefícios e valor agregado que seu estabelecimento vai
oferecer ao cliente.

Uma opção excelente é usar o próprio cartão fidelidade da farmácia,

podem ser revertidos em benefícios (descontos, troca por produtos, etc.)
mediante
o acumulo de pontos. Pensar em como organizar uma farmácia
também passa pelo pós-venda, pois é a continuidade de vendas
futuras.

Estimule as vendas através da Comissão

para Vendedores
Não basta apenas organizar inúmeras estratégias voltadas para o
consumidor e esquecer de quem está atrás do balcão da farmácia. Também
é preciso saber como organizar uma farmácia de ponto de vista
estratégico, isto é, com comissão para vendedores.

Quando bem feita, esse tipo de estratégia funciona muito

bem, potencializando o faturamento ao final do mês.

Como organizar uma farmácia: planejamento

e gestão
Comece organizando o planejamento do ano
A farmácia (ou qualquer empresa) que começa o ano sem um
planejamento definido, já está cometendo um erro! Isso porquê o
planejamento estratégico vai organizar as ações que serão feitas durante o
ano (mês, semestre, trimestre), mostrando os meios para se alcançar os
objetivos predeterminados. Então sempre planeje o ano para sua farmácia!

Tenha processos organizados e muito

bem definidos
Mesmo que depois de criar uma plano e saber como organizar uma
farmácia, o desafio permanece em cumprir o que foi planejado. E para
isso nada melhor que do definir processos, isto é, o passo a passo de cada
tarefa que será realizada na farmácia por algum colaborador.
Defina metas S.M.A.R.T para todos
os colaboradores
Para alcançar um objetivo é preciso ter metas, certo? Mas o erro
cometido nesse caso é colocar metas inalcançáveis. Existe todo um
método de organização que a farmácia pode adotar na hora de traçar suas
metas, para que as mesmas sejam “palpáveis”, ou melhor dizendo,
possíveis de serem batidas.

Saiba analisar os indicadores de resultado

Após saber como organizar uma farmácia, organizar as metas e criar os
processos que vão permitir cumprir o que foi planejado para o ano da
farmácia, é necessário monitorar constantemente se o que está em
execução está trazendo os resultados esperados.

E nisso temos indicadores específicos que podem guiar o dono ou gestor

da farmácia. Um exemplo sucinto são os demonstrativos DFC e DRE.

Aplique sempre uma Gestão Estruturada

e Organizada na Farmácia
Definitivamente no mercado de varejo farmacêutico não resta lugar para
“achismos”. E para combater esse péssimo hábito somente usando as
boas práticas administrativas.

Nesse sentido o gestor de farmácia precisa manter-se atualizado sobre

as tendências do mercado, além de periodicamente reciclar seus
conhecimentos técnicos e habilidades de liderança.

Organize um plano de treinamento para

os colaboradores
Treinamento eficiente, farmácia lucrativa! Para atingir essa máxima é
indispensável a constância no aperfeiçoamento técnico de toda a equipe
de colaboradores.
E não é qualquer tipo de treinamento que vai trazer bons resultados, por
isso é sempre bom avaliar e organizar um plano de estudos conforme
cada deficiência (no atendimento, precificação, gestão, organização,
operacional) que sua farmácia apresentar.

Tenha um software adequado para organizar

usa gestão
Absolutamente todas as operações de compras e vendas,
movimentações financeiras, pedidos de compras, gestão de estoque,
pagamentos e recebimentos, são feitas por meio de sistema de
automação e gestão.

Nesse ponto você precisa avaliar se as ferramentas que você tem à

sua disposição conseguem atender as regras do seu modelo de
negócios ou gestão.

Como organizar uma farmácia: atendimento

e experiência de compra

Conheça realmente quem é o seu cliente

Você conhece o perfil do consumidor que costuma comprar na sua
farmácia? É um público mais jovem, meia idade ou idoso? Mais
mulheres do que homens? Melhor poder aquisitivo? São algumas
características cruciais para se saber referente ao público alvo da
farmácia.

Só conhecendo bem os consumidores a farmácia pode oferecer uma

melhor experiência de compra, além ter mais clareza na hora de fazer as
estratégias de marketing e planejamento de vendas.

Sua equipe faz um bom atendimento?

Não basta sua farmácia passar uma boa imagem, ter um ambiente
adequado com boa iluminação e expor os produtos de forma adequada, se
a sua equipe de colaboradores não for capaz de prestar um bom
atendimento.
Mais do que conseguir novos clientes é preciso manter os que já são
fiéis ao seu estabelecimento. E para isso, proporcionar um atendimento
de excelência é pré-requisito!

Crie uma experiência única de compra!

Muito se fala sobre a precificação agressiva da concorrência sendo o
“grande vilão” que refuga o crescimento das pequenas e médias
farmácias. Mas se formos analisarmos afundo a realidade é diferente.

Já notou que existem nichos de clientes que dão mais prioridade para o
atendimento, ambiente, conforto, acessibilidade, serviços adicionais, do
que o preço propriamente dito? Então se sua farmácia não consegue
“ganhar no preço”, busque entregar mais valor para o cliente, por meio
de uma experiência de compra única!

Como organizar uma farmácia: divulgação

e promoções

Tudo começa com planejamento! Evite a empolgação de sair fazendo

qualquer tipo de evento sem antes pensar muito bem no real objetivo
que aquela ação vai trazer.

Planeje com antecedência um calendário de

ações na farmácia
Geralmente quando não se tem um calendário de ações, fica muito
complicado orçar custos, mobilizar os colaboradores, fazer a compra
antecipada dos produtos, medir os resultados, e por aí vai… Por isso
prefira sempre ter um planejamento de ações para o ano.

Escolha de ações para as datas âncoras do

varejo
No varejo, de modo geral, os consumidores tendem a comprar mais em
períodos próximos às datas comemorativas e festividades. Nesse contexto
a farmácia pode planejar ações para esses períodos.

Principalmente para produtos específicos que são geralmente mais

usados nessas datas, como por exemplo anticoncepcionais no carnaval e
itens de maquiagem e perfumaria como opções de presentes para datas
especiais (dia das mães e natal).

Organize ações de Marketing Verde

Além de saber como organizar uma farmácia, preservar e contribuir para
o meio ambiente, a farmácia pode também promover ações que visam
contribuir para a comunidade. Através das ações de marketing verde é
possível combinar a promoção de atitudes sustentáveis que a farmácia
está tomando em prol da natureza em virtude da comunidade.

Conclusão

Notou que existem muitos detalhes (que você ainda não tinha percebido)
de como organizar uma farmácia? Então agora é com você! Siga os passos
de forma ordenada e mude de patamar a organização do seu
estabelecimento farmacêutico para ter bons lucros!