Controlo de Armazenagem

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
CENTRO DE EMPREGO E FORMAÇÃOPROFISSIONAL DE BEJA

SERVIÇOS DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL
CURSO: TÉCNICO /A DE CONTABILIDADE –

EFA NS
Formadora: Lélia do Rosário

Carga horaria25h
Data: 29-04-2021
leliamrdf@hotmail.com 2
UFCD 668- Ficheiros de Armazém

e Contas Correntes
1.3- Armazenagem
Armazenagem

Num armazém, é muito importante controlar as

quantidades que existem de cada material em cada
momento.
Há duas formas de efetuar esse controlo, que são
complementares:
• Controlo administrativo das existências;
• Controlo físico dos stocks.

Controlo Administrativo das Existências

• Este tipo de controlo é efetuado recorrendo ao ficheiro de
materiais onde são registadas todas as entradas e saídas

de cada artigo.
• A implementação do ficheiro de materiais e a sua estrutura,
deve ser cuidadosamente estudada, e bem-adaptada ao

movimento que se pretende controlar.
• No entanto, no ficheiro de materiais deve constar, para
cada artigo, os seguintes elementos:

• A codificação do material;
• A designação do material;
• A especificação do material;
• As unidades de compra (de encomenda a fornecedores)
e de utilização (de requisição interna ao armazém) do
material, e respetiva correspondência;
continuação
• O registo das quantidades entradas do material em
armazém, respetivas datas e identificação dos

documentos (guias de entrada);
• O registo das quantidades saídas do material do
armazém, respetivas datas e identificação dos
documentos (requisições, ordens de entrega);
• A quantidade existente em armazém (stock);
continuação
• O último preço de custo unitário;
• O custo médio ponderado;

• O saldo da existência em armazém (valorização da
quantidade física ou do stock).
Gestão Administrativa dos Stocks

A Gestão Administrativa dos Stocks controla os fluxos de
informação e fiabiliza os dados recolhidos, ao mais baixo
custo, através:
• Da gestão eficiente do processo de receção;
• Do registo correto e funcional das movimentações.

Continuação
• Do registo correto e funcional das movimentações
• Do controlo do inventário permanente
• Da gestão eficiente do processo do reaprovisionamento
• Do controlo contabilístico dos stocks.
• Gestão eficiente do processo de receção.

Tarefas específicas para os funcionários do armazém
• Organizar e controlar a entrada e saída de mercadorias
• Efetuar os respetivos registos de entradas e saídas;
• Efetuar inventários de existências,
• Verificar mercadorias transacionadas e fazer os pedidos
necessários à renovação de "stocks";

Continuação
• Receber, conferir, registar a entrada e saída,
• Armazenar e proceder à entrega de produtos,
matérias-primas, mercadorias, equipamentos e

outros artigos.
Recepção

Operação de receção tem por fim tomar conta dos artigos
que são entregues ao armazém. A receção verifica-se
segundo duas perspetivas:
 Quantitativa;
 Qualitativa.

Receção quantitativa
Tem por fim verificar se as quantidades
recebidas correspondem às quantidades

registadas na guia que o deve acompanhar.
Realização das operações

As operações devem efetuar-se no momento da
entrega, ou tão próximo deste quanto possível.
A verificação pode efetuar-se conforme o produto que se
trata, por "contagem" (unidades), por "pesagem" (peso),

por "medição" (volume ou capacidade).
Continuação
• Para o efeito, o rececionista necessita de dispor do
instrumento de medida que melhor se adeqúe a cada

caso. A "contagem", "pesagem" ou "medição" pode ser
exaustiva, verificando a totalidade recebida, ou por
AMOSTRAGEM, quando por qualquer razão não seja
exequível a verificação exaustiva.
Receção qualitativa
• Feita a receção quantitativa, torna-se necessário verificar
se as matérias recebidas estão qualitativamente conforme

as especificações da encomenda. É a função da receção
qualitativa.
• Geralmente, esta receção efetua-se também à chegada
ao armazém de destino, mas pode também ser feita junto

do fornecedor.
Continuação
A receção qualitativa deve ser feita por pessoal
tecnicamente preparado, dispondo do equipamento de

verificação necessário (calibração, aparelhos de ensaio,
balança de precisão, laboratório, etc.)
•
Continuação
Tal como a receção quantitativa, pode ser feita sobre a

totalidade da mercadoria recebida, ou apenas sobre
parte desta – AMOSTRA – devendo esta ser determinada
de forma a oferecer segurança de que é
verdadeiramente significativa do todo (universo).
Controlo físico dos stocks

• O controlo físico de stocks preocupa-se, por um lado,
com a organização do espaço físico ocupado em

armazém e por outro com a conservação e
movimentações necessárias desde a receção dos
materiais, até à sua entrega aos utilizadores internos ou
clientes externos.
•
Continuação
Compreende a definição:
• Do layout de implantação dos armazéns;
• Do plano de arrumação dos materiais;
• Dos meios de movimentação associados;
• Do plano de conservação dos materiais.

As coordenadas de localização

• Trata-se de saber "onde mora" cada item dentro do
armazém, para o podermos arrumar e procurar com

facilidade. O sistema é, em tudo, idêntico ao que
acontece com as pessoas nas cidades, e depende
fundamentalmente da forma como fisicamente está
ordenado o próprio armazém.
Continuação
A Coordenada de Localização é, para todos os efeitos um

código composto por vários elementos em que cada um
deles tem um significado específico. A estrutura a utilizar
não poder ser recomendada porque cada armazém é um
caso.
Continuação
• Daremos um exemplo que ilustrar suficientemente a
questão, a partir do qual se poderão inspirar outras

situações:
Simbologia
A simbologia a inserir no espaço indicado por pode ser
numérica, alfabética ou alfanumérica.
• Procurando uma analogia entre este exemplo e o que se
passa com as coordenadas que permitem localizar uma

morada numa determinada cidade, teríamos:
O Aviamento dos Materiais

• Para o aviamento dos materiais é necessário haver uma
solicitação específica - Requisição ou uma ordem de

entrega (automática) associada a um sistema de
programação de operações.
Definição de aviamento
• Aviamento - É a atividade de entrega do material
requisitado, no local de aviamento ou, o encaminhamento

para o local de utilização, em conformidade com a
programação.

Continuação
• Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para
um estaleiro ou para um subempreiteiro, o que poderá

obrigar a operações de embalagem específica e/ou de
paletização, haverá então uma EXPEDIÇÃO.
Requisições ao Armazém

• As solicitações ao armazém devem ser formais, isto é,
acompanhadas de um documento próprio, a requisição

ao armazém, que este recebe para proceder ao
processamento das saídas dos materiais requisitados,
que a gestão de stocks interpreta como consumos e a
contabilidade classifica como custos.
Continuação
• No aviamento deve o armazém verificar a correção das
requisições de materiais no que respeita às

quantidades, unidades de utilização, códigos dos
materiais e, sobretudo, números de conta de centros
de custos ou de obras que, na contabilidade industrial
suportarão os custos destes materiais.

Aviamentos Programados - Documentos de

ordem de entrega
• Nos aviamentos programados, com emissão de ordens
de entrega, devem ser ordenados os documentos que

dizem respeito a materiais a aviar, e estes devem ser
retirados dos locais de armazenagem, se possível, numa
sequência que evite perdas de tempo nos retrocessos e
em trajetos cruzados.
Processamento de Saídas: Informação de

inventário
• Consumados os aviamentos, os documentos que os
originaram devem ser rubricados pelos funcionários que

os satisfizeram e imediatamente processados para que a
informação de inventário esteja sempre atualizada.
A Expedição dos Materiais
• Há uma expedição de material sempre que o destino é
exterior e, portanto, há transporte de material.

• Expedição - É a atividade que assegura as boas
condições de acondicionamento do material durante o

transporte, assim como o carregamento eficiente do
material no meio de transporte utilizado.
Guia de transporte e guia de remessa

• O material expedido deve ser acompanhado de uma
guia de transporte e de uma guia de remessa (original

e duplicado), que indica o destinatário, o local
convencionado para a entrega e discrimina para cada
item a quantidade expedida do respetivo artigo.
Continuar
• O destinatário, ao rececionar o material, deve
visar o duplicado da guia de remessa e devolvê-

lo ao emissor (expedidor).
Aviamentos Programados - Documentos de

ordem de entrega

• Nos aviamentos programados, com emissão de ordens de
entrega, devem ser ordenados os documentos que dizem

respeito a materiais a aviar proximamente, e estes devem
ser retirados dos locais de armazenagem, se possível,
numa sequência que evite perdas de tempo nos
retrocessos e em trajetos cruzados.
Processamento de Saídas: Informação de

inventário
• Consumados os aviamentos, os documentos que os
originaram devem ser rubricados pelos funcionários que

os satisfizeram e imediatamente processados para que a
informação de inventário esteja sempre atualizada.
1.4 -Arquivo
Arquivo
• O documento é um registo que reproduz ou representa, uma
“coisa” ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou

de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.
• Habitualmente escrito, pode também ter outro suporte material
além do papel – registo em, CD, pen, microfilme, entre outros.

•
Funções do documento
• Representação de um facto ou situação;
• Conservação (subsiste posteriormente ao facto
que lhe deu origem).

Continuação
Destas funções resulta a seguinte classificação:
Documentos de transmissão (informação a transmitir) -
Notas de encomenda, guias de remessa, faturas, ...
 Documentos de posição (informação a conservar) -
Fichas de clientes e fornecedores, contas correntes,

documentos de registos contabilísticos.

Importância dos documentos

• As empresas têm necessidade de recolher
ordenadamente, os documentos que contêm registos

de dados e informações de interesse, garantindo a sua
conservação e, assegurando as consultas provenientes
dos seus diversos sectores.
• Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas
pelo arquivo.
Documentos para arquivo:
Ficheiro de artigos
• Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o
momento, a totalidade de artigos existente em stock e,

para cada um deles:
• Nome do artigo;
• Nomenclatura;
Continuação
• Formas comerciais do produto;
• Propriedades;
• Acondicionamento;
• Utilização na empresa;
• Produtos de substituição;
• Fornecedores possíveis;
• Encomendas passadas.

Ficheiro de artigos
Ficheiro de fornecedores
O Ficheiro de fornecedores deve conter:

• Nome do fornecedor;
• O seu código;
• Números de telefone e de fax;
• Nome do empregado a contactar;
• Principais produtos que fornece;
• Contactos anteriores.
Continuação
Informações diversas:
encomendas realizadas;
 solidez financeira;
 Entre outros.

Exemplo de Ficheiro de Fornecedor

Atualização dos Ficheiros
Para que os ficheiros possam estar atualizados,

torna-se necessário:
No ficheiro de artigos
• Acrescentar uma nova referência;
• Modificar as características que definem um produto
(designação, preço, … );
• Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido;
• Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo;
• Listar todos os artigos triados sob qualquer critério.

No ficheiro de fornecedores
• Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo;
• Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por
qualquer fornecedor;
• Introduzir outras informações relevantes.
Guia de entrada

A guia de entrada é preenchida em * quadruplicado
para distribuir pelos seguintes serviços:
• Gestão de stocks;
• Contabilidade;
• Compras;
• Armazém.
• * Ter em conta a estrutura da empresa

Exemplo de Guia de Entrada

Guia de saída

A guia de saída é preenchida em *quadruplicado
destinada a:
• Serviço requisitante;
• Gestão de stocks;
• Contabilidade;
• Armazém.
* Ter em conta os dep.da empresa

Exemplo de Guia de saída

Ficha de armazém
Alguns cuidados:
• As fichas de armazém (uma para cada artigo existente em
armazém) registam-se as quantidades entradas, as

saídas e os stocks;
• Conferir periodicamente, as quantidades referidas nas
fichas e as existências reais em armazém.

Ficha de Armazém
Ficha de inventário

• Um inventário consiste numa operação de contagem
física dos artigos nas prateleiras do armazém. A todo o

momento deve-se conhecer a posição atualizada dos
stocks para cada referência, em quantidade e por local.
•
Exemplo de Ficha de inventário

Guia de remessa

A guia de remessa constitui o documento de entrega dos
bens a fornecer. Por vezes também se fala em guias de
entrega/receção.
Trata-se de documentos com a mesma função das guias
de remessa e que, portanto, deverão ter o mesmo
conteúdo.

Conteúdos das Guias de Remessa
As guias de remessa devem conter, pelo

menos, os seguintes elementos:
 Nome;
 Firma ou denominação social;
 Sede ou domicílio;
 Número de identificação fiscal do remetente.

Continuação
 Nome;
 Firma ou denominação social;
 Sede ou domicílio;
 Número de identificação fiscal do destinatário ou
adquirente;
 Número e data da guia;
Continuação
 Especificação dos bens, com a indicação das
quantidades;
 Locais de carga e descarga e data e hora de início do
transporte, quando forem utilizadas como documento de

transporte.

Exemplo de Guia de Remessa

Factura
Uma fatura é um documento comercial que representa a

venda aos clientes.
Em geral, a fatura só é emitida para pagamentos ainda não
efetuados (vendas a prazo).
• Nela são discriminados todos os itens comprados na
operação, e por isso, a fatura também é usada como

controlo.
Normas das Faturas
As faturas ou documentos equivalentes devem ser

datados, numerados sequencialmente e conter os
seguintes elementos:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais ou
domicílio e as do fornecedor de bens ou prestador de
serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os
correspondentes números de identificação fiscal dos
sujeitos passivos de imposto.
Continuação
• b) A quantidade e denominação usual dos bens
transmitidos ou dos serviços prestados, com

especificação dos elementos necessários à determinação
da taxa aplicável;
• As embalagens não efetivamente transacionadas, devem
ser objeto de indicação separada e, com menção

expressa de que foi acorda da sua devolução;
Continuação
c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos

incluídos no valor tributável;
d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
e) A data em que os bens foram colocados à
disposição do adquirente, em que os serviços foram
realizados (ou em que foram efetuados pagamentos
anteriores à realização das operações), se essa data não
coincidir com a da emissão da fatura.
As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por

tipografia autorizada ou processadas por
computador, e devem ser:
• Datadas;
• Numeradas sequencialmente;
Continuação
• Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a

fatura for utilizada como documento de transporte),
destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo
do fornecedor (e, quando exista, o triplicado às entidades
fiscalizadoras).
Exemplo de fatura
Arquivo informático

A organização de um bom arquivo informático na

gestão de stocks permite, não só inventariar, mas
também contabilizar, controlar e gerir.
Continuação
Através dele, os serviços requisitantes passam a

automatizar e normalizar as requisições internas de bens
de consumo ao serviço de armazém. O requerente pode
consultar as suas requisições e saber o seu grau de
satisfação.
Vantagens
Há uma melhoria drástica do desempenho do serviço de

armazém, pois a requisição interna em papel deixa de
existir e a informação registada pelo serviço requisitante
passa a estar disponível, automaticamente, no sistema
de gestão de stocks.
•
Continuação
• Toda a gestão económica e física dos stocks
(artigos cuja previsão é serem consumidos pelos

serviços) é efetuada neste suporte.
Gestão eficiente
Ao usar este suporte através de um software, o

serviço de armazém gere as entradas, saídas e
existências dos artigos em armazém, tendo em
conta:
• A receção das requisições internas de artigos dos
serviços;
• A emissão das guias de entrega dos artigos aos serviços;
Continuação
• O controlo das entregas, com imputação de custos aos
serviços;
• A receção dos artigos através de nota de encomenda
efetuada ao fornecedor;
• O controlo das encomendas aos fornecedores e o seu
grau de satisfação;
• A conta corrente dos artigos;
Continuação
• As existências dos artigos e sua valorização;
• A previsão dos consumos;
• A lista de compras a efetuar;
• O nível de stock, para evitar ruturas
• A referenciação física dos artigos no armazém;
• A classificação económica e patrimonial dos artigos de
stock.

• Realização de Trabalho

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UFCD 668- Ficheiros de Armazém

Num armazém, é muito importante controlar as

• Controlo físico dos stocks.

Controlo Administrativo das Existências

materiais onde são registadas todas as entradas e saídas

deve ser cuidadosamente estudada, e bem-adaptada ao

• No entanto, no ficheiro de materiais deve constar, para

cada artigo, os seguintes elementos:

• O registo das quantidades entradas do material em

armazém, respetivas datas e identificação dos

• O último preço de custo unitário;

• O custo médio ponderado;

Gestão Administrativa dos Stocks

• Do registo correto e funcional das movimentações.

• Do registo correto e funcional das movimentações

• Do controlo do inventário permanente

• Da gestão eficiente do processo do reaprovisionamento

• Do controlo contabilístico dos stocks.

• Gestão eficiente do processo de receção.

Tarefas específicas para os funcionários do armazém

• Organizar e controlar a entrada e saída de mercadorias

• Efetuar os respetivos registos de entradas e saídas;

• Efetuar inventários de existências,

• Verificar mercadorias transacionadas e fazer os pedidos

necessários à renovação de "stocks";

• Receber, conferir, registar a entrada e saída,

• Armazenar e proceder à entrega de produtos,

matérias-primas, mercadorias, equipamentos e

Tem por fim verificar se as quantidades

recebidas correspondem às quantidades

Realização das operações

entrega, ou tão próximo deste quanto possível.

A verificação pode efetuar-se conforme o produto que se

trata, por "contagem" (unidades), por "pesagem" (peso),

• Para o efeito, o rececionista necessita de dispor do

instrumento de medida que melhor se adeqúe a cada

• Feita a receção quantitativa, torna-se necessário verificar

se as matérias recebidas estão qualitativamente conforme

ao armazém de destino, mas pode também ser feita junto

A receção qualitativa deve ser feita por pessoal

tecnicamente preparado, dispondo do equipamento de

Tal como a receção quantitativa, pode ser feita sobre a

Controlo físico dos stocks

com a organização do espaço físico ocupado em

• Do plano de arrumação dos materiais;

• Dos meios de movimentação associados;

• Do plano de conservação dos materiais.

• Trata-se de saber "onde mora" cada item dentro do

armazém, para o podermos arrumar e procurar com

A Coordenada de Localização é, para todos os efeitos um

questão, a partir do qual se poderão inspirar outras

passa com as coordenadas que permitem localizar uma

O Aviamento dos Materiais

• Para o aviamento dos materiais é necessário haver uma

solicitação específica - Requisição ou uma ordem de

• Aviamento - É a atividade de entrega do material

requisitado, no local de aviamento ou, o encaminhamento

• Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para