Curso de Ad Gubernamental

DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos bsicos sobre las herramientas legales y tcnicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental, facilitando su compresin.
CONTENIDO GENERAL
Administracin Financiera Aspectos Legales de la Contabilidad Principios y Normas Generales Mtodo de Registro Normas Especficas Prctica Contable
DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO 3
OBJETIVO
Que los participantes conozcan sobre el proceso de integracin del Subsistema de Contabilidad Gubernamental en las reas financiera y presupuestaria de las Unidades Financieras Institucionales.
AREAS DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA Presupuesto Tesorera Crdito Publico Contrataciones Auditoria
PRESUPUESTO
Definicin: Es un instrumento, en el cual se asignan recursos para el cumplimiento de los objetivos establecidos en los fines o funciones de una institucin. El presupuesto ser la herramienta que le permite cumplir con la produccin de bienes y servicios pblicos para la satisfaccin de las necesidades de la poblacin de conformidad al rol asignado al estado en la economa y sociedad del pas.
PRESUPUESTO
1. Programacin 2. Equilibrio 3. Racionalidad 4. Universalidad 5. Transparencia 6. Flexibilidad 7. Difusin
Principios: Son postulados bsicos para que el presupuesto encuentre su pleno desarrollo en todo su proceso
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO POR REAS DE GESTIN: La expresin de cada institucin del sector publico se har en Unidades Presupuestarias las que debern clasificarse en dos tipos: Unidades Presupuestarias de Direccin y Administracin: Comprende las actividades de Direccin Superior y los servicios de apoyo y tipo auxiliar, solamente debe definirse una unidad por cada institucin. Unidades Presupuestarias de Gestin Operativa: Se establecen de acuerdo a los objetivos funcionales y a la razn de ser de cada institucin, se integran a nivel de cada institucin y posteriormente se consolidan en las siete reas.
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PRESUPUESTO
reas de Gestin : (Grandes Propsitos del Sector Pblico) 1. Conduccin Administrativa 2. Administracin de Justicia y Seguridad Ciudadana 3. Desarrollo Social 4. Apoyo al Desarrollo Econmico 1. Deuda Pblica 2. Obligaciones Generales del Estado 3. Produccin Empresarial Pblica
TESORERIA
DEFINICION: Proceso de percepcin, depsito, erogacin, transferencia y registro de los recursos financieros del Tesoro Pblico, a disposicin de las entidades y organismos del Sector Pblico para cancelar obligaciones de conformidad al presupuesto general del Estado.
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TESORERIA
Responsabilidad en el Proceso Administrativo Financiero

1. Ingreso de datos a los auxiliares de Bancos. 2. Manejo de las cuentas bancarias de la institucin 3. Requerimientos de fondos por aportes y transferencias 4. Transferencias de fondos por subvenciones o subsidios 5. Pagos
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TESORERIA
PRINCIPIOS
PRESUPUESTACION UNIDAD DE CAJA La totalidad de los ingresos Las operaciones deben ser se recaudan en caja nica el resultado de una del Estado, sin que estos proyeccin de las fuentes tengan destino especifico de recursos y la utilizacin de los mismos
PRONOSTICO DE CAJA Planificacin del programa PERIODICIDAD de administracin del Las proyecciones se efectivo sobre una base efectan para periodos permanente que propicie la determinados en forma liquidez secuencial y constante
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CREDITO PUBLICO
GENERALIDADES
Tiene como finalidad contribuir con la inversin pblica al logro del crecimiento econmico, social y auto sostenible del pas, procurando en primera instancia utilizar como fuente de financiamiento el ahorro interno y en caso de ser necesario buscar el financiamiento interno y externo, el cual deber ser compatible con la capacidad del endeudamiento y pago del sector pblico no financiero.
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CREDITO PUBLICO
Proceso general del Crdito Pblico
AUTORIZACIN ADMINISTRACIN Y CONTROL
NEGOCIACIN
PRESUPUESTO AMORTIZACIN PAGO DE INTERESES RENEGOCIACIONES, ETC
CONTRATACIN
INVERSIN
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CREDITO PUBLICO
DEUDA PUBLICA
Esta constituida por las obligaciones monetarias que involucran toda forma de instrumentos, ttulo y documentos que comprometan en una misma operacin reembolsos de capital, pago de intereses, comisiones, y/u otros cargos especficos relativos a la operacin de que se trate, tanto directas como indirectas, contradas por el Sector Pblico no financiero, en moneda nacional y/o extranjera, cuyo vencimiento sea superior a un perodo presupuestario. CLASIFICACION DE LA DEUDA PUBLICA Interna Externa Directa Indirecta
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LEY ORGANICA DE ADMINISTRACION FINANCIERA
OBJETIVO
Que los participantes conozcan e interpreten los artculos de la Ley AFI y su Reglamento relacionados con la Contabilidad Gubernamental.
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ART. 1.- OBJETO DE LA LEY La presente Ley tiene por objeto: a) Normar y armonizar la Pblico;
gestin financiera del Sector
b) Establecer el Sistema de Administracin Integrado que comprenda los Subsistemas de Presupuesto, Tesorera, Inversin y Crdito Pblico y Contabilidad Gubernamental
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SECTOR PUBLICO
GOBIERNO CENTRAL rgan rgano o Judicial Legisl at
Caja Mutual del Abogado
DESCENTRALIZADAS GOBIERNO /AUTONOMAS
EMPRESAS PUBLICAS
rgano Ejecutivo
Ministerio Hacienda Ministerio Hospitales Nacionales Salud Ministerios FIES ISNA CSC ISTA CONSEJO VIGILANCIA FOSEP IMPEP
LNB ANDA CEL
Ministerio Publico Fiscalia /PPDH / PGR / CORTE CUENTAS
Asamblea
DGCG MUNICIPALIDADES DEPARTAMENTO NORMATIVO
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ART. 2.Cobertura Institucional
Quedan sujetas a las disposiciones de esta Ley todas las Dependencias Centralizadas y Descentralizadas del Gobierno de la Repblica, las Instituciones y Empresas Estatales de carcter autnomo, inclusive la Comisin Ejecutiva Hidroelctrica del Ro Lempa y el Instituto Salvadoreo del Seguro Social; y las entidades e instituciones que se costeen con fondos pblicos o que reciban subvencin o subsidio del Estado.
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LEY ORGANICA DE ADMINISTRACION FINANCIERA FINALIDAD ESTABLECER, PONER

ART. 7 CREACIN DEL SISTEMA
SISTEMA ADMINISTRACIN FINANCIERO INTEGRADO (SAFI) PROGRAMACIN, DIRECCIN Y COORDINACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS PRINCIPIOS,
EN FUNCIONAMIENTO MANTENER SECTOR PUBLICO Y
ORGANIZACIONES,
NORMAS,
RESUPUESTO, TESORERIA, INVERSION Y CREDITO PUBLICO Y CONTABILIDAD GUBERNAMENT

LEY ORGANICA DE ADMINISTRACION FINANCIERA Establecer mecanismos de coordinacin
Art. 8
de la administracin financiera entre instituciones del sector pblico, para implantar los criterios de economa, eficiencia y eficacia. Fijar la organizacin estructural y funcional de las actividades financieras en las entidades administrativas Establecer procedimientos para generar, registrar y proporcionar informacin financiera til, adecuada, oportuna y confiable, para la toma de decisiones y para la evaluacin de la gestin de los responsables de cada una de las reas administrativas.

Continuacin Establecer como responsabilidad propia de la direccin superior de cada entidad del sector pblico la implantacin, mantenimiento, actualizacin y supervisin de los elementos competentes del sistema de administracin financiera integrado Establecer los requerimientos de participacin activa y coordinada de las autoridades y las unidades ejecutoras del sector pblico en los diversos procesos administrativos derivados de la ejecucin del SAFI
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Art. 9 rgano Rector y Direccin del SAFI
Ministerio de Hacienda Facultad de expedir, a propuesta de las Direcciones Generales Normas de carcter general o especial aplicables a la Administracin Financiera
Art. 10 Componentes del Sistema
Subsistema de Tesorera DGT Subsistema de Contabilidad DGCG Gubernamental DGICP Subsistema de Inversin y Crdito Pblico
DGP Subsistema de Presupuesto

Art. 11 Caractersticas del Sistema
Es la centralizacin normativa y descentralizacin operativa, implica que la responsabilidad de las operaciones financieras en el proceso administrativo, la tienen las unidades ejecutoras.
Art. 12 Ejercicio Financiero Fiscal del Sector Publico


Art. 16 FORMACIN DE LAS UFIS Art. 17 RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES Art. 18 ENVI DE INFORMACIN AL MINISTERIO DE HACIENDA
Art. 19 DOCUMENTOS Y REGISTROS

Subsistema de Contabilidad Gubernamental

Art. 98 DESCRIPCION
Elemento integrador del Sistema de Administracin Financiera, constituido por un conjunto de principios, normas y procedimientos tcnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar toda la informacin referente a las transacciones del Sector Pblico. DGCG 28
DEPARTAMENTO NORMATIVO
Subsistema De Contabilidad Gubernamental

FORMULACION / EJECUCION PRESUPUESTARIA
FLUJO DE FONDO
D.G.P
ESTADO EJECUCION PRESUP.
TRANSFERENCIAS/PE RCEPCION / PAGO
D.G.C.G
RECOPILACION, REGISTRO GENERACION DE INFORMACION
D.G.T
D.G.I.C.P
FINANCIAMIENTO CREDITOS
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

ESTADO RENDIMIENTO ECONOMICO

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Subsistema De Contabilidad Gubernamental

Art. 99 OBJETIVOS
A) Establecer y mantener en cada unidad del sector
pblico un modelo especfico contabilidad y de informacin.
nico
de
B) Proveer informacin de apoyo a la toma de decisiones C) Obtener de las instituciones informacin financiera, til, adecuada, oportuna y confiable D) Posibilitar la integracin de los datos contables del sector pblico en el sistema de cuentas DGCG 30 nacionales DEPARTAMENTO NORMATIVO
Art. 100.- CARACTERISTICA

Centralizacin de la informacin financiera efectos de consolidacin contable para
Descentralizacin de los registros a nivel institucional

Art. 101.- ESTRUCTURA

INTEGRAL
INCORPORACION RECURSOS Y OBLIGACIONES APLICACIN MISMOS PRINCIPIOS Y NORMA
NO EXISTEN SISTEMAS PARALELOS
UNIFORME
UNICO
Art. 102.- ELEMENTOS BASICOS DEL SUBSISTEMA

A) CONJUNTO DE PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TECNICOS B)CONTABILIDAD ESPECIFICA DE LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PUBLICO C) CONSOLIDACION DE LA INFORMACION FINANCIERA D) INFORMES DE ANALISIS FINACIERO/CONTABLE DGCG
DEPARTAMENTO NORMATIVO 32
LEY AFI
PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUSTENTADA
P.C.G.A
CRITERIOS
A) B)
INCLUSION DE OBLIGACIONES
TODOS
LOS
RECURSOS
METODOS QUE PERMITAN ACTUALIZACIONES, ESTIMACIONES
EFECTUAR
C) MANTENER LA IGUALDAD ENTRE LOS RECURSOS Y OBLIGACIONES
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La contabilidad se llevara en moneda de curso legal.
Art. 104 Unidad de medida para el registro

Determinadas instituciones podrn llevar algunos registros en moneda extranjera previa autorizacin.
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Art. 105.- COMPETENCIA DE LA DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Proponer los principios y normas generales Establecer las normas procedimientos tcnicos especificas, plan de cuentas y
Analizar, interpretar e informar a las unidades financieras sobre consultas relacionadas a la normativa contable Aprobar los planes de cuentas y sus modificaciones Mantener registros destinados movimientos contables Preparar estados financieros financiera y presupuestaria a centralizar y consolidar
Ejercer la supervisin en materia de su competencia relacionados con la gestin
Preparar anualmente el informe de la liquidacin del Presupuesto DESCONCENTRACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
ART. 106.-
Idoneidad de los funcionarios y personal.
Los funcionarios y personal del SAFI debern tener la idoneidad profesional para el desempeo de su cargo, el Ministerio de Hacienda establecer los requisitos y velar por su cumplimiento.
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LEY ORGANICA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE LA INFORMACION FINANCIERA

FORMATO Y CONTENIDO ESTADOS FINANCIEROS DE LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PUBLICO INFORMES FINANCIEROS CONSOLIDACION PRESENTACION DE LA INFORMACION FINANCIERA
LEY AFI Art. 107-111 37
REGLAMENTO LEY AFI

DISPOSICIONES DEL SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DEFINICION DE CONCEPTOS BASICOS:

UNIDAD CONTABLE INSTITUCIONAL :
Dependencia de la Unidad Financiera Institucional, responsable de registrar sistemticamente y cronolgicamente las variaciones en la compocisin de los recursos y obligaciones, cuantificables en trminos monetarios, que administran los entes pblicos
CONTADOR:
Funcionario que cumple con los requisitos establecidos en este reglamento y habilitado para ejercer las funciones de direccin de las Unidades Contables Institucionales.
FUNCION CONTABLE CONSOLIDADORA

Actividad que desarrolla la DGCG y los Ramos del rgano Ejecutivo que ejercen funciones de centralizar globalmente movimientos contables de recursos y obligaciones , generados en el mbito publico, con fines de consolidacin
REGLAMENTO LEY AFI

DGCG registrara Recursos y obligaciones Trminos monetarios
De la coordinacin con los Subsistemas del SAFI
Generador de informacin
REGLAMENTO LEY AFI

Art. 189 Competencias adicionales:

Designar a los funcionarios de su dependencia para ejercer funciones de supervisin. Examinar, investigar y velar por el cumplimiento de la normativa y formular observaciones. Establecer, interpretar, analizar e informar de oficio o a requerimiento, toda materia que tenga incidencia en aspectos contables. Formular las observaciones pertinentes a los planes de cuentas y sus modificaciones, cuando no se ajusten al marco doctrinarios (art. 105 Ley AFI) Requerir a las Unidades Contables toda informacin complementaria para asegurar la confiabilidad de los informes de contabilidad. Citar cuando lo estime pertinente a los Contadores de Unidades Contables, para solicitar aclaraciones de la informacin. Proveer la informacin que en materia de contabilidad soliciten los Organismos Internacionales
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REGLAMENTO LEY AFI DISPOSICIONES DEL SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Art. 190 SISTEMA UNICO DE REGISTRO Las autoridades de las instituciones o fondos sern responsables de asegurarse que internamente solo exista un nico sistema para el registro de los recursos y obligaciones. En los convenios o contratos que se celebren en el sector publico, queda prohibido fijar clusulas que obliguen al estado a crear sistemas contables institucionales paralelos, para el manejo de determinados recursos y obligaciones.
REGLAMENTO LEY AFI

Art. 191 Periodo Econmicos de Contabilizacin de los Hechos
Art. 192 Registro del movimiento contable institucional

PREVIO AL REGISTRO DEL DEVENGADO SE DEBERA CONSIDERAR EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO UNA FORMA DE AFECTAR EL COMPROMISO PRESUP. ES EL DEVENGAMIENTO DEL HECHO ECONOMICO.
Art. 193 contables
Soporte de los registros
Art. 194 Cierre del movimiento contable Art. 195 institucionales Informes contables
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REGLAMENTO LEY AFI DE LAS UNIDADES Y SISTEMA CONTABLES

Art. 196 INSTITUCIONALES DE LAS UNIDADES CONTABLES
Las actividades relacionadas con la contabilidad gubernamental, sern realizadas por las unidades financieras institucionales.
UFI REGISTRO CONTABLE
Las instituciones o fondos que dependen del rgano Ejecutivo, obligadas a llevar contabilidad podrn establecer sistemas contables destinados a la consolidacin.
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REGLAMENTO LEY AFI FUNCIONES DE LAS UNIDADES CONTABLES

Disear el sistema de contabilidad de acuerdo a los requerimientos internos Someter a la aprobacin cuentas de la DGCG sus planes de
Registrar diaria y cronolgicamente todas las transacciones Preparar informes para los tomadores de decisiones, los cuales deben contener informacin suficiente, fidedigna y oportuna
REGLAMENTO LEY AFI Continuacin

Establecer mecanismos de control interno para asegurar el resguardo de del patrimonio estatal y la confiabilidad e integridad de la informacin. Preparar informes del movimiento contable en forma, contenido y plazo que establezca la DGCG. Proporcionar la informacin requerida por la DGCG
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REGLAMENTO LEY AFI Responsabilidad de las unidades financieras institucionales en el rea contable
Responsabilidad de las Unidades Contables
Autorizacin del funcionamiento de Unidades Contables
Descentralizacin de Registros Contables
Concentracin geogrfica de Unidades Contables

De los funcionarios de la Unidad Contable y de la formacin en Contabilidad Gubernamental
Idoneidad para el desempeo del cargo Condicin previa al nombramiento
Capacitacin de funcionarios
Actualizacin para Contadores

MANUAL TECNICO SAFI
mbito de Aplicacin
Ser aplicable a las Unidades Financieras Institucionales de las entidades e instituciones del sector publico comprendidas en el articulo 2 de la Ley AFI. Instituciones Descentralizadas no subvencionadas. Empresas Publicas Municipalidades ( en los apartados de su competencia.
MANUAL TECNICO SAFI
SAFI I SICGE SICGC SAFIMU II
Software
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MANUAL TECNICO SAFI
Instructivos Circulares Guas Tcnicas Manuales
Documentos Tcnicos
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CATALOGO Y TRATAMIENTO GENERAL DE CUENTAS
Estructura Listado de Cuentas

NIVELES TITULO GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA ANALITICO SUB ANALITICO SUB SUB ANALITICO ESTRUCTURA 9 99 999 999-99 999-99-999 Esta estructurado de acuerdo a los hechos econmicos, y el nico organismo facultado para modificar, eliminar y conceptualizar niveles es la DGCG
999-99-999-999 999-99-999-999-999 999-99-999-999-999-999

IDENTIFICACION DE LOS NIVELES CONTABLES

2 21 211 22 221 23 231 24 241 25 251 RECURSOS FONDOS DISPONIBILIDADES INVERSIONES FINANCIERAS INVERSIONES TEMPORALES INVERSIONES EN EXISTENCIAS EXISTENCIAS INSTITUCIONALES INVERSIONES EN BIENES DE USO BIENES DEPRECIABLES INVERSIONES EN PROYECTOS INVERSIONES EN BIENES PRIVATIVOS
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Continuacin
IDENTIFICACION DE LOS NIVELES CONTABLES

4 41 412 42 422 OBLIGACIONES CON TERCEROS DEUDA CORRIENTE DEPOSITOS DE TERCEROS FINANCIAMIENTO DE TERCEROS ENDEUDAMIENTO DE TERCEROS
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Continuacin IDENTIFICACION DE LOS NIVELES CONTABLES

8 81 811 812 819 83 831 832 833 85 851 852 855 OBLIGACIONES PROPIAS PATRIMONIO ESTATAL PATRIMONIO RESERVAS DETRIMENTO PATRIMONIAL GASTOS DE GESTION GASTOS DE INVERSIONES PUBLICAS GASTOS PREVISIONALES GASTOS EN PERSONAL INGRESOS DE GESTION INGRESOS TRIBUTARIOS INGRESOS DE SEGURIDAD SOCIAL INGRESOS FINANCIEROS Y OTROS

CONCEPTUALIZACION
2 RECURSOS Es el total de los bienes y derechos que administran las instituciones del sector publico. 21 FONDOS Son las disponibilidades de fcil realizacin, anticipos de fondos y Deudores Monetarios destinados a las actividades institucionales o a cumplir fines especficos.
22 INVERSIONES FINANCIERAS
Son los fondos colocados en ttulos valores, constituido por las inversiones temporales, permanentes, en prstamos, intangibles e inversiones no recuperables adems comprende los deudores financieros por convenios u otros derechos pendientes de percibir.
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2 RECURSOS CONCEPTUALIZACION
23 INVERSIONES EN EXISTENCIAS
Representa el valor de los bienes producidos o adquiridos destinados para la formacin de Stock, venta o transformacin, as como de las existencias de produccin en proceso.
24 INVERSIONES EN BIENES DE USO
Son los bienes depreciables y no depreciables propiedad de los entes pblico, que se adquieren o Construyen con el propsito de utilizarlos en las actividades productivas y administrativas institucionales. 25 INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS Representa el valor de las inversiones en infraestructuras privativas para el funcionamiento de las entidades pblicas y las inversiones para el desarrollo social, fomento y otros que se consideran de uso pblico. Continuacin

4 CONCEPTUALIZACION OBLIGACIONES CON TERCEROS Constituye las deudas y obligaciones que se mantienen con terceros , derivados de hechos pasados, exigibles al Estado de acuerdo a su valor convenido. 41 DEUDA CORRIENTE Comprende los compromisos monetarios devengados, as como las obligaciones por fondos a rendir cuenta recibidos de terceros por bienes o servicios futuros a suministrar. Sin que constituyan derechos monetarios institucionales. 42 FINANCIAMIENTO DE TERCEROS Son las obligaciones que provienen del endeudamiento del Estado, contradas mediante prestamos provenientes de fuentes nacionales o del exterior, destinadas al financiamiento de las inversiones de las entidades y organismos del Sector Publico, y los acreedores por pagos provisionales u otras obligaciones por pagos futuros
Continuacin

CONCEPTUALIZACION 8 OBLIGACIONES PROPIAS Comprende el compromiso que las instituciones tienen con el Estado, las cuales se reflejan en las cuentas de Patrimonio Estatal, Gastos de Gestion e Ingresos de Gestion. 81 PATRIMONIO ESTATAL Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee una entidad publica incluyendo las reservas, supervit y las disminuciones temporales en los recursos que afectan al patrimonio. 83 GASTOS DE GESTION Son las erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas no recuperables para adquirir los medios y recursos necesarios en la realizacin de las actividades financieras, econmicas o sociales del ente publico 85 INGRESOS DE GESTION Comprende los diversos ingresos que se perciben de acuerdo con la actividad financiera econmica y social que desarrolla el ente publico durante un periodo determinado. Continuacin
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OBJETIVO
Que los participantes conozcan el marco conceptual de la tcnica contable gubernamental.
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PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
1. ENTE CONTABLE 2. MEDICION ECONOMICA 3. DUALIDAD ECONOMICA 4. DEVENGADO 5. REALIZACION 6. COSTO COMO BASE DE VALUACION 7. PROVISIONES FINANCIERAS 8. PERIODO CONTABLE 9. EXPOSICION DE INFORMACION 10.EXISTENCIA PERMANENTE 11.CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES 12.CONSISTENCIA
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ENTE CONTABLE Este principio determina que el sector pblico llevar contabilidad de los recursos y obligaciones que administra, tanto a nivel global como de cada una de las instituciones o fondos legalmente creados, segn lo determinen las leyes o las autoridades competentes.
MINISTERIAL
GUBERNAMENTAL
MEDICION ECONOMICA
La Contabilidad Gubernamental registrar con imparcialidad todo recurso y obligacin susceptible de valuar en trminos monetarios, reduciendo los componentes heterogneos a una expresin comn, medidos en moneda de curso legal, salvo autorizacin expresa en contrario.
DUALIDAD ECONOMICA
La Contabilidad Gubernamental reconocer la igualdad entre los recursos disponibles y las fuentes de financiamiento de los mismos. RECURSOS = OBLIGACIONES
DEVENGADO
La Contabilidad Gubernamental registrar los recursos y obligaciones en el momento que se generen, independientemente de la percepcin o pago de dinero, y siempre que sea posible cuantificarlos objetivamente.
REALIZACION
El principio determina que los resultados econmicos para medir la relacin costos y gastos con los ingresos que se generan, sern registrados en la medida que se haya cumplido con la norma jurdica vigente y/o la prctica de general aceptacin en el campo comercial, como asimismo teniendo en consideracin los posibles efectos futuros de los hechos econmicos.
COSTO COMO BASE DE VALUACION El principio precisa que toda transaccin se contabiliza al precio acordado al momento de formalizar el hecho econmico entre las partes involucradas, excluyendo toda posible incorporacin de un valor diferente al pactado, situacin que no significa desconocer la existencia y procedencia de otros criterios en casos de excepcin.
PROVISIONES FINANCIERAS
El principio reconoce como mecanismo contable plenamente vlido registrar ajustes peridicos que permitan depurar y actualizar los valores que muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada razonabilidad en la presentacin de la informacin contable.
PERIODO CONTABLE
La Contabilidad Gubernamental definir intervalos de tiempo para dar a conocer el resultado de la gestin presupuestaria y situacin econmicafinanciera, que permitan efectuar comparaciones vlidas.
2000 1 8 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
EXPOSICION DE LA INFORMACION
El principio obliga a quienes preparan estados contables a suministrar en stos toda informacin esencial y adicional que permite a quienes la reciban una adecuada interpretacin de la gestin econmicofinanciera y presupuestaria.
EXISTENCIA PERMANENTE
El principio precisa que toda entidad obligada a llevar contabilidad tiene continuidad en el tiempo, excepto que una disposicin legal establezca existencia temporal o disolucin de la misma.
CUMPLIMIENTO DE DISPOCIONES LEGALES

Este principio tiene como finalidad precisar que frente a diferencias que puedan originarse entre la normativa tcnica que se establezca para la Contabilidad Gubernamental y las disposiciones legales, prevalecern estas ltimas an cuando sean contrarias a los criterios tcnicos generalmente aceptados en el campo contable.
CONSISTENCIA La Contabilidad Gubernamental estar estructurada sistemticamente sobre bases consistentes de integracin, unidad y uniformidad.
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NORMAS GENERALES
1.INSTRUCCIONES CONTABLES 2.ACATAMIENTO DE NORMAS LEGALES 3.EXCLUSION CONTABLES DE ESTIMACIONES PRESUPUESTARIAS 4.IMPORTANCIA RELATIVA DE LOS HECHOS ECONOMICOS 5.PERIODO DE CONTABILIZACION DE LOS HECHOS ECONOMICOS 6.ESTRUCTURACION DE SISTEMAS CONTABLES 7.AJUSTE DE LOS HECHOS ECONOMICOS CONTABILIZADOS ERRONEAMENTE 8.CRITERIO PRUDENCIAL
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NORMAS GENERALES
INSTRUCCIONES CONTABLES Las instrucciones que imparta la Direccin General de Contabilidad Gubernamental, en uso de las facultades que le confieren la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Estado (AFI) y su Reglamento, sern de carcter obligatorias para todas las instituciones comprendidas en el Art. 2 de la Ley AFI responsables de llevar contabilidad gubernamental. Las dudas que existan respecto a la contabilizacin de hechos econmicos o acerca de la interpretacin de los principios, normas y procedimientos tcnicos que se establezcan, sern resueltas por la Direccin General de Contabilidad Gubernamental, para cuyo efecto actuar de oficio o a requerimiento de las unidades contables.
NORMAS GENERALES
ACATAMIENTO DE NORMAS LEGALES
Las normas legales contenidas en la Constitucin de la Repblica y las dems Leyes aplicables al Proceso Administrativo Financiero del Sector Pblico tendrn primaca sobre las normas contables. En caso de discrepancia deber aplicarse la norma legal, an cuando sea contraria a las prcticas contables de general aceptacin; en cualquier caso, ser la Direccin General de Contabilidad Gubernamental quien establecer el criterio tcnico de aplicacin de la disposicin legal.
NORMAS GENERALES
EXCLUSIN CONTABLE DE ESTIMACIONES PRESUPUESTARIAS

El Subsistema de Contabilidad Gubernamental excluye toda posibilidad de registrar contablemente estimaciones presupuestarias, en tanto los hechos econmicos no se generen, debiendo cumplir stos con las reglas y fundamentos que establecen los principios y normas contables. No obstante, el diseo del subsistema de contabilidad deber considerar los mecanismos tcnicos que hagan factible la confrontacin de los movimientos contables con las proyecciones presupuestarias. Las dudas sobre las asociaciones contables y presupuestarias sern resueltas por la Direccin General de Contabilidad Gubernamental, excepto que se trate del alcance tcnico de algn concepto presupuestario en cuyo caso resolver la Direccin General del Presupuesto.
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NORMAS GENERALES
IMPORTANCIA RELATIVA DE LOS HECHOS ECONMICOS Los principios, normas y procedimientos tcnicos que establezca el Subsistema de Contabilidad Gubernamental debern aplicarse con sentido prctico, siempre y cuando no se distorsione la informacin contable, o bien, que el costo de registrar tcnicamente los hechos econmicos no sea superior a los beneficios de la informacin que se pudiera obtener.
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NORMAS GENERALES
PERIODO DE CONTABILIZACIN DE LOS HECHOS ECONMICOS El perodo contable coincidir con el ao calendario, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre de cada ao. El devengamiento de los hechos econmicos deber registrarse en el perodo contable en que se produzca, quedando estrictamente prohibida la postergacin en la contabilizacin de las operaciones ejecutadas. En consecuencia, no es aceptable ninguna justificacin para dejar de cumplir con lo dispuesto en esta norma, as como registrar en cuentas diferentes a las tcnicamente establecidas segn la naturaleza del movimiento.
NORMAS GENERALES
ESTRUCTURACIN DE SISTEMAS CONTABLES INSTITUCIONALES Las instituciones obligadas a llevar contabilidad sern responsables de disear, optimizar y registrar en sus propios sistemas contables, de acuerdo con la organizacin administrativa determinada por las leyes o autoridades competentes y las necesidades de informacin interna, todo ello dentro del marco doctrinario que establezca la Direccin General de Contabilidad Gubernamental. El sistema deber, adems, estructurarse en armona con los principios de control interno que aseguren la confiabilidad en el registro de los hechos econmicos y el acatamiento de las normas legales.
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NORMAS GENERALES
AJUSTE DE LOS HECHOS ECONMICOS CONTABILIZADOS ERRNEAMENTE Los hechos econmicos contabilizados errneamente, a nivel institucional, se regularizarn con SIGNO NEGATIVO, cuando las normas contables especficas as lo determinen; en caso contrario, deber efectuarse la reversin del movimiento contable de conformidad a la tcnica contable de general aceptacin.
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NORMAS GENERALES
CRITERIO PRUDENCIAL En las situaciones que no exista pronunciamiento alguno o que no se encuentren explcitamente claras en los principios o normas contables referente a la medicin, cuantificacin y presentacin de los hechos econmicos, ser necesario utilizar cierto grado de criterio prudencial para realizar los juicios necesarios que se apeguen al marco legal y tcnico de la Contabilidad Gubernamental.
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OBJETIVO
Que los participantes conozcan y practiquen el mtodo bsico de registro
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CONCEPTO DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Tcnica destinada a captar, clasificar, registrar, resumir, comunicar e interpretar la actividad econmica, financiera, administrativa, patrimonial y presupuestaria del Estado.
ECUACIN DEL BALANCE R = OT + OP Recursos = Obligaciones con Terceros + Obligaciones Propias Representado en esquema de cuenta lo hacemos as: CARGOS DEBE RECURSOS 500,000.00 ABONOS HABER = OBL. CON TER. + OBLPROPIAS 150,000.00 + 350,000.00
REGLAS DE CARGO Y ABONO

RECURSOS OBLIGACIONES CON TERCEROS OBLIGACIONES PROPIAS 21/22/23/24/25 41/42/
CARGOS ABONOS CARGOS ABONOS CARGOS ABONOS
DEUDORA
ACREEDORA
DEUDORAS/ACREEDORAS
(+)
(-)
(-)
(+)
(-)
(+)
Se hacen cargos para: Aumentar los Recursos Disminuir las Obligaciones con Terceros Disminuir las Obligaciones Propias Se hacen abonos para: Disminuir los Recursos Aumentar las Obligaciones con Terceros Aumentar las Obligaciones Propias
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CUENTAS DE RESULTADO
Las cuentas de resultado son las que nos permiten conocer si la empresa ha obtenido ganancia o prdida en el perodo, stas afectan al final del ejercicio el saldo del capital, por lo que son consideradas tambin cuentas de capital, resumiendo podemos clasificarlas en: 1-Cuentas de Gastos 2-Cuentas de Ingresos
(83) GASTOS
CARGOS ABONOS
(85) INGRESOS
CARGOS ABONOS
(+)
(-)
(-)
(+)
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PARTIDA DOBLE
En cada operacin que se efecta, los elementos del Balance varan, ms no por ello deja de subsistir la igualdad numrica entre los Recursos y la suma de las Obligaciones, ya que si la operacin aumenta uno de los valores de los Recursos, forzosamente dicha variacin debe quedar compensada con un aumento en cualquiera de los elementos de las Obligaciones, o una disminucin en los mismos Recursos. Si por el contrario, la operacin realizada aumenta uno de los elementos de las Obligaciones, dicha variacin quedar compensada con un aumento en los Recursos o una disminucin en las mismas Obligaciones. Esta compensacin entre los elementos del Balance es la base de la partida doble.
RECURSOS D (+) (+) H 100 (-)
OBLIGACIONES D 100 (-) H (+) (+)
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FORMA DE REGISTRO DE LAS OPERACIONES
Debido a que la Contabilidad Gubernamental utiliza un mtodo de registro acumulado, al momento de registrar una operacin se crean dos momentos un devengamiento y percepcin en el caso de los ingresos y devengamiento y pago en el caso de los gastos. En materia de gastos, el momento del devengado, es aquel en que se ejecuta el presupuesto y se genera una obligacin de pago a favor de terceros por la recepcin de los bienes o servicios adquiridos por la entidad, el vencimiento de la fecha de pago de las obligaciones adquiridas por financiamiento, pago de salarios, inversiones en proyectos, etc. Para ello hacemos uso de los Acreedores Monetarios.
MTODO ACUMULADO
INGRESOS (DEUDORES MONETARIOS) 1) DEVENGAMIENTO (DERECHO PERCIBIR RECURSOS) 2) PERCEPCIN (DERECHO DE COBRO) EJECUTA EL PRESUPUESTO 1) 2) GASTOS (ACREEDORES MONETARIOS) DEVENGAMIENTO (COMPROMISO DE PAGO) PAGO (OBLIGACIN DE PAGO) EJECUTA EL PRESUPUESTO
DISPONIBILIDADES
(+) (-)
213 DEUDORES
(+) (-)
413 ACREEDORES
(-) (+)
85 INGRESOS
(-) (+)
83 EGRESOS
(+) (-)
85
EJEMPLOS:
CODIGO 21312 21312 XXX 85803 85803099 CONCEPTO D.M. x Tasas y Derechos Institucin Z Derechos Derechos Diversos TOTAL
INGRESOS
DEBE HABER
1,000.00
1,000.00 1,000.00 1,000.00
A) En fecha 10 de enero la tesorera nos reporta documentacin por cobro de derechos diversos por valor de $ 1,000.00.
B) Se recibe documentacin en fecha 11 de enero la tesorera remite hoja de remesa No. 04173 por valor de $ 1,000.00 en concepto de percepcin por permisos de circulacin.
CODIGO 21109 21109XXX 21312 21312XXX
CONCEPTO Bancos Comerciales M/D Bco. Agricola Comercial D.M. x Tasas y Derechos Institucin Z TOTAL
DEBE
HABER
1,000.00
1,000.00 1,000.00 1,000.00

86
EJEMPLOS: A)Se adquieren materiales elctricos por un monto de $600.00. La Empresa Gacela S.A. de C.V. concede crdito a 30 das.
CODIGO 41354 41354XXX 21109 21109XXX
EGRESOS
CODIGO 83413 83413004 41354 41354XXX CONCEPTO Materiales de Uso y Con. Materiales Elctricos A.M.Adq.Bienes Servicios Emp. GACELA S.A.C.V TOTAL DEBE HABER 600.00 600.00 600.00 600.00 DEBE HABER
CONCEPTO A.M.Adq.Bienes Servicios Emp. GACELA S.A.C.V Bancos Comerciales M/D Bco. Agricola Comercial TOTAL
600.00
600.00 600.00 600.00
B) Se cancela factura a la Empresa Gacela, S.A. de C.V., por $600.00
87
INVERSIONES EJEMPLOS:
CODIGO 22203 CONCEPTO Depsitos a Plazo en el Sector Financiero en el Interior Depsitos a Plazo A.M. x Inversiones Financieras Pro-Crdito TOTAL 6,000.00 6,000.00 6,000.00 6,000.00 DEBE HABER
Se efecta depsito por $6,000.00 a 22203001 plazo fijo mayor de un ao en institucin 41363 financiera del pas. 41363
FINANCIAMIENTO
Se recibe documentacin que ampara ingresos por prstamo bancario por un monto de $100,000.00 a la institucin.
CODIGO 21331 21331XXX 42219 42219001 CONCEPTO D.M. x Endeudamiento Pblico Banco Salvadoreo Emprstitos de Empresas Privadas Financieras Emprstitos de Empresas Privadas Financieras TOTAL DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO 25,000.00 25,000.00 25,000.00 88 25,000.00 DEBE HABER
1. CONTENIDO DE LAS CLASIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

01 011 999 RUBRO DE AGRUPACION CUENTA PRESUPUESTARIA 999
EGRESOS
99
011 01 OBJETO ESPECIFICO INGRESOS 99

11 12 13 14 15 16 21 22 31 41 IMPUESTOS 51 TASAS Y DERECHOS 53 CONTRIBUCIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL 54 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 55 INGRESOS FINANCIEROS Y OTROS 56 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 61 VENTA DE ACTIVO FIJO 62 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL 63 ENDEUDAMIENTO PUBLICO 71 INGRESOS POR CONTRIBUCIONES81 ESPECIALES
REMUNERACIONES PRESTACIONES DE LA SEGURIDAD SOCIAL ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS GASTOS FINANCIEROS Y OTROS TRANSFERENCIAS CORRIENTES INVERSIONES EN ACTIVOS FIJOS TRANSFERENCIAS DE CAPITAL INVERSIONES FINANCIERAS AMORTIZACIN DE ENDEUDAMIENTO TRANSFERENCIAS CONTRIBUCIONES ESPECIALES
89
2. ASOCIACION PRESUPUESTARIA Y CONTABLE

PRESUPUESTO RUBROS PRESUPUESTARIOS CONTABILIDAD CUENTAS DE LOS SUBGRUPOS DEUDORES Y ACREEDORES MONETARIOS
CUENTA Y OBJETO ESPECFICOS PRESUPUESTARIA

RUBRO INGRESO CUENTA PRESUPUESTARIA OBJETO ESPECIFICO RUBRO EGRESO CUENTA PRESUPUESTARIA OBJETO ESPECIFICO
CONTRA CUENTAS CONTABLES DERECHOS O COMPROMISOS 14 MONETARIOS DEVENGADOS 213 14

858 05 858 05 001
141 141 01 51 511 511 01
413 51 833 01 833 01 001 90
3.CLASIFICACIN PRESUPUESTARIA DE INGRESOS Y CUENTAS DE DEUDORES MONETARIOS

CUENTAS SUBGRUPO DEUDORES MONETARIOS (D.M.) 213 213 1 4 213 16 CONTRACUENTAS (ABONOS) CUENTA CONTABLE 858 05 858 05 001 856 03 856 03 001
RUBROS PRESUPUESTARIOS 14 16
CUENTA PRESUPUESTARIA 141 141 01 161 161 01

91
4.CLASIFICACIN PRESUPUESTARIA DE GASTOS Y CUENTAS DE ACREEDORES MONETARIOS

CUENTAS SUBGRUPO ACREEDORES MONETARIOS (A.M.) 413 413 51 413 54 CONTRACUENTAS (ABONOS) CUENTA CONTABLE 833 01 833 01 001 834 01 834 01 001
RUBROS PRESUPUESTARIOS
51 54 CUENTA PRESUPUESTARIA 511 511 01 541 541 01
92
DETERMINACION DEL MOVIMIENTO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DE INGRESOS

NIVEL PRESUPUESTARIO 51 511 REMUNERACIONES NIVEL CONTABLE 413 51 REMUNERACIONES A.M. X
REMUNERACIONES833 01 PERMANENTES PERSONAL
REMUNERACIONES PERMANENTE
511 01 SUELDOS 413 51

50.00 30.00 15.00 95.00 50.00 30.00 15.00 95.00
833 01 001 SUELDOS 833 01 001

50.00 30.00 15.00 95.00
211 09
50.0 0 30.0 0 15.0 0 95.0 0
93
EFECTO PRESUPUESTARIO/CONTABLE INGRESOS

11 12 13 14 15 16 22 IMPUESTOS TASAS Y DERECHOS CONTRIBUCIONES A LA SEG. SOC VENTA DE BIENES Y SERVICIOS INGRESOS FINANCIEROS Y OTROS TRANSFERENCIAS CORRIENTES TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
P A T R I M O N I O R E C U R S O S OBLIGACIONES
14 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 21 VENTA DE ACTIVOS FIJOS 23 RECUP. INVERSIONES FINANC. 31 ENDEUDAMIENTO PUBLICO
PRESUPUESTO DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO
CONTABILIDAD
94
EFECTO PRESUPUESTARIO/CONTABLE EGRESOS

51 53 54 55 56 62 REMUNERACIONES PRESTACIONES DE SEG. SOCIAL ADQUISICIONES DE BIENES Y SERV. GASTOS FINANCIEROS Y OTROS TRANSFERENCIAS CORRIENTES TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
P A T R I M O N I O R E C U R S O S
54 ADQUISICIONES DE BIENES Y S. EXIST. 61 INVERSIONES EN ACTIVO FIJO 63 INVERSIONES FINANCIERAS 71 AMORTIZACIN ENDEUDAMIENTO PUB.
OBLIGACIONES
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
95
96
Interpretar el contenido de las normas especificas y desarrollo de ejercicios prcticos.
97
NORMAS ESPECIFICAS
1. NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES 2. NORMAS SOBRE DEUDORES Y ACREEDORES MONETARIOS 3. NORMAS SOBRE TRANSFERENCIA DE FONDOS 4. NORMAS SOBRE INVERSIONES EN ACTIVOS INTANGIBLES 5. NORMAS SOBRE INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION 6. NORMAS SOBRE DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACION
98
NORMAS ESPECIFICAS
7. NORMAS SOBRE INVERSIONES EN PROYECTOS 8. NORMAS SOBRE RETENCIONES DE IMPUESTOS 9. NORMAS SOBRE DETRIMENTOS PATRIMONIALES 10. NORMAS SOBRE CIERRE Y APERTURA DE CUENTAS 11. NORMAS SOBRE ESTADOS FINANCIEROS BASICOS 12. NORMAS SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE
99
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 1.CONCEPTUALIZACION DE LAS AGRUPACIONES
En el Subsistema de Contabilidad Gubernamental, los hechos econmicos debern agruparse de acuerdo con los requerimientos de informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones. La Direccin General de Contabilidad Gubernamental establecer las agrupaciones que tendrn el carcter de obligatorias en los diseos contables institucionales. Lo anterior, es sin perjuicio que en el diseo de los sistemas contables institucionales se puedan ampliar o incorporar codificaciones propias de los requerimientos de informacin interna. Las agrupaciones de datos de carcter obligatorio estarn clasificadas en dos grupos: aquellas destinadas a identificar hechos econmicos de igual naturaleza y las asociadas a una cuenta contable en particular. En la primera se encuentran las codificaciones de identificacin institucional, numero de partida, fecha de registro, agrupacin operacional, tipo de movimiento, fuente de recursos, proyectos o grupo de proyectos, rea de gestin, etapa del proyecto, ubicacin geogrfica y actividad especial; en la segunda las agrupaciones por estructura presupuestaria (unidad presupuestaria, lneas y sub-lneas de trabajo), fuente de financiamiento, agrupacin de costos productivos, centro de responsabilidad y los elementos relativos al compromiso presupuestario, en los casos que corresponda.
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES
HECHOS ECONOMICOS DE IGUAL NATURALEZA

IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL N INTERNO FECHA REGISTRO AGRUPACIN OPERACIONAL TIPO DE MOVIMIENTO ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA (U.P./L.T/ SLT) FUENTE DE FINANCIAMIENTO AGRUPACIN DE COSTOS PRODUCTIVOS FUENTE DE RECURSOS PROYECTOS REA DE GESTIN ETAPA DEL PROYECTO UBICACIN GEOGRFICA ACTIVIDAD ESPECIAL CENTROS DE RESPONSABILIDAD ELEMENTOS DEL COMPROMISO PRESUPUESTARIO
AGRUPACIONES DE CARCTER OBLIGATORIO
ASOCIADOS A UNA CUENTA ESPECIFICA

NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 2. IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL
En concordancia con el principio de Ente Contable, cada una de las instituciones pblicas ser reconocida con el Cdigo de Identificacin Institucional, el cual ser nico para efectos contables y para todo el proceso administrativo financiero. 0100 0200 0300 RGANO LEGISLATIVO CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
PRINCIPIO DEL ENTE CONTABLE

NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 3. AGRUPACIN OPERACIONAL
Dado que la Constitucin de la Repblica y las dems Leyes aplicables al proceso Administrativo Financiero del Sector Pblico reconocen que los recursos del Estado se administran fundamentalmente bajo las clasificaciones de: Ordinarios, Extraordinarios, Especiales, Fondos de Actividades Especiales y Municipales, los hechos econmicos se asociarn con alguna de dichas agrupaciones, aun cuando tcnicamente no se proyecten estimaciones presupuestarias. 1 RECURSOS DE CARCTER ORDINARIO: Esta constituido por las asignaciones presupuestarias de las instituciones primarias de organizacin incluyendo los recursos fsicos y financieros.
2 RECURSOS DE CARCTER EXTRAORDINARIO: Se constituyen para casos especiales o por exigencias derivadas del financiamiento, para algunos de los proyectos de inmersin, proyectos de modernizacin u obras de inters publico. 3 RECURSOS DE CARCTER ESPECIAL: Conformado por el presupuesto de las instituciones Descentralizadas con funciones no empresariales, as como las Empresas Publicas No Financieras e Instituciones de Crdito DGCG 103
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES
Continuacin
4 RECURSOS DE ACTIVIDADES ESPECIALES: Los provenientes de la venta de productos y prestacin de servicios, producidos o comercializados por las instituciones del Gobierno Central, cuyos ingresos se generan de actividades debidamente legalizadas, que no forman parte de la naturaleza o razn de ser de dichas instituciones. 5 RECURSOS DE CARCTER EXTRAORDINARIO INSTITUCIONAL: Constituidos por los recursos no incorporados en la Ley de Presupuesto General, ni en los presupuestos especiales, provenientes de transferencia o donaciones administradas directamente por la institucin.
6 RECURSOS DE CARCTER MUNICIPAL: Presupuesto Municipal constituido por los recursos de gestin propia de las Alcaldas, aprobados por los Concejos Municipales as como las subvenciones o subsidios que les traslada el Gobierno Central para su funcionamiento e inversin.
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 4. AGRUPACIN POR TIPO DE MOVIMIENTO
Los hechos econmicos debern estar asociados a uno de los siguientes cdigos, que identifique el efecto contable que se producir en la composicin de los recursos y obligaciones:
1 2 3
MOVIMIENTOS MONETARIOS AJUSTES CONTABLES CIERRE Y APERTURA
105
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 5. AGRUPACIN POR FUENTE DE RECURSOS
Comprende la Identificacin de las Instituciones, Organismos y Entidades Financieras Nacionales o Extranjeras, as como Gobiernos Extranjeros que contribuyen con recursos para el logro de los objetivos Institucionales, ya sea por medio de prstamos o donaciones. En los convenios, acuerdos o contratos celebrados con las entidades mencionadas en el prrafo anterior u otros entes de igual naturaleza, que hayan establecido la obligatoriedad de informar en detalle los hechos econmicos relacionados con los recursos otorgados o la necesidad de informacin institucional, debern identificar cada movimiento contable de acuerdo con la Fuente de Recursos.
02 AGENCIA PARA EL DESARROLLO INTERNACIONAL 09 BANCO INTERNACIONAL DE RECONSTRUCCION Y FOMENTO 21 GOBIERNO DE JAPN 28 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO 106
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 6. ACTIVIDADES ESPECIALES
Las Instituciones de Gobierno Central que administren Fondos de Actividades Especiales, debern identificar con el cdigo especfico y correlativo que la Direccin General de Tesorera asigne a cada uno de los fondos, como parte complementaria a la identificacin operacional correspondiente. La conceptualizacin de las Actividades Especiales deber estar en armona con los instrumentos legales y tcnicos definidos al respecto.
107
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 7.AGRUPACIN POR PROYECTO O GRUPO DE PROYECTOS
Las instituciones o fondos que de conformidad a su presupuesto institucional aprobado ejecuten proyectos o grupo de proyectos, debern identificar cada uno de stos con el cdigo asignado por la Direccin General de Inversin y Crdito Pblico, o bien, con el que asigne la autoridad responsable de aprobar los Planes de Accin segn corresponda. En el ejercicio contable slo podr adicionarse la identificacin de proyectos o grupo de proyectos nuevos, quedando estrictamente prohibido eliminar todo aquel que finalice la etapa de ejecucin y sea liquidado contablemente en dicho perodo. No obstante, al inicio de cada ejercicio contable podrn eliminarse las denominaciones de proyectos o grupo de proyectos que hayan sido liquidados en el ao anterior y no tengan saldos iniciales de apertura.
108
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 8. AGRUPACIN POR ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
Las instituciones que ejecuten PRESUPUESTOS DE GASTOS, independientemente de la agrupacin operacional de que se trate, debern al momento de contabilizar los hechos econmicos, asociar a las cuentas contables que tengan efectos presupuestarios los cdigos de la estructura presupuestaria respectiva. La codificacin de la agrupacin por estructura presupuestaria deber ser complementada con el cdigo que identifique el origen del financiamiento; las fuentes de financiamiento sern las establecidas en el presupuesto institucional
ASOCIADOS A UNA CUENTA ESPECIFICA
UNIDAD PRESUPUESTARIA
LINEA
SUBLINEA
- FUENTE DE FIANCIAMIENTO FONDO GENERAL FONDOS PROPIOS PRESTAMOS EXTERNOS PRESTAMOS INTERNOS DONACIONES
EXPRESION PRESUPUESTARIA
109
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 9. AGRUPACIN POR CENTRO DE RESPONSABILIDAD
En las instituciones que se estime necesario ejercer un control sobre los ingresos e insumos cuantificables en trminos monetarios, destinados a las unidades o funciones generadoras de bienes, servicios o ejecutoras de actividades especficas, podrn en la contabilizacin de los hechos econmicos asociar los conceptos contables del grupo 85 INGRESOS DE GESTIN u 83 GASTOS DE GESTIN, al ltimo nivel de desagregacin, con el cdigo del centro de responsabilidad que origina el movimiento operacional. Los gastos de gestin asociados a centros de responsabilidad podrn tener el carcter de controlables o directos, o bien no controlables o indirectos; para stos ltimos debern fijarse tablas de distribucin porcentual, proporcional a la participacin que les corresponda a cada centro de responsabilidad, de acuerdo con la naturaleza de los gastos incorporados en el plan de cuentas institucional.
GASTOS DIRECTOS GASTOS INDIRECTOS
110
NORMAS SOBRE AGRUPACION NORMAS SOBRE AGRUPACION DE DATOS CONTABLES DE DATOS CONTABLES 10. AGRUPACIN DE COSTOS PRODUCTIVOS
Las instituciones que desarrollen actividades de transformacin, con la finalidad de obtener productos para su posterior comercializacin, integracin en nuevos procesos de manufactura o empleo en actividades institucionales, en cuya etapa de produccin intervengan recursos humanos y materiales, siendo necesario determinar con el mayor grado de aproximacin el costo atribuible a cada bien producido, podrn en la contabilizacin de las erogaciones asociarse a los conceptos contables del subgrupo 233 "EXISTENCIAS DE PRODUCCIN EN PROCESO", al ltimo nivel de desagregacin, el cdigo de identificacin de los elementos productivos y el nmero de las rdenes de trabajos que originan el movimiento, en los casos que corresponda. Los cdigos de identificacin de los elementos productivos :
MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA DIRECTA CARGA FABRIL DIRECTA CARGA FABRIL INDIRECTA
111
NORMAS SOBRE DEUDORES Y NORMAS SOBRE DEUDORES Y ACREEDORES MONETARIOS ACREEDORES MONETARIOS
1. DERECHOS A PERCIBIR Y COMPROMISOS DE PAGAR RECURSOS MONETARIOS TODO DERECHO PERCIBIR RECURSOS MONETARIOS COMO PARTE DE LA GESTIN FINANCIERA INDEPENDIENTE DE LA RECEPCIN INMEDIATA O FUTURA DEVENGAMIENTO
CUENTAS DEL SUBGRUPO DEUDORES MONETARIOS 213 TODO COMPROMISO DE PAGAR RECURSOS MONETARIOS, COMO PARTE GESTIN FINANCIERA INSTITUCIONAL INDEPENDIENTE DEL MOMENTO DE LA EROGACIN INMEDIATA O FUTURA
DEVENGAMIENTO
CUENTAS DEL SUBGRUPO ACREEDORES MONETARIOS 413
112
2. CARTERA DE DEUDORES MONETARIOS Y ACREEDORES MONETARIOS

Las cuentas de los subgrupos DEUDORES MONETARIOS y ACREEDORES MONETARIOS, a nivel institucional, debern desagregarse exclusivamente en subcuentas u otros niveles analticos para identificar la cartera de deudores y acreedores correspondiente. Tratndose de las carteras de los subgrupos DEUDORES MONETARIOS y ACREEDORES MONETARIOS, cuyas transacciones sean efectuadas con entidades del Sector Pblico, a las que se refiere el Art. N 2 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Estado, ser obligatorio identificarlos individualmente a nivel de subcuenta con las siguientes codificaciones: 800 802 805 rgano Legislativo rgano Judicial Corte de Cuentas de la Repblica
Continuacin
Similar criterio deber aplicarse para los movimientos contabilizados en las carteras individuales de los subgrupos 212 ANTICIPOS DE FONDOS y 412 DEPSITOS DE TERCEROS. En aquellos casos en que el movimiento se contabiliza en registros auxiliares, los cdigos de identificacin individual sern parte de los datos especficos de ste, considerando siempre la codificacin que defina la DGCG.
114
3. PROVISIONES DE COMPROMISOS NO DOCUMENTADOS

Al 31 de diciembre de cada ao se debern registrar como compromisos pendientes de pago toda obligacin cierta originada en convenios, acuerdos, contratos o requisiciones de compras, cuyo monto se conozca con exactitud y corresponda a bienes o servicios recibidos durante el ejercicio contable, encontrndose pendiente de recepcin la documentacin de respaldo y que a esa fecha cuenten con la correspondiente disponibilidad presupuestaria. Los compromisos se registrarn en las cuentas de ACREEDORES MONETARIOS, de acuerdo con la naturaleza del hecho econmico, traspasando al cierre del ejercicio contable a PROVISIONES POR ACREEDORES MONETARIOS dichos movimientos. En el ejercicio siguiente, en la medida que se disponga de la documentacin de respaldo de los montos provisionados, deber traspasarse a la cuenta del subgrupo ACREEDORES MONETARIOS destinado a registrar los compromisos pendientes de aos anteriores. Si el monto del compromiso es superior o inferior a la cantidad provisionada, deber en forma previa hacerse el ajuste contable correspondiente.
Continuacin
El saldo de la cuenta PROVISIONES POR ACREEDORES MONETARIOS, solamente podr estar vigente hasta el 31 de diciembre del ao siguiente, en caso contrario deber eliminarse de compromisos pendientes del ao anterior, reversando las cuentas que registraron las inversiones, o bien, abonando a la cuenta AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Se podrn exceptuar de esta norma los compromisos correspondientes al mes de DICIEMBRE por concepto de servicios bsicos, como tambin aquellos originados en contratos de mantenimiento y arrendamiento de equipos, los cuales se contabilizarn en el ao en que se recepcione la documentacin
116
Continuacin
Los anticipos de fondos otorgados a terceros durante el ejercicio contable, por bienes y servicios en general, que al 31 de diciembre no estn liquidados, debern contabilizarse los montos sin aplicar como compromisos pendientes de pago, de conformidad con lo establecido en los prrafos primero y segundo de esta norma. En cualquier caso las cuentas de ANTICIPOS DE FONDOS se afectarn en la medida que se de por aceptada las rendiciones de cuentas correspondientes. Los anticipos de dinero otorgados durante el ejercicio contable, a contratistas que ejecuten proyectos o grupos de proyectos, que al 31 de diciembre no estn liquidados, debern contabilizarse los montos sin aplicar como compromisos pendientes de pago, de conformidad con lo establecido en el prrafo primero de esta norma, afectando las cuentas del grupo INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS respectivas. Lo anterior, no podr representar disminucin en las cuentas de ANTICIPOS DE FONDOS, en tanto se encuentren pendientes las rendiciones de cuentas respectivas.
Continuacin
Obligacin cierta originada en convenios, acuerdos, contratos o requisiciones de compras. Monto de la obligacin se conoce con exactitud Bien o servicio recibidos durante el ejercicio contable Pendiente recepcin documentacin de respaldo Existe Disponibilidad Presupuestaria TM 1 833 11 002 41351 xxx $100 $ 100 TM 1 413 89 211 09 $ 90 $ 90
31/12/05 provisin compromiso TM 2 413 51 xxx 424 50 xxx $100 $100
AJUSTE COMPROMISO INFERIOR TM2 42450 $ 10 859 55 $10 AJUSTE INVERSIN TM 2 42450 $XXX 241 231
Se recibe documentacin de respaldo TM 2 DGCG 42450 $ 90 DEPARTAMENTO NORMATIVO 41389 $ 90
$XXX $XXX 118
Continuacin
31/12/02 PARTIDA #1 T.M. 1
24117001 VEHICULOS DE TRANSPORTE 41361 A.M. X INVERSIONES DE ACTIVO FIJO
$100.00 $100.00
V/ DEVENGAMIENTO PARA EL PAGO DE LA PRIMERA ESTIMACION. 31/12/02 PARTIDA #2 T.M. 2
41361 42450
A.M. X INVERSIONES DE ACTIVO FIJO $100.00 PROVISIONES X A.M. $100.00
V/TRASPASO A PROVISIONES POR A.M. 2003 31/12/03 PARTIDA #1 T.M. 2
42450
PROVISIONES X A.M.
$100.00 $100.00
24117001 VEHICULOS DE TRANSPORTE

V/LIQUIDACION DE PROVISION DEL 2002 EN CUMPLIMIENTO A LA NORMATIVA
119
4. TRASPASO DE DEUDORES MONETARIOS Y ACREEDORES MONETARIOS

Al 31 de diciembre de cada ao las cuentas de los subgrupos DEUDORES MONETARIOS y ACREEDORES MONETARIOS debern quedar saldadas, traspasando los saldos a las cuentas DEUDORES MONETARIOS X PERCIBIR o ACREEDORES MONETARIOS X PAGAR, segn corresponda. Para el slo efecto de presentacin de los estados financieros respectivos, se podr detallar en stos los saldos de las cuentas mencionadas, de acuerdo a requerimientos de informacin. Al inicio de cada ejercicio, los saldos que efectivamente se percibirn o pagarn en el perodo, debern traspasarse a la cuenta de los subgrupos DEUDORES MONETARIOS Y ACREEDORES MONETARIOS destinada a registrar los derechos o compromisos pendientes de aos anteriores.
120
213 14 D.M. 100 50 50
31/12/05
413 51 A.M. 25 75 100
TRASPASO DEUDORES Y ACREEDORES MONETARIOS
DEUDORES MONETARIO POR PERCIBIR 31/12/05 provisin compromiso TM 2 22551 $ 50 21314 $50. ENERO 06 213 89 $ 50 22551 $ 50 Se Percibe derecho TM 2 211 09 $ 90 21389 $ 90
ACREEDORES MONETARIO POR PAGAR 31/12/05 provisin compromiso TM 2 413 51 $ 75. 424 51 $75. ENERO 06 42451 $ 75 41389 $ 75 Se efecta pago TM 2 413 89 $ 75 21109 $ 75 121
NORMAS SOBRE NORMAS SOBRE TRANSFERENCIAS DE FONDOS TRANSFERENCIAS DE FONDOS
1.
TRANSFERENCIAS DE FONDOS
Los fondos que otorgue la Direccin General de Tesorera a las instituciones obligadas a llevar contabilidad, para cumplir compromisos de carcter fijo o variable, sern contabilizados como una transferencia de aporte fiscal corriente o de capital, al momento de ser aprobada la entrega de fondos. En los casos que las Unidades Primarias de Organizacin sean las encargadas de transferir recursos en concepto de subsidio o subvencin, stas debern contabilizarse al momento de hacer la solicitud respectiva, como transferencias corrientes o de capital recibidas segn corresponda.
122
TRANSFERENCIA APORTE FISCAL CORRIENTE /CAPITAL
FONDOS OTORGADOS DGT
TRANSFERENCIA APORTE FISCAL CORRIENTE O DE CAPITAL
UNIDADES PRIMARIAS ORGANIZACIN OTORGAN FONDOS
TRANSFERENCIA CORRIENTES O DE CAPITAL

123
2.REQUERIMIENTOS DE FONDOS PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES

Los requerimientos de fondos presentados por las instituciones a la Direccin General de Tesorera para efectuar el pago de sus obligaciones, al momento de solicitar los recursos debern contabilizarse en la cuenta D. M. X TRANSFERENCIAS DE APORTE FISCAL, que identifique el impacto econmico del ingreso, las cuales podrn ser corrientes o de capital. Los requerimientos de fondos que presentados por las Instituciones Descentralizadas Subvencionadas para el pago de sus obligaciones y que sern cancelados con recursos proporcionados por las Unidades Primarias de Organizacin, debern contabilizarse al momento de solicitar dichos recursos, en las cuentas D.M. X TRANSFERENCIAS CORRIENTES O DE CAPITAL RECIBIDAS, segn corresponda.
124
Continuacin La certificacin del banco comercial del depsito de fondos efectuado por la Direccin General de Tesorera en la cuenta subsidiaria institucional, constituir el respaldo para efectuar la aplicacin de la percepcin con CARGO a las cuentas del subgrupo DISPONIBILIDADES, en donde se registrarn los fondos recibidos y ABONO a la cuenta D. M. X TRANSFERENCIAS DE APORTE FISCAL, correspondiente. La comunicacin del banco comercial informando la colocacin de los fondos por parte de las Unidades Primarias de Organizacin en las cuentas bancarias de las Instituciones Descentralizadas, se constituir en el respaldo para efectuar la aplicacin de la percepcin con CARGO a las cuentas del subgrupo DISPONIBILIDADES, en donde se registrarn los fondos recibidos con abono a la cuenta de D.M. X TRANSFERENCIAS CORRIENTES O DE CAPITAL RECIBIDAS.
REQUERIMIENTOS DE FONDOS PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES SOLICITUD DE FONDOS PARA CANCELACIN DE COMPROMISOS. DEVENGAMIENTO
REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO INSTITUCIONES
DGT
REGISTRO REGISTRO
D.M. X TRANSFERENCIAS D.M. X TRANSFERENCIAS APORTE FISCAL APORTE FISCAL CORRIENTES /CAPITAL CORRIENTES /CAPITAL
REQUERIMIENTO REQUERIMIENTO INSTITUCIONES
UNIDADES REGISTRO PRIMARIAS REGISTRO
D.M. X TRANSFERENCIAS D.M. X TRANSFERENCIAS CORRIENTES /CAPITAL CORRIENTES /CAPITAL
PERCEPCION
CARGO DISPONIBILIDADES ABONO A LAS CUENTAS DE DM X TRANSFERENCIAS DE APORTE FISCAL DM X TRANSFERENCIAS CORRIENTES O DE CAPITAL DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO 126
Los adelantos de dinero a rendir cuenta otorgados a terceros, destinados a la adquisicin de bienes y servicios institucionales, debern contabilizarse en cuentas del subgrupo de ANTICIPOS DE FONDOS, dejando reflejada la responsabilidad de la entidad en la cuenta correspondiente de obligaciones con terceros, cuando los fondos hayan sido proporcionados por otra institucin u organismo y la rendicin de cuentas tendr que realizarse ante esta institucin u organismo. La rendicin de cuenta de los adelantos de dinero aprobada a nivel institucional, deber contabilizarse como un compromiso pendiente de pago de conformidad a lo establecido en la norma N 1 sobre deudores y acreedores monetarios. Al ser aceptada la liquidacin del anticipo se aplicar el CARGO en la cuenta del acreedor monetario donde se registr el compromiso, con ABONO a la cuenta respectiva del subgrupo ANTICIPOS DE FONDOS.
3. ADELANTOS DE DINERO OTORGADOS A TERCEROS
127
Continuacin En los casos en que la rendicin de cuenta se realice ante otra institucin u organismo se proceder a registrarse las operaciones tal como se indica en el prrafo anterior, excepto en lo referente al procedimiento posterior a la recepcin de la aceptacin de la liquidacin, que se contabilizar reversando las operaciones efectuadas cuando se concedi el adelanto del dinero. Los reintegros de dinero en efectivo por anticipos de fondos debern contabilizarse como una disminucin de las respectivas cuentas del subgrupo de ANTICIPOS DE FONDOS y en los casos que corresponda se efectuar la regularizacin de la responsabilidad institucional.
128
EJEMPLO
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM CONCEPTO TRANSFERENCIAS DE FONDOS DEBE HABER
El Ministerio de Obras Pblicas, Transporte y de Vivienda y Desarrollo Urbano solicita a la D.G.T. $100,000.00, segn requerimiento de fondos. PARTIDA No, 1 213 43 213 43 935 857 43 857 43 001 1
D. M. x Transferencias de Contribuciones Especiales de Aporte Fiscal D.G.T. Transferencias de Contribuciones Especiales de Aporte Fiscal D.G.T.
$ 100,000.00
$100,000.00
V/ Devengamiento por solicitud de fondos.
TOTAL$ 100,000.00
$100,000.00
129
Continuacin
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM CONCEPTO PARTIDA No, 2 211 09 211 09 001 213 43 1 Bancos Comerciales M/D Banco Agrcola D. M. x Transferencias de Contribuciones Especiales de Aporte Fiscal D.G.T. V/ Percepcin de fondos. TOTAL$ 100,000.00 $100,000.00 $100,000.00 $ 100,000.00 El MOP percibe fondos de la DGT TRANSFERENCIAS DE FONDOS DEBE HABER
213 43 935
130
Continuacin
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM CONCEPTO PARTIDA No, 3 837 41 1 Transferencias por Contribuciones Especiales al Sector Pblico Aportes al Fondo de Conversin Vial A.M. x Transferencias de Contribuciones Especiales FOVIAL V/ Devengamiento por transferencia de fondos al FOVIAL TOTAL $ 100,000.00 DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO $100,000.00 131 $100,000.00 $ 100,000.00 TRANSFERENCIAS DE FONDOS DEBE HABER
El MOP transfiere fondos al FOVIAL (Devengamiento y pago)
837 41 001 413 81
413 81 927
Continuacin
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO Pago PARTIDA No, 4 413 81 413 81 927 211 09 211 09 001 1 A.M. x Transferencias de Contribuciones Especiales FOVIAL Bancos Comerciales M/D Banco Agrcola V/ Traslado de fondos a la cuenta institucional del FOVIAL TOTAL $ 100,000.00 $100,000.00 $100,000.00 TM CONCEPTO TRANSFERENCIAS DE FONDOS DEBE HABER
$ 100,000.00
132
NORMAS SOBRE INVERSIONES NORMAS SOBRE INVERSIONES EN ACTIVOS INTANGIBLES EN ACTIVOS INTANGIBLES
1. CONCEPTUALIZACION
Los activos intangibles son aquellos que no tienen una naturaleza o existencia fsica, limitndose su valor a los derechos y beneficios econmicos esperados que su posesin confieren a las entidades. Las instituciones que de conformidad a las leyes vigentes, adquieran activos intangibles, que representan recursos de larga duracin y que por falta de cualidades fsicas, su valor se limita a los derechos adquiridos y a los beneficios esperados por su posesin o uso y que su vida til puede ser indeterminada, debern para el registro de los hechos econmicos considerar la presente normativa que para tal efecto emite sta Direccin General
133
2. VALUACION
Los bienes intangibles adquiridos con el fin de utilizarlos en las actividades administrativas o productivas de carcter institucional, debern ser registrados contablemente en el SUBGRUPO INVERSIONES INTANGIBLES, al costo de adquisicin o al valor de las erogaciones atribuibles a su formacin o desembolso, su vida til depender de la aplicacin de criterios tcnicos que puedan determinarla, apoyndose con especialistas en la materia, y tomando en cuenta el criterio prudencial del contador para aplicar la estimacin razonable permitiendo con ello registrarlo como GASTOS DE GESTIN. Las instituciones que por sus necesidades desarrollen sistemas informticos para su uso, debern registrar el valor del software ms todas las erogaciones inherentes, tales como estudios de prefactibilidad, anlisis, diseo, programacin e implementacin y otros de igual naturaleza.
134
3.
AMORTIZACIN
Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales, registradas segn el valor de adquisicin o desarrollo de los bienes intangibles. El valor de los activos intangibles por situaciones eventuales puede desaparecer. Los costos registrados deben amortizarse mediante cargos sistemticos a resultados, durante el o los periodos que se estimen convenientes. El periodo de amortizacin de los activos intangibles se determinar considerando algunos factores como disposiciones legales, valor de adquisicin, obsolescencia, demanda, competencia y otros factores econmicos que pueden reducir la vida til, por lo que debe evaluarse constantemente los periodos de amortizacin para determinar si eventos o circunstancias posteriores justifican las revisiones de la vida til estimada.
4.
LIQUIDACION
La aplicacin de los registros contables, producto de la obsolescencia u otros factores econmicos que justifiquen la cancelacin de las inversiones en activos intangibles que han sido registrados como recursos institucionales administrativos o productivos, debern contabilizarse como COSTOS DE VENTAS Y CARGOS CALCULADOS.
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM
EJEMPLO
INVERSIONES INTANGIBLES Y SU AMORTIZACIN DEBE HABER
CONCEPTO
Se pagan $ 8,000.00 de anticipo, por el arrendamiento de un edificio donde se instalaran las oficinas administrativas del Tribunal del Servicio Civil; el pago cubre un ao. PARTIDA No, 1 226 07 226 07 002 413 54 413 54 002 1 Arrendamientos y Derechos Pagados por Anticipado De Bienes Inmuebles A. M. x Adquisicin de Bienes y Servicios Vilma Carpio V/ Registro de arrendamiento pagado por anticipado $ 8,000.00 TOTAL
$ 8,000.00
$ 8,000.00 $ 8,000.00
136
Continuacin
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM INVERSIONES INTANGIBLES Y SU AMORTIZACIN CONCEPTO DEBE HABER
PARTIDA No, 2 413 54 1 A. M. x Servicios Adquisicin de Bienes y
413 54 002 211 09 211 09 001
Vilma Carpio Bancos Comerciales M/D Banco Agrcola V/ Pago de arrendamiento
$8,000.00
$ 8,000.00
TOTAL$8,000.00
$ 8,000.00
137
Continuacin
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM INVERSIONES INTANGIBLES Y SU AMORTIZACIN CONCEPTO DEBE HABER
Del arrendamiento del edificio para las oficinas administrativas han transcurrido 2 meses que equivalen a $ 666.67. PARTIDA No, 3 838 11 838 11 002 226 99 226 99 007 2 Amortizacin Intangibles Arrendamientos de Inversiones $ 666.67
Amortizaciones Acumuladas Arrendamientos V/ Registro de la amortizacin por los meses transcurridos. TOTAL $ 666.67 $ 666.67 $ 666.67
138
NORMAS SOBRE INVERSIONES NORMAS SOBRE INVERSIONES EN BIENES DE LARGA EN BIENES DE LARGA DURACION DURACION
1. VALUACIN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN

Los bienes muebles o inmuebles de larga duracin adquiridos con el nimo de utilizarlos en las actividades administrativas o productivas de carcter institucional, como tambin aquellos que forman parte de las inversiones en proyectos, debern contabilizarse como inversiones en bienes de uso al valor de compra ms todos los gastos inherentes a la adquisicin, hasta que el bien entre en funcionamiento. No obstante, aquellos bienes muebles cuyo valor de adquisicin individual es inferior al equivalente a seiscientos dlares americanos ($600.00), debern registrarse en cuentas de Gastos de Gestin. Las instituciones que por razones de sus actividades requieran aplicar criterios diferentes a los establecidos en estas normas, debern someterlos a la aprobacin de la Direccin General.
139
EJEMPLO
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM CONCEPTO
BIENES INMUEBLES
DEBE HABER
Se compra al contado edificio para oficina por valor de $ 290,000.00

PARTIDA No, 1
241 01 241 01 001 413 61 413 61 003
Bienes Inmuebles Edificios e Instalaciones A.M. x Inversiones en Activos Fijos
$290,000.00
Edificaciones FOX V/ Devengamiento por la compra de edificio para oficina TOTAL $290,000.00
$290,000.00
$290,000.00
140
Continuacin
BIENES INMUEBLES
DEBE HABER
Pago con cheque No. xxxx

PARTIDA No, 2
413 61 413 61 003 211 09 211 09 001
A.M. x Inversiones en Activos Fijos Edificaciones FOX Bancos Comerciales M/D $290,000.00 Scotiabank V/ Pago por compra de edificio a Edificaciones FOX TOTAL $290,000.00
$290,000.00
$290,000.00
141
2. EROGACIONES CAPITALIZABLES
Las erogaciones en adiciones, mejoras y reposiciones vitales que aumenten el valor o prolonguen la vida til econmica de los bienes muebles e inmuebles, registrados como recursos institucionales o formando parte de las inversiones en proyectos, debern contabilizarse como un incremento en el valor de stos, previa deduccin del costo asignado a las partes o piezas que se sustituyan y la proporcin correspondiente a la depreciacin del bien, en los casos que corresponda. Las erogaciones en reparaciones que aumenten de forma significativa el valor de los bienes muebles e inmuebles, debern contabilizarse como un incremento en el valor de stos, en caso contrario se registrarn como Gastos de Gestin.
3. CONTROL FSICO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN

Las instituciones obligadas a llevar contabilidad gubernamental, independiente del valor de adquisicin de los bienes muebles, debern mantener un control administrativo que incluya un registro fsico de cada uno de los bienes, identificando sus caractersticas principales y el lugar de ubicacin donde se encuentran en uso, todo ello en armona con las normas de control interno respectivas.
4. CANCELACIN DE BIENES DE LARGA DURACIN

La disminucin contable, como producto de las ventas, permutas, daciones en pago, donaciones, bajas u otras formas de traslado del dominio de propiedad de los bienes de larga duracin, registrados como recursos institucionales, productivos o formando parte de las inversiones en proyectos, debern contabilizarse liquidando tanto el valor contable del bien como la depreciacin acumulada respectiva. De producirse una diferencia deudora entre ambos valores sta deber registrarse en la cuenta correspondiente del subgrupo COSTOS DE VENTAS Y CARGOS CALCULADOS. Los derechos generados por las ventas, permutas, daciones en pago u otras formas de conversin en recursos monetarios de bienes de larga duracin, el devengamiento deber ser contabilizado en la cuenta correspondiente del subgrupo DEUDORES MONETARIOS, aplicando el ingreso a la contracuenta del subgrupo INGRESOS POR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS. En los casos de bienes de PROPIEDAD FISCAL que, de conformidad con las normas legales, corresponda enterar los recursos al Fondo General del Servicio de Tesorera, se deber contabilizar en la entidad pblica gestora, el descargo del valor de los bienes, y en la correspondiente al TESORO PUBLICO el devengamiento del derecho monetario por percibir.
NORMAS SOBRE NORMAS SOBRE DEPRECIACION DE BIENES DE DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACION LARGA DURACION
1. CONCEPTUALIZACION
La depreciacin corresponde a la prdida de valor que experimentan los bienes de larga duracin, como consecuencia del uso y desgaste, accidentes, agentes atmosfricos u otros factores de carcter econmico, cuyo efecto se reflejar en la contabilidad mediante una depreciacin peridica o acelerada, destinada a prorratear el monto contable del bien en el tiempo estimado de vida til. Las instituciones que en razn de sus propias actividades requieran aplicar criterios de depreciacin distintos a los establecidos en las presentes normas, debern someterlos a la aprobacin de la Direccin General de Contabilidad Gubernamental; como asimismo, cuando circunstancias especiales ameriten una depreciacin acelerada del valor contable de determinados bienes. En los casos que disposiciones legales fijen criterios diferentes a los indicados en estas normas, debern hacerse del conocimiento previo de dicha Direccin General, los procedimientos de clculo que sern aplicados
144
2. MTODO DE DEPRECIACIN
Los bienes muebles o inmuebles destinados a las actividades institucionales y productivas, debern depreciarse anualmente aplicando el mtodo de depreciacin basado en el clculo lineal o constante. Los bienes muebles e inmuebles provenientes de aos anteriores, debern amortizarse en el nmero de meses o aos de vida til que les resta. Las adquisiciones efectuadas en el curso del ejercicio contable, se amortizarn en la proporcin mensual de permanencia en la actividad institucional o productiva. En la determinacin del monto a depreciar, deber calcularse un porcentaje del 10% al costo de adquisicin de los bienes, el que se considerar como valor residual o valor de desecho; lo anterior, sin perjuicio de mantener un control fsico de los bienes al trmino de la vida til, en tanto continen prestando servicio en las actividades institucionales o productivas. La vida til de los bienes se determinar de acuerdo con la siguiente tabla:
BIENES EDIFICACIONES Y OBRAS DE INFRAESTRUCTURA MAQUINARIA DE PRODUCCIN Y EQUIPO DE TRANSPORTE OTROS BIENES MUEBLES FACTOR ANUAL 0.025 0.10 0.20 PLAZO (aos) 40 10 5
145
3. CONTABILIZACIN DE LA AMORTIZACIN
La depreciacin se contabilizar utilizando el mtodo indirecto, reflejando en cuentas de complemento la depreciacin acumulada, y el efecto econmico se traspasar al grupo 83 GASTOS DE GESTIN, con excepcin de las situaciones referidas al grupo 25 INVERSIONES EN PROYECTOS O PROGRAMAS, en que se deber aplicar la norma contable establecida al efecto, o bien se integre a los costos de produccin de bienes o servicios.
C R N D=
EJEMPLO FORMULA: D = [C R] N = Costo del bien. = Valor residual. = Vida til. CALCULO ANUAL: 290,000 29,000. = $ 6,525.00 40 aos DGCG
146
EJEMPLO
DEPRECIACIN ACUMULADA
DEBE HABER
Se registra depreciacin anual de edificio adquirido con un valor de $ 290,000.00

PARTIDA No, 1
838 15 838 15 001 241 99 241 99 001
Depreciacin de Bienes de Uso $6,525.00 Bienes Inmuebles Depreciacin Acumulada Bienes Inmuebles V/ Depreciacin adquirido de edificio
$ 6,525.00
$6,525.00
TOTAL
$6,525.00
147
NORMAS SOBRE INVERSIONES NORMAS SOBRE INVERSIONES EN PROYECTOS EN PROYECTOS
1. COSTO Y APLICACIN EN LOS PROYECTOS Los desembolsos imputables a proyectos o grupos de proyectos debern registrarse segn la naturaleza de la operacin y en armona con los objetos especficos de la clasificacin presupuestaria de egresos.
El costo contable de los proyectos o programas estar conformado por todos aquellos desembolsos inherentes a stos. Las adquisiciones de bienes muebles o inmuebles de larga duracin con cargo a proyectos, que al finalizar la ejecucin quedarn formando parte de los recursos institucionales, incrementarn anualmente el costo contable en el monto de la depreciacin de dichos bienes. El costo contable de los proyectos que por sus objetivos o caractersticas no estn destinados a la formacin de un bien fsico final, como aquellos relacionados con obras en bienes de uso pblico, debern aplicarse a GASTOS DE INVERSIN contra la cuenta de complemento respectiva, simultneamente con la contabilizacin del hecho econmico. Al 31 de diciembre de cada ao, el costo contable deber trasladarse a la subcuenta COSTO ACUMULADO DE LA INVERSIN de cada proyecto, excepto las cuentas que representan las adquisiciones de bienes muebles e inmuebles de larga duracin, las cuales tendrn el saldo acumulado hasta que se liquide contablemente el proyecto respectivo.
EJEMPLO
INVERSIONES EN BIENES PRIVATIVOS

DEBE HABER
Pago a proveedor por construccin de infraestructura educacional, conforme a solicitud de fondos a la D.G.T.
PARTIDA No.1
251 65 251 65 003 413 61 413 61 799
Construcciones, Mejoras y Ampliaciones De Educacin y Recreacin A.M. x Inversiones en Activos Fijos SIMAN, S.A. de C.V. V/ Devengamiento por presentacin de estimacin nica por la construccin de infraestructura educacional. TOTAL
$100,000.00 $100,000.00
$100,000.00
$100,000.00
149
Continuacin

DEBE HABER
Pago a Proveedor SIMAN, S.A. de C.V. Con Cheque No. XXXX

PARTIDA No.2
413 61 413 61 799 211 09 211 09 001
A.M. x Inversiones en Activos Fijos SIMAN, S.A. de C.V. $100,000.00 Bancos Comerciales M/D Banco Agrcola V/ Cancelacin de estimacin por construccin de infraestructura educacional. TOTAL $100,000.00
$100,000.00
$100,000.00
150
Continuacin

DEBE HABER
Al finalizar el ejercicio contable (proceso de cierre y apertura) el sistema elabora la partida automticamente PARTIDA No. 3
251 91 251 91 001 251 65 251 65 003
2
Costos Acumulados de la Inversin Costos Acumulados de la Inversin $100,000.00 Construcciones, Mejoras y Ampliaciones De Educacin y Recreacin V/ Traslado de los costos contables por la construccin de infraestructura a los Costos Acumulados de la Inversin TOTAL $100,000.00
$100,000.00
$100,000.00
151
EJEMPLO
INVERSIONES EN BIENES DE USO PUBLICO

CONCEPTO DEBE HABER
La institucin ejecuta proyecto con las siguientes caractersticas: Nombre del proyecto: Ampliacin tramo de Carretera Panormica/los abetos Modalidad de ejecucin: Contrato Costo del proyecto: $ 250,000.00 Financiamiento: Donacin del Gobierno de Espaa
PARTIDA No. 1
25265 252 65 001 413 61 413 61 799
Construcciones, Mejoras y Ampliaciones Viales A.M. x Inversiones en Activos Fijos SIMAN, S.A. de C.V. V/ Devengamiento por presentacin de primera estimacin por la construccin de infraestructura vial. TOTAL
$125,000.00 $125,000.00
$125,000.00
$125,000.00
152
Continuacin

CONCEPTO DEBE HABER
Pago a Proveedor SIMAN, S.A. de C.V. Con Cheque No. XXXX

PARTIDA No. 2
413 61 413 61 799 211 09 211 09 001
A.M. x Inversiones en Activos Fijos SIMAN, S.A. de C.V. Bancos Comerciales M/D Banco Agrcola V/ Cancelacin de estimacin construccin de infraestructura vial. TOTAL
$125,000.00 $125,000.00 por
$125,000.00
$125,000.00
153
Continuacin

CONCEPTO DEBE HABER
Aplicacin a la Inversin Pblica

PARTIDA No. 3
831 01 831 01 001 252 99 252 99 001
Proyectos de Construccin Infraestructura Vial Proyectos Viales Aplicacin Inversiones Pblicas Aplicacin Inversiones Pblicas
de $125,000.00 $125,000.00
$125,000.00
$125,000.00
154
Continuacin

CONCEPTO DEBE HABER
Al finalizar el ejercicio contable (proceso de cierre y apertura) el sistema elabora la partida automticamente.
PARTIDA No. 4
252 91 252 91 001 252 65 252 65 001
Costos Acumulados de la Inversin Costos Acumulados de la Inversin Construcciones, Mejoras y Ampliaciones De Educacin y Recreacin V/ Traslado de los costos contables por la construccin de infraestructura a los Costos Acumulados de la Inversin TOTAL
$125,000.00 $125,000.00
$125,000.00
$125,000.00
155
2. LIQUIDACIN DE LOS PROYECTOS Al trmino de la ejecucin de cada proyecto o grupo de proyectos, independientemente de la fecha o perodo de acuerdo con lo descrito en la Norma Agrupaciones de datos Contables, Agrupacin por tipo de Movimiento, prrafo 5, deber procederse a la liquidacin contable. Los proyectos cuyo objetivo es la formacin de bienes muebles o inmuebles, destinados a la actividad institucional, debern traspasarse a INVERSIONES EN BIENES DE USO por el valor de costo contable acumulado. Los proyectos cuyo objetivo no es la formacin de un bien fsico o corresponda a obras en bienes de uso pblico, debern ajustarse contablemente contra la cuenta de complemento que registre los costos traspasados a GASTOS DE GESTIN.
156
Continuacin Los bienes muebles o inmuebles adquiridos con cargo a proyectos que, al trmino de stos, incrementan los recursos institucionales, debern ser traspasados a las cuentas de INVERSIONES EN BIENES DE USO, respectivas, por el valor de adquisicin actualizado menos la depreciacin acumulada. El proyecto que no llegue al trmino de la ejecucin de acuerdo con resolucin de las autoridades competentes y no se proyecte reiniciar en fecha futura, deber ser sometido al proceso de liquidacin contable correspondiente. Con relacin a los proyectos de INVERSIONES EN BIENES PRIVATIVOS, para efecto de lo anterior ser indispensable comunicar previamente a la Corte de Cuentas de la Repblica, las justificantes sobre los proyectos inconclusos antes de su registro contable en la cuenta APLICACIN A GASTOS DE GESTIN, para los efectos legales consiguientes.
EJEMPLO

DEBE HABER
Liquidacin financiera del proyecto

PARTIDA No.1
241 05 2 241 005 001 251 98 251 98 065 251 91 251 91 001
Infraestructura de Educacin y Recreacin $ 95,500.00 De Educacin y Recreacin Depreciacin Acumulada Construcciones, Mejoras y Ampliaciones $4,500.00 Costos Acumulados de la Inversin Costos Acumulados de la Inversin V/ Liquidacin Financiera del Proyecto de la Inversin en Bienes Privativos segn Acta de Finalizacin Fsica TOTAL
$100,000.00
$100,000.00
$100,000.00
Nota: Para efectos de aprendizaje se incluye datos de depreciacin acumulada por $4,500.00 para ejecutar la liquidacin contable del proyecto DGCG 158 DEPARTAMENTO NORMATIVO
Continuacin

DEBE HABER
Liquidacin financiera del proyecto

PARTIDA No.2
252 99 252 99 001 252 91 252 91 001
Aplicacin Inversiones Pblicas $250,000.00 Aplicacin Inversiones Pblicas Costos Acumulados de la Inversin Costos Acumulados de la Inversin V/ Liquidacin Financiera del Proyecto de la Inversin en Bienes de Uso Pblico segn Acta de Finalizacin Fsica TOTAL
$250,000.00
$250,000.00
$250,000.00
NOTA: Para efectos de liquidacin del proyecto se registr con el monto total del proyecto, suponiendo que se realiz el registro contable de la segunda estimacin. DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVO 159
NORMAS SOBRE RETENCIONES NORMAS SOBRE RETENCIONES DE IMPUESTOS DE IMPUESTOS
1. RETENCIONES POR SERVICIOS PROFESIONALES EVENTUALES Las instituciones obligadas a llevar contabilidad que efecten retenciones de impuestos por prestaciones de servicios profesionales de carcter eventual, de conformidad con las Leyes Tributarias vigentes, debern considerar el monto a enterar en arcas fiscales dentro del pago de la obligacin principal y traspasar a la cuenta DEPSITOS POR RETENCIONES FISCALES. El movimiento contable se efectuar en la oportunidad que sea cancelado el compromiso por los servicios recibidos. El entero de los fondos en la Direccin General de Tesorera, deber efectuarse en las fechas establecidas para tal efecto, como un movimiento de intermediacin de fondos.
160
EJEMPLO
PROCEDIMIENTOS TECNICOS DEPOSITOS AJENOS
CODIGO
TM
CONCEPTO
DEBE
HABER
El Lic. Mauricio Perla, presenta recibo de honorarios por $ 5,000.00 en concepto de trabajo realizado como abogado, retenindosele el 10% sobre la renta. Se paga el lquido con cheque del Banco Agrcola.
PARTIDA No.1
834 29 834 29003 413 54 413 54001
Servicios Tcnicos y Profesionales Servicios Jurdicos A.M. xAdquisiciones de Bienes y Servicios
$ 5,000.00 $ 5,000.00
Lic. Mauricio Perla V/ Devengamiento de factura N 00320 a favor del Lic. Mauricio Perla $ 5,000.00 TOTAL
$ 5,000.00
161
Continuacin
PROCEDIMIENTOS TECNICOS DEPOSITOS AJENOS
CODIGO
TM
CONCEPTO
DEBE
HABER
Se cancela factura N 00320 por valor de $ 5,000.00 a favor del Lic. Mauricio Perla, se emite cheque N 16745 de la Cuenta Corriente del Banco Agrcola
PARTIDA No.2
413 54 413 54001 211 09 211 09001 412 51 412 51935
A.M. x Adquisiciones de Bienes y Servicios Lic. Mauricio perla Bancos Comerciales M/D Banco Agrcola Depsitos Retenciones Fiscales Tesoro Pblico DGT V/ Cancelacin de factura N 00320 TOTAL
$ 5,000.00 $ 4,500.00 $ $ 5,000.00 500.00
$ 5,000.00
162
2. RETENCIONES POR SERVICIOS PERMANENTES

Las instituciones obligadas a llevar contabilidad que efecten retenciones de impuestos por prestaciones de servicios de carcter permanente, fundamentalmente por concepto de salarios u otros emolumentos, debern reflejar el compromiso de los fondos a enterar en arcas fiscales en la misma cuenta de ACREEDORES MONETARIOS que se registre la obligacin principal e identificarlo dentro de la cartera de acreedores respectiva, de conformidad con la norma contable establecida al efecto. El entero de los fondos a la Direccin General de Tesorera, deber efectuarse en las fechas establecidas para tal efecto, como un movimiento monetario de compromisos pendientes de pago. Tratndose de las restantes retenciones que se efecten a las prestaciones de servicios de carcter permanente, sean stas obligatorias o autorizadas por los empleados, debern registrarse en similares trminos a lo establecido en los prrafos anteriores.
EJEMPLO
Se prepara planilla por $ 50,000.00 se calcula el aporte patronal de AFP Confa 6.75% y el empleado 6.25%, para el ISSS 7.5% empleador y empleado, INPEP 7% empleador y empleado, Renta: Empleador Empleado AFP Confa $ 3.375.00 $ 3.125.00 ISSS $ 3.750.00 $ 3.750.00 INPEP $ 3.500.00 $ 3.500.00
Se realizan los siguientes descuentos: PGR $ 300.00 B.A. 500.00 Renta 5,000.00 Embargos Judiciales 150.00 Cooperativa 100.00
REMUNERACIONES PERSONAL PERMANENTE DEBE
Continuacin
HABER
Devengamiento Planilla de Personal Permanente

PARTIDA No.1
833 01 833 01 001 833 07 833 07 001 833 09 833 09 001 413 51 413 51 001 413 51 827 413 51 893 413 51 814 413 51 935 413 51 002 413 51 003 413 51 004 413 51 005
Devengamiento Personal Permanente Sueldos $50,000.00 Dev. Patronales Dev.Seguridad Social Pblicas $ 7,250.00 Por Devengamiento Permanentes Dev. Patronales Dev. Seguridad Social Privadas $ 3,375.00 Por Devengamiento Permanentes A. M. X Remuneraciones Sueldos Liquidos INPEP ISSS PGR D.G.T Banco Agrcola Embargos Judiciales Cooperativas AFP Confa V/ Devengamiento de planilla correspondiente al mes de Mayo TOTAL $60,625.00
$ 33,575.00 $ 7,000.00 $ 7,500.00 $ 300.00 $ 5,000.00 $ 500.00 $ 150.00 $ 100.00 $ 6,500.00 $ 60,625.00 165
Continuacin
PROCEDIMIENTOS TECNICOS CODIGO TM CONCEPTO PARTIDA No.1 Se cancela sueldos liquidos REMUNERACIONES PERSONAL PERMANENTE
DEBE HABER
413 51 413 51 001 211 09 211 09 001
A.M. x Remuneraciones Sueldos Lquidos $ Bancos Comerciales M/D Banco Agrcola V/ Cancelacin de sueldos lquidos de planilla correspondiente al mes de mayo.
33,575.00 $ 33,575.00
TOTAL $ 33,575.00 $ 33,575.00
166
NORMAS SOBRE DETRIMENTOS NORMAS SOBRE DETRIMENTOS PATRIMONIALES PATRIMONIALES
1. DETRIMENTO PATRIMONIAL DE FONDOS

Las prdidas de fondos que se presumen causadas por empleados, terceros ajenos a la Institucin o derivadas de casos fortuitos o fuerza mayor, debern traspasarse a la cuenta de complemento DETRIMENTO DE FONDOS por el monto determinado de acuerdo con los registros contables, tal situacin se mantendr mientras las autoridades administrativas o judiciales, de acuerdo a la respectiva competencia, no dicten una resolucin definitiva sobre la materia. En aquellos casos que por la va administrativa o legal se identifiquen responsables, siendo sancionados con el reintegro de los fondos, sean empleados, o bien, personas naturales o jurdicas ajenas al ente, deber registrarse dicha resolucin como un crdito monetario otorgado por la institucin. La aplicacin del detrimento en los fondos institucionales se efectuar directamente contra la cuenta A.M. X INVERSIONES FINANCIERAS. Si por el contrario, las autoridades competentes resuelven que no es factible determinar responsables, sea por causas de fuerza mayor o fortuita, o bien, es imposible identificar a empleados, como tampoco a personas naturales o jurdicas ajenas al ente, deber registrarse dicha resolucin como un gasto monetario realizado por la Institucin. La aplicacin del detrimento en los fondos institucionales se efectuar contra la cuenta A.M. X TRANSFERENCIAS CORRIENTES OTORGADAS que registrar el compromiso monetario del gasto.
EJEMPLO
PROCEDIMIENTOS TECNICOS DETRIMENTO DE FONDOS
CODIGO
TM
CONCEPTO
DEBE
HABER
El 30 de septiembre se efecta Arqueo de Caja encontrndose un faltante de $ 250.00

819 01 819 01001 211 03 211 03001 1 Detrimento de Fondos Detrimento de Fondos $ Caja Chica Caja Chica V/ Registro por faltante de efectivo en caja. TOTAL $
250.00 $ 250.00
250.00
250.00
168
NORMAS SOBRE DETRIMENTOS NORMAS SOBRE DETRIMENTOS PATRIMONIALES PATRIMONIALES
2. DETRIMENTO PATRIMONIAL DE INVERSIONES

Las prdidas o daos en bienes de uso, existencias o inversiones financieras que presumen causadas por empleados, o terceros ajenos a la Institucin o derivadas de casos fortuitos o fuerza mayor, debern traspasarse a la cuenta del Subgrupo DETRIMENTO PATRIMONIAL correspondiente, por el monto determinado de acuerdo con los datos contenidos en los registros contables; si la situacin se resuelve administrativamente, deber liquidarse durante el ejercicio contable vigente, si fuese por la va judicial, hasta que las autoridades competentes dicten una resolucin definitiva sobre el caso. Lo anterior no exime al responsable de la informacin financiera contable a verificar peridicamente el avance, hasta efectuar la liquidacin de los saldos en las cuentas de Detrimento En aquellos casos que por la va administrativa o legal se identifique responsables, siendo sancionados con un monto en dinero destinado a resarcir el valor en libros de los bienes corporales o inversiones financieras, sean empleados o personas naturales o jurdicas ajenas a la Institucin, dicha resolucin deber contabilizarse como un ajuste contable en los recursos institucionales. La aplicacin del detrimento deber efectuarse directamente contra la cuenta DEUDORES POR REINTEGROS Si por el contrario, las autoridades competentes resuelven que no es factible determinar responsables, sea por causas de fuerza mayor o fortuita, o bien, es imposible identificar a empleados, como tampoco a personas naturales o jurdicas ajenas al ente, deber contabilizarse dicha resolucin como un ajuste contable a los gastos de gestin institucional. La aplicacin del detrimento deber efectuarse directamente contra la cuenta del Subgrupo GASTOS DE ACTUALIZACIONES Y AJUSTES correspondiente. DGCG 169 DEPARTAMENTO NORMATIVO
EJEMPLO
PROCEDIMIENTOS TECNICOS DETRIMENTO DE INVERSIONES
CODIGO
TM
CONCEPTO
DEBE
HABER
El 31 de octubre se realiza conteo fsico de los Bienes Muebles en Uso detectando el faltante de una computadora con un valor en libros de $ 400.00 y una depreciacin acumulada de $ 700.00 819 07 819 07001 241 99 241 99019 241 19 241 19004 Detrimento de Inversiones en Bienes de Uso Detrimento de Inversiones en Bienes de Uso $ 400.00 Depreciacin Acumulada Maquinaria, Equipo y Mobiliario Diverso $ 700.00 Maquinaria, Equipo y Mobiliario Diverso Equipos Informticos V/ Registro por el faltante de una computadora con valor de costo de $ 1,100.00 TOTAL
$1,100.00
$1,100.00
$1,100.00
170
NORMAS SOBRE CIERRE Y NORMAS SOBRE CIERRE Y APERTURA DE CUENTAS APERTURA DE CUENTAS
1. CIERRE DE LAS CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS DE GESTION

Las Instituciones del Sector Pblico incorporadas al sistema de contabilidad gubernamental, debern al 31 de diciembre de cada ao, antes de obtener los estados contables definitivos, saldar las cuentas de Ingresos y Gastos de Gestin, trasladando el valor en libros a la fecha de cierre, a la cuenta RESULTADO DEL EJERCICIO CORRIENTE. Se exceptan de la aplicacin del prrafo anterior, los registros correspondientes a la ejecucin de Presupuestos Extraordinarios, debiendo efectuarse el cierre de las referidas cuentas al momento de la liquidacin del proyecto.
171
2. LIQUIDACIN DE LAS CUENTAS DE RESULTADO

En las instituciones facultadas por disposiciones legales para distribuir los resultados del ao anterior, debern en el curso del primer semestre del ejercicio siguiente a la generacin de stos, distribuir el saldo de la cuenta RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES de acuerdo con las regulaciones establecidas al efecto. Las instituciones que no dispongan de facultades legales para distribuir los resultados del ao anterior, debern al 30 de junio del ejercicio siguiente a la generacin de stos, traspasar el saldo de la cuenta RESULTADO DEL EJERCICIO CORRIENTE a la cuenta RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES. La Direccin General autorizar, peridicamente, traspasos a las cuentas de patrimonio especficas, de conformidad con las normas contables que establezca para tal finalidad
172
3. APERTURA DE CUENTAS DE RECURSOS Y OBLIGACIONES Al 1 de enero de cada ao, las cuentas de los ttulos RECURSOS, OBLIGACIONES CON TERCEROS y del grupo PATRIMONIO ESTATAL, que al 31 de diciembre del ao anterior reflejaron saldos deudores o acreedores, debern ser registrados como movimientos de apertura en los mismos conceptos contables del ejercicio finalizado.
173
NORMAS SOBRE ESTADOS NORMAS SOBRE ESTADOS FINANCIEROS BASICOS FINANCIEROS BASICOS
1. PREPARACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Los entes responsables de llevar contabilidad gubernamental debern preparar informes y estados sobre la marcha econmico-financiero y presupuestaria que permitan apoyar el proceso de toma de decisiones de la Administracin, en la forma y contenido que lo soliciten las entidades y organismos, tanto nacionales como extranjeros, en dicho caso la informacin se considerar preliminar y el resultado econmico presentado ser para fines de establecer un rendimiento comparativo a la fecha. Los estados financieros debern estar referidos, exclusivamente, a los conceptos propios de las actividades institucionales que desarrollen.
NORMAS SOBRE ESTADOS NORMAS SOBRE ESTADOS FINANCIEROS BASICOS FINANCIEROS BASICOS
2. ESTADOS FINANCIEROS BSICOS Y FECHA DE PREPARACIN

Al 30 de junio y 31 de diciembre de cada ao debern prepararse los siguientes estados financieros bsicos: ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA ESTADO DE RENDIMIENTO ECONMICO ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA ESTADO DE FLUJO DE FONDOS Los estados financieros debern incluir notas explicativas que formarn parte integral de ellos, destinadas a proporcionar informacin complementaria para una adecuada interpretacin de la informacin. El periodo comparativo corresponder al inmediatamente anterior. Las entidades econmicas que en virtud de su periodo de creacin emitan informacin financiera por periodos menores de un ao, debern revelar en notas explicativas dicha situacin con el objeto de considerar que las cifras no son comparables a las de periodos anteriores.
3. CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS a) ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA PARTE SUPERIOR IDENTIFICACIN: Representa el nombre u otro tipo de identificacin institucional del ente al que pertenece la informacin financiera. Identifica el nombre asignado tcnicamente al informe. Identifica el da, mes y ao de preparacin de la informacin. Identifica el tipo de moneda de curso legal y nivel de precisin de las cifras expresadas en la presentacin de los Estados Financieros
176
ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA: . FECHA (AL): (EN MILES DE DLARES):
CONTENIDO DEL INFORME RECURSOS: OBLIGACIONES: Identifica los recursos que se poseen con la potencialidad de generar beneficios futuros. Identifica las obligaciones que pueden ejercer terceros sobre los recursos, incluye adems el derecho que le asiste al Sector Pblico sobre los mismos despus de deducir las obligaciones con terceros. Saldos del ejercicio contable vigente. Saldos del ejercicio contable anterior que se informa para fines comparativos; deber corresponder al ejercicio anual inmediatamente precedente. Sumatoria de las obligaciones con terceros, es decir, deuda corriente ms el financiamiento de terceros. Sumatoria de las cantidades tanto de recursos como de obligaciones, debiendo ser iguales entre si.
CORRIENTE: ANTERIOR:
SUB TOTAL: TOTALES:
PARTE INFERIOR El informe deber contener notas explicativas que permitan una adecuada interpretacin de la informacin financiera o los efectos futuros que pueden modificar la composicin de los recursos y obligaciones. El informe deber incluir nombre, firma y sello de los funcionarios responsables de la informacin financiera, entre ellos, el Jefe de la Unidad Financiera y el contador Institucional. GENERACIN DEL INFORME El informe podr prepararse en forma de cuenta para efectos de informacin ejecutiva y en forma de reporte para los respectivos anlisis contables, seguimiento y auditorias.
178
NOMBRE DEL RAMO NOMBRE DE INSTITUCION ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL----------------------------------------EN MILES DE DLARES RECURSOS FONDOS DISPONIBILIDADES ANTICIPOS DE FONDOS DEUDORES MONETARIOS INVERSIONES FINANCIERAS INVERSIONES TEMPORALES INVERSIONES PERMANENTES INVERSIONES EN PRESTAMOS, CORTO PLAZO INVERSIONES EN PRESTAMOS, LARGO PLAZO DEUDORES FINANCIEROS INVERSIONES INTANGIBLES ( - ) AMORTIZACION ACUMULADA INVERSIONES NO RECUPERABLES ( - ) ESTIMACIONES INVERSIONES NO RECUBERABLES INVERSIONES EN EXISTENCIAS EXISTENCIAS INSTITUCIONALES EXISTENCIAS DE PRODUCCION EN PROCESO INVERSIONES EN BIENES DE USO BIENES DEPRECIABLES ( - ) DEPRECIACION ACUMULADA BIENES NO DEPRECIABLES INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROG. INVERSIONES EN BIENES PRIVATIVOS ( - ) APLICACIN A GASTOS DE GESTION INVERSIONES EN BIENES DE USO PUBLICO Y DE DESARROLLO SOCIAL ( - ) APLICACIN INVERSIONES PUBLICAS TOTAL DE RECURSOS TOTAL DE OBLIGACIONES SUB TOTAL CORRIENTE ANTERIOR OBLIGACIONES DEUDA CORRIENTE DEPOSITOS DE TERCEROS ACREEDORES MONETARIOS CORRIENTE ANTERIOR
FINANCIAMIENTO TERCEROS ENDEUDAMIIENTO INTERNO ENDEUDAMIENTO EXTERNO ACREEDORES FINANCIEROS
NOTAS EXPLICATIVAS:
FIRMA Y SELLO DEL JEFE
DGCG DEPARTAMENTO NORMATIVOY SELLO DEL CONTADOR INSTITUCIONAL UNIDAD FINANCIERA FIRMA
179
b) ESTADO DE RENDIMIENTO ECONMICO PARTE SUPERIOR IDENTIFICACIN: Representa el nombre u otro tipo de identificacin Institucional del ente al que pertenece la informacin financiera. Identifica el nombre tcnicamente al informe. asignado
ESTADO DE RENDIMIENTO ECONOMICO FECHA (AL): (EN MILES DE DLARES):
Identifica el perodo que comprende la informacin. Identifica el tipo de moneda de curso legal e Indica el nivel de precisin expresado en la presentacin de las cifras de los Estados Financieros.
180
CONTENIDO DEL INFORME

GASTOS DE GESTIN: INGRESOS DE GESTIN: CORRIENTE: ANTERIOR: Identifica los conceptos que disminuyen indirectamente el Patrimonio Estatal. Identifica los conceptos que aumentan indirectamente el Patrimonio Estatal. Flujo del perodo contable en informe. Flujo del perodo contable anterior que se incluye para fines comparativos; deber corresponder al ejercicio anual inmediatamente precedente. Sumatoria de Gastos e Ingresos de Gestin. Diferencia entre la sumatoria de los Gastos e Ingresos de Gestin. Sumatoria de Gastos e Ingresos de Gestin, debiendo ser iguales entre s.
SUB TOTAL: RESULTADO DEL EJERCICIO: TOTALES:
PARTE INFERIOR El informe deber incluir nombre, firma y sello de los funcionarios responsables generar la informacin, entre ellos, el Jefe de la Unidad Financiera y el contador Institucional.
NOMBRE DEL RAMO NOMBRE DE INSTITUCION ESTADO DE RENDIMIENTO ECONOMICO DEL AL (EN MILES DE DLARES
)
CORRIENTE ANTERIOR
GASTOS DE GESTION
CORRIENTE
ANTERIOR
INGRESOS GESTION
GASTOS DE INVERSIONES PUBLICAS GASTOS PREVISIONALES GASTOS EN PERSONAL GASTOS EN BIENES DE CONSUMO Y SERVICIOS GASTOS EN BIENES CAPITALIZABLES GASTOS FINANCIEROS Y OTROS GASTOS EN TRANSFERENCIAS OTORGADAS COSTOS DE VENTAS Y GARGOS CALCULADOS GASTOS DE ACTUALIZACIONES Y AJUSTES
INGRESOS TRIBUTARIOS INGRESOS SEGURIDAD SOCIAL INGRESOS FINANCIEROS Y OTROS INGRESOS POR TRANSFERENCIAS CORRIENTES RECIBIDAS INGRESOS POR TRANSFERENCIAS DE CAPITAL RECIBIDAS INGRESOS POR VTAS. DE BIENES Y SERVICIOS INGRESOS POR ACTUALIZACIONES Y AJUSTES
- SUBTOTAL RESULTADO DEL EJERCICIO (SUPERAVIT)
- SUBTOTAL RESULTADO DEL EJERCICIO (DEFICIT - TOTAL INGRESOS DE GESTION
- TOTAL GASTOS DE GESTION -
FIRMA Y SELLO DEL JEFE UNIDAD FINANCIERA
FIRMA Y SELLO DEL CONTADOR INSTITUCIONAL
182
c) ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA PARTE SUPERIOR IDENTIFICACIN: Representa el nombre u otro tipo de identificacin Institucional del ente al que pertenece la informacin financiera. Identifica el nombre tcnicamente al informe. asignado
ESTADO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA: FECHA (AL): (EN MILES DE DLARES):
183
CONTENIDO DEL INFORME INGRESOS: EGRESOS: INGRESOS CORRIENTES INGRESOS CAPITAL: Identifica los conceptos de las clasificaciones presupuestarias que reflejan derecho monetario Identifica los conceptos de las clasificaciones presupuestarias que reflejan compromisos monetarios. Identifica los conceptos gestin operacional. relacionados con la
Identifica los conceptos relacionados con transformacin de recursos y fuentes de financiamiento.
EGRESOS CORRIENTES Y DE CAPITAL: Identifica los conceptos de gastos de funcionamiento, transferencias destinadas a financiar gastos de consumo, as como las destinadas a inversiones para formacin de capital y servicios de deuda. PRESUPUESTO: Monto de las estimaciones correspondientes al perodo que se informa.
CONTENIDO DEL INFORME EJECUCIN: PORCENTAJE: DFICIT PRESUPUESTARIO: Monto de los derechos o compromisos monetarios devengados. Relacin porcentual de ejecucin (ejecucin\presupuesto * 100).
Diferencia si la sumatoria de egresos es superior a los ingresos en el perodo en informe. SUPERVIT PRESUPUESTARIO: Diferencia si la sumatoria de ingresos es superior a los egresos en el perodo en informe. TOTAL: Sumatoria de los ingresos y egresos, debiendo ser iguales entre si. PARTE INFERIOR El informe deber contener notas explicativas que permitan una adecuada interpretacin de la informacin presupuestaria. Adems deber incluir nombre, firma y sello de los funcionarios responsables de la informacin, entre ellos, el Jefe de la Unidad Financiera y el Contador Institucional.
NOMBRE DEL RAMO NOMBRE DE INSTITUCION ESTADO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DEL--------------------- AL---------------------------EN MILES DE DOLARES INGRESOS
PRESUPU EJECUCI % ESTO ON
EGRESOS
PRESUP EJECU % UESTO CION
CORRIENTES IMPUESTOS TASAS Y DERECHOS CONTRIBUCIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL VENTA DE BIENES Y SERVICIOS INGRESOS FINANCIEROS Y OTROS TRANSFERENCIAS CORRIENTES
CORRIENTES Y DE CAPITAL REMUNERACIONES PRESTACIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS GASTOS FINANCIEROS Y OTROS TRANSFERENCIAS CORRIENTES INVERSIONES EN ACTIVOS FIJOS TRANSFERENCIAS DE CAPITAL INVERSIONES FINANCIERAS AMORTIZACION DE ENDEUDAMIENTO PUBLICO SALDO DE AOS ANTERIORES ASIGNACIONES POR APLICAR
DE CAPITAL VENTA DE ACTIVO FIJO TRANSFERNCIA DE CAPITAL RECUPERACION DE INVERSIONES FINANCIERAS ENDEUDAMIENTO PUBLICO SALDO DE AOS ANTERIORES
- DEFICIT PRESUPUESTARIO -
- SUPERAVIT
PRESUPUESTARIO -
TOTAL DE INGRESOS
TOTAL DE EGRESOS
FIRMA Y SELLO DEL JEFE UNIDAD FINANCIERA
FIRMA Y SELLO DEL CONTADOR INSTITUCIONAL
186
d) ESTADO DE FLUJO DE FONDOS PARTE SUPERIOR IDENTIFICACIN: Representa el nombre u otro tipo de identificacin Institucional del ente al que pertenece la informacin financiera. Identifica el nombre tcnicamente al informe. asignado
ESTADO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA: FECHA (AL): (EN MILES DE DLARES):
187
CONTENIDO DEL INFORME ESTRUCTURA:

Identifica el saldo disponible al inicio del perodo; el resultado operacional neto proveniente de los diferentes conceptos tanto de fuentes como de usos; el financiamiento de terceros neto que comprende los emprstitos contratados menos las amortizaciones de los mismos; el resultado no operacional neto proveniente de los diferentes conceptos tanto de fuentes como de usos no considerados operacionales; y, el saldo disponible al final del perodo. Cifras del ejercicio contable vigente Cifras del ejercicio contable anterior que se informa para fines comparativos; deber corresponde al ejercicio anual inmediatamente precedente Identifica el saldo al inicio del perodo que se informa.
CORRIENTE: ANTERIOR : DISPONIBILIDA DES INICIALES: RESULTADO OPERACIONA L NETO:
Identifica el total de fuentes provenientes de las actividades de operacin menos los usos que se han hecho de las mismas durante el perodo que se informa
188
Identifica el monto de los emprstitos FINANCIAMIENTODE recibidos en el perodo que se informa menos las TERCEROS NETO:
RESULTADONO OPERACIONAL NETO: DISPONIBILI DADES FINALES:

PARTE INFERIOR
erogaciones por concepto de amortizacin de los mismos. Identifica los saldos del flujo de variaciones acreedores (fuentes) menos el flujo de variaciones deudores (usos) originados en ingresos y egresos, no provenientes de la actividad operacional en el perodo que se informa Identifica el saldo disponible al final del perodo que se informa.
El informe deber contener notas explicativas que permitan una adecuada interpretacin de la informacin presupuestaria. Asimismo, deber incluir nombre, firma y sello de los funcionarios responsables de generar la informacin, entre ellos, el Jefe de la Unidad Financiera y el contador institucional.
NOMBRE DEL RAMO NOMBRE DE INSTITUCION ESTADO DE FLUJO DE FONDOS DEL---------------AL---------------EN MILES DE DOLARES
ESTRUCTURA
CORRIENTE
ANTERIOR
DISPONIBILIDADES INICIALES AL SALDO INICIAL RESULTADO OPERACIONAL NETO FUENTES OPERACIONALES (Menos) USOS OPERACIONALES FINANCIAMIENTO DE TERCEROS NETO EMPRESTITOS CONTRATADOS (Menos) SERVICIO DE LA DEUDA RESULTADO NO OPERACIONAL NETO FUENTES NO OPERACIONALES (Menos) USOS NO OPERACIONALES
DISPONIBILIDADES FINALES AL
FIRMA Y SELLO DEL JEFE
DGCG FIRMA DEPARTAMENTO NORMATIVOY SELLO DEL CONTADOR INSTITUCIONAL UNIDAD FINANCIERA
190
NORMAS SOBRE CONTROL NORMAS SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE INTERNO CONTABLE GENERALES GENERALES
GENERALIDADES 1. CONCEPTUALIZACION
La Direccin General de Contabilidad Gubernamental en uso de las facultades conferidas por la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Estado, ha definido para la operatividad del Subsistema de Contabilidad Gubernamental, polticas generales de control interno que permiten garantizar la exactitud y confiabilidad en el registro de los hechos econmicos, como la veracidad y seguridad razonable de la informacin contable de apoyo al proceso de toma de decisiones. No obstante lo anterior y siempre que no sean contrarias a la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Estado o a las normas contables dictadas al amparo de dicho cuerpo legal, sern complementadas con las Normas Tcnicas de Control Interno emitidas por la Corte de Cuentas de la Repblica.
NORMAS SOBRE CONTROL NORMAS SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE INTERNO CONTABLE GENERALES GENERALES
2. APROBACION DE PLANES DE CUENTAS La Direccin General de Contabilidad Gubernamental aprobar los Planes de Cuentas de las Instituciones sujetas al Sistema de Contabilidad Gubernamental, as como las modificaciones que se incorporen a stos. Las copias de los planes de cuentas institucionales aprobados y sus modificaciones, se mantendrn en los archivos de la Direccin General de Contabilidad Gubernamental por tiempo indefinido, como documentos oficiales para los efectos de interpretaciones o prevalecer ante discrepancias en las transcripciones de texto.
192
NORMAS SOBRE CONTROL NORMAS SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE INTERNO CONTABLE ESPECIFICAS ESPECIFICAS
1.
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA CONTABLE
Las entidades obligadas a llevar Contabilidad Gubernamental debern mantener en las Unidades Contables, en un lugar de fcil acceso y a disposicin de los usuarios, un ejemplar del Plan de Cuentas institucional aprobado y sus modificaciones; as como una recopilacin de las interpretaciones tcnicas propias de situaciones institucionales, que afecten el anlisis de la informacin contable; y, la reglamentacin de los procedimientos administrativos para el manejo de los recursos financieros institucionales. Adems, deber poseer un ejemplar del Manual Tcnico SAFI aprobado por el Ministerio de Hacienda y copia de las modificaciones al mismo, cuando dicho manual no corresponda a la ltima versin oficial; as como una recopilacin de las disposiciones normativas emitidas para regular el funcionamiento de la Contabilidad Gubernamental.
2. CONTABILIZACIN DE HECHOS ECONMICOS Los hechos econmicos se debern contabilizar diariamente, por orden cronolgico en el registro de DIARIO, quedando estrictamente prohibido diferir las anotaciones. Posteriormente a la revisin de dichos registros, se deber proceder inmediatamente a la mayorizacin los movimientos contables.
194
3. REGISTROS CONTABLES EN MEDIOS COMPUTACIONALES

Las entidades incorporadas al Subsistema de Contabilidad Gubernamental, al trmino de cada jornada laboral, debern mayorizar los registros contables digitados. Al trmino de cada mes, conjuntamente con el cierre operacional, se deber generar el registro de MAYOR y un Balance de Comprobacin. Los registros de DIARIO, MAYOR y BALANCE DE COMPROBACIN, conjuntamente con una constancia escrita de aprobacin de los datos por el Contador Institucional, debern ser empaquetados o encuadernados mensualmente y un ejemplar se mantendr en el archivo contable institucional por el perodo que establece el artculo 19, inciso 1, de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Estado.
195
4. RESPALDO DE LA INFORMACIN FINANCIERA EN COMPUTACIONALES
MEDIOS
En las entidades incorporadas al Subsistema de Contabilidad Gubernamental, al trmino de cada jornada laboral, debern respaldar la informacin financiera y los movimientos contables registrados en el sistema, a fin de asegurar la recuperacin de los datos ante eventuales deficiencias, por prdida, dao o causas de fuerza mayor. Mensualmente con el cierre operacional, debern ser archivados en copias de respaldo los movimientos contables actualizados, conservando una copia en el archivo contable institucional, por un perodo mnimo de dos aos, sin perjuicio de verificar peridicamente las condiciones ptimas de uso.
196
5.
REGISTROS AUXILIARES
Las cuentas de Recursos y Obligaciones con terceros que muestren saldos deudores o acreedores permanentes o que las normas contables lo establezcan, debern ser controlados en registros auxiliares que incluyan datos de identificacin, tanto de carcter general, origen de los movimientos, como cargos y abonos de las operaciones registradas. Los saldos de los registros auxiliares debern ser conciliados continuamente, con las cuentas de mayor respectivas.
6.
VALIDACIN ANUAL DE LOS DATOS CONTABLES
Durante el ejercicio contable, ser obligatorio que los saldos de las cuentas de recursos y obligaciones con terceros se encuentren debidamente respaldados en conciliaciones bancarias, circularizaciones de saldos, inventario fsico de bienes o cualquier otro medio de validacin que asegure la existencia real de los recursos disponibles y compromisos pendientes de carcter institucional.
7.
ARCHIVO DE DOCUMENTACIN CONTABLE
Las autoridades institucionales, conjuntamente con el Contador, debern adoptar las medidas administrativas y condiciones ptimas de seguridad para el resguardo de la documentacin, registros y todo otro antecedente de respaldo de las rendiciones de cuentas e informacin contable. Los antecedentes incorporados al archivo debern disponer de medios de identificacin y ubicacin que permita el fcil acceso, debiendo permanecer por los plazos establecidos en el artculo 19 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Estado.
198
8.
INFORMACIN DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
Las unidades contables debern evaluar permanentemente los requerimientos de informacin, tanto de las autoridades administrativas institucionales como usuarios externos a fin de generar reportes con efectividad y economa, dentro de los lmites de disponibilidad real de datos. Los Contadores tendrn la obligacin de informar con el carcter de extraordinario, como apoyo al proceso de toma de decisiones de las autoridades responsables de la conduccin financiera Institucional, toda desviacin detectada u observada en relacin con el comportamiento de las polticas, planes y programas institucionales y de Gobierno.
199
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO NORMATIVO NORMATIVO DGCG DGCG
200

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Art. 19 DOCUMENTOS Y REGISTROS

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Art. 100.- CARACTERISTICA

Descentralizacin de los registros a nivel institucional

Art. 101.- ESTRUCTURA

NO EXISTEN SISTEMAS PARALELOS

Art. 102.- ELEMENTOS BASICOS DEL SUBSISTEMA

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

METODOS QUE PERMITAN ACTUALIZACIONES, ESTIMACIONES

C) MANTENER LA IGUALDAD ENTRE LOS RECURSOS Y OBLIGACIONES

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Art. 104 Unidad de medida para el registro

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Art. 105.- COMPETENCIA DE LA DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Ejercer la supervisin en materia de su competencia relacionados con la gestin

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