Gerenciamento das

Comunicações do Projeto
Prof. Pedro A. Oliveira

Gerência de Projetos de Software

Sistemas de Informação
PUC Minas
Conceitos
 É a área de conhecimento que inclui os processos necessários
para assegurar a geração, coleta, distribuição,
armazenamento, recuperação e destinação final das
informações sobre o projeto de forma oportuna e apropriada.
 Estes processos fornecem as ligações críticas entre pessoas e
informações necessárias para comunicações bem-sucedidas .
 A comunicação envolve:
 Equipe, sponsor (patrocinador), parceiros, interessadas e cliente
 É uma das principais responsabilidades do GP
 A boa comunicação (plano e execução) é um dos fatores
críticos de sucesso do projeto.

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Conceitos
 Envolvem a identificação, análise e gerenciamento das
partes interessadas no projeto
 Todos os envolvidos no projeto devem entender como as
comunicações afetam o projeto como um todo
 Os gerentes de projeto gastam a maior parte do seu
tempo – 90% segundo a literatura – se comunicando com
os membros da equipe e outras partes interessadas do
projeto, sejam elas internas ou externas.

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Gerenciamento das Comunicações
 Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas
partes interessadas envolvidas
 Conexão de vários ambientes culturais e organizacionais,
diferentes níveis de conhecimento e diversas perspectivas e
interesses na execução ou nos resultados do projeto
 Os processos do gerenciamento de comunicações
interagem entre si e com processos de outras áreas de
conhecimento.

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Comunicação – Definição
 Processo pelo qual informações são trocadas entre
indivíduos, utilizando um sistema comum de símbolos,
sinais e comportamentos.
 Exemplo:
 Símbolo: fogo
 Sinal: perigo (símbolo + código)
 Sinais de fumaça
 Comportamento: fuga

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Equívocos da Comunicação em Projetos de TI

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Comunicação – Dimensões
 Interna (dentro do projeto) ou externa (cliente, outros
projetos, sociedade, público, meios de comunicação)
 Formal (relatórios, memorandos e instruções) e informal
(e-mails, discussões, conversas)
 Vertical (nos níveis superiores e inferiores da
organização) e horizontal (com colegas)
 Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não
oficial (comunicações confidenciais)
 Escrita e oral
 Verbal e não verbal (inflexões da voz, gestos)

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Objetivos da comunicação interpessoal
 Para se assegurar que a mensagem foi recebida e
entendida apropriadamente é necessário que a
comunicação seja um caminho de duas mãos
 Compreender o significado exato e a intenção do outro
 O que nunca é feito completamente
 Ser compreendido pelo(s) outro(s)
 Idem
 Ganhar a aceitação de sua pessoa e de suas ideias por outro(s)
 Produzir uma ação ou uma mudança
 No ambiente de um projeto o emissor e o receptor têm a
obrigação de procurar o claro entendimento comum
 Entenderem e serem entendidos

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A Responsabilidade do Emissor:
Barreiras de Comunicação
 Quantidade de informação comunicada
 Simplificar e ser objetivo
 Falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo
comunicado (campos de experiências não se sobrepõem)
 Trabalhar a mensagem para o receptor
 Diferenças culturais
 Incentivar a equipe a se conhecer mutuamente, aprender novos
idiomas, pesquisar os costumes.
 Atentar para o fato de que diferenças de gênero, de região e de
conceitos éticos podem ser barreiras culturais
 Clima organizacional
 Criar atmosfera de abertura e confiança.
 Dialogar sempre que possível independente de ser gerente

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A Responsabilidade do Emissor:
Barreiras de Comunicação
 Número de canais de comunicação
 Reduzir ao mínimo possível
 Uso inadequado de jargões e terminologia
 Trabalhar a linguagem
 Fatores ambientais de distração (barulho, espaço, cheiro,
iluminação, interrupções)
 Distância física ou temporal entre o emissor e o receptor
 Utilizar sempre que possível reuniões periódicas, por exemplo
 Em caso de impossibilidade da presença física minimize com os
recursos eletrônicos disponíveis (celular, Internet, teleconferências,
etc.)
 Atitudes prejudiciais (hostilidades, descrença, preconceitos)

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Ouvir ativo (Active Listening)
 Ouvir com atenção
 Observar linguagem corporal, tom de voz
 Utilizar espaços de forma produtiva
 Eliminar distâncias, estabelecer comunicação amigável e
construtiva
 Verificar se entendeu a mensagem
 Demonstrar interesse, manter atenção
 Refletir, tentar enxergar com os olhos do outro

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Ouvir ativo (Active Listening)
 Barreiras:
 Pessoas desatentas e sem interesse
 Resistência às mensagens
 Distrações
 Percepções, preconceitos ou pré-julgamentos

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Gerenciamento das Comunicações
 Processos do PMBoK®:
 1. Identificar as partes interessadas
 2. Planejar as comunicações
 3. Distribuir informações
 4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas
 5. Reportar o desempenho

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Identificar as partes interessadas
 Processo de identificação de TODAS as pessoas ou
organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de
documentação das informações relevantes relacionadas
aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso
do projeto

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Identificar as partes interessadas
Identificar as partes interessadas
- Identificar todas as pessoas ou
organizações que afetam ou são
afetadas pelo projeto
- Documentar informações
relacionadas aos seus interesses
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Faz parte do processo
- Desenvolver estratégia para abordar
cada parte interessada
- Determinar o nível e a oportunidade
para o envolvimento, maximizando
influências positivas e minimizando as
negativas
- Classificar e rever periodicamente a
lista de partes interessadas
Identificar as partes interessadas -
Entradas
 Termo de Abertura do Projeto (TAP)
 Documentos de aquisição
 As partes de um contrato serão as principais partes
interessadas de um projeto
 Fatores ambientes
 Ativos de processos organizacionais

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Identificar as partes interessadas –
Ferramentas e técnicas
 Análise das partes interessadas
 Identificar, listar e compreender as partes interessadas
 Classificar as partes interessadas, avaliando seu poder,
interesse, influência e impacto
 Avaliar a reação em várias situações, de forma a planejar como
a influência poderá ser feita

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Identificar as partes interessadas –
Ferramentas e técnicas
 Análise das partes interessadas

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Identificar as partes interessadas –
Ferramentas e técnicas
 Análise das partes interessadas
 Pode ser iniciada através de processos de brainstorming, por
exemplo
 Deve envolver os que podem afetar ou podem ser afetados
pelo projeto
 As partes devem ser compreendidas
 A alta administração da empresa pode ajudar a estabelecer
estratégias ajustadas

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Identificar as partes interessadas –
Saídas
 Registro das partes interessadas
 Informações de identificação
 Nome, posição a corporação, papel no projeto, informações de
contato
 Avaliação
 Requisitos essenciais, expectativas, influência no projeto, fase de
maior interesse no ciclo de vida
 Classificação
 Interna, externa, apoiadora, neutra, resistente

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Processos de Comunicação

Planejar as Comunicações
Planejar as comunicações
 Definir as necessidades de informações e comunicações
das partes interessadas no projeto
 O planejamento determina:
 quem precisa de qual informação, quando, como e quem
deverá fornecê-la
 Feito no começo do projeto e revisado durante
 Ativos: Lições aprendidas e históricos
 Restrições:
 Membros em locais distintos, versões de software distintas

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Plano de comunicação
 O resultado do processo é um plano contendo:
 Quais eventos serão comunicados
 Quem deverá gerar a comunicação para quem
 Meios e formatos utilizados na comunicação
 Qual a frequência de geração da comunicação
 Prazos e pessoas para escalação de problemas
 Outras questões importantes para o projeto
 Fundamental: combinado com o cliente
 Exemplo Evento Frequência Responsável Audiência

Relatório de Semanal GP Gerente

status funcional
Requisição de Eventual Interessado GP
mudança
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Processos de comunicação

Distribuir as informações
Distribuir as informações
 Disponibilizar as informações necessárias, no momento
adequado, às partes interessadas
 As habilidades fazem parte da gestão, dimensões:
 Escrita e oral, falar e ouvir, interna e externa (projeto), formal e
informal, vertical e horizontal
 Métodos: reuniões, relatórios, e-mails, web, etc.
 Processo de lições aprendidas:
 Os erros devem ser corrigidos e servir de guias do caminho
 Ativos: lições, registros, relatórios, apresentações, etc.

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Processos De Comunicação

Gerenciar as Partes Interessadas

Gerenciar as partes interessadas
 Questão
 é algo imprevisto ou levantado por alguma parte interessada,
mas geralmente tem proporções menores que um risco
 Pode ser gerenciada através de seu registro formal em documento
específico no projeto, com o direcionamento de quem resolverá
 Também são chamados de problemas

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Registro de questões - Exemplo

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Gerenciar as partes interessadas
 Gerenciar as comunicações para satisfazer os requisitos
das partes interessadas e resolver os conflitos de
interesse inerentes
 Processo que gere problemas de comunicação
 Registro de problemas:
 O que foi tratado, ações tomadas, resultados, lições
 Quando resolvidos: condições, negociações, etc.
 Mudanças e ações corretivas aprovadas

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Processos de comunicação

Reportar o desempenho
Reportar o desempenho
 Processo de coleta e distribuição de informações sobre o
desempenho, incluindo relatórios de andamento,
medições do progresso e previsões
 Reuniões de avaliação têm frequência diferentes:
 Exemplo: interna – semanal e cliente – mensal
 Relatório de Desempenho (Relatório de Status):
 Um dos documentos mais importantes (deve ser combinado)
 Deve conter: realizações feitas, a fazer, % completo, situação
das entregas, riscos, previsões de conclusão e custos,
mudanças e correções, etc.

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Referências
 PMI. Um Guia Do Conhecimento Em Gerenciamento de
projetos (Guia PMBOK)/ Guide to the Project
Management Body of Knowledge (Pmbok Guide): Official
Brazilian Portuguese Translation (Portuguese Edition).
PMI, 2008. 459 p.

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