Introdução ao Microsoft

Access 97
Existem vários processos
de aceder ao Access.
Vamos enumerar alguns
dos possíveis modos de
acesso.

1. Clique no botão “Start”

(Iniciar) da barra de
tarefas dos Windows e
seleccione o comando
Programas.
Introdução ao Access 97
(continuação)

2. Seleccionar o botão identificado da

barra do Microsoft Office quando ela
estiver activada.

Clique aqui
Introdução Access 97
(continuação)
3. Seleccionar “Novo documento do Office”
do menu “Start” (Iniciar) e depois fazer
clique em “Base de dados vazia”
 Access 97
Após ter activado o Access é visualizado no ecrã uma
caixa de diálogo que permite ao utilizador indicar o que
pretende fazer.

• Criar uma nova base de

dados vazia.
• Utilizar o assistente de
criação de uma base de
dados.
• Abrir uma base de dados
já existente (anteriormente
criada).
 Access 97
Suponhamos que se pretende criar uma nova base de
dados. Após ter seleccionado a opção correspondente,
aparece uma nova caixa de diálogo para indicar o local
onde pretende guardar a base de dados.

A extensão dos ficheiros

correspondentes a uma
base de dados criada
pelo Access é .mdb
Abertura de uma base de dados
Uma base de dados de Access é um ficheiro com
extensão .mdb constituído por um conjunto de tabelas
relacionadas entre si.
Se seleccionar a opção “Abrir base de dados” deve surge
uma caixa de diálogo para indicar a localização da base
de dados.
 Abertura de uma base de
dados (continuação)
É possível abrir uma base de dados criada noutra versão do
Access. Nessa situação surge uma nova caixa de diálogo.
 Access 97
Após ter seleccionado o local onde vai gravar a nova base de
dados (criação de nova BD) ou onde se encontra a base de
dados armazenada(abrir um ficheiro existente), surge uma
nova janela com a seguinte informação:
 Access 97

Tabelas – são os únicos objectos do Access que contêm os

dados armazenados sob a forma de registos e campos.
Consultas – são utilizadas para seleccionar um conjunto de
informação, normalmente segundo condições pré-
estabelecidas.
Formulários – são utilizados para criação de fichas de
manutenção e consulta de dados.
Relatórios – são normalmente enviados para a impressora.
Podem assumir diversas formas, desde uma listagem
simples a uma listagem com agrupamentos de dados.
 Access 97

Macros – são constituídas por conjuntos de comandos,

que têm como objectivo automatizar funções da base de
dados. Exemplo: imprimir um relatório ou copiar um
conjunto de dados.
Módulos – são procedimentos (programas) executados na
linguagem de programação do Access (Visual Basic for
Aplications) com o objectivo de facilitar a gestão da
informação, executando acções difíceis de conseguir em
modo de utilização.
 As barras de ferramentas do
Access 97 1
2
3

4
5 - Dá acesso
1 – Dá acesso a 2 – Dá acesso a 3 – Definição de a um novo
um novo menu: um novo menu: relacionamentos menu:

4 – Propriedades
dos campos
 Criação de tabelas

Após ter seleccionado a opção tabelas, apenas fica visível o

botão “Novo” para criar uma nova tabela.
Os botões “Abrir” e “Estrutura” destinam-se a trabalhar com
tabelas já criadas.
 Criação de tabelas
Surge uma nova caixa de diálogo para seleccionar o modo
de definição da tabela.
 Criação de tabelas
Vista de folha de dados – a tabela é criada a partir da inserção de
um conjunto de dados, que após serem verificados pelo Access,
lhes atribui automaticamente um determinado tipo de campo.
Vista de estrutura – a definição da tabela é feita pelo utilizador,
com a indicação dos campos que pretende e das suas
propriedades.
Assistente de tabelas – assistente que ajuda o utilizador no
processo de definição da tabela.
Importação de tabela – assistente para importação de tabelas do
Access ou de outras aplicações.
Ligação de tabela – assistente que permite criar uma tabela em
Access com um link a outra tabela.
 Criação de tabelas

No processo mais usual de criação de uma nova tabela,

escolhe-se a opção «Modo Estrutura», que abre a janela
de definição da estrutura de uma tabela, onde se pode
escrever os nomes dos campos da tabela, definir o tipo de
dados de cada campo, bem como indicar outros aspectos.

Acrescentar botões
 Definição da estrutura de uma
tabela
Na parte superior da
janela de definição da
tabela , indica-se o
nome de cada campo,
bem como o seu tipo,
e, opcionalmente,
pode-se acrescentar
uma descrição do
significado do campo.

Na coluna «Nome do campo» digita-se o nome que se pretende

dar a cada campo da tabela.
Depois, coluna «Tipo de dados», define-se onde se deve indicar o
tipo de dados que cada campo irá receber.
Definição da estrutura de uma
tabela
Nome do campo – local onde se indica os nomes a
atribuir aos campos. O Access permite ao utilizador
definir um nome que poderá ter até 64 caracteres de
comprimento, incluindo espaços e acentuação
portuguesa.

Tipo de dados – local onde se indica o tipo de

campo. É o tipo de campo que define o tipo de dados
que se nele se pode armazenar.
 Tipos de dados
Tipo de Significado/Utilização Comprimento
dados
Texto Caracteres alfanuméricos de tamanho fixo Até 255 car.

Memo Texto de tamanho variável (comentários, Até 64000

notas explicativas, observações,...) caracteres
Número Valores numéricos inteiros ou fraccionários 1,2,3,4,ou 8 bytes

Data/Hora Datas e horas em diferentes formatos 8 bytes

Moeda Valores monetários, permite até 15 dígitos à 8 bytes

esquerda e 4 dígitos à direita da casa decimal.

Numeração Valor numérico definido automaticamente 4 bytes

Automática (utilizado como contador)
Sim/Não Valores do tipo lógico (booleano) 1 byte

Objecto OLE Campos para inserção de objectos, como Até 1 Gigabyte

imagens, sons, gráficos, ...
 Tipo de dados numérico

Tipo numérico Intervalo de valores Casas decimais Bytes

Byte 0 a 255 _____________ 1

Inteiro -32 768 a 32 767 _____________ 2

Inteiro Longo -2 147 483 648 a 2 147 483 648 _____________ 4

Simples -3,4 1038 a 3,41038 Até 7 4

Duplo -1,79710308 a 1,79710308 Até 15 8

 Propriedades dos campos

Na parte inferior da janela podem-se definir as

propriedades dos campos.

Todos os tipos de campos possuem propriedades, sendo

algumas comuns e outras específicas do tipo de dados.
Propriedade Descrição da propriedade

Tamanho do campo Define o tamanho máximo a atribuir a um campo

Formato Permite controlar o formato de apresentação dos dados; no caso de

valores numéricos é possível indicar o número de casas decimais a
apresentar.
Casas decimais Número de dígitos depois da casa decimal

Máscara de introdução Permite definir uma máscara para introdução dos dados, exemplo
( / / ) para uma data.
Legenda Permite indicar uma legenda quando o utilizador criar um formulário.

Valor predefinido Indicação de um valor que será inserido inicialmente em todos os

registos no campo correspondente. No entanto, pode ser alterado
pelo utilizador.
Regra de validação Expressão que determina os conteúdos admitidos pelo campo. Por
exemplo, <100
Texto de validação Introdução da mensagem de erro, que será visualizada no caso de
introduzir dados, que não obedeçam à regra de validação.
Necessário Indica se o preenchimento do campo é obrigatório (Sim) ou não (Não).

Permitir comprimento Permite que o conteúdo de um campo “Texto” ou “Memo” possa ou

zero não ser vazio.

Indexado Quando colocado a Sim, obriga o programa a criar um índice, com

base nesse campo, para obtenção de uma pesquisa mais rápida.
 Atribuição de chaves da tabela
A definição da estrutura de uma tabela pode incluir a
indicação de uma chave primária.
É dada a indicação do campo que identifica de modo único,
cada registo da tabela.
Para indicar a chave primária de uma tabela deve
seleccionar o(s) campo(s) constituintes da chave primária e:
 Fazer um clique no botão “Chave primária”;
Ou
Aceder ao menu “Editar”, opção “Chave primária”.
 Gravação de uma tabela
Para gravar uma tabela existem vários processos,
destacam-se:
1. Fazer clique no botão de fechar a janela.
2. Aceder ao menu ficheiro e seleccionar o comando
“Guardar” ou “Guardar como”.
3. Fazer clique no botão da barra de ferramentas.
Quando se grava uma tabela pela primeira vez, o Access vai
verificar se está definida chave primária. Após confirmação de
gravação é pedida a introdução do nome da tabela.
Introdução de dados numa tabela
Após terminar a definição da estrutura da tabela, é
necessário introduzir os dados na mesma. Para isso deve
sair do modo “Vista de estrutura” e passar a “Vista de
folha de dados”:
• Seleccionar o primeiro botão da barra de ferramentas
Ou
• Fechar a tabela em modo de estrutura e abrir
novamente em modo de folha de dados.
 Introdução de dados
(continuação)
Após ter aberto a tabela em modo de folha de dados
deve introduzir os dados nas tabelas correspondentes.
 Edição de dados
Descrição de alguns símbolos que surgem no ecrã de
introdução de dados.

Símbolo Significado

Registo em edição

Fim do ficheiro / novo registo

Registo corrente

Posicionamento imediato no primeiro registo

Move-se para o registo anterior

Posicionamento imediato no último registo

Move-se para o registo seguinte

Permite por digitação, posicionar num determinado registo

Inserção de novo registo

 Alteração de dados numa
tabela

Para alterar o conteúdo de um campo de um registo

da tabela, basta posicionar-se no local pretendido
utilizando as teclas já conhecidas e alterar o
conteúdo.
 Alteração da apresentação
das tabelas
Alteração da largura da coluna (campo) –posiciona-se o
rato sobre a linha do lado direito do cabeçalho da coluna
que se pretende alterar, quando o cursor assume a forma
de uma seta dupla, arrasta-se o rato para as novas
dimensões pretendidas.
Alteração da altura da linha (registo) –posiciona-se o rato
à esquerdo das linhas que se pretende alterar. O ponteiro
do rato deve estar sobre o limite inferior da linha, quando o
cursor assume a forma de uma seta dupla, arrasta-se o rato
para as novas dimensões pretendidas.
 Ordenação de registos
Para ordenar ou reordenar os dados de uma tabela,
deve seleccionar uma célula do campo pelo qual
pretende que seja feita a ordenação e pode seguir várias
alternativas:
•Faz-se clique num dos botões da barra de
ferramentas conforme pretenda a ordenação
ascendente ou descendente .
•Utilizar o comando “Ordenar” ni menu “Registos”.

•Utilizar o menu rápido e seleccionar o ordenação

ascendente ou descendente.
 Procura e substituição de dados
É possível localizar um determinado registo de uma
tabela. Pode ser localizado através de vários processos:
•Com o botão localizar da barra de ferramentas.
•Com o comando “Localizar” do menu “Editar”.
•Com o comando “Localizar” do menu rápido.
Surge então a
seguinte caixa de
diálogo:
 Utilização de filtros
É possível atribuir filtros às tabelas de modo a que apenas
sejam mostrados os registos pretendidos.
Existem dois tipos de filtros distintos:
Filtrar por selecção.
Filtrar por formulário.
 Filtrar por selecção

Utilizando o botão da barra de ferramentas ou a opção

correspondente do menu “Registos”, pode aplicar um
filtro à tabela, de modo que são visualizados apenas os
registos com valor idêntico aquele em que o cursor está
posicionado na tabela.
Para remover o filtro pode seleccionar o botão da barra
de ferramentas
 Filtrar por formulário
Para aplicar um filtro por formulário, após ter
seleccionado o botão correspondente, a tabela é
reduzida a uma linha com os nomes dos campos, onde
é especificado o critério de selecção a aplicar.

Após ter seleccionado o botão de execução de

aplicação do filtro aparece:
 Importação de tabelas
O Access permite importar tabelas de uma fonte exterior.
Para isso, podem ser seguidos diferentes processos:

Aceder ao
menu “Ficheiro”,
opção “Obter
dados externos.

Ao criar uma
nova tabela é dada
a possibilidade de
importação.
 Exportação de tabelas
O Access permite exportar tabelas do Access para um
ficheiro externo.
Para isso, deve-se proceder do seguinte modo:
1. Selecciona-se a tabela que se pretende exportar;
2. No menu “Ficheiro”, selecciona-se o comado
“Exportar”

3. Indica-se o local para o qual se pretende enviar os

dados da tabela, bem como o tipo ou formato de
ficheiro destino.
 Definição de relacionamentos
Após se terem criado todas as tabelas, é necessário definir
os relacionamentos entre essas tabelas.
Para aceder à opção de definição de relacionamentos entre
as tabelas deve:
1. Fechar todas as tabelas previamente abertas.
2. Fazer clique no botão da barra de ferramentas
Ou

No menu “Ferramentas”
seleccionar o comando
“Relacionamentos”.
 Definição de relacionamentos
(continuação)
Após ter seleccionado a opção de relacionamentos, surge
uma caixa de diálogo com as tabelas existentes na base de
dados.

Podem-se definir relacionamentos entre tabelas, consultas e

entre tabelas e consultas.
Definição de relacionamentos
(continuação)
Após se terem seleccionado as tabelas que entram nos
relacionamentos, surge então um novo ecrã:
 Definição de relacionamentos
(continuação)
É necessário definir quais as tabelas primárias e as
tabelas relacionamento.

Para definir tabelas primárias e relacionadas vai-se

apresentar um exemplo:
Definir os relacionamentos entre as tabelas:
-Fornecedores;
-ForneceArtigos;
-Artigos.
 Definição de relacionamentos
(continuação)
A tabela Fornecedores relaciona-se com a tabela
ForneceArtigos através do campo CodForn. Existe um
relacionamento de 1 – N.

Tabela primária é a tabela Fornecedores, pois cada

fornecedor aparece apenas uma vez (lado 1 do
relacionamento).
Tabela relacionada é a tabela ForneceArtigos, pois cada
fornecedor pode aparecer várias vezes (lado N do
relacionamento).
 Definição de relacionamentos
(continuação)
Como pode ser analisado no seguinte esquema.
CodForn CodArtigo Preço
1 A1 300
1 A2 260
CodForn NomeForn
1 CZ 430
1 Artimax 2 M1 350
2 Ferrafino 2 M2 520

3 Metalin 3 A1 300
3 M1 33
4 Silva
3 CX 120
3 CY 160
3 CZ 425
4 A2 250
4 M2 525
 Definição de relacionamentos
(continuação)
Os relacionamentos entre as tabelas referidas definem
o esquema seguinte:
 Imposição da integridade
referencial
No quadro de definição de relacionamentos pode-se
assinalar as opções relacionadas com a integridade
referencial:
    «Impor Integridade Referencial»
    «Propagar Actualização dos Campos Relacionados»
    «Propagar Exclusão
dos Registos
Relacionados»
 Imposição da integridade
referencial (continuação)
A integridade referencial impõe o seguinte:
• Não é permitido introduzir um valor de um registo num campo
que é chave externa, se esse valor não existir num registo da
tabela onde aquele campo é chave primária;
• Não pode ser alterado o valor de um registo num campo que é
chave primária numa tabela, se, numa outra tabela relacionada
com a primeira, existirem registos que apresentam esse valor no
campo correspondente (chave externa);
• Não pode ser eliminado um registo numa tabela, se, numa outra
tabela relacionada com a primeira, existirem registos que
apresentem, no campo da chave externa, valores que
correspondem ao registo que se pretende eliminar.
 Alteração da estrutura de
relacionamentos
Mover tabela – fazer clique sobre a barra de título da
tabela pretendida e arrastar até à posição desejada.
Eliminar tabela - fazer clique sobre a barra de título da
tabela pretendida e em seguida na tecla “Delete”.
Eliminar uma linha de relacionamento – fazer clique
sobre a linha e em seguida na tecla “Delete”.
Alterar um relacionamento – fazer duplo clique sobre a
linha de relacionamento ou seleccionar a linha e depois
aceder ao menu rápido (premir a tecla direita do rato).
Access - Consultas
 Consultas
Uma consulta (Query) é um modo de visualizar os
dados de uma ou várias tabelas relacionadas entre si,
por forma a obter um conjunto filtrado de informação.

Uma consulta pode ser definida com base em:

• Uma tabela;
• Conjunto de tabelas;
• Uma consulta já definida.
Modos de consultar tabelas
com o Access:

O Access, bem como a maioria dos SGBDs

permitem efectuar consultas utilizando dois métodos
distintos, através do:

1. QBE (Query By Example).

2. SQL (Structured Query Language).
 Consulta através do QBE
A consulta é definida numa grelha, onde se indicam os
campos que se pretende visualizar, bem como os
critérios de filtragem e outras especificações para
apresentação dos dados.

Consulta em SQL
Consultas que utilizam uma linguagem específica de
interrogação da base de dados (Structured Query
Language).
Principais tipos de consultas:

1. Consulta de Selecção;
• Seleccionar um conjunto de campos de
uma ou várias tabelas.
• Definição de critérios de consulta que
permitam filtrar um conjunto específico
de registos.
• Consultas com parâmetros.
• Consultas com cálculos.
2. Consulta tabela de referência cruzada.
 Principais tipos de consultas
(continuação)
3. Consultas de acção, que têm como objectivo realizar um
conjunto de alterações reais sobre a base de dados.
• Consulta Criar tabela – utilizada para a criação de
tabelas.
• Consulta Exclusão – permite a eliminação de
conjuntos específicos de registos numa tabela.
• Consulta Acrescentar – permite adicionar registos a
uma tabela já existente.
• Consulta actualização – permite a alteração de
dados de uma tabela.
 Criação de uma consulta
Para definir uma nova consulta existem dois processos
distintos:
• Através do assistente de criação de consultas simples.
• Através da Vista de estrutura, onde o utilizador pode
definir completamente a estrutura da consulta.
 Criação de uma consulta
(continuação)

Independentemente de
seleccionar a criação
de uma consulta
utilizando o assistente
ou na vista de
estrutura, depois de
fazer clique em novo
surge-lhe o ecrã ao
lado.
 Criação de uma consulta
(continuação)
Vista de estrutura – criação de uma nova consulta personalizada pelo
utilizador, sem a ajuda do assistente.
Assistente de consultas simples – criação de uma consulta baseada em
uma ou várias tabelas. Baseia-se num conjunto de caixas de diálogo
que facilitam a sua manipulação.
Assistente de consultas de referência cruzada – consulta com formato
bidimensional, em que os dados obtidos são o resultado da relação
entre dois campos em simultâneo.
Assistente de consultas localizar duplicados – Localiza registos cujo
campo especificado se encontra duplicado.
Assistente de consultas localizar não correspondentes – criação de uma
consulta que localiza registos numa tabela para os quais não existem
registos relacionados numa outra tabela.
 Consulta QBE a uma tabela
Utilizando o assistente de consultas simples,
pretende-se efectuar uma consulta à tabela de
artigos existente na base de dados.

1. Seleccionar a
tabela a consultar
2. Seleccionar os campos a incluir na consulta.
3. Seleccionar o tipo de consulta:
• Detalhada
• Resumo.
Se pretender uma consulta de resumo deverá fazer
clique em “opções de sumário”,que originará uma
nova janela de selecção.
4. Atribuir nome à consulta.
Obtém-se a consulta definida através do assistente de
criação de consultas.
 Criação de uma consulta a uma
tabela – Vista de estrutura
1. Seleccionar a(s) tabela(s) a consultar. Pode-se
seleccionar também outras consultas já definidas.

Para seleccionar a
tabela deve :
•Fazer clique no botão
adicionar;
•Fazer clique duas
vezes no nome da(s)
tabela(s) a consultar.
Surge o ecrã de criação de consulta composto por duas
zonas distintas.
•Parte superior onde estão contidas as tabelas ou
consultas seleccionadas para a consulta que se
pretende criar. Cada tabela é referenciada pelo seu
nome seguida da lista de campos que contém.
•Parte inferior designada por QBE ou grelha de
consulta, na qual se indicam os campos a incluir na
consulta e se definem as suas características
específicas (ordenações, critérios, condições,...).
2. Seleccionar os campos para a consulta.

Para inserir um campo na grelha de consulta :

 Seleccionar o(s) campo(s) e arrasta-lo(s) com o rato
para a grelha.
 Na tabela que está na zona superior, fazer duplo clique
sobre o nome do campo.
 Na primeira linha da grelha identificada por campo,
digitar o nome do campo ou seleccionar o campo através
de .
3. Preenchimento da zona inferior da grelha de consulta.

Campo – indicação do campo da tabela que se pretende

visualizar.
Tabela – indicação do nome da tabela a que pertence o
campo acima indicado.
Ordenação – permite ordenar a consulta com base no campo
referenciado, de modo ascendente ou descendente.
Mostrar – permite visualizar ou não esse campo, na consulta.
Critério – permite especificar um critério ou condição, simples
ou múltipla, de modo a visualizar um subconjunto de dados
filtrados da tabela.
É possível fazer alterações à informação contida
na grelha de consulta, tais como:
• Seleccionar uma coluna.
• Excluir um campo – Delete.
• Alterar a posição de um campo – seleccionar
a coluna e arrastar.
4. Gravação da consulta

Para gravar uma consulta existem algumas alternativas,

destacam-se:
• Fazer clique na barra de ferramentas no botão
• Seleccionar a opção “Guardar” do menu “Ficheiro”.
• Fazer clique no botão da janela

Aparece uma janela onde se deve indicar o nome da

consulta pretendido.
 5. Visualização da consulta

Existem vários processos de aceder à visualização da consulta:

• Seleccionar a consulta e fazer um clique sobre o primeiro botão
da barra de ferramentas
• Fazer clique no botão da barra de ferramentas
• Seleccionar a opção “Executar” do menu “Consultas”

O resultado da consulta é o seguinte:

Definição de critérios de consulta
Operadores de comparação que podem ser utilizados na
definição de critérios de consulta.

Operador Significado
= Igualdade
< Menor que
> Maior que
<= Menor ou igual
>= Maior ou igual
<> Diferente de
 Exemplos de critérios
Visualizar os artigos cujo nome é Martelo.

Pode-se utilizar estes

quatro diferentes
processos, obtendo o
mesmo resultado

Quando se utiliza um critério

com texto, este deverá estar
dentro de aspas. Caso
contrário, o programa fa-lo-á
de forma automática
 Conceitos genéricos sobre
critérios
 Se pretender obter uma consulta com um critério que especifica
texto, que filtra todos os registos cujo campo começa por A, faz-
se, por exemplo:
Campo Artigo
Critério “A*”
 Se pretender obter uma consulta de todos os artigos cuja
ordem alfabética é anterior a C
É possível numa consulta:

-Atribuir critérios de selecção em um ou vários

campos da(s) tabela(s) seleccionada(s).
- Os critérios de selecção podem contem a
conjunção ou disjunção de duas ou mais
condições.
Exemplo de consulta com critério de selecção
que reúne a conjunção de duas condições
Pretende-se saber quais as compras efectuadas entre
8-1-98 e 10-1-98 (inclusive) ?

Conjunção
de duas
condições

Normalmente, uma data

inserida num critério é incluída
entre cardinais (#data#).
Exemplo de consulta com critério de selecção
que reúne a disjunção de duas condições

Pretende-se saber os artigos cujo preço é inferior a 50 ou

superior a 100?
Disjunção
de duas
condições
 Exemplo de consulta com várias tabelas
Pretende-se saber quais a compras efectuadas ao
fornecedor “Ferrafino” em relação ao artigo “Martelo”?
NOTA: os campos a visualizar são data (compras), nome do
fornecedor(fornecedores), artigo (artigos), modelo(artigos),
preço de compra (compras), quantidade(compras).

1. Seleccionar as
tabelas às quais
se vai buscar
informação
Exemplo de consulta com várias tabelas
(continuação)
2. Seleccionar os campos a visualizar. O nome do campo é
precedido do nome da tabela a que se refere.
 Exemplo de consulta com várias tabelas
(continuação)
3. Atribuição dos critérios de selecção.

4. Resultado
final da
consulta.
 Consultas com parâmetros
É possível definir parâmetros de selecção de
actuam logo no início, aquando da abertura da
janela da consulta em questão.

1. No campo para o qual se pretende introduzir

um parâmetro, vai-se à linha critério e
escreve-se dentro de parêntesis rectos uma
mensagem a pedir ao utilizador (exemplo:
[Qual o artigo?])
Resultado da consulta com
parâmetros

A introdução de
um critério dentro
de parêntesis
rectos funciona
como parâmetro
 Consulta com cálculos
 Numa consulta é possível acrescentar novos campos,
obtidos a partir de cálculos efectuados sobre campos
existentes nas tabelas consultadas.

 É possível definir agrupamentos, contagens e outros

cálculos, ou seja, com base nos campos incluídos nessas
consultas, efectuar cálculos relacionados com
agrupamentos realizados com base nos dados dos
campos. Exemplos: quantos registos existem de cada
tipo de artigo, qual a soma, a média, o valor máximo e
mínimo dos artigos.
Consulta com campos calculados
Na consulta de artigos, pretende-se adicionar uma nova
coluna com o preço do artigo com IVA.

1. Abrir a consulta de artigos em modo de estrutura.

2. Na próxima coluna vazia, seleccionar o campo correspondente
ao preço de venda e multiplicar por 1,17 (PreçoVenda*1,17).
Campos calculados (continuação)
3. Pressionar a tecla ENTER. Na nova coluna irá aparecer Expr1:....

4. Substituir Expr1 pelo nome que pretende que apareça na consulta

(Preço com IVA). Pressionar a tecla ENTER. Na nova coluna irá
aparecer:

5. Executar a
consulta
obtendo o
seguinte
resultado
 Consultas com agrupamentos
e contagens
Pretende-se saber quantos registos existem de cada artigo
(alicates, chaves ou martelos).

1. Abrir a consulta de artigos em modo de estrutura.

2. Na barra de ferramentas das consultas, fazer clique no
botão de totais.
 Agrupamentos e Contagens
(continuação)
3. Desmarcar a opção “Mostrar” e a expressão “Agrupar por” em
todos os campos excepto no “Artigo” e “Modelo”.
4. No campo modelo, na opção “Total”, seleccionar “Contar”.
 Agrupamentos e Contagens
(continuação)
5. Executar a consulta obtendo o seguinte resultado:
 Agrupamentos e Contagens
(continuação)
Pretende-se calcular as média dos preços dos artigos na
mesma consulta.

1. Abrir a consulta de artigos em

modo de estrutura.
2. Com o botão de totais
accionado, no campo “Artigo”,
opção “Total” seleccionar
“Agrupar por”.
3. Na opção “Total” do campo
“preço de venda” seleccionar
“Média”.
4. Retirar as marcas de mostrar
nos restantes campos.
Agrupamentos e Contagens
(continuação)
5. Executar a consulta obtendo o seguinte resultado:
Consulta de referência cruzada
Permite apresentar a informação numa tabela construída de um modo
diferente:
• Escolhe-se uma coluna (campo) para, a partir dos seus diferentes
dados, serem criadas as linhas de uma nova tabela.
• Indica-se uma outra coluna (campo) para, a partir dos seus dados,
serem criadas as colunas dessa nova tabela.

É importante saber escolher:

• O campo que vai funcionar como cabeçalho das linhas;
• O campo que vai funcionar como cabeçalho das colunas;
• O campo que permite efectuar a contagem das ocorrências.
 Consulta de referência
cruzada (continuação)
Partindo do pressuposto de que a consulta vai ser criada a partir de
uma já existente.
1. Abrir a consulta em modo “Vista de estrutura”.

2. Seleccionar o tipo de consulta

“Consulta de referência cruzada”
através do botão da barra de
ferramentas ou da opção
correspondente no menu de
“Consultas”.
 Consulta de referência
cruzada (continuação)
3. Seleccionar o campo que vai ser utilizado como cabeçalho de
coluna, o campo para cabeçalho de linha e o campo para ser
efectuada a contagem.
 Consulta de referência
cruzada (continuação)
4. Executar a consulta, obtendo o seguinte resultado.
 Consultas em SQL
SQL (Structured Query Language) é a linguagem padrão utilizada
pelos SGBD relacionais.
Quando se cria uma consulta através do QBE, o Access traduz as
nossas indicações QBE para SQL.
A linguagem SQL contém vários comandos que se encontram
agrupados em subconjuntos:
DDL – Linguagem de Definição de Dados (nível conceptual).
DML - Linguagem de Manipulação de Dados (nível de
visualização).
TML - Linguagem de Manipulação de Transacções.
DCL - Linguagem de Controlo de Dados (nível de
visualização)
Exemplos de comandos SQL relativos à
definição de dados (DDL)

Comando Descrição

CREATE DATABASE Criar uma Base de Dados

CREATE TABLE Criar uma tabela

ALTER TABLE Alterar a estrutura de uma

tabela
DROP TABLE Eliminar uma tabela

DROP DATABASE Eliminar uma Base de

dados
Exemplos de comandos SQL relativos à
manipulação de dados (DML)

Comando Descrição

INSERT INTO Inserir registos numa

tabela
DELETE FROM Apagar registos de uma
tabela
UPDATE Alterar dados numa
tabela
SELECT Consultar (seleccionar)
dados de uma base de
dados
Sintaxe de um comando SQL
SELECT <lista de campos>
FROM <lista de tabelas>
WHERE <critério de selecção>

Exemplo:
SELECT * (significa todos os campos da tabela)
FROM Artigos
WHERE PreçoVenda>300
 Criação de uma consulta SQL
1. Pedir “Nova” consulta.
2. Criar em “Modo de Estrutura”.
3. No quadro “Mostrar tabela” não é necessário seleccionar
nenhuma tabela. Pode-se fechar.
4. No botão da barra de ferramentas, seleccionar “Vista
de SQL”.
5. Seleccionar a seguinte opção:

6. Inserir os comandos
 Criação de comandos SQL
(continuação)
6. Executar a consulta.

Nota: nos critérios de selecção, as normas de introdução de dados

são as mesmas que utilizando o QBE.
#data#
“Texto”
Access - Formulários
 Objectivos da aula
Definir formulários.
Definir os modos de constituição de formulários.
Identificar os modos de criação de um formulário.
Criar formulários utilizando o assistente.
Criar formulários utilizando o modo “Vista de estrutura”.
Conhecer os elementos constituintes da janela de construção
de um formulários em vista de estrutura.
Redimensionar as zonas do ecrã e os objectos do formulário.
Conhecer e compreender os controlos da caixa de ferramentas.
Relacionar os diferentes tipos de formulários automáticos com o
aspecto gráfico final.
Deduzir as principais vantagens da criação de formulários em
Microsoft Access.
 Formulários

Os formulários ou ecrãs de apresentação são

normalmente usados para facilitar a inserção ou consulta
de dados.
São uma forma de mostrar os dados de tabelas ou
consultas com melhor apresentação.
Permitem também, efectuar pesquisas de informação e
verdadeiras consultas, com critérios de selecção e
utilização de filtros.
 Constituição de formulários
Podem-se criar formulários baseados em:

Uma Tabela

Várias tabelas

Consultas já definidas

Um formulário para além do conteúdo dos campos de

uma ou várias tabelas, pode incluir títulos, botões de
comando, etc.
Quando se está a utilizar várias tabelas relacionadas, é
possível incluir subformulários dentro do formulário
principal.
Modos de criação de um formulário
No Microsoft Access podem ser criados formulários usando
diferentes modos:
 Vista de estrutura;
 Assistente de formulários;
 Formulários automáticos:
-Colunas;
-Tabelas;
-Folha de dados.
 Vista de estrutura
Num formulário criado em modo de estrutura, o
utilizador tem que definir inteiramente o seu
formulário, a partir de um quadro vazio.

Assistente de formulários
Num formulário criado através do assistente de
formulários, vão surgindo caixas de diálogo para o
utilizador seleccionar o que pretende.
 Formulários automáticos
Os formulários automáticos são utilizados quando se
pretende obter uma ficha de inserção ou consulta de
dados relativamente a uma determinada tabela ou
consulta, rapidamente.
Colunas – mantém a apresentação tradicional de
uma “ficha”, em que os registos são apresentados
um de cada vez, com os campos alinhados em
colunas.
 Formulários automáticos
(continuação)
Tabela – formato de apresentação dos dados de um
modo tabular, em que os registos são apresentados um
de cada vez, com os campos alinhados em colunas.
 Formulários automáticos
(continuação)
Folha de dados – apresentação vertical dos dados. Não
é uma apresentação típica de um formulário, mas a forma
como os dados são apresentados nas consultas e nas
tabelas.
Criação de formulários utilizando
o Assistente
Passos iniciais para criar um formulário:
1. Abrir a base de dados para a qual pretende criar o
formulário;
2. Seleccionar a secção formulários da janela
principal do Access.
3. Fazer clique no botão “Novo”.

Surge uma caixa de diálogo para escolher

o modo de criação do formulário.
 Criação de formulários utilizando
o Assistente (continuação)

4. Seleccionar o “Assistente
de Formulários”.
5. Indicar a tabela ou
consulta a partir da qual
vai ser criado o
formulário - CLIENTES
Criação de formulários utilizando
o Assistente (continuação)
6. Seleccionar os campos a incluir no formulário.

O que
significam
estes
botões ?
Criação de formulários utilizando
o Assistente (continuação)
7. Seleccionar o esquema de criação do formulário:
• Colunas;
• Tabela;
• Folha de dados.
Criação de formulários utilizando
o Assistente (continuação)
8. Selecção do estilo de apresentação gráfica do
formulário, relativamente ao fundo onde os dados são
inscritos.
Criação de formulários utilizando
o Assistente (continuação)
9. Atribuir um nome ao formulário.
Criação de formulários utilizando
o Assistente (conclusão)
Após ter premido o botão “Concluir” surge o ecrã com a
seguinte informação:
 Criação de formulários em
Vista de Estrutura
Exemplo: Pretende-se criara um formulário a partir da
tabela de Artigos.

1. Na secção “Formulários” fazer clique na tecla

“Novo”.
2. Na janela “Novo formulário” seleccionar “Vista
de estrutura” e indicar a tabela “Artigos”.
 Criação de formulários em Vista
de Estrutura ( continuação)
Surge um ecrã com:
•Uma janela de trabalho vazia.

•Uma caixa de ferramentas “Toobox”

com os botões que permitem introduzir
e manipular os objectos do formulário.

• Uma lista de campos com os campos

da tabela “Artigos”.
Vista de estrutura (continuação)
O ecrã de construção de um formulário em vista de
estrutura é constituído por um conjunto de zonas distintas e
objectos, cujos principais são:
Régua – existem duas réguas horizontal e vertical que
facilitam o posicionamento dos objectos no formulário.
Cabeçalho do formulário – Utilizado normalmente para
colocar um título, a data e outros objectos independentes
dos registos.
Zona de detalhe – corresponde ao corpo do formulário,
onde são colocados os objectos que representam os
campos da tabela ou consulta associada.
Rodapé do formulário – Aparece no final do formulário. É
pouco utilizado.
Vista de estrutura (continuação)
Ao criar um novo formulário em vista de estrutura,na
barra de ferramentas aparecem alguns novos botões:

Código Compilar

Propriedades
Lista de
campos Caixa de
ferramentas
 Vista de estrutura (continuação)
Os objectos inseridos num formulário, tais como caixas
de texto, campos, botões de comando, etc. designam-se
por controlos.
A caixa de ferramentas é utilizada para inserir esses
controlos no formulário.

Seleccionar objectos Assistentes de controlos

Rótulo Caixa de texto
Grupo de opção Botão de alternar
Botão de opção Caixa de verificação
Combo Box Caixa de listagem
Botão de comando Imagem
Moldura de objecto não acoplado Moldura Objecto dependente
Quebra de página Tab Control
Subformulário/subrelatório Linha
Rectângulo Mais controlos
 Vista de estrutura (continuação)
Para inserir um campo na área formulário , faça clique no
campo da lista de campos e arraste-o para a zona de detalhe,
na posição desejada.
Um campo inserido num formulário tem duas componentes:
- O nome do campo que pode ser reescrito pelo
utilizador;
- O espaço (caixa) onde são apresentados os dados do
campo.
Vista de estrutura (continuação)
Quando o indicador do rato assume a forma de:
Uma mão aberta, as acções do rato abrangem as
duas componentes.

Uma mão com o dedo a apontar, só o elemento

apontado é manipulado.

Uma seta dupla, pode-se arrastar uma linha de

contorno expandindo ou reduzindo a mesma caixa.
Vista de estrutura (continuação)
Para mover o campo para outra posição, basta seleccionar
o campo e arrasta-lo para outra posição.
Pode ainda, expandir ou reduzir as respectivas caixas,
etc.
Pode redimensionar as zonas do ecrã.
Vista de estrutura (continuação)
Vai-se inserir os vários campos da tabela de artigos
para o formulário de modo a ficar com o seguinte
aspecto gráfico.
 Vista de estrutura (continuação)
Para alterar a fonte, estilo tipográfico e tamanho dos
caracteres dos objectos do formulário deve faze-lo através
da barra de formatação.

Permite definir a espessura da moldura do objecto

seleccionado.
Permite aplicar efeitos especiais sobre o objecto
seleccionado.
Vista de estrutura (continuação)
Vai-se inserir um título para o formulário. Para isso na
caixa de ferramentas seleccione “Rótulo”.
Na barra de formatação seleccione tipo de letra: Arial
Black, 18.
Escreva o título – ARTIGOS
Grave com o nome
FormulárioArtigos.
 Activar o Formulário
Existem vários processos para activar o formulário, de modo
a que o utilizador possa inserir e consultar registos na tabela:
1. Se estiver em “Vista de estrutura”:
Aceder ao menu “Ver” e seleccionar o
comando “Vista de Formulário”.
Fazer clique no botão da barra de
ferramentas
2. Se estiver na janela da base de dados:
Fazer duplo clique no nome do formulário.
Seleccionar o nome do formulário seguido de
clique no botão “Abrir”.
Activar o formulário (continuação)
Em vista de formulário surge o seguinte ecrã:
 Inserir uma caixa de
combinação (Combo box)
Uma caixa de combinação é uma caixa com um
pequeno botão à direita que permite a abertura da caixa
e a listagem de um conjunto de dados.
Quando se activa uma caixa de combinação,
automáticamente é accionado um assistente específico
deste tipo de objectos. É-nos dada a possibilidade de:
1. Procurar os valores numa tabela ou consulta.
2. Procurar valores previamente introduzidos pelo
utilizador, na caixa.
3. Procurar um registo no formulário baseado no valor
seleccionado na caixa de combinação.
 Inserir uma caixa de
combinação (continuação)
Vamos criar uma caixa de combinação, num formulário
simples, de Artigos, que acabamos de criar. Iremos
optar pela opção 3, na qual o valor seleccionado faz com
que os outros campos do registo sejam actualizados.
1. Abrir o formulário “Artigos” em vista de estrutura.
2. Redimensionar a área de
detalhe disponível.
3. Seleccionar na caixa de
ferramentas, o botão de
“Caixa de combinação” e
desenhar um rectângulo na
área de formulário.
 Inserir uma caixa de
combinação (continuação)
Automaticamente é accionado o assistente específico

4. Seleccionar a opção 3 “Procurar um registo no

formulário com base no valor seleccionado na caixa
dde combinação.
 Inserir uma caixa de
combinação (continuação)
5. Escolher o(s) campo(s) a incluir na caixa de combinação:
• CodArtigo
• Artigo
• Modelo
 Inserir uma caixa de
combinação (continuação)
6. Indicação da largura das colunas na caixa de
combinação. O assistente recomenda a que se oculte
o campo chave.
 Inserir uma caixa de
combinação (continuação)
7. Indicação do rótulo que se pretende dar à caixa de
combinação.

8. Concluir.
 Inserir uma caixa de
combinação (continuação)
Pode haver necessidade de reajustamento da posição
e da dimensão da caixa de combinação na zona de
detalhes.

Vamos
activar o
formulário.
 Inserir uma caixa de
combinação (conclusão)
Ao seleccionar um novo artigo, os restantes campos
são actualizados.
 Síntese de Aula
Formulários em Microsoft Access:
• Definição.
• Constituição.
• Modos de criação de um formulário.
• Criação de formulários utilizando o assistente.
• Criação de formulários em vista de estrutura:
-Constituição do ecrã de construção do formulário.
-Caixa de ferramentas.
-Barra de ferramentas.
-Adição de rótulos de dados.
-Inserção de caixa de combinação.
• Activação de um formulário
 Relatórios (Reports)
É uma forma de organizar e apresentar informação
contida numa base de dados, de um modo estruturado.
Modo de apresentação dos dados contidos numa tabela
ou em consultas, definindo a disposição dos dados de um
modo estruturado.
Só se pode criar um relatório, se o computador tiver
uma impressora instalada.
Os relatórios podem ser visualizados em ecrã ou
impressos na impressora.
 Relatórios
Tal como nos formulários e nas consultas, existem várias
formas de criar um relatório.
 Modo de constituição de
relatórios
Um relatório pode ser constituido por:
• Uma tabela;
• Várias tabelas;
• Consultas;
•Tabelas e consultas.
 Criação de um relatório com
um Assistente
Exemplo: vai-se criar um relatório simples à tabela de
clientes, utilizando o Assistente automático.
 Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
1. Selecção da(s) tabela(s) e/ou consulta(s), bem como os
seus campos.
 Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
2. É dada a
possibilidade
escolha de
visualização
dos dados,
fundamental
mente
quando
alguns dos
dados se
repetem.
 Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
3. Selecciona-se, caso se pretenda, o agrupamento por
um ou vários campos.
Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
4. Seleccionar um ou vários campos para efectuar
ordenação do relatório. Esse(s) campo(s) não pode(m)
ser o(s) do agrupamento.
 Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
5. Seleccionar o esquema do relatório. O Access tem
alguns esquemas disponíveis pelos quais se pode optar.
Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
6. Seleccionar o estilo a aplicar ao relatório.
 Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
7. Atribuição do nome ao relatório.
 Criação de um relatório com o
Assistente (continuação)
8. Resultado da pré-visualização do relatório.
 Alteração de um relatório em
Vista de estrutura.
É possível alterar a estrutura de um relatório, em Vista de
estrutura.
A janela é constituida por vários elementos:

• Cabeçalho do relatório;
• Cabeçalho da página;
• Cabeçalho de agrupamento feito com base em um ou
mais campos;
• Detalhes relativos aos campos;
• Rodapé de agrupamento;
• Rodapé de página;
• Rodapé de relatório.
 Alteração de um relatório em
Vista de estrutura (continuação)
 Relatórios (conclusão)
Os relatórios fornecem informação de um modo
estruturado.
A informação de qualidade auxilia os órgãos de gestão na
tomada de decisões.
Para isso é necessário que a informação seja:
Actual
Correcta
Relevante
Disponível
Legível
Concisa
Completa