CURSO DE GESTÃO DE

EMPRESAS
Aula 14:
- Gestão da comunicação
- Processo da comunicação

Instrutor: Dénil Júlio Banze

Data: 30/09/2022
Índice

1 Gestão da comunicação

2 Processo da comunicação

3 Comunicação Externa e Interna

4 Técnicas de Reuniões eficientes

5 Futuros conteúdos do curso

CONTEXTUALIZAÇÃO
 A gestão da comunicação contribui para o clima organizacional, favorecendo a integração dos colaboradores e auxiliando no

entendimento e sucesso de projetos.

 Toda atividade empresarial demanda diálogo, e quando ocorrem falhas durante essa troca de informações, os resultados podem

ser prejudiciais para a organização, como funcionários desmotivados, projetos mal feitos e clientes insatisfeitos.

 Por esse motivo, é necessário que a informação seja clara e objetiva, possibilitando que os ouvintes a interpretem de maneira

correta e realizem as tarefas sem erros, evitando o retrabalho, por exemplo.

 É responsabilidade do comunicador certificar-se de que a sua mensagem será compreendida e interpretada corretamente. Nessa

aula vamos mostrar o que é a comunicação e como ter uma gestão da comunicação eficiente. Confira
GESTÃO DA COMUNICAÇÃO
 A comunicação empresarial é a maneira como uma corporação dialoga e interage com os stakeholders. A gestão de comunicação

é o planeamento e elaboração de estratégias que visam uma conversa precisa e sem falhas.

 Esta Gestão assegura que todas as informações cheguem corretamente a quem precisa, da maneira certa e com o mínimo de

ruídos possível.

Comunicação interna

 Comunicação interna é uma estratégia utilizada nas organizações para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento com

o público interno e tem o papel de tornar comum a mensagem destinada aos seus colaboradores, com o propósito de motivar,

estimular, promover agentes e difundir os ideais da empresa.

 Uma empresa é formada por diversos setores, estes compostos por pessoas diferentes, com crenças e personalidades divergentes.

Dessa forma, a comunicação interna da empresa deve ser eficaz.

GESTÃO DA COMUNICAÇÃO
Ainda, é possível categorizá-la em três tipos:

 Horizontal: Quando a troca de informações ocorre entre níveis hierárquicos idênticos dentro da organização.

 Ascendente: Quando os funcionários emitem comentários e opiniões relevantes para os seus superiores

 Descendente: Quando a mensagem é enviada dos líderes para os subordinados. É importante ressaltar que esse diálogo não deve

ocorrer de forma autoritária.

Comunicação externa

 A comunicação externa é toda comunicação direcionada aos públicos externos de interesse da empresa. Isso inclui clientes,

concorrentes, fornecedores, prestadores de serviços, parceiros, investidores, governo, imprensa e sociedade em geral.

 Portanto, comunicação externa (também conhecida como “CE”) é qualquer informação que a empresa distribua ao público, seja

ela sobre a própria organização ou sobre seus produtos e serviços.

GESTÃO DA COMUNICAÇÃO
 A gestão de comunicação busca meios para promover a empresa positivamente, e consequentemente aumentar o seu

reconhecimento e o faturamento.

Quais os benefícios de uma gestão da comunicação eficaz

 Você já participou de uma reunião e ao final teve a sensação de não ter compreendido nada? Ou então, já tentou se expressar para

um grupo de pessoas e sentiu que cada um deles interpretou a sua mensagem de uma forma diferente?

 Isso provavelmente aconteceu porque a comunicação entre o emissor e o receptor não foi clara e objetiva. Uma troca de

informações eficaz assegura o funcionamento correto dos processos e a execução e conclusão de todos os objetivos com

excelência.
COMO ESTRUTURAR A GESTÃO
DA COMUNICAÇÃO?
5 dicas de como estruturar uma gestão de comunicação objetiva e eficaz:

 Analise a ocasião e o receptor: Para cada situação existe um tipo de comunicação diferente que devemos utilizar. Observe o

local, avalie o comportamento das pessoas, suas vestimentas e outras características do ambiente, dessa forma você saberá se o

diálogo deverá ser formal ou informal, por exemplo.

 Saber identificar as particularidades de cada receptor é essencial para que a mensagem chegue corretamente. A tonalidade da

voz, a escolha das palavras e até mesmo o meio de comunicação precisa ser diferente dependendo de quem deverá escutar.

 Rápida tomada de decisão: Monitore a forma com que os colaboradores estão interagindo com o público interno e externo.

Certifique-se de todos os funcionários conheçam a missão e os valores da empresa, desse modo eles saberão como devem se

comunicar.

 Entretanto, se você identificar alguma falha na gestão de comunicação, é preciso agir rapidamente antes que isso traga prejuízos

para a instituição.
COMO ESTRUTURAR A GESTÃO
DA COMUNICAÇÃO?
 Invista em feedbacks: A gestão de comunicação deve ser constantemente aprimorada. Uma política de feedbacks é uma

excelente forma de saber se a mensagem está sendo compreendida e colocada em prática de maneira eficaz.

 Aproveite essa oportunidade para fazer uma pesquisa interna e verificar como a comunicabilidade empresarial está sendo

percebida pelos funcionários, muitas ideias e críticas construtivas podem surgir desse diálogo.

 Atente-se ao uso correto da língua portuguesa: Alguns erros linguísticos podem prejudicar consideravelmente um processo ou

objetivo. É preciso ter muito cuidado na hora de se expressar no ambiente organizacional, principalmente na forma escrita.
COMO ESTRUTURAR A GESTÃO
DA COMUNICAÇÃO?
 Afinal, uma vírgula no lugar errado ou um sinal de pontuação utilizado incorretamente, pode mudar completamente o sentido de

uma frase. Além disso, na escrita, é ideal evitar textos em Caps Look, ou seja, em letras maiúsculas.

 O emprego dessas ferramentas na escrita, pode sugerir uma “entonação de voz” maior do que a desejada.

 Defina quem deverá receber as informações: Nem todos os envolvidos em um projeto ou tarefa precisam saber de todos os

detalhes ou informações do processo. A gestão de comunicação deve priorizar o envio das mensagens apenas para quem

realmente precisará delas.

 Dessa forma, o risco de ocorrer desvios ou má interpretação das informações diminuem consideravelmente.
CONCLUSÃO

 Podemos concluir que, a gestão de comunicação é um processo essencial para o sucesso das atividades e objetivos de uma

organização. Desse modo, mesmo que inconscientemente a comunicabilidade interna e externa interfere na vantagem competitiva

da empresa, podendo ocasionar a perda de clientes, barreiras na conquista de novos consumidores e até mesmo prejudicar o

fechamento de parcerias.
TÉCNICAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Entregue cópias dos documentos relevantes aos participantes da reunião.

 Todas as pessoas que forem participar da reunião precisam ter os documentos relevantes em mãos antes do início do encontro.

Assim, elas vão conseguir se situar e evitar atrasos ou problemas de comunicação.

 Se outros membros da equipe estiverem responsáveis por determinados departamentos ou áreas, peça para cada um entregar seu

respectivo relatório ou demais documentos antes da data da reunião.

 Caso pretenda discutir vários pontos na reunião, peça para alguém ficar responsável pela pauta e pelo horário. Essa pessoa pode

avisar quando for hora de trocar de assunto, por exemplo.

TÉCNICAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Envie as informações de login às pessoas ao menos um dia antes da reunião.

 Envie um e-mail à equipe explicando que software vocês vão usar (como o Zoom, o Skype, o Google Meet etc.) e quais são os

códigos de acesso e outras informações necessárias. Quanto mais você se adiantar nessa parte, mais tempo as pessoas vão ter para

se preparar e fazer o download das devidas ferramentas.

 Se pretende usar algum software novo, envie um segundo e-mail aos membros da equipe explicando o que eles podem fazer caso

haja problemas de instalação.

 Teste o seu computador, o software e os arquivos que você vai usar de antemão. Veja se tudo está funcionando bem.
TÉCNICAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Explique as orientações básicas da reunião a todos os participantes.

 A reunião vai ser muito mais eficaz e produtiva se todos os participantes entenderem como podem tirar dúvidas ou resolver

problemas técnicos. Veja alguns exemplos de orientações e dicas:

1. Digitar as dúvidas no chat do software da reunião.

2. Acessar a sala da reunião pelo computador ou notebook, em vez do celular.

3. Evitar fazer outras atividades durante a reunião, como comer ou mexer no celular.
TÉCNICAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Vá até um lugar organizado e com um bom sinal de Wi-Fi para a reunião.

 O cenário atrás de você e dos outros participantes da reunião faz muita diferença. Pense em um espaço com boa iluminação e

onde não haja nada que distraia a atenção das pessoas durante a sua apresentação.

 Se for conduzir a reunião de casa, escolha um cômodo tranquilo e com porta, no qual ninguém consiga interromper.
TÉCNICAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Pense em uma forma de quebrar o gelo antes de começar a reunião em si.

 A maior desvantagem das reuniões virtuais é a falta de interação pessoal entre os participantes. Se você e os membros da equipe

estivessem no mesmo lugar, provavelmente conversariam um pouco antes do início da pauta em si, não é? Simule esse tipo de

interação pedindo para cada pessoa se apresentar e dizer o que fez no fim de semana!

 Pegue leve na interação inicial: não diga nada que deixe as pessoas desconfortáveis ou constrangidas.

 Cumprimente os participantes pelo nome e agradeça a presença de cada um. Você pode até fazer uma ou outra pergunta mais

informal a eles baseado no que disseram no início da reunião.

TÉCNICAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Silencie o microfone dos participantes da reunião para eliminar distrações.

 Os participantes nem sempre conseguem controlar o que acontece em volta, ainda mais quando estão em casa. Por isso, silencie

os microfones deles quando for a vez de outra pessoa falar. Eles mesmos podem religar o áudio quando quiserem dizer algo.

 A maioria dos softwares de reunião virtual tem um recurso de "levantar a mão". Veja se é o caso do que vocês estão usando. Além

disso, diga aos participantes que eles também podem usar o chat quando precisarem dizer algo.
TÉCNICAS PARA REUNIÕES EFICAZES

Dê dois ou três minutos para cada participante falar.

 Muitas pessoas acabam sendo ignoradas durante reuniões virtuais. Sendo assim, preste atenção e faça o possível para dar pelo

menos dois ou três minutos de fala a cada participante que queira se manifestar.

 Se algum participante mais expressivo estiver dominando a reunião, faça perguntas e tente interagir diretamente com as pessoas

que estão em silêncio.

 Olhe para a câmera para simular o contato visual que você faria se estivesse no mesmo lugar que os participantes da reunião.
FIM DA AULA!