UNEB – maio de 2009

Organização, Sistemas
e Métodos

Fundamentos
Parte 2
 Algumas definições
 Organização
associação ou instituição com objetivos definidos
 Estrutura Organizacional
conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações
e decisões das unidades organizacionais de uma empresa
 Sistema
Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados
entre si, e que funcionam com estrutura organizada.
 Atividade
Qualquer ação ou trabalho específico.
 Processo
Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas
normas.
 Método
caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim.
 Algumas definições

Ao juntarmos todos esses conceitos, vamos entender

que o homem vive inserido em organizações, desde a
hora em que nasce, que operam através de uma ou
mais atividades ligadas entre si por determinados
procedimentos que, repetidos ciclicamente,
constituem um sistema.

Cruz, 1998
Algumas definições
A maternidade, a escola, a universidade, os
grupos de interesses comuns, o clube, a
empresa, o Estado, tudo é organização e todas
são sistêmicas, isto é: são dispostas de forma a
integrar partes que as compõem numa estrutura
ordenada, possibilitando que todas as suas
atividades possam ser executadas quantas
vezes forem necessárias e obtenha-se sempre o
mesmo resultado. Cruz,
1998
 Definição de O&M

“Função mista de Organização e

Planejamento, desenvolvendo-se na
construção da estrutura de recursos e
de operações de uma instituição, assim
como na determinação de seus planos,
principalmente na definição dos
procedimentos, rotinas e dos métodos.”
(ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998)
 Definição de SISTEMA

Conjunto de partes interrelacionadas,

que interagem entre si formando um
todo.
 Juntando…

Integração entre a organização

&métodos e sistemas de informação

+
 Definição

“Estudo das organizações por meio da análise

de cada uma das suas atividades, a fim de
criar procedimentos que venham a interligá-
las de forma sistêmica.”
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos . São Paulo: Atlas, 2002)
 Antiga Organização & Métodos

 Antigo setor de O&M:

 Pouco ligado ao objetivo da empresa.
 Apenas aconselhamento, muito isolado.
 Embora na teoria fosse complementar (O&M e
Sistemas) na prática havia uma dicotomia.
 Burocratização (formulários e manuais).
 Pouca preocupação com o “o que”, mais com o
“como”.
 Pouco ligado com o uso da TI.
 Antiga Organização & Métodos

 Antigo Analista de O&M:

 Visão compartimentalizada.
 Rivalidade com o grupo de TI.
 Apenas levantamento do fluxo da organização –
rotinas.
 Nova OSM

 Atualmente mais focada em processos:

 Mais estratégica – estabelecimento de métodos

para alcançar os objetivos da organização
 Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos
procedimentos
 Formulários, organogramas e fluxogramas são
apenas ferramentas
 Nova OSM

 Novos profissionais de OSM:

 Analista de negócios
 Ponte entre a organização e a informática
 Estratégia da organização

 Analistas de processos
 Mapeamento e desenho dos processos organizacionais
 Envolve diretamente a TI (qual processo hoje na
empresa que não usa TI????)

Obs: definição formal X prática

 Nova OSM

OBJETIVO GERAL:
Organizar, padronizar, documentar e automatizar
o processo produtivo das organizações.
Cruz, 2002
 Nova OSM
 Racionalização Administrativa e Operacional
 Criatividade
 Processo de Melhoria Contínua
 Luta contra os Desperdícios
 Simplificação do fluxo de trabalho
 Aumento da produtividade
 Ferramenta de competitividade
 Mudança de paradigmas
 Identificação dos problemas e busca soluções
 Estudos de ambiência / Estresse
 Treinamento de usuários / novas tecnologias
 Planejamento Estratégico
 Modernidade Organizacional e Sistêmica
 Nova OSM

 O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organizacional, que envolve a

atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de
mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação
empresarial.

 O novo profissional dessa área assume forma virtual, ligando-se diretamente

ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet,
Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros,
dão suporte a tomada de decisão.

 Os impactos da era da informação no novo conceito de O&M - revolução das

estruturas, eliminação dos papéis e velocidade das informações.
 Aplicações de OSM
Atividades de OSM relacionadas à ORGANIZAÇÃO
• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como
acompanhar a respectiva execução;
• Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades
empresariais;
• Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos desenvolvidos em OSM;
• Implantar e acompanhar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM;
• Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários;
• Estudar os ciclos organizacionais;
• Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional;
• Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos; e
• Estruturar as formas e necessidades de treinamento de pessoal visando o
desenvolvimento.
 Aplicações de OSM
Atividades de OSM relacionadas aos SISTEMAS
• Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas;
• Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento;
• Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas á disposição;
• Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais
contemplados;
• Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações
transacionais;
• Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para
integração e planejamento das informações gerenciais;
• Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade,
adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio às decisões.
 Aplicações de OSM

Atividades em O S M relacionadas aos MÉTODOS

• Racionalização do trabalho;
• Definir a movimentação de documentos;
• Definir o Fluxo de decisões dos sistemas;
• Modificação dos métodos de trabalho;
• Municiamento da empresa com Ferramentas de análise e gestão de
Processos; e
• Atualização de Técnicas de Administrativas e dos sistemas de
trabalho;
 Posição Estrutural da área de
OSM
A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo
possível da maior autoridade decisória da empresa.

PRESIDÊNCIA

OSM

ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING

 Estrutura da área de OSM

 Interna

 Vantagens:
 Conhece a cultura interna
 Consome menos tempo para diagnósticos

 Desvantagens:
 Pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder
 Difícil alocação de custos

 Propensão ao vício nas visões de diagnósticos

 Estrutura da área de OSM

 Externa (consultoria)

 Vantagens:
 Visão imparcial dos problemas
 Ausência de favoritismo nas soluções

 Fácil caracterização dos custos

 Desvantagens:
 Consome mais tempo no diagnóstico
 Desconhece a cultura interna

 Perigo de criar dependência