Os 5Ss e voc

Pratique esta idia

A origem

No Japo, o sistema ou programa dos 5Ss foi formalizado no ambiente das empresas no incio da dcada de 50, apesar de sua longa existncia informal como fundamento da educao moral do pas. Primeiramente teve como objetivo acabar com o trabalho forado. Foi redescoberto por pases como Japo e Cingapura na dcada de 80 como uma excelente maneira de se comunicar pronta e eficazmente, a idia de qualidade como um hbito e no como um mero ato.

O QUE SO OS 5 S?
j So as atitudes e o comportamento humanos ( chamados de sensos) que utilizados como uma ferramenta gerencial permitem criar na empresa / organizao: um ambiente com qualidade para a prtica do trabalho.

QUAL O OBJETIVO?
j
j Mudanas de comportamento aprimoramento de nossas atitudes; e o

Troca de informaes entre colaboradores ou reas, contribuindo assim para uma administrao mais participativa; Maior responsabilidade de todos com as condies de trabalho da empresa; Melhor qualidade de vida na organizao, na vida profissional e na pessoal.

O QUE ?
um programa que tem como principal finalidade, a qualidade total, sendo simples, objetivo e que pode ser posto em prtica facilmente. O programa no prev um fim, ou seja, depois de iniciado, dever ser praticado sempre at que se torne um hbito natural das pessoas.

POR QUE IMPORTANTE?

Porque, para termos um ambiente agradvel, necessrio que seja mantido limpo, seguro, organizado, e isso essencial para a nossa vida no trabalho, em casa, nas ruas e em todos os lugares onde estivermos.

O QUE SIGNIFICAM?
j Os 5 Ss derivam de palavras japonesas iniciadas com a letra S e para dar uma maior abrangncia a traduo, adotamos a palavra senso , portanto: j SEIRI / SENSO DE UTILIZAO j SEITON / SENSO DE ORGANIZAO j SEISOH / SENSO DE LIMPEZA

O QUE SIGNIFICAM?
j

SEIKTSU / SENSO DE PADRONIZAO

j SHITSUKE / SENSO DE AUTO

DISCIPLINA

BENEFCIOS AO SER HUMANO

j Oportunidade de Participao j Motivao / Integrao da Equipe j Iniciativa e Criatividade j Melhor satisfao em executar suas tarefas j Disciplina de hbitos, costumes e atitudes j Reduo de Riscos de Acidentes.

BENEFCIOS A EMPRESA
j Melhoria da Moral dos Colaboradores j Preveno de Paradas e Quebras de Equipamentos j Preveno de Acidentes j Reduo de Custos e maior produtividade j Melhoria Contnua da Qualidade j Melhoria da Imagem.

BENEFCIOS A COMUNIDADE
j Estmulo mudana de valores j Melhoria de Produtos e Servios j Diminuio do Desperdcio j Aproveitamento de Energia j Perpetua uma melhor imagem do pas j Aplicao no lar.

Descobrindo os sensos

SEIRI

SENSO DE UTILIZAO
j Classificar o necessrio e o desnecessrio. j A regra : Elimine tudo o que desnecessrio! j Nos postos de trabalho deve permanecer somente o necessrio.

SEIRI SENSO DE UTILIZAO / VANTAGENS

j Liberao de ferramentas,equipamentos e documentos que no agregam valor ao setor j Liberao de espao fsico j Melhor visualizao da rea/local de trabalho j Eliminao de excessos em locais de estocagem,tais como almoxarifados, armrios, disquetes, arquivos, etc. j Eliminao de compras desnecessrias j Eliminao de movimentos inteis do tipo desviar-se de..., procurar, etc. j Maior satisfao pessoal de quem trabalha no local.

SEITON SENSO DE ORGANIZAO

jOrganizar os itens absolutamente necessrios jIdentificar e colocar tudo em ordem para que qualquer pessoa possa localizar facilmente.

SENSO DE ORGANIZAO/VANTAGENS ORGANIZAO/VANTAGENS

j Padronize a nomenclatura, adotando nomes, cores, procedimentos padres em todas as reas. j Padronize a maneira de guardar/estocar ferramentas, equipamentos, documentos, etc. j Utilize a comunicao visual (Gravuras, cores) para facilitar, guardar e estocar os materiais j Use o conceito: O primeiro a entrar o primeiro a sair . j Use primeiro o que chegou primeiro, ou envie primeiro o que fabricou primeiro. primeiro.

SEISOH SENSO DE LIMPEZA

j Limpar sempre e no sujar j Eliminar as causas da sujeira j Manter o asseio pessoal e dos objetos utilizados.

SENSO DE LIMPEZA/VANTANGENS
j Mais importante que limpar no sujar. j A limpeza deve ser considerada como forma de inspeo. j Relembre os 5 S com a equipe em reunies quinzenais.

SEIKETSU SENSO DE PADRONIZAO

j Manter a arrumao, limpeza e organizao j Repetir sempre as regras anteriores j Padronizar os procedimentos anteriores.

SENSO DE PADRONIZAO/VANTAGENS PADRONIZAO/VANTAGENS

j Condies fsicas (Conservao de armrios, equipamentos, relatrios, etc) na empresa j Melhoria do ambiente de trabalho j Melhoria nas reas comuns: corredores, sanitrios, armrios, micros, sala de reunies,mquinas copiadoras, etc j Condies de trabalho favorveis a sade j Segurana no trabalho.

SHITSUKE SENSO DE AUTO DISCIPLINA

j Auto disciplinar-se a fazer tudo isso espontaneamente j Fazer disso um modo de vida hbito. tornar um

SENSO DE AUTO DISCIPLINA/ VANTAGENS

j Cumprimento natural dos procedimentos j Disciplina moral e tica j Cultivo de bons hbitos j Efetivao da administrao participativa j Responsabilidade individual j Garantia da qualidade de vida no trabalho.

SETSUYAKU SENSO DE ECONOMIA

j Ter a mente sempre voltada para a reduo de custos j Colocar-se no lugar do dono da empresa e considera-la como sua.

COMO APLICAR O SENSO DE ECONOMIA

j Controle j Anlise j Organizao j Planejamento j Comparao Mensal j Pesquisa j Oramento

SEKININ SENSO DE RESPONSABILIDADE

j Ter a responsabilidade pelas atitudes e comportamentos j Manter em sua mente a utilizao, a organizao, a limpeza, a padronizao e o asseio, a auto disciplina e a economia.

SENSO DE RESPONSABILIDADE COMO APLICAR

j Atitudes coerentes j Iniciativa j Segurana j Pontualidade j Cumpridora de horrio j Bom senso j Cumpre com seus compromissos.

COMO FAZER COM QUE OS 5Ss SEJAM APLICADOS

Somente com :

PARTICIPAO INTERESSE COLABORAO

REGRAS PARA VIVER BEM...

jTirou de lugar, colocou de volta jSujou, limpou! jHorrio foi feito para ser observado jE assim por diante....

PLANEJAMENTO DO PROGRAMA
O Planejamento do Programa 5S tem como objetivo orientar o seu desenvolvimento por toda a organizao de forma coordenada, definindo os objetivos, as metas e as aes.

* ETAPAS DE IMPLEMENTAO
j j j j j Comprometimento da Alta Direo Estrutura de apoio e registro da situao atual Educao e Treinamento Elaborao de Planos de ao Promoo do Programa

1 ETAPA: Comprometimento da Alta Direo

A alta direo precisa comprometer-se com o programa, para isso muito importante que ela tome a iniciativa na implantao do mesmo. Para que a implantao seja eficaz, preciso adquirir conhecimento ou aproveitar conhecimento prprio sobre o programa. Para promover a participao de todos necessrio discutir o plano de implantao do 5s, evitando assim problemas ou dificuldades que podero vir a ocorrer.

2 ETAPA: Estrutura de apoio e registro da Situao Atual

O programa 5s precisa de uma estrutura de apoio para ser operacionalizado, nesse sentido, a formao de comit(s) na organizao importante para cumprir os objetivos. O(s) comit(s) deve(m) ser composto(s) por pessoas que tenham potencial de multiplicao, que realmente acreditem no 5s e que estejam comprometidos. Os coordenadores dos comits devero ser pessoas com iniciativa e motivao.

3 ETAPA: Educao e Treinamento

Os comits sero os multiplicadores dos conceitos e do Programa 5s. preciso, portanto, capacitar os comits, a fim de que eles treinem os demais funcionrios para aplicar e avaliar o 5s. O treinamento precisa da elaborao de um cronograma de realizao, da convocao dos participantes, do registro do mesmo, atravs de lista de presena e da avaliao para verificar se o treinamento foi eficiente. Para o treinamento dever ser utilizado um material de apoio, como um roteiro ou guia. A preparao desse material pode ser feita consultando-se fontes de estudo disponveis.

Primeiramente, necessrio definir as reas de aplicao do 5s. Na seqncia, realizar reunies com todos os setores para a apresentao do plano de implantao do 5s, definido na etapa 1. O passo seguinte elaborar planos de execuo setoriais, que apresentem as atividades com o respectivo cronograma, as responsabilidades e as metas. Logo depois, preciso estabelecer critrios de passagem de um S para outro. Finalmente, deve-se avaliar os ambientes setoriais, girar o ciclo PDCA tendo como base o plano de implantao do 5s, e, caso necessrio, atuar corretivamente na soluo de problemas relativos aplicao dos S.

4 ETAPA: Elaborao de Planos de Ao

Para que os envolvidos no processo de implantao do Programa 5s sintam-se motivados a participar de cada momento, so sugeridas algumas atividades: * Realizar confraternizao para todos os participantes do programa. * Realizar premiao aos vencedores de concursos sobre 5s. * Elaborar jornais informativos sobre o programa. * Premiar o setor destaque na avaliao do programa 5s. * Divulgar resultados obtidos no programa atravs de reunies, cartazes, faixas, etc.

5 ETAPA: Promoo do Programa

Sensibilizao para o Programa

A demonstrao do comprometimento oficial da organizao para a conduo do Programa 5s a participao da alta direo na liderana das atividades. importante a sensibilizao no s da alta administrao, mas de todos que fazem parte da organizao.

Sensibilizao para o Programa

* Convidar um profissional que tenha experincia na prtica dos conceitos envolvidos no 5s, para apresentlo organizao. * Sugerir a participao em cursos, palestras, seminrios, congressos que apresentem o tema 5s. * Promover visitas s organizaes que estejam implementando o 5s. * Divulgar artigos com os resultados que algumas organizaes obtiveram com a implantao do 5s. * Desenvolver o 5s num local de trabalho da organizao, como piloto, e mostrar direo os seus efeitos.

Execuo do Programa
Exemplo da aplicao do Plano de Ao 5W2H para o Programa 5s. 1 - WHAT (o que fazer) - Etapas do plano 2 - WHEN (quando fazer) - Cronograma 3 - WHO (quem faz) - Responsvel pela execuo de cada etapa 4 - WHERE (onde fazer) - Local onde ser realizada a etapa 5 - WHY ( por que fazer) - Importncia da etapa 6 - HOW (como fazer) - Procedimento de cada etapa 7 - HOW MUCH (quanto custa) - Oramento

Execuo do Programa
Ferramenta de Gerenciamento da Qualidade: Plano de Ao 5W2H What o que, qual Who quem When quando Why porque Where onde How como How much quanto custa

Plano de Atividades de Manuteno e Melhoria

Metas: resultados numricos desafiantes e atingveis. Avaliao: formulrios de avaliao com critrios de pontuao e sistemtica de aplicao(check list) Divulgao: demonstrao da evoluo atravs de fotos, criao e divulgao de um ranking, utilizao de murais. Campanhas: concursos, visitas e participao em eventos.

Como resolver Problemas?

Tcnica dos Porqus Pergunte sempre... Por qu? CONSTRUO A tcnica consiste em perguntar Por qu? , trs, quatro ou cinco vezes, at chegar causa fundamental do problema e erradic-la de forma definitiva. Para a eficcia da tcnica, importante que quem esteja conduzindo a tarefa de busca da soluo dos problemas seja bastante criativo, pois os detalhes revelados durante a aplicao da tcnica dos Por qu? so muito importantes.

Como resolver Problemas?

MASP i Foco nas metas i Mudana cultural i Maior grau de cooperao e confiana no grupo i Valorizao dos dados e fatos no lugar de opinies i Prev organizao, lgica e ateno a detalhes i Evita considerar uma soluo como problema

Ciclo PDCA
Planejamento (P) consiste em: a) Estabelecer metas b) Estabelecer a maneira (o caminho, o mtodo) para se atingir as metas propostas.

Execuo das tarefas exatamente Execuo (D) como prevista no plano, nesta etapa essencial o treinamento no trabalho decorrente da fase de planejamento.

Ciclo PDCA
Verificao ( C ) - A partir dos dados coletados na execuo, compara-se o resultado alcanado com a meta planejada. Atuao Corretiva (A) Esta a etapa onde o usurio detectou desvios e atuar no sentido de fazer correes definitivas, de tal modo que o problema nunca volte a ocorrer.

Ciclo PDCA

A ACTION

P PLAN

C CHECK

D DO

Quanto mais cedo voc prevenir ou evitar um defeito, menor ser o Custo da correo.

Metodologia de Implantao dos 5S s

i Formar um grupo para a implantao dos 5S s i Grupos Participativos i Atividades de Pequenos Grupos i Grupo de Soluo de Problemas

Objetivos dos Grupos

i Desenvolver o potencial humano em sua plenitude i Respeitar a natureza criando um ambiente saudvel e feliz para trabalhar i Contribuio para melhoria e desenvolvimento da empresa/organizao

Benefcios
Ao Ser Humano: i Melhoria da capacitao profissional i Novas oportunidades i Participao no trabalho i Reconhecimento do grupo i Auto realizao i Criao de atitudes positivas i Propriedade Pessoal/ Familiar / Social

Benefcios
empresa / organizao: i Reduo de Custos i Aumento da Produtividade i Melhoria da Qualidade i Melhoria nas Relaes Humanas

Benefcios
A Comunidade: i Defesa dos interesses do cidado i Reputao e Prestgio i Satisfao da Comunidade com a empresa i Qualidade de vida das pessoas

Metodologia de Implantao dos 5S s

FORMAO DE UM GRUPO MNIMO: 3 pessoas MXIMO: 8 pessoas IDEAL: 5 a 6 pessoas O grupo dever eleger um lder e um secretrio. Estabelecer um horrio, um tempo e a periodicidade das reunies

Metodologia de Implantao dos 5S s

CONCEITO DE CONSENSO Qualquer meta de um grupo obter decises que melhor reflitam o pensamento de todos os membros. Chamamos isso de chegar a um consenso . Requer tempo, participao ativa de todos os membros do grupo. Requer habilidade em comunicao: ouvindo, resolvendo conflitos, promovendo discusses. Requer pensamento criativo e mentalidade aberta.

Sugestes Tcnicas para Resolues de Problemas

i Brainstorming i Causa e Efeito i 5W2H

Reconhecimento
RECONHECIMENTO (NO FINANCEIRO) Individual Grupos
COMO RECONHECER Cumprimento (pessoal, carta, diploma, etc) Apresentao Isolada Apresentaes festivas Aparies em peridicos da empresa/ organizao.

Como Planejar uma Reunio

1. Definir qual o objetivo a ser atingido 2. Definir quem deve participar 3. Definir as estratgias/ metodologias 4. Traar objetivos a serem tratados 5. Definir data/ hora/ local/ periodicidade/ tempo previsto 6. Enviar a agenda prvia aos envolvidos 7. Fazer a reviso final do Planejamento OBS: Todos os membros do grupo devero vir para a reunio com os assuntos estudados previamente.

Atas de Reunio
Concisas (breves, suscitas). Objetivas Controle das Pendncias Rascunho durante a reunio Remessa em forma final em 24 horas

Atas de Reunio
Circulao para os envolvidos Confirmao dos dados no final da reunio O secretrio(a) no deve liderar a reunio

EXECUO DA AUDITORIA
Avaliao pelos Setores Auditados

i Da mesma forma que os gerentes, os supervisores diretos dos setores auditados podem avaliar o processo de auditoria, fornecendo dados para seu aperfeioamento.

i Acompanhamento das Auditorias i Procedimento de sistema de auditorias

PERFIL DO AUDITOR
i Perfil Desejvel i Capacitao Tcnica e Profissional

Apresentamos a seguir o resumo desses atributos

i Qualificaes i Caractersticas da personalidade

QUALIFICAO DO AUDITOR
i Treinamento e Qualificao de auditores i Formao Bsica i Formao Complementar Especfica i Experincia Mnima i Qualidades Pessoais i Manuteno da Qualificao i Avaliao dos Candidatos a Auditor

COMUNICAO DURANTE A AUDITORIA

Princpios da Comunicao i O Emissor e o Receptor (Quem e a quem?) i Os Meios (Como?) i As mensagens ( O que?)
i Linguagem Auditiva i Linguagem Verbal i Linguagem Fsica i Linguagem Escrita

Como Provocar a Abertura da Comunicao? i Declarao Geral i Explicaes i Pausa i Sincronizao

TCNICAS DE QUESTIONAMENTO
As sete ferramentas Bsicas i Como? De que modo?
i O que? O fato i Quando? O tempo i Onde? O lugar

TCNICAS DE QUESTIONAMENTO

i Quem? A pessoa i Por que? O motivo i Mostre-me A Evidncia Objetiva

O COMPORTAMENTO DOS AUDITORES

Premissas Bsicas
i Estar preparado a fundo para executar a auditoria i Buscar Objetividade e obter dados reais i Negociar os limites de interferncia e intruso i Opinar em bases ticas e de confiana i Motivar as pessoas das reas auditadas para a melhoria i Persuadir, no impor.

O COMPORTAMENTO DOS AUDITORES

O Comportamento durante os primeiros Contatos

i A apresentao fsica i A atitude i A tica e o respeito ao auditado i O comportamento durante a conduo da auditoria i O comportamento na fase de concluses i Comportamento do Auditado

As Seis Regras de Jack Welch

i Encare a realidade como ela , no como voc gostaria que fosse. i Seja sincero com todos. i No gerencie, lidere. i Mude antes que tenha que mudar. i Se voc no tiver uma vantagem competitiva, no entre na competio. i Controle seu prprio destino ou algum o far por voc.

Hoje em dia
Sua performance sua ferramenta de comando. curioso, independente, gera mudanas, cooperador, seu salrio conquistado pela importncia do seu trabalho, seu conhecimento fruto da aplicao prtica da teoria.

O que verificar? 1) Apresentao pessoal Asseio pessoal, uniformes limpos, sem furos. 2) Banheiros Limpeza, organizao 3) Vestirios Limpeza, organizao dos armrios. 4) Mquinas e Equipamentos Todos os equipamentos e mquinas 5) Veculos Em bom estado de conservao, limpos. 6) Coleta Seletiva Lixeiras identificadas em locais identificados. 7) Segurana Equipamentos de Proteo Individual. 8) Corredores Identificados, sem obstruo de materiais. 9) Cores Padro Tubulaes identificadas. 10) Extintores Estejam em locais visveis. 11) Murais Com informaes atualizadas. 12) Iluminao 13) Improvisaes 14) Conservao das Janelas/ Portas 15) Bancadas de Trabalho 16) Condies das paredes, telhado, piso 17) Parte eltrica 18) Armazenamento de Materiais 19) Organizao de Gavetas, armrios, etc 20) Hidrulica

CHECK LIST AUDITORIA 5S Excelente timo

Bom

Ruim