ADMINISTRACION DE ABASTECIMIENTO

Mas competencia = Mas diferenciacin = Bsqueda de ventajas y estrategias competitivas

A que nos referimos con Materiales?

Materias primas, artculos semi-facturados, productos terminados o en general cualquier bien que le sirve a la empresa para su funcionamiento.

Todo Sigue un proceso

En termino generales podemos definir el proceso del abastecimiento de materiales en:
Especificar Adquirir Recibir Ingresar Almacenar Controlar Despachar
Para que este proceso funcione bien es necesario que las actividades involucradas en el flujo de materiales se integren y coordinen.

Mantener unidos los eslabones de la cadena.

Qu busca una Administracin de Abastecimiento?

Garantizar mediante una previsin y planeacin previa, que la empresa disponga en cada proceso que lo requiera y cuando lo requiera, de los Materiales de la calidad adecuada en la cantidad necesaria en el momento y lugar preciso, al precio mas conveniente.

Objetivos: Por qu es importante?

Reduccin de costos Continuidad de los dems procesos Capacidad de respuesta a la demanda Satisfaccin del cliente

Ciclo de abastecimiento

Recepcin de necesidades: -Pronostico de demanda -Poltica de Inventarios

Planeacin de Necesidades
Contamos con distintas Herramientas:

Polticas de stock MRP (Planeamiento de Recursos de Manufactura) segn el plan de produccin. Abastecimiento JAT Responde a un sistema de
produccin de arrastre basado en la demanda.

COMPRAS
Las necesidades de compras distan mucho en diferencias en cada empresa. Lo definimos como la adquisicin de bienes y servicios.

Objetivos de las Compras

Adquirir materiales, bienes y servicios, de la calidad adecuada, cantidad necesaria, en el momento preciso y lugar adecuado. Importancia de una buena Gestion:
Mantener la continuidad del abastecimiento Lograr inversin mnima Evita duplicidad, desperdicios, inutilizaciones Lograr mejores Niveles de calidad Buen precio Mantener posicin competitiva en la empresa

Preguntas que debe responder la funcin de compras

Qu comprar? -Especificaciones del sector, marca, calidad,
fecha de vencimiento, etc.

Cunto comprar? -Aqu se ve la demanda, produccin, Dsct.

y bonificaciones, escasez, polticas, nivel de servicio.

Cuando comprar? Flujo de la demanda, condiciones del

mercado, niveles de inventario, tipo de demanda, Sist. de Adm. De inventarios.

Cmo comprar? Telfono, email, personal, equipo de

compras, centralizado o descentralizado, JAT.

Dnde comprar? Seleccin del lugar, bsqueda seleccin,

registro y evaluacin de los proveedores.

Normas que se debe seguir en las compras

Calidad:
Debe definirse No se mide por el precio Mas conveniente Debe estar siempre disponible

Cantidad:
Basada en el control de existencias Debe estar respaldada No influenciares por el precio Tener en cuenta el tiempo de demora El transporte es de acuerdo a la cantidad Tener en cuenta el espacio disponible Disponibilidad en el mercado.

Normas que se debe seguir en las compras

Momento en que hay que comprar:
Evitar gastos intiles Tener en cuenta el consumo Tiempo de demora Precio Vas de comunicacin Cantidad a adquirir Distancia del proveedor Sistema de control de existencias

Precio mas conveniente:

Relacin de la calidad y la cantidad El precio no es solamente el valor de la compra.

Actividades Tpicas del rea de Compras

Investigacin de mercados Asesorar a clientes internos Confeccionar y actualizar el registro de proveedores Seleccionar al proveedor Negociar precio, calidad, fechas , etc. Pedir cotizaciones y analizar propuestas Armar pliegos de licitaciones Confeccionar contratos y ordenes de compra

Actividades Tpicas del rea de Compras

Registra pedidos, los agrupa, elabora cronograma de entregas

Seguimiento de los pedidos

Vigila e informa el xito de la prueba de nuevos productos

Administra la devolucin Evala a proveedores Control y venta de rezagos Interviene en la auditoria de almacenes

Formula y presenta estadsticas relacionadas con su funcin

Tipos de compras
Segn concentracin: Centralizadas o Descentralizadas Segn Gestin: Tradicionales o JAT Segn tipo de bien: Bienes fsicos o Servicios Segn mercados implicados: local o internacional Segn su naturaleza: -Economato mediana magnitud
elementos crticos licitaciones.

Segn frecuencia de Adquisicin: -Compras

recurrentes o de SPOT

Segn monto o tipo de gasto -O/C Abierta o cerrada Segn proveedor Segn usuario o sector

ERP

Compras Justo a Tiempo

Toman en cuenta un sistema de produccin de arrastre que parte de la demanda. Se produce de acuerdo a la demanda conveniente y en pequeos lotes. Considera al stock como sntoma de ineficiencia

Implicancias del JAT

Alta sincronizacin con el proveedor Efectiva respuesta en trminos de calidad porque se eliminan las inspecciones (Certificaciones) Se requiere relaciones estables y estrechas. Compromiso y cooperacin entre cliente y proveedor Una fuente de suministro cuidadosamente seleccionada precio, calidad, entregas, etc. Se ve al proveedor como un socio estratgico.

JAT II
El proveedor asigna personal, para que trabaje en planta del cliente ayudando en tareas de abastecimiento cargando materiales contra una orden de compra abierta, y participa incluso con sugerencias sobre la produccin y el diseo del producto.

Fitting o JAT Secuenciado

El proveedor no solo se involucra en JAT sino que presta servicio de valor agregado.
Ejemplo: Segn la secuencia del programa de produccin elabora los kits de suministros a entregar de forma sincronizada.

Proveedores
Problemas a tratar:
Dnde encontrar? Cmo elegirlos? En que aspectos evaluarlos? convendr efectuar contratos a largo plazo? es confiable?

Desarrollo de Proveedores
Informacin a brindarles Estudiar planes de produccin y forma de hacer frente a variaciones Asist. Tcnica y capacitacin Sugerir mtodos de solucin de problemas. Apoyar la implementacin de calidad

Desarrollo de Proveedores
Asistencia financiera Acceso a la planta Confiar informacin Esfuerzo conjunto, en requisitos de calidad. Aportar nuevas ideas e iniciativas. Llevar a cabo un programa de aseguramiento de la calidad, certificacin segn normas ISO

Certificacin de Proveedores
Necesario para realizar compras JAT Eliminacin de controles de entrada Adecuado control y procesos. El cliente certifica al proveedor La auditoria de procesos es permanente.

Control de materiales
Para que se lleve a cabo todo lo mencionado, es preciso un control que acompae todo el proceso anterior. El control se da a nivel:
Control Fsico y Adm. De materiales. Mantenimiento de los niveles de stock Salidas de almacn Flujo de documentacin

Control para adecuado mantenimiento y repercusin en costos.

Mtodos
Identificacin Especifica Costo promedio ponderado FIFO-PEPS LIFO-UEPS Contabilizacin de inventario perpetuo Identificacin Perpetua Registro constante que
nos permite saber siempre la cantidad de stock disponible.

Un mal control puede acarrear:

Sobreestada Desperdicio de tiempo Lento movimiento de materiales Mala distribucin Mal manejo de materiales Clientes inconformes Inseguridad Mala toma de decisiones.

Recomendaciones:
Eliminar distancias Mantener el movimiento Emplear patrones simples Cargas en doble sentido Control sobre los materiales, etiquetado. Elaboracin de Ficha de cada material.

Abastecimiento por tamao de compra

Poltica de abastecimiento. No acumular inventario obsoleto Se debe medir: El costo de produccin inmovilizada, materia prima almacenada, volmenes excesivos, espacios muertos en almacenes, mano de obra inutilizada, capacidad muerta.

Dscto. por volumen de pedido

Ventajas Menos costo Reduccin del n de pedidos Asegurar existencias Ahorrar en gastos de transporte. Optimizar tiempo de produccin. Desventajas Mas stock Costo de mantenimiento Riesgos:
Perdidas Obsolencia Desmedros y mermas

Dscto. por volumen de pedido

Siendo: (I-2Vr > 0 y esto implica que r < I/2V) En donde: V = Cantidad total necesaria para un periodo de tiempo T S = Costo de hacer cada pedido P = Precio de venta fijado como base r = Porcentaje de descuento q = Cantidad a pedir I = Costo de mantenimiento por unidad de tiempo

Por volumen de compra que no es totalmente proporcional a la cantidad a pedir

CT1= VP0 + q1/2 P0I + V/q1 S (Costos totales de gestin referidos al tiempo T, sin aceptar descuento). V = Cantidad total necesaria para un periodo de tiempo T S = Costo de hacer cada pedido P0 = Precio de compra sin aceptar el descuento r = Porcentaje de descuento q1 = Cantidad o volumen de cada pedido I = Costo de mantenimiento por unidad de tiempo

Por volumen de compra que no es totalmente proporcional a la cantidad a pedir

CT2 = VP1 + q2/2 P1I + V/q2 S (Costos totales durante el mismo periodo aceptando el descuento). V = Cantidad total necesaria para un periodo de tiempo T S = Costo de hacer cada pedido P1 = Precio de compra con descuento, es decir P1<P0 r = Porcentaje de descuento q2 = Cantidad a pedir, siendo q2>q1 I = Costo de mantenimiento por unidad de tiempo Anlisis: Si CT1>CT2, significa que se debe aceptar el descuento. Si CT1<CT2, entonces el descuento no debe aceptarse ya que significara un mayor costo.

MODELO EOQ (Economic Order Quantity)

EOQ BASICO
Permite minimizar el total de costos anuales de hacer pedidos y de manejo de inventarios Se conoce la demanda de cada articulo Se toma en cuenta el Ch y Cs El abastecimiento de suministros esta garantizado. No hay variacin de precio ni rotura de stock Se conoce el tiempo de entrega

 Debe considerarse un stock mnimo para satisfacer la demanda durante el periodo de entrega: Punto de pedido S= D*L. Tenemos Q=volumen de pedido
D= Demanda Anual por tanto D/Q = N = Frecuencia de reaprovisionamiento Coste por pedido CL y coste anual KL

POLITICAS Y CDIGOS DE PROCEDIMIENTOS

Control de existencias: -Extremos. JAT Polticas de control de calidad:
Establecer estndares Performance Diferencias entre lo real y lo estndar Medidas sobre dichas diferencias

Procedimientos financieros Flujo de procesos

POLITICAS Y CDIGOS DE PROCEDIMIENTOS

POLITICAS Y CDIGOS DE PROCEDIMIENTOS

Departamento de Compras Indicadores

Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior Total de compras/Nmero de compras Porcentaje de compras rechazadas Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima Inventario/Ventas Costo promedio de Orden de compra Tiempo promedio de entrega de pedidos Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior

SARBANES-OXLEY
Un buen sistema de compras tambin proporciona una documentacin que se actualiza continuamente para cumplir la ley Sarbanes-Oxley y los controles internos.

Abastecimiento sustentable
Accenture nos dice:
Hay una conexin integral entre sustentabilidad y el abastecimiento.

Sustentabilidad: Minimizar Impacto negativo de un negocio en personas, sociedad, medio ambiente a la vez que mejora el valor para los clientes.

Importancia

Importancia
Incrementa ingresos Reducir costos Servicio al cliente Construir activos intangibles