MANEJO DE REUNIONES

1 PARTE

REUNIONES

Por qu hacer reuniones?

-Analizar problemas -Tomar decisiones

-Lograr compromiso del equipo

-Desarrollar proyectos - Informar

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

La manera en que se llevan a cabo las reuniones en la empresa es el reflejo de su cultura organizacional 70% de los facilitadores de una junta no han recibido una capacitacin formal o integral de cmo manejar una reunin de manera efectiva Entre el 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en juntas y en reuniones de trabajo

Por qu fracasan las reuniones?

Una mala planificacin (Tiempo, lugar y participantes no adecuados) El objetivo de la reunin no es claro para los asistentes. No se administra el tiempo adecuadamente. (Aburridas, eternas y poco productivas) Contenido ambicioso. Se quiere discutir en poco tiempo lo que amerita ms de una reunin. No se da seguimiento a los compromisos adquiridos No se asignan roles de trabajo y de participacin. Enfoque (Discutir mucho tiempo asuntos varios dispersa atencin y concentracin de los participantes)

Aspectos importantes para el desarrollo exitoso de una reunin

Conocer elementos y recursos clave para la facilitacin.

Conocer el proceso de evaluacin y toma de decisiones.

Al programar una reunin hay que tener en cuenta:

Es una junta estratgica?

Es una reunin peridica, de seguimiento?

Qu tipo de reunin es la que vamos a llevar a cabo?

Es una reunin de comunicacin?

Distintos tipos de reuniones demandan distintos tipos de metodologas de trabajo

Qu es una reunin de trabajo?

Grupo de personas reunidas y que piensan juntas para conseguir un fin (logro de una meta)
Actividad legtima para el logro de objetivos

Factores fundamentales:
- Objetivos colectivos. - Necesidad de cooperacin. - Surgimiento de ideas. - Intercambio de conocimientos.

Estructura de una reunin

Introduccin
Informar y definir contexto Lder o representante

Clarificacin de expectativas
Definir objetivo Aclarar propsito Qu se espera lograr en la reunin? Qu se puede lograr realmente en la reunin? Cul es el objetivo?

Normas o reglas del juego

Definir duracin Acordar reglas de interaccin

Mecnica y metodologa a utilizar

Definir procedimientos para abordar actividades Ej. Informar si habr sesin de preguntas, respuestas al final o libre participacin.

Iniciar el desarrollo de los puntos de la agenda

Se comienza a trabajar segn lo pautado anteriormente.

Mantenimiento del proceso y chequeo de los procedimientos

Coordinador, moderador o lder deber estar atento para que el tema no se desve del objetivo Por lo tanto deber rectificar, modificar y seguir segn la agenda.

Cierre formal y prximos pasos

Exponer breve resumen de los acuerdos. Definir pasos a seguir. Elegir responsables. Determinar tiempo de ejecucin. Fecha tentativa prxima reunin.

Evaluacin de la reunin
Medir productividad de reuniones Verificar que se cumpla lo previsto

Dirigir una reunin

Pasos para dirigir una reunin:

Identificar metas y objetivos
Elegir participantes adecuados Elaborar una agenda Revisar agenda y normas bsicas Planificar tiempo para desarrollar el trabajo Realizar y distribuir resumen de la reunin Evaluar reunin

CLASIFICACIN DE REUNIONES
CLASIFICACION REUNIONES OBJETIVOS APLICACIONES

Reuniones para informar

-Entregar informacin especfica a un grupo de personas

-Dar a conocer una decisin tomada -Responder a inquietudes recibidas -Dar instrucciones para una tarea -Combatir un rumor -Informar nuevos procedimientos

Reunin para informarse

-Obtener in formacin de los integrantes -Obtener ideas del equipo

-Buscar criterios sobre una decisin -Determinar factores a tomar en cuenta para solucin de problemas.

Reuniones para debate pblico

-Someter a discusin abierta un tema -Adoptar acuerdos

-Congresos, asambleas, claustros -Todos aquellos casos donde prima un enfoque parlamentario.

Reuniones para el desarrollo personal

-Perfeccionar conocimientos del equipo -Potenciar habilidades del equipo

-Entrenamiento de dirigentes y
profesionales

Reuniones efectivas

Propsito

Participantes
Planificacin Participacin Perspectiva