DIRECCION DE PROYECTOS

Administracin de los Costos del Proyecto

Mg. Samuel Oporto Daz 1 /46

Tabla de Contenido
1. Gestin de los Costos del proyecto

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GESTION DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

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Gestin de los Costos del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para planificar, estimar, preparar el presupuesto y controlar los costos del proyecto.
Involucra planear los costos asociados a la realizacin de los trabajos y la forma de controlarlos. Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible ser suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.

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Gestin de los Costos del Proyecto

Se preocupa de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma.
Pero tambin de equilibrar los efectos de las decisiones, por ejemplo reducir el nmero de revisiones reduce el costos de desarrollo pero aumenta los costos operativos del cliente.

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Costos
El costo es el recurso sacrificado o conocido de antemano para lograr un objetivo o lograr un cambio especfico
El costo es la suma de recursos (mano de obra, material, equipos, etc) usados para producir bienes o servicios. El costo es una medida de lo que debe ser cedido para obtener algo (mediante la compra, alquiler, intercambio o produccin) El costo normalmente es medido en unidades monetarias (soles, euros)
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Tipos de Costos
Costo Directo. Costos que son directamente atribuibles con las actividades del proyecto. Ejemplo. Viajes, salarios, gratificaciones, materiales usados
Costo Indirecto. Costos que no pueden atribuir completamente a un proyecto especifico, por que debe ser distribuido entre varios. Ejemplo. Servicios de apoyo secretarial, impuestos, luz

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Tipos de Costos
Costos fijos. Son costos que no varan segn el rendimiento o volumen producido. Su valor unitario se torna menor a medida que la produccin aumenta Ejemplo. Salarios de personal administrativo, seguros, alquileres.
Costos variables. Es uniforme para cada unidad producida. Varia en razn directa al volumen producido Ejemplo. Mano de obra asignada, comisiones sobre ventas, materia prima. Costo unitario. Es el costo por unidad producida (costo total divido por el nmero total de unidades producidas)
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Tipos de Costo
Costo Hundido. Es el costo que no se puede recuperar luego de ser asignado
Costo de Oportunidad Es el costo de lo que se deja de hacer por dedicar el recurso a otra actividad.

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Beneficios
Los beneficios del proyecto son los resultados obtenidos por la ejecucin del proyecto.
Es el valor ganado por el proyecto.

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Procesos

Procesos
Estimacin de Costos. Desarrolla una aproximacin de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
Preparacin del Presupuesto de Costos. Suma los costos estimados de actividades o paquetes para establecer una lnea base Control de Costos. Intenta influir en los factores que crean variaciones de costos y controla cambios en el presupuesto del proyecto.

Estimacin de Costos
Implica desarrollar una estimacin de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad.
Considera: Todas las posibles causas de variacin. Alternativas de costos Si la reduccin de costos afecta etapas posteriores de proyecto
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Estimacin de costos
La estimacin de costos involucra desarrollar una aproximacin (estimacin) de los costos de los recursos necesarios para completar una actividad del proyecto. Se toma como base el planeamiento de recursos hecho anteriormente y como base las tasas asociadas a cada recurso. Se calcula el costo para cada paquete de trabajo Existe varios tipos de estimaciones, herramientas y tcnicas de costos para ayudar a crearlos Tambin es importante desarrollar un plan de administracin de costos que describa cmo costear las variaciones en el proyecto

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Principios bsicos del manejo de costos

La mayor parte de los CEOs saben ms sobre finanzas que sobre TICs, por lo que el jefe de proyecto TIC deben hablar en el idioma de los CEOs. Utilidades son los beneficios menos gastos. Costear el ciclo de vida es estimar los costos de un proyecto ms los costos de mantenimiento de los productos. El anlisis de flujo de caja est determinando por el costo estimado anual y por los beneficios para el proyecto Los beneficios y costos pueden ser tangibles o intangibles, directos o indirectos Los costos hundidos no pueden ser un criterio para la seleccin de proyectos.
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Los costos de defectos de software

When Defect is Detected User Requirements Coding/Unit Testing System Testing Acceptance Testing After Implementation Typical Cost of Correction $100-$1,000 $1,000 or more $7,000 - $8,000 $1,000 - $100,000 Up to millions of dollars

Es importante gastar dinero al inicio del proyecto para evitar gastar ms dinero al final del proyecto Prevencin Gastar en la infancia para gastar menos en los adultos
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Planificacin de recursos
La naturaleza del proyecto y de la organizacin pueden afectar la planificacin de recursos
Ciertas preguntas a considerar: Cun difcil es especificar las tareas del proyecto? Existe algo nico en la declaracin del alcance del proyecto que afecta al recurso? Existen antecedentes para hacer tareas similares en a empresa? La empresa tiene o puede adquirir las personas, equipo y materiales que son capaces y estn disponibles para realizar el trabajo?
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Costo de recursos

Un gran porcentaje de los costos de los proyectos TICs es costo de RRHH

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Los tipos de las estimaciones de costos

Type of Estimate Rough Order of Magnitude (ROM) When Done Very early in the project life cycle, often 35 years before project completion Early, 12 years out Why Done Provides rough ballpark of cost for selection decisions How Accurate 25%, +75%

Budgetary Definitive

Puts dollars in the budget plans

10%, +25% 5%, +10%

Later in the project, < Provides details for 1 year out purchases, estimate actual costs

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Tcnicas de estimacin de costos

Existen 3 herramientas y tcnicas bsicas: Por analoga: use los costos reales de un proyecto previo, similar como la base para la nueva estimacin.
Ascendente: estima items de trabajo individual y los suma para conseguir una estimacin total

Paramtrica: Usa las caractersticas del proyecto en un modelo matemtico para estimar costos

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Dificultades para estimar costos

Desarrollar una estimacin para un proyecto de software grande es una tarea compleja que requiere mucho esfuerzo. Recuerde que las estimaciones son hechas en varias fases del proyecto.
Mucha personas hacen estimaciones pero tienen poca experiencia en hacerlos. Trate de capacitarlos Las personas tienen una predisposicin a costear por debajo del precio. Revise las estimaciones y pregunte asuntos importantes se minimicen los errores Los administradores quieren un nmero para una licitacin, no una estimacin real. Los gerentes de proyectos deben negociar con los patrocinadores de proyecto para crear estimaciones realistas de los costos.
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Dificultades para estimar costos

El sobre costos ocurre porque la estimacin inicial de costos fue inexacta. Dedique tiempo a las etapas iniciales de su estimacin de recursos. Cambios frecuentes en la tecnologa?. No es una

causa comn de dificultades en costos

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Ejemplo

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FY95 ($000) Costs Oracle/PM Software (List Price) 60% Discount Oracle Credits Net Cash for Software Software Maintenance Hardware & Maintenance Consulting &Training Tax & Acquisition Total Purchased Costs Information Services & Technology (IS&T) Finance/Other Staff Total Costs Savings Mainframe Finance/Asset/PM IS&T Support/Data Entry Interest Total Savings Net Cost (Savings) 8 Year Internal Rate of Return 905 35% 992 (595) (397) 0 0 0 205 0 205 500 200 905

FY96 ($000) 500

FY97 ($000) 0

3 Year Total ($000) 1492 (595) (397) 500 340 540 525 230 2135 3550 1770 7455

Future Annual Costs/Savings ($000) 0

Ejemplo

0 500 90 270 320 150 1330 1850 990 4170

250 270 0 80 600 1200 580 2380

250 270 0 50 570 0

570

(101) (160) (88) 0 (349) 3821

(483) (1160) (384) (25) (2052) 328

(584) (1320) (472) (25) (2401) 5054

(597) (2320) (800) (103) (3820) (3250)

Mtricas para estimar costo del software

Las lneas de cdigo (LOC)
Puntos de funcin (FP) Medidas de ncleo El nivel del esfuerzo (tiempo) Costos de trabajo: entrenamiento, contrato, viaje, los gastos generales Defectos: pre - y post - ejecucin Duracin

Nuevo sistema vs. Sistema mejorado

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Medidas de Software comunes

Mtrica del software: Tamao: de entregables (programas) LOC, FP, clases Costos de desarrollo: costos del trabajo o esfuerzo Duracin: el nmero de los meses Esfuerzo: personas X duracin

Tipo de la medida: Productividad: tamao / esfuerzo

Respuesta: tamao / duracin

Calidad: defectos / tamao

Negocio: costo / tamao

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Tarea
Investigar las tcnicas de estimacin de costos de proyectos de software.

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Preparacin del Presupuesto de Costos

Implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo, para establecer una lnea de base de costo total.
El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen.

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Lnea de base de los costos

Es el presupuesto referencial (time-phased budget) que ser utilizado para medir y monitorear el desempeo de los costos del proyecto.
El desenvolvimiento totalizado de los costos por periodo se presenta en una curva en forma de S
Costo Acumulado

Lnea base de costos

Flujo de caja esperado Tiempo

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Lnea de base de los costos

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Presupuesto de Costos
Asigna la estimacin de los costos globales a las actividades individuales de los paquetes de trabajo con la finalidad de establecer una lnea de base de costos para medir el desempeo del proyecto
Por ejemplo, en el proyecto de reemplazo de los sistemas del negocio, exista un total de costos estimados de compra para FY97 de $600,000 y otro $1.2 millones para servicios de informacin y tecnologa Estas cantidades deben ser distribuidas para apropiarse de presupuestos

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Budget Category Headcount (FTE)

Compensation

Consultant/Purchased Services

Travel

Depreciation

Rents/Leases Other Supplies and Expenses

Total Costs

Estimated Costs Explanation 13 Included are 9 programmer/analysts, 2 database analysts, 2 infrastructure technicians. $1,008,500 Calculated by employee change notices (ECNs) and assumed a 4% pay increase in June. Overload support was planned at $10,000. $424,500 Expected consulting needs in support of the Project Accounting and Cascade implementation efforts; maintenance expenses associated with the HewlettPackard (HP) computing platforms; maintenance expenses associated with the software purchased in support of the BSR project. $25,000 Incidental travel expenses incurred in support of the BSR project, most associated with attendance of user conferences and off-site training. $91,000 Included is the per head share of workstation depreciation, the Cascade HP platform depreciation, and the depreciation expense associated with capitalized software purchases. $98,000 Expenses associated with the Mach1 computing platforms. $153,000 Incidental expenses associated with things such as training, reward and recognition, long distance phone charges, miscellaneous office supplies. $1,800,000 32 /46

Ejemplo

Control de Costos
Busca las causas de las variaciones (+) y (-) de los costos, forma parte del Sistema de Control de Cambios Integrado.

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Control de Costo
Incluye: Influir en los factores que producen cambios en la lnea base de costos Asegurarse que los cambios solicitados sean acordados Gestiona los cambios reales Asegura que los sobre costos no excedan la financiacin autorizada (mensual, anual o total) Seguir el rendimiento de los costos. Informa de los cambios a los interesados Mantiene los sobre costos esperados dentro de lmites

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Control de costos
El control de costo del proyecto incluye Monitorear el desempeo de los costos Asegurarse que nicamente cambios importantes en el proyecto sean incluido en una revisin de la lnea de base Informar a los interesados del proyecto acerca de cambios autorizados al proyecto que afectarn costos
El manejo de valor ganado es una herramienta importante para control de costo

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Administracin de Valor Ganado (AVG)

La AVG es una tcnica de medida de desempeo de proyecto que integra alcance, tiempo y costos.
Dado una lnea de base (el plan original ms los cambios aprobados), determinar cun bien el proyecto logra sus metas

Se debe ingresar la informacin real peridicamente para usar la AVG.

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Trminos de AVG
La tcnica de la AVG implica desarrollar los siguientes valores
Valor planificado (PV), es el costo presupuestado del trabajo programado para ser completado por una actividad durante un periodo dado. Costo real (AC), es el total de costos directos e indirectos incurrido en realizar el trabajo de una actividad durante un perodo dado El valor ganado (EV), es una estimacin del valor del trabajo fsico actualmente completado
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Rendimiento del Proyecto

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Variaciones
Variacin de costos (CV) = EV AC Al final del proyecto es la diferencia entre lo presupuestado hasta la conclusin y lo realmente gastado.
Variacin del cronograma (SV) = EV PV Al final del proyecto es cero, por que ya se habrn ganado todos los valores planificados.

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Variaciones

CV

SV

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ndices
ndice de rendimiento de costos (CPI) = EV / AC CPI < 1. sobre costos con respecto a lo estimado CPI > 1. costo inferior a lo estimado
CPI acumulativo (CPIC) = EVC / ACC Se usa para predecir los costos del proyecto hasta su conclusin. ndice de rendimiento del cronograma (SPI) = EV / PV Se usa junto con el estado del cronograma para predecir la fecha de conclusin del proyecto

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Clculo de valor ganado

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Reglas sobre el EV
Nmeros negativos para costo y variaciones del presupuesto indican problemas en esas reas. El proyecto est costando ms de lo planeado o tomando ms tiempo de lo planeado
CPI y SPI menos del 100 % indican problemas

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Clculo del AVG para un proyecto

proyecto de un ao despus de cinco meses

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Mapa de valor ganado

Software para administracin de costos

Las hojas de clculo son una herramienta comn para planificacin de recurso, estimacin de costos, costo del presupuesto y control de costos
Muchas empresas usan sofisticadas y centralizadas aplicaciones de software financiero para administrar costos.

El software de administracin de proyectos tiene muchos caractersticas relacionadas a los costos

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