A Gestão de

Documentos na Unesp

Comissão de Avaliação de
Documentos e Acesso - CADA
Legislação Arquivística
Brasileira
 Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências;
 Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 –
Lei de Acesso à Informação;
 Decreto Federal nº 7.724, de 16 de maio de 2012 –
regulamenta a Lei federal n°12.527/2011, que regula
o acesso a informações, e dá providências
correlatas, em nível federal
 Decreto Estadual nº 58.052, de 16 de maio de 2012 –
regulamenta a Lei federal n°12.527/2011, que regula
o acesso a informações, e dá providências
correlatas, em nível estadual paulista
 Legislação Arquivística
Paulista
DECRETO Nº 58.052/2012
SEÇÃO III
Das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso
Artigo 11 - As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, a que se referem os Decretos nº 29.838, de
18 de abril de 1989, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, instituídas nos órgãos e entidades da
Administração Pública Estadual, passarão a ser denominadas Comissões de Avaliação de Documentos e
Acesso - CADA.
§ 1º - As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverão ser vinculadas ao Gabinete da
autoridade máxima do órgão ou entidade.
§ 2º - As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA serão integradas por servidores de nível
superior das áreas jurídica, de administração geral, de administração financeira, de arquivo e protocolo, de
tecnologia da informação e por representantes das áreas específicas da documentação a ser analisada.
§ 3º - As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA serão compostas por 5 (cinco), 7 (sete) ou
9 (nove) membros, designados pela autoridade máxima do órgão ou entidade.
Artigo 12 - São atribuições das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, além daquelas
previstas para as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo nos Decretos nº 29.838, de 18 de
abril de 1989, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004:

Parágrafo único - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições as Comissões de Avaliação de Documentos
e Acesso - CADA poderão convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e
experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.

Artigo 13 - À Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São
Paulo - SAESP, responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos, nos termos do
artigo 6º, inciso XII, do Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, caberá o reexame, a qualquer
tempo, das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais dos órgãos e entidades da
Administração Pública Estadual.
Comissão de Avaliação de
Documentos e Acesso - CADA
Órgão submetido ao Gabinete do reitor e organizado
através da Portaria Unesp n°555/2012 com as
atribuições de atuação junto a:

 elaboração da política de gestão documental;

 elaboração da política de acesso;
 informar ao Reitor a previsão de necessidades
orçamentárias, bem como encaminhar relatórios
periódicos sobre o andamento dos trabalhos;
 manter registros de seus trabalhos e, quando for o
caso, das subcomissões no Processo relativo a
CADA.
Composição da CADA
20 membros
 Presidência – Profa. Dra. Sonia Maria Troitiño
Rodriguez (desde 2017)
 representantes das áreas técnicas e administrativas
da Unesp;
 representantes do curso de Arquivologia, FFC –
Marília;
 representante da CGB;

 representante do CSTI.
Gestão Documental anterior
a CADA

 2008 - criação da CCAD - Comissão Central de

Avaliação de Documentos da Unesp, Portaria Unesp nº
283 de 18 de junho de 2008, com atribuição, entre
outros, de elaborar o plano de classificação e a tabela de
temporalidade de documentos; tinha atuação vinculada
ao CEDEM-Unesp.
Gestão de Documentos
Definição
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento. Também chamado administração
de documentos.”

Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística, Arquivo Nacional: Rio de Janeiro, 2005. p.
100
Principais Ações de Gestão
Documental
2013
Início de atividades
 Estabelecimento de planejamento estratégico para a
implementação de um sistema de arquivos na UNESP
 Diagnóstico dos arquivos das STComs de todas as
unidades;
 Início dos estudos para a elaboração de vocabulário
controlado para termos de arquivos;
 Início de avaliação e revisão de procedimentos
estabelecidos pelo Manual de Normas de Protocolo de
Arquivo (2008).
Principais Ações de Gestão
Documental
2014
 Contratação de 01 arquivista para a CADA;
 Elaboração do plano de classificação e tabela de
temporalidade de documentos: atividades-meio;
 Continuação do trabalho de revisão do Manual de
Normas de Protocolo de Arquivo (2008);
 Continuação da elaboração do vocabulário
controlado de termos de arquivo.
Principais Ações de Gestão
Documental
2015
 Finalização dos trabalhos de avaliação e revisão de
procedimentos relativos ao sistema de produção e
controle de trâmites documentais (protocolo) na
Unesp, resultando na publicação do novo Manual de
Protocolo e Normas Processuais da Unesp (Portaria
Unesp n° 484/2015);
 Publicação em Diário Oficial do Plano de Classificação
e tabela de temporalidade de documentos da Unesp:
atividades-meio (Resolução Unesp n° 62/2015);
 Realização de treinamento presencial sobre normas
processuais e classificação de documentos para
funcionários das STComs Unesp, totalizando 45
pessoas.
Publicações
 Normas de protocolo
 Normas processuais
 Modelos de despachos
e de termos
 Glossário de termos
 Normas para
eliminação de
documentos
Publicações
 Mais de 400 tipos
diferentes de
documentos;
 Contempla
documentos
analógicos e digitais;
 Abrangem documentos
produzidos e
acumulados por todas
as áreas das
atividades-meio da
Unesp;
 Possui índice
remissivo e permutado
Treinamento
Principais Ações de Gestão
Documental
2016
 Finalização do Vocabulário Controlado de termos
arquivísticos – VTARQ;
 Elaboração do plano de classificação e da tabela de
temporalidade de documentos da Unesp: atividades-
fim;
 Apoio na organização do evento I Fórum Política de
Preservação Digital da Unesp, realizado em 31 de
maio;
 Estudos para inclusão do VTarq e da tabela de
temporalidade de documentos no SIGAD.
SIGAD: VTARq e TTD
Principais Ações de Gestão
Documental
2017
 Elaboração do plano de classificação e da tabela de
temporalidade de documentos da Unesp: atividades-
fim. Previsão de conclusão para 2° semestre deste
ano;
 Estudos para inclusão do VTarq e da tabela de
temporalidade de documentos no SIGAD. Previsão de
conclusão para 2° semestre deste ano;
 Treinamento para todos os funcionários das STComs
Unesp a respeito das novas funcionalidades do
SIGAD: VTARQ e TTD no Encontro das Seções
Técnicas de Comunicações ( 2 a 4 de agosto de 2017)
Subcomissões e Grupos de
Trabalho da CADA
Atualização e manutenção do vocabulário controlado
de termos arquivísticos da Unesp – VTArq

Subcomissão criada através da Portaria Interna CADA/UNESP

n° 01, de 10 de março de 2014.
Membros:
 Prof. Dr. Walter Moreira (coordenação)
 Luciana Beatriz Piovesan
 Luciana Davanzo
 Cristiane Toledo Franzolin Manfio
 Márcia Regina dos Santos Borgatto
 Vagner Roberto de Moraes
 Sérgio Adriano Giroto Marques
Subcomissões e Grupos de
Trabalho da CADA
Grau de sigilo documental da UNESP

Subcomissão criada através da Portaria Interna CADA/UNESP n° 01,

de 20 de abril de 2016.
Membros:
 Profa. Dra. Rúbia Martins (coordenação)
 Arie Dutra Storch
 Bruno Yutaka Kashiwakura
 Gisleide Alves Anhesim Portes
 Helena Padovani Zani
 Leopoldo Zuaneti
 Márcia Apareciuda Maschio Rossi
 Profa. Dra. Maria Leandra Bizello
 Melyssa Claudia de Falchi Tomasini
 Rogério Luiz Buccelli
Subcomissões e Grupos de
Trabalho da CADA
Estudos e aprofundamentos das normas processuais
da UNESP

Subcomissão criada através da Portaria Interna

CADA/UNESP n°01, de 23 de maio de 2017.
Membros:
 Vagner Roberto de Moraes (coordenação)
 Profa. Dra. Telma de Carvalho Madio
 Márcia Regina dos Santos Borgatto
 Maria Blassioli Moraes
 Sérgio Adriano Giroto Marques
 Wellington de Pinho Morais
Subcomissões e Grupos de
Trabalho da CADA
Orientação da gestão documental com relação ao plano de classificação e
tabela de temporalidade de documentos.

Grupo de trabalho criado pela Portaria Interna CADA n° 02/2016.

Membros:
 Profa. Dra. Maria Leandra Bizello – FFC / Câmpus de Marília
 Profa. Dra. Sonia Troitiño – FFC / Câmpus de Marília
 Maria Blassioli Moraes - Reitoria
 Valéria Aparecida Furlan – IQ / Campus de Araraquara
 Márcia Borgatto – FCA / Câmpus de Botucatu
 Cristiane Toledo Franzolin Manfio – FCL / Câmpus de Assis
 Valdelice Ramos – FM / Câmpus de Botucatu
 Reinaldo Bezerra Alves – Câmpus Experimental de Ourinhos
 Francisco de Souza Guimarães – FE / Câmpus de Ilha Solteira
 Keller Alessandra Zanete Kavalchuk Policarpo – FCT / Câmpus de
Presidente Prudente
 João Luis Rigo Pereira – FCL / Campus de Araraquara
Atividades de Rotina da
CADA

 Consultas da Comunidade Unesp a respeito da

Gestão documental e de acesso;
 Reuniões mensais da CADA;
 Deliberações sobre eliminação de documentos;
 Elaboração de normas e demais procedimentos
sobre gestão documental;
 Visitas técnicas às Unidades Universitárias com fins
de orientação sobre gestão de documentos
Consultas
2016 – CADA recebeu 52 consultas encaminhadas
por:

Origem das solicitações

4%
12%

14% STCom
SIC
Outras áreas - interno
Externo
70%
Consultas

2016 – Motivo das consultas

Motivo da consulta

Preservação de documentos
2%
2% Acesso à informação
8%
16%
20% Classificação dos documentos

Temporalidade e destinação
final dos documentos
Normas processuais e de
18% protocolo
34%
SIGAD

CADA
Eliminação de Documentos

 2015, seis (06) solicitações para eliminação de

documentos que foram encaminhadas por quatro (04)
unidades universitárias e, ao todo foram eliminados
9.735 documentos entre processos e documentos
avulsos;

 2016, nove (09) solicitações para eliminação de

documentos que foram encaminhadas por oito (08)
unidades universitárias. Ao todo foram eliminados
22.033 documentos, entre processos e documentos
avulsos.
Eliminação de documentos
Consequências da
eliminação de documentos
 Redução da massa documental;
 Agilidade na recuperação dos documentos e das
informações;
 Eficiência administrativa;
 Melhor conservação dos documentos de guarda
permanente;
 Racionalização da produção e do fluxo de
documentos (trâmite);
 Liberação de espaço físico;
 Incremento à pesquisa.
Consequências da
eliminação de documentos
Contatos CADA
Página na internet

http://www.unesp.br/portal#!/gabinete_ses/cada/

Telefone
(11) 5627-0440

E-mail
cada@unesp.br
mmoraes@reitoria.unesp.br