IMPLANTAÇÃO E

ACOMPANHAMENTO
1. Última fase para a organização de um
arquivo;
2. Toda a instituição deve ser informada
sobre as alterações introduzidas nas
rotinas de serviço;
3. Cooperação de todos para diminuir
possíveis resistências.
Promover o treinamento não só do pessoal
diretamente envolvido na execução das tarefas e
funções previstas no projeto de arquivo, como
daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo,
ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, o
êxito desses serviços.
A implantação das normas elaboradas na etapa
anterior exigirá do responsável pelo projeto um
acompanhamento constante e atento, a fim de
corrigir e adaptar quaisquer impropriedades,
falhas ou omissões que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os
procedimentos - verificar se as normas,
rotinas, modelos e formulários atendem as
necessidades - é que deverá ser elaborado o
manual de arquivo, instrumento que coroa todo
o trabalho de organização.
Manual de arquivo: nele ficam registrados
os procedimentos e instruções que irão
garantir o funcionamento eficiente e uniforme
do arquivo e a continuidade do trabalho
através dos tempos.
Seria impossível estabelecer padrões
rígidos para a elaboração dos manuais,
uma vez que estes devem refletir as
peculiaridades das instituições a que se
referem.
A experiência nos permite indicar, em
linhas gerais, os elementos que devem
constituir os manuais de arquivo.
 São eles:
 Apresentação, objetivos e abrangência do manual;
 Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e
responsabilidades;
 Sua interação e subordinação;
 Organogramas e fluxogramas;
 Conceitos gerais de arquivo, definição das operações de
arquivamento;
 Terminologia, vocabulário técnico adequado.
 Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários
utilizados;
 Plano de classificação de documentos com seus respectivos
códigos e índices;
 Tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude,
podem ser apresentadas em separado.
O Manual de Arquivo deve ser revisto e
atualizado de tempos em tempos, a fim de
atender às alterações que surgem tanto
por causa da evolução da instituição
quanto pelo fato de o arquivo ser uma
atividade dinâmica.