UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Per, DECANA DE AMRICA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL

I
GESTIN DE COMPRAS

GERENLOG03

SESIN 1:CONCEPTOS, FUNCIONES E IMPORTANCIA DE LA GESTION DE COMPRAS

LA FUNCIN DE COMPRAS OBTIENE MATERIALES Y SERVICIOS EN LA CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO, PRECIO Y DEL PROVEEDOR APROPIADO ES NECESARIO OPTIMIZAR LA FUNCIN DE COMPRAS DEL NEGOCIO CON EL FIN DE REDUCIR COSTES Y TIEMPOS, ADEMS DE LLEVAR A CABO UNA RELACIN CON LOS PROVEEDORES MS EFICAZ Y PROFESIONALIZADA LA TENDENCIA ACTUAL ES LA DE CONSENSAR LAS DECISIONES SOBRE COMPRAS POR MEDIO DE UN COMIT QUE REALICE EL ANLISIS DE LOS PROVEEDORES Y LA SELECCION A LOS MISMOS EN FUNCIN DE LOS COSTES, CALIDAD Y SERVICIO REQUERIDO EN CADA OPERACIN ; AS TAMBIN SE REALICEN TODAS LAS OPERACIONES DE ADQUISICIN DE

PRODUCTOS Y RELACIN CON PROVEEDORES TRAVS DE UNA PLATAFORMA ELECTRNICA

ON LINE

CRECIENTE PARTICIPACIN E IMPORTANCIA DEL ABASTECIMIENTO

Compras - Mayor inductor econmico
90

Compras como % del Costo

80 70 60 50 40 30 20 10 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Compras como % de las Ventas

Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999

CRECIENTE PARTICIPACIN E IMPORTANCIA DEL ABASTECIMIENTO

Creciente participacin en el rendimiento
Compras como % de las Ventas

57%

60% 54%

Metalmecnica Equipamiento informtico y de comunicaciones

34% 24% 16% 28% 22%

Alimenticia Telecomunicaciones

1993

1996

Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999

CRECIENTE PARTICIPACIN E IMPORTANCIA DEL ABASTECIMIENTO

adems hacindose ms complejo
Incremento de la tercerizacin a lo largo de la cadena de valor: Socios de negocios Cambio de componentes comprados a sub-ensamblajes Participacin de compras tcnicas sobre el total es mayor

Mayor dependencia en abastecimiento global

Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999

El 40% del costo de la mayoria de los alimentos se debe a la logistica (transportes, envases, distribucin, conservacin, etc) que podran reducirse
Jorde Jordana Federacin de la Industria de Alimentacion y Bebidas (FIAB)
6

Evolucin del Entorno Empresarial

Alta

enfoque al cliente

Reduccin del ciclo de vida de los productos

Empresas con procesos cada vez ms flexibles

Modelo basado en la Oferta - Demanda Entornos cerrados de negocios Entornos de colaboracin Globalizacin generalizada Competencia y Oportunidades

Proveedores/Clientes
7

Evolucin del modelo de compras

Modelo Negociacin Clsico Anual Agresivo Frecuente Socio Largo Plazo Global Transparente

Proveedores Varios Cambios Pocos Globales

Enfoque Precio Precio/Calidad I+D / Mejor Continua CM Cadena de Valor

Presin Moderada Elevada Constante Creciente

Proveedores/Clientes
8

Relevancia de la funcin de compras en la empresa

Cambios en el entorno empresarial

Cambios de Competencia entre empresas a competencia entre cadenas

Cambios en la funcin de compras Como integrador de los elementos externos de la cadena

Funcin ampliada de compras

Clsicas
Reduccin de costos Gestin de inventarios

Nuevas
Aseguramiento de la continuidad del negocio Soporte a la innovacin Aumento de la flexibilidad (mejorar capacidad de Respuesta, reducir tiempos de entrega y minimizar Niveles de stock) Estandarizacin (mejora calidad del producto) Colaboracin/Partnership proyectos efiencias

10

FUNCIN AMPLIADA DE COMPRAS

Reduccin de costos Vs Crecimiento con rentabilidad
Incrementar valor a los accionistas EVA
Valor Economico Agregado Se define como las utilidades en operacin despus de impuestos menos el costo de capital empleado para generar esas utilidades

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Factores generadores de cambios en el comercio mundial

CLIENTES MAS EXIGENTES INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL INCREMENTO DE LA PRESION POR LA COMPETITIVIDAD LA GLOBALIZACION TLCs USO DE ESTNDARES MUNDIALES

Ahora los clientes QUIEREN:

Velocidad al instante entregas rpidas Servicio - entregas completas Customizacin - a su medida Mejores precios - ganar ganar
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HERRAMIENTAS ESTNDARES PARA LA CADENA DE SUMINISTRO

BENEFICIOS

7. Desarrollo de productos 6. Planeacin de ventas y promociones 5. Manejo de la cadena de valor

4. Colaboracin transacconal

3. Alineacin de informacin - catlogos

2. Registro nico de producto 1. Estndares de informacin comn

A.T. Kearney, 2003 13

La visin tradicional de cadena de suministro

Costo total Compras Produccin Distribucin Ventas Nivel de Servicio

Proveedo res
La optimizacin de funciones aisladas no optimiza globalmente el proceso logstico

Clientes

Costo total

Nivel de Servicio

Compras Produccin Distribucin Ventas

Integracin de la cadena

14

La visin tradicional de cadena de suministro - Integracin

minimizar el Costo Logstico Total, alcanzando o excediendo las expectativas de servicio
Costos

para

Compra

Stock proveedor

Transporte a CD

Recepcin Preparacin CD

Clasificac. y Distribucin a Recepcin despacho tienda trastienda

Almacn trastienda

Reposicin sala venta

Cadena de distribucin Tiempo

Costo

Servicio

Servicio Costo

Stocks
Compra Stock Transporte Recepc. Preparacin Clasificac. Distribuc. Recepcin Almacn Reposic. proveedor a CD y a tienda trastienda trastienda sala venta CD despacho

15

CONCEPTO AMPLIADO

16

IMPORTANCIA DEL ABASTECIMIENTO Y EVOLUCIN DE LA FUNCIN DE COMPRAS

17

LA VISIN DEL COSTO TOTAL

Perspectiva del Costo Total del Sistema
El nfasis debe estar en la cadena de valor integrada proveedorComprador:

Necesidades

Actividades y estructura de costos del proveedor

Actividades y estructura de costos del comprador

Utilizacin

Flujo Fsico Flujo de Informacin Costos Totales de la Cadena de Abastecimiento Valor para el Usuario/Cliente

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ENFOQUE DEL COSTO TOTAL

En adicin al precio, considera los siguientes factores:

Ecuacin econmica del proveedor y otros costos de la cadena de suministro Costo de adquisicin y gestin de los bienes y servicios adquiridos por parte del comprador Calidad, inventario, confiabilidad y otros factores del producto o servicio en cuestin a lo largo de su ciclo de vida El valor del bien o servicio para clientes internos y externos
19

Nuevos parmetros a tomar en consideracin en el proceso de compras

COSTO TOTAL DE GESTION Reflejando valor al usuario final Gestin administrativa Calidad Rendimiento a lo lago del tiempo Oportunidad Condiciones de pago Confidencialidad Desarrollos/Innovacin Nivel de servicio Precio

20

RESPONSABILIDADES DE LA FUNCIN DE COMPRAS

Desarrollar la estrategia de compras Implantar la estrategia de compras Seguimiento de las acciones Ajuste del objetivo

21

ESTRATEGIA DE COMPRAS

22

DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS

Adaptacin de los objetivos de la funcin de compras a

los objetivos de la empresa

Segmentacin de productos/servicios que la empresa

compra
Estudios de los mercados de compra Elaboracin de la estrategia de compras Organizacin del rea de compras
23

ADAPTACIN DE LOS OBJETIVOS DE LA FUNCIN DE COMPRAS A LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Corporativos
Integracin/Desintegracin Hacer vs Comprar Centralizacin/Descentralizacin

De Unidades de Negocio
Objetivos de disminucin tiempos desde el diseo del producto

hasta su lanzamiento al mercado

Aumento de flexibilidad garantizar suministros Introduccin de nuevos productos

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ADAPTACIN DE LOS OBJETIVOS DE LA FUNCIN DE COMPRAS A LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Introduccin Crecimiento Maduracin Declive
- Minimizacin de costos - Calidad esperada - Nivel de servicio con bajo costo de inventario

- Rapidez de introduccin - Rapidez de incorporacin de innovaciones - Capacidad de crecimiento

Proveedores
Flexibles Innovadores Capacidad de crecimiento

Proveedores
Atencin en costo y servicio Subcontratacin de actividades Estandarizacin y optimizacin de procesos y productos

25

SEGMENTACIN DE PRODUCTOS/SERVICIOS QUE LA EMPRESA COMPRA

Modelos de segmentacin de compras

Kraljic 1983

Impacto en la rentabilidad vs Riesgo en el suministro Clasificar, Analizar proveedores para cada grupo de productos, Determinar la estrategia adecuada y Elaborar un plan de accin Rentabilidad/Valor potencial para la empresa vs Vulnerabilidad del suministro Impacto en la rentabilidad vs Riesgo en el suministro Importancia estratgica vs Dificultad de manejo de la situacin de compra

Elliott-Shircore & Steel 1985

Van Weele 1992,1994

Olsen & Ellram 1997

Bensaou 1999

Inversiones especficas de los proveedores vs Inversiones especficas de los compradores

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SEGMENTACIN DE PRODUCTOS/SERVICIOS QUE LA EMPRESA COMPRA

Matriz de Kraljic Dimensin interna
IMPACTO DE LA COMPRA EN RESULTADOS

Productos Apalancados

Productos Estratgicos Alianzas con Proveedores

Ofertas Competitivas

Productos Rutinarios Sistema de Contratacin

Productos Cuello de Botella Asegurar el Suministro

RIESGO DE SUMINISTRO

Dimensin externa

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SEGMENTACIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS COMPRADOS MATRIZ DE KRALJIC POSICIONAMIENTO ESTRATGICO DE LA EMPRESA

Fortaleza de la empresa
Alta

Explotar

Explotar

Balance

Media

Explotar

Balance

Diversificar

Baja

Balance

Diversificar

Diversificar

Baja

Media

Alta

Fortaleza del mercado de proveedores

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ESTRATEGIA DE PRODUCTO - MERCADO

Matriz de Mercados
Productos Apalancados
COMPLEJIDAD COMERCIAL

Productos Estratgicos Mercados Competitivos

Mercados Comerciales

Decisiones Organizativas Centralizar las compras + Reducir el nmero de proveedores: Apalancados y Cuellos de Botella
Responsabilidad de la Direccin: Estratgicos y Mercados Competitivos Descentralizar: Rutinario y Mercados Fciles

Productos Rutinarios Mercados Fciles

Productos Cuello de Botella Mercados Tcnicos

COMPLEJIDAD TECNICA

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IMPACTO FINANCIERO y COMPLEJIDAD COMERCIAL

MATRIZ DE KRAJLIC
Productos Apalancados
ALTO - 80% del Total
Objetivos Estrategias - Buscar precio ( compra spot) Minimizar costos a corto y mediano plazo - Contrato largo plazo - Consorcios - Tercearizacin 60% del valor

(Commodities)
Acciones

30
Objetivos

Productos Estratgicos 15
Mercados Competitivos
Estrategias - Socios Garantizar el suministro a precios competitivos - Integracin vertical - Desarrollo de proveedores 15% del valor Estratgicos Acciones - Desarrollo a largo plazo con los proveedores socios - Seleccin detallada de proveedores locales, regionales y globales - Intervencin del proveedor en las fases iniciales de desarrollo de productos

Mercados Comerciales
- Proveedores alternativos con los niveles de calidad deseados - Enfoque de corto plazo y agresivo al mercado global - Equipos humanos de compra especializados y globales - Centralizar las compras - Reducir nmero de proveedores

Productos Rutinarios
BAJO - 20% del Total
Objetivos Estrategias - Sistemas de Contratacin Optimizar la Gestin Administrativa - Catlogo Electrnico - Tercearizacin Proceso

(indirectos)
Acciones

3,456

Productos Cuello de Botella (crticos) 10

Mercados Tcnicos
Objetivos Estrategias - Garantizar el suministro Garantizar el suministro incluso con costo adicional do productos o proveedores alternativos) - Desarrollo de proveedores Acciones - Garantizar el desarrollo de previsiones detalladas especfico del comprador en el proveedor regional y/o global - Desarrollar planes de contingencia - Centralizar las compras - Reducir nmero de proveedores

Mercados Fciles
- Estandarizacin y reduccin de referencias administrativos - Participacin de los clientes internos con proveedores locales - Descentralizar las compras - Reducir nmero de proveedores

que agilicen el - Simplificacin de los procesos

( incluso buscan- - Anlisis de riesgo: sector, peso

22% del valor

3% del valor

BAJO

79.3 % del valor

ALTO

20. 7 % del valor

RIESGO DE SUMINISTRO
30

ESTUDIOS DE LOS MERCADOS DE COMPRA

Nos deberan hablar sobre :

Evolucin de los precios de los productos o materiales Evolucin de la calidad y de las mejoras en el rendimiento Identificacin de fuentes de abastecimiento y su fortaleza financiera Identificacin de los trminos comerciales ms utilizados El nivel de servicio logstico del mercado Costos logsticos implicados en la adquisicin de material

31

ELABORACIN DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS

Alineacin de objetivos de empresa y funcin de compras Segmentacin de productos y proveedores
Realizacin de estudios de mercado de proveedores/productos

DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS

Hacer vs Comprar Cambios en la base de proveedores Definicin de necesidades de sistemas de informacin Relacin de la funcin de compras con otros departamentos Programas de estandarizacin

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ESTRATEGIA DE COMPRAS
Debe ser:

Plan documentado

Proveer ventajas sostenidas y de largo plazo sobre la competencia

Documento consensuado entre las partes involucradas de la empresa y externas. Parte de un proceso interactivo que d objetivos claros en un entorno cambiante.

33

ESTRATEGIA DE COMPRAS
Los caminos de compras:

Comprar por menos Comprar mejor Consumir mejor Vender mejor

34

NIVELES DE DESARROLLO DE ABASTECIMIENTO Y ALTERNATIVAS DE MEJORAS EN COSTOS/BENEFICIOS

NIVEL 1
1. Compra Apalancada
Volumen Consolidacin/Optimizacin Basada en la compra

NIVEL 2
2. Compra Conectada
Integracin Proveedor / Comprador Minimizacin del costo de la conexin

NIVEL 3
Gestin del Valor / Optimizacin

NIVEL 4
Estrategia Comercial

3. Compras Econmicas 4. Ventas Integradas

Puntos de Apalancamiento
Utilizar costos fijos del proveedor al mximo Aprovechar competitivamente la estructura de abastecimiento Apalancar la participacin de mercado del proveedor Mejorar las capacidades de negociacin y contratacin Trminos y condiciones con consideraciones ms amplias

Puntos de Apalancamiento
Mejorar la coordinacin / predictibilidad y exactitud de las proyecciones Flujos logsticos / roles de aporte de valor optimizados Flujo ptimo de informacin Eliminar actividades redundantes que no agreguen valor Productividad mejorada del costo del proveedor Compromisos para posibilitar las inversiones del proveedor

Puntos de Apalancamiento
Participacin temprana y creciente del proveedor en el diseo de la solucin Complejidad reducida / especificaciones simplificadas Mayor estandarizacin Objetivos de tiempos de respuesta Racionalizacin de requerimientos Incentivos para lograr el costo total

Puntos de Apalancamiento
Integrar productos y servicios multi-compaa y portafolio de canales Compartir el riesgo inteligentemente Maximizar las capacidades y el potencial del proveedor Administra relaciones complejas con el canal Utiliza en forma transversal la estructura y los recursos operativos de los distintos participantes de la cadena de abastecimiento

I
Comprar x Menos

O
Vender Mejor
35

Comprar Mejor

Consumir Mejor

NIVELES DE BENEFICIOS DE ABASTECIMIENTO

Porcentaje de mejora de Costos/Beneficios

Nivel 4: Venta Integrada Nivel 3: Compra Econmica

Nivel 2: Compra Conectada

Nivel 1: Compra Apalancada Nivel 0: Compra del Usuario 5-15% 5-25%

Incremento de beneficios

Vara Ampliamente

Comprar x Menos

Comprar Mejor

Consumir Mejor

Vender Mejor

36

MODELO ORGANIZACIONAL DE COMPRAS

37

CAPACIDADES PARA EL ABASTECIMIENTO ESTRATGICO

Alto IMPACTO DE LA COMPRA EN RESULTADOS Con Conocimientos de Marketing - Construccin de relaciones - Vnculos estrechos con las funciones de comercializacin y ventas - Capacidad de responder con rapidez - Conocimiento tcnico sofisticado - Perspectivas amplias del negocio - Administracin de proyectos Con Experiencia en Management y Desarrollo de Negocios

Especialista en el Abastecimiento - Facilitar y armar grupos de trabajo - Desarrollo de estrategia de abastecimiento - Management del proceso de evaluacin de proveedores - Negociacin y contratacin - Anlisis de casos de negocios Bajo

Con Capacidades Tcnicas - Conocimiento tcnico del producto o servicio - Anlisis de costos y resolucin de problemas - Management integrado del supply chain

Bajo

RIESGO/COMPLEJIDAD DEL SUMINISTRO

Alto

38

REGLAS DE DISEO ORGANIZACIONAL PARA TENER VENTAJAS CORPORATIVAS EN COMPRAS

Alto

Madurez Funcin Compras

Regla 3 Compras Controladas Localmente

Regla 4 Compras Controladas Centralmente

Regla 5 Compras Coordinadas

Bajo

Regla 1 Compras Descentralizadas Bajo

Regla 2 Compras Centralizadas Alto

Coherencia Corporativa

39

PASOS PARA LA MEJORA EN EL ABASTECIMIENTO

1: Compras Descentralizadas - Coherencia - Madurez Sinergia de compra mediante el intercambio voluntario y cooperativo de informacin de mercados de abastecimiento.
2: Compras Centralizadas - Coherencia - Madurez Compras centralizadas con expertos para concentrar volmenes de productos similares y acuerdos corporativos obligatorios. Las unidades de negocio tienen autonoma limitada y recursos limitados de compra. 3: Compras Controladas Localmente - Coherencia - Madurez Complejo, motivar la adopcin voluntaria para implementar mejores prcticas, compartir recursos y compras conjuntas mediante un ente de coordinacin, control local. 4: Compras Controladas Centralmente - Coherencia - Madurez Consiste en una red de trabajo en la cual la compra se hace en unidades de negocio completamente descentralizados o equipos de mltiples unidades de negocio, pero con responsabilidad de compra y excelencia funcional que est guiado desde el centro corporativo, armonizacin de especificaciones y plataformas de informticas, entre otras. 5: Compras Coordinadas- Coherencia Medio - Madurez Medio Coordinacin corporativa configurar polticas para asegurar coordinacin y promocionar la profesionalizacin de la compra, las compaas pueden elegir desde una variedad de posibilidades (equipos de compra, compradores lideres para diferentes productos, centralizar ciertos aspectos de negociacin, y contratar juntos expertos de compra quienes estn disponibles para las unidades de negocio)
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PASOS PARA LA MEJORA EN EL ABASTECIMIENTO

Entender en forma detallada dnde y cmo se gasta el dinero. Recopilar informacin de compras histricas, reas responsables. Analizar todo el proceso de compras en general y estrategias individuales por categoras a fin de identificar mejoras. Uso de metodologas diversas como el Modelo SCOR. Analizar las estrategias de abastecimiento (en funcin a los caminos de compras y etapas de desarrollo del producto) Establecimiento de un programa de mejoramiento continuo.

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HERRAMIENTA METODOLGICA MODELO SCOR

SCOR (Supply Chain Operations Reference) process model Modelo general de procesos en la cadena de suministro que permite definir indicadores y actividades estandarizadas a las mejores prcticas en general y para la industria especfica
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SUPPLY CHAIN REFERENCE MODEL MODELO SCOR

MODELO SCOR FUNCIN DE CRITERIOS RELEVANTES COMPRAS 2.1 Abastecimiento - Costos estratgico - Estrategias - Contratos - Seleccin de Proveedores - Consolidacin de Proveedores - Hacer vs. comprar - Compras conjuntas 2.2 Gestin de - Tcticas proveedores - Involucramiento - Evaluacin - Desempeo - Relaciones - Auditora 2.3 Compras - Repetitivas - Autorizacin - Eficiencia de la funcin - Sistemas de pago 2.4 Logstica de - Intercambio electrnico datos entrada - Reabastecimiento sincronizado - Tamaos lote y tiempo respuesta - Coordinacin de la distribucin MEJOR PRACTICA - Iniciativas de ahorro, compartir beneficios y visin costo total - Automatizar, subastas, servicio y uso experiencia del proveedor - rdenes anuales, beneficios compartidos, indicadores. - RFID, certificacin, relaciones largo plazo para menor costo. - Una sola fuente y un backup, riesgos de suministro, entre otros. - Estabilizacin del costo, anlisis marginal. - Materiales estratgicos, outsourcing, equipos, colaboracin. - Benchmarking, asignacin roles, visibilidad, consignacin. - Proyectos de mejoramiento de procesos con participacin del proveedor - Peridica, indicadores en lnea, auto-evaluacin del proveedor con acuerdos. - Indicadores costo, servicio,calidad, pedido perfecto, causas de notas/crdito. - Compartir beneficios mejora, segmentacin, alianzas, apalancar capacidad. - Estructurada, realizada por externos, certificacin y revisiones peridicas. - Abiertas, compartir programa compras, integracin electrnica. - Formal, automatizado y con escalas - Equipos multifuncionales enfocados a la innovacin de productos. - Transferencias en lnea, contra recibo, consignacin, consolidar facturas - EDI automatizado va Internet, con estndares. - Directo lnea produccin, VMI, cross docking, sincronizacin despachos. - En base tamao almacn, eficiencia transporte, costos invent., restricciones - Sincronizar despachos, disminucin manipulacin, pedidos perfectos.

43

LOS NUEVOS RETOS DE LA FUNCIN DE COMPRAS

44

LA IMPLANTACIN DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS

45

IMPLANTACIN DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS

Participar en el proceso de diseo del producto/servicio para

determinar las necesidades de compra que pueda generar.

Seleccionar a los proveedores. Incluye anlisis y determinacin

de proveedores ms idneos para un determinado producto o servicio y los que mejor se adaptan al plan estratgico de compras elaborado en la fase anterior. Incluye la certificacin de proveedores y de los productos/servicios que estos elaboran.
Negociar con los proveedores. Ejecutar el proceso de compras. Comprende la planificacin y

el procesamiento del pedido, el lanzamiento de la orden de compra, el seguimiento de la misma, la recepcin (con la gestin de incidencias) y el pago, as como las diferentes cuestiones posteriores a la compra que puedan surgir, como reclamaciones y devoluciones.
Concepto de Procure to Pay
46

PARTICIPACIN DE LA FUNCIN DE COMPRAS EN EL PROCESO DE DISEO DE NUEVOS PRODUCTOS

Fases del diseo Objetivos del diseo Viabilidad del diseo Industrializacin

Objetivos de compras
Especificaciones que faciliten la industrializacin Innovacin Especificaciones que faciliten la compra Estandarizacin de materiales y diseos

Acciones
Ingenieros de compras en equipos de diseo Jornadas de revisin de diseos Guas de buen diseo Participacin de proveedores en etapas iniciales
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PARTICIPACIN DE LA FUNCIN DE COMPRAS EN EL PROCESO DE DISEO DE NUEVOS PRODUCTOS

Asignar ingenieros de compras a los equipos de diseo Implantar jornadas de revisin de prototipos desde el punto de

vista del DFM (Design For Manufacturing).

Desarrollo de guas de recomendaciones para el diseo de

productos (prioridades en el uso de ciertos materiales) iniciales de diseo

Aseguramiento de la participacin de proveedores en las fases

Colaboracin entre COMPRAS y DISEO

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APROVISIONAMIENTO COMO HERRAMIENTA COMPETITIVA DEL PROCESO DE COMPRAS

Punto de partida - Matriz de Kraljic. Aadir variables adicionales y factor de criticidad:

Valor del elemento comprado, Rapidez en la obsolescencia, Volumen del producto comprado, Distancia del proveedor

Agrupamiento de empresas y diseo de canales de

abastecimiento optimizados:
Suministro JIT (Just In Time) Suministro VMI (Vendor Managed Inventory), stock

gestionado por el proveedor. Suministro con aplazamiento (Postponement) Suministro por orden de compra planificada de MRP

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SUMINISTRO JIT

Entrega del proveedor al lugar ms prximo al punto de

consumo del cliente.

Caractersticas

Pequeas Cantidades, Entregas Frecuentes Con base al consumo real Elevado grado de: Calidad e Integracin Proveedor-Cliente Compartir informacin

Requisitos

50

SUMINISTRO VMI

Entrega del proveedor segn su criterio tomando en consideracin a informacin de stocks, consumo presente y previsiones de consumo futuro del cliente

Caractersticas

Reduccin drstica de inventarios Soporte de tecnologas de informacin Calidad en la informacin histrica de la demanda Organizacin Estndares

Requisitos

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SUMINISTRO CON APLAZAMIENTO

De las fases productivas del material. El proveedor espera hasta el ltimo momento para finalizar el componente que debe entregar a su cliente, cuando sabe el uso que le dar.

Caractersticas

Proveedor evita mantener stock de un gran nmero de referencias de productos terminados Cliente reduce el nmero de componentes de stock en lnea

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SUMINISTRO POR ORDEN DE COMPRA PLANIFICADA DE MRP

Suministro ms clsico. Genera rdenes de compra segn una planificacin de la produccin basada en previsin de ventas y niveles de stocks disponibles de los diferentes elementos.

Caractersticas

Proveedor evita mantener stock de un gran nmero de referencias de productos terminados Cliente reduce el nmero de componentes de stock en lnea

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SISTEMA MRPII DE PLANIFICACIN

qu, cunto y cundo se quiere fabricar?

Plan de Ventas y Operaciones Plan Maestro de Produccin (MPP)

Listas de Materiales (BOM)

Composicin

qu se necesita para fabricarlo?

Rutas de Fabricacin Tiempo

Planificacin de las necesidades de materiales (MRP) Planificacin de las necesidades de capacidad (CRP)

Disponibilidad

Situacin de Stocks

qu hay disponible?
Capacidad Centros de Trabajo

Ordenes planificadas de compra

Ordenes planificadas de fabricacin

qu, cundo y cunto debe suministrarse o fabricarse?

54

MODELO DEL ABASTECIMIENTO ESTRATGICO

55

ABASTECIMIENTO ESTRATGICO

56

PASO 1 RECOLECCIN DE DATOS Y ANLISIS

Depuracin del catlogo de productos y agrupamiento en

categoras.
Ajuste en los nmeros de partes de los tems, Descripciones inteligentes de las partes que faciliten

procesos de bsqueda, Identificacin de materiales obsoletos

Desarrollo de una lnea histrica en base a la data

depurada y anlisis para determinar oportunidades.

Determinar patrones de compra,

Compras nicas,
Altos volmenes de compra, Compras por proveedores

57

PASO 2 DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA

Qu comprar, dnde y cmo minimizar

el riesgo, que es diferente a encontrar un proveedor con el menor precio.

TCO Total Cost of Ownership

58

PASO 3 APALANCAMIENTO POR CONSOLIDACIN DE PROVEEDORES

Consolidacin de familias o lneas de productos

59

PASO 4 REESTRUCTURACIN DE LA RELACIN CON LOS PROVEEDORES

Identificacin del proveedor idneo para el producto y nuestra empresa.

Revisin / Investigacin por proveedor/material:

Conocimiento del mercado. Importancia del proveedor en el mercado Balance de la oferta y la demanda del bien que provee Nuevos jugadores en el mercado Consolidaciones, Alternativas Capacidades de los proveedores, tcnicas, financieras Alianzas estratgicas. Proveedores globales eProcurement - eMarketplaces

60

PASO 4 REESTRUCTURACIN DE LA RELACIN CON LOS PROVEEDORES

Algunos aspectos a tomar en consideracin para la bsqueda del proveedor idneo:

Cultura de costos competitivos Estabilidad financiera Gerencia basada en indicadores y mtricas Comprensin y uso de sistemas de comercio electrnico Certificaciones ISO, u otros relacionados a la actividad y/o productos que provea. Compromiso a los requerimientos de la empresa 24/7 Abierto a compartir nuevas ideas y mejoras de procesos en forma conjunta

61

PASO 5 MEJOR PRCTICA DE EVALUACIN

Uno de los pasos clave en las que las empresas fallan es cuando tratan de renegociar precios y condiciones de pago. Opciones para lograr beneficios son:
Negociar

trminos preferenciales de pago Condiciones de entrega Otros esquemas comerciales como la consignacin Emisin de un cheque para varias compras menores Uso de soluciones de comercio electrnico para los procesos de compra
62

PASO 6 GERENCIAMIENTO DE LOS PROVEEDORES Y REPORTES DE ANLISIS

Conocimiento del % total del gasto de los proveedores estratgicos (incluyendo gastos de capital). Analizar las tendencias de los proveedores. Incrementos de precios vs el ndice de precios del consumidor. Seguimiento a posibles variaciones de precios

Lo que se cotiz y negoci es lo que se factur? Costo para el negocio por arreglos de discrepancias entre las rdenes de compra y las facturas o guas de despacho

Mediciones de rdenes de compras manuales vs electrnicas Reportes de entregas a tiempo

63

VALORACIN DE PROVEEDORES

64

VALORACIN DE PROVEEDORES
Revisin peridica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento

de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores crticos definidos por la empresa.
Revisin con proveedores estratgicos, uno o dos veces al ao

y de manera presencial.
Objetivos especficos de este proceso son: Definir prioridades para siguientes perodos, indicadores a

ser utilizados, objetivos y lmites Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se adaptan entre s, a corto y largo plazo. Construir relaciones a largo plazo

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VALORACIN DE PROVEEDORES AREAS DE ACCIN

Costo de los materiales, servicios y transporte Calidad de las materias primas o mdulos Suministro en cantidad y tiempo Capacidad tecnolgica, tanto en los procesos de los proveedores como en su participacin en la innovacin de los productos del cliente, Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente, Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad y Estilo de gestin, medido como el grado de coincidencia de la cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la compradora.
66

68

El Contrato del Estado tiene Carcter Especial

La Constitucin Poltica diferencia entre Contratos Privados y Contratos de la Administracin Pblica. El carcter especial de los Contratos del Estado se debe a que se utilizan fondos pblicos y a que estn comprometidas finalidades pblicas.
69

Tipos de Contratos ms Frecuentes y con mayor desarrollo normativo

1.- Adquisicin de Bienes. 2.- Servicios Generales y Consultora. 3.- Ejecucin de Obras. 4.- Arrendamiento de Bienes en favor del Estado.

70

Tipos de Contratos ms Frecuentes y con mayor desarrollo normativo

5.- Concesin Obras de Infraestructura. 6.- Concesin de Servicios. 7.- Endeudamiento del Estado, interno o externo. 8.- Disposicin de Bienes del Estado. 9.- Donacin en favor del Estado. 10.- Personal del Estado.
71

Normativa Bsica y Regmenes Paralelos

Normativa Bsica Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Ley 26850) y su Reglamento (D.S. N 013-2001-PCM).

72

Normativa Bsica y Regmenes Paralelos

Normativa paralela Ley de Evaluacin Internacional de Procesos (Ley 25565). Ley de Bolsa de Productos (Ley 26361 y 27635). Legislacin para Instituciones especficas: PROINVERSIN, PRONAA, FONCODES, COFOPRI, RPU.
73

Normativa Bsica y Regmenes Paralelos

Normativa paralela Normas de entidades financieras internacionales. Normas de entidades de cooperacin tcnica internacional. Es necesaria la Armonizacin Normativa.
74

Gasto Pblico en Contratos sobre Bienes, Servicios y Obras

En promedio, 14 mil millones de Nuevos Soles cada ao
Servicios 28% Obras 18%
75

Bienes 54 %

Nmero de Contratos
NOR ORIENTE Contratos: 10.52% (89,438) CENTRO Contratos: 3.45% (29,357)

LIMA METROPOLITANA Contratos: 76.97% (654,284)

SUR Contratos: 9.05% (76,921)

Total Procesos de Seleccin: 850,000 Total Monto: 14,000 Millones de Nuevos Soles

Fuente:
76

 El 99% de contratos representan 60% de lo gastado en bienes, servicios y obras. Los montos no superan los 75,000 (servicios), 175,000 (bienes) y 450,000 (obras) nuevos soles. AMC y ADS : mbito natural de las MYPEs

El 1% de contratos representan 40% de lo gastado en bienes, servicios y obras. Los montos superan los 75,000 (servicios), 175,000 (bienes) y 450,000 (obras) nuevos soles. LP, CP y ADP: mbito natural de medianas y grandes empresas
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Contratan 2850 entidades pblicas

Ministerios
Proyectos Especiales Organismos Const. Auton. Gobiernos Distritales

Inst. Pb. Desc. Congreso Empresas del Estado Poder Judicial

Gobiernos Regionales

Otras Categoras

Gobiernos Provinciales

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Qu demandan las Entidades Pblicas?

Seguros Seguridad y vigilancia Servicios no personales Limpieza y salubridad Consultoras y asesoras Servicios informticos Grfica, publicidad y Servicios audiovisuales 28% Alquiler de bienes Educacin y capacitacin Transporte de carga Consultora de obras Mensajera
Bienes 54%

Medicinas Material mdico y qumico Combustibles y derivados tiles de oficina Material para PAD Eq. de Cmputo y software Alimentos para personas Muebles de oficina Materiales de construccin Edificaciones: Escuelas y Colegios Saneamiento urbano Pavimentacin de calles y avenidas Carreteras Campos deportivos Electrificacin
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Obras 18%

Proveedores Potenciales del Estado

Toda persona natural o jurdica es un proveedor potencial. Si la formalizacin mnima es tener RUC, existen 3374,800 personas naturales y jurdicas que son potenciales proveedores.
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Proveedores Potenciales del Estado

De los 3374,831 proveedores potenciales, 1886,230 estn en la posibilidad de ofrecer bienes, servicios y obras. De estos ltimos 15% son personas jurdicas y 85% son personas naturales.
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Fases de la Contratacin Estatal

Programacin y Actos Preparatorios
Plan Anual Institucional. Presupuesto Institucional. Plan Anual de Contrataciones. Determinacin de necesidades. Designacin Comit Especial. Elaboracin de Bases.

Procedimiento de Seleccin
Convocatoria.
Presentacin consultas Presentacin observaciones Presentacin propuestas Evaluacin propuestas

Ejecucin contractual y Liquidacin

Ejecucin de prestaciones. Declaracin de conformidad. Liquidacin.

Adjudicacin Buena Pro

Perfeccionamiento del Contrato
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MONTOS DE LOS PROCESOS DE SELECCIN 2009

Proceso de seleccin Licitacin Pblica Concurso Pblico Obras Bienes y Servicios y consultoras

Suministros igual o mayor de 340 UIT igual o mayor de 104 UIT 1,207,000 369,200

igual o mayor de 60 UIT 213,000

Pblica Adjudicacin Directa Selectiva

menor de 340 UIT 1,206,999 mayor de 603,501 igual o menor de

menor de 104 UIT 369,199 mayor de 184,601 igual o menor de

menor de 60 UIT 212,999 mayor de 106,501 igual o menor de

603,500 igual o mayor de

Adjudicacin menor cuanta 120,700 menor de 120,699

184,600 igual o mayor de

36,920 menor de 36,919

106,500 igual o mayor de

21,300 menor de 21,299

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Programacin y Actos preparatorios

Plan Institucional Presupuesto Institucional Plan Anual de Contrataciones Designacin del Comit Especial

Elaboracin de Bases

84

Procedimiento de Seleccin
Convocatoria. Presentacin consultas. Presentacin observaciones. Presentacin propuestas. Evaluacin propuestas. Adjudicacin Buena Pro.

Perfeccionamiento del Contrato.

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Contratacin del Estado

Estructura Bsica de los Procesos de Seleccin

Invitacin a ofrecer, otorgando plazo, cuando es necesario. Entrega de bases Presentacin de ofertas Evaluacin Adjudicacin y perfeccionamiento del contrato

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Contratacin del Estado

ADJUDICACIN DE MENOR CUANTA

Comit Especial invita a ofrecer, otorgando plazo, cuando es necesario. Presentacin de la oferta Evaluacin

Adjudicacin

Entrega gratuita de bases en bienes y servicios. En obras y consultora de obras, bases se venden.

. Orden de compra o de servicio. Puede celebrarse contrato. . Contrato necesariamente, en obras y consultora de obras.

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Contratacin del Estado

ADJUDICACIN DIRECTA SELECTIVA
No menos de 10 das Presentacin de Convoca- Venta y Consultas propuestas Entrega y Observa toria. Invitacin de bases ciones Evaluacin propuestas Adjudicacin

Notificacin a todos los postores ConExhitrato bicin

Contenido: 84 regl. Notificacin a PROMPYME

2 propuestas necesariamente, sino desierto ( 17, 32 Ley)

En fecha indicada en bases

.Documento .Orden

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Contratacin del Estado

ADJUDICACIN DIRECTA PBLICA
No menos de 10 das
Presentacin de PublicacinVenta y CONSUL propuestas de convocaEntrega TAS Y OB toria de bases SERVACIO NES Evaluacin propuestas Publicacin Adjudicacin Exhibicin

Contrato

Contenido: 84 regl.

2 propuestas mnimo, sino desierto ( 17, 32 Ley)

En fecha indicada en bases

.Documento .Orden

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Contratacin del Estado

LICITACIN Y CONCURSO PUBLICO
Con voca toria Ven ta y entre ga de bases Consultas mnimo 5 das Respuesta mximo 5 das Presen Evaluacin tacin observaciones propues Integracin Comit Consejo tas max 5d. 5 das bases 1 da (67) (slo si Observa comit Min. ciones. no acoge 5 das 3 das observ.)

Evalua cin de propues tas

Adjudi cacin

Consenti miento buena pro

Suscrip cin del contrato

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Criterios para Determinar el Procedimiento de Seleccin

Objeto del Contrato. Naturaleza del organismo contratante. Monto econmico del contrato. Normas de Austeridad. Exoneraciones a las Normas de Austeridad. Normas para Entidades especficas. Causales de Exoneracin.
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Solucin de Controversias durante el procedimiento de Seleccin

Poder Judicial

Tribunal de CONSUCODE

Mxima Autoridad de la Entidad Comit Especial

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Ejecucin Contractual y Liquidacin

Ejecucin de prestaciones

Declaracin de conformidad
Liquidacin

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Proceso de Ejecucin Contractual

Solucin de Controversias durante la Ejecucin Contractual

Conciliacin

y Arbitraje.

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INNOVACIONES EN CURSO

Contrataciones agregadas. Bases Estandarizadas. Precios Testigo. Registro de Proveedores. Catlogo de Bienes, Servicios y Obras.

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FORTALEZAS DEL RGIMEN CONTRACTUAL

a. La Normativa establece Principios de la
Contratacin Pblica. Es frmula abierta. b. Es obligatorio prever presupuestalmente y tener financiada la contratacin antes de iniciar el proceso de seleccin. Sancin es la
nulidad del proceso.

c. Es obligatorio aprobar y difundir el Plan Anual de Contrataciones. Sancin es la nulidad

del proceso.

d. Existen beneficios en favor de sectores econmica y socialmente significativos.

Especialmente pequea y micro empresa e Industria Nacional.
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 FORTALEZAS DEL RGIMEN CONTRACTUAL

e. Existen dos maneras de solucionar controversias, segn sea la fase del proceso de contratacin. Durante el proceso de seleccin:
va administrativa; y durante la ejecucin del contrato: arbitraje y conciliacin administrativa.

f. Existen dos procedimientos para sancionar infracciones, segn sean funcionarios del Estado o proveedores. En el caso de funcionarios
del Estado, corresponde investigar al Sistema Nacional de Control. En el caso de proveedores corresponde sancionar a CONSUCODE.

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FORTALEZAS DEL RGIMEN CONTRACTUAL

g. La contratacin electrnica del Estado es una decisin poltica adoptada por el Estado Peruano. SEACE. h. Existe un Organismo Rector, Asesor, Supervisor y de Solucin de Controversias sobre bienes, servicios, obras y arrendamiento que es el CONSUCODE CONSUCODE es una institucin
pblica descentralizada del Sector PCM. Tiene autonoma tcnica, administrativa y econmica.
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ASPECTOS CRTICOS GENERALES

1.- Las Normas para Bienes, Servicios , Obras y Arrendamiento son diversas. 2.- La Ley 26850 debe ser mejorada para agilizar la contratacin sin perder seguridad.

3.- Las normas de los sistemas administrativos y las normas de contratacin estatal no estn debidamente compatibilizadas entre s.

100

ASPECTOS CRTICOS DEL RGIMEN CONTRACTUAL

4.- El Estado, los Proveedores y la Sociedad Civil tienen mecanismos insuficientes para la proteccin conjunta del Sistema de Contrataciones del Estado. 5.- Es necesaria la creacin de una red de organismos a nivel mundial y de organismos en el mbito de cada regin hemisfrica, cuyos miembros sean los Estados a travs de sus entidades reguladoras y supervisoras de contrataciones del estado.
101

TRANSGRESIONES MS FRECUENTES
1.- En la organizacin interna:
-

No haberse organizado internamente con fines de contratacin. Genera incertidumbre en la distribucin de atribuciones y responsabilidades.

2.- Sobre Normas Internas de Contratacin:

-

No tener normas internas de procedimiento para contratar. Procurar normas especiales de modo injustificado.

102

TRANSGRESIONES MS FRECUENTES
3.- Sobre Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones:
-

No elaborar los planes (5% no ha cumplido en el 2003). No poner a disposicin de los interesados los planes. Convocatorias de procesos no planificados sin modificacin previa del plan. Determinacin de necesidades dirigidas a favor de algn proveedor.

4.- Sobre Bases:

Deficiente elaboracin, manifestndose en: - Sobreexigencias o requisitos irracionales - Mrgenes muy amplios para calificar.

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TRANSGRESIONES MS FRECUENTES
5.- En el Proceso de Seleccin: Por el lado de la Entidad:
-

Provocar urgencias. No comunicar a Prompyme. No notificar las respuestas a consultas y/u observaciones. Falsificar documentos. tems exigidos ntegramente. No aplicar beneficios a i) empresas de la zona, ii) 20% a industria nacional. Exigir garantas en casos en que no procede. Solicitar sobornos o concertarlos. No comunicar a CONSUCODE las infracciones de proveedores.

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TRANSGRESIONES MS FRECUENTES
Por el lado de los Proveedores:
-

Falsificar documentos personales. Falsificar documentos oficiales. Efectuar articulaciones con el propsito de provocar la contratacin por urgencia. Proponer sobornos o concertarlos con los funcionarios pblicos. Concertar propuestas y precios entre proveedores o distribuirse los procesos .

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TRANSGRESIONES MS FRECUENTES
6.- En el Perfeccionamiento del Contrato:
-

No suscribirlo. No cumplir la formalidad sealada en las normas. Pactar prestaciones que no surgen de las bases ni de la propuesta ganadora.

7.- En la ejecucin del contrato:

-

Falta de pago a los contratistas. Adicionales no fundamentados. No mantener la vigencia de las garantas.
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TRANSGRESIONES MS FRECUENTES
8.- En la Solucin de Controversias:
En la Va Administrativa: Impugnaciones no fundamentadas con fines de trabar o anular el proceso de seleccin. En Arbitraje y Conciliacin: - Considerar al rbitro como defensor de la entidad o del contratista - Articulaciones temerarias. - Concertacin entre partes.

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RETOS DE LA CONTRATACIN ESTATAL

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Propiciar un permanente equilibrio entre los intereses del Estado y los intereses de los proveedores. Brindar un Tratamiento equitativo a los proveedores en la Contratacin. Rol del Estado promotor de la solidez del Sistema de Contrataciones. Los principios de la contratacin con fondos pblicos deben inspirar por igual a todos los regmenes normativos que existan. La contratacin Administrativa debe ser considerada como un instrumento participativo de promocin del desarrollo. Fomentar la participacin de la sociedad civil en la proteccin del Sistema de Contrataciones de la Administracin Pblica. Realizar el progresivo, pero decidido ingreso a la Contratacin Electrnica del Estado. Debe tenerse en cuenta los procesos de integracin de los pases para la armonizacin de los principios y normas sobre contratacin estatal. Consolidar la cultura anticorrupcin.
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9.

REFERENCIAS

Material tomado de: Cachay Boza, Orestes. Curso Logstica UNMSM. Valdez Palacios, Armando. Curso Logstica ESAN. Salazar Chvez, Ricardo. Contrataciones del Estado. Consucode. Villagomez , Juan. Curso Gestin de Compras. UNMSM. Swearingen, John. Purchasing. Bryant College. Essalud. Compras en el Sector Pblico.

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