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eBusiness Suite Workshop R12 Financials Advanced Global Intercompany System Federico Marchisio 27/03/2009

Agenda
1. Introduction 2. Intercompany Setup

3. Intercompany Transactions Process


4. Intercompany Reporting and

Reconciliation

What is AGIS?
Advanced Global Intercompany System un nuovo

modulo della R12, che sostituisce il vecchio GIS


Serve per creare, gestire e riconciliare le transazioni

Intercompany di tipo financials (non transazioni di Inventory)


Le transazioni Intercompany sono transazioni che

intercorrono tra due Legal Entity appartenenti allo stesso gruppo

What makes Advanced

Possibilit di creare fatture (integrazione con AR / AP)

Inoltrare transazioni a diverse organizzazioni


Distribuzioni contabili in automatico (TAD)

Caricare transazioni in excel tramite Web-Adi


Gestione periodi per Tipo Transazione (> flessibilit)

What makes Advanced


Storno automatico di un batch / transazione

Possibilit di usare Descriptive flexfield


Ruoli di approvazione flessibili e Workflow Notifications

Possibilit di allegare documenti


Sicurezza e segregazione dei dati

What makes Advanced


Riconciliare le partite Intercompany

Analisi dei saldi (reportistica)


Identificare le squadrature (drill-down)

Agenda
1. Introduction 2. Intercompany Setup

3. Intercompany Transactions Process


4. Intercompany Reporting and

Reconciliation

Intercompany Setup
SETUP

Setup intercompany organizations

Setup security and approvers

Define transaction types

Setup invoicing options

Setup system options

Intercompany Setup Intercompany Organizations Step 1


Definire le organizzazioni Intercompany, che

rappresentano Trading Partners, i quali possono essere Iniziators o Recipients di una transazione Intercompany
Associare lorganizzazione Intercompany alla Legal

Entity (che a sua volta legata al Ledger)


Associare lorganizzazione Intercompany all

Operating Unit (se la fatturazione richiesta)

Intercompany Setup Intercompany Organizations Step 1

Intercompany Setup Security Step 2


Definire livelli di Sicurezza e Approvatori definire il legame tra trading partners (intercompany org.) e gli utenti un singolo utente pu avere accesso a + intercompany org.

Saes Getters: utente di Milano processa le

transazioni intercompany per due Legal Entites


R11i Ogni Responsibility pu avere solo una LE associata, lutente deve cambiare responsibility R12 Lutente pu iniziare transazioni Intercompany per diverse Intercompany Org. senza cambiare responsibility

Intercompany Setup Security Step 2

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Definire Intercompany Accounts (lato patrimoniale)

Definizione dei conti Intercompany patrimoniali lato AR e lato AP (crediti vs societ del gruppo / debiti vs societ del gruppo) Limpostazione di conti specifici accellera e facilita il processo di riconciliazione ed eliminazione delle transazioni Intercompany

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Definire Intercompany Accounts (lato economico)

Requirement Saes Getters Generazione automatica delle distribuzioni contabili per le combinazioni contabili di ricavo e di costo, in base al tipo di Transaction Type scelto dallutente Soddisfatto, attraverso limplementazione della funzionalit Subledger Accounting Transaction Account Builder (SLA TAB):
1. Definire gli Account Derivation Rules 2. Creare i Transaction Account Definiiton e legarli gli ADR 3. Assegnare I TAD ai diversi Ledgers

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Intercompany Setup Intercompany Accounts Step 3

Intercompany Setup Transaction Type Step 4

Definire i tipi di transazione Intercompany per raggruppare le transazioni in modo logico e per automatizzare le distribuzioni contabili Scegliere se creare la fattura per alcune tipologie di transazioni (in base ai requirement del cliente) o generare automaticamente la prima nota in GL Possibilit di impostare lapprovazione sulla transazione (per un maggior controllo e una maggiore sicurezza sui dati) per derivare approvatori e utenti ai quali le notifiche devono essere inoltrate, AGIS utilizza Oracle Approvals Management System (AME)

Intercompany Transactions Setup Step 4

Invoicing Options Setup Step 5

Mapping tra i tipi transazione di Agis e quelli di AR (opzionale scelta della Memo Lines) Per AP, non esiste una funzionalit standard di mapping (creato trigger su AP_INVOICES_INTERFACE che recupera il tipo fattura dalla sede del fornitore) Definire la relazione tra le Intercompany Org. impostando lassociazione clienti / fornitori interessati nelle transazioni (possibilit di scegliere un cliente/fornitore esistente o di crearne uno nuovo)

Invoicing Options Setup Step 5

Invoicing Options Setup Step 5

Invoicing Options Setup Step 5

System Options Setup Step 6

Open / Close Periods Setup Step 7


Gestione dei periodi per Tipo Transazione (maggior

controllo e flessibilit)
Spostare una transazione Open dal periodo che si

sta chiudendo al successivo

Open / Close Periods Setup Step 7

Agenda
1. Introduction 2. Intercompany Setup

3. Intercompany Transactions Process


4. Intercompany Reporting and

Reconciliation

Intercompany Transactions Business Flow


Invoice Required
Enter / Update outbound Transaction Submit outbound Transaction

Invoice Not Required


Create GL Journal Entry

Initiator

Create AR Invoice

Recipient(s)
Reject inbound Transaction Update inbound Transaction Approve inbound Transaction Create AP Invoice Create GL Journal Entry

Intercompany Process
PROCESS Open intercompany period

Create intercompany transactions Approve intercompany transactions

Transfer intercompany transactions

Reconcile intercompany transactions

Close intercompany period

Intercompany Transactions Process Create Outbound Transactions

Descrizione che riporta in GL

Intercompany Transactions Process Create Outbound Transactions

Distribuzioni contabili In automatico

Intercompany Transactions Process Recipient Homepage

Notifica tramite Workflow

Intercompany Transactions Process Inbound Transactions

Descrizione che riporta in GL

Distribuzioni contabili In automatico

Aggiornare, Approvare o Rifiutare

Intercompany Transactions Process Recipient Homepage


Anche dalla Homepage il Recipient pu

Aggiornare, Approvare, Rifiutare o Riassegnare

Intercompany Transactions Process Transfer Transactions

Trasferire le transazioni approvate in General Ledger:

Online: Workflow trasferisce le transazioni

Batch: Lanciare il concurrent Transfer Intercompany Transactions to General Ledger

Trasferire le transazioni approvate in AR (iniziator) e in AP (recipients): Online: Workflow trasferisce le transazioni Batch: lanciare il concurrent Transfer Intercompany Transactions to AR

Batch: Lanciare il concurrent Transfer Intercompany Transactions to AP

Intercompany Transactions Process Web ADI


Inserire le transazioni (lato Iniziatore) in uno spreadsheet (Web-Adi) e caricarle in Agis risparmio di tempo se si hanno una mole elevata di transazioni intercompany

Web ADI Generate Templates

Spreadsheet Data Entry

Upload, Validation

Oracle Intercompany Transactions

Intercompany Transactions Process Open Interface


Import di Transazioni Intercompany da sistemi esterni tramite Open Interface
External Data loaded into FUN_Interface

Intercompany Import Program

Validated Data imported to FUN tables

External Data

FUN_INTERFACE Tables

Intercompany Transactions

Intercompany Transactions Process Open Interface Tables


Ci sono 4 tabelle di interfaccia:
-

FUN_INTERFACE_CONTROLS, which groups the data imported in each run FUN_INTERFACE_BATCHES, which stores batch information FUN_INTERFACE_HEADERS, which stores information about the transaction header for each recipient FUN_INTERFACE_DIST_LINES, which stores distributions for initiator and recipient

Agenda
1. Introduction 2. Intercompany Setup

3. Intercompany Transactions Process


4. Intercompany Reporting and

Reconciliation

Intercompany Reconciliation Concept


La riconciliazione Intercompany il processo con il

quale ci si assicura che una data transazione contabilizzata in Receivables, per la Legal Entity iniziatrice, e in Payables per quella ricevente
Limpostazione di un unico conto Intercompany

patrimoniale lato AP e di uno unico conto lato AR, per tutte le relazioni intercompany tra Legal Entity, semplifica il processo di riconciliazione

Intercompany Reconciliation Business Flow

Enter transactions

Post transactions

=? Prepare financial statements

Reconcile Enter transactions Post transactions

Research differences

Da eseguire nel minor tempo possibile, per velocizzare le operazioni di chiusura

Intercompany Reconciliation Benefits with Agis



Aumentare lefficienza della societ, velocizzando le operazioni di chiusura (fast-closing) Ridurre i costi, cercando di automatizzare un processo di solito laborioso e time-consuming Supportare le multinazionali, permettendo una riconciliazione tra ledgers e charts of account diversi Trovare eventuali squadrature in modo veloce, attraverso la funzionalit di drill-down sul dettaglio della transazione

Intercompany Reconciliation Process Data Extraction Program


Concurrent che estrae i dati
da riconciliare

Intercompany Reconciliation Process Reconciliation


I dati vengono poi pubblicati

Template

Lingua Output Format: HTML, EXCEL, RTF, PDF

Drill-down per trovare le squadrature

Intercompany Reconciliation Process Reconciliation

Drill-down per trovare le squadrature

Intercompany Reconciliation Process Reconciliation

Drill-down alla fattura di AR

Intercompany Reconciliation Process Reconciliation

Drill-down alla fattura di AP

Motivo della squadratura

Intercompany Reporting
Ci sono, inoltre, due report standard a supporto del processo di riconciliazione e di chiusura contabile: Oracle Intercompany Transaction Summary Report

Oracle Intercompany Account Details Report

Intercompany Reporting Transaction Summary Report

Analisi per tipo transazione

Intercompany Reconciliation and Reporting Account Details Report


Analisi per chiave contabile

Q U E S T I O N S A N S W E R S

Thank You.

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